República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular para la Educación

Universidad De Los Andes

San Cristóbal –Estado Táchira

Caja, Caja chica y Banco

Nombre: Jesús David Vivas Ortega

C.I 27353424

Prof.: Javier Sánchez

Marzo, 2018.
Caja

¿Que es caja?

El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se
registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas
dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las
entradas y salidas de dinero. Figura todo el ingreso y el egreso que no se haya en la cuenta
Bancos, dinero, este último que no se tiene disponibilidad inmediata. Cuando se vende a crédito
no se registra ese ingreso pues debe esperarse para efectivizar el cobro.

El Libro de Caja, es un libro auxiliar aunque obligatorio, es un registro contable que muestra la
liquidez de una empresa, su disponibilidad de efectivo en el tiempo, certificados con los debidos
comprobantes que justifican el ingreso o el egreso. En el sector izquierdo del Libro de Caja se
consignan bajo la columna titulada “Debe” los ingresos y cobros efectivos o por cheque, mientras
a la derecha, en el “Haber” van las erogaciones por pagos o gastos, y depósitos bancarios, más los
cheques emitidos, consignando además la cuenta de la que salieron los fondos o a la que
ingresaron. Cada cuadro se completa con el mes y el año de la transacción que figuran en la parte
superior del cuadro correspondiente.

La cuenta “Caja” se acredita cuando un pago es efectuado, bien sea mediante compras o pagos de
otras cosas bien sean (pago de servicios, pago de alquiler, pago de póliza, comisiones, nominal,
entre otras) y se debita a la cuenta cuando se produce la recepción del dinero proveniente
principalmente de las ventas así como también otros ingresos ( ingreso por alquiler, ingreso por
interés, por comisión entre otras)

Ejemplos: Asientos:

1: Realiza ventas al contado de mercancía el 01-03-2018

2: Realiza compras al contado de mercancía el 03-03-2018

01-03-2018------------------------------1-------------------------------

Caja 32000

Ventas 28.571.43

IVA debito fiscal 3428.57

P/r ventas al contado

03-03-2018-----------------------------2----------------------------------

Compras 59821.43

IVA Crédito Fiscal 7178.57

Caja 67000

P/r compras de mercancía

¿Qué es caja chica?

La caja chica o también llamada caja menor, es una suma de dinero en efectivo relativamente
pequeña, destinada para gastos diarios pequeños o “del momento”, ya sea en una empresa,
comercio, o dependencia gubernamental, en la que se necesite utilizar efectivo para determinados
gastos (como en el caso de comercios en los que sirve para realizar cambios de moneda), o en
algunos comercios y empresas que necesitan efectivo para realizar pequeños gastos tales como en
los suministros de oficinas, en donde se hacen gastos menores en artículos de papelería como
papel, plumas, lápices, copias, tinta etc. O gastos de suministros diarios como lo podrían ser
despachadores de agua, o café para uso de los empleados, gastos de mantenimiento diario, como
focos, o artículos de limpieza (jabón, papel sanitario, gel anti-bacterial), gastos en los cuales no se
puede utilizar otra forma de pago, como cheques, pagos en cuenta bancaria, pago electrónico u
otros; o como en el pago de algunos proveedores que no aceptan otra forma de pago más que
efectivo, (como algunos proveedores agropecuarios que surten algunas tiendas o comercios), o en
el pago de algunos servicios, como mantenimiento, en los casos en los que la empresa o persona
que hace el mantenimiento, no acepta otra forma de pago

De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización
es de vital importancia para que esta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza se justifica
el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no pueda ser cancelado o
pagado mediante cheque

La caja chica tiene un monto asignado, el cual depende de las necesidades habituales que se
utilicen en la empresa, comercio, o dependencia, para el gasto diario que se crea se tenga que
utilizar. La persona que se encargue de la administración de una caja chica debe de pedir un
recibo, correspondiente a la cantidad que sea utilizada para cualquier gasto por mínimo que este
sea, para en su momento hacer la reposición de la cantidad de efectivo de la caja chica a su cargo.

Ejemplos: Asientos:

1: El 01-03-2018 Se decide establecer un monto fijo de caja chica de 5000 bs para pagos menores
a 2000

2: El 05-03-2018 Se compra lapiceros y marcadores por 1500

3: El 10-03-2018 Se compra papel sanitario y jabón por 2000

4: El 30-03-2018 Se hace el reembolso de caja chica

01-03-2018---------------------------------1------------------------------

Caja chica 5000

Banco 5000

P/r creación de caja chica

15-03-2018--------------------------------2--------------------------------

Gastos de artículos de oficina 1500

 Gastos de artículos de limpieza 2000

Banco 3500

30-03-2018----------------------------------3------------------------------

Caja chica 3500

Banco 3500

P/r reembolso de caja chica

Arqueo de caja:

El arqueo es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el

objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta
cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica y sin previo aviso
se realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa están siendo
manejados con absoluta responsabilidad. Como se puede ver el resultado de un arqueo puede
generarnos tres alternativas.

1- Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo más
los documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el
sobrante.

2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más los documentos, es
menor al saldo de la caja chica, generándose un faltante, cuando se detecta un faltante se tienen
dos alternativas; cobrarle lo que falta al cajero o considerar el faltante como un gasto de la
empresa

3- Que la sumatoria del efectivo más los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica.
En este caso se nos da un sobrante, si el resultado arroja un sobrante, entonces el mismo se
tomara como un abono a la cuenta de otros ingresos
Como se puede observar el arqueo de caja es muy importante para toda empresa, ya que de esto
depende el crecimiento de la empresa o el fracaso por lo tanto puedes llevar a la práctica y por
supuesto ocuparlo correctamente para mejorar el nivel de aprovechamiento de los gastos.

Banco

¿Qué es Banco?

Un banco es una institución de tipo financiera que, por un lado, administra el dinero que les deja
en custodia sus clientes y, por el otro, utiliza este para prestárselo a otros individuos o empresas
aplicándoles un interés, lo que consiste en una de las variadas formas que tiene de hacer negocios
e ir ampliando el dinero de sus arcas Es todo el efectivo o dinero que la compañía tiene guardado
en las instituciones bancarias o financieras y que fueron depositados por la compañía; tanto en
moneda nacional como en moneda extranjera; En sus cuentas de Ahorro y Corrientes

Para un adecuado control de los pagos que hacen los negocios es recomendable y necesario que
estos se efectúen por medio de cheques, excepto aquellos que se efectúan a través de caja chica,
debiendo para ello tener una cuenta corriente.

El uso de los cheques proporciona automáticamente un registro escrito de cada pago en

efectivo. Adicionalmente, un control interno adecuado exige que cada transacción que requiere
un pago en efectivo sea verificada, aprobada y registrada antes de que un cheque sea emitido.

Esta cuenta se carga por el monto del efectivo depositado (incluyendo cheques propios y/o
ajenos) y por reexpresión de valores y se abona por el monto de pagos realizados (giro de
cheques) y/o a fin del ejercicio para fines de cierre de registros. Esta cuenta desde el punto de
vista técnico debe presentar saldo deudor (Debe ).

Ejemplo: Asientos:

1:El 03-03-2018 Se emitió un cheque para pagar mercancía por 5000

2:El 08-03-2018 Se recibe un cheque para el pago de mercancía 7000

03-03-2018---------------------------------1-------------------------------

Compras 5000

Banco 5000

P/r compra de mercancía

08-03-2018-----------------------------------2---------------------------------

Banco 7000

Ventas 7000

P/r venta de mercancía mediante cheque

Conciliación bancaria

En la contabilidad de las empresas debe existir una “cuenta de bancos” que contenga el registro
de operaciones como cheques girados y depósitos de clientes, que quedan registradas en la cuenta
de cheques.

Por su parte, el banco también elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa con el
estado de cuenta, al procesar los documentos que la compañía gira y los depósitos realizados, así
como las comisiones y otros conceptos.

Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades
contenidas coincidan con los números del registro contable de su cuenta de bancos, y viceversa.
A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. ¿Por qué es importante? La razón es
sencilla: porque así tendrás un mayor control sobre los recursos de tu negocio, ya sea por
traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitará que, por ejemplo, se giren cheques sin
fondos, algo que resulta sumamente costoso.

La conciliación bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los registros
de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes diferente. Lo más
probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir, aquella cantidad con la que
realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo tanto, ambos saldos –el del banco
y el de la empresa– necesitan “ajustarse” para conocer el verdadero saldo de efectivo disponible
en la cuenta de cheques.

Para elaborar una conciliación bancaria y así no perder el control de tu flujo de efectivo, sigue
estos tres pasos.

1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto

Ajustes
- Sumar: depósitos en tránsito
- Restar: cheques en tránsito
- Sumar / restar: errores del banco
Resultado
Saldo ajustado del estado de cuenta

Los depósitos en tránsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compañía, pero
aún no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de diferentes bancos
al suyo el 31 de agosto, la institución bancaria procesará los depósitos 24 horas más tarde, es
decir, el 1 de septiembre. Este depósito quedará en tránsito, ya que la fecha de corte del estado de
cuenta es el 31 de agosto

Por otro lado, los cheques en tránsito son aquellos girados y registrados por la firma pero cuyos
fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los documentos
girados durante los últimos días del mes junto con otros cheches más antiguos, y que no han sido
presentados para cobro.

Cabe destacar que si el banco comete un error ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita
una transacción, la empresa afectada debe notificar a la institución bancaria para corregirlo. Esta
aclaración, al final, se verá reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta.

2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa

Ajustes
- Restar: cargos por servicios bancarios
- Restar: cheques sin fondos y sus cargos
- Sumar: intereses ganados
- Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco
- Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa

Resultado
Saldo ajustado en libros

Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de
cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden de
pago de un cheque girado por la empresa

Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una persona
o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para pagarlo.

Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa
intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de “poner el movimiento donde no
está”, los intereses recibidos del banco están en el estado de cuenta del banco, pero no en los
registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de bancos.

Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando éstas vencen, la empresa puede pedir a
su banco que las cobre –a cambio de pagar una comisión por este servicio–. El banco
incrementará la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobró (principal e interés) y
la reducirá por el monto de la comisión. Debido a que estas cantidades están ya en el estado de
cuenta del banco, la compañía debe asegurarse de que aparezcan en sus registros de la cuenta de
bancos.

Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a
registros de cantidades incorrectas, a una transacción que no corresponde a esa cuenta, o bien por
omitir el registro de una operación que sí corresponde. Cuando la empresa cometa esos errores, la
corrección de los mismos incrementará o disminuirá el saldo de la cuenta de bancos registrado
por la empresa.

3. Compara los saldos ajustados

Después de ajustar el saldo según el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el saldo
según los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser iguales. Si no lo
son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idénticos. Los saldos deben ser la
cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboración de la conciliación bancaria.