Introducción al Microsoft Access

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo

de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos
relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas
de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de
análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el
argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos
al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos
sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas

tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados donde,
además de las informaciones típicas de nombre y número, participan
informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su
salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son
naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

El texto que sigue no pretende de forma alguna agotar todos los recursos y
posibilidades del Access. En general, los puntos más relevantes y de utilidad más
inmediata fueron abordados. Se intentó evitar el detalle minucioso principalmente
en referencia a los recursos estéticos de la pantalla. Además de esto, ciertamente,
hay puntos que simplemente fueron olvidados o ignorados a lo largo de esta
compilación. La parte de programación no es abordada en este texto
introductorio.

Todos los contenidos de una Base de Datos en Access son reunidos en un único
archivo de extensión mdb.

Para abrir una Base de Datos Basta seleccionar el archivo de la pantalla de

diálogo del menú Archivo opción Abrir Base de Datos.

Para crear una nueva Base de Datos:

1. Haga clic en Nueva de la barra de herramientas.

2. En el panel de tareas Nuevo Archivo, bajo Nueva, haga clic en Base de datos
en blanco.
3. En el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos, especifique un nombre y
una ubicación para la base de datos y, a continuación, haga clic en Crear.

El Access también crea un archivo de extensión lbd. Este archivo tiene utilidad en
habientes multiusuarios donde una misma Base de datos puede estar siendo
accedida simultáneamente por varios usuarios. Si este no fuera el caso, entonces
no es necesario preocupare con este archivo. Inclusive no es necesario copiar el
archivo conjuntamente con el archivo de extensión mdb, por ejemplo para un
 disco, pues si se llegara a precisar mas tarde el Access recreará el archivo ldb si él
no estuviera presente.

Conviene observar que en el menú Archivo se cuenta con la opción Guardar, ella
no se refiere al archivo mdb, esta opción sirve para guardar objetos aislados del
Access tales como: Tablas, formularios, consultas, informes y macros. Esto
significa que a lo largo de una sesión, el archivo mdb es constantemente
actualizado y no es posible revertirlo a su condición original al inicio de la cesión.

 1. Introducción
 2. Base de datos relacionales
 3. Diseño de las bases de datos relacionales
 4. Microsoft access
 5. Objetos de la base de datos
 6. Conceptos básicos de una base de datos

1. Introducción
El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposiocelebrado en
California.
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto de
información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que
está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos
manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por ejemplo, en una guía de
teléfonos no es posible encontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido,
aunque conozcamos su domicilio.
Del mismo modo, en un archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por
el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes
que viven en una zona determinada. Los problemas expuestos anteriormente se pueden
resolver creando una base de datos informatizada.
Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.
Desde el punto de vista más formal, podríamos definir una base de datos como un conjunto
de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en
máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen
necesidades de información diferente y no predecibles en el tiempo.
La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las
siguientes propiedades:
 Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de
almacenamiento que los contiene.
 Presentan la menor redundancia posible.
 Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.
2. Base de datos relacionales
En una computadora existen diferentes formas de almacenar información. Esto da lugar a
distintos modelos de organización de la base de datos: jerárquico, red, relacional y
orientada a objeto.
Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de
datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, períodos
cortos de aprendizaje y las consultas de información se especifican de forma sencilla.
Las tablas son un medio de representar la información de una forma más compacta y es
posible acceder a la información contenida en dos o más tablas. Más adelante explicaremos
que son las tablas.
Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas que contienen la
información ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes básicas:
 Generalmente, contendrán muchas tablas.
 Una tabla sólo contiene un número fijo de campos.
 El nombre de los campos de una tabla es distinto.
 Cada registro de la tabla es único.
 El orden de los registros y de los campos no está determinados.
 Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

3. Diseño de las bases de datos relacionales

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se
quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible
y la información que necesitamos.
La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para
la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en una
descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que
contendrá cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre,
apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de
campo, el ancho del campo, etc.
Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por
ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este.
Generalmente los diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los siguientes:
Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas
si/no, verdadero/falso, etc., imágenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es
determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre
especificando su tipo y su longitud.
4. Microsoft access
Posiblemente, la aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos
visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows,
puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene
herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia,
aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy
comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado –ordenar libros,
archivar documentación, etc.-.
5. Objetos de la base de datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos
datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus
características. Más adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin
de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla,
impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma
más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas
repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
6. Conceptos básicos de una base de datos
Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre
de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si
pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar
información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo
de información que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:
 Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
 Numérico: para introducir números
 Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
 Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
 Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el
contenido
 Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo
Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
 Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
 Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
 Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un

registro vendría a ser algo así como una ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y
organizada.
Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO

Tamaño del campo Permite establecer la longitud máxima de un campo Texto, numérico, contador
de texto numérico.

Formato Permite determinar la apariencia de presentación de Todos, excepto OLE y Memo

los datos, utilizando los formatos predefinidos o
nuestros propios formatos

Lugares decimales Permite especificar el número de cifras decimales Numérico y moneda

para mostrar los números.

Máscara de entrada Permite controlar y filtrar los caracteres o valores Texto, numérico, fecha/hora,
que los usuarios introducen en un control de cuadro moneda
de texto, evitando errores y facilitando su escritura.

Título Permite definir una etiqueta de campo Todos

predeterminada para un formularios o informe

Valor Introduce en el campo un valor cuando se agregan Todos, excepto OLE y contador
predeterminado nuevos registros (long. Máx. 255 caracteres)

Regla de validación Permite escribir la condición que deben satisfacer Todos, excepto OLE y contador
los datos introducidos para ser aceptados

Texto de validación Define el texto del mensaje que se visualiza cuando Todos excepto OLE y contador
los datos no cumplen las condiciones enumerdas en
la regla de validación

Requerido Permite especificar si es necesario que exista un Todos excepto contador

valor en un campo.

Permitir longitud Permite especificar si una cadena de longitud cero Texto, memo
cero ("") es una entrada válida para el campo

Indexado Define un campo como índice o campo clave. Texto, numérico, contador,
fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en la

propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior de
la ventana DISEÑO DE TABLA.
Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada uno de los
tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del campo, ya que este nos
permitirá hacer una estimación del espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco
fijo.

Indice
1. Base de datos
2. DBMS
3. Multitarea
4. Multiusuario
5. Multiproceso
6. Bibliografía
1. Base de datos
Definir el término base de datos
 Definición de Bases de Datos.- Un conjunto de información almacenada en
memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que
manipulan esos datos

Base de Datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados

independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en
tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información
diferente y no predicable en tiempo.
Explicar Sus Orígenes Y Antecedentes
Surgen desde mediados de los años sesenta la historia de las bases de datos, en 1970 Codd
propuso el modelo relacional, este modelo es el que ha marcado la línea de investigación
por muchos años, ahora se encuentran los modelos orientados a objetos.
Describir las ventajas del uso de la base de datos en la organización

Ventajas de las bases de datos.-

1. Independencia de datos y tratamiento.

 Cambio en datos no implica cambio en programas y viceversa (Menor coste de

mantenimiento).

2. Coherencia de resultados.

 Reduce redundancia :

 Acciones logicamente unicas.
 Se evita inconsistencia.

3. Mejora en la disponibilidad de datos

 No hay dueño de datos (No igual a ser publicos).


o Ni aplicaciones ni usuarios.
 Guardamos descripción (Idea de catalogos).

4. Cumplimiento de ciertas normas.

 Restricciones de seguridad.

 Accesos (Usuarios a datos).
 Operaciones (Operaciones sobre datos).
 5. Otras ventajas:

 Más efiente gestión de almacenamiento.

Efecto sinergico.

Describir La Artuitectura De Una Base De Datos

Distintos Niveles de un SBD
Los SBD pueden ser estudiados desde 3 niveles distintos:
1.- Nivel Físico.
Es el nivel real de los datos almacenados. Es decir como se almacenan los datos, ya sea en
registros, o como sea. Este nivel es usado por muy pocas personas que deben estar
cualificadas para ello. Este nivel lleva asociada una representación de los datos, que es lo
que denominamos Esquema Físico.
2.- Nivel Conceptual.
Es el correspondiente a una visión de la base de datos desde el punto de visto del mundo
real. Es decir tratamos con la entidad u objeto representado, sin importarnos como está
representado o almacenado. Este nivel lleva asociado el Esquema Conceptual.
3.- Nivel Visión.
Son partes del esquema conceptual. El nivel conceptual presenta toda la base de datos,
mientras que los usuarios por lo general sólo tienen acceso a pequeñas parcelas de ésta. El
nivel visión es el encargado de dividir estas parcelas. Un ejemplo sería el caso del empleado
que no tiene porqué tener acceso al sueldo de sus compañeros o de sus superiores. El
esquema asociado a éste nivel es el Esquema de Visión.
Los 3 niveles vistos, componen lo que conocemos como arquitectura de base de datos a 3
niveles.
A menudo el nivel físico no es facilitado por muchos DBMS, esto es, no permiten al usuario
elegir como se almacenan sus datos y vienen con una forma estándar de almacenamiento y
manipulación de los datos.
La arquitectura a 3 niveles se puede representar como sigue:
Subesquema de Visión, Subesquema de Visión, Subesquema de Visión, ...
Esquema Conceptual
Esquema Físico
Citar Las Diferentes Estructuras De Bases De Datos
Modelos de Datos
Para representar el mundo real a través de esquemas conceptuales se han creado una serie
de modelos:
Mundo Real Esq’s Conceptuales
Modelización
Existen multitud de estos modelos que se conocen como Modelos de Datos, algunos de
estos modelos son:
 Modelo Relacional de Datos
 Modelo de Red
 Modelo Jerárquico

1.- Modelo Relacional de Datos.

Representa al mundo real mediante tablas relacionadas entre sí por columnas comunes.
Ex.:

Num_empleado Nombre Sección

33 Pepe 25

34 Juan 25

Num_sección Nombre

25 Textil

26 Pintura

2.- Modelo de Red.

Representamos al mundo real como registros lógicos que representan a una entidad y que
se relacionan entre sí por medio de flechas. Ex.:
33 Pepe 25 Textil
34 Juan
3.- Modelo Jerárquico.
Tiene forma de árbol invertido. Un padre puede tener varios hijos pero cada hijo sólo puede
tener un padre. Ex.:
Empresa
25 Textil 26 Pintura 27 Construcción
33 Pepe 34 Juan 36 Perico
Al llegar a este punto adoptaremos una convención con respecto a las restricciones que se
pueden dar en un modelo, en cuanto a la capacidad de relacionarse que pueda tener cada
entidad de ese modelo con el resto de entidades.
Como se ha dicho el modelo jerárquico sólo admite relaciones 1 : 1 ó 1 : N.
En caso de que tuviésemos la necesidad de otro tipo de asociaciones y queramos usar el
esquema jerárquico, recurriríamos a una duplicación de la información en el esquema, pero
sólo a nivel esquemático.
Ex.: Tenemos dos entidades (cliente y cuenta), queremos que un cliente pueda poseer varias
cuentas, y que una cuenta pueda tener como titulares a varios clientes. Usando el modelo
jerárquico tendríamos que recurrir a una duplicación de los datos en el esquema.
Cliente Cuenta
Cuenta Cliente
Como ya se ha dicho esta duplicación sólo ocurriría a nivel esquemático, pero a nivel físico
existiría un único registro por cliente, y por cuenta que relacionaríamos mediante varios
punteros con todo lo necesario.
En el modelo de red no existen restricciones, si queremos representar que un cliente puede
tener varias cuentas, cada una de las cuáles sólo puede tener un titular, y cada cuenta ésta
en una sola sucursal, que por supuesto puede ser compartida por varias cuentas, éste sería
el esquema:
Cliente Cuenta Sucursal
Con el modelo relacional podríamos tener ambas entidades definidas de la siguiente forma:
Cliente = (Nº Cliente: Acceso Principal; Nombre, Dirección, Nº Cuenta: Acceso Ajeno)
Cuenta = (Nº Cuenta: Acceso Principal; Saldo)
Se podría hablar de otro modelo que está un nivel más arriba y que se denomina Modelo
Entidad-Relación (E/R). Este modelo sólo realiza el diseño, no realiza la implementación,
por lo tanto una vez hecho el diseño se puede llevar al modelo relacional, de red o
jerárquico. Define dos entidades y una forma de relación entre ellas.
Ex.:
Nombre Dcción Num_Cli Num_cuenta Saldo
CLIENTE Cliente - CUENTA
Cuenta
Entidad Relación Entidad
Clasificar Las Bases De Datos Por Su Uso Y Aplicación
TIPOS DE MODELOS DE DATOS Existen fundamentalmente tres alternativas disponibles
para diseñar las bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo de red y el modelo
relacional. MODELO JERARQUICO. Puede representar dos tipos de relaciones entre los
datos: relaciones de uno a uno y relaciones de uno a muchos.
MODELO DE RED. Este modelo permite la representación de muchos a muchos, de tal
forma que cualquier registro dentro de la base de datos puede tener varias ocurrencias
superiores a él. El modelo de red evita redundancia en la información, a través de la
incorporación de un tipo de registro denominado el conector.
MODELO RELACIONAL. Este modelo se está empleando con más frecuencia en la práctica,
debido a la ventajas que ofrece sobre los dos modelos anteriores, entre ellas, el rápido
entendimiento por parte de ususarios que no tienen conocimientos profundos sobre
Sistemas de Bases de Datos.
BASES DE DATOS DISTRIBUIDAS. Las bases de datos distribuidas se están utilizando
cada vez más en la misma medida en que se usan las arquitecturas de cliente-servidor y
groupware. Los principales problemas que se generan por el uso de la tecnología de bases
de datos distribuidas son en lo referente a duplicidad de datos y a su integridad al momento
de realizar actualizaciones a los mismos. Además, el control de la información puede
constituir una desventaja, debido a que se encuentra diseminada en diferentes localidades
geográficas.
TENDENCIAS FUTURAS. En el futuro la mayoría de las organizaciones cambiarán la
forma convencional de manejo de la información a la arquitectura de base de datos a las
ventajas derivadasde su uso. El uso de las bases de datos distribuidas se incrementará de
manera considerable en la medida en que la tecnología de comunicación de datos brinde
más facilidades para ello. El uso de bases de datos facilitará y soportará en gran medida a
los Sistemas de Información para la Toma de Decisiones.
2. DBMS
Definir Que Es Un "DBMS"
El DBMS : es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los
accesos a las bases de datos, esta compuesto por:
DDL: Lenguaje de Definición de Datos
DML:Lenguaje de Manipulación de Datos
SQL: Lenguaje de Consulta.
Ejemplificar Distintos "Dbms" Relacionales Existentes En El Mercado Actual
Si se trata de una base de datos relacional (veremos a continuación qué significa esto), es
probable que el lenguaje usado para recuperar las informaciones que se nos muestran sea
SQL (Structured Query Language).
los DBMS mas comunes son Oracle, SqlServer, Informix, Sysbase,
Describir Las Caracteristicas De Al Menos 3 DBMS
Bases de datos jerárquicos: los datos se organizan en grupos unidos entre ellos por
relaciones de "posesión", en las que un conjunto de datos puede tener otros conjuntos de
datos, pero un conjunto puede pertenecer sólo a otro conjunto. La estructuraresultante es
un árbol de conjuntos de datos.
Bases de datos reticulares: el modelo reticular es muy parecido al jerárquico, y de hecho
nace como una extensión de este último. También en este modelo conjuntos de datos están
unidos por relaciones de posesión, pero cada conjunto de datos puede pertenecer a uno o
más conjuntos.
Bases de datos relacionales: las bases de datos que pertenecen a esta categoría se basan en
el modelo relaciones, cuya estructura principal es la relación, es decir una tabla
bidimensional compuesta por líneas y columnas. Cada línea, que en terminología relacional
se llama tupla, representa una entidad que nosotros queremos memorizar en la base de
datos. las características de cada entidad están definidas por las columnas de las relaciones,
que se llaman atributos. Entidades con características comunes, es decir descritas por el
mismo conjunto de atributos, formarán parte de la misma relación.
Base de datos por objetos (object-oriented): el esquema de una base de datos por objetos
está representado por un conjunto de clases que definen las características y el
comportamiento de los objetos que poblarán la base de datos. La diferencia principal
respecto a los modelos examinados hasta ahora es la no positividad de los datos. En efecto,
con una base de datos tradicional (entendiendo con este término cualquier base de datos no
por objetos), las operaciones que se tienen que efectuar en los datos se les piden a las
aplicaciones que los usan. Con una base de datos object-oriented, al contrario, los objetos
memorizados en la base de datos contienen tanto los datos como las operaciones posibles
con tales datos. En cierto sentido, se podrá pensar en los objetos como en datos a los que se
les ha puesto una inyección de inteligencia que les permite saber cómo comportarse, sin
tener que apoyarse en aplicaciones externas.

Explicar la diferencia entre un dbms y una base de datos

La base de datos es una colección de archivos interrelacionados almacenados en conjunto
sin redundancia y la dbms es un conjunto de númerosas rutinas de software
interrelacionadas cada una de ellas es responsable de una determinada tarea.
Mencionar la importancia de una apropiada elección de dbms
Se tiene que elegir el que tenga la mejor interfaz a las necesidades de la empresa y sobre
todo que este apto para la base de datos que vayamos a utilizar.
Citar los componentes de un sistema de base de datos
Recursos que componen un sbd
Un sbd estará formado por:
 Personas
 Máquinas
 Programas
 Datos

Describir las funciones de cada componente de un sistema de base de datos

1. Los datos.
Es lo que se conoce como base de datos propiamente dicha. Para manejar estos datos
utilizamos una serie de programas.
2.- Los Programas.
Son los encargados de manejar los datos, son conocidos como DBMS (Data Base
Management System) o también SGBD (Sistema Gestor de Base de Datos). Los DBMS
tienen dos funciones principales que son:
- La definición de las estructuras para almacenar los datos.
- La manipulación de los datos.
1.- Describir los sistemas de procesamiento de archivos
La información necesita ser guardada y manipulada para que sea útil y este es uno de los
objetivos principales que han tenido la computadoras dentro de la empresa.
A principios de su incorporación al ámbito empresarial, las computadoras trabajaban con lo
que se conoce como "Sistema de procesamiento de Archivos" en los que se guardaban los
datos para ser procesados por programas escritos especialmente para cada clase de
archivos; esto degeneraba en un sistema monolítico y de difícil mantenimiento.
Sistema de Procesamiento de Archivos:
Tiene una serie de inconvenientes que son reducidos en los SGBD:
Dificultad de Acceso a ciertos datos o información:
Si no existen programas para acceder o calcular cierta información, no puede accederse a
ella. Ej.: Calcular totales, o registros con cierta condición...
Aislamiento de Datos:
Los datos pueden estar en varios archivos con distintos formatos, que complican la creación
de programas nuevos.
Falta de Integridad:
Es complicado mantener ciertas condiciones en la información. Ej.: Que el saldo sea
superior a cierta cantidad, que un empleado no esté adscrito a un número de Departamento
que no exista...
Problemas de Atomicidad en las operaciones:
A veces es esencial que para la consistencia de la BD se efectúen varias operaciones como si
fueran una única operación,
evitando que se produzcan fallos en medio de dicha operación. Ej.: En una transferencia
bancaria hay que dar de quitar dinero de una cuenta y añadirlo a la otra.
Problemas en el Acceso Concurrente:
Si varios usuarios acceden a la vez a un dato pueden producirse errores. Ej.: Si se saca
dinero de una misma cuenta desde dos sitios distintos.
Problemas de Seguridad:
Dificultad para controlar que ciertos usuarios no accedan a ciertos datos
2.- Explicar su evolución histórica
Viendo la necesidad de mejorar este estándar se desarrollaron los "Sistemas gestores de
Base de Datos Relacionales"(SGBDR) cuyas características hacen al sistema mucho mas
eficiente que los sistemas de manejos de archivos.
Algunas de las características son que existe solo una copia de los datos para que todos los
programas trabajen con ella, esto es lo que se denomina obtención de redundancia mínima
y de esta manera se podrá eliminar la inconsistencia de los datos.
La capacidad de interactuar en un ambiente cliente/servidor donde los clientes o usuarios
(ya sea de una intranet o desde Internet) pudiendo trabajar con un un conjunto único de
datos alojados en un servidor y donde varios clientes podrían estar trabajando al mismo
tiempo.
Estas son solo algunas de las características que tiene el modelo de base de datos relacional
y en Linux exiten diversos motores de base de datos que permiten trabajar ya sea con base
de datos existentes o creando nuevas con todas las capacidades de trabajo en red de este
sistema operativo.
Numerosas empresas se han volcado al desarrollo de SGBDR's como Oracle e Informix pero
la mas conocida por su carácter gratuito para el uso personal y la inclusión en numerosas
distribuciones es el PostgreSQL.
En un principio adoptado para el sistema UNIX, fue portado a Linux y modificado para
utilizar el lenguaje de consultas SQL, donde se llamo Posgres95.
Mejorado en el 96 tomo su nuevo PostgeSQL y adopto las nuevas carácter del SQL - 92.
Actualmente posee ciertas limitaciones técnicas como el no permitir consultas paralelas, es
decir que no pueden dos usuarios consultar una misma tabla al mismo tiempo, lo que
impide su adopción en un ambiente de trabajo de grandes dimensiones. Pero el uso del
lenguaje de consulta SQL lo hace especial para ambientes de trabajo que cuente con
múltiples plataformas y también así para su utilización para ser consultado directamente
desde internet a trabes de una pagina Web.
PostgreSQL requiere de cierto conocimiento del lenguaje SQL por lo que es recomendable
el estudio de bibliografía que trate este tema antes de trabajar en el diseño de una base de
datos con el.
No estaría bien terminar sin nombrar otros sistemas de base de datos como el Sybase SQL
Anywhere Studio de la empresa Sybase cuya versión beta se encuentra disponible en el web
site de la compañía www.sybase.com/products/anywhere/linuxbeta.
Otro conocido en el campo de las bases de datos es Oracle y el portar Oracle 8 a Linux fue
un gran avancé que da solides a este sistema operativo para su adopción en las grandes y
medianas empresas.
3.- Describir los sistemas de procesamiento en línea y por lotes
Un sistema de procesamiento por lotes (batch) ejecuta trabajos (jobs)
En un sistema de procesamiento por lotes, organizar la memoria en particiones fijas es
simple y efectivo: cada trabajo se carga en la memoria cuando le toque su turno, y se queda
en memoria hasta que termine. Si hay suficientes particiones para mantener a la CPU
siempre ocupada, no habría razones para usar nada diferente.
Procesamiento en linea: A diferencia del procesamiento por lotes o batch, el procesamiento
en línea implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de
inmediato en los archivos de la computadora. A este tipo de procesamiento se le conoce
también como tiempo real.
Las aplicaciones de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los datos
contenidos en los archivos se modifican varias veces en el transcurso de un día y se
consultan en forma casi inmediata con las modificaciones que se efectuaron. Un ejemplo de
lo anterior es un sistema de reservaciones en alguna línea aérea.
4.- Explicar los lenguajes de 3era y 4ª generación
Los lenguajes de tercera generación (3GL; third-generation languages) son los lenguajes
propiamente como los conocemos (poseen instrucciones, funciones, sintaxis, semántica); ya
trascienden el uso de los términos nemotécnicos. Una instrucción puede indicar 1 o más
tareas para el computador. Pueden dividirse como sigue:
Orientados a problemas
A procedimientos
A objetos
4GL (Generadores de aplicaciones que no dependen de una metodología).
 Son de alto nivel y amigables; los programadores profesionales que utilizan 4GL
sostienen que experimentan incrementos en la productividad de 200 a 1,000% en
comparación con los lenguajes orientados al procedimiento de la tercera generación
(COBOL, FORTRAN, BASIC y demás ). Hay dos tipos de 4GL:

Orientados a la produccion
Al usuario
5.- Ejemplificar las aplicaciones de los 3GL y los 4GL
 Lenguajes orientados al procedimiento.- Los lenguajes orientados al procedimiento
requieren que los programadores resuelvan problemas de programación utilizando la
lógica de programación tradicional; esto es, los programadores codifican o escriben las
instrucciones en la secuencia en que deben ejecutar para solucionar el problema. Se
dividen en:

o Lenguajes empresariales. Los 3GL orientados a las empresas se diseñan
para ser instrumentos efectivos para desarrollar sistemas de información
empresarial. La fuerza de la 3GL empresariales consiste en su capacidad de
almacenar, recuperar y manejar datos alfanuméricos.
o
 COBOL, el primer lenguaje de programación empresarial, se
introdujo en 1959. Este lenguaje sigue siendo el mas popular. La intención
original del os 0creadores del COBOL (Common Bussines Oriented Language;
lenguajes común orientado a la empresa) era hacer que sus instrucciones se
aproximan al inglés.
o Lenguaje científicos. Estos lenguajes del tipo de una formula algebraica
están diseñado en particular para satisfacer las necesidades de procedimientos
repetitivo, la expresión y la solución de ecuaciones matemáticas y demás operaciones
pertinentes.
o
 FORTRAN. (Formula Translator), el primer lenguaje orientado a
procedimientos, se desarrollo en 1955. Fue y sigue siendo el lenguaje científico
más popula.
 APL. (A Programming Language un lenguaje de programación),
introducido en 1968, es un lenguaje de programación interactivo que es común
entre los ingenieros, matemáticos y científicos. Un tablero especial con símbolos
"taquigráficos" ayuda a la rapidez del proceso de cifrado.
o Lenguajes de la cuarta generación orientados a la producción. Los lenguajes
de la cuarta generación orientados a la producción están diseñados sobre todo para
profesionales en la computación, quienes usan 4GL como el Ideal de ADR, el Natural
2 de Software AG y el Mantis de Cincom.
 Otros lenguajes orientados al procedimiento. El análisis anterior de los lenguajes al
procedimiento no pretende ser exhaustivo. Entre estos se incluyen los siguientes:

o LISP ( List Processing [procesamiento de listas], 1959). Un lenguaje de
procesamiento de listas eficiente para el manejo de datos no numéricos, tales como
 símbolos y texto (se utiliza en el desarrollo de la inteligencia artificial y los
compiladores).
o LOGO (1967). Hace uso de una "tortuga" para enseñar a los niños
geometría, matemáticas y programación.
o FORTH (1971). Se utiliza para aplicaciones de control de dispositivos, juegos
de video y robótica.
o Prolog (Programming in Logic [programación en lógica], 1972. Es capaz de
manejar relaciones entre hechos ( se utiliza en el desarrollo de sistemas expertos).
o Modula-2 (1981). Permite combinar módulos independientes en un
programa.

Lenguajes de la cuarta generación orientados al usuario. Los usuarios escriben programas

para consultar (extraer información ) de una base de datos y para crear sistemas de
información personales o departamentales. Los lenguajes de la cuarta generación
orientados al usuario incluyen el RAMIS II de Mathematica Products Group y el FOCUS de
Information Builders.
6.- Explicar la diferencia entre procesamiento de archivos y procesamiento de Base de
Datos
La diferencia principal entre un sistemas de procesamiento de archivos y un DBMS radica
en la manera de almacenar, recuperar y actualizar los datos; lo anterior se debe a que con
los sistemas de procesamiento de archivos, como su nombre lo indica, los datos se guardan
en diversos archivos y muchas veces dichos archivos son de diferente formato, ocasionando
problemas como la redundancia que trae consigo almacenamiento y dificulta el acceso a los
datos. Dicha redundancia también implica inconsistencias en lo que se tiene almacenado .
7.- Describir las ventajas de procesamiento de base de datos
1.- Independencia de datos y tratamiento.
Cambio en datos no implica cambio en programas y viceversa (Menor coste de
mantenimiento).
2.- Coherencia de resultados.
Reduce redundancia :
Acciones logicamente unicas.
Se evita inconsistencia.
3.- Mejora en la disponibilidad de datos
No hay dueño de datos (No igual a ser publicos).
Ni aplicaciones ni usuarios.
Guardamos descripción (Idea de catalogos).
4.- Cumplimiento de ciertas normas.
Restricciones de seguridad.
Accesos (Usuarios a datos).
Operaciones (Operaciones sobre datos).
5.- Otras ventajas :
Más efiente gestión de almacenamiento.
Efecto sinergico
8.- Describir los 4GL’s para manejo de base de datos
 Debe tener integrado un manejador de base de datos
 Debe contar con un reporteador basado en objetos
 Debe haber independencia total entre los datos y las aplicaciones
 Debe contar con un diccionario o repositorio de datos
 Debe proporcionar apoyo para un esquema de seguridad por usuarios
 Debe contar con un lenguaje de rastreo basado en ejemplos (Query By Example)
 Debe hacer hincapié en el modelo de datos y no en la programación del código
 Debe poseer herramientas para la fácil documentación de análisis, diseño, y modelo
de datos.

Ejemplos:
Informix, Progress, Sisinf.
Desventajas:
Requieren conocimientos especializados y su operación requiere personal calificado (lo cual
es caro). Su precio como producto también es caro.
9.- Citar las diferentes estructuras de base de datos
Objeto binario grande
Estructuras de base de datos en las que estan almacenados los documentos reales, como un
disco duro de gran capacidad al que puede tener acceso el Agente de oficina postal (POA).
En un mismo objeto binario grande se almacenan el documento, sus versiones y los objetos
relacionados. Los objetos binarios grandes estan comprimidos y encriptados.
Las Base de Datos son clasificadas como sigue:
1. PLEX STRUCTURE: La base de datos tiene al menos un encadenamiento muchos a
muchos ("MANY-TO-MANY link").
2. TREE OR NETWORK: La base de datos no tiene ningún encadenamiento muchos a
muchos ("ONE-TO-MANY link").
En este caso, los encadenamientos de uno a muchos ("ONE-TO-MANY links") están
dirigidos para que las flechas sencillas apunten hacia arriba y las dobles hacia abajo.
Como resultado de esto, el diagrama esta orientado y se pueden definir varios niveles.
Cada encadenamiento ("link") se une del nivel superior ("the parent") al sub nivel ("the
child").
2.1 TREE STRUCTURE: Por definición, en la estructura de árbol ("tree structure"), cada
hijo ("child") tiene un solo padre ("parent").
2.2 NETWORK STRUCTURE: Por definición, en la estructura de red ("network structure"),
cada hijo ("child") puede tener varios padres ("parents").
10.- Clasificar a las base de datos por su uso y aplicación
1. Bases de datos referenciales: son aquellas que ofrecen registros que su vez son
representaciones de documentos primarios. Dentro de éstas distinguen, as su vez, entre:
1.1. bibliográficas: aquellas cuyo contenido son registros de tipo bibliográfico.
1.2. directorios: aquellas cuyo contenido está referido a la descripción de otros recursos de
información, como por ejemplo un directorio de bases de datos.
2. Bases de datos fuente: serían aquellas bases de datos que ofrecen el documento
completo, no una representación del mismo. También distinguen entre:
2.1. numéricas: contienen información de tipo numérico, como un censo o indicadores
cuantitativos.
2.2. textuales: ofrecen el texto completo de un documento.
2.3. mixtas: combinan ambos tipos de información, como por ejemplo informes económicos
de empresas, datos geoeconómicos, etc.
11.- Describir las base de datos orientadas a objetos
 La Orientación a Objetos puede describirse como el conjunto de disciplinas
(ingeniería) que desarrollan y modelizan software que facilita la construcción de
sistemas complejos a partir de componentes, llamados objetos.
 En la programación orientada a objetos todo se organiza en torno a los objetos.
 Un objeto tiene un nombre y posee datos y procedimientos. En cierto sentido, un
objeto es un programa virtual.
Dado ciertos datos de entrada, el objeto aplica los procedimientos sobre dichos datos y
genera una salida.
12.- Identificar cual sería el futuro de las base de datos
Dentro del panorama futuro de las bases de datos múltiples hay un aspecto importante que
considerar, el inusitado éxito del World Wide Web (WWW o, de forma abreviada, "el web")
como medio de publicación de documentos y como medio de intercambio de información.
El WWW proporciona uno de los medios más heterogéneos y retadores en el campo de la
interoperabilidad. Recientemente han surgido tecnologías y estándares enfocados a hacer
del web una infraestructura escalable y manejable. Una de dichas tecnologías es XML [4]
(eXtensible Markup Language), sobre la cual la comunidad científica tiene muchas
expectativas. Una de ellas es que XML convierta a Internet en un sistema de bases de datos,
haciendo posible especificar consultas en el estilo de los manejadores de bases de datos
tradicionales lo cual da muchos mejores resultados que las actuales máquinas de búsqueda.
Sin embargo, XML en sí no posee mucha de la funcionalidad de sistemas de bases de datos
múltiples como las indicadas en Donají. El reto es integrar esa funcionalidad en XML y
aprovechar al máximo la información estratégica que podamos encontrar en el web.
3. Multitarea
La ejecución de más de un programa a la vez en una computadora. Los sistemas operativos
multitarea (Windows, OS/2, Unix y otros) permiten que múltiples operaciones se ejecuten
simultáneamente. Sus mayores beneficios se obtienen cuando se realizan tareas largas y
complejas (como consultar una base de datos). La cantidad de programas que pueden
ejecutarse depende de la memoria disponible, de la velocidad de la CPU y de la eficiencia
del sistema operativo.
4. Multiusuario
Un SO multiusuario permite a mas de un solo usuario accesar una computadora. Claro que,
para llevarse esto a cabo, el SO también debe ser capaz de efectuar multitareas. Unix es el
Sistema Operativo Multiusuario más utilizado. Debido a que Unix fue originalmente
diseñado para correr en una minicomputadora, era multiusuario y multitarea desde su
concepción. Actualmente se producen versiones de Unix para PC tales como The Santa Cruz
Corporation Microport, Esix, IBM,y Sunsoft. Apple también produce una versión de Unix
para la Machintosh llamada: A/UX.Unix , Unix proporciona tres maneras de permitir a
múltiples personas utilizar la misma PC al mismo tiempo.
1.Mediante Módems
2.Mediante conexión de terminales a través de puertos seriales
3.Mediante Redes
5. Multiproceso
Las computadoras que tienen mas de un CPU son llamadas multiproceso. Un sistema
operativo multiproceso coordina las operaciones de la computadoras multiprocesadoras. Ya
que cada CPU en una computadora de multiproceso puede estar ejecutando una
instrucción, el otro procesador queda liberado para procesar otras instrucciones
simultáneamente. Al usar una computadora con capacidades de multiproceso
incrementamos su velocidad de respuesta y procesos. Casi todas las computadoras que
tienen capacidad de multiproceso ofrecen una gran ventaja. Los primeros Sistemas
Operativos Multiproceso realizaban lo que se conoce como: Multiproceso asimétrico: Una
CPU principal retiene el control global de la computadora, así como el de los otros
procesadores. Esto fue un primer paso hacia el multiproceso pero no fue la dirección ideal a
seguir ya que la CPU principal podía convertirse en un cuello de botella. Multiproceso
simétrico: En un sistema multiproceso simétrico, no existe una CPU controladora única. La
barrera a vencer al implementar el multiproceso simétrico es que los SO tienen que ser
rediseñados o diseñados desde el principio para trabajar en u n ambiente multiproceso. Las
extensiones de Unix, que soportan multiproceso asimétrico ya están disponibles y las
extensiones simétricas se están haciendo disponibles. Windows NT de Microsoft soporta
multiproceso simétrico.
Lenguajes que tienen estas características
C, SQL, El UNIX y sus clones permiten múltiples tareas y múltiples usuarios. Su sistema de
archivos proporciona un método sencillo de organizar archivos y permite la protección de
archivos. Sin embargo, las instrucciones del UNIX no son intuitivas.
Otros sistemas operativos multiusuario y multitarea son OS/2, desarrollado inicialmente
por Microsoft Corporation e International Business Machines (IBM) y Windows,
desarrollado por Microsoft.
El sistema operativo multitarea de las computadoras Apple se denomina Macintosh OS.
6. Bibliografía
http://www.ur.mx/ur/faciya/carreras/cursos/sis/mod-dat1/graph.HTM
www.yudy.8m.com/Sistemasmanejador.htm
berzal.freeservers.com/freeware/dbms/spanish.html
http://www.lafacu.com/apuntes/informatica/base_datos/default.htm#Introducción
http://www.dbinternet.com.ar/metodo.htm
http://www.uas.mx/cursoswebct/Progsist/material.htm
http://www.programacionfacil.com/basic/cuatro4.htm
http://www.yudy.8m.com/Sistemasmanejador.htm
http://elizabethpeguero.8m.com/Eliza.htm
http://arraquis.dif.um.es/~rafa/bd1.htm
Stallings,William SISTEMAS OPERATIVOS. Prentice Hall, 2da edición
Piattini Mario, Adoración de Miguel, Marcos Esperanza. DISEÑO DE BASES DE DATOS
RELACIONALES. Ed. Alfaomega

Introducción
Un sistema de bases de datos es básicamente un sistema computarizado para llevar
registros, es un depósito o contenedor de una colección de archivos de datos
computarizados. Los usuarios del sistema pueden agregar nuevos archivos, insertar,
recuperar, modificar, eliminar datos dentro de estos archivos y eliminar los archivos
existentes dentro de la base de datos.

¿Qué es un Sistema de Base de Datos?

Es un sistema computarizado cuya finalidad general es almacenar información y permitir a
los usuarios recuperar y actualizar esa información con base en peticiones. Esta
información puede ser cualquier cosa que sea de importancia para el individuo o la
organización; es decir, todo lo que sea necesario para auxiliarle en el proceso general de su
administración.
Un sistema de bases de datos comprende cuatro componentes principales: datos, hardware,
software y usuarios.

Datos
Los sistemas de bases de datos están disponibles en máquinas que van desde las
computadoras personales más pequeñas hasta las mainframes más grandes. En particular,
los sistemas que se encuentran en máquinas grandes (sistemas grandes) tienden a ser
multiusuario, mientras que los que se ejecutan en máquinas pequeñas (sistemas pequeños)
tienden a ser de un solo usuario. Un sistema de un solo usuario es aquel en el que sólo un
usuario puede tener acceso a la base de datos en un momento dado; un sistema
multiusuario es aquel en el cual múltiples usuarios pueden tener acceso simultáneo a la
base de datos.
En general, los datos de la base de datos, al menos en los sistemas grandes, serán tanto
integrados como compartidos. Integrado se refiere a una unificación de varios archivos que
de otro modo serían distintos, con una redundancia entre ellos eliminada al menos
parcialmente. Compartido por que las piezas individuales de datos en la base pueden ser
compartidas entre diferentes usuarios y que cada uno de ellos puede tener acceso a la
misma pieza de datos, probablemente con fines diferentes. Distintos usuarios pueden en
efecto acceder a la misma pieza de datos al mismo tiempo, lo que se conoce como acceso
concurrente. Este comportamiento, concurrente o no, es en parte consecuencia del hecho
de que la base de datos está integrada. Si la base de datos no es compartida, se le conoce
como personal o como específica de la aplicación.
Que la base de datos sea integrada y compartida significa que cualquier usuario ocupará
normalmente sólo una pequeña parte de la base de datos total; lo que es más, las partes de
los distintos usuarios se traslaparán de diversas formas. En otras palabras, una
determinada base de datos será percibida de muchas formas diferentes por los distintos
usuarios. De hecho, aun cuando dos usuarios tengan la misma porción de la base de datos,
su visión de dicha parte podría diferir considerablemente a un nivel detallado.

Hardware
Los componentes de hardware del sistema constan de:
 Los volúmenes de almacenamiento secundario, como discos magnéticos, que se
emplean para contener los datos almacenados, junto con dispositivos asociados de E/S,
los controladores de dispositivos, los canales de E/S, entre otros.
 Los procesadores de hardware y la memoria principal asociada usados para
apoyarla ejecución del software del sistema de base de datos.

Software
El administrador de base de datos o servidor de base de datos conocido como sistema de
administración de base de datos (DBMS) maneja todas las solicitudes de acceso a la base de
datos ya sea para agregar y eliminar archivos, recuperar y almacenar datos desde y en
dichos archivos. Por lo tanto, una función general que ofrece el DBMS consiste en ocultar a
los usuarios de la base de datos los detalles al nivel de hardware. Es decir, que el DBMS
ofrece a los usuarios una percepción de la base de datos que está en cierto modo, por
encima del nivel del hardware y que maneja las operaciones del usuario expresadas en
términos de ese nivel más alto de percepción.
El DBMS es el componente de software más importante del sistema en general, aunque no
es el único.

Usuarios
Existen tres grandes clases de usuarios:
 Programadores de aplicaciones, que son los responsables de escribir los programas
de aplicación de base de datos en algún lenguaje de programación. Estos programas
 acceden a la base de datos emitiendo la solicitud apropiada al DBMS. Los programas en
sí pueden ser aplicaciones convencionales por lotes o pueden ser aplicaciones en línea,
cuyo propósito es permitir al usuario final el acceso a la base de datos desde una
estación de trabajo o terminal en línea.
 Los usuarios finales, quienes interactúan con el sistema desde estaciones de trabajo
o terminales en línea. Un usuario final puede acceder a la base de datos a través de las
aplicaciones en línea, o bien puede usar una interfaz proporcionada como parte integral
del software del sistema de base de datos. Las interfaces proporcionadas por el
fabricante están apoyadas también por aplicaciones en línea, aunque esas aplicaciones
están integradas, es decir, no son escritas por el usuario. La mayoría de los sistemas de
base de datos incluyen por lo menos una de estas aplicaciones integradas.
 La mayoría de los sistemas proporcionan además interfaces integradas adicionales
en las que los usuarios no emiten en absoluto solicitudes explícitas a la base de datos,
sino que en vez de ello operan mediante la selección de elementos en un menú o
llenando casillas de un formulario. Estas interfaces controladas por menús o por
formularios tienden a facilitar el uso a personas que no cuentan con una capacitación
formal en tecnología de la información (IT). En contraste, las interfaces controladas por
comandos tienden a requerir cierta experiencia profesional en IT, aunque tal vez no
demasiada. Por otra parte, es probable que una interfaz controlada por comandos sea
más flexible que una controlada por menús o por formularios, dado que los lenguajes de
consulta por lo regular incluyen ciertas características que no manejan esas otras
interfaces.
 El administrador de base de datos o DBA.

¿Qué es una Base de Datos?

Datos Persistentes
Es una costumbre referirse a los datos de la base de datos como persistentes, esto se refiere
de manera intuitiva, que el tipo de datos de la base de datos difiere de otros datos más
efímeros. En forma más precisa, se dice que los datos de la base de datos persisten debido a
que una vez aceptados por el DBMS para entrar en la base de datos, en lo sucesivo sólo
pueden ser removidos de la base de datos por alguna solicitud explícita al DBMS, no como
un mero efecto lateral de algún programa que termina su ejecución. Por lo tanto, esta
noción de persistencia permite dar una definición más precisa del término base de datos:
Una base de datos es un conjunto de datos persistentes que es utilizado por los sistemas de
aplicación de alguna empresa dada.
Hoy en día las bases de datos se utilizan cada vez más también para otro tipo de
aplicaciones. De hecho, las empresas mantienen generalmente dos bases de datos
independientes; una que contiene los datos operacionales y otra, a la que con frecuencia se
le llama almacén de datos, que contiene datos de apoyo para la toma de decisiones. A
menudo el almacén de datos incluye información de resumen, la que a su vez se extrae
periódicamente de la base de datos operacional.
Entidades y Vínculos
El término entidad es empleado comúnmente en los círculos de bases de datos para
referirse a cualquier objeto distinguible que va a ser representado en la base de datos.
Además de las propias entidades básicas habrá también vínculos que asocian dichas
entidades básicas. El punto importante con respecto a los vínculos es que son parte de los
datos tanto como lo son las entidades básicas. Por lo tanto, deben estar representados en la
base de datos al igual que las entidades básicas.
Ambos son utilizados en la elaboración de los diagramas entidad/vínculo o
entidad/relación (E/R), que son usados frecuentemente por los diseñadores para ayudar a
modelar la base de datos.
Dentro de un diagrama E/R cada vínculo puede relacionarse con una o más de una entidad.
Los vínculos que comprenden dos tipos de entidad son vínculos binarios, mientras los que
se involucran con tres tipos de entidad se conocen como vínculos ternarios. Los vínculos
que se relacionan con una sola entidad siguen siendo binarios, solo que los dos tipos de
entidad que están vinculados vienen a ser la misma entidad.
En ocasiones surgen falsas inferencias que pueden causar mal interpretación y vínculos
incorrectos entre las entidades, a lo que se le denomina trampa de conexión.
En general, un conjunto determinado de tipos de entidad podría vincularse entre sí en
cualquier cantidad de vínculos distintos.
Si una entidad es cualquier objeto acerca del cual se quiere registrar información, entonces
un vínculo se ajusta perfectamente a la definición. Por lo que un vínculo puede considerarse
como una entidad por derecho propio.
Propiedades
Las entidades, incluyendo los vínculos, poseen propiedades que corresponden a la
información que se desea registrar sobre ellas. Por lo tanto dichas propiedades deben estar
representadas en la base de datos.
En general, las propiedades pueden ser tan simples o complejas como sea necesario.
Cuando las propiedades son simples, se pueden ser representadas mediante tipos de datos
simples, incluyendo números, cadenas de caracteres, fechas, horas, etcétera. En contraste,
existen propiedades complejas como el dibujo arquitectónico y el texto descriptivo
asociado.

Datos y Modelos de Datos

Los datos en realidad son hechos dados, a partir de los cuales es posible inferir hechos
adicionales. Esto es exactamente lo que hace el DBMS cuando responde a una consulta de
un usuario. Un hecho dado corresponde a su vez a lo que en lógica se denomina proposición
verdadera. En base a esto, una base de datos es en realidad una colección de tales
proposiciones verdaderas.
Una razón por la que los sistemas de bases de datos relacionales se han vuelto tan
dominantes, es que manejan en forma muy directa la interpretación precedente de los
datos. Los sistemas relacionales están basados en una teoría formal denominada el modelo
de datos relacional, de acuerdo con el cual:
 En tablas, los datos son representados por medio de filas, las que pueden
interpretarse directamente como proposiciones verdaderas.
 Se proporcionan operadores para operar sobre las columnas de las tablas, y estos
operadores soportan directamente el proceso de inferir proposiciones verdaderas
adicionales a partir de las ya dadas.

Sin embargo, el modelo relacional no es el único modelo de datos. Existen otros aunque la
mayoría de ellos difieren del modelo relacional en que son hasta cierto grado específicos, en
vez de estar basados firmemente en la lógica formal.
Un modelo de datos es una definición lógica, independiente y abstracta de los objetos,
operadores y demás que en conjunto constituyen la máquina abstracta con la que
interactúan los usuarios. Los objetos permiten modelar la estructura de los datos. Los
operadores permiten modelar su comportamiento.
La implementación de determinado modelo de datos es una realización física, en una
máquina real, de los componentes de la máquina abstracta que en conjunto constituyen ese
modelo.
Entonces, se puede decir que el modelo es aquello que los usuarios tienen que conocer, y la
implementación es lo que los usuarios no tienen que conocer. La distinción entre ambos es
en realidad sólo un caso de la conocida distinción entre lógico y físico.
Aunque el término modelo de datos es utilizado con dos significados muy distintos, la
diferencia entre ambos puede ser caracterizada de esta manera:
 En el primer sentido, un modelo de datos es como un lenguaje de programación
cuyos elementos pueden ser usados para resolver una amplia variedad de problemas
específicos, pero que en sí y por sí mismos no tienen una conexión directa con ninguno
de estos problemas específicos.
 En el segundo sentido, un modelo de datos es como un programa específico escrito
en ese lenguaje. En decir, un modelo de datos que toma las características que ofrece
algún modelo como el primero y las aplica a cierto problema específico. Puede ser visto
como una aplicación específica de algún modelo con el primer significado.

¿Por qué una Base de Datos?

Algunas ventajas que proporciona el uso de un sistema de base de datos sobre los métodos
tradicionales son:
 Compactación: Reduce la necesidad de archivos voluminosos en papel.
 Velocidad: La máquina puede recuperar y actualizar datos más rápidamente que un
humano. En particular, las consultas específicas sin mucha elaboración pueden ser
respondidas con rapidez, sin necesidad de búsquedas manuales o visuales que llevan
tiempo.
 Menos trabajo laborioso: Se puede eliminar gran parte del trabajo de llevar a los
archivos a mano.
 Actualidad: En el momento que se necesite, se tiene a disposición información
precisa y actualizada.

Desde luego, estos beneficios se aplican aún con más fuerza en un entorno multiusuario,
donde es probable que la base de datos sea mucho más grande y compleja que en el caso de
un solo usuario. No obstante, en el entorno multiusuario hay una ventaja adicional: El
sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de sus datos.

Administración de datos y administración de bases de datos

El administrador de datos (DA) es la persona identificable que tendrá la responsabilidad
central sobre los datos dentro de la empresa. Ya que los datos son uno de los activos más
valiosos de la empresa, es imperativo que exista una persona que los entienda junto con las
necesidades de la empresa con respecto a esos datos, a un nivel de administración superior.
Por lo tanto, es labor del administrador decidir en primer lugar qué datos deben ser
almacenados en la base de datos y establecer políticas para mantener y manejar esos datos
una vez almacenados.
El administrador de base de datos (DBA) es el técnico responsable de implementar las
decisiones del administrador de datos. Por lo tanto, debe ser un profesional en IT. El
trabajo del DBA consiste en crear la base de datos real e implementar los controles técnicos
necesarios para hacer cumplir las diversas decisiones de las políticas hechas por el DA. El
DBA también es responsable de asegurar que el sistema opere con el rendimiento adecuado
y de proporcionar una variedad de otros servicios técnicos.

Beneficios del enfoque de base de datos

 Los datos pueden compartirse

Compartir no solo significa que las aplicaciones existentes puedan compartir la información
de la base de datos, sino también que sea posible desarrollar nuevas aplicaciones para
operar sobre los mismos datos. Es decir, que sea posible satisfacer los requerimientos de
datos de aplicaciones nuevas sin tener que agregar información a la base de datos.
 Es posible reducir la redundancia

En sistemas que no son de bases de datos, cada aplicación tiene sus propios archivos
exclusivos. A menudo este hecho puede conducir a una redundancia considerable de los
datos almacenados, con el consecuente desperdicio de espacio de almacenamiento. Esto no
significa que toda la redundancia puede o debe necesariamente ser eliminada. Sin embargo,
sí debe ser controlada cuidadosamente.
 Es posible evitar la inconsistencia

En ocasiones en las que las entidades no coincidan; cuando unas de ellas han sido
actualizadas y otras no se dice que la base de datos es inconsistente. Si se elimina la
redundancia, entonces no puede ocurrir tal inconsistencia. Como alternativa, si no se
elimina la redundancia pero se controla entonces se puede garantizar que la base de datos
nunca será inconsistente, asegurando que todo cambio realizado a cualquiera de las
entidades será aplicado también a las otras en forma automática. A este proceso se le
conoce como propagación de actualizaciones.
 Es posible brindar un manejo de transacciones

Una transacción es una unidad de trabajo lógica, que por lo regular comprende varias
operaciones de la base de datos, en particular varias operaciones de actualización. Si se
necesitan dos actualizaciones y se declara que ambas son parte de la misma transacción,
entonces el sistema puede en efecto garantizar que se hagan ya sea ambas o ninguna de
ellas, aun cuando el sistema fallará a la mitad del proceso.
 Es posible mantener la integridad

La integridad se refiere a asegurar que los datos de la base de datos estén correctos. La
inconsistencia entre dos entradas que pretenden representar el mismo hecho es un ejemplo
de la falta de integridad. Desde luego, este problema en particular puede surgir sólo si
existe redundancia en los datos almacenados. No obstante, aun cuando no exista
redundancia, la base de datos podría seguir conteniendo información incorrecta. El control
centralizado de la base de datos puede ayudar a evitar estos problemas permitiendo que el
administrador de datos defina y el DBA implemente las restricciones de seguridad que
serán verificadas siempre que se realice una operación de actualización.
 Es posible hacer cumplir la seguridad

Al tener la completa jurisdicción sobre la base de datos, el DBA puede, bajo la dirección
apropiada del DBA, asegurar que el único medio de acceso a la base de datos sea a través de
los canales adecuados y por lo tanto puede definir las reglas o restricciones de seguridad
que serán verificadas siempre que se intente acceder a los datos sensibles. Es posible
establecer diferentes restricciones para cada tipo de acceso para cada parte de la
información de la base de datos. Sin dichas restricciones la seguridad de los datos podría de
hecho estar en mayor riesgo que en un sistema de archivos tradicionales. La naturaleza
centralizada de un sistema de base de datos requiere, en cierto sentido, que también sea
establecido un buen sistema de seguridad.
 Es posible equilibrar los requerimientos en conflicto

Al conocer los requerimientos generales de la empresa, el DBA puede estructurar los

sistemas de manera que ofrezcan un servicio general que sea el mejor para la empresa.
 Es posible hacer cumplir los estándares

Con el control central de la base de datos, el DBA puede asegurar que todos los estándares
aplicables en la representación de datos sean observados. Es conveniente estandarizar la
representación de datos, en particular como un auxiliar para el intercambio de datos o para
el movimiento de datos entre sistemas. En forma similar, los estándares en la asignación de
nombres y en la documentación de los datos también son muy convenientes como una
ayuda para compartir y entender los datos.

La Independencia de los Datos

Existen dos clases de independencia de los datos, física y lógica.
Los sistemas anteriores a los de base de datos tienden a ser dependientes de los datos. Es
decir, la forma en que físicamente son representados los datos en el almacenamiento
secundario y la técnica empleada para su acceso, son dictadas por los requerimientos de la
aplicación en consideración, significa que el conocimiento de esa representación física y esa
técnica empleada para su acceso están integrados dentro del código de la aplicación.
En un sistema de base de datos sería inconveniente permitir que las aplicaciones fuesen
dependientes de los datos por las razones siguientes:
 Las distintas aplicaciones requerirán visiones diferentes de los mismos datos.
 El DBA debe tener la libertad de cambiar las representaciones físicas o la técnica de
acceso en respuesta a los requerimientos cambiantes, sin tener que modificar las
aplicaciones existentes.

La independencia de los datos se puede definir como la inmunidad de las aplicaciones a

cambios en la representación física y en la técnica de acceso, lo que implica desde luego que
las aplicaciones involucradas no dependen de ninguna representación física o técnica de
acceso en particular.
Un campo general es la unidad más pequeña de datos almacenados. La base de datos
contendrá muchas ocurrencias o ejemplares de los diversos tipos de campos almacenados.
Un registro almacenado es un conjunto de campos almacenados relacionados. Una
ocurrencia de registro almacenado consta de un grupo de ocurrencias de campos
almacenados relacionados.
Un archivo almacenado es la colección de todas las ocurrencias existentes actualmente para
un tipo de registro almacenado.
En los sistemas que no son de bases de datos, el caso normal es que cualquier registro
lógico dado es idéntico a un registro almacenado correspondiente. Sin embargo, éste no es
necesariamente el caso en un sistema de base de datos, ya que tal vez el DBA necesita hacer
cambios a la representación almacenada de datos aunque los datos, tal y como las
aplicaciones los ven, no cambien.
Entre algunos de los aspectos de la representación almacenada que podrían estar sujetos a
cambio se encuentran:
 Representación de datos numéricos

Un campo numérico podría estar almacenado en la forma aritmética interna o como una
cadena de caracteres. En ambas formas, el DBA debe elegir una base apropiada (binaria o
decimal), una escala (flotante o de punto fijo), un modo (real o complejo) y una precisión
(el número de dígitos). Podría ser necesario modificar cualquiera de estos aspectos para
mejorar el rendimiento, para apegarse a un nuevo estándar o por muchas otras razones.
 Representación de datos de caracteres

Un campo de cadena de caracteres podría ser almacenado mediante cualquiera de los

distintos conjuntos de caracteres codificados (ASCII, Unicode).
 Unidades para datos numéricos

Las unidades en un campo numérico podrían cambiar (pulgadas a centímetros).

 Codificación de los datos

En ciertas situaciones podría ser conveniente representar los datos almacenados por medio
de valores codificados. Por ejemplo, los colores podrían ser almacenados como un solo
digito decimal de acuerdo a un esquema de codificación; 1 = azul, 2 = verde, etc…
 Materialización de los datos

El campo lógico corresponde por lo regular a cierto campo almacenado específico; aunque
podría haber diferencias en el tipo de datos, la codificación, etc. En tal caso el proceso de
materialización, es decir, la construcción de una ocurrencia del campo lógico a partir de la
ocurrencia correspondiente del campo almacenado y presentarla a la aplicación, podría ser
considerado como directo. Sin embargo en ocasiones un campo lógico no tendrá una sola
contraparte almacenada; en su lugar, sus valores se materializarán por medio de algún
cálculo, tal vez sobre varias ocurrencias almacenadas, en este caso el campo sería un campo
virtual. Para estos campos el proceso de materialización es indirecto. Sin embargo el
usuario podría ver una diferencia entre los campos real y virtual, en tanto que podría no ser
posible actualizar una ocurrencia de un campo virtual, al menos no directamente.
 Estructura de los registros almacenados

Dos registros almacenados existentes podrían combinarse en uno. Un cambio así podría
ocurrir cuando las aplicaciones existentes están integradas dentro del sistema de base de
datos. Lo que implica que el registro lógico de una aplicación podría consistir en un
subconjunto propio del registro almacenado correspondiente, es decir, ciertos campos de
ese registro almacenado serían invisibles para la aplicación en cuestión.
Como alternativa, un solo tipo de registro almacenado podría ser dividido en dos. Esta
separación permitiría que las porciones del registro original utilizadas con menos
frecuencia sean almacenadas en un dispositivo más lento. Esto implica que un registro
lógico de una aplicación podría contener campos de varios registros almacenados distintos;
es decir, podría ser un súper conjunto propio de cualquiera de esos registros almacenados.
 Estructura de los archivos almacenados

Un determinado archivo puede ser implementado físicamente en el almacenamiento en una

amplia variedad de formas. Pero ninguna de estas consideraciones deberá afectar de alguna
manera a las aplicaciones salvo el rendimiento. Permitir que la base de datos crezca sin
dañar de manera lógica las aplicaciones existentes es una de las razones más importantes
para requerir, en primer lugar, la independencia de los datos.

Los Sistemas Relacionales y Otros Sistemas

Un sistema relacional es aquel en el que:
 Los datos son percibidos por el usuario como tablas.
 Los operadores disponibles para el usuario son operadores que generan nuevas
tablas a partir de las anteriores.

El usuario de un sistema relacional ve tablas y nada más que tablas. En contraste el usuario
de un sistema no relacional ve otras estructuras de datos, ya sea en lugar de las tablas de un
sistema relacional o además de ellas. A su vez, esas otras estructuras requieren de otros
operadores para manipularlas. En un sistema jerárquico, los datos son representados ante
el usuario como un conjunto de estructuras de árbol y los operadores que se proporcionan
para manipular dichas estructuras incluyen operadores para apuntadores de recorrido; es
decir, los apuntadores que representan las rutas jerárquicas hacia arriba y hacia abajo en
los árboles.
Los sistemas de bases de datos pueden de hecho ser divididos convenientemente en
categorías de acuerdo con los operadores y estructuras de datos que presentan al usuario.
De acuerdo con este esquema, los sistemas más antiguos o prerrelacionales se ubican
dentro de tres categorías: los sistemas de listas invertidas, jerárquicos y de red.

Bibliografía
 Introducción a los Sistemas de Bases de Datos – C.J. Date. 7ma edición, Pearson
Educación(2001).
 Análisis y Diseño de Sistemas – Kendall & Kendall. 3ra edición, Pearson Educación.
 Ingeniería de Software – Ian Sommerville. 6ta edición, Addison Wesley.

Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos almacenados en listas o

bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres

argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos

de la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.

BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos

BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos

BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos

BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la base de datos que

coinciden con los criterios especificados

BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de entradas seleccionadas de

la base de datos

BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas

seleccionadas de una base de datos.

BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base de datos que

coincidan con los criterios especificados

BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas seleccionadas de una base de

datos

BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base

de datos

IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica

Microsoft Office Access 2003

Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Access 2002
Microsoft Excel 2002

Cuando se trata de utilizar Microsoft Excel o Microsoft Access no tengo favorito. Algunas veces el mejor

programa para administrar los datos es el que menos se espera.

Realizar la elección correcta es vital si desea obtener acceso a la información, así como actualizarla, con

el mayor rendimiento y precisión. En este artículo hablaremos sobre la elección del mejor programa para

sus datos.

Tanto Access como Excel permiten:

← Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.

← Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la información deseada.

← Usar vistas de tablas y gráficos dinámicos de Microsoft PivotTable® y Microsoft

PivotChart® para trabajar con los datos de forma interactiva.

← Crear informes sobre los datos y verlos en varios formatos.

← Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma

sencilla.

← Crear una combinación de correspondencia de Microsoft Word, por ejemplo, para producir

grandes cantidades de etiquetas de remite.

← Conectarse a datos externos y verlos, realizar consultas y modificarlos sin necesidad de

importar.

← Crear páginas Web para mostrar los datos como de sólo lectura o para obtener acceso a

ellos en un formato que se pueda actualizar.

← Importar datos de bases de datos externas (Access, Microsoft SQL Server™) y de otros

tipos de archivo (.txt o .htm).

Ambos programas organizan los datos en columnas, también denominadas campos, que almacenan un

tipo específico de información o tipo de datos. En la parte superior de cada columna, la primera celda se

utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina

fila, es un registro en Access.

Como ejemplo, podría crear una lista de personal. Dicha lista podría tener cinco columnas para organizar

los números de id., los nombres, los apellidos, los números de teléfono del trabajo y las fechas de

contratación de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna contendría

las etiquetas de texto que describirían los datos.

¿Por qué se realiza esta comparación?

Es una buena pregunta. Después de todo, Excel no es un sistema de administración de bases de datos.

Es un software de hoja de cálculo que almacena unidades de información en filas y columnas de celdas

denominadas hojas de cálculo. La tarea más común que se realiza en Excel es la administración de

listas como números de teléfono y datos de personal. Por el contrario, Access almacena los datos en

tablas que parecen hojas de cálculo pero que están diseñadas para realizar consultas complejas sobre

los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones, e incluso en campos de otras tablas.

Por esta razón, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada uno tiene ventajas

evidentes según el tipo de datos que se administren y la tarea que se desea realizar con ellos.
El factor clave para tomar una decisión es si se trata
de datos relacionales o no

Si puede almacenar los datos de forma lógica en una única tabla u hoja de cálculo, entonces hágalo. De

forma lógica significa que los datos de cada columna están directamente relacionados y sólo necesitan

ubicarse en una tabla simple de Access o Excel. Deberían ubicarse y actualizarse en la misma vista. Los

datos de este tipo, incluidos en una única página u hoja (no múltiple), se denominan simples o no

relacionales. El ejemplo de personal anterior es un caso de este tipo. No se debería almacenar un

apellido de empleado en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los empleados.

“"La tarea más común en
Excel es la
administración de listas.
Si puede almacenar los
datos de forma lógica en
una única hoja de
cálculo o tabla, entonces
hágalo."”

Sin embargo, si necesita almacenar los datos en más de una tabla, necesitará una base de datos

relacional. Cada tabla es básicamente una descripción de un tipo de datos (como pedidos de un cliente).

Si necesita una base de datos relacional, ha identificado una relación uno a varios en los datos. Por

ejemplo, si tiene una base de datos de pedidos de clientes, una tabla contendrá los nombres de los

clientes y otra los pedidos. Un único cliente puede tener varios pedidos. De forma adicional, quizás desee

disponer de otra tabla para los detalles de los pedidos, puesto que cada pedido puede tener varios

elementos. Los datos relacionales se almacenan mejor en Access.

¿Es consciente de esta correlación directa entre el tamaño de los datos y el reto de organizarlos de una

forma eficaz? Cuantos más datos tenga, es más probable que los almacene en varias tablas de Access.

Para ayudar a administrar los datos y a mantener su precisión, Access y Excel proporcionan

identificadores únicos. En Access, una clave principal (un icono con forma de llave que se puede ver

en la vista Diseño de la tabla) identifica de forma única a cada registro. En Excel, las filas están

numeradas y cada columna tiene una letra, así que cada celda o intervalo de celdas tiene una referencia,
como B5. En su vida, tiene un número de la seguridad social. Es el mejor identificador único del que

puede disponer.

“"En Access, dispone de
una clave principal. En
Excel, tiene una
referencia de celda. En
su vida, tiene un número
de la seguridad social.
Es el mejor identificador
único del que puede
disponer."”

¿Alguna vez se ha fijado en que cuando va al médico o llama a la compañía de seguros le piden el

número de la seguridad social además del nombre? El apellido, o incluso el nombre completo, a veces no

son únicos. Los identificadores únicos casi siempre son numéricos. Garantizan la integridad de los datos y

no permiten que haya registros duplicados ni datos en celdas que no reconozca (denominados valores

Nulos). Los identificadores numéricos también ofrecen el modo más rápido de recuperar los datos al

buscar u ordenar.

Cuándo se debería utilizar Access

Utilice Access cuando:

← Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos.

← Puede que en el futuro necesite agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional o

simple en su origen.

Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los clientes como los nombres o

apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para

incluir acciones de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de comenzar el proyecto

de datos en Access.
← Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas).

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar información de personal,

entonces utilice Access.

← La mayoría de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que no son números ni

estén definidos como números).

← Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos necesarios.

Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular,

quizás sea más lógico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad.

← Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamaño

como una creada con Microsoft SQL Server.

← Desee ejecutar consultas complejas.

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás deba mirar

los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota

de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL

Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando

en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos se están almacenando de forma local

en tablas de Access.

← Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee opciones de gran potencia

para exponer los datos que se vayan a actualizar.

Por ejemplo, Access ofrece páginas de acceso a datos para los usuarios más especializados y

formularios si desea que sea más fácil de utilizar.

Cuándo se debería utilizar Excel

Utilice Excel cuando:

← Necesite una vista simple o no relacional de los datos (no necesite una base de datos

relacional con varias tablas).

Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en su mayoría numéricos, por

ejemplo si desea conservar un presupuesto de un año concreto.

← Desee ejecutar principalmente cálculos y comparaciones estadísticas de los datos, por

ejemplo si desea mostrar un análisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compañía.

← Sepa que el conjunto de datos tiene un tamaño que permite administrarlo (menos de

15.000 filas).

Proteger los datos en Access y Excel

Independientemente del programa que elija, es importante que sepa cómo proteger los datos. A

continuación proporcionamos una serie de sugerencias:

← Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos.

← Evite celdas en blanco en las filas y columnas que contienen datos.

← Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible.

← Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para

protegerlos. Las medidas de seguridad incluyen:

← Cifrado

← Contraseña

← Permisos en el nivel de usuario

← Firmas digitales

← Privilegios de sólo lectura

Para obtener más información sobre la protección de la información, puede buscar en la Ayuda de

cualquiera de estos programas.

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de
información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar
fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y
características de las bases de datos.
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio
celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de
información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos.
Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la
información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla
conforma un registro.
Definición de base de datos
Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí,
los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una
empresa o negocio en particular.
Características
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos
mencionar:
 Independencia lógica y física de los datos.
 Redundancia mínima.
 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
 Integridad de los datos.
 Consultas complejas optimizadas.
 Seguridad de acceso y auditoría.
 Respaldo y recuperación.
 Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System)
son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de
datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de
definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de
consulta.
Ventajas de las bases de datos
Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros
distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar
la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se
almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se
puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para
modelar las relaciones entre los datos.
Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo
de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier
actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios
inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el
propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen
consistentes.
Compartición de datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos
que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la
empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.
Mantenimiento de estándares:
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos
estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de actualización
y también reglas de acceso.
Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos
almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que
no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus
relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.
Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no
autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los
sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de
ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que
permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea
necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.
Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita
escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas
de manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la
función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles
de implementación de bajo nivel.
Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los
programas de aplicación que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en
su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios
importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto
es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el
mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia:
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de
modo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de los SGBD
gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran
problemas de este tipo.
Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas
necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los
usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo,
utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia
de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales
funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce
un fallo.
Desventajas de las bases de datos
Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran
funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar
un buen uso de ellos.
Coste del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir
más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es
posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que se
dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación de un sistema de bases
de datos sea más cara.
Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más
vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias
de seguridad (Backup).
Tipos de Campos
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o
diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:
 Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar
enteros “sin decimales” y reales “decimales”.
 Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
 Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados.
 Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar
fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días
entre una fecha y otra.
 Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
 Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una
unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de
identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

Tipos de Base de Datos

Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
 MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se
caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de
datos.

 PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy
bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas
de gran calibre.
 Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos,
debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la
estructura ya explicada.
  Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access
desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de
informaciones.

Modelo entidad-relación
Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD “Diagram
Entity relationship”) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de
información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de
información, sus inter-relaciones y propiedades.

Cardinalidad de las Relaciones

El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
 Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y
solamente una de la entidad B.
 Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con
varias instancias de la entidad B.
 Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se
relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

Estructura de una Base de Datos

Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden
que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de
datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.
En el siguiente ejemplo mostramos una tabla “comentarios” que contiene 4 campos.

Los datos quedarían organizados como mostramos en siguiente ejemplo:

Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:

 Tablas
  Campos
 Registros
 Lenguaje SQL

El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos
permite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y
borrar datos.
A continuación veremos un ejemplo de ellos:
 Mostrar: para mostrar los registros se utiliza la instrucción Select. Select *
From comentarios.
 Insertar: los registros pueden ser introducidos a partir de sentencias que
emplean la instrucción Insert. Insert Into comentarios (titulo, texto,
fecha) Values ('saludos', 'como esta', '22-10-2007')
 Borrar: Para borrar un registro se utiliza la instrucción Delete. En este caso
debemos especificar cual o cuales son los registros que queremos borrar. Es por
ello necesario establecer una selección que se llevara a cabo mediante la cláusula
Where. Delete From comentarios Where id='1'.
 Actualizar: para actualizar los registros se utiliza la instrucción Update. Como
para el caso de Delete, necesitamos especificar por medio de Where cuáles son
los registros en los que queremos hacer efectivas nuestras modificaciones.
Además, tendremos que especificar cuáles son los nuevos valores de los campos
que deseamos actualizar. Update comentarios Set titulo='Mi Primer
Comentario' Where id='1'.

Por qué utilizar una base de datos?

Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar,
ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan
otorgado. Se convierte más útil a medida que la cantidad de datos almacenados crece.
Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un
equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos
remotos y se puede acceder a ella a través de una red.
La principal ventaja de utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder
a ellas al mismo tiempo.
Administración de bases de datos
Rápidamente surgió la necesidad de contar con un sistema de administración para
controlar tanto los datos como los usuarios. La administración de bases de datos se
realiza con un sistema llamado DBMS (Database management system [Sistema de
administración de bases de datos]). El DBMS es un conjunto de servicios (aplicaciones
de software) para administrar bases de datos, que permite:
 un fácil acceso a los datos
 el acceso a la información por parte de múltiples usuarios
 la manipulación de los datos encontrados en la base de datos (insertar, eliminar,
editar)
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden
almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes
programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el
concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe
poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es
el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos
para compartir datos que se han instalado.

El DBMS puede dividi