2.

1 CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION

Sistema Contable: Es el Proceso de registrar, cuantificar, analizar e interpretar los

acontecimientos de la vida de la organización, la cual puede ser expresada en unidades
monetarias.

Información Contable: Tiene como base un conjunto de datos a los que se les proporciona una
interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con una normatividad y
reglamentos para que sea útil, confiable y provisional.

II.1 Características de la Información:

El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información contable de

calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes unas series de características que
le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad.

Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información pueda efectivamente ser

usada en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido
presentada en forma oportuna.

La utilidad es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La utilidad

de esta información esta en función de su contenido informativo y de su oportunidad.

El contenido informativo se refiere básicamente al valor intrínseco que posee dicha

información. Y esta compuesto por las siguientes características:

Significación: Esta característica mide la capacidad que tiene la información contable para
representar simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en
diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.

Relevancia: La cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor

permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.

Veracidad: La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente sucedidos y de

su correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.

Comparabilidad: La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por

una entidad determinada, y válidamente confrontable dos o más entidades entre sí,
permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas.

Oportunidad: Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a mano del usuario
cuando él pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines.

Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el usuario la acepta y la

utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información contable le otorga
requiere que la operación del sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.

Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la
información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos,
cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia.
Objetividad: Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la
información contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información
representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.

Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica de

veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.

Verificabilidad: Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que
generó la información contable y obtener el mismo resultado. Cualquier operación del sistema
puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.

Provisionalidad: Significa que la información contable no representa hechos totalmente

acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación
a la precisión de la información.

2.2 FLUJO DE INFORMACION DE UN SISTEMA CONTABLE

El flujo de la información contable

El análisis del sistema de Información de manera simplificada y de uso común se presenta en el

diagrama 1, el que nos ayudara a describir y comentar, como es que fluye la información
dentro del sistema para determinar y comprender la valides de la información disponible.

El objetivo de la contabilidad de proporcionar información oportuna y valedera de las

actividades de un Ente, es conseguido de manera simple a través de la planificación de sus
actividades; mediante la cual se determina las labores de captación de información y
preparación de esta para la buena administración de la Entidad. Teniendo en cuenta sus
actividades principales y considerando las acciones esporádicas.

Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Información

Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relación con su Entorno de
presentan de manera Vertical, estableciéndose pues que el Flujo Horizontal tiene como
función principal la de Centralizar y el Flujo Vertical tiene la función de Recopilar o captar la
información.

La Actividad de cualquier negocio comúnmente se inicia con la Compra de Mercaderías, por lo

que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las Compras, cuando un Ente realiza
sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que será registrada
en el Libro de Compras, detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma
de Pago de estas. Toda adquisición genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderías
todo esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos).
Luego se realizará las Ventas de Mercaderías a nuestros Clientes, donde ser genera la emisión
de Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; la misma que será registrada en el Libro de
Ventas considerando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago.
Estas ventas generan el Ingreso de Efectivo y la Salida de Mercaderías estableciendo también
los Impuestos de Ley

El movimiento de Efectivo que es administrado en el Libro de Caja, tiene la función de registrar

los pagos a nuestros proveedores y la cancelación de nuestros Clientes, así como otras
operaciones con efectivo (Otros Ingresos y Egresos)

La Dinámica en el Almacén se base en el Ingreso de Mercaderías y la Salida de estas, que serán

Administradas en tarjetas de almacén por producto, en el que se definirá el Costo de las
Mercaderías según el Método de Evaluación, que puede ser Primeras Entradas Primeras
Salidas (PEPS), Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), Costo Promedio u otro.

El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas y Caja. Es
función de la administración temporalizar la centralización de estos datos, los cuales se
recomiendan realizarlos a diario; por lo que no es coincidencia el nombre de Libro Diario, el
cual recibe los resúmenes diarios de Compras, Ventas, Caja y Almacén.

El registro de otras operaciones colaterales al negocio, serán centralizados en el Libro Diario, el

mismo día de su acontecimiento

El traslado de la información del Libro Diario al Libro Mayor, operación que nos reportara el
Movimiento de las Cuentas por separado tanto en sus Sumas como estableciendo el Saldo de
las mismas. La Mayorización también es recomendable elaborarla a diario, como ideal, pero
esto estará de acuerdo con la necesidad de tener la información oportuna para Gerenciar la
Entidad.

Usuarios de la información contable

La información contable elaborada y publicada por la empresa, tiene unos

potenciales destinatarios o usuarios, que son aquellos sujetos cuyos intereses
pueden verse afectados por la actividad de la entidad informativa. Los usuarios
de la información contable son importantes protagonistas del proceso contable,
ya que sus necesidades condicionan los objetivos y requisitos del sistema
contable.

Aunque son varias las clasificaciones que pueden hacerse de los usuarios de la
información contable, la más generalizada es la que distingue entre usuarios
externos y usuarios internos.

UNIDAD 2 SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

Objetivos de la información contable.

La información contable debe servir fundamentalmente para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones

que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado

tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

* Predecir flujos de efectivo.

* Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

* Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

* Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

* Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

* Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

* Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

* Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica

representa para la comunidad.

2.1 CARACTERISTICAS DE LA INFOMACION

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

Utilidad: Se refiere a que la información importante pueda efectivamente ser usada en la

toma de decisiones de los usuarios. Se presenta en forma oportuna.

La utilidad es la calidad de adecuar la información contable al propósito del usuario. La

utilidad de esta información se presenta en función de su contenido informativo y de su

oportunidad.

Significación: Mide la capacidad que tiene la información contable para representar

simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en diferentes

puntos en el tiempo y los resultados de su operación.

Relevancia: Es la cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que

mejor permitan al usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines

particulares.
Veracidad: Permite incluir en la información contable eventos realmente sucedidos con su

correcta medición, de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.

Comparabilidad: La información puede ser cotejable y confrontable en el tiempo por una

entidad determinada, y válidamente confrontable con dos o más entidades entre sí,

permitiéndose juzgar la evolución de las entidades económicas.

Oportunidad: Se refiere a que llegue a mano del usuario cuando pueda usarla para tomar

decisiones a tiempo y así lograr sus fines.

Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el usuario la acepta y

la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información contable le

otorga requiere que la operación del sistema sea: Estable, Objetiva y Verificable.

Estabilidad: La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y

que la información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos,

cuantificarlos y presentarlos. A esta característica se le conoce también como consistencia.

Objetividad: Implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información contable no

ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la realidad de

acuerdo con dichas reglas.

Verificabilidad: Permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la información
contable y obtener el mismo resultado.
2.2 FLUJO DE INFOMACION DE UN SISTEMA CONTABLE

Podemos observar de manera general el sistema graficado, donde el Flujo de Información

Interno se muestra de manera Horizontal, y las actividades en relación con su Entorno de
presentan de manera Vertical, estableciéndose pues que el Flujo Horizontal tiene como
función principal la de Centralizar y el Flujo Vertical tiene la función de Recopilar o captar la
información.

La Actividad de cualquier negocio comúnmente se inicia con la Compra de Mercaderías, por lo

que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las Compras, cuando un Ente realiza
sus adquisiciones mediante las Facturas Emitidas por sus Proveedores, la que será registrada
en el Libro de Compras, detallando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma
de Pago de estas. Toda adquisición genera la Salida de Efectivo y el Ingreso de Mercaderías
todo esto frente a nuestros Proveedores y adicionalmente ante las Leyes (Impuestos)
Luego se realizará las Ventas de Mercaderías a nuestros Clientes, donde ser genera la emisión
de Facturas Emitidas girada a nuestros Clientes; la misma que será registrada en el Libro de
Ventas considerando la Cantidad, Precio e Importe de las Mercaderías y la Forma de Pago.
Estas ventas generan el Ingreso de Efectivo y la Salida de Mercaderías estableciendo también
los Impuestos de Ley

El movimiento de Efectivo que es administrado en el Libro de Caja, tiene la función de registrar

los pagos a nuestros proveedores y la cancelación de nuestros Clientes, así como otras
operaciones con efectivo (Otros Ingresos y Egresos)

La Dinámica en el Almacén se base en el Ingreso de Mercaderías y la Salida de estas, que serán

Administradas en Kardex por producto, en el que se definirá el Costo de las Mercaderías según
el Método de Evaluación, que puede ser Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Ultimas
Entradas Primeras Salidas (UEPS), Costo Promedio u otro.

El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas y Caja y
Kardex,. Es función de la administración temporalizar la centralización de estos datos, los
cuales se recomiendan realizarlos a diario; por lo que no es coincidencia el nombre de Libro
Diario, el cual recibe los resúmenes diarios de Compras, Ventas, Caja y Almacén, así como
también otros resúmenes de Hojas de Trabajo.

El registro de otras operaciones colaterales al negocio, se recomienda elaborarlos en hoja de

trabajo adicionales, las que luego de establecer los resúmenes respectivos, serán centralizados
en el Libro Diario, el mismo día de su acontecimiento; operaciones contables según se vayan
presentando, como es el caso de la Planilla de Remuneraciones, que puede ser quincenal o
mensual. Existiendo también caso que se realizan una vez al año como Asientos de Ajuste y
Cierre de Actividades.

El traslado de la información del Libro Diario al Libro Mayor, operación que nos reportara el
Movimiento de las Cuentas por separado tanto en sus Sumas como estableciendo el Saldo de
las mismas. La Mayorización también es recomendable elaborarla a diario, como ideal, pero
esto estará de acuerdo con la necesidad de tener la información oportuna para Gerenciar la
Entidad.

Las Herramientas que pone a disposición la Contabilidad a la Gerencia, son llamados Estados
Financieros, los que no son sino los Saldos de las Cuentas según sus Clasificaciones: -de
Balance o -de Gestión; mediante los cuales la Gerencia podrá disponer de las directivas en bien
del desarrollo de sus Actividades Comerciales

2.3 USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE

Entre los muchos usuarios que puede tener la información contable, los más importantes
podrían ser los siguientes:

Directivos de la empresa. Sin duda el usuario más importante de la información contable es el

directivo, el administrador de la empresa, pues es este quien toma las decisiones, y éstas
deben estar tomadas con base a la información ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de
departamento, etc., deben conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se logra con
la información que le suministra la contabilidad.

Asesores de la empresa. Los asesores de la empresa, internos o externos, como asesores

jurídicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre otros, requieren de la
información contable para poder emitir un concepto con bases sólidas.

Socios. Los socios de la empresa son unos usuarios de la información contable muy
importantes, y como todo socio espera obtener buena rentabilidad de su inversión, estos
usuarios están muy pendientes del comportamiento financiero y operativo de su empresa,
información que naturalmente es suministrada por la contabilidad.

Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles inversionistas
son usuarios constantes de la información contable, puesto que con base a ella se puede
anticipar de alguna forma el comportamiento futuro de la empresa, lo que le servirá de base
para decidir comprar o vender sus acciones.

Proveedores. Los proveedores son usuarios de la información contable muy interesados por
conocer la estabilidad financiera de la empresa y su capacidad de pago. Ningún proveedor
realizará inversiones cuantiosas en una empresa en la que no pueden determinar la seguridad
de su inversión, y esto sólo es posible con la información suministrada por la contabilidad.

Entidades financieras. Al igual que los proveedores, las entidades financieras están muy
interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y de hecho, lo primero que solicita
un banco es precisamente los estados financieros.

Entidades de control estatales. Las entidades estatales de control, y muy especialmente las
que administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y exigentes de la información
contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre la formar como se debe generar esa
información, puesto que buscan garantizar que esa información satisfaga sus necesidades.

Empleados. Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información contable, en

la medida en que algunos se pueden interesar por las obligaciones que tienen con la empresa,
o las obligaciones que la empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados se
les entregan acciones como una prima de productividad, con mayor razón están interesados
en la información contable.

Como podemos ver, la información contable es de interés para muchas personas, razón
suficiente para tratar de que esta sea lo más completa y útil posible

http://blogcontabilidadgeneral.blogspot.mx/2012/09/23-usuarios-de-la-informacion-
contable.html