Manual para realizar

una Salida Técnica

Este manual está dirigido para cada uno de los miembros de la junta directiva
de los capítulos pertenecientes a SPE, que requieran realizar una salida técnica.
Para ello, damos las siguientes recomendaciones:

1. Buscar el contacto preferiblemente con una compañía del sector. (Tener

en cuenta el formato de solicitud de la salida para la empresa la cual se
encuentra en el drive)

2. Acordar los términos de la salida con la empresa:

 Cupo de estudiantes
 Fecha de la salida
 Elementos de seguridad
 Lugares y estaciones a conocer
 Tiempo estimado de la salida (hora de inicio y de finalización)
 Póliza Estudiantil

3. Al tener confirmada la salida (fecha, lugar y hora):

 Se debe cotizar el transporte desde el lugar donde se van a hospedar

hasta el campo o estación a visitar
 Refrigerios dependiendo los días (2 refrigerios min, por día de salida)
 El souvenir que se les entregará como recordatorio conmemorativo de la
salida por parte del capítulo a los estudiantes. (Tally, llaveros, USB, Power
Bank)

ELABORADO POR: CAMILA SALINAS LUNA

Society of Petroleum Engineers Fundación Universidad de América Student Chapter - 2018

E-mail: speua@outlook.com – Número de contacto: (+57) 3132781455
  Publicidad (escarapelas con el nombre de cada uno de los participantes,
folletos con el itinerario de la salida y posters respectivos)
**Realizar la publicidad con mínimo un mes de anticipación para tener
tiempo de realizar los próximos literales.
 Almuerzo si se considera pertinente (este dependerá del presupuesto)

4. Al tener costos aproximados de lo anteriormente mencionado, se debe

realizar la publicidad respectiva, invitando a los miembros de SPE U AMERICA
STUDENT CHAPTER para que participen. (Publicidad para que los estudiantes
envíen correo de confirmación)

5. Publicarla en todos los medios posibles (Correos electrónicos, Cartelera de la

universidad, Facebook, Instagram y WhatsApp)

6. Realizar el itinerario de la salida:

 Hora de llegada de los estudiantes al punto de encuentro establecido. El

punto de encuentro debe ser central para la mayoría.
 Instalaciones que se van a conocer con su respectivo horario.
 Indicaciones y normas de seguridad (código de vestimenta)
 Mensaje de agradecimiento y motivación para iniciar la salida.
 Precio de la salida (especificaciones de lo que incluye: transporte,
refrigerios y salida entre otros)

7. Al publicar la salida, se debe estar revisando los medios como el email,

Facebook entre otros, para dar respuesta a los correos de confirmación de los
estudiantes con la estructura de correo establecido (* Remitirse a formato de
respuesta) y adjuntar a éste el itinerario de la salida.

8. Adicionalmente, informar los plazos de pago y el número de cuenta al cual

deben hacer la consignación (AACIP nos facilita su cuenta en Bancolombia)

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 9. Al tener las personas confirmadas con su pago, se procederá a solicitar pólizas
estudiantiles a la universidad (Ver formato en el drive) y a comprar la publicidad
de la salida, el souvenir, refrigerios y transporte.

10. Enviar por correo a los participantes de la salida, el documento de

exoneración del capítulo por cualquier riesgo que pueda ocurrir dentro de las
instalaciones y también enviar la confirmación del cupo (idea de boleto de
salida No. 1)

11. Confirmar con un día de anterioridad con la agencia de transporte, la hora y

el punto de encuentro.

12. Realizar una lista con los nombres de los participantes y enviarla a la agencia
de transportes.

13. Hacer un grupo en WhatsApp para tener mayor cercanía con los estudiantes
y así ayudarles en lo que se les ofrezca.

14. De tres a cinco días antes de la salida, enviar un correo de recomendaciones

generales y de cualquier indicación a la salida.

15. Disfrutar y aprender mucho.

16. En el transcurso de la salida preguntar a los estudiantes, cómo se han sentido,

qué es lo que más les ha gustado, entre otros.

17. Al terminar por dada la actividad, brindar unas palabras de agradecimiento.

18. Enviar una encuesta (establecida) a los participantes para saber qué se debe
mejorar en las próximas visitas.

19. En el transcurso de la salida tomar material fotográfico y multimedia para

subirlo a nuestras redes.

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