Actividad de aprendizaje No 2

MANUAL DE FUNCIONES

Presentado por:
ENITH PATRICIA RESTREPO SALCEDO
C.C. 46377620

ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
2018
 JUSTIFICACIÓN

El presente Manual de Funciones como elemento del Sistema de Control Interno,

permitirá a la empresa LAP de manera ordenada y sistemática las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y reglamentos de las
distintas operaciones o actividades que se deben realizar de forma individual y
colectivamente en las diferentes áreas a saber: financiera y administrativa; logística;
comercial y de mercadeo y; de talento humano.

Lo anterior permitirá entre otras cosas a cada integrante de la organización

identificar con claridad sus funciones y a importancia de éstas para la consecución
de las metas de la organización.
 TABLA DE CONTENIDO

CONTEXTUALIZACIÓN LAP ................................................................................................................. 4

HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN: ................................................................................................... 4
ESTRUCTURA ................................................................................................................................... 5
MISIÓN ............................................................................................................................................ 6
VISIÓN ............................................................................................................................................. 6
VALORES .......................................................................................................................................... 6
DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 6
MANUAL DE FUNCIONES................................................................................................................. 6
PERFIL DE CARGOS .......................................................................................................................... 7
PROCESOS: ...................................................................................................................................... 7
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO ........................................................................................................... 7
PARTICIPANTES Y PERIODICIDAD....................................................................................................... 8
METODOLOGÍA ................................................................................................................................... 8
DESCRIPCIONES Y PERFILES DE CARGOS ............................................................................................ 8
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL. ....................................................................... 10
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................................ 11
 CONTEXTUALIZACIÓN LAP

HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN:
LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la
comercialización de productos de alimentos y aseo, fundada en 1994
por el señor Luis Alberto Preciado, padre del actual Gerente.
El señor Preciado es hijo de una familia muy humilde, cuyo padre
trabajaba como tendero y con ello sostenía a su familia, compuesta
por cinco hermanos. En su adolescencia el Señor Preciado ayudaba
en vacaciones a su padre en el negocio. Desempeñando este trabajo
descubre que posee una habilidad para las ventas; por ello al terminar
sus estudios y con sus ahorros, decide comprar el 90% de las acciones
del negocio de su padre. Unos años después de iniciar su propio
negocio, se casa con doña Lucia González y de esta unión nacen tres
hijos: Santiago, Pedro y Catalina.
En los primeros años al frente de la tienda, el señor Preciado vio una
oportunidad de negocio al advertir que todos sus colegas tenderos,
tenían que desplazarse hasta la central mayorista para surtir de
productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y dinero. Esto
hizo que tomara la decisión de cerrar la tienda y convertirla en una
distribuidora, para satisfacer las necesidades de los tenderos. Sus
primeros empleados fueron sus hermanos y primos.
La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un
sector popular de la ciudad de fácil acceso para todos. Para transportar
los productos compró, a crédito, una camioneta Ford 1970.
Los primeros 10 años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje
permanente, que trajo buenos resultados económicos a la familia. El
señor Preciado, siempre quiso que sus hijos estudiaran en la
universidad, ya que él no pudo, y los envió a estudiar fuera del país.
Su hijo mayor, Santiago, siempre mostró mucho interés en las
actividades del negocio que realizaba su padre. Durante las
vacaciones de la universidad le pedía que lo dejara trabajar para
ganarse algún dinero extra. En ocasiones llegó a decir: “Padre este es
un excelente negocio, yo te compraría una parte como lo hiciste tú con
el abuelo”. Así es como Santiago va Involucrándose cada vez más con
las actividades propias del negocio de su padre.
En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha
sido sostenido y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis
ciudades intermedias con un Centro de Distribución (CD) en cada una,
que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros trabajando
por contrato. En cada CD existe una planta de personal directa de 18
personas, que se encargan de las áreas administrativa y comercial.
Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25,
están encargados de la bodega.
 Don Luis Alberto se reúne con sus hijos y viendo el interés siempre ha
demostrado, lo nombra Gerente General. Él asume el rol de
Presidente de la Junta Directiva, lo que le permitirá controlar y apoyar
de otra manera el negocio. Santiago Preciado González tiene 28 años.
Terminó estudios de Administración de Negocios Internacionales en
una de las universidades más prestantes del país. Viajó al extranjero
durante año y medio para perfeccionar un segundo idioma y
especializarse en Mercadeo. Actualmente las ventas, que han venido
disminuyendo en un 30%, mientras los costos se han incrementado en
un 12%.
(Urquijo, Torres, Paipilla y Maldonado. S.f.)

ESTRUCTURA:
El siguiente es el organigrama de la distribuidora:

La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura

organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera,
Dirección Administrativa y de Logística. En la Dirección General trabajan en total 60
personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera
indirecta, que hacen su labor en la Bodega. Es así como a nivel nacional se cuenta
con una planta de personal directa de 168 colaboradores y una nómina indirecta,
manejada por medio de una empresa temporal, de unos 300 empleados en
promedio, que aumenta o disminuye según sea requerido por la demanda de los
clientes o la fluctuación en los pedidos.

La organización presenta una estructura funcional jerárquica en la que se dividen

las actividades en cuatro departamentos: Financiero y Administrativo, Logística,
Comercial y de mercado y; Talento Humano. Presentándose el área comercial y de
talento humano como subordinados del departamento de logística.
MISIÓN:
Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,
con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada
de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de
tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un
equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura
del bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en
general, logrando una adecuada rentabilidad.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para
ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos
rodea.
VISIÓN:
Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y
eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a
nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en
sus necesidades como en sus expectativas.
VALORES:
 Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las
personas que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas
que se benefician con nuestros productos y servicios.
 Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo
profesional y su bienestar general.
 Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello
adoptamos conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea
un negocio con un desarrollo sostenible comprometidos con nuestra
responsabilidad como ciudadanos del mundo.
 Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.
 Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones
interpersonales tanto a nivel externo como interno con todos los grupos de
interés.

DEFINICIONES
MANUAL DE FUNCIONES
“Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas
que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente, basados en los respectivos procedimientos, sistemas y
normas que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional
de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa, ya que estos
podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de
los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las
obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles,
incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos
 anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente…
El MFPC indica qué hacer y para qué hacerlo, cuándo hacerlo, en función de
cumplir con la planeación aplicable al Recurso Humano, es decir: misión,
visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia y
eficacia. Después la organización, ejecución y control que dispone el proceso
administrativo aplicada a la administración de personal. Para su desarrollo se
tendrá en cuenta el MFPC, reglamento de trabajo, manuales de operaciones
y mantenimiento, análisis de cargos, evaluación de cargos, análisis de carga
laboral.” (Beltran,L citado en SENA, 2018).

PERFIL DE CARGOS
Corresponde a una “relación detallada de las atribuciones y tareas de un cargo, de
los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones y tareas, y los
objetivos de ese cargo” Chiavenato, (2000).

PROCESOS:
Los procesos de la organización son el conjunto de actividades interrelacionadas,
que con un propósito definido transforman entradas en salidas valiosas para uno o
más clientes internos o externos.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

El manual de funciones es un instrumento de utilidad en diversos procesos desde
la selección de personal hasta la evaluación del mismo, permitiendo tener claridad
frente a las competencias requeridas para cada cargo y las acciones que ejecutan
los mismos.

La implementación del presente manual trae entre otros los siguientes beneficios:

 Facilitará la evaluación objetiva del desempeño de los colaboradores para de

ésta forma proponer oportunamente medidas para la adecuación de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y
externo de la empresa.
 Agiliza el análisis de resultados en las distintas operaciones.
 Facilita la medición del nivel de cumplimiento de las funciones establecidas
para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos.
 Permite determinar los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los
objetivos institucionales.
 PARTICIPANTES Y PERIODICIDAD
Todos los empleados de la empresa LAP deberán consultar permanentemente este
manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado
y ejerciendo apropiadamente el autocontrol

METODOLOGÍA
Se realzó la revisión documental relacionada con la elaboración del manual de
funciones por competencias, posteriormente se revisaron documentos y aplicativos
relacionados con la empresa LAP, entre ellos la formulación del estudio de caso y
el diagnóstico organizacional.

Es decir que por ser desarrollado el ejercicio con una empresa simulada fueron
consultadas fuentes de información secundarias, de haberse realizado con una
organización real se hubiesen realizado entrevistas al personal tanto de niveles
directivos como operativos y diligenciado listas de chequeo a partir de la
observación detallada de los puestos de trabajo.

DESCRIPCIONES Y PERFILES DE CARGOS

Fecha de Diligenciamiento: Fecha de Actualización:
03/030/2018 N/A
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: COORDINACIÓN COMERCIAL Denominación del Cargo:
Y DE MERCADEO COORDINADOR/A COMERCIAL Y DE
MERCADEO
Ubicación del cargo: Jefe Inmediato:
PLANTA ESTRUCTURAL- NIVEL DIRECTOR LOGÍSTICO
DIRECTIVO
MISIÓN DEL CARGO
Coordinar la gestión comercial: ventas y las planillas de pago por comisiones
para todos los vendedores de la empresa.
Fortalecer la presencia y activa participación de LAP en el mercado, mediante
una adecuada y oportuna gestión comercial, orientada al desarrollo de nuevos
negocios a nivel local, nacional e internacional.
Estimular el cumplimiento de las metas comerciales establecidas.
FUNCIONES DEL CARGO
- Realizar La verificación del estado de ventas de cada vendedor.
- Proyectar el pago de comisiones de cada vendedor.
 - Presentar periódicamente informes del estado de ventas teniendo en
cuenta variables del mercado, productos y vendedores.
- Dar trámite a los requerimientos de los clientes relacionados con el
sistema de ventas.
- Formular y liderar la ejecución de estrategias de ventas innovadoras y
funcionales.
- Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo,
eventos y demás actividades a las que sea citado.
- Dirigir, organizar y controlar la gestión del equipo de ventas.
- Establecer metas y actividades en conjunto con los coordinadores y jefes
de otras dependencias.
- Desarrollar estrategias y liderar acciones encaminadas hacia el
cumplimiento de las metas.
- Programar acciones en búsqueda de la permanencia y satisfacción del
cliente externo.
- Diseñar en conjunto con el/la Coordinador de Talento Humano y dar
aplicación a un plan de incentivos anual en búsqueda del cumplimiento
de las metas mensuales.
- Participar en el proceso de inducción, formación y evaluación de
desempeño de los trabajadores a su cargo.
- Realizar acompañamiento a los vendedores a las diferentes
empresas/establecimientos comerciales cuando sea requerido.
- Participar en las mesas de trabajo con las diferentes áreas para la venta
o puesta en funcionamiento de un nuevo producto y/o servicio.
REQUISITOS DEL CARGO
Conocimientos Básicos o esenciales
Costos y Presupuestos.
Proyección de Ventas.
Dirección estratégica.
Programas y Estrategias de Fidelización del cliente.
Análisis de Rentabilidad.
Análisis de Mercado.
Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point).
Competencias comportamentales
Habilidades de Negociación.
Comunicación Asertiva.
Liderazgo.
Trabajo en equipo.
Creatividad.
Requisitos de formación académica y experiencia
Formación técnica, tecnológica o profesional en áreas Comerciales.
Experiencia relacionada con las funciones del cargo: un (01) año.
Experiencia general: un (01) año.
 INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL.
El presente manual debe tenerse en cuenta en el proceso de pre-selección,
inducción y evaluación de personal.

Es recomendable que sea de conocimiento de todo el personal que labora en la

empresa LAP.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Servicio Nacional de Aprendizaje. (2013). Gestión del Talento Humano por
Competencias “GHTPC” – Metodología - . Bogotá.

Rodríguez, D (s.f. ). Diagnóstico organizacional. Material complementario

especialización tecnológica.

Servicio Nacional de Aprendizaje (2018). Descargable Actividad de aprendizaje 2.

Chiaventato I. (2000). Administración de Recursos Humanos (5ª ed.). Buenos Aires,

Argentina: Mc Graw Hill.

Departamento Administrativo de la Función Pública (2015). Guía para Establecer o

Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales.