FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR

Día Mes Año Página Total/Páginas Código

Elaborado 01 04 2013 1 4 GFA – RH037

Actualizado

Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración

Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE:

Asistente de Gerencia Oficinas de
Apoyo.

Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproducción.

 FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR

Día Mes Año Página Total/Páginas Código

Elaborado 01 04 2013 2 4 GFA – RH037

Actualizado

Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración

Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Descripción del Puesto

Titulo del Puesto Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Unidad de Adscripción Oficinas de Apoyo.

Gerente de Operaciones/Gerente de Relaciones Interinstitucionales/Gerente

Jefe inmediato
Responsabilidad
Funciones
Actividades
Colaborador directo
Colaborador indirecto
Relaciones internas
Relaciones externas
de Servicios Médicos.
Apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen
eficientemente el desarrollo de la operación de las Gerencias.
Llevar el control de la agenda de la Gerencia.
Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior de O. A.
Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.
Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Gerencia.
Tramitar y realizar el pago por servicios contratados (compras y capacitación).
Solicitar y comprobar los gastos por viáticos de toda la Gerencia.
Proporcionar información a otras Gerencias y Jefaturas en Oficinas de Apoyo.
Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.
Atender a participantes en cursos de capacitación, y a las visitas que vienen a
tratar asuntos de índole laboral del área de servicios médicos.
Asistir a los eventos realizados por la Gerencia de forma interna o externa.
Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los
recados cuando el personal de la Gerencia esta de comisión o ausente.
Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia.
Archivar todos los documentos generados por la Gerencia.
Resguardar y controlar los expedientes de la Gerencia.
Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, así
como los archivos de cómputo que se utilizan en la Gerencia.
Elaborar las solicitudes de compras, viáticos y pagos diversos.
Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que
tienen relación con la Gerencia.
Ninguno.
Ninguno.
Gerentes Oficinas de Apoyo/Personal de Oficinas de Apoyo.
Usuarias y Usuarios de los servicios médicos y programas sociales.

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Día Mes Año Página Total/Páginas Código

Elaborado 01 04 2013 3 4 GFA – RH037

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Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración

Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Perfil
Bachillerato Técnico (Administración, contabilidad, secretarial, archivo).
Escolaridad
Titulado (Deseable). Trunco en área de Ciencias Sociales (deseable).
Inglés, 100 % Requiere alcanzar 14 puntos del factor idioma (Interpretar
Idioma o Lengua
documentos escritos, lectura).
Carrera administrativa. Servicios médicos. Salud Sexual y Reproductiva
Formación
(Deseable). Área de Ciencias Sociales. Interés y sensibilidad a temas sociales.
Un año controlando agenda a nivel Gerencial.

Un año participando en la organización de eventos, talleres y cursos.

Atender y canalizar llamadas de usuarios (as) (conmutador).

Un manejando conmutador o teléfono multilinea.

Experiencia Un año realizando actividades de archivo y control de expedientes.

Un año recepción, control y entrega de correspondencia y materiales.

Un año en control de gastos por viáticos y su comprobación.

Realizar inventarios, control de materiales y papelería de oficina.

Proporcionando información básica sobre servicios de salud.

Manejo de Office en un 100%.

Temas de salud sexual y reproductiva (deseable).
Control, registro de gastos y principios básicos de contabilidad (Deseable).
Áreas de Trámites bancarios.
conocimiento Control de citas, formación de expedientes y resguardo de archivo.
especifico Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.
Uso de Internet y Redes Sociales.
Excelente ortografía y redacción.
Manejo de accesorios y papelería usada en oficinas.

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Día Mes Año Página Total/Páginas Código

Elaborado 01 04 2013 4 4 GFA – RH037

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Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración

Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata.

Amabilidad y disposición para atender a personas o usuarios.
Capacidad para trabajar en equipo.
Habilidades Atender tareas múltiples. Organización y planeación.
Y Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias.
Competencias Contribuir a la comunicación asertiva.
Optimizar y controlar los recursos materiales asignados.
Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos.
Solucionar problemas poco complejos.

Jornada laboral 48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operación (flexible).

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