PROYECTO SG SST de Como Diseñar

Proyecto Fin de Carrera
Ingeniería Industrial
Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en

una empresa constructora
Autor: Modesto Pérez Cruz
Tutor: José Miguel León Blanco
Departamento de Organización Industrial y

Gestión de Empresas I
Escuela Técnica Superior de Ingeniería
Universidad de Sevilla
Sevilla, 2017
Proyecto Fin de Carrera
Ingeniería Industrial
Diseño de un Sistema de Gestión de

Documentos en una empresa constructora
Autor:
Modesto Pérez Cruz
Tutor:
José Miguel León Blanco
Profesor colaborador
Departamento de Organización Industrial y Gestión de Empresas I
Escuela Técnica Superior de Ingeniería
Universidad de Sevilla
Sevilla, 2017
Proyecto Fin de Carrera: Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en una empresa
constructora
Autor: Modesto Pérez Cruz

Tutor: José Miguel León Blanco
El tribunal nombrado para juzgar el Proyecto arriba indicado, compuesto por los siguientes
miembros:
Presidente:
Vocales:
Secretario:
Acuerdan otorgarle la calificación de:
Sevilla, 2017
El Secretario de Tribunal
RESUMEN
El presente documento contiene la memoria descriptiva del Proyecto Final de Carrera para
el diseño de un Sistema de Gestión de Documentos o Sistema de Gestión Documental, en
adelante SGD, en una empresa constructora del municipio de Tarifa. Por motivos de
confidencialidad se ha denominado a la organización como TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
Para el diseño del sistema, el proyecto se apoya en los procedimientos y estrategias

definidas por la norma UNE-ISO 15489: "Información y documentación. Gestión de
documentos de archivos".
El proyecto parte de un análisis de la organización desde un punto de vista funcional e

informacional, profundizando en los procedimientos documentales implantados. Fruto de este
análisis, se detectó un conjunto de necesidades críticas para la organización en materia de
gestión documental que permitió definir el alcance del proyecto.
A partir de esta evaluación preliminar, el proyecto procede al análisis en profundidad del

SGD implementado originalmente en la empresa. Esta investigación se desarrolló a través de la
identificación de los requisitos, tanto internos como externos, que debe cumplir el sistema
documental de la organización y la valoración del cumplimiento de éstos por el sistema actual.
Las conclusiones obtenidas constituyen la base del diseño del SGD a implementar.
Por último, el proyecto incluye el diseño del SGD, que comprende un manual de
procedimientos a implementar en la organización.
.
ABSTRACT
The present document contains the Final Degree Project's descriptive memory for the
design of a Document Management System (SGD), in a construction company located in the
community of Tarifa, Cádiz. For reasons of confidentiality, the company has been called as
TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
For the design of the system, the project is based on the procedures and strategies defined
by UNE-ISO 15489: : "Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
The project starts as an analysis of the organization from a functional and informative
viewpoint, delving into the implanted documental procedures. As a result of this study, critical
needs for the organization were detected, which, in turn, defined the project's scope.
Based on this research, the projects proceeds to an intensive analysis of the SGD originally
implemented in the company. This research was developed through the identification of
requirements, both internal and external, that must comply the documental system of the
organization, as well as the compliances of these by the current system. The conclusions
obtained form the basis of the design of the SGD to be implemented.
Lastly, the project includes the design of the SGD, which includes a manual of procedures
to be implemented in the organization.
ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
A continuación se presentan los capítulos en los que se estructura el documento.
El primer capítulo contiene el objeto, el alcance y el contexto del proyecto.
El segundo capítulo desarrolla una revisión bibliográfica del concepto de gestión

documental y de la norma UNE-ISO 15489, que constituye el marco de trabajo sobre el que se
apoya el proyecto.
El tercer capítulo contiene la planificación estratégica de las tareas involucradas en el

desarrollo del proyecto, definiendo los recursos asociados a éstas, su duración estimada y los
hitos que permiten el seguimiento y el control de su progreso.
El cuarto capítulo desarrolla la investigación preliminar de la organización. A partir de

fuentes documentales y entrevistas al equipo de la organización, se identifican y documentan los
fines y cometidos de la empresa, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los
factores críticos relacionados con la gestión de sus documentos.
El quinto capítulo identifica el modelo documental inicialmente implementado en la

organización. Se obtiene una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones
desarrolladas por la organización y de los procedimientos documentales corporativos asociados
a éstas.
El sexto capítulo desarrolla la identificación de los requisitos del SGD y la evaluación de

los sistemas existentes. Se presenta una visión estructurada de los requerimientos funcionales
que ha de cumplir el sistema y una valoración del cumplimiento de éstos por los sistemas
originalmente implementados en la organización.
El séptimo capítulo desarrolla las estrategias a adoptar para el diseño del sistema.
El octavo capítulo desarrolla el diseño del sistema. Se presenta el modelo documental a

implementar en la organización.
El noveno capítulo desarrolla las conclusiones del proyecto.
El décimo capítulo, contiene los anexos referenciados en la presente memoria.

INDICE DE CONTENIDOS
CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN 1
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO 3
1.2. CONTEXTO 6
CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD 7
2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO 8
2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO 10
2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11
2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA 12
2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 14
2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD 15
2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 16
2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 18
2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES 20
2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 22
2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 24
2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO 27
CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO 30
3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 31
3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 32
3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 33
3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO 38
3.4. DIAGRAMA DE GANTT 39
CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 40
4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 41

4.1.1. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO EMPRESARIAL 41
4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 42
4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA 43
4.2.1. INTRODUCCIÓN 43
4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL 43
4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES 44
4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 44
4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

CONSTRUCCIÓN 47
4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 50
4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL. 50
4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES 51
4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO 53
CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 55
5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO 58
5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 59
5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 62

5.2.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 63
5.1.1.3. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 64
5.1.1.4. ANEXOS 65
5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINSTROS

GENERALES Y PERMISOS 65
5.2.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 66

5.2.2.2. PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 68
5.2.2.4. ANEXOS 69
5.2.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (INICIO DE

OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) ) 69

5.2.3.2. ANEXOS 71
5.2.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA) 71

5.2.4.2. ANEXOS 72
5.2.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 72

5.2.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA 73
5.2.5.3. ANEXOS 74
5.2.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA 74
5.2.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 74

5.2.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES 75
5.2.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS 76
5.2.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA 76
5.2.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 77
5.2.6.7. ANEXOS 78
5.2.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 78
5.2.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN 79

5.2.7.4. ANEXOS 81
5.2.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 81

5.2.8.2. ANEXOS 82
5.2.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 82

5.2.9.2. ANEXOS 83
5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 84
5.4. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE. 86
5.4.1. HARDWARE Y ARQUITECTURA TECNICA 86
5.4.2. SOFTWARE. 86
CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y EVALUACIÓN

DE LOS SISTEMAS EXISTENTES 88
6.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL 89
6.1.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

6.3.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS ASOCIADOS A LOS
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES 95
6.3.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA 97
CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR

LOS REQUISITOS 98
CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD 99
8.2. DEFINICIÓN DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 102
8.2.1. ACTORES 102
8.2.2. RESPONSABILIDADES 102
8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 104
8.3.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 106
8.3.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 108

8.3.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 110
8.3.1.4. ANEXOS 112
8.3.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS

GENERALES Y PERMISOS 112
8.3.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 113

8.3.2.2.PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 115
8.3.2.4. ANEXOS 116
8.3.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (INICIO DE

OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA)) 117

8.3.3.2. ANEXOS 118
8.3.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA) 118

8.3.4.2. ANEXOS 119
8.3.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 119
8.3.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA 120

8.3.5.3. ANEXOS 124
8.3.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA 124
8.3.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 125

8.3.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES 126
8.3.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS 126
8.3.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA 127
8.3.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 128
8.3.6.7. ANEXOS 129
8.3.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 129
8.3.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN 130

8.3.7.3. ANEXOS 134
8.3.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 135

8.3.8.2. ANEXOS 136
8.3.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 136

8.3.9.2. ANEXOS 139
8.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 140
8.5. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS. 143
CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES 148
CAPITULO 10. ANEXOS 150
ANEXO 1. DIAGRAMA DE GANTT. 151
ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS 152
ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS,

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. 153

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. 154
ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA. 155
ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. 156
ANEXO 7. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS 157
ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO 158
ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO 159
ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 160

ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) . 161
ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA) 162
ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E:REPLANTEO DE LA OBRA. 163
ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA 164
ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS 165
ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 166
ANEXO 17. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS. 167
ANEXO 18. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA

EJECUCION DE LA OBRA. 168
ANEXO 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA 169
ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G. GESTIÓN DE PROVEEDORES 170
ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1. DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN 171
ANEXO 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 172
ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 173
ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL 174
ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA


PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO 176

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. 177
ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA. 178
ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. 179
ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. 180
ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS 181

ANEXO 32. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD
DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS 182
ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO 183
ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO 184
ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 185
ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) 186
ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA. 187
ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA) 188
ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 189
ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA 190
ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA 191
ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA 192
ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9.LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA 193
ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA 194
ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS 195
ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 196
ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS. 197
ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA. 198
ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA. 199
ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO. 200
ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 201

ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN
SUBCONTRATACIÓN 202
ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA 203
ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA 204
ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA 205
ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA

SUBCONTRATA 206
ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO 207
ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO 208
ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTÓNOMO 209
ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 210
ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 211
ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA PROMOTOR 212
ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA DF 213
ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS 214
ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA 215
ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA. 218
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 220
OTRA BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 223

ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA 1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE DOCUMENTOS (DIRKS). 28
FIGURA 2. ORGANIGRAMA TARIFA CONTRUCCION SL. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 47
FIGURA 3. DIAGRAMA GENERAL DE PROCEDIMIENTOS. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 59
FIGURA 4. DIAGRAMA GENERAL DE PROCEDIMIENTOS. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA 105
FIGURA 5. DIAGRAMA DE GANTT. 151
FIGURA 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS,


PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: 154
FIGURA 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 155
FIGURA 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 156
FIGURA 10. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 157
FIGURA 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO. 158
FIGURA 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE AGUA Y

SANEAMIENTO. 159
FIGURA 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 160
FIGURA 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 161
FIGURA 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE

OBRA). 162
FIGURA 17. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 164
FIGURA 18. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 165
FIGURA 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 166
FIGURA 20. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS
SUBCONTRATADOS 167
FIGURA 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE

LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. 168
FIGURA 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

FIGURA 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. 170
FIGURA 24. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1 DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN. 171
FIGURA 25. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 172
FIGURA 26. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 173
FIGURA 27. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA

FIGURA 28. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA



PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: 177
FIGURA 31. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 178
FIGURA 32. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. FUENTE:

ELABORACIÓN PROPIA. 179
FIGURA 33. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. FUENTE:

FIGURA 34. MODELO FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. 181
FIGURA 35. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 182
FIGURA 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO. 183
FIGURA 37. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO. 184
FIGURA 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 185
FIGURA 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 186
FIGURA 40. MODELO FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA 187
FIGURA 41. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE

OBRA). 188
FIGURA 43. MODELO FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA. FUENTE:

FIGURA 44. MODELO FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA. FUENTE:

FIGURA 45. MODELO FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA. FUENTE:

FIGURA 46. MODELO FORMULARIO E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 193
FIGURA 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 194
FIGURA 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 195
FIGURA 49. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 196
FIGURA 50. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS 197
FIGURA 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE

LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. 198
FIGURA 52. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

FIGURA 53. MODELO FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 200
FIGURA 54. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. 201
FIGURA 55. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN. 202
FIGURA 56. MODELO FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA. 203

FIGURA 57. MODELO FORMULARIO G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA . 204
FIGURA 58. MODELO FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA 205
FIGURA 59. MODELO FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA 206
FIGURA 60. MODELO FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO. FUENTE:

FIGURA 61. MODELO FORMULARIO G.1.12.FORMACIÓN PRL TRABAJADOR

AUTONOMO. 208
FIGURA 62. MODELO FORMULARIO G.1.13.POSESIÓN EPI TRABAJADOR AUTONOMO. 209
FIGURA 63. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 210
FIGURA 64. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 211
FIGURA 65. MODELO FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE

OBRA PROMOTOR. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 212
FIGURA 66. MODELO FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE

OBRA DF. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 213
FIGURA 67. MODELO FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS. FUENTE:

FIGURA 68. MODELO FORMULARIO (PÁGINA 1) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 215
FIGURA 69. MODELO FORMULARIO (PÁGINA 2) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FIGURA 70 MODELO FORMULARIO (PÁGINA 3) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FIGURA 71. MODELO FORMULARIO I.5.REVISÓN ENTREGA DE OBRA. FUENTE:

ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1. EDADES, VALORES Y UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA 13
TABLA 2. DEFINICIÓN FORMATO TABLA PAQUETE DE TRABAJO. 32
TABLA 3. PT1.ESTUDIO PREVIO. 33
TABLA 4. PT2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO

EMPRESARIAL. 34
TABLA 5. PT3.INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: CARACTERIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS

DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 35
TABLA 6. PT4. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 36
TABLA 7. PT5. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SGD. 36
TABLA 8. PT6. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SGD. 37
TABLA 9. PT7. IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS

REQUISITOS DEL SISTEMA. 37
TABLA 10. PT8. DISEÑO DEL SGD. 37
TABLA 11. E/S PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS:

C.PÚBLICO 64

C.PRIVADO 65
TABLA 13. E/S PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 69
TABLA 14. E/S PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA) 71
TABLA 15. E/S PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA). 72
TABLA 16. E/S PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA. 74
TABLA 17. E/S PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 78
TABLA 18. E/S PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 81
TABLA 19. E/S PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES. 82

TABLA 20. E/S PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA. 83
TABLA 21. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. PARTE 1. 84
TABLA 22.CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. PARTE 2. 85
TABLA 23. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS EXTERNOS. 94
TABLA 24. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS: PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTALES. 96
TABLA 25. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS: HERRAMIENTA

SOFTWARE. 97

C.PÚBLICO 112

C.PRIVADO 112
TABLA 28. E/S PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 116
TABLA 29. E/S PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA) 118
TABLA 30. E/S PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA). 119
TABLA 31. E/S PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA. 124
TABLA 32. E/S PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 128
TABLA 33. E/S PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 134
TABLA 34. E/S PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTE. 136
TABLA 35. E/S PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA. 139
TABLA 36. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.

PARTE 1. 140

PARTE 2. 141

PARTE 3. 142
TABLA 39. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO .PARTE 1. 143
TABLA 40. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO. PARTE 2. 144


CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN
En el marco actual, se habla de la gestión del conocimiento como un factor clave para
garantizar la perdurabilidad y competitividad de las empresas.
Gestión del conocimiento (del inglés, Knowledge Management) es un término aplicado en

entidades públicas y privadas, que consiste en aprovechar y obtener el mayor rendimiento del
conocimiento disponible en las personas, los procesos y los recursos de las empresas, de modo
que pueda ser utilizado como un instrumento disponible para otros en la organización.
La gestión del conocimiento aporta calidad a los datos, en tanto que les añade valor a través
de organizarlos, evaluarlos, filtrarlos, interpretarlos, resumirlos, sintetizarlos, compararlos, etc.,
de forma que se convierten en información de calidad, veraz, significativa, oportuna y útil,
siendo accesible y localizable en el momento oportuno y por las personas adecuadas [1].
Los sistemas de gestión del conocimiento, constituyen en la actualidad un requisito de

imprescindible presencia en cada organización, ya que permiten conjugar casi todos los activos
de la institución, tanto los tangibles como los intangibles, con lo que pueden llegar a convertirse
en una herramienta integral de gerencia con la que alcanzar con éxito los resultados que
pretende la organización [2].
El establecimiento de unas políticas de gestión de la información en la empresa, constituye

un paso previo a la introducción de la gestión del conocimiento. Desde un enfoque práctico,
para conseguir una buena gestión del conocimiento, las empresas deben organizar y gestionar
adecuadamente sus documentos.
Por SGD, entendemos el conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el
objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la
producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición
final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una
organización [3].
Las herramientas que se conocen hoy día sobre la gestión de documentos en las
organizaciones y sus sistemas de archivos, se desarrollaron a partir de la concepción
norteamericana denominada como records management.
La gestión documental siempre ha constituido una necesidad y un problema para las

organizaciones, pero es en la actual Sociedad de la Información, debido al creciente desarrollo
1
de la información y la generación de contenidos, donde se ha erigido como una función clave
del éxito empresarial, estableciéndose como una herramienta básica de soporte para otros
procesos gerenciales como la gestión de la calidad, la gestión de riesgos, el control interno y
hasta la lucha contra la corrupción.
En el marco global, donde la situación financiera está definiendo el devenir de muchas

empresas, se habla de la innovación como la vía para garantizar la perdurabilidad de las
empresas en un entorno cada vez más competitivo. La implantación de un SGD se considera una
innovación porque permite hacer más con menos: optimización de los flujos de trabajo, mejora
de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores, incremento de la
calidad del servicio y del producto, etc. Una verdadera apuesta por la innovación, por la
optimización de procesos y por la gestión de la información como un valor clave, primordial
para lograr empresas competitivas en un mercado global [1].
Centrándonos en el entorno de nuestro proyecto, el proceso de ejecución de la obra se ve

influenciado por numerosas variables que posibilitan la aparición de errores debido a problemas
en la gestión de la documentación. Si queremos que nuestra obra se desarrolle según los planes
previstos, qué duda cabe de que un factor importantísimo que nos va a ayudar a llevarlo a cabo,
es el perfecto control y conocimiento de todos los datos que vamos a manejar durante la vida de
ésta.
La consecución de un control adecuado de la calidad lleva implícita la necesidad del

establecimiento de una serie de herramientas documentales en la organización.
Los diferentes modelos de calidad existentes (Normas ISO, círculos de calidad, AENOR,
etc.) pretenden establecer formas de actuación que están reconocidas como las más adecuadas
para conseguir determinados fines [4].
En el caso que nos ocupa, el presente proyecto se apoya en la norma "UNE-ISO 15489:
Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
La normativa consigue racionalizar y optimizar la gestión de la documentación, abarcando

todos los niveles de la empresa, y asegurando la calidad de los servicios prestados, de forma que
se beneficia tanto el cliente como la empresa.
2
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO
El objeto del presente proyecto es el diseño de un SGD en la empresa constructora TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL, utilizando como marco de trabajo la norma UNE-ISO 15489:
"Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
Para conseguir este objetivo general será necesario determinar otros más específicos, así
como sus procesos asociados:
1.Realizar una revisión bibliográfica sobre la gestión documental y el marco metodológico

utilizado en el proyecto.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD.
2.Definir un Plan de Trabajo, que nos permita una planificación y un seguimiento adecuado
del desarrollo del proyecto, programando las actividades a realizar y estableciendo hitos para el
control de su progreso.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO.
3.Desarrollar una investigación preliminar, con el objeto de identificar el contexto de la

organización, establecer las principales conclusiones relacionadas con la gestión de los
documentos de archivo y determinar el alcance del proyecto.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
4.Definir el modelo documental de la organización. La identificación del modelo

documental nos ofrecerá una visión en profundidad de los procedimientos documentales
empleados por la organización, de la relación existente entre las actividades empresariales y las
evidencias documentales de las mismas, y por último, de las herramientas informáticas
utilizadas para gestionar documentos.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE

LA ORGANIZACIÓN.
5.Definir los requerimientos funcionales del sistema para la adecuada creación y

mantenimiento de los documentos de la organización.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE

REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
3
6.Analizar el SGD y otros sistemas de información relacionados, con el fin de valorar el
grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requisitos funcionales establecidos
en la etapa anterior.
Este objetivo es abordado en CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
7.Definir estrategias que permitan el desarrollo del sistema.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS

ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS.
8.Diseñar el SGD: definir y documentar las políticas, normas y procedimientos a adoptar

para asegurar el cumplimientos de los requisitos definidos.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD.
El presente proyecto forma parte de un proyecto global de actualización del Sistema de

Información de la organización. El alumno viene trabajando junto con la Dirección en un
objetivo doble:
1.Implementar procedimientos estandarizados, que mejoren la eficiencia, eficacia y agilidad

de sus procesos de negocio, y doten a la organización de un componente más formal. Un
objetivo prioritario es preparar la organización para un futuro proyecto de implementación de un
Sistema de Gestión de la Calidad según la norma UNE-EN ISO 9001.
2.Implementar herramientas de software que ayuden a los usuarios a desarrollar los

procesos de negocio de manera más ágil.
Particularizando en el campo de la gestión documental, la organización persigue la

integración de la gestión documental y el tratamiento de archivos mediante la creación de
procedimientos corporativos aplicados a una herramienta software de gestión documental.
Debido a la naturaleza del proyecto, PFC, la disponibilidad del alumno y la imposibilidad

de abarcar el desarrollo global, el alcance del presente proyecto se limita a:
- El diseño de un SGD para la gestión de los documentos en papel.

- La identificación de los requisitos de las herramientas de software.
Queda fuera del proyecto, en vistas de un futuro desarrollo:
- La elección de una tecnología informática para el tratamiento de los documentos

electrónicos.
4
- La ampliación de las políticas y procedimientos documentales de forma que
comprendan la gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los
documentos electrónicos.
- La implementación del sistema.
5
1.2. CONTEXTO
El presente proyecto surge por petición de la Dirección de TARIFA CONSTRUCCIÓN SL

del estudio de posibles mejoras en el Sistema de Información con el que cuenta su oficina
técnica, coincidiendo con la realización de una práctica extracurricular por parte del alumno en
dicha empresa.
TARIFA CONSTRUCCION SL surge en el año 2000 como empresa de ingeniería y

servicios, desarrollando principalmente su actividad en el campo de la topografía, ofreciendo
tanto prestación de asistencia técnica en obra, como colaborando en proyectos de ingeniería
civil.
La crisis del año 2008, y la consecuente disminución de la carga de trabajo, obliga a la

organización a centrar su actividad en proyectos de rehabilitación y construcción de nueva
vivienda, estableciéndose en 2010 como empresa constructora.
La falta de continuidad en el personal de gestión, unido a la limitada capacidad de inversión,

han provocado que en la actualidad la organización presente deficiencias, tanto en el campo de
procedimientos de negocio, como en el de infraestructuras informáticas.
En el año 2014, a partir de la renovación del departamento técnico, es cuando, ante la

petición de éstos, la gerencia toma consciencia de la necesidad de realizar un esfuerzo con el
objetivo de actualizar sus sistemas y procedimientos.
6
CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD
El presente capítulo pretende realizar una breve revisión bibliográfica sobre los conceptos
básicos del entorno tecnológico del proyecto. El capítulo ha sido estructurado en los siguientes
puntos:
- Epígrafe 2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489: INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN

DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS, que proporciona una introducción al marco
metodológico del proyecto.
- Epígrafe 2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO, que desarrolla la definición
de documento de archivo, particularizando en sus características y en el ciclo de vida
archivístico.
- Epígrafe 2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, que desarrolla la definición de
SGD, los principios que rigen su funcionamiento, los procesos que lo integran, las
herramientas documentales en los que se apoya, los beneficios esperados de su
implementación y el concepto de gestión electrónica.
- Epígrafe 2.4 METODOLOGÍA DE TRABAJO, que desarrolla una introducción a las etapas
estratégicas de la metodología empleada.
7
2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La norma "UNE-ISO 15489: Información y documentación. Gestión de documentos de

archivos" establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un
marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la gestión de sus
documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La normalización de las
políticas y los procedimientos en la gestión de documentos de archivo asegura el adecuado
tratamiento de los mismos, permitiendo su atención, protección y recuperación de un modo más
eficiente y eficaz, mediante el uso de prácticas y procedimientos normalizados. La aparición de
esta norma, y de otras normas complementarias, responde a la necesidad de integrar la gestión
de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas internacionales en materia de
gestión de documentos de archivo.
La norma ISO 15489, fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el
subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization
for Standardization (ISO), tratándose de la primera norma internacional en el campo de la
gestión de documentos. La traducción castellana de esta norma fue publicada en el año 2006 por
la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).
La norma ISO 15489 tiene como objeto regular la gestión de documentos, con fines
internos o externos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier
organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades. Su propósito es
garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar sus documentos de
formar que le permita llevar a cabo, de forma eficaz, sus procesos de negocio y actividades,
cumplir con el marco legal y reglamentario y rendir cuentas de sus actividades cuando las partes
interesadas lo requieran [5].
En cuanto al contenido de la norma, ésta se compone de las siguientes partes:
- Parte 1: Generalidades. Constituye el núcleo de la norma y define los conceptos básicos,

los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones.
- Parte 2: Directrices [Informe técnico]. Proporciona un marco de trabajo para la
implementación de un SGD.
La norma UNE-ISO 15489 sirve de guía y proporciona directrices para aquellas

organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental. Propone una metodología
para el diseño e implementación de un SGD, definiendo los procesos técnicos, instrumentos
8
principales y los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su
disposición final.
Este compendio de buenas prácticas ayuda a planificar la gestión de documentos,

proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere
definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los
documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y
el resto de los sistemas de gestión [5].
9
2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Los SGD toman como materia prima los documentos de archivo. Es necesario delimitar los
diferentes conceptos de documento, y llegar al concepto específico de documento de archivo, ya
que el concepto de documento varía substancialmente según el punto de mira de la disciplina
que lo tiene por objeto.
En un sentido muy amplio y genérico, un documento es un objeto corporal producto de la

actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el
testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información
[6]. A partir de este concepto amplio, podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más
restringidos.
Para los historiadores, un documento es cualquier soporte que lleva fijado una información
referida a un pasado humano. Es considerado una fuente narrativa, artística, informativa y
científica, producto de la imaginación, creación y la investigación.
Para la archivística, un documento es una fuente documental reflejo de las relaciones y

actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir,
instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de
una cosa [6]. Es lo que consideramos como documento de archivo. Incluso podemos reducir aún
más el concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: aquellos de naturaleza
exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y aquellos de naturaleza
administrativa, que son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o
fehacientes.
La norma ISO 15489, en la que se apoya el presente proyecto, define al documento de

archivo como aquella información creada o recibida, conservada como información y prueba,
por una organización o un individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales. Tiene como principal característica el ser el testimonio de una gestión,
reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva. Asimismo, es un
documento único e irrepetible, producido en forma natural a través del trabajo habitual de la
vida administrativa, pública o privada [7].
En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora, así como las
demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio
por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan sólo ligado a los demás documentos que forman
el conjunto documental es como tiene sentido archivístico.
10
2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Un documento de archivo debería reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la

medida que se adoptó, satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y
poder utilizarse para rendir cuentas [8].
En la norma UNE-ISO 15489 se reflejan un conjunto de características que debe poseer un

documento de archivo, las cuales pasamos a definir a continuación:
A) Autenticidad.
Un documento auténtico es aquel que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado
por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el
momento que se afirma.
B) Fiabilidad.
Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación
completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al
que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades [8].
Los documentos de archivo deben ser creados en el momento en el que tiene lugar el
proceso de negocio, por medio de los usuarios adecuados y mediante los procedimientos
implementados.
C) Integridad.
Un documento integro es aquel que se encuentra protegido contra modificaciones no

autorizadas. Hace referencia a su carácter completo e inalterado.
D) Disponibilidad.
Se manifiesta cuando el documento de archivo puede ser localizado, recuperado,

presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo.
Las indicaciones sobre el contexto de los documentos de archivo deberían contener la
información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron.
Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener vínculos existentes entre los documentos de
archivo que reflejan una secuencia de actividades [8].
11
2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA
El periodo de conservación de los documentos en una organización es variable. Algunos

son mantenidos solo por un periodo corto, para proporcionar evidencias de la actividad que fue
objeto de su creación, otros sin embargo, mantienen un valor más duradero, como testimonio de
las acciones de la organización en el transcurso del tiempo.
Este proceso es conocido como valoración documental, en el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de identificar sus periodos de
almacenamiento en las diferentes fases de archivo.
El valor primario de los documentos refiere a la actividad y al fin por el que fueron creados
y deriva de su capacidad de testimoniarla [9]. Son los valores que tienen los documentos cuando
se encuentran en la dependencia originadora, unido a la finalidad inmediata por la cual el
documento se ha producido por la organización. Puede ser: valor administrativo, fiscal, o valor
jurídico-legal.
El valor secundario está referido a la información que contiene el documento en su

nacimiento, que una vez cumplido el objetivo para el que fue creado puede servir en el futuro
como testimonio institucional, investigación histórica o acción cultural.
Los documentos pueden identificarse como archivísticos en el momento de su creación, y

de hecho, incluso antes de su creación, pero habitualmente son transferidos a un depósito
archivístico para su preservación permanente sólo cuando han dejado de ser de uso
administrativo inmediato para el organismo que los creó [10].
Los valores se relacionan con el ciclo de vida de los documentos como se verá a
continuación.
El ciclo de vida de un documento está referido a la vida útil del mismo desde su creación
hasta su transferencia al archivo para ser conservado o eliminado. Los documentos son el
resultado de la ejecución de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos, por lo
que el ciclo de vida debe estar integrado en la producción administrativa.
Pueden definirse tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la
fase en que se encuentren los documentos:
A) La etapa activa o corriente.
La etapa activa o corriente comprende el periodo desde la creación del documento hasta
que este cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es reflejo de las actividades orgánicas
12
de la institución. La etapa activa comprende al archivo de gestión, aquel que custodia la
documentación en trámite o de uso muy frecuente. Comprende los documentos que se
encuentran en la etapa pre archivística o activa del ciclo de vida, mientras dura el proceso de
tramitación o su nivel de utilización por parte de las personas que los gestionan es elevado.
B) La etapa semiactiva.
La etapa semiactiva está referida a aquellos documentos que han cumplido el objeto por el
que fueron creados y están en desuso, pero que aún conservan valores legales. Los archivos en
etapa semiactiva se ubican en el archivo central. La ubicación física de este tipo de archivos
depende mucho de las dimensiones de la institución u organismo al que pertenezca y de la
disponibilidad de espacio o recursos tecnológicos con los que se cuente. No es recomendable
alejar demasiado la documentación en edad semiactiva puesto que, aunque su consulta es o
puede ser esporádica, se trata de una documentación que puede ser útil y necesaria en cualquier
momento y que se ha de poder localizar con rapidez [7].
C) La etapa inactiva.
La etapa inactiva comprende aquellos documentos que carecen de valor desde el punto de
vista administrativo, pero tiene valor histórico, informativo o testimonial acerca de la
organización que lo generó. Los archivos en etapa inactiva se ubican en el archivo histórico.
Etapa Archivo Valor Duración estimada Ubicación

Oficina o
Activa Gestión Primario 5 años dependencias
productoras
Archivo central
Primario
Semi-activa Central 10 /30 años interno/externo a
Secundario
institución
Archivo historio
Inactiva Histórico Secundario Permanente interno/ externo a
institución
Tabla 1. Edades, valores y ubicación de los documentos de archivo. Fuente: elaboración propia
13
2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el área de la gestión

responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y
conservación o eliminación de los documentos, que incluye los procesos para capturar y
mantener la evidencia y la información sobre las actividades empresariales y las transacciones
en forma de documentos.
La gestión documental constituye el proceso administrativo que permite analizar y

controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea,
recibe, mantiene o utiliza una organización en correspondencia con su misión, objetivos y
operaciones [11].
Otra definición refiere que la gestión de documentos engloba un conjunto de normas,

técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía [12].
Como se puede observar en las definiciones mencionadas, todas ellas concuerdan en la

necesidad de expresar la gestión documental como un proceso encaminado a la búsqueda de la
economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.
A grandes rasgos, un programa de gestión documental permite tener una visión exacta y
completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve
reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que
garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.
Particularizando en el concepto de sistema, los SGD constituyen la parte del sistema de

información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos,
que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades
específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los
documentos, salvaguardando sus características estructurales, y contextuales, y garantizando su
autenticidad y veracidad [13].
Los SGD constituyen eficaces herramientas que permiten la obtención de una mejor
organización y utilización del fondo documental acumulado en la entidad, proporcionando un
tratamiento más ágil de los documentos, limitando a los usuarios cuales son los documentos que
deben gestionar y cómo hacerlo, facilitando el uso colectivo de la información, evitando
14
duplicidades, y asegurando la conservación de la memoria de la organización más allá de los
individuos que en ella trabajan, permitiendo aprovechar el valor de los contenidos.
2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD
Al igual que los documentos de archivo deben reunir ciertas características para que sean
fidedignos, los SGD, también deben reunir un conjunto de particularidades expuestas en la
norma UNE-ISO 15489, y que pasaremos a desarrollar a continuación:
A) Fiabilidad.
Hace referencia a la capacidad del sistema para funcionar de modo regular y continuado
mediante procedimientos fiables.
Un SGD debe ser capaz de incorporar de forma sistemática los documentos ligados a las
actividades, organizarlos y protegerlos frente a manipulaciones no autorizadas, y proporcionar
un acceso inmediato a todos los documentos pertinentes.
Un SGD debe de ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización,
y contener procedimientos relativos al funcionamiento del sistema debidamente documentados,
de forma que se asegure la satisfacción de las necesidades mencionadas.
B) Integridad.
Un SGD debe contemplar medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la
destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la
modificación o la eliminación no autorizados[14].
C) Conformidad.
Un SGD debe contemplar medidas que aseguren el cumplimiento de los requisitos

derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las
expectativas de la sociedad.
D) Exhaustividad.
Un SGD debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la

organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
E) Carácter sistemático.
15
Un SGD debe contemplar directrices para que los documentos de archivo se creen,
conserven y gestionen de manera sistemática.
2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
La norma ISO 15489 identifica seis principios o estrategias que deben guiar la gestión de
los documentos en una organización:
A) El establecimiento de políticas y normas.
Las organizaciones deben definir una política con respecto a la gestión de documentos que
proporcione al personal un marco de actuación. Una política constituye un conjunto de
directrices que indican al personal de la organización el tratamiento de un determinado aspecto
de la gestión.
Esta representación estratégica de la gestión documental y sus objetivos permitirá organizar

de forma sistemática las actividades relacionadas con la creación y uso de los documentos.
B) La asignación de responsabilidades y competencias.
La asignación de responsabilidades implica el compromiso de la organización con la

gestión documental. Es preciso que la organización disponga de una persona o grupo de trabajo
que se encargue del control de los procesos documentales.
La asignación de responsabilidades debe de realizarse de un modo global. Aunque haya un

responsable principal de archivo, las distribución de funciones debe realizarse entre todo el
personal. Todos los empleados deben conocer sus actividades y responsabilidades en materia de
gestión de documentos.
C) La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
La política documental establecida se traduce en la creación de procedimientos de archivo.

Los procedimientos y las directrices de trabajo describen no sólo las acciones que realizarán las
distintas personas implicadas, sino también las informaciones que deben intercambiar, así como
los medios principales (herramientas) que deben utilizar [15].
Los documentos que formalizan los procedimientos como el manual de gestión documental
deben ser concisos y entendibles. La adecuada comunicación de los procedimientos es esencial
para su cumplimiento. Además, la formalización de procedimientos permite evaluar su práctica
y mejorarlos.
16
D) La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
La gestión de documentos debe satisfacer las necesidades de las personas que manejan
documentos, en todos los niveles de la organización. El diseño de los procedimientos y
directrices deben realizarse con objeto de colmar las expectativas de los usuarios internos. Es
importante evaluar la satisfacción de los usuarios sobre los servicios que ofrece el sistema de
archivo.
Básicamente, estos servicios se articulan alrededor de tres aspectos de la gestión

documental: creación y control de documentos (diseño normalizado de documentos, control de
versiones adecuadas, inventario, etc.), uso y mantenimiento del sistema (organización de
expedientes, mantenimiento del cuadro de clasificación, régimen de acceso, etc.), y
conservación y eliminación de documentos (valoración y selección de documentos,
mantenimiento del plan de conservación, gestión del depósito de archivo, etc.).
E) El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados.
Los sistemas especializados hacen referencia a las herramientas informáticas y tecnologías

de información que sirven de apoyo a la actividad documental en la organización. Estas
herramientas deben ajustarse a los requisitos definidos por la política de gestión documental. Es
necesario la integración del sistema de archivo con el informático, puesto que la gran parte de
los documentos corporativos se generan a partir de aplicaciones informáticas de gestión.
F) La integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y procesos de

la organización.
La política y los procedimientos de la gestión documental no pueden ser algo aislado. Es

preciso conjuntarlos con otras políticas, como la política de gestión de la calidad o la política de
desarrollo de los recursos humanos. La política de gestión documental debe, interactuando con
otros procesos, fomentar el uso compartido de la información, estimular la participación del
personal y alinear todos los procesos y actividades de la asesoría hacia la mejora continua.
En este sentido, es fundamental que el SGD y el sistema de gestión de la calidad avancen

en paralelo, a fin de integrar la organización y gestión de los documentos en las actividades
diarias [5].
17
2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Según la norma UNE-ISO 15489, la gestión de documentos se compone de nueve

procesos. Aunque se describen de forma lineal, estos procesos pueden realizarse al mismo
tiempo o en un orden diferente.
Los procesos de gestión de documentos son los siguientes:
A) Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema.
La determinación de los documentos que deberían incorporarse a un SGD se basa en el

análisis del entorno normativo, de las necesidades de gestión y rendición de cuentas y del riesgo
que supondría que no se incorporasen al mismo.
Es probable que los requisitos varíen en función del tipo de organización y del contexto
social y legal en el que actúa [16].
B) Establecimiento de los plazos de conservación de los documentos.
El proceso de establecimiento de los plazos de conservación en un SGD tiene por objeto

cumplir las necesidades, presentes y futuras de gestión, cumplir los requisitos legales,
garantizando una apropiada documentación e implementación de la normativa aplicable a la
gestión de los documentos en el ejercicio de las actividades, y la satisfacción de las necesidades,
presentes y futuras, de la partes interesadas.
C) Incorporación de los documentos.
Los procedimientos de la gestión de documentos tienen que contemplar la forma en que un

documento entra a formar parte del sistema. Este proceso comporta seleccionar los documentos
que hay que capturar, establecer una relación entre el documento de archivo, su productor y el
contexto en que se origina, situar el documento y sus relaciones con el sistema de gestión y
asociarlo a otros documentos de archivo.
D) Registro.
La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento al SGD, mediante

un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior
recuperación.
En un SGD que emplea procedimientos de registro, los documentos se han de registrar en

el momento de su incorporación, de manera que no puede tener lugar ningún otro proceso
documental hasta que no se haya efectuado el registro.
18
E) Clasificación.
Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la

actividad de la organización con la cual está relacionado y de la cual es evidencia. Como
soporte del proceso se desarrolla la clasificación de actividades de la organización. Este proceso
se lleva a cabo concretando el lugar que ocupa cada documento en el cuadro de clasificación.
Esta herramienta, normalmente codificada, proporciona una visión general de todos los procesos
y actividades de la organización, de forma que el código de clasificación indique la ubicación de
un determinado documento, facilitando su posterior recuperación.
F) Almacenamiento.
El proceso tiene por objeto el almacenamiento de los documentos de archivos en soportes y

formatos que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo
de tiempo necesario.
Un SGD debe garantizar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de

manipulación, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados,
de prevenir su deterioro o pérdida y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.
Además, se debe asegurar la implementación de políticas y directrices que permitan la
conversión o la migración de los documentos de archivo de un sistema de gestión a otro.
Los sistemas electrónicos deberían diseñarse de forma que los documentos permanezcan
accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo su periodo de conservación, con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema, y engloben planes y estrategias
complementarias para prevenir posibles pérdidas.
G) Acceso.
El proceso de acceso comprende un conjunto de directrices que regulan a quién se le

permite el acceso y manipulación de un documento, y en qué circunstancias se produce. Estas
directrices quedan recogidas en la tabla de acceso y seguridad.
Los derechos de acceso de los usuarios del SGD quedarán definidos por los requisitos
legales y las necesidades propias de la organización. Un control de acceso apropiado se
garantiza mediante la asignación de un nivel de acceso tanto a los documentos de archivo como
a los individuos.
19
H) Trazabilidad.
El proceso de trazabilidad tiene por objeto el control del movimiento y el uso de los
documentos de archivo dentro del sistema, de manera que se asegure que únicamente los
usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas,
permita la localización y recuperación de documentos, y prevenga de posibles pérdidas.
La trazabilidad permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde

que es incorporado al SGD hasta que se aplica la disposición final.
I) Disposición.
El proceso de disposición engloba un conjunto de directrices que regulan la retirada de los

documentos de archivo de los sistemas en uso, que deberían aplicarse, de manera sistemática y
habitual, en el desarrollo de la actividad normal. Estas acciones quedan recogidas en el
calendario de conservación, el cual determinará la acción pertinente: eliminación, conservación
permanente o transferencia a otro sistema archivístico.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber
comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no
queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún pleito o investigación en curso que
implique la utilización del documento como prueba.
2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES
El diseño e implementación de un SGD tiene que ajustarse a los documentos que se

manejan y a los procesos que se realizan en cada organización. No existen panaceas universales,
pero sí se puede hacer uso de un conjunto de herramientas documentales que han demostrado
sobradamente su eficacia, adaptándolas a cada situación concreta [14].
El sistema de archivo debe ser el centro activo de la documentación, de forma que permita
el desarrollo eficaz del trabajo y la integridad de los documentos significativos de la
organización.
Las herramientas desarrolladas a continuación, son totalmente aplicables tanto al archivo

convencional como al archivo electrónico.
La norma ISO 15489 define como instrumentos principales de la gestión de documentos

los siguientes:
20
A) Un cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización.
El cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización (Plan de

clasificación) proporciona un marco sistemático para la gestión de documentos, y constituye una
herramienta indispensable para el desarrollo del resto de herramientas y operaciones de gestión
y control de los documentos.
El Plan de clasificación identifica todas las actividades de la organización y su contexto en

la consecución de los objetivos. Esta organización del SGD responde a los siguientes objetivos:
- Proporcionar una estructura lógica a la documentación de la organización.

- Vincular y compartir documentos.
- Proporcionar un mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.
Con el apoyo de instrumentos como vocabularios controlados, los sistemas de clasificación

fomentan la consistencia de los títulos y las descripciones, lo que facilita la recuperación y el
uso de los documentos. Además de facilitar el acceso y el uso, los sistemas de clasificación
pueden servir de apoyo a otros procesos de gestión de documentos, como por ejemplo el
almacenamiento, la conservación y la disposición [17].
La estructura del Plan de clasificación es jerárquica y suele reflejarse del siguiente modo:
- El primer nivel suele reflejar la función.

- El segundo nivel se basa en las actividades que constituyen la función.
- Los niveles sucesivos suelen mostrar más detalle acerca de las transacciones que forman
parte de la actividad.
La norma ISO 15489 propone una serie de requisitos a tener en cuenta al elaborar este plan
de clasificación:
- Derivan su terminología de las funciones y actividades de la organización, no de las

denominaciones de sus unidades organizativas.
- Son propios de cada organización y proporcionan un sistema de comunicación estándar
para que los usuarios del sistema compartan la misma información.
- Tienen un carácter jerárquico, que va desde el concepto más general al específico.
- Se componen de términos unívocos que reflejan los usos de la organización.
- Se componen de suficientes clases para comprender todas las funciones y actividades de
la organización que generan documentos.
- Se componen de agrupaciones específicas.
21
- Son concebidos en colaboración con los creadores de documentos.
- Se actualizan para reflejar las modificaciones que se hayan producido en las funciones y
necesidades de la organización.
B) Un calendario de conservación y disposición de documentos.
Uno de los aspectos más importantes de la gestión documental es el establecimiento de

plazos para el expurgo de los documentos, pues la destrucción de los documentos fuera de
vigencia es un requisito imprescindible para el correcto funcionamiento de las organizaciones,
así como la adecuación del volumen de archivo a sus recursos disponibles.
El calendario de conservación y eliminación especifica el destino que se va a dar a cada

tipo de documento y, si su conservación no es permanente, en qué plazo de tiempo se ha de
proceder a su eliminación. Las decisiones sobre el plazo de conservación de los documentos
deben realizarse de forma sistemática de acuerdo con la legislación y reglamentos vigentes, y
las necesidades internas de la organización.
Las decisiones relativas a la incorporación de documentos deben de realizarse con la

colaboración de la unidad productora de este. Una vez que un documento pasa a formar parte
del sistema, se le debe asignar un plazo de conservación, de modo que se sistematice su
expurgo.
La norma ISO 15489 propone un procedimiento de análisis compuesto de 5 etapas para el

establecimiento del tiempo de almacenamiento de los documentos:
- Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de documentos

dentro del sistema.
- Determinar los diversos usos de los documentos dentro del sistema.
- Determinar los vínculos de unión con otros sistemas.
- Tener en cuenta la variedad de usos de los documentos.
- Asignar plazos de conservación a los documentos de acuerdo con la evaluación total del
sistema.
2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
Un SGD constituye una fuente de información sobre las actividades de la organización, que
puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de decisiones, gestión del conocimiento,
etc.
22
Sin embargo, la gestión documental todavía no se percibe con suficiente claridad como un
proceso que repercute significativamente en los resultados de la organización. Por lo general, se
tiene una visión bastante limitada del provecho que se obtiene con una práctica adecuada,
siendo más notables los efectos negativos que derivan de una gestión documental deficiente.
Los resultados de una correcta implementación son siempre positivos y continuados,

debido en parte a la necesidad de gestionar los documentos como recurso valioso para la
organización, en parte a la clara relación existente entre la mejora de la eficiencia de las
prácticas documentales y la mejora del rendimiento de los procesos de negocio.
Entre los resultados esperados de la implementación de un SGD destacamos:
A) Mejora de la eficacia en el desarrollo de las actividades empresariales.
La implementación de un SGD aporta beneficios estratégicos fruto del aumento de eficacia

en el desarrollo de las actividades. El establecimiento de procedimientos corporativos para la
gestión de la información permite agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global de la
organización.
Una gestión documental eficaz permite contribuir de manera significativa a mejorar :
- El proceso de dirección, permitiendo dirigir las actividades de una manera ordenada,

eficiente y responsable, prestar servicios de un modo coherente y equitativo, respaldar y
documentar la creación de políticas y la toma de decisiones, proporcionar coherencia,
continuidad y productividad a la gestión y a la administración y conseguir respuestas
más agiles y eficaces en la organización.
- La seguridad jurídica, permitiendo satisfacer los requisitos legislativos y
reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión,
proporcionar protección y apoyo en caso de litigio reduciendo los riesgos asociados a la
existencia o a la falta de evidencias de las actividades de la organización y proteger los
intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes
interesadas presentes y futuras.
- La calidad de la documentación, permitiendo asegurar el acceso a los documentos y el
control en su circulación, facilitar el cumplimento efectivo de las actividades en toda la
organización y reducir la documentación de archivo, archivando aquellos que carezca
de valor y vigencia.
- La imagen interna de la organización, permitiendo un mejor conocimiento de sus
procesos de negocio, aumentar la confianza del personal en la documentación manejada
y conseguir una mayor satisfacción del personal al disminuir la carga administrativa
relacionada con la gestión de documentos.
23
- La cultura corporativa, permitiendo mantener la memoria colectiva, fomentar la
creación de redes de trabajo y el uso compartido de información y asentar las bases para
definir una política de gestión del conocimiento.
B) Mejora de la eficiencia en el desarrollo de las actividades empresariales.
La implementación de un SGD aporta beneficios económicos al disminuir los esfuerzos

administrativos asociados a las prácticas documentales ineficientes, provocando el aumento de
la eficiencia en los procesos de negocio y soporte de la organización.
Una gestión documental eficiente permite contribuir de manera significativa a mejorar :
- Fluidez en la elaboración de documentos.

- Disminución de la carga administrativa dedicada a la localización y recuperación de
documentos, mediante creación de un sistema de clasificación del archivo.
- El uso de las instalaciones de oficina, disminuyendo el espacio dedicado al archivo de
documentación.
2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Actualmente la creación de documentos en soporte electrónico por medio de paquetes

ofimáticos instalados en ordenadores es una realidad cotidiana que se extiende de forma
irrefrenable.
La incorporación de las nuevas tecnologías de información en la gestión de documentos ha

provocado importantes repercusiones en el modo de trabajo dentro de las organizaciones. En el
día a día muchas organizaciones tienen que hacer frente a problemas derivados de una gestión
de los documentos que no ha sabido adaptarse a los nuevos soportes digitales y medios de
transmisión electrónicos.
Esta situación se agrava porque hay una falta de integración de los documentos en papel y
los documentos electrónicos. Hay dos circuitos paralelos, sin una interrelación definida: por un
lado, se maneja la documentación que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se
procesan los ficheros informáticos generados por los programas de gestión y las aplicaciones
ofimáticas. Esto provoca la existencia de dos compartimentos estancos para almacenar la
información: el depósito de archivo y el servidor de la red local [17].
La proliferación de los documentos electrónicos ha obligado a establecer nuevas estrategias

prácticas para el control de la información y documentación en soportes diferentes al papel.
24
Por un lado, se deben reformular las bases teóricas de la gestión documental, de forma que
se amplíen y adapten los conceptos a la realidad actual.
Por otro lado, necesitamos estrategias prácticas que resuelvan los problemas cotidianos que
supone la gestión de documentos electrónicos y la implantación de Sistemas Electrónicos de
Gestión Documental, en adelante SEGD.
La gestión documental, ya sean documentos en soporte papel o documentos electrónicos,

ha de partir de procedimientos que se puedan aplicar en todas las fases del ciclo de vida
documental y que permitan mantener una coherencia en el tratamiento de los documentos. Si
consideramos que la información constituye un elemento clave para la competitividad de las
organizaciones, las diversas formas por las que se producen electrónicamente, su tipología, y la
adecuación de las herramientas informáticas para la gestión de documentos, serán factores
esenciales a tener en cuenta en cualquier organización que pretenda implementar un sistema de
gestión electrónica de la información.
En la actualidad, existe un gran interés por la gestión de la información electrónica a lo

largo de todo su ciclo de vida, por los obligados aspectos normalizadores para la gestión,
intercambio y transferencia de los datos electrónicos, apostando, en definitiva, por los sistemas
integrados de gestión electrónica de la información y documentación administrativa, que
contemplan todo el proceso de creación, almacenamiento, tratamiento, recuperación, difusión y
conservación de la información administrativa electrónica [10].
Según los criterios anteriormente abordados, es preciso señalar que en la mayor parte de los
casos, los productos de la gestión electrónica de documentos, son una evolución lógica de los
tradicionales SGD a los que se le añade funcionalidades, y se integran con otras tecnologías
informáticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta global a las
necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones.
Esta integración de tecnologías hace de estos productos herramientas potentes para la

gestión electrónica de la documentación orientada, principalmente, a grandes entidades con
estructuras organizativas y funcionales muy complejas, con multitud de series y tipos
documentales y con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas.
Es por ello que actualmente se habla de documentos inteligentes como contenedores

dinámicos de conjuntos de información creados por distintas aplicaciones y que son revisados y
actualizados de manera automática [18].
Es habitual que el término SGD sea utilizado para referirse a determinadas aplicaciones
informáticas orientadas al tratamiento electrónico de documentos. Estas tecnologías suelen
25
integrar diversas funcionalidades como la gestión de contenidos, gestión de flujos de trabajo,
espacios de trabajo en grupo, digitalización de documentos, reconocimiento óptico de
caracteres, etc.
Sin embargo, las aplicaciones informáticas solamente son uno de los elementos que
componen un SGD. La tendencia a considerar la gestión documental únicamente en términos
informáticos hace que, en muchos casos, no se preste atención a la estructura organizativa y
conceptual necesaria para conseguir una eficaz gestión de los documentos [15].
No se debe olvidar que un SGD suele articularse en torno a tres aspectos básicos: una
arquitectura documental que debe satisfacer los requisitos de los documentos y mejorar la
eficacia en su tratamiento; el establecimiento de procedimientos documentales que definan las
responsabilidades y las actividades de las personas implicadas en el uso de los documentos; la
implementación de tecnologías que permitan mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos
documentales.
Por ello, las herramientas informáticas no deben constituir una finalidad en sí misma, ni
sustituir a unas políticas y unos procedimientos documentales. Actualmente, se tiende a aceptar
simplificaciones peligrosas, creyendo que el campo de la gestión documental se reduce a la
implementación de tecnologías o a la digitalización de documentos, sin plantearse que la gestión
documental requiere principalmente soluciones documentales.
Si bien es cierto que las aplicaciones informáticas proporcionan una mejora notable en el
tratamiento de la información, difícilmente podrá obtenerse un rendimiento adecuado de la
misma si su implementación no viene acompañada de un estudio previo de las necesidades de la
organización y es debidamente adaptada a sus requisitos y procedimientos de trabajo.
El diseño y la implementación de un programa de gestión documental requiere de una

metodología de trabajo que es previa a la elección de la tecnología, aunque esta no sea una
práctica extendida. La adquisición de un software debe adaptarse siempre a unos procesos
documentales previamente establecidos.
En términos generales, los SEGD están orientados principalmente a grandes organizaciones

de estructuras complejas y redes de usuarios amplias. A pesar de esto, una pequeña o mediana
empresa puede implantar un SEGD eficaz con un uso coordinado de los recursos informáticos
existentes. Se pueden lograr excelentes resultados con una inversión mínima en equipos y
programas informáticos, siempre que se cree una estructura documental coherente y se apliquen
unos procedimientos adecuados.
26
2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO
Para el diseño e implementación de sistemas sostenibles de gestión de documentos, resulta

esencial disponer de un marco de trabajo que sistematice las tareas del proceso, defina su orden
de ejecución, establezca criterios de transición, y defina las entradas, salidas y estados por los
que pasará el producto.
La Norma ISO 15489 propone como marco de trabajo la metodología DIRKS (Design and
Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por
la norma australiana de gestión de documentos AS 4390. La metodología DIRKS define un
proceso de ocho pasos adaptable en función de las necesidades de la organización, los requisitos
formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organización y de la
gestión de documentos de archivo.
A) Etapa A. Investigación preliminar.
El objeto es proporcionar la comprensión del contexto administrativo, legal, social y

empresarial en los que opera la organización, la identificación de los principales factores que
influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos y la identificación de las fortalezas
y debilidades con respecto a la gestión de documentos.
B) Etapa B. Análisis de las actividades de la organización.
El objeto es desarrollar un modelo conceptual de qué hace la organización y de cómo lo

hace, examinando cómo interactúan los documentos con los procesos y las actividades de la
empresa.
C) Etapa C. Identificación de los requisitos.
El objeto es determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener
documentos que evidencien las actividades de la organización. Estos requisitos se identifican
mediante un análisis sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones legales
y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a partes interesadas internas como
externas.
D) Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes.
El objeto es analizar el SGD inicial de la empresa y otros sistemas de información

relacionados con el fin de valorar si incorporan y mantienen los documentos necesarios de una
manera fiable, íntegra, exhaustiva, sistemática y conforme a los requisitos identificados en la
etapa anterior.
27
E) Etapa E. Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.
El objeto es determinar las políticas, normas y procedimientos a adoptar, y las herramientas

informáticas y documentales a implantar para asegurar la creación y mantenimiento de los
documentos necesarios para reflejar la actividad de la organización.
F) Etapa F. Diseño del SGD.
El objeto es traducir las estrategias y tácticas adoptadas en la etapa anterior en un plan de

actuación que cumpla con los requisitos identificados y que solucione las deficiencias existentes
en la organización.
G) Etapa G: Implementación de un SGD.
El objeto es aplicar el conjunto de estrategias adoptadas para implementar el plan de

actuación diseñado en la etapa anterior. El plan de actuación debe aportar la visión de conjunto
de cómo se integran los diferentes componentes del sistema.
H) Etapa H: Revisión posterior a la implementación.
El objetivo de la etapa H consiste en medir la eficacia del SGD para evaluar el proceso de
desarrollo del mismo con el fin de corregir las deficiencias detectadas.
Figura 1. Diseño e implementación de sistemas de documentos (DIRKS). Fuente: UNE- ISO 15489. 2
28
En el caso de la presente investigación, el objeto del proyecto es el diseño de un SGD,
excluyendo su alcance las etapas de implementación y revisión posterior.
29
CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO
El objeto del presente capítulo es la definición de la línea estratégica y operativa que guie
el desarrollo del proyecto.
El plan de trabajo pretende ser una hoja de ruta, proporcionada para las personas que
gestionan proyectos, de manera que aísle las tareas de trabajo, las responsabilidades, los
productos de trabajo producidos, los hitos de control, etc. La mayoría de los proyectos son
desarrollados por el esfuerzo coordinado de más de una persona, por lo que para cualquier
esfuerzo de equipo, el control coordinado es mejor alternativa que la anarquía.
Una definición adecuada del plan de trabajo trae consigo las siguientes ventajas:
- Permite al jefe de proyecto planificar una ejecución exitosa del proyecto,

proporcionando una hoja de ruta viable que permita su desarrollo dentro de un marco de
tiempo razonable.
- Proporciona a las personas involucradas en el proyecto el contexto de su trabajo. El plan
de trabajo guía a las personas involucradas proporcionando el marco de trabajo en el
que entienden el contexto de las tareas a realizar.
- Proporciona una primera valoración del desarrollo del proyecto, estimando recursos
implicados en la ejecución de las tareas, duración de éstas, etc.
El presente capítulo ha sido estructurado en 4 epígrafes:
- Epígrafe 3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO, donde se describe el equipo de

profesionales involucrados en el desarrollo el proyecto.
- Epígrafe 3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO, donde se describe la
programación del proyecto: se identifica el conjunto de actividades y tareas
involucradas en el desarrollo del proyecto, sus participantes, recursos necesarios,
responsabilidades y tiempos establecidos para su ejecución.
- Epígrafe 3.3. DEFINICION DE HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO, donde se
programan los puntos de control del proyecto.
- Epígrafe 3.4. DIAGRAMA DE GANTT, donde se representa el desarrollo temporal
planificado de cada tarea.
30
3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
Se procede a la definición de los agentes participantes en el proyecto.
Por su naturaleza, al tratarse de un PFC, el equipo de trabajo suele restringirse a dos

personas: el ingeniero junior proyectista (el alumno) y el director de proyecto (el tutor). Sin
embargo, a efectos de facilitar una valoración de las tareas y definir el tipo de recurso humano
que engloba un proyecto de este tipo, se ha considerado adecuado proponer un equipo de trabajo
que recoja las diferentes funciones que han de desempeñarse.
Para una mayor comprensión, se procede a realizar una breve descripción de los roles
implicados en el desarrollo del proyecto:
A) Director de proyecto.
Es el encargado de la gestión y control del desarrollo del proyecto. Tiene asignado la

supervisión de los distintos paquetes de trabajo. Este rol es asignado al tutor del proyecto.
B) Ingeniero junior Industrial, intensificación en Organización.
Es el encargado del desarrollo del grueso del proyecto. Se asignan competencias en la

mayoría de los campos de desarrollo de los Sistemas de Información, como pueden ser la
planificación, documentación, análisis de procesos, etc. Este rol es asignado al alumno.
C) Usuario de Negocio.
Trabaja en operaciones con el proceso siendo parte integrante de la cadena que crea valor
para el cliente. En nuestro caso, este grupo lo compone, tanto el alumno, como el propio
personal de oficina.
31
3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO
El presente epígrafe tiene como objeto la descripción de la programación del proyecto.
La ejecución del proyecto ha sido descompuesta en paquetes de trabajo. Su descripción

incluye cada una de las tareas que lo componen, su propósito, su duración estimada y los
recursos asignados para completarlas.
A continuación, se presenta la estructura seguida en el presente epígrafe para el desglose y

descripción de los paquetes de trabajo:
PTx (Paquete de trabajo con numeración x). Un nombre conciso que indique su objeto.
- Tx.1 (Tarea número 1 a realizar dentro del paquete de trabajo x): Se adjunta una breve
descripción.
descripción.
descripción.
- ...
COD. TAREA DURACIÓN PARTICIPANTES RESPONSABLE
Tabla 2. Definición formato tabla paquete de trabajo.
Los campos utilizados se describen a continuación:
- COD. TAREA: codificación asignada a la tarea.

- DURACIÓN: duración estimada de la fase o tarea, medida en días. La carga de trabajo
por día estimada es de 8 horas.
- PARTICIPANTES: recursos humanos implicados en la tarea.
- RESPONSABLE: supervisor de la ejecución de la tarea.
32
3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO
PT1.Estudio previo.
- T1.1.Revisión bibliográfica. El alumno procederá a revisar documentación relacionada

con la gestión de documentos, los SGD y las tecnologías orientadas al tratamiento de
los documentos electrónicos en organizaciones empresariales. Para la revisión
bibliográfica se utilizarán documentos e investigaciones contenidas en el repositorio
digital de la Universidad de Sevilla, documentos personales de autores especializados
en la materia encontrados en la web y normas internacionales. Los objetivos de la
presente etapa son, en primer lugar, obtener un conocimiento suficiente del dominio del
problema que permita estudiar la viabilidad del proyecto y desarrollar un procedimiento
para su implementación. En segundo lugar, proporcionará al alumno documentación de
estudios similares que servirán de base para el posterior desarrollo.
- T1.2.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable CAPÍTULO
2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD , donde se recogerán las conclusiones de la
investigación.
T1.1 30 Ingeniero Junior Ingeniero Junior
Ingeniero Junior
T2.1 15 Director de proyecto
Director de proyecto
Tabla 3. PT1.Estudio previo.
PT2.Investigación preliminar: caracterización del contexto empresarial.
- T2.1.Revisión de fuentes documentales internas. El alumno procederá a revisar, en caso

de que exista, la documentación corporativa presente en la organización (políticas
internas documentadas, procedimientos de trabajo, proyectos similares desarrollados
con anterioridad en la empresa, etc.) que pudiese servir de apoyo al desarrollo de la
presente tarea.
- T2.2.Revisión de fuentes documentales externas. El alumno procederá a revisar
documentación relacionada con el proceso de gestión y dirección de las empresas
constructoras, su organización y su marco económico y legislativo. Para la revisión
bibliográfica se utilizarán documentos e investigaciones contenidas en el repositorio
digital de la Universidad de Sevilla y documentos personales de autores especializados
en la materia encontrados en la web. El objeto de la presente tarea es obtener un
33
conocimiento suficiente del dominio del problema que permita, tanto evaluar la
documentación corporativa, en caso de que exista, como permitir al alumno la
definición del contexto empresarial.
- T2.3.Desarrollo de entrevistas. El alumno procederá a entrevistarse con el personal de
Oficina con el objetivo de definir el contexto empresarial.
- T2.4.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable
4.1.CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA, donde se recogerán las
conclusiones de la investigación.
Ingeniero Junior
T2.3 3 Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
Tabla 4. PT2. Investigación preliminar: caracterización del contexto empresarial.
PT3.Investigación preliminar: caracterización inicial de la gestión documental.
- T3.1.Desarrollo de entrevistas. El alumno procederá a entrevistarse con el personal de

Oficina con el objetivo de caracterizar el estado de opinión acerca del uso de la
información en la empresa y de la organización del documento de archivo.
- T3.2.Observación in situ de los procedimientos de trabajo. El alumno procedió a
evaluar los procedimientos documentales implementados en la organización.
- T3.3.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable 4.2.
CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, donde se recogerán las
34
Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
Tabla 5. PT3.Investigación preliminar: caracterización de las prácticas de gestión documental.
PT4.Análisis de las actividades de la organización.
- T4.1.Revisión de fuentes documentales internas. El alumno procederá a revisar, en caso

de que exista, documentación corporativa (políticas internas documentadas,
procedimientos de trabajo, proyectos similares desarrollados con anterioridad en la
empresa, etc.) que pudiese servir de apoyo al desarrollo de la presente tarea.
- T4.2.Revisión de fuentes documentales externas. El alumno procederá a revisar
documentación relacionada con el proceso de gestión, dirección, planificación y control
de las empresas constructoras. Para la revisión bibliográfica se utilizarán documentos e
investigaciones contenidas en el repositorio digital de la Universidad de Sevilla y
documentos personales de autores especializados en la materia encontrados en la web.
El objeto de la presente tarea es obtener un conocimiento suficiente del dominio del
problema que permita, tanto evaluar la documentación corporativa, en caso de que
exista, como permitir al alumno la definición del modelo documental.
- T4.3.Desarrollo de entrevistas y observación in situ de los procedimientos de trabajo. El
alumno procederá a entrevistarse con el personal de Oficina y a examinar los
procedimientos de trabajo con el objetivo de definir el modelo documental
implementado originalmente en la organización. El proceso de caracterización del
modelo documental comprende la identificación de los procesos de negocio y la
identificación de las tecnologías implantadas y su relación con la gestión de
documentos.
5. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN, donde se recogen las
35
Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
Tabla 6. PT4. Análisis de las actividades de la organización
PT5.Identificación de los requisitos externos y evaluación de su cumplimiento por el

SGD.
- T5.1.Revisión de fuentes documentales relevantes. El alumno desarrolló una revisión

del marco normativo de la organización, con el objetivo de identificar aquellos
requerimientos legales a los que debe hacer frente el SGD y valorar su cumplimiento
por los sistemas existentes.
- T5.2.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable 6.2.
IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU
CUMPLIMIENTOS POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogen las conclusiones de la
investigación.
Ingeniero Junior
Tabla 7. PT5. Identificación de requisitos externos y evaluación de su cumplimiento por el SGD.
PT6.Identificación de los requisitos internos y evaluación de su cumplimiento por el

SGD.
- T6.1.Desarrollo de reuniones. El alumno procederá a conformar un grupo de trabajo, en

el cual se analizará los requisitos internos del sistema
- T6.2.Documentación del estudio. El alumno elaborará el entregable 6.3.
IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU
36
CUMPLIMIENTOS POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogerán las conclusiones de la
investigación.

Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
Director de Proyecto
Tabla 8. PT6. Identificación de requisitos internos y evaluación de su cumplimiento por el SGD.
PT7.Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos del sistema.

7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS,
donde se definen las estrategias a adoptar por la organización para el diseño del sistema.

Ingeniero Junior
Director de Proyecto
Tabla 9. PT7. Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos del sistema.
PT8.Diseño del SGD.
- T8.1.Desarrollo de reuniones. El alumno procederá a reunirse con el personal de

Oficina con el objeto de definir el modelo documental a implementar en la
organización.
8. ETAPA G: DISEÑO DE UN SGD, donde se recogerán las conclusiones de la
investigación.

Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
Tabla 10. PT8. Diseño del SGD.
37
3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO
Se desea reflejar los puntos de control del proyecto, indicando la fecha prevista para su
cumplimiento. Se definen los entregables a generar durante el desarrollo.
Se establecerán cinco hitos para el control del proyecto:
- Hito 1 (H1): comienzo del proyecto. Reunión del grupo de proyecto y definición de
objetivos.
- Hito 2 (H2): revisión del desarrollo del proyecto (día 45). Presentación de los
entregables:
 CAPÍTULO 2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD.
entregables:
 CAPÍTULO 4. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
entregables:
 CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
entregables:
 CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y
EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
 CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA
CUMPLIR LOS REQUISITOS.
entregables:
 CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD.
38
3.4. DIAGRAMA DE GANTT
Se adjunta en el ANEXO 1.DIAGRAMA DE GANTT
39
CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
El objeto del presente capítulo es proporcionar la comprensión del contexto administrativo,

legal, social y comercial en el que la organización desarrolla su actividad, identificar los
factores que influyen en la necesidad de crear y mantener los documentos, y conocer las
fortalezas y debilidades con respecto a su gestión.
La investigación preliminar constituye la primera etapa de la metodología propuesta por la

norma "UNE-ISO 15489: Información y documentación. Gestión de documentos de archivos"
para el diseño e implementación de un SGD. Como productos de esta investigación
obtendremos:
- Un conocimiento de la organización y del contexto en el que opera.

- Una apreciación general de las consistencias y debilidades de la organización en materia
de gestión de documentos, a partir de la cual, podremos definir el alcance del proyecto.
El conocimiento del estado actual y de los recursos de los que dispone la organización,
permitirá la definición de una estrategia viable (técnica, económica y operacionalmente)
y realmente adecuada para los intereses de ésta.
40
4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento seguido para el desarrollo del presente capítulo es descrito a

continuación:
4.1.1. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO EMPRESARIAL
A) Revisión de fuentes documentales internas.
El alumno procedió a comprobar la existencia de documentación corporativa que pudiese

servir de apoyo para el desarrollo de la presente tarea, como pueden ser:
- Proyectos desarrollados anteriormente en la organización que llevasen implícito un

análisis corporativo.
- Políticas y procedimientos internos.
- Otra documentación: páginas web, planes corporativos, etc.
En el caso que nos ocupa, la organización carecía de documentación corporativa.
B) Revisión de fuentes documentales externas.
El alumno procedió a realizar una revisión de fuentes documentales externas. La

documentación analizada comprendía:
- Regulaciones, normativas o directrices que afectan de forma significativa a la

organización.
- Documentación relacionada con el proceso de gestión y dirección de las empresas
constructoras y su organización administrativa.
C) Desarrollo de entrevistas.
El alumno procedió a entrevistarse con el personal de Oficina. El objetivo de estas

entrevistas fue la definición del organigrama funcional de la organización y de su contexto
legislativo.
D) Documentación de la investigación.
Por último, el alumno elaboró el entregable 4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE

LA EMPRESA, donde se recogen las conclusiones de la investigación:
41
- La organización y su contexto administrativo.
- El contexto comercial.
- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.
4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
A) Desarrollo de entrevistas.
El alumno procedió a entrevistarse con el personal de Oficina (se adjunta modelo de la

entrevista en el ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS). El objetivo de estas
entrevistas fue conocer el estado de opinión acerca del uso de la información y la organización
del documento de archivo.
B) Observación in situ de los procedimientos de trabajo.
El alumno procedió a evaluar los procedimientos documentales implementados en la

organización. La investigación se centró en los siguientes campos: los procedimientos de
archivo, las políticas documentales, el grado de formación en materia documental de los
empleados de la organización y los soportes tecnológicos orientados a la gestión de documentos
disponibles en la organización.
C) Documentación de la investigación.
El alumno elaboró el entregable 4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL,

donde se recogen las conclusiones de la investigación:
- Una evaluación inicial del estado actual de los procedimientos y políticas documentales.
- El alcance del proyecto.
42
4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA
4.2.1. INTRODUCCIÓN
El objeto del presente epígrafe es la descripción de la organización global de TARIFA

CONSTRUCCION SL, asegurando la definición de responsabilidades y autoridades dentro de la
empresa, así como la caracterización del entorno de negocio.
TARIFA CONSTRUCCIÓN SL fue fundada en el año 2000 como empresa dedicada a la

ingeniería agroforestal, ambiental, civil y topográfica.
Desde entonces ha mantenido un desarrollo constante, realizando una prestación de

servicios de manera continuada, contando para ello con un equipo multidisciplinar de trabajo y
medios técnicos propios.
Su objetivo empresarial es poder abordar de forma rigurosa y desde una perspectiva abierta
todo tipo de proyectos, estudios y trabajos directamente relacionados con su actividad. Con el
fin de ofrecer soluciones complejas, eficaces y rápidas para los clientes, garantizando la calidad
de los trabajos, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL ha buscado mantener un alto nivel de
actualización de sus medios técnicos.
Los principios en los que la organización fundamenta los servicios que ofrece se resumen
en: profesionalidad, cumplimiento de plazos de ejecución, calidad y garantía de sus trabajos.
La sede principal de la empresa está situada en el municipio de Tarifa, y realiza sus

trabajos en el entorno geográfico de la provincia de Cádiz.
En cuanto al volumen de facturación y personal trabajador, según legislación vigente,

TARIFA CONSTRUCCIÓN SL puede clasificarse como pequeña empresa.
4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL
Todo el personal de TARIFA CONSTRUCCION SL y en su caso el personal o empresa

subcontratada, debe conocer y respetar el código ético establecido por la Dirección.
El personal de TARIFA CONSTRUCCION SL debe respetar y cumplir las órdenes de

trabajo encomendadas de la forma más competente posible y debe comunicar siempre a la
Dirección de TARIFA CONSTRUCCION SL aquellas cuestiones que provoquen o puedan
provocar defectos o problemas en el desarrollo de su trabajo.
43
Todo personal debe respetar la autoridad y la responsabilidad de la que dependa en cada
momento y usar los canales de comunicación que se describan para efectuar si es preciso su
queja. Así mismo el compañerismo es un valor muy estimable para TARIFA
CONSTRUCCION SL.
La puntualidad, compromiso y fidelidad a lo demandado por el cliente es una norma de

obligado cumplimiento por parte del personal de TARIFA CONSTRUCCION SL.
El personal de TARIFA CONSTRUCCION SL tiene la obligación de comunicar a la

dirección por los medios adecuados sus necesidades formativas a fin de que su nivel de
competencia sea adecuado a los trabajos a realizar.
4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES
Los servicios ofertados pueden clasificarse en dos grupos:
- Proyectos técnicos: proyectos de actividad necesarios para la concesión de licencia

municipal de apertura (proyectos de adecuación de locales, certificados de seguridad y
solidez, certificados de SI, etc.) y proyectos para la concesión de licencia de obra.
- Obra civil, especializados en construcción de nueva vivienda y rehabilitación.
Además, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL oferta todo tipo de trabajos dentro del campo de
la topografía (cálculo de trazados viales, asistencia técnica en edificación, medición,..) e
ingeniería civil (naves industriales, infraestructuras agropecuarias, carriles forestales…)
En cuanto al perfil de cliente, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL está enfocado tanto al

cliente privado, como al cliente público.
4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La autoridad y responsabilidad de cada cargo está garantizada por la Dirección de TARIFA

CONSTRUCCION SL y cada responsable conoce cuáles son sus medios de comunicación para
llevar a cabo, informar y comunicarse con el resto de la organización.
TARIFA CONSTRUCCION SL cuenta dentro de su grupo de trabajo con personal de

gestión y operarios de obra.
44
El personal de gestión lo componen el Departamento Técnico (que cuenta con ingeniero
industrial y un arquitecto técnico), el Departamento de Secretaría General/Administración (que
cuenta con una técnica administrativa) y la Gerencia.
El grupo de operarios de obra lo compone un equipo de trabajo multidisciplinar (formado

por especialistas en electricidad, fontanería, soldadura, albañilería, etc.) de unos 20-30
trabajadores, en función del volumen de trabajo en obra.
Además cuenta con personal externo subcontratado para la realización de determinados

servicios, tanto trabajos en obra como proyectos técnicos.
A continuación se desarrolla el organigrama de áreas funcionales:
1.Gerencia: constituye la máxima autoridad en la empresa. Es responsable de la definición

de la política de producción (objetivos, capacidades y volumen de obra previsible), de el estudio
de la política de mercado, de el estudio de la política financiera, de la dotación de recursos
humanos y materiales, de la definición de la evolución organizativa y técnica, de el
establecimiento de objetivos anuales y políticas de mejora y de la supervisión de las
desviaciones sobre las previsiones de producción, presupuestos, inversiones, salarios y
beneficios.
2.Departamento Administrativo/Secretaría General: tiene asignadas las siguientes

responsabilidades:
- Procesos relacionados con el área de Secretaria General, como pueden ser la atención
al teléfono, atención al cliente, la recepción, apertura y distribución de correo, la
gestión administrativa de contratos, etc.
- Tareas relacionadas con la Administración, como pueden ser la gestión de tesorería,
supervisión y control de pagos a proveedores, registro y control de pago de facturas de
clientes, etc.
- Asesorada por empresa externa controla y gestiona cuestiones de tipo laboral, fiscal y
contable relacionadas con la actividad de la empresa.
3.Departamento Técnico. Tiene asignada las siguientes responsabilidades:
- Proyectos técnicos: elaboración de proyectos y gestión de licencias con el

ayuntamiento.
- Obras: estudio de obra, elaboración de presupuestos, confección de listas de las
unidades de obra, a realizar con medios propios o subcontratados, confección de listas
de materiales de obra, procedencias, cantidades necesarias, etc., estudio de los procesos
45
constructivos, planificación de los trabajos, coordinación y seguimiento de la ejecución,
análisis de los costes, certificaciones, liquidación final de obras, realizar las operaciones
preparatorias para el inicio de las obras, ordenación de los trabajos, dando órdenes
oportunas al personal a cargo, dirección de los trabajos de replanteo, revisión de la
aplicación correcta de materiales, control de los tajos, mano de obra empleada,
materiales utilizados y calidad de ejecución, control de los subcontratistas y control del
proceso de Seguridad y Salud en la obra.
4.Jefe de Obra: integrante del Departamento Técnico, responsable directo de la gestión de

los trabajos de Obra.
5.Encargado de obra: constituye el enlace jerárquico entre los obreros y personal directivo
y es el responsable de la dirección y control del personal, de preparar el trabajo en cada tajo y
desarrollar la planificación, del control y rendimiento de todo el personal obrero, de preparar los
planes de obra a corto plazo y colaborar en el plan general, de atender al suministro de los
materiales, de hacer los pedidos y vigilar la entrada de los mismos, de designar a cada uno de
los tajos donde se va a aplicar la mano de obra y la maquinaría para realizar los trabajos que
ordene el Jefe de Obra, controlando y procurando que se obtenga el mayor rendimiento, de
controlar que sus capataces dirijan correctamente a su personal, de proponer la contratación y
despido del personal, de mantener en orden la obra, de controlar las herramientas y puntualidad
en los tajos, de complementar pequeños trabajos de replanteo y de sustituir al jefe de obra en su
ausencia.
6.Responsable de medios y equipos: se encarga del control y la gestión de los medios,

equipos y herramientas procurando su buen uso y disponibilidad.
7.Encargado de instalaciones: se encargada del desarrollo de los trabajos encomendados en

este apartado debiendo informar al encargado de obra sobre las incidencias que se le puedan
plantear en el desarrollo de sus responsabilidades.
8.Operarios: se responsabilizan de cumplir las instrucciones y órdenes de trabajos

encomendados.
A continuación, se adjunta un diagrama funcional de la organización a modo de esquema.
46
Figura 2. Organigrama TARIFA CONTRUCCION SL. Fuente: elaboración propia.
4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

CONSTRUCCIÓN
1.Edificación y Obra civil.
- LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación.

- REAL DECRETO 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Código Técnico
de la Edificación.
- REAL DECRETO 1000/2010, de 5 de agosto, sobre visado colegial obligatorio.
Edificación y Obra civil.
2.Seguridad y Salud.
A) De carácter general:
- LEY 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

- REAL DECRETO 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los
Servicios de Prevención.
47
- REAL DECRETO LEGISLATIVO 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el
Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
- REAL DECRETO 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de
coordinación de actividades empresariales.
- LEY 25/2009, de 22 de diciembre, de modificación de diversas leyes para su adaptación
a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio.
- ORDEN TIN/1071/2010, de 27 de abril, sobre los requisitos y datos que deben reunir
las comunicaciones de apertura o de reanudación de actividades en los centros de
trabajo.
B) De carácter específico:
- REAL DECRETO 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las

disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.
- Real Decreto 2177/2004, de 12 de noviembre, por el que se modifica el Real Decreto
1215/1997, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de
seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo, en
materia de trabajos temporales en altura.
- Real Decreto 604/2006, de 19 de mayo, por el que se modifican el Real Decreto
39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de
Prevención, y el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las
disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.
- REAL DECRETO 337/2010, de 19 de marzo, por el que se modifican el Real Decreto
39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de
Prevención; el Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley
32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el sector de la
construcción y el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen
disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción.
3. Subcontratación en el sector de la construcción.
- LEY 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la

Construcción.
- Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18
de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.
48
4. Gestión de residuos
- Real Decreto 105/2008, de 1 de Febrero, por el que se regula la producción y gestión de

los residuos de construcción y demolición.
5. Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Ley 42/1997, de 14 de noviembre, ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad

Social.
- Resolución del 11 de Abril de 2006, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social,
sobe el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
6. Contabilidad
- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

- Real Decreto del 22 de agosto de 1885 por el que se aprueba el Código de Comercio.
49
4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL.
El objeto del presente apartado es documentar los resultados de las entrevistas realizadas. A
continuación se presentan las principales conclusiones:
1.Los usuarios reconocen el valor de la información como factor determinante para la toma
de decisiones en la empresa.
2.Los usuarios consideran insuficientes para el desempeño de sus actividades los recursos
documentales de los que dispone la organización.
3.Los usuarios desconocen los plazos de conservación, sujetos a la legislación vigente, de

los documentos de los que son responsables.
4.Los usuarios desconocen normativas relacionadas con la gestión de documentos.
5.Los usuarios carecen de un conocimiento adecuado de las normativas que regulan las
actividades desarrolladas por la organización, y, por tanto, de los requerimientos documentales
impuestos por éstas.
6.Los usuarios reconocen la necesidad de actualización de las series documentales

disponibles en la organización.
7.El soporte de trabajo preferido por los usuarios es el electrónico.
8.No se han desarrollados proyectos ni acciones con anterioridad en la organización con

objeto de mejorar la gestión de sus documentos.
9.Los usuarios reconocen la necesidad de actualización de las tecnologías disponibles en la

organización, constituyendo una prioridad la implementación de una herramienta informática
que permita el uso compartido de archivos y que permita la consulta remota de los documentos.
10.Los usuarios reconocen la necesidad de llevar adelante un proyecto de

perfeccionamiento empresarial con el objetivo adecuar la tecnología a las necesidades actuales y
obtener un mayor control tanto de la documentación generada como de los procesos de negocio
que se desarrollan.
11.Los usuarios reconocen los coste actuales asociados a las malas prácticas documentales:
tiempo del personal dedicado a la búsqueda de documentos, gastos en consumibles y material de
50
oficina, espacio destinado al almacenamiento de documentos obsoletos, repetición de tareas ya
efectuadas, etc.
4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES
El objeto del presente apartado es documentar los resultados del análisis inicial de los
procedimientos documentales implementados en la organización. Este análisis se ha centrado en
los siguientes aspectos:
A) Evaluación de los procedimientos de archivo.
Entendemos por procedimientos de archivo a las normas corporativas que definen

explícitamente qué documentos deben ser almacenados, cómo deben de ser almacenados y
durante cuánto tiempo.
En el caso que nos ocupa, la organización carece de procedimientos de archivo definidos.

Ante esta situación, cada usuario almacena y organiza de manera individual su propio archivo,
en función de sus necesidades y responsabilidades.
Esta situación provoca:
- Una acumulación masiva de documentos, debido, tanto al archivo de documentos

duplicados, como al almacenamiento de documentos de manera permanente, aun
habiendo agotado su periodo de vigencia.
- Alta carga administrativa relativa a la localización de los documentos archivados y a la
pérdida de documentos y, por tanto, a la repetición de tareas ya efectuadas.
- Existencia de diferentes nomenclaturas para definir un mismo tipo de archivo
electrónico.
- Duplicidad de información, tanto en distintos formatos (formato papel y formato
electrónico) como en varias extensiones para un mismo documento electrónico.
- Ausencia de control de la propiedad de los documentos, y riesgo de pérdida de la
información en caso de pérdida de algún empleado.
B) Evaluación del sistema de trasferencia de documentos.
El sistema de transferencia de documentos define las actividades que realiza la entidad para
cumplir con sus funciones y objetivos, los documentos generados durante el desarrollo de estas
actividades y las responsabilidades de los integrantes del sistema con respecto a los documentos
generados y recibidos.
51
En el caso que nos ocupa, la organización carece de procedimientos documentados que
definan el sistema de transferencia de documentos. Esta situación provoca:
- Coordinación poco efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.

- Desconocimiento de las responsabilidad de los usuarios respecto a los documentos.
- Diferencias en la operativa de los procesos en función del usuario que los realice.
C) Evaluación de las series documentales.
Las series documentales disponibles en la organización no satisfacen las necesidades

actuales. Si bien es cierto que existen ciertos documentos corporativos normalizados, las series
actuales no cumplen con el ciclo de trabajo completo de la organización.
D) Evaluación de las instalaciones de archivo.
Utilización inadecuada de las instalaciones de archivo: se desarrolla una gestión

inadecuada del espacio destinado a la instalación física de los documentos.
E) Evaluación de las políticas y responsabilidades definidas.
Ausencia de responsabilidades definidas en materia de gestión de documentos.
No existe ningún responsable designado para la toma de decisiones respecto a los

procedimientos documentales. En caso de duda en algún procedimiento documental, cada
usuario toma sus propias decisiones.
F) Evaluación de los soportes tecnológicos.
Insuficientes soportes tecnológicos en la empresa: no existe un repositorio común para

almacenar la información ni un buscador para recuperarla, los documentos se almacenan en
unidades de disco independientes por departamento y usuario.
El acceso remoto a los documentos no es posible, lo que provoca poca capacidad de

reacción.
G) Evaluación de los usuarios del sistema.
Los usuarios carecen de formación específica en técnicas de archivo y en materia de

gestión de documentos, no existe una visión global de sus actividades, ni una participación de la
cultura corporativa de la organización.
52
Por otra parte, existe un compromiso y una predisposición adecuada de los usuarios con el
proyecto, reconociendo las debilidades del sistema actual, así como las consecuencias negativas
para la organización que supone las prácticas documentales desarrolladas.
4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO
Inicialmente, el motivo que impulsó el desarrollo del presente proyecto fue el deseo por
parte de los empleados de la organización de adquirir una solución informática que permitiera el
acceso remoto a los documentos, facilitara la creación de grupos de trabajo y la localización y
gestión de los documentos electrónicos. La actuación sobre el componente informático
constituía, desde la percepción de los usuarios, una prioridad.
No obstante, la investigación llevada a cabo hasta el momento, ha manifestado que las

deficiencias que presenta la organización en materia documental se encuentran más ligadas a la
propia arquitectura del sistema que a problemas de índole técnico. Si bien es cierto, que los
soportes tecnológicos con los que cuenta la organización no satisfacen las necesidades actuales,
el componente organizativo se encuentra en un estado muy primitivo para poder asegurar un
adecuado rendimiento en el caso de implementación de alguna tecnología.
Durante la revisión bibliográfica se ha tratado la problemática que supone reducir la

gestión documental a la implementación de soluciones informáticas, cuando la gestión
documental requiere, principalmente, de soluciones documentales.
Ante la imposibilidad de realizar un desarrollo global, el alumno priorizó la actuación sobre

la arquitectura documental y los procedimientos y políticas documentales establecidas para la
gestión de los documentos en papel, excluyendo del proyecto, la implementación de una
tecnología para la gestión electrónica de los documentos y la definición de procedimientos para
la gestión del archivo electrónico.
El alcance del proyecto, en el aspecto tecnológico, tal como ha sido definido en el epígrafe
1.1.OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO, tan solo abraca la evaluación del entorno tecnológico
y la identificación de los requisitos de la herramienta informática.
Una vez completados con éxito los objetivos del proyecto, se planteará la opción de
adquirir una herramienta informática para el tratamiento electrónico de los documentos, que
deberá adaptarse a los procedimientos documentales previamente establecidos. Del mismo
modo, será necesario definir procedimientos para integrar los circuitos de los documentos en
papel y de los documentos electrónicos.
53
Los motivos que justificaron esta decisión fueron los siguientes:
A) La implementación de una arquitectura documental adecuada a las necesidades de

la organización es un requisito indispensable para lograr una gestión eficiente de los
documentos.
El estado actual de la organización no permitiría obtener un rendimiento adecuado de la

implementación de una solución informática.
Si bien es cierto que las aplicaciones informáticas proporcionan una mejora notable en el
tratamiento de la información, éstas deben venir precedidas del establecimiento de una
estructura organizativa que satisfaga los requisitos documentales.
B) Los riesgos derivados del estado actual del sistema.
Es importante, a la hora priorizar una estrategia de desarrollo, valorar los riesgos a los que
se encuentra sometido la organización.
En el caso que nos ocupa, a las problemáticas administrativas derivadas de la falta de una
arquitectura documental y unos procedimientos documentales (tiempo excesivo dedicado a la
búsqueda de documentos, demora en la tramitación de expedientes de los clientes,
documentación excesiva, repetición de tareas ya efectuadas, etc.) hay que sumar el posible
riesgo de incurrir en una sanción jurídica por falta de evidencias o pruebas documentales.
Esta situación puede darse bien por perdida de la documentación, bien por
desconocimiento de los procedimientos documentales de los que es responsable la organización.
Recordemos que la evaluación realizada ha puesto de manifiesto que los usuarios del
sistema desconocen los requisitos documentales, impuesto por la normativa vigente, que deben
cumplir a la hora de crear, conservar y eliminar documentos. Es decir, el sistema actual no
puede garantizar el cumplimiento de los requisitos legales en cuanto al tiempo de conservación
de los documentos, los documentos de archivo obligatorio en obra, procedimientos de trabajo de
obligada documentación, etc.
La estrategia desarrollada abarcará los riesgos descritos, en contraposición de un desarrollo

de implementación pura de tecnologías.
54
CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN
El objeto del presente capítulo es establecer un modelo documental que, mediante el

estudio de las actividades y procesos de la organización, identifique qué es lo que hace y cómo
lo hace.
Un modelo documental constituye un inventario de la documentación de la organización,

que suele ser completado con la elaboración de un mapa sistemático de tipología documental,
cuyo propósito es proporcionar una visión estructurada de las funciones, actividades y
operaciones desarrolladas por la organización y las relaciones de éstas con los procedimientos y
pautas que rigen el ciclo de vida de los documentos.
La definición del modelo documental permite obtener una visión en profundidad de los
aspectos básicos que componen el SGD: la arquitectura documental, las políticas y
procedimientos documentales definidos y las tecnologías implementadas en la organización.
El presente capítulo identifica el modelo documental que originalmente se encontraba

implementado en la organización.
Esta caracterización la realizaremos a través de la definición de tres elementos:
A) La documentación de los procedimientos de negocio.
La documentación de los procedimientos de negocio se centrará en la identificación en

profundidad de los procedimientos de trabajo, permitiéndonos conocer las actividades
desarrolladas por la organización, las pautas que las rigen y los tipos documentales producto de
éstas.
Esta caracterización nos permitirá, en etapas posteriores, identificar aquellos

procedimientos, tanto operativos como documentales, que deben de ser incluidos (por ausencia)
o rediseñados (por ser disfuncionales) en el modelo de negocio a implantar, con el objetivo de
satisfacer los requerimientos documentales del sistema.
De acuerdo con las conclusiones obtenidas en la etapa anterior, la documentación de los

procesos de negocio excluye la caracterización en profundidad de los procedimientos de
archivo. En la presente investigación, el alumno ha visto únicamente conveniente identificar el
momento en el que el documento entra en el sistema de archivo, y su ubicación (centro de
55
trabajo), para poder proceder a evaluar el cumplimiento de los requisitos documentales
asociados a estas prácticas.
Recordemos que durante la investigación preliminar, se realizó un análisis sobre los

procedimientos de archivo, exponiendo su falta de coherencia y estructura. Los procedimientos
de archivo serán rediseñados completamente, por lo que carece de sentido un estudio en
profundidad más amplio.
El mismo argumento es aplicable a la caracterización de las series documentales

producidas por la organización.
La documentación de los procesos de negocio persigue como objetivos:
1. Proporcionar al alumno una caracterización de la arquitectura, políticas y procedimientos

documentales de la organización que permitirá, junto con la investigación preliminar y la
identificación de requisitos, la evaluación del sistema documental.
2. Proporcionar al alumno una base para el desarrollo de las herramientas documentales. En

el presente capítulo, servirá de base para la definición del cuadro de clasificación de actividades,
implementado originalmente en la organización.
B) La caracterización del cuadro de clasificación de actividades de la organización.
Un cuadro de clasificación proporciona una caracterización jerárquica codificada de las

funciones, actividades, operaciones y series documentales de la organización.
Constituye un instrumento de referencia y control, de las actividades y documentos

generados y recibidos por la organización.
C) La caracterización del entorno tecnológico del cliente.
La caracterización del entorno tecnológico ofrece una identificación del hardware, el

software y la arquitectura de servicios implantada en la organización.
Su objetivo es proporcionar un conocimiento suficiente del entorno tecnológico de la

organización que permita, complementariamente a la investigación preliminar, identificar los
requisitos funcionales de la herramienta software a implementar.
El conocimiento del entorno actual, constituye un requisito imprescindible para asegurar

que la herramienta a implementar sea integrable con el software, el hardware y la arquitectura
técnica de la organización (en caso de puesta en funcionamiento en el entorno actual).
56
El procedimiento seguido por el alumno para el desarrollo del presente capítulo es descrito
a continuación:
A) Revisión de fuentes documentales internas.
En el caso que nos ocupa, la organización carecía de documentación corporativa que

sirviera de apoyo al alumno para el desarrollo de la presente investigación.
B) Revisión de fuentes documentales externas.
El alumno procedió a realizar una revisión de fuentes documentales externas. La

documentación analizada comprendía:
- Documentos e investigaciones de autores especializados encontrados en la web sobre el

proceso de gestión, dirección, planificación y control de las empresas constructoras.
- Proyectos e investigación contenidas en el repositorio digital de la Universidad de
Sevilla en cuyo desarrollo llevasen implícito un análisis de los procesos de negocio de
las empresas constructoras.
C) Desarrollo de entrevistas y observación in situ de los procedimientos de trabajo.
El alumno procedió a entrevistarse con el personal de Oficina y a evaluar los

procedimientos de trabajo con el objetivo de identificar las actividades desarrolladas por la
organización, su secuencia, el flujo documental generado y las soluciones tecnológicas
disponibles.
D) Documentación de la investigación.
El alumno elaboró los siguientes entregables 5.1. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE

NEGOCIO, 5.2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN y 5.3.
CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE, donde se recogen las
conclusiones de la investigación realizada.
57
5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO
La documentación de los procedimientos incluye los diagramas de actividades de los

procesos de negocio y el desarrollo textual de los procedimientos. En ellos se han incluido los
procedimientos operativos y los procedimientos documentales objeto de estudio.
Para el modelado de los procesos de negocio, el alumno se ha apoyado en el estándar

BPMN (Business Process Model and Notation).
Los procedimientos y los tipos documentales generados y recibidos por la organización han
sido codificados siguiendo la nomenclatura asociada al cuadro de actividades de acuerdo con la
metodología propuesta por la norma UNE-ISO 15489, cuyo desarrollo es tratado en el epígrafe
5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
Se adjunta diagrama general de actividades.
58
Figura 3. Diagrama general de procedimientos. Fuente: elaboración propia.
A continuación se procede a desarrollar la descripción individual de los procedimientos que

componen el flujo de trabajo de la organización.
5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS
El presente procedimiento tiene por objeto la descripción de la sistemática establecida por

TARIFA CONSTRUCCION SL para la elaboración y revisión de presupuestos presentados a
sus clientes, así como para la elaboración de los contratos contraídos con estos.
59
La necesidad de elaborar una oferta o presupuesto puede surgir para dos tipos de clientes:
cliente público o cliente privado.
El proceso es descrito a continuación:
A) Cliente público
La oferta de obras y servicios es publicada en los distintos Boletines Oficiales (BOE,

BOJA y boletín de la administración local). En este proceso, se especifican las condiciones de
las obras y los requerimientos que han de cumplir los licitadores, presentando las empresas
constructoras sus respectivas ofertas.
Se puede distinguir entre dos tipos de oferta pública:
- Subasta: el contrato se adjudica al licitador que ofrece el precio más bajo, salvo que el
precio ofrecido sea tan bajo que haga presumir que el contrato no podrá ejecutarse.
- Concurso: el contrato se adjudica a la oferta más ventajosa, en función de los criterios
establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que sirve de base
para la adjudicación.
La Gerencia realiza la labor de búsqueda de oferta pública atendiendo a los siguientes

criterios: cliente de la obra o servicio, tipo de obra o servicio, tipo de oferta pública
(subasta/concurso), importe de licitación, plazo de ejecución y presentación de la oferta,
solvencia técnica y económica exigible al contratista y demás especificaciones definidas en el
pliego de cláusulas administrativas particulares.
Atendiendo a la información publicada, la Gerencia hace una selección de los procesos a

ofertar y solicita al Departamento de Secretaria General/Administración la adquisición de la
documentación relativa a la oferta.
Este paquete de documentos, que denominaremos A.1.OFERTA PÚBLICA, es adquirido del

Órgano de Contratación y comprende la documentación técnica del proyecto y la
documentación administrativa relativa a las condiciones de la oferta.
Una vez adquirido el paquete de documentos A.1.OFERTA PÚBLICA, el Departamento de

Secretaria General/Administración procede a su archivo en Oficina, y solicita al Departamento
Técnico la formulación de la oferta económica, según procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA.
Terminado el procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA, el Departamento de Secretaria

General/Administración procede a la preparación y archivo en Oficina del paquete de
60
documentos exigido por el Órgano de Contratación correspondiente, que denominaremos
A.4.LICITACIÓN, entregando copia a éste para su evaluación.
El contenido y estructura del paquete de documentos A.4.LICITACIÓN depende de la

convocatoria ofertada.
Concluido el plazo máximo de entrega de las ofertas, el Órgano de Contratación lleva a

cabo la apertura de plicas, la revisión de la documentación técnica/administrativa y de la oferta
económica, y la adjudicación provisional de la oferta. En ese momento, se abre un plazo para
que las empresas no adjudicatarias realicen las alegaciones que estimen oportunas.
En caso de adjudicación definitiva de la obra, la Gerencia procede a la firma del documento

A.5.CONTRATO, elaborado por el Órgano de Contratación, con éste, proporcionando un original
al Departamento de Secretaría General/Administración para su archivo junto con el resto de
documentación oficial de la obra en Oficina.
Tras la firma del contrato, la gerencia designa al Jefe de Obra, miembro del Departamento
Técnico, responsable directo de la planificación y el desarrollo de la obra.
En caso de no adjudicación se procede al archivo de la documentación en Oficina para

posibles revisiones.
B) Cliente privado.
La captación del cliente privado es realizada por la Gerencia, la cual recibe la petición de
Estudio de Obra, y en aquellos casos que considera conveniente, solicita al Departamento de
Secretaria General/Administración la adquisición del cliente de la documentación relativa al
proyecto.
Este paquete de documentos, que denominaremos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN,

comprende la documentación técnica del proyecto.
El Departamento de Secretaría General/Administración adquiere documentación del

cliente, procede a su archivo en Oficina y solicita al Departamento Técnico la formulación de la
oferta económica, según procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA.

General/Administración procede a la entrega de copia del documento A.3.2.PRESUPUESTO al
cliente.
61
En caso adjudicación de la obra, se procede a la firma del documento A.5.CONTRATO entre
la Gerencia y el cliente, archivándose el original con el resto de documentación oficial de la
obra en Oficina.
La elaboración del documento A.5.CONTRATO es realizada por el cliente o el contratista. En

el caso de que el trabajo recaiga en el contratista, la elaboración del contrato es responsabilidad
de la Gerencia.
En caso de no adjudicación de la obra se procede a archivar la documentación en Oficina

para posibles revisiones.
5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para la realización del Estudio de Obra.
El Departamento Técnico procede a la revisión del paquete de documentos A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, según proceda, centrándose en:
- Calidad de los materiales definidos en las unidades de obra.

- Criterios de medición y abono de las unidades de obra.
- Procedimientos de ejecución definidos.
- Calidad y controles de calidad exigidos para dichas unidades.
- Posibles unidades de obra no bien definidas, abiertas a un posterior estudio.
- Posibles contradicciones entre los documentos integrantes del proyecto.
En caso de duda, el Departamento Técnico procede a la consulta de la Dirección

Facultativa.
Una vez estudiada la documentación, el Departamento Técnico procede a la visita de la

ubicación del proyecto, para realizar un reconocimiento del terreno y analizar el acceso a la obra
y los servicios generales/suministros de los que dispone.
Definidas todas las variables que afectan a la obra, el Departamento Técnico procede al
análisis de costes del proyecto. El procedimiento es descrito a continuación:
- Solicitud y evaluación de ofertas a proveedores según procedimiento A.3.1.GESTION DE

OFERTAS.
62
- Estimación de costes directos de las unidades de obra.
- Estimación de los costes indirectos de las unidades de obra.
Con la estimación de costes, el Departamento Técnico procede a la elaboración del

documento A.3.2.PRESUPUESTO, cuya estructura es la siguiente:
- Presupuesto de Ejecución Material (PEM): los precios de las unidades de obra incluyen
los costes directos e indirectos.
- Presupuesto de Ejecución por Contrato (PEC): se obtiene al incrementar el PEM con los
Gastos Generales (G.G), el Beneficio Industrial (B.I) y el Impuesto sobre Valor
Añadido (I.V.A).
 G.G: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
pública, el porcentaje de gastos generales viene indicado por el Órgano de
Contratación.
 B.I: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
contratación.
 I.V.A: según proceda, a definir por la Gerencia.
Una vez elaborado el documento A.3.2.PRESUPUESTO, se procede a convocar una reunión

con la Gerencia, donde se revisa la oferta económica. La Gerencia realiza las modificaciones
que considera oportunas, define el riesgo tanto técnico como económico del proyecto, y
establece la oferta definitiva.
El Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la

Gerencia y solicita la aprobación del documento A.3.2.PRESUPUESTO. La Gerencia procede a
revisarlo de nuevo, y en caso de ser correcto, procede a su firma.
Tras la firma del documento A.3.2.PRESUPUESTO, el Departamento de Secretaría

General/Administración procede a su archivo en Oficina.
5.2.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS

TARIFA CONSTRUCCION SL para la petición y evaluación de ofertas a proveedores, así
como asegurar que éstas cumplen con los requisitos establecidos.
El presente procedimiento es de aplicación a los procesos de compra de materiales y

equipos, y la subcontratación de servicios, según se indica a continuación:
63
- Compra de equipos generales: maquinaria de obra, herramientas de trabajo y equipos
auxiliares.
- Compra de materias primas, mercancías y suministros.
- Subcontratación de servicios de obra.
El Departamento Técnico, tras el estudio del proyecto e identificadas las necesidades de

compras, procede a la solicitud de ofertas vía electrónica.
Por cada unidad de obra, se debe solicitar un mínimo de dos ofertas.
El Departamento Técnico, procede al archivo en Oficina del documento de oferta, que

denominaremos A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR, de los distintos proveedores de productos y/o
servicios y procede a elegir aquella que considera más ventajosa en base a los siguientes
criterios:
- Oferta económica.
- Experiencia en obras similares a la que se pretende subcontratar.
- Solvencia económica y de calidad.
- Seriedad en el cumplimiento de los plazos.
Las ofertas seleccionadas son sometidas a aprobación por parte de la Gerencia. La Gerencia
puede proponer otros proveedores o bien puede ratificar las ofertas seleccionadas.
5.1.1.3. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN
A) Cliente público:
A.1.OFERTA PUBLICA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR
A.5.CONTRATO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
A.3.2.PRESUPUESTO
DOCUMENTACIÓN GENERADA
A.4.LICITACIÓN
Tabla 11. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PÚBLICO
64
B) Cliente privado:
A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN
A.5.CONTRATO
A.3.2.PRESUPUESTO
A.5.CONTRATO
Tabla 12. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PRIVADO
5.1.1.4. ANEXOS
Se adjuntan los siguientes anexos:
- ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y

CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.
CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.
- ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.
- ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.
5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINSTROS GENERALES Y PERMISOS
El presente procedimiento tiene por objeto la descripción de la sistemática utilizada por

TARIFA CONSTRUCCION SL para la planificación técnica de la obra y la solicitud de
permisos y suministros generales.
El procedimiento es descrito a continuación.
El Jefe de Obra procede a revisar la documentación relativa al proyecto: A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO, A.5.CONTRATO,
según proceda.
Como resultado el Jefe de Obra registra la programación de la ejecución en el documento

B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA, donde se definen:
- Recursos asignados a cada unidad de obra.

- Procedimientos de trabajo y los medios auxiliares necesarios.
- Calendario de subcontratación.
- Plazos parciales y totales de ejecución.
- Organización de las áreas y medios de acopio.
65
- Las instalaciones y suministros generales disponibles y necesarios para la ejecución de
la obra.
- Localización de la oficina en obra, vestuarios y sanitarios.
El documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA es entregado por el Jefe de Obra a la Gerencia
para su revisión. En caso de ser correcto procede a su firma y es archivado en Oficina.
Definido la planificación, se procede a iniciar los procesos de solicitud de suministros

generales y permisos:
- Solicitud de suministros generales: una vez definidas las necesidades energéticas

(potencia y tensión), de agua y saneamiento, se procede a comprobar la disponibilidad
de los suministros generales que ofrece la obra, y en los casos que proceda, se procede
al inicio de los trámites para obtener la acometida y la legalización de la instalación,
según procedimiento B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES
- Solicitud de permisos: en función de las necesidades de la obra, se procede a solicitar
los permisos correspondientes, según procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS
5.2.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES

TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de suministros generales.
A continuación se describe el procedimiento:
A) Procedimiento B.2.1.SOLICICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA
En el caso de que la obra carezca de suministro eléctrico, se procede a solicitar el alta del
suministro eléctrico de un provisional de obras. El proceso es el que sigue:
- El Departamento Secretaría General/Administración procede a contactar con la

compañía suministradora para realizar la petición de alta.
- La compañía suministradora procede al estudio técnico y envía la valoración económica
de los trabajos, según el documento B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO
ELÉCTRICO.
- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento,

su archivo en Oficina y envía una copia de aceptación B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA
SUMINISTRO ELÉCTRICO a la compañía suministradora.
- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica finalización de
los mismos.
66
- Una vez realizado el enganche, el Departamento Secretaría General/Administración
procede a contratar el servicio de suministro. Para ello, rellena el formulario
B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, adjuntando:
 Copia del documento B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT, firmado por el
instalador autorizado responsable de la instalación de obra, archivando el
original en Oficina.
 Copia del documento Licencia de obra, a suministrar por el promotor.
 Datos bancarios: CIF de la empresa, datos de domiciliación bancaria,
dirección de correspondencia, etc.
- La compañía suministradora envía el contrato, que denominaremos, B.2.1.4.CONTRATO
LUZ OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria General/Administración,
procediendo a su archivo en Oficina.
B) Procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA.
En el caso de que la obra carezca de suministro, se procede a solicitar el alta:

- La compañía suministradora procede al estudio y envía una valoración económica de
los trabajos, según el documento B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO.
- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento,
su archivo en Oficina y envía copia de aceptación B.2.2.1.PREPUESTO ALTA
SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO a la compañía suministradora
- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica la finalización de
los mismos.
B.2.2.2.ALTA DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, adjuntando:
 Fotocopia del D.N.I. del solicitante o C.I.F. de la empresa.

 Copia del documento A.5.CONTRATO.
 Copia del documento Licencia de obra expedida por el Ayuntamiento, a
suministrar por el promotor.
 Fotocopia de haber hecho efectiva la fianza en el Ayuntamiento, a suministrar por
el promotor.
67
 Nº de domiciliación bancaria.

AGUA Y SANEAMIENTO OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria
General/Administración, procediendo a su archivo en Oficina.
5.2.2.2. PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS

TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de permisos de ejecución de trabajos
complementarios de obra.
En función de las necesidades de Obra, se procede a la solicitud de los permisos

pertinentes:
- Permiso de vallado y ocupación de vía pública.

- Permiso de accesos en zonas de recorridos controlados.
- Permisos de trabajo en zonas con horarios limitados.
- Etc.
Para ello el Jefe de Obra se dirige a la Oficina Técnica de la Administración Local

correspondiente, y rellena el formulario correspondiente, adjuntando la documentación exigida,
y archivando una copia del paquete de documentos, que denominaremos B.3.1.SOLICITUD DE
PERMISO, en Oficina.
Concedido el documento de licencia, que denominaremos B.3.2.PERMISO, el Jefe de Obra

procede a su archivo en Oficina.
68
B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO
ELÉCTRICO
B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT
B.2.1.4.CONTRATO LUZ OBRA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
AGUA Y SANEAMIENTO
B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO
OBRA
B.3.2.PERMISO
A.1.OFERTA PUBLICA/A.2.PROYECTO DE
EJECUCIÓN
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO
A.5.CONTRATO
B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA
B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO
B.2.2.2.ALTA SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO
B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO
Tabla 13. E/S Procedimiento B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y

PERMISOS.
5.2.2.4. ANEXOS
- ANEXO 7. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS.
- ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTROS
ELÉCTRICO.
- ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO.
- ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.
5.2.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(INICIO DE OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) )

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades, de carácter previo al
inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
La comunicación de los riesgos específicos del centro de trabajo, así como las medidas
preventivas necesarias para su control por parte de las empresas y trabajadores autónomos
participantes en la ejecución de los trabajos de obra, es responsabilidad del promotor (cliente
público o privado).
69
Para ello, el promotor debe remitir el documento Estudio o Estudio Básico de Seguridad y
Salud, según proceda, al contratista, con el fin de que éste último pueda adaptar sus
procedimientos de trabajo a las peculiaridades de la obra. Esta adaptación se realizará mediante
la redacción del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tras la firma del contrato, el promotor entrega al Jefe de Obra el documento C.1.ESTUDIO O
ESTUDIO BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD (C.1.ESS/EBSS), según proceda.
El Jefe de Obra archiva el documento C.1.ESS/EBSS, y procede a la elaboración del

documento C.2.PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (C.2.PSST).
El documento C.2.PSST debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Firmado el
documento C.2.PSST, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
Una vez definido el documento C.2.PSST, se hará entrega de copia de éste al Coordinador
de Seguridad y Salud durante la ejecución de la obra (CSSEO) o miembro de la Dirección
Facultativa (DF) designado por el promotor, según proceda, para su aprobación.
La aprobación del documento C.2.PSST debe quedar documentada mediante firma de la

Gerencia y del CSSEO/DF del documento C.3.ACTA DE APROBACIÓN PSST, a elaborar por el
CSSEO/DF.
Firmada por ambas partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
Una vez aprobado el Plan de SST, el Jefe de Obra solicita al Departamento de Secretaria
General/Administración el inicio del procedimiento de apertura de centro de trabajo.
El Departamento de Secretaría General/Administración rellena el documento C.4.MODELO

DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO a adquirir de la autoridad laboral
competente (Junta de Andalucía), y procede a su entrega, adjuntando copia del documento
C.2.PSST, archivando el justificante de entrega en Oficina.
70
C.1.ESS/EBSS
C.4.ACTA APROBACIÓN PSST
C.2.PSST
C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE
APERTURA CENTRO DE TRABAJO
Tabla 14. E/S Procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA)
5.2.3.2. ANEXOS
Se adjunta el siguiente anexo:
- ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA).
5.2.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)

inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa relativa a la producción y
gestión de residuos en las obras de construcción.
Tras la firma del contrato, el promotor debe hacer entrega del D.1.ESTUDIO DE GESTIÓN DE
RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.1.EGRCD).
El Jefe de Obra archiva el documento D.1.EGRCD en Oficina, y procede a la elaboración del

documento D.2.PLAN DE GESTIÓN DE RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN
(D.2.PGRCD).
El documento D.2.PGRCD debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Una vez
firmado, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
Definido el documento D.2.PGRCD, se hará entrega de una copia de éste a la Dirección

Facultativa para su aprobación.
La aprobación del documento D.2.PGRCD debe quedar registrada mediante firma de la

Gerencia, el promotor y la Dirección Facultativa del documento D.3.ACTA DE APROBACIÓN
PGRCD, a elaborar por ésta última.
Firmada por todas las partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
71
D.1.EGRCD
D.3.ACTA DE APROBACIÓN PGRCD
DOCUMENTACIÓN GENERADA D.2.PGRCD
Tabla 15. E/S Procedimiento D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA).
5.2.4.2. ANEXOS
- ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA).
5.2.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo del acto de replanteo de la obra.
El replanteo constituye el acto por el cual se produce la entrega formal de la obra al

contratista, y sirve como referencia, por medio de la fecha de emisión del acta, para computar
los plazos de ejecución o para empezar a aplicar, en su caso, penalizaciones.
En el acta de replanteo se hace constar la existencia de la documentación necesaria, la

coincidencia del espacio físico con las previsiones de proyecto y el cumplimiento de las
condiciones necesarias para iniciar la obra.
El acto de replanteo debe ser documentado mediante acta firmada por la Dirección
Facultativa, el Coordinador de Seguridad y Salud y el constructor. Finalmente, firma el
promotor, dándose por enterado de su contenido y mostrando su conformidad para el inicio de
las obras.
El procedimiento se describe a continuación.
Previo al inicio de la obras, el Jefe de Obra procede a replantear el perímetro de la

edificación proyectada, solicitando a la Dirección Facultativa su revisión.
Si como consecuencia de las comprobaciones efectuadas durante el acta de replanteo no se

pudiera empezar la obra por ser necesaria la introducción de modificaciones, el director de la
72
obra habrá de someter a la administración o al promotor a una estimación razonada del importe
de dichas modificaciones.
En el caso de que la Dirección Facultativa apruebe el replanteo, ésta elabora el E.1.ACTA DE

REPLANTEO, procediendo los agentes intervinientes a su firma.
Una vez documentado el proceso de replanteo, el Jefe de Obra procede al archivo del
documento E.1.ACTA DE REPLANTEO en Oficina y procede a la apertura del archivo en obra,
según el procedimiento E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA.
5.2.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para la apertura del archivo de obra, y la preparación de la
documentación de obligada disposición en obra para el inicio de los trabajos:
De carácter general:
 Copia del paquete de documentos A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA

PÚBLICA actualizada, según proceda.
 Copia del documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA.
 Copia actualizada de los documentos B.3.2.PERMISOS relativos a la obra.
- Referidas a la subcontratación de servicios:
 Documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN: el Jefe de Obra, en aquellas
obras en las que exista subcontratación, y con carácter previo a la formalización
de ésta, deberá obtener un Libro de subcontratación, donde quedará reflejada
toda la información relativa a la concurrencia empresarial en el centro de
trabajo. El libro de subcontratación debe ser habilitado por la autoridad laboral
correspondiente. El contratista deberá conservar el documento E.2.1.LIBRO DE
SUBCONTRATACIÓN en la obra de construcción hasta la completa terminación
del encargo recibido del promotor.
- Referidas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social:
 Documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS: el Jefe de Obra, debe habilitar el
documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS, a disposición de los funcionarios de la
Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos
habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de
prevención de riesgos laborales.
73
E.1.ACTA DE REPLANTEO
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN
E:2.2 LIBRO DE VISITAS
A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA
PÚBLICA
B.3.2. PERMISOS
DOCUMENTACIÓN GENERADA ---------
Tabla 16. E/S Procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA.
5.2.5.3. ANEXOS
- ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA.
5.2.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de obra.
El control de ejecución de obra está basado en el desarrollo de los siguientes

procedimientos: F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS, F.2.CONTROL DE
RECEPCIÓN DE MATERIALES, F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS, F.4.GESTIÓN
DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA, F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE
EJECUCIÓN DE LA OBRA.
5.2.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de los trabajos de obra.
Se definen las siguientes responsabilidades:
- El Jefe de Obra es el responsable de la supervisión de los trabajos y el cumplimiento de

los requisitos de calidad definidos en el proyecto.
- Las competencias en asignación de recursos (personal, materiales y maquinaria) recaen
en el Jefe de Obra.
74
- Las atribuciones en materia de organización y distribución del personal y tajos en obra
recaen sobre el Encargado de Obra
- Las tareas de supervisión y control de la productividad, la eficiencia y la calidad en el
trabajo de los operarios recae sobre el Encargado de Obra, el cual reportará cualquier
incidencia al Jefe de Obra. En el caso de que la incidencia corresponda a trabajos
subcontratados, el Jefe de Obra los gestionará directamente con el proveedor, tomando
las acciones necesarias, reflejadas en el contrato de servicios que se mantiene con el
proveedor.
- El Encargado de Obra es el responsable de la elaboración diaria del documento
F.1.1.PARTE DE TRABAJO. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO contiene una
descripción de las tareas realizadas, así como el tiempo empleado y los recursos
necesarios para llevarlas a cabo. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO es archivado
diariamente en Obra y se entrega semanalmente en Oficina. El Jefe de Obra es el
responsable de la revisión de los partes, y su validación mediante firma. Una vez
validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
- Aquellas modificaciones sobre la planificación inicial de los trabajos, deben ser
comunicados por el Jefe de Obra al cliente y Dirección Facultativa. En el supuesto de
aparición de trabajos o incidencias no incluidas en el presupuesto, o aparición de
desviaciones sobre las mediciones iníciales incluidas en el presupuesto, se procederá
según procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS.
5.2.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades involucradas en el control
de recepción de materiales.
El procedimiento es descrito a continuación:
La recepción del pedido es realizada por el Encargado de Obra, el cual supervisa su

descarga en el área definida para la recepción y acopio de materiales, asegurando que dispone
de medios adecuados para ello.
Producida la descarga, el Encargado de Obra inspecciona cualitativamente y

cuantitativamente el envío, procediendo a comparar el envío con el documento de referencia
A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR asociado al pedido, archivado en Obra (para aquellos pedidos
incluidos en el procedimiento G.GESTION DE PROVEEDORES)
75
En el caso de ser correcto, el Encargado de Obra procederá a la firma del documento
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA como prueba de conformidad, archivándolo en Obra.
En caso de disconformidad, el Encargado de Obra procederá a detallar las desviaciones en

el albarán, firmando el mismo y archivándolo en Obra. Esta incidencia será notificada al Jefe de
Obra, el cual procederá a su gestión con el proveedor.
Los albaranes son entregados semanalmente en Oficina.
El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, y su validación mediante

firma. Una vez validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
5.2.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por TARIFA

CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en el control de servicios
subcontratados.
A la recepción de los trabajos, el Jefe de Obra realiza el control cuantitativo y cualitativo

de lo ejecutado, procediendo a comparar los trabajos ejecutados con el documento de referencia
A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR , asociado al servicio, archivado en Obra.
Este control dependerá en cada caso de las características de las obras, del seguimiento
realizado durante la ejecución, de los resultados de los controles realizados por mediciones
intermedias o inspecciones, de las experiencias anteriores con los subcontratistas, etc.
En el caso de ser correcto, el Jefe de Obra procederá a la firma del documento

F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO como prueba de conformidad, archivándolo en Oficina.
En caso de disconformidad, el Jefe de Obra procederá a detallar las desviaciones en el

albarán, firmando el mismo y archivándolo en Oficina.
Las incidencias serán gestionadas directamente con el proveedor.
En el caso de trabajos subcontratados relativos a instalaciones, el Jefe de Obra es el

responsable de exigir la entrega, a la subcontrata, de la documentación que acredite la
adecuación de la instalación a la normativa vigente, que denominaremos F.3.2.CERTIFICADO
INSTALACIÓN, que será archivado en Oficina.
5.2.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE

OBRA
76
CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en la gestión de residuos durante la
ejecución de la obra.
Cuando sea necesario, el Encargado de Obra procederá a solicitar la recogida de residuos

generados durante el transcurso de los trabajos.
Las entregas a los gestores deben ser documentadas mediante el documento F.4.1.ALBARÁN
RESIDUOS, firmado por el Encargado de Obra, y archivado en Obra.
El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, validación mediante firma

y archivo en Oficina. Una vez validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
Paralelamente, el gestor de residuos debe hacer entrega del documento F.4.2.CERTIFICADO

DE GESTIÓN DE RESIDUOS, al Jefe de Obra. Una vez recibido, éste procederá a su revisión y a
su archivo.
5.2.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA

OBRA
El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por

CONTRUCCIONES TARIFA SL para las actividades involucradas en el control de calidad.
El Jefe de Obra recabará de cada proveedor la siguiente documentación:
- Documentación de los controles de calidad realizados y certificados de calidad de los

productos suministrados, verificando que son conforme a lo establecido en el
Programa de Calidad del proyecto ejecutivo, sus anexos y modificaciones. Este
paquete de documentos será archivado en Oficina como F.5.1.DOCUMENTOS
CALIDAD.
- Instrucciones de uso, mantenimiento y garantías de los equipos suministrados. Este
paquete de documentos será archivado en oficina, y lo denominaremos
F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS.
77
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA
F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO
F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS

F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE
RESIDUOS
F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD
F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS
DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
DOCUMENTACIÓN GENERADA F.1.1.PARTE DE TRABAJO
Tabla 17. E/S Procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA.
5.2.6.7. ANEXOS
Se adjunta los siguientes anexos:
- ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA.

- ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS
TRABAJOS.
- ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE
MATERIALES.
- ANEXO 17. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS
SUBCONTRATADOS.
- ANEXO 18. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA
- ANEXO 19. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA
5.2.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES
El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática seguida por TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL para el proceso de compras, asegurando que los productos/servicios
subcontratados cumplen con los requisitos aplicables, así como la gestión de facturas y pagos a
los proveedores.


auxiliares.
78
Las compras no incluidas en la descripción anterior son realizadas directamente por el
Encargado de Obra, previa aceptación por el Jefe de Obra y quedan excluidas del presente
procedimiento.
De acuerdo con la planificación realizada, el Jefe de Obra procede a la formalización de los

pedidos o contratos. En función de la compra, se procede de la siguiente manera:
Según los documentos B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA, el Jefe de Obra confirma

electrónicamente la aceptación de la oferta, especificando las condiciones de entrega pactadas, y
adjunta firmado el documento A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR asociado al pedido o servicio.
El documento de oferta (A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR) aceptado y firmado, es archivado,

por fecha de aceptación, por el Jefe de Obra en Oficina. El Jefe de Obra también archivará una
copia del documento en Obra para proceder a la comprobación del envío a su recepción.
Si el servicio requerido es una subcontratación, el proceso continua según procedimiento

G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN.
Cumplida la fecha de facturación, los proveedores remiten el documento G.2.FACTURA

OFERTA PROVEEDOR al Departamento de Secretaría General/Administración, el cual, lo deriva
al Jefe de Obra para su revisión.
El Jefe de Obra comprueba el documento acreditativo de la compra (A.3.1.1.OFERTA

PROVEEDOR), y da validez o no a la factura.
En caso de ser correcta el Jefe de Obra, notifica la aceptación de la factura al Departamento

de Secretaria General/Administración y éste procede al pago de la misma. El documento
G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR es archivado en Oficina, enviando una copia a la asesoría
contable.
En caso de rechazo, el Jefe de Obra solicita del Departamento de Secretaría

General/Administración el retorno motivado del documento G.2.FACTURA OFERTA
PROVEEDOR al emisor, para su corrección.
5.2.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN

CONSTRUCCIÓN SL para la formalización del proceso de subcontratación.
79
Formalizada la aceptación de la compra, el Jefe de obra procede a la elaboración del
documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. El documento G.1.1.CONTRATO
DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS debe ser aceptado, previo envió, mediante firma por la
Gerencia. En el contrato debe quedar definido:
- Descripción detallada de los trabajos: descripción del procedimiento de trabajo, las

condiciones de carga y descarga de material, la responsabilidad en el suministro de
materiales y medios auxiliares, la responsabilidad en la solicitud de permisos,
responsabilidad en la limpieza de los trabajos, etc. En resumen, conviene incluir todos
los trabajos que no sean producción pura.
- Medición de unidades de obra aproximada, precio unitario y criterio de medición.
- Plazos parciales y totales de ejecución y penalizaciones exigibles en caso de
incumplimiento si procede.
- Formas de pago y facturación, señalando las retenciones oportunas por garantía en los
trabajos en caso de que procedan.
- Calidad de los trabajos: ensayos, muestras etc. en caso de que la Dirección Facultativa
lo requiera.
Una vez que el proveedor haya firmado y enviado el documento G.1.1.CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS, el Jefe de Obra procede a archivar el original en Oficina.
Archivada la documentación, el proceso continúa como sigue:
- Registro de la subcontratación: el Jefe de Obra debe registrar en el E.2.1.LIBRO DE

SUBCONTRATACIÓN, por orden cronológico, todas y cada uno de las subcontrataciones
realizadas. Este proceso debe realizarse antes de la entrada en obra de la subcontrata. El
procedimiento es descrito a continuación:
 Comunicar la subcontratación al coordinador de Seguridad y Salud o Dirección
Facultativa (según proceda).
 Hacer entrega del documento C.2.PSST a la empresa subcontratista.
 Registrar en el libro de subcontratación la fecha de entrega del Plan de SST a
cada una de las empresas subcontratistas y trabajadores autónomos que
participen en la obra, en la parte que les corresponda.
80
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR
A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR
DOCUMENTACIÓN GENERADA G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE

SERVICIOS
Tabla 18. E/S Procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES
5.2.7.4. ANEXOS
- ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES..

- ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN
SUBCONTRATACIÓN
5.2.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades de certificación de obra y
facturación.
Mensualmente, la contrata factura con la propiedad la parte proporcional de la obra

ejecutada.
El Jefe de Obra es el encargado de la valoración económica de los trabajos, y de generar el

documento que sirve de base a la facturación, y que denominaremos H.1.CERTIFICACIÓN.
El documento H.1.CERTIFICACIÓN consiste en una relación valorada de las unidades de

obras ejecutadas, desglosando el importe en capítulos, subcapítulos y partidas. En cuanto a su
estructura, puede ser presentado de dos maneras:
- Certificación a origen: la valoración de la obra se realiza a origen, es decir, desde

comienzo de la obra hasta el día de la certificación, descontándose la parte proporcional
certificada anteriormente y cobrada por la contrata.
- Certificación parcial: se valoran las unidades de obras ejecutadas durante el periodo de
certificación.
Para la elaboración del documento H.1.CERTIFICACIÓN, el Jefe de Obra parte de las

previsiones contenidas en el documento A.3.2.PRESUPUESTO y de los cambios y modificaciones
81
introducidas durante el transcurso de la obra (imprevistos surgidos, cambio en las calidades de
los materiales, incorporación o supresión de partidas, diferencias entre la medición real y la del
proyecto, etc.)
Una vez elaborada, se remite una copia a la Dirección Facultativa para su aprobación.
En caso de rechazo, se solicita motivo para corrección y se modifica el documento.
En caso de aceptación, se remite el documento H.1.CERTIFICACIÓN al Departamento de

Secretaria General/Administración, el cual procede a su archivo en Oficina.
El Departamento de Secretaría General/Administración emite el documento H.2.FACTURA

CLIENTE, procede a su archivo y lo envía al cliente junto con el documento
H.1.CERTIFICACIÓN.
El Departamento de Secretaria General/Administración es el responsable del seguimiento

del proceso hasta recepción del cobro.
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA ---------

DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.2.PRESUPUESTO
H.1.CERTIFICACIÓN
H.2.FACTURA CLIENTE
Tabla 19. E/S Procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES.
5.2.8.2. ANEXOS
- ANEXO 22. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES.
5.2.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para asegurar el correcto desarrollo de las actividades del
servicio postventa.
82
Una vez finalizados los trabajos, el Jefe de Obra solicita a la Dirección Facultativa realizar
una revisión de la entrega. En aquellos casos en los que existan defectos de obra, el Jefe de
Obra registra en el documento I.1.REGISTRO DE INCIDENCIAS los defectos encontrados, y
procede a subsanarlos.
Paralelamente, el Jefe de Obra procede a liberar la documentación relativa al final de obra:
- Para el promotor:
 Conjunto de documentos F.3.2.CERTIFICADO DE INSTALACION relativos a la
obra: certificado de instalación de baja tensión, certificado de instalación de
suministro de agua, certificado instalación individual de gas, certificado de
instalación térmica en edificios, etc. según proceda.
 Conjunto de documentos F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS relativos a la obra:
garantías y documentación de equipos y aparatos electrodomésticos
suministrados.
 Conjunto de documentos F.4.2. CERTIFICADO GESTIÓN RESIDUOS relativos a la
obra.
- Para la Dirección Facultativa:
 Conjuntos de documentos F.5.1 DOCUMENTOS CALIDAD relativos a la obra.
Posteriormente, el Jefe de Obra procede a recepcionar la obra, acto por el cual se produce
la entrega formal de la obra al Promotor.

F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE
RESIDUOS
DOCUMENTACIÓN GENERADA I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN

RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR
Tabla 20. E/S Procedimiento I.ENTREGA DE LA OBRA.
5.2.9.2. ANEXOS
- ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA.
83
5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
A ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

A.1 Oferta Pública
A.2 Proyecto de Ejecución
A.3 ESTUDIO DE OBRA
A.3.1 GESTIÓN DE OFERTAS
A.3.1.1 Oferta proveedor
A.3.2 Presupuesto
A.4 Licitación
A.5 Contrato
B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE PERMISOS Y
SUMINISTROS GENERALES
B.1 Planificación técnica
B.2 SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES
B.2.1 SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA
B.2.1.1 Presupuesto alta suministro eléctrico
B.2.1.2 Alta suministro eléctrico
B.2.1.3 Certificado eléctrico BT
B.2.1.4 Contrato luz obra
B.2.2 SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA
B.2.2.1 Prepuesto alta suministro agua y saneamiento
B.2.2.2 Alta de suministro agua y saneamiento
B.2.2.3 Contrato agua y saneamiento obra
B.3 SOLICITUD DE PERMISOS
B.3.1 Solicitud de permiso
B.3.2 Permiso
C GESTIÓN DE SST
C.1 ESS/EBSS
C.2 PSST
C.3 Acta de aprobación PSST
C.4 Modelo de comunicación de apertura de centro de trabajo
D GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)
D.1 EGRCD
D.2 PGRCD
D.3 Acta de aprobación PGRCD
E REPLANTEO DE LA OBRA
E.1 Acta de replanteo
E.2 APERTURA CARPETA DE OBRA
E.2.1 Libro de Subcontratación
Tabla 21. Cuadro de clasificación de actividades. Parte 1.
84
E.2.2 Libro de Visitas
F GESTION DE OBRA
F.1 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
F.1.1 Parte de trabajo
F.2 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
F.2.1 Albarán de entrega
F.3 CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
F.3.1 Albarán de servicio
F.3.2 Certificado instalación
F.4 GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA
F.4.1 Albarán residuos
F.4.2 Certificado de gestión de residuos
F.5 CONTROL DE CALIDAD DURANTE EJECUCIÓN DE LA OBRA
F.5.1 Documentos calidad
F.5.2 Documentación equipos
G GESTIÓN DE PROVEEDORES
G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
G.1.1 Contrato de prestación de servicios
G.2 Factura oferta proveedor
H GESTIÓN DE CLIENTES
H.1 Certificación
H.2 Factura cliente
I GESTIÓN DE CLIENTES
I.1 Registro incidencias
Tabla 22.Cuadro de clasificación de actividades. Parte 2.
85
5.4. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE.
5.4.1. HARDWARE Y ARQUITECTURA TECNICA
1.Puestos de trabajo: la oficina dispone de 5 puestos de trabajo, estaciones de trabajo

Pentium Dual-Core E5300 con 3.5 GB de RAM. El uso de las estaciones es básico, utilizándose
para tareas de búsqueda de información, ejecución de paquetes ofimáticos, lectura del correo
electrónico, etc.
2.Una Impresora en red multifunción Konica Minolta modelo Bizhub C224 que permite el
servicio de impresión, escáner y fax a todos los usuarios conectados a la red.
3.Un servidor Dell Server PE-SC1420 con dos procesadores XEON 3.00 GHz y 1 GB de
RAM. Se encuentra operativo, pero no cumple con las necesidades básicas actuales. La
arquitectura de uso del servidor está obsoleta. Si actúa como servidor de archivo, no se
encuentra configurado para permitir la conexión con todos los usuarios, solo permite conexión
con las estaciones de trabajo de Secretaria/ Administración y Gerencia. Si bien el servidor tiene
un dominio, ningún usuario se conecta a él, no existe ningún control de acceso de usuarios, ni
recursos compartidos.
5.4.2. SOFTWARE.
1.Como gestor de correo electrónico se utiliza Microsoft Outlook, siendo cada usuario
responsable de su correo. No se realizan copias de seguridad, ni se dispone de un sistema de
almacenamiento central de los correos de los usuarios.
2.Como software antivirus se utiliza Avira Free Antivirus.
3.Programas técnicos:
- Arquímedes (CYPE INGENIEROS) para la generación de presupuestos, mediciones y

certificaciones. Permite la creación de los documentos a partir de la importación de
unidades de obra definidas en una base de precios. Extensión de trabajo .dbd, .idx, y
.dat. Permite la exportación del archivo en formato .pdf, .doc y.xls.
- Autocad (Autodesk) para la elaboración de planos. Extensión de trabajo .dwg. Permite
exportación del archivo en formato .pdf.
86
4.Para el resto de necesidades que requiere la empresa se utilizan herramientas Microsoft
Office, principalmente Excel y Word.
87
CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y
EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES
El objeto del presente capítulo es identificar y documentar de forma estructurada los

requisitos que ha de cumplir la organización en materia de gestión de documentos y valorar el
rendimiento del sistema actual.
Los requisitos especifican el propósito del sistema y sus propiedades esenciales y

deseables, sin considerar el campo de diseño. En el presente proyecto, los requisitos especifican
las condiciones que ha de cumplir la organización a la hora de crear, recibir y guardar registro
de sus actividades.
De forma general, podemos afirmar que existen dos tipos de requerimientos funcionales:
- Requisitos internos: aquellas funcionalidades o características del sistema documental

definidas por el entorno comercial en el cual opera la organización, las necesidades
operativas y las buenas prácticas en materia de gestión de documentos.
- Requisitos externos: aquellas funcionalidades o características que deberían incorporar
las políticas y los procedimientos de la organización para reflejar la aplicación del
entorno legal en sus procesos.
Será la propia naturaleza de la organización y el contexto donde opera los que dicten los
procedimientos que han de realizarse, el tipo de evidencia que es necesario crear, qué forma ha
de tomar esta evidencia, cuánto tiempo y dónde debería ser retenida y el acceso que debería ser
proporcionado a ésta a través del tiempo [17].
Una vez definidos los requerimientos del sistema, pasaremos a valorar el rendimiento del
sistema actual. Para ello desarrollaremos un análisis del SGD para evaluar en qué medida dicho
sistema cumplen con los requisitos definidos.
Las conclusiones obtenidas en la presente etapa nos permitirán desarrollar estrategias para
el diseño de un sistema que satisfaga las necesidades detectadas en materia de gestión de
documentos, cuyo desarrollo, será tratado en el CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS
ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS.
88
6.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL
El procedimiento seguido para el desarrollo de la presente tarea es descrito a continuación:
A) Revisión de fuentes documentales relevantes.
El alumno procedió a determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente el
SGD de la organización. Para ello, se realizó una revisión de la legislación, la normativa y otros
instrumentos de autoridad que afectan a las funciones y actividades de la organización, cuya
identificación fue desarrollada en el epígrafe 4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA
REGULADORA DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN.
B) Documentación de la investigación.
El alumno elaboró el entregable 6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y

EVALUACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogen las
6.1.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

A) Desarrollo de reuniones.
El alumno procedió a reunirse con la Gerencia, el Departamento Técnico y el

Departamento de Secretaría General/Administración, los cuales conforman el grupo de trabajo
del centro Oficina, con el objetivo de definir los requisitos a implementar en los procedimientos
documentales y los requisitos de la herramienta de software a implementar (cuya
implementación queda fuera del alcance del proyecto).
En primer lugar, se desarrolló una exposición sobre las conclusiones obtenidas en cuanto a
las deficiencias encontradas en materia de gestión de documentos en las prácticas desarrolladas
por cada integrante del sistema. Se expusieron los requisitos que, definidos por el alumno,
debería incluir el sistema a implementar y de qué manera su cumplimiento solucionarían las
incidencias detectadas.
89
En segundo lugar, el alumno procedió a exponer los requisitos que debe cumplir la
herramienta software a implementar y de qué manera solucionaría los problemas técnicos
detectados.
El alumno elaboró el entregable 6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y

EVALUACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogen las
90
6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU
El presente epígrafe presenta una exposición de la normativa vigente en la organización y

un análisis del cumplimiento de ésta por los procedimientos documentales del sistema actual.
A continuación se exponen los resultados:
RE.1. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a Edificación y Obra civil. [LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de
Ordenación de la Edificación.; REAL DECRETO 314/2006, de 17 de marzo, por el que se
aprueba el Código Técnico de la Edificación.; REAL DECRETO 1000/2010, de 5 de agosto,
sobre visado colegial obligatorio. Edificación y Obra civil.]
Estado: no cumple.
Observaciones:
1. Los procedimientos actuales no incluyen la documentación de obligado cumplimiento

asociada al proceso de la recepción de obra.
La LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación establece la

obligatoriedad consignar la entrega de obra en un acta firmada, al menos, por el promotor y el
constructor.
regulaciones relativas a Seguridad y Salud en el Trabajo. [LEY 31/1995, de 8 de noviembre,
de Prevención de Riesgos Laborales.; REAL DECRETO 39/1997, de 17 de enero, por el que se
aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.; ORDEN TIN/1071/2010, de 27 de abril,
sobre los requisitos y datos que deben reunir las comunicaciones de apertura o de reanudación
de actividades en los centros de trabajo.; REAL DECRETO 1627/1997, de 24 de octubre, por el
que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.;
; Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de Construcción]
Estado: no cumple.
Observaciones:
1. Los procedimientos actuales no incluyen el archivo de obligado cumplimiento de una

copia del documento PSST en Obra.
91
El Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones
mínimas de seguridad y salud en obras de construcción, establece la obligatoriedad de disponer
permanentemente de una copia del PSST a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad
Social, de los técnicos de los órganos especializados en materia de seguridad y salud en las
Administraciones públicas competentes y de la Dirección Facultativa designada por el
promotor.
2. Los procedimientos actuales no incluyen el archivo de obligado cumplimiento del

documento Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo en Obra.
La Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de

Construcción establece que el documento de Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo
debe exponerse en un lugar visible de la obra y mantenerse permanentemente actualizado.
3. Los procedimientos actuales no incluyen el procedimiento para designar un recurso

preventivo en Obra.
La Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de

Construcción establece la obligación de documentar este proceso.
regulaciones relativas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. [ RESOLUCIÓN de
11 de abril de 2006, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sobre el Libro de Visitas de
la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.]
Estado: cumple.
Observaciones: ninguna.
regulaciones relativas a la subcontratación en el sector de la construcción. [ LEY 32/2006,
de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.; Real
Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre,
reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.]
Estado: no cumple.
Observaciones:
1. El procedimiento de subcontratación de servicios no cumple con los requisitos

impuestos.
92
La LEY 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la
Construcción y el Real Decreto 1109/2007 establecen la obligación por parte de las contratas de
adquirir de las subcontratas la siguiente documentación, previa a la entrada de obra:
- Certificado de Inscripción y Número de REA. Las empresas que contraten o

subcontraten la realización de cualquier trabajo en una obra, deberán acreditar que sus
empresas contratistas o subcontratistas están inscritas en el Registro, solicitando para
ello un certificado de inscripción.
- Copia de la póliza del Seguro de Responsabilidad Civil y del de Accidentes, con sus
recibos de pago correspondientes.
- De forma mensual, listado del personal presente en obra y copia del TC-1 y TC-2
últimos de cotización a la Seguridad Social, indicando claramente los trabajadores de la
obra en cuestión.
- Calificación favorable de la mutua de Accidentes de Trabajo o Servicio de Prevención
Ajeno de los exámenes de Salud.
- Justificante de entrega de los Equipos de protección individual (EPI´S) a cada
trabajador.
- Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa.
- Justificante de la formación e información impartida a los trabajadores en materia de
- De forma mensual, certificado de hallarse al corriente de sus Obligaciones con la
Seguridad Social y Hacienda.
- Documentación exigible para la maquinaria en obra :
 Autorizaciones de uso, adjuntando certificados de formación, información y
capacitación para el manejo de las mismas.
 Documentación e instrucciones del manejo de las mismas.
 Documentación y certificaciones técnicas de la maquinaria.
2. Estos requisitos documentales también son aplicables a la propia contrata.
regulaciones relativas a la gestión de residuos. [Real Decreto 105/2008, de 1 de Febrero, por
el que se regula la producción y gestión de los residuos de construcción y demolición.]
Estado: cumple.
Observaciones:
1. Por motivos operativos, se archivará copia del plan de gestión de residuos en Obra.
93
regulaciones relativas a la gestión de residuos. [Real Decreto 209/2014, de 28 de octubre, por
el que se regula el control de calidad en la construcción.]
Estado: cumple.
Observaciones: ninguna.
COD Descripción Evaluación

RE.1 Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos
por las regulaciones relativas a Edificación y Obra civil. No cumple
por las regulaciones relativas a Seguridad y Salud en el Trabajo. No cumple
por las regulaciones relativas a la Inspección de Trabajo y Cumple
Seguridad Social.
por las regulaciones relativas a la subcontratación en el sector de No cumple
la construcción.
por las regulaciones relativas a la gestión de residuos. Cumple
por las regulaciones relativas a la gestión de residuos. Cumple
Tabla 23. Resumen evaluación de requisitos externos.
94
6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU
6.3.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS ASOCIADOS A LOS

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES
RI.1. El sistema debe definir el modelo documental de la organización.
Estado: no cumple.
Observaciones:
1. El sistema actual carece de documentación relativa a sus procedimientos de trabajo

(recordemos que el epígrafe 5.2.DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO es un
generable del presente proyecto).
El sistema a implementar debe establecer procedimientos documentados que definan el

flujo de información en la organización, que tipos de documentales son evidencias de las
funciones de ésta y sus procedimientos de archivo asociados.
RI.2. El sistema debe definir las series documentales corporativas.
Estado: no cumple.
Observaciones:
1. Las series documentales actuales no cumplen con los requerimientos de la organización.
En primer lugar, el sistema actual no incluye los procedimientos que permitan el

cumplimiento de los requisitos externos (definidos en el epígrafe 6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS
REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL), y
por tanto, las series documentales asociadas.
En segundo lugar, las series documentales actuales de la organización no guardan

coherencia en su diseño y estructura.
RI.3. El sistema debe definir un calendario de almacenamiento y expurgo de

documentos.
Estado: no cumple.
Observaciones:
95
1. Los documentos son almacenados de forma permanente en el archivo histórico. No se
tiene conocimientos sobre los plazos de conservación regulados por la normativa vigente.
El sistema a implantar debe definir un calendario de plazos de conservación y expurgo de

documentos, en función de las necesidades operativas de la organización y los requisitos
impuestos por la normativa.
RI.4. El sistema debe incluir procedimientos que aseguren una gestión eficiente de los
documentos.
Estado: no cumple.
Observaciones:
1. Toda entrega de documentación oficial de la obra debe quedar documentada mediante

Acta, firmada por el Contratista o el Jefe de Obra y el receptor de la documentación.
2. El Jefe de Obra, previo al comienzo de los trabajos, debe revisar la disponibilidad en

obra de aquella documentación, que si bien no es responsabilidad del contratista, cuya ausencia
pueda provocar la paralización de los trabajos ante una posible inspección.
3. La solicitud de petición de oferta debe padronizarse, asegurando que cumpla con las
condiciones especificadas por la Gerencia. Los resultados del análisis de las ofertas de los
distintos proveedores de productos y/o servicios, debe presentarse en un documento único a
aprobar por la Gerencia.

RI.1 El sistema debe definir el modelo documental de la
organización. No cumple
RI.2 El sistema debe definir las series documentales corporativas. No cumple
RI.3 El sistema debe definir un calendario de almacenamiento y

expurgo de documentos. No cumple
RI.4 El sistema debe incluir procedimientos que aseguren una gestión
eficiente de los documentos. No cumple
Tabla 24. Resumen evaluación de requisitos internos: procedimientos documentales.
96
6.3.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA HERRAMIENTA
INFORMÁTICA
Actualmente la organización carece de cualquier tipo de sistema informático dedicado al

tratamiento de los documentos, por tanto, el presente epígrafe se limita a exponer la
identificación de los requisitos fruto de las investigaciones desarrolladas.

RI.5 El sistema debe permitir el almacenamiento y gestión de
diferentes formatos de documentos. No cumple
RI.6 El sistema debe permitir la organización y estructuración de la
información en forma de árbol asociada a cada uno de los No cumple
proyectos.
RI.7 El sistema debe permitir el control de versiones en los
documentos, manteniendo un historial de versiones. No cumple
RI.8 El sistema debe realizar el control de acceso a los documentos de
forma que se conozca qué usuarios han accedido a los diferentes No cumple
ficheros así como quienes los han modificado.
RI.9 El sistema debe permitir realizar búsquedas simples y avanzadas
sobre la documentación almacenada. No cumple
RI.10 El sistema debe permitir definir flujos de trabajo asociados a los
documentos. No cumple
RI.11 El sistema debe realizar conversiones de documentos a
diferentes formatos. No cumple
RI.12 El sistema debe ofrecer foros de discusión sobre los documentos
y espacios de trabajo. No cumple
RI.13 El sistema debe tener la capacidad de enviar notificaciones ante
ciertos eventos: cambios de estado, incorporación de nueva No cumple
documentación, etc.
RI.14 El sistema debe permitir definir niveles de accesibilidad
diferentes en función de grupos de usuario, roles o perfiles. No cumple
Tabla 25. Resumen evaluación de requisitos internos: herramienta software.
97
CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA
CUMPLIR LOS REQUISITOS
El objeto del presente capítulo es definir las estrategias a adoptar para asegurar la creación
y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.
Las estrategias de la gestión documental deben basarse, por una parte, en el desarrollo y la
adopción de políticas, procedimientos y prácticas y, por otra, en el diseño y la implementación
de sistemas de archivo que satisfagan las necesidades operativas de la organización y que estén
de acuerdo con el entorno normativo y legal [13].
Estas estrategias deberían determinar qué documentos hacen falta y cuándo, cómo y dónde
han de entrar a formar parte del sistema documental, permitiendo el cumplimiento de los
requisitos documentales identificados y que no son satisfechos por el sistema actual.
De acuerdo a la investigación desarrollada y el alcance del proyecto, la puesta en práctica

de las estrategias para el diseño del SGD incluye:
- La definición de una política de gestión documental que asigne roles y

responsabilidades a los integrantes de la organización en materia documental.
- La definición de un modelo documental a implementar, que constituya un manual de
procedimientos de prácticas documentales, definiendo los tipos documentales generados
por las actividades desarrolladas, el circuito documental y los procedimientos de
archivo.
98
CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD
El objeto del presente capítulo es la traducción de las estrategias definidas en el CAPÍTULO

7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS en un
plan que permita que el sistema a implementar cumpla con los requerimientos identificados y
solucione las deficiencias detectadas en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS
REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
El presente proyecto aborda el diseño del SGD a partir de la definición de los siguientes
elementos:
A) Una política de gestión documental.
El objeto de la presente política es asegurar la correcta distribución de responsabilidades,

en materia de gestión documental, entre los empleados de la organización
La distribución de atribuciones permitirá, ante posibles necesidades en la creación o

tratamiento de los documentos, identificar cuál es el actor responsable de llevar a cabo la
correspondiente acción. El alcance de la política debe ser global, y sus definiciones deben
incumbir a todos los integrantes del SGD.
B) Un modelo documental.
En el presente capítulo caracteriza el modelo documental a implantar en la organización a

través de la definición de los siguientes elementos:
- La documentación de los procedimientos de negocio, que nos permitirá definir las

actividades desarrolladas por la organización y los procedimientos documentales
asociados (sistema de transferencias documentales, series documentales generadas,
procedimientos de creación, archivo y expurgo de documentos, etc.)
- Un cuadro de clasificación de actividades, que nos proporcionará una caracterización
jerárquica codificada de las funciones, actividades, operaciones y series documentales
de la organización.
- Un cuadro de conservación y expurgo de documentos, que nos proporcionará una
caracterización de los tiempos de almacenamiento de los documentos en el sistema de
archivo.
El alcance del presente proyecto abarca hasta la etapa de diseño del SGD para el circuito de
los documentos en papel. El marco metodológico utilizado como base para el desarrollo del
99
sistema comprende dos etapas más, referidas a la implementación del sistema y a la posterior
valoración de su rendimiento en la organización. Como futuro desarrollo, de acuerdo con el
objetivo de la organización, pero fuera del alcance de la presente investigación, será necesario:
1.Realizar un estudio de las tecnologías del mercado para decidir la implementación de un

gestor documental.
2.Completar las políticas y procedimientos documentales de forma que comprendan la

gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los documentos electrónicos.
3.Implementar el sistema, identificando y aplicando un conjunto de estrategias adecuado

que permita la implementación de las tecnologías necesarias en la empresa y la formación de los
usuarios del sistema, tanto en las propias tecnologías, como en los procedimientos documentales
diseñados.
100
El procedimiento seguido por el alumno para el desarrollo del presente capítulo es descrito
a continuación:
A) Desarrollo de reuniones.
El alumno procedió a reunirse con el personal de Oficina, con los siguientes objetivos:
1.Definir una política de gestión documental, que recoja los roles y las responsabilidades
en materia de gestión de documentos del personal de la organización.
2. Definir un modelo documental a implementar, cuyos principales instrumentos son:
- Un manual de procedimientos. La descripción de los procedimientos de la organización

fue desarrollada tomando como base la documentación obtenida en el CAPÍTULO 5.
ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN, e incluyendo los
procedimientos operativos y documentales que permitieran cumplir los requerimientos
obtenidos en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y
EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
Los resultados obtenidos fueron completados mediante el diseño del sistema de archivo
y la inclusión de sus procedimientos de trabajo asociados.
Para finalizar se procedió a rediseñar las series documentales existentes, y a diseñar
aquellas necesarias para el cumplimiento de los requerimientos identificados.
- Un cuadro de clasificación de actividades, elaborado siguiendo la metodología definida
por la norma UNE-ISO 15489.
- Un cuadro de conservación y expurgo de documentos, que identifique las necesidades,
tanto operativas como legales, respecto al almacenamiento de los documentos de la
organización durante y tras el ciclo de vida de la obra.
El alumno elaboró los entregables 8.2. DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL, 8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN, 8.4.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN y 8.5. CUADRO DE
CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.
101
8.2. DEFINICIÓN DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8.2.1. ACTORES
Los actores involucrados en los procesos de gestión documental contemplados en la

presente política son los siguientes:
A) La alta dirección.
Rol asignado a la Gerencia.
B) Responsable directo de los procesos de gestión documental.
Rol asignado al responsable del Departamento de Secretaria General/Administración.
C) El responsable del diseño, implementación y actualización del SGD.
Rol asignado al Jefe del Departamento Técnico.
D) El personal implicado en las tareas de gestión de documentos.
Rol asignado a todo el personal de la organización.
8.2.2. RESPONSABILIDADES
A) Alta dirección:
- Establecer, mantener e impulsar la aplicación de la política de gestión documental,

concienciando y motivando a los empleados de la organización a su cumplimento,
haciendo visibles los objetivos de ésta y los riesgos de un gestión inadecuada de los
documentos.
- Integrar la política de gestión de documentos con el resto de las políticas de su
organización.
- Establecer coherencia en las operaciones de la organización y asegurar transparencia en
sus procesos de negocio.
- Asegurar una distribución de responsabilidades y competencias definida, asignada y
comunicada a los integrantes de la organización.
- Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitación necesarios para apoyar y
mantener dicha política.
- Revisar la política periódicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.
102
B) Responsable directo de los procesos de gestión documental:
- Asegurar el correcto control de las transferencias documentales, es decir, el traslado de

los documentos de los archivos de las diversas áreas de negocio al archivo corporativo y
la aplicación del procedimiento de transferencia de los documentos.
- Gestionar el depósito de archivo, cuya finalidad es organizar los documentos
almacenados en el archivo corporativo de forma homogénea y con criterios lógicos.
- Asegurar que los documentos se mantienen, almacenan y preservan durante el período
en que son útiles para la organización y que son eliminados únicamente con arreglo a un
proceso de aprobación definido.
- Impulsar la actualización y mantenimiento del SGD ante la aparición de nuevas
necesidades.
- Asegurar que los empleados crean los documentos, conforme a las necesidades y los
procedimientos e instrucciones de trabajo definidos.
- Facilitar el acceso a la documentación cuando le sea requerida.
C) El responsable del diseño, implementación y actualización del SGD:
- Diseñar, implementar y mantener el SGD: actualización y mantenimiento de los

procedimientos documentales (procedimientos de negocio, procedimientos de archivo,
diseño de series documentales, etc.) en función de las necesidades detectadas.
D) El personal implicado en la gestión de documentos:
- Custodiar y preservar adecuadamente la documentación que manejan en sus

actividades.
- Aplicar las instrucciones de trabajo definidas.
103
8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
El presente epígrafe tiene como objeto la descripción de los procedimientos a implementar

en la organización.
La documentación de los procedimientos incluye los diagramas de actividades de los

procesos de negocio y el desarrollo textual de los procedimientos. En ellos se han incluido los
procedimientos operativos, los procedimientos documentales objeto de estudio y las series
documentales diseñadas.
Para el modelado de los procesos de negocio, el alumno se ha apoyado en el estándar

BPMN (Business Process Model and Notation).
Los procedimientos y los tipos documentales generados y recibidos por la organización han
sido codificados siguiendo la nomenclatura asociada al cuadro de actividades de acuerdo con la
metodología propuesta por la norma UNE-ISO 15489, cuyo desarrollo es tratado en el epígrafe
8.5.CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
Para designar las carpetas de archivo se ha utilizado la siguiente nomenclatura: C.CENTRO

DE TRABAJO X/CARPETA/CARPETA/CARPETA/CARPETA..., donde el primer término hace
referencia a la carpeta de obra archivada en el centro de trabajo X, y la sucesión de términos
restantes separados por una barra diagonal "/", indican la sucesión de carpetas y subcarpetas,
ordenadas jerárquicamente de izquierda a derecha.
Así, por ejemplo, la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD hace referencia a

la subcarpeta CONTROL DE CALIDAD de la carpeta GESTIÓN de la carpeta de Obra archivada en
OFICINA.
A modo de resumen, y complementario al desarrollo de los procedimientos, se incluyen en

la presente memoria el ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA
TARIFA CONSTRUCCIÓN SL y el ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE
OBRA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
Se adjunta el diagrama general de actividades.
104
Figura 4. Diagrama general de procedimientos. Fuente: elaboración propia
A continuación se procede a desarrollar la descripción individual de los procedimientos que

componen el flujo de trabajo de la organización.
105
8.3.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

TARIFA CONSTRUCCION SL para la elaboración y revisión de presupuestos presentados a
sus clientes, así como para la elaboración de los contratos firmados con estos.
La necesidad de elaborar un presupuesto puede surgir para dos tipos de clientes: cliente
público o cliente privado.
El proceso es descrito a continuación:
A) Cliente público
La oferta de obras y servicios es publicada en los distintos Boletines Oficiales (BOE,

BOJA y boletín de la administración local). En este proceso, se especifican las condiciones de
las obras y los requerimientos que han de cumplir los licitadores, presentando las empresas
constructoras sus respectivas ofertas.
Se puede distinguir entre dos tipos de oferta pública:
- Subasta: el contrato se adjudica al licitador que ofrece el precio más bajo, salvo que el
precio ofrecido sea tan bajo que haga presumir que el contrato no podrá ejecutarse.
- Concurso: el contrato se adjudica a la oferta más ventajosa, en función de los criterios
establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que sirve de base
para la adjudicación.
La Gerencia realiza la labor de búsqueda de oferta pública atendiendo a los siguientes

criterios: cliente de la obra o servicio, tipo de obra o servicio, tipo de oferta pública
(subasta/concurso), importe de licitación, plazo de ejecución y presentación de la oferta,
solvencia técnica y económica exigible al contratista y demás especificaciones definidas en el
pliego de cláusulas administrativas particulares.
Atendiendo a la información publicada, la Gerencia hace una selección de los procesos a

ofertar y solicita al Departamento de Secretaria General/Administración la adquisición de la
documentación relativa a la oferta, que denominaremos A.1.OFERTA PÚBLICA, y que comprende
la documentación técnica del proyecto y la documentación administrativa relativa a las
condiciones de la oferta.
Para el archivo de la documentación, el Departamento de Secretaría

General/Administración procede a la apertura de la carpeta C.OFICINA en el archivo de gestión.
106
En la carpeta C.OFICINA se especifica el nombre del proyecto, la fecha de adquisición de la
documentación y la fecha de límite para la entrega de la documentación.
Una vez adquirido el paquete de documentos A.1.OFERTA PÚBLICA, el Departamento de

Secretaria General/Administración procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA
/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA y solicita al Departamento
Técnico la formulación de la oferta económica, según procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA.

General/Administración procede a la preparación y archivo en la carpeta C.OFICINA
/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA del paquete de documentos
exigido por el Órgano de Contratación correspondiente, que denominaremos A.4.LICITACIÓN,
entregando copia a éste para su evaluación.
Concluido el plazo máximo de entrega de las ofertas, el Órgano de Contratación lleva a

cabo la apertura de plicas, la revisión de la documentación técnica/administrativa y de la oferta
económica, y la adjudicación provisional de la oferta. En ese momento, se abre un plazo para
que las empresas no adjudicatarias realicen las alegaciones que estimen oportunas.
En caso de adjudicación definitiva de la obra, la Gerencia procede a la firma del documento

A.5.CONTRATO, elaborado por el Órgano de Contratación, con éste, proporcionando un original
al Departamento de Secretaría General/Administración para su archivo junto con el resto de
documentación oficial de la obra en la carpeta C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS
/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA.
En caso de no adjudicación se procede al archivo de la documentación en el archivo central

en Oficina para posibles revisiones.
B) Cliente privado.
La captación del cliente privado es realizada por la Gerencia, la cual recibe la petición de
Estudio de Obra, y en aquellos casos que considera conveniente, solicita al Departamento de
Secretaria General/Administración la adquisición del cliente de la documentación relativa al
proyecto, procediendo ésta a la apertura de la carpeta C.OFICINA en el archivo de gestión del
centro Oficina.
107
El Departamento Secretaria General/Administración procede a adquirir la documentación
del cliente, que denominaremos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN y que comprende la
documentación técnica del proyecto.
Una vez adquirido el paquete de documentos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, el

Departamento de Secretaría General/Administración procede a su archivo en la carpeta
C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA y solicita al
Departamento Técnico la formulación de la oferta económica, según procedimiento
A.3.ESTUDIO DE OBRA.

General/Administración procede a la entrega de una copia del documento A.3.2.PRESUPUESTO al
cliente.
En caso adjudicación de la obra, se procede a la firma del documento A.5.CONTRATO entre

la Gerencia y el cliente, archivándose el original con el resto de documentación oficial de la
obra en la carpeta C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA
OFERTA.
La elaboración del documento A.5.CONTRATO es realizada por el cliente o el contratista. En

el caso de que el trabajo recaiga en el contratista, la elaboración del contrato es responsabilidad
de la Gerencia.
En caso de no adjudicación se procede al archivo de la documentación en el archivo central

en Oficina para posibles revisiones.
8.3.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para la realización del Estudio de Obra.
El Departamento Técnico procede a la revisión del paquete de documentos A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, según proceda, centrándose en:
- Calidad de los materiales definidos en las unidades de obra.

- Criterios de medición y abono de las unidades de obra.
- Procedimientos de ejecución definidos.
- Calidad y controles de calidad exigidos para dichas unidades.
108
- Posibles unidades de obra no bien definidas, abiertas a un posterior estudio.
- Posibles contradicciones entre los documentos integrantes del proyecto.
En caso de duda, el Departamento Técnico procede a la consulta de la Dirección

Facultativa.
Una vez estudiada la documentación, el Departamento Técnico procede a la visita de la

ubicación del proyecto, para realizar un reconocimiento del terreno y analizar el acceso a la obra
y los servicios generales/suministros de los que dispone.
Definidas todas las variables que afectan a la obra, el Departamento Técnico procede al
análisis de costes del proyecto. El procedimiento es descrito a continuación:
- Solicitud y evaluación de ofertas a proveedores según procedimiento A.3.1.GESTION DE

OFERTAS.
- Estimación de costes directos de las unidades de obra.
- Estimación de los costes indirectos de las unidades de obra.
Con la estimación de costes, el Departamento Técnico procede a la elaboración del

documento A.3.2.PRESUPUESTO, cuya estructura es la siguiente:
- Presupuesto de Ejecución Material (PEM): los precios de las unidades de obra incluyen
los costes directos e indirectos.
- Presupuesto de Ejecución por Contrato (PEC): se obtiene al incrementar el PEM con los
Gastos Generales (G.G), el Beneficio Industrial (B.I) y el Impuesto sobre Valor
Añadido (I.V.A).
 G.G: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
Contratación.
 B.I: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
contratación.
 I.V.A: según proceda, a definir por la Gerencia.
Una vez elaborado el documento A.3.2.PRESUPUESTO, se procede a convocar una reunión
con la Gerencia, donde se revisa la oferta económica. La Gerencia realiza las modificaciones
que considera oportunas, define el riesgo tanto técnico como económico del proyecto, y
establece la oferta definitiva.
109
El Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la
Gerencia y solicita la aprobación del documento A.3.2.PRESUPUESTO. La Gerencia procede a
revisarlo de nuevo, y en caso de ser correcto, procede a su firma.
Tras la firma del documento A.3.2.PRESUPUESTO, el Departamento de Secretaría

General/Administración procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y
CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA.
8.3.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS

TARIFA CONSTRUCCION SL para la petición y evaluación de ofertas a proveedores, así
como asegurar que éstas cumplen con los requisitos establecidos.


auxiliares.
El Departamento Técnico, tras el estudio del proyecto e identificadas las necesidades de

compras, procede a la solicitud de ofertas vía electrónica mediante envío del formulario
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.
Se debe asegurar que el formulario A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA cumpla las siguientes

condiciones:
- La redacción de la unidad de obra debe ser lo más clara posible, quedando los trabajos
totalmente definidos y comprendidos por el proveedor.
- Las unidades de obra a ejecutar y su criterio de medición deben estar explícitamente
definidas.
- Las especificaciones técnicas de los materiales deben quedar definidas y estar acordes
con las exigidas en el proyecto.
- Se debe indicar la posibilidad de que el subcontratista oferte una alternativa no
contemplada en el proyecto que reduzca el coste o mejore las prestaciones.
- Se debe indicar la fecha límite de recepción de las ofertas.
- Se debe indicar la fecha de la petición y su autor.
Por cada unidad de obra, se debe solicitar un mínimo de dos ofertas.
110
El Departamento Técnico, procede al archivo del documento de oferta de los distintos
proveedores de productos y/o servicios, que denominaremos A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR, junto
con su formulario, A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA asociado, en la carpeta C.OFICINA
/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTION DE OFERTAS por orden de fecha
de recepción.
Cumplido el plazo fijado como fecha límite para la recepción de ofertas, el Departamento
Técnico elabora el formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, que utilizará como
base para evaluar las ofertas y elegir aquella que considera más ventajosa en base a los
siguientes criterios:
- Oferta económica.
- Experiencia en obras similares a la que se pretende subcontratar.
- Solvencia económica y de calidad.
- Seriedad en el cumplimiento de los plazos.
Las ofertas son sometidas a aprobación por parte de la Gerencia. La Gerencia puede
proponer otros proveedores o bien puede ratificar el formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO
DE OFERTAS.
En el caso de rechazo del formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, el

Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la Gerencia y
solicita su aprobación.
En el caso de aprobación del formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, la

Gerencia procede a su firma y el Departamento Técnico procede a su archivo, en la carpeta
C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTION DE OFERTAS.
A) Cliente público:
111
A.1.OFERTA PUBLICA
A.5.CONTRATO
A.3.2.PRESUPUESTO
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA
A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
A.4.LICITACIÓN
Tabla 26. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PÚBLICO
B) Cliente privado:
A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN
A.5.CONTRATO
A.3.2.PRESUPUESTO
A.5.CONTRATO
Tabla 27. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PRIVADO
8.3.1.4. ANEXOS

CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.
CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.
- ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.
- ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.
- ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.
- ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS.
8.3.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS

TARIFA CONSTRUCCION SL para la planificación técnica de la obra y la solicitud de
permisos y suministros generales.
112
El Jefe de Obra procede a revisar la documentación relativa al proyecto : A.1.OFERTA
PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO, A.5.CONTRATO,
según proceda.
Como resultado el Jefe de Obra registra la programación de la ejecución en el documento

B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA, donde se definen:
- Recursos asignados a cada unidad de obra.

- Procedimientos de trabajo y los medios auxiliares necesarios.
- Calendario de subcontratación.
- Plazos parciales y totales de ejecución.
- Organización de las áreas y medios de acopio.
- Las instalaciones y suministros generales disponibles y necesarios para la ejecución de
la obra.
- Localización de la oficina en obra, vestuarios y sanitarios.
El documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA es entregado por el Jefe de Obra a la Gerencia
para su revisión. En caso de ser correcto procede a su firma y es archivado por el Jefe de Obra
en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA.
Definido la planificación, se procede a iniciar los procesos de solicitud de suministros

generales y permisos:
- Solicitud de suministros generales: una vez definidas las necesidades energéticas

(potencia y tensión), de agua y saneamiento, se procede a comprobar la disponibilidad
de los suministros generales que ofrece la obra, y en los casos que proceda, se procede
al inicio de los trámites para obtener la acometida y la legalización de la instalación,
según procedimiento B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES.
- Solicitud de permisos: en función de las necesidades de la obra, se procede a solicitar
los permisos correspondientes, según procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.
8.3.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES

TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de suministros generales.
A continuación se describe el procedimiento:
A) Procedimiento B.2.1.SOLICICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA
113
En el caso de que la obra carezca de suministro eléctrico, se procede a solicitar el alta del
suministro eléctrico de un provisional de obras. El proceso es el que sigue:

- La compañía suministradora procede al estudio técnico y envía la valoración económica
de los trabajos, según el documento B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO
ELÉCTRICO.
- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento

B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, su archivo en la carpeta
C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO y envía una copia de
aceptación a la compañía suministradora.
- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica finalización de
los mismos.
B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, adjuntando:
 Copia del documento B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT, firmado por el
instalador autorizado responsable de la instalación de obra, archivando el
Jefe de Obra el original en carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN
TÉCNICA/SUMINISTRO ELECTRICO.
 Copia del documento Licencia de obra, a suministrar por el promotor.

 Datos bancarios: CIF de la empresa, datos de domiciliación bancaria,
dirección de correspondencia, etc.
LUZ OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria General/Administración,
procediendo a su archivo en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA
/SUMINISTRO ELECTRICO.
B) Procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA.
En el caso de que la obra carezca de suministro, se procede a solicitar el alta:

- La compañía suministradora procede al estudio y envía una valoración económica de
los trabajos, según el documento B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO.
114
- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento
B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, su archivo en la carpeta
C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO y envía
copia de aceptación a la compañía suministradora.
- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica la finalización de
los mismos.
B.2.2.2.ALTA DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, adjuntando:
 Fotocopia del D.N.I. del solicitante o C.I.F. de la empresa.

 Copia del documento A.5.CONTRATO.
 Copia del documento Licencia de obra expedida por el Ayuntamiento, a
suministrar por el promotor.
 Fotocopia de haber hecho efectiva la fianza en el Ayuntamiento, a suministrar por
el promotor.
 Nº de domiciliación bancaria.

AGUA Y SANEAMIENTO OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria
General/Administración, procediendo a su archivo en la carpeta C.OFICINA
/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO.
8.3.2.2.PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS

TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de permisos de ejecución de trabajos
complementarios de obra.
En función de las necesidades de Obra, se procede a la solicitud de los permisos

pertinentes:
- Permiso de vallado y ocupación de vía pública.

- Permiso de accesos en zonas de recorridos controlados.
- Permisos de trabajo en zonas con horarios limitados.
- Etc.
115
Para ello el Jefe de Obra se dirige a la Oficina Técnica de la Administración Local
correspondiente, y rellena el formulario correspondiente, adjuntando la documentación exigida,
y archivando ,por fecha de entrega, una copia del paquete de documentos , que denominaremos
B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO, en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SOLICITUD
DE PERMISOS.
Concedido el documento de licencia, que denominaremos B.3.2.PERMISO, el Jefe de Obra

procede a su archivo, por fecha de recepción, en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN
TÉCNICA/SOLICITUD DE PERMISOS/LICENCIAS.

ELÉCTRICO
B.2.2.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA
Y SANEAMIENTO
B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO
OBRA
B.3.2.PERMISO
A.1.OFERTA PUBLICA/A.2.PROYECTO DE
EJECUCIÓN
A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO
A.5.CONTRATO
B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO
B.2.2.2.ALTA SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO
Tabla 28. E/S Procedimiento B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y

PERMISOS.
8.3.2.4. ANEXOS
- ANEXO 32. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y

SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS.
- ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO
ELÉCTRICO.
- ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO
- ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.
116
8.3.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
(INICIO DE OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA))

inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
La comunicación de los riesgos específicos del centro de trabajo, así como las medidas
preventivas necesarias para su control por parte de las empresas y trabajadores autónomos
participantes en la ejecución de los trabajos de obra, es responsabilidad del promotor (cliente
público o privado).
Para ello, el promotor debe remitir el documento Estudio o Estudio Básico de Seguridad y
Salud, según proceda, al contratista, con el fin de que éste último pueda adaptar sus
procedimientos de trabajo a las peculiaridades de la obra. Esta adaptación se realizará mediante
la redacción del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tras la firma del contrato, el promotor entrega al Jefe de Obra el documento C.1.ESTUDIO O
ESTUDIO BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD (C.1.ESS/EBSS), según proceda.
El Jefe de Obra archiva el documento C.1.ESS/EBSS en la carpeta C.OFICINA/SST, y procede

a la elaboración del documento C.2.PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (C.2.PSST).
En aquellos casos que proceda el nombramiento de un recurso preventivo en obra (en

función de la concurrencia de actividades y la existencia de riesgos de especial gravedad), el
Jefe de Obra debe nombrar un responsable que supervise la actividad en cuestión. El
nombramiento del recurso preventivo debe documentarse según documento C.3.ACTA DE
NOMBRAMIENTO DE RECURSO PREVENTIVO EN OBRA y es archivado en la carpeta
C.OFICINA/SST.
El documento C.2.PSST debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Firmado el
documento C.2.PSST, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/SST.
Una vez definido el documento C.2.PSST, se hará entrega de copia de éste al Coordinador
de Seguridad y Salud durante la ejecución de la obra (CSSEO) o miembro de la Dirección
Facultativa (DF) designado por el promotor, según proceda, para su aprobación.
117
La aprobación del documento C.2.PSST debe quedar documentada mediante firma de la
Gerencia y del CSSEO/DF del documento C.4.ACTA DE APROBACIÓN PSST, a elaborar por el
CSSEO/DF.
Firmada por ambas partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta

C.OFICINA/SST.
Una vez aprobado el Plan de SST, el Jefe de Obra solicita al Departamento de Secretaria
General/Administración el inicio del procedimiento de apertura de centro de trabajo.
El Departamento de Secretaría General/Administración rellena el documento C.5.MODELO

DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO a adquirir de la autoridad laboral
competente (Junta de Andalucía), y procede a su entrega, adjuntando copia del documento
C.2.PSST, archivando el justificante de entrega en la carpeta C.OFICINA/SST.
C.1.ESS/EBSS
C.2.PSST
C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO
DOCUMENTACIÓN GENERADA PREVENTIVO EN OBRA
C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA
CENTRO DE TRABAJO
Tabla 29. E/S Procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA)
8.3.3.2. ANEXOS
- ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA).

- ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO
PREVENTIVO EN OBRA.
8.3.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)

inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa relativa a la producción y
gestión de residuos en las obras de construcción.
118
Tras la firma del contrato, el promotor debe hacer entrega del D.1.ESTUDIO DE GESTIÓN DE
RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.1.EGRCD).
El Jefe de Obra archiva el documento D.1.EGRCD en la carpeta C.OFICINA/GESTION DE

RESIDUOS y procede a la elaboración del documento D.2.PLAN DE GESTIÓN DE RESIDUOS DE
CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.2.PGRCD).
El documento D.2.PGRCD debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Una vez
firmado, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/GESTION DE RESIDUOS.
Definido el documento D.2.PGRCD, se hará entrega de una copia de éste a la Dirección

Facultativa para su aprobación.
La aprobación del documento D.2.PGRCD debe quedar registrada mediante firma de la

Gerencia, el promotor y la Dirección Facultativa del documento D.3.ACTA DE APROBACIÓN
PGRCD, a elaborar por ésta última.
Firmada por todas las partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta
C.OFICINA/GESTION DE RESIDUOS.
D.1.EGRCD
DOCUMENTACIÓN GENERADA D.2.PGRCD
Tabla 30. E/S Procedimiento D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA).
8.3.4.2. ANEXOS
- ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA).
8.3.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo del acto de replanteo de la obra.
119
El replanteo constituye el acto por el cual se produce la entrega formal de la obra al
contratista, y sirve como referencia, por medio de la fecha de emisión del acta, para computar
los plazos de ejecución o para empezar a aplicar, en su caso, penalizaciones.
En el acta de replanteo se hace constar la existencia de la documentación necesaria, la

coincidencia del espacio físico con las previsiones de proyecto y el cumplimiento de las
condiciones necesarias para iniciar la obra.
El acto de replanteo debe ser documentado mediante acta firmada por la Dirección
Facultativa, el Coordinador de Seguridad y Salud y el constructor. Finalmente, firma el
promotor, dándose por enterado de su contenido y mostrando su conformidad para el inicio de
las obras.
El procedimiento se describe a continuación.
Previo al inicio de la obras, el Jefe de Obra procede a replantear el perímetro de la

edificación proyectada, solicitando a la Dirección Facultativa su revisión.
Si como consecuencia de las comprobaciones efectuadas durante el acta de replanteo no se

pudiera empezar la obra por ser necesaria la introducción de modificaciones, el director de la
obra habrá de someter a la administración o al promotor a una estimación razonada del importe
de dichas modificaciones.
En el caso de que la Dirección Facultativa apruebe el replanteo, ésta elabora el E.1.ACTA DE

REPLANTEO, procediendo los agentes intervinientes a su firma.
Una vez documentado el proceso de replanteo, el Jefe de Obra procede al archivo del
documento E.1.ACTA DE REPLANTEO en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y procede a la
apertura del archivo en obra, según el procedimiento E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA.
8.3.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para la apertura del archivo en obra, y la preparación de la
documentación de obligada disposición en obra para el inicio de los trabajos:
- De carácter general:
 Copia del paquete de documentos A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA
PÚBLICA actualizada, según proceda, a archivar por el Jefe de Obra en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL.
120
 Copia del documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA a archivar por el Jefe de
Obra en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL.
 Copia de la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SOLICITUD DE
PERMISOS/LICENCIAS actualizada, a archivar por el Jefe de Obra como C.OBRA
/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL/LICENCIAS.
- Referidas a la gestión de residuos:

 Copia de los documentos D.2.PGRCD, a archivar por el Jefe de Obra en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/RESIDUOS.
- Referidas a las obligaciones documentales requeridas por la Ley 32/2006, de 18 de
octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción, y el RD
1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de
seguridad y salud en las obras de construcción:
 Documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN: el Jefe de Obra, en aquellas

obras en las que exista subcontratación, y con carácter previo a la formalización
de ésta, deberá obtener un Libro de Subcontratación, donde quedará reflejada
toda la información relativa a la concurrencia empresarial en el centro de
trabajo. El libro de subcontratación debe ser habilitado por la autoridad laboral
correspondiente.
Una vez obtenido el documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN, el Jefe de
Obra procede a su archivo en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO
/SUBCONTRATACIÓN Y SST, siendo obligatorio su disposición en obra hasta

completa terminación del encargo recibido por el promotor.
 Copia del documento C.2.PSST a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta
C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST, a disposición permanente de
la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de los técnicos de los órganos
especializados en materia de Seguridad y Salud en las Administraciones
Públicas competentes y de la Dirección Facultativa designada por el promotor.
 Original del documento C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE
CENTRO DE TRABAJO, a archivar por el Jefe de Obra en lugar visible y
permanentemente actualizado, archivando una copia en C.OFICINA/SST.
 Copia del documento que acredite la inscripción de la empresa contratista en el
REA, que denominaremos E.2.2.CERTIFICADO REA CONTRATA, a archivar por
el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.
 Copia del paquete de documentos correspondiente a la póliza del Seguro de
Responsabilidad Civil y del de Accidentes, con sus recibos de pago
correspondientes, que denominaremos E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL
121
CONTRATA, a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA
/REPLANTEO.
 Formulario justificativo de la calificación favorable de los exámenes de Salud
de los trabajadores presentes en obra del Servicio de Prevención Ajeno, que
denominaremos E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA a completar y
archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y
una copia en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
 Copia del documento Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa
contratista, que denominaremos E.2.5.PPRL CONTRATA, a archivar por el Jefe de
Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.
 Formulario justificativo de la entrega de los equipos de protección individual a
los trabajadores, que denominaremos E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA a
completar por los trabajadores presentes en obra, y a archivar por el Jefe de
Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
 Formulario justificativo de la formación impartida a los trabajadores presentes
en obra en materia de prevención de riesgos laborales, que denominaremos
E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA, a completar y archivar por el Jefe de Obra,
un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en C.OBRA
/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
 Copia del paquete de documentos relativo a la maquinaria en obra a emplear
por la contrata (autorizaciones de uso, documentación en instrucciones de
manejo y certificaciones técnicas de las mismas), que denominaremos
E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA CONTRATA a archivar por el Jefe de
Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
 De forma mensual, formulario justificativo del personal presente en obra, que
denominaremos E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA CONTRATA, a completar y
archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y
una copia en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
 De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la contrata
de hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda,
que denominaremos E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA, a archivar
por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.
- Referidas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social:
 Documento E.2.11.LIBRO DE VISITAS: el Jefe de Obra, debe habilitar el
documento E.2.11.LIBRO DE VISITAS, a disposición de los funcionarios de la
122
Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos
habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de
El documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS es archivado por el Jefe de Obra en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO//LIBRO DE VISITAS, siendo obligatorio su
disposición en obra hasta completa terminación del encargo recibido por el
promotor.
Por último, el Jefe de Obra procede a revisar la existencia en obra de aquella

documentación, que si bien no es responsabilidad directa de su gestión, la ausencia de esta
puede ocasionar incidencias en el transcurso del desarrollo de la obra.
- Licencia de obra: la obtención de licencia de obra es responsabilidad del promotor. Los

trabajos no podrán comenzar antes de que la autoridad local conceda la licencia
correspondiente. En obra, debe archivarse una copia de la licencia, a disposición
permanente de cualquier autoridad competente que la solicite.
- Aviso previo: el promotor debe efectuar una aviso a la autoridad laboral competente
antes del comienzo de los trabajos. Este documento debe exponerse de manera visible
en la obra y mantenerse actualizado.
- Libro de incidencias: en cada centro de trabajo existirá con fines de control y
seguimiento del PSST un libro de incidencias. El libro de incidencias será facilitado por
el técnico en el cual recaiga la responsabilidad de aprobación del PSST. En el libro de
órdenes el técnico responsable del control de la Seguridad y Salud en el trabajo anotará
sus observaciones e instrucciones en materia de prevención, firmando el Jefe de Obra
como enterado.
- Libro de órdenes: en cada obra existirá con fines de control y seguimiento de los
trabajos desarrollados un Libro de órdenes, donde la Dirección Facultativa debe reseñar
las incidencias y asistencias que se produzcan en el desarrollo de la obra, firmando el
Jefe de Obra como enterado. El libro de órdenes será facilitado por el Directo de Obra,
integrante de la Dirección Facultativa.
123
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN
E.2.11.LIBRO DE VISITAS
A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA
PÚBLICA
B.3.2.PERMISO
D.2.PGRCD
C.2.PSST
C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA
CENTRO DE TRABAJO
E.2.2. CERTIFICADO REA CONTRATA
E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL CONTRATA
E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA
E.2.5.PPRL CONTRATA
E.2.6. ENTREGA EPIS CONTRATA
E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA
E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA
CONTRATA
E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA CONTRATA
E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA
Tabla 31. E/S Procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA.
8.3.5.3. ANEXOS
- ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA.

- ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA.
- ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA.
- ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA.
- ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA
CONTRATA.
8.3.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de obra.
El control de ejecución de obra está basado en el desarrollo de los siguientes

procedimientos: F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS, F.2.CONTROL DE
RECEPCIÓN DE MATERIALES, F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS, F.4.GESTIÓN
124
DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA, F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE
8.3.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de los trabajos de obra.
Se definen las siguientes responsabilidades:
- El Jefe de Obra es el responsable de la supervisión de los trabajos y el cumplimiento de

los requisitos de calidad definidos en el proyecto.
- Las competencias en asignación de recursos (personal, materiales y maquinaria) recaen
en el Jefe de Obra.
- Las atribuciones en materia de organización y distribución del personal y tajos en obra
recaen sobre el Encargado de Obra
- Las tareas de supervisión y control de la productividad, la eficiencia y la calidad en el
trabajo de los operarios recae sobre el Encargado de Obra, el cual reportará cualquier
incidencia al Jefe de Obra. En el caso de que la incidencia corresponda a trabajos
subcontratados, el Jefe de Obra los gestionará directamente con el proveedor, tomando
las acciones necesarias, reflejadas en el contrato de servicios que se mantiene con el
proveedor.
- El Encargado de Obra es el responsable de la elaboración diaria del documento
F.1.1.PARTE DE TRABAJO. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO contiene una
descripción de las tareas realizadas, así como el tiempo empleado y los recursos
necesarios para llevarlas a cabo. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO es archivado
diariamente, por fecha de elaboración, por el Encargado de Obra en la carpeta
C.OBRA/GESTIÓN/CONTROL DE EJECUCIÓN y se entrega semanalmente al Jefe de Obra
en Oficina. El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los partes, y su validación
mediante firma. Una vez validados, el Jefe de Obra procede a su archivo, por fecha de
elaboración, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE EJECUCIÓN.
- Aquellas modificaciones sobre la planificación inicial de los trabajos, deben ser
comunicados por el Jefe de Obra al cliente y Dirección Facultativa. En el supuesto de
aparición de trabajos o incidencias no incluidas en el presupuesto, o aparición de
desviaciones sobre las mediciones iníciales incluidas en el presupuesto, se procederá
según procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS.
125
8.3.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades involucradas en el control
de recepción de materiales.
La recepción del pedido es realizada por el Encargado de Obra, el cual supervisa su

descarga en el área definida para la recepción y acopio de materiales, asegurando que dispone
de medios adecuados para ello.
Producida la descarga, el Encargado de Obra inspecciona cualitativamente y

cuantitativamente el envío, procediendo a comparar el envío con el documento de
A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR asociado al pedido, de la carpeta C.OBRA/COMPRAS/OFERTAS
(para aquellos pedidos incluidos en el procedimiento G.GESTION DE PROVEEDORES).
En el caso de ser correcto, el Encargado de Obra procederá a la firma del documento

F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA como prueba de conformidad, y su archivo, por fecha de
recepción, en la carpeta C.OBRA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.
En caso de disconformidad, el Encargado de Obra procederá a detallar las desviaciones en

el albarán, firmando el mismo y archivándolo, por fecha de recepción, en la carpeta
C.OBRA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Esta incidencia será notificada al
Jefe de Obra, el cual procederá a su gestión con el proveedor.
El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, y su validación mediante

firma. Una vez validados, el Jefe de Obra procederá su archivo, por fecha de recepción, en la
carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCION DE MATERIALES.
8.3.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS

CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en el control de servicios
subcontratados.
A la recepción de los trabajos, el Jefe de Obra realiza el control cuantitativo y cualitativo

de lo ejecutado, procediendo a comparar los trabajos ejecutados con el documento de referencia
A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR asociado al servicio, de la carpeta C.OBRA/COMPRAS/OFERTAS.
126
Este control dependerá en cada caso de las características de las obras, del seguimiento
realizado durante la ejecución, de los resultados de los controles realizados por mediciones
intermedias o inspecciones, de las experiencias anteriores con los subcontratistas, etc.
En el caso de ser correcto, el Jefe de Obra procederá a la firma del documento

F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO como prueba de conformidad, archivándolo, por fecha de
recepción, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.
En caso de disconformidad, el Jefe de Obra procederá a detallar las desviaciones en el

albarán, firmando el mismo y archivándolo, por fecha de recepción, en la carpeta
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Las incidencias serán
gestionadas directamente con el proveedor.
En el caso de trabajos subcontratados relativos a instalaciones, el Jefe de Obra es el

responsable de exigir la entrega, a la subcontrata, de la documentación que acredite la
adecuación de la instalación a la normativa vigente, que denominaremos F.3.2.CERTIFICADO
INSTALACIÓN, que será archivado en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS
SUBCONTRATADOS/CERTIFICADOS.
8.3.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE

OBRA

CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en la gestión de residuos durante la
ejecución de la obra.
Cuando sea necesario, el Encargado de Obra procederá a solicitar la recogida de residuos

generados durante el transcurso de los trabajos.
Las entregas a los gestores deben ser documentadas mediante el documento F.4.1.ALBARÁN
RESIDUOS, firmado por el Encargado de Obra, y archivado, por fecha de recepción, en la carpeta
C.OBRA/GESTIÓN/RESIDUOS.
El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, validación mediante firma

y archivo en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS.
127
Paralelamente, el gestor de residuos debe hacer entrega del documento F.4.2.CERTIFICADO
DE GESTIÓN DE RESIDUOS, al Jefe de Obra. Una vez recibido, éste procederá a su revisión y
archivo, por fecha de recepción, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADOS.
8.3.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA

OBRA
El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por

CONTRUCCIONES TARIFA SL para las actividades involucradas en el control de calidad.
El Jefe de Obra recabará de cada proveedor la siguiente documentación:
- Documentación de los controles de calidad realizados y certificados de calidad de los

productos suministrados, verificando que son conforme a lo establecido en el
Programa de Calidad del proyecto ejecutivo, sus anexos y modificaciones. El
conjunto de documentos acreditativos de los controles de calidad realizados y sus
certificados asociados a la obra, que denominaremos F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD,
serán archivados por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/GESTION/CONTROL DE
CALIDAD/CERTIFICADOS.
- Instrucciones de uso, mantenimiento y garantías de los equipos suministrados. Este

paquete de documentos será archivado en oficina, y lo denominaremos
F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS, a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta
C.OFICINA/GESTION/CONTROL DE CALIDAD/DOCUMENTACIÓN EQUIPOS.
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS
F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS

DOCUMENTACIÓN GENERADA F.1.1.PARTE DE TRABAJO
Tabla 32. E/S Procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA.
128
8.3.6.7. ANEXOS
- ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA.

- ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS
TRABAJOS.
- ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE
MATERIALES.
- ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS
SUBCONTRATADOS.
- ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA
- ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA
- ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO.
8.3.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES

CONSTRUCCIÓN SL para el proceso de compras, asegurando que los productos/servicios
subcontratados cumplen con los requisitos aplicables, así como la gestión de facturas y pagos a
los proveedores.


auxiliares.
Las compras no incluidas en la descripción anterior son realizadas directamente por el

Encargado de Obra, previa aceptación por el Jefe de Obra y quedan excluidas del presente
procedimiento.
De acuerdo con la planificación realizada, el Jefe de Obra procede a la formalización de los

pedidos y contratos. El procedimiento se desarrolla de la siguiente manera:
Según los documentos B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA y A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE

OFERTAS, el Jefe de Obra confirma electrónicamente la aceptación de la oferta, especificando
129
las condiciones de entrega pactadas, y adjunta firmado el documento A.3.1.2.OFERTA
PROVEEDOR asociado al pedido o servicio.
El documento de oferta (A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR) aceptado y firmado, es archivado,

por fecha de aceptación, por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/OFERTAS. El
Jefe de Obra también archivará una copia del documento en la carpeta
C.OBRA/COMPRAS/OFERTAS para proceder a la comprobación del envío a su recepción.
Si el servicio requerido es una subcontratación, el proceso continua según procedimiento

G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN.
Cumplida la fecha de facturación, los proveedores remiten el documento G.2.FACTURA

OFERTA PROVEEDOR al Departamento de Secretaría General/Administración, el cual, lo deriva
al Jefe de Obra para su revisión.
El Jefe de Obra comprueba el documento acreditativo de la compra ( A.3.1.2.OFERTA

PROVEEDOR), y da validez o no a la factura.
En caso de ser correcta el Jefe de Obra, notifica la aceptación de la factura al Departamento

de Secretaria General/Administración y éste procede al pago de la misma. El documento
G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR es archivado en carpeta C.OFICINA/COMPRAS/FACTURAS,
enviando una copia a la asesoría contable.
En caso de rechazo, el Jefe de Obra solicita del Departamento de Secretaría

General/Administración el retorno motivado del documento G.2.FACTURA OFERTA
PROVEEDOR al emisor, para su corrección.
8.3.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN

CONSTRUCCIÓN SL para la formalización del proceso de subcontratación.
Formalizada la aceptación de la compra, el Jefe de obra procede a la elaboración del

documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. El documento G.1.1.CONTRATO
DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS debe ser aceptado, previo envió, mediante firma por la
Gerencia. En el contrato debe quedar definido de la siguiente manera:
- Descripción detallada de los trabajos: descripción del procedimiento de trabajo, las

condiciones de carga y descarga de material, la responsabilidad en el suministro de
materiales y medios auxiliares, la responsabilidad en la solicitud de permisos,
130
responsabilidad en la limpieza de los trabajos, etc. En resumen, conviene incluir todos
los trabajos que no sean producción pura.
- Medición de unidades de obra aproximada, precio unitario y criterio de medición.
- Plazos parciales y totales de ejecución y penalizaciones exigibles en caso de
incumplimiento si procede.
- Formas de pago y facturación, señalando las retenciones oportunas por garantía en los
trabajos en caso de que procedan.
- Calidad de los trabajos: ensayos, muestras etc. en caso de que la Dirección Facultativa
lo requiera.
Una vez que el proveedor haya firmado y enviado el documento G.1.1.CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS, el Jefe de Obra procede a la apertura de una carpeta en el centro
de trabajo Oficina y otra en centro de trabajo Obra, exclusiva para cada proveedor, que
denominaremos C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y
C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
El documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS será archivado en la

carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
Archivado el contrato, el Jefe de Obra, de acuerdo con la Ley 32/2006, de 18 de octubre,

reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción, procede a requerir de la
subcontrata o trabajador autónomo la siguiente documentación:
Para empresas subcontratistas:
- Copia del documento que acredite la inscripción de la empresa subcontratista en el

REA, que denominaremos G.1.2. CERTIFICADO REA SUBCONTRATA, a archivar por el
Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR.
- Copia del paquete de documentos correspondiente a la póliza del Seguro de
Responsabilidad Civil y del de Accidentes, con sus recibos de pago correspondientes,
que denominaremos G.1.3.RESPONSABILIDAD CIVIL SUBCONTRATA, a archivar por el
PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la calificación favorable de los exámenes de Salud de los
trabajadores de la empresa subcontratista, presentes en obra, por parte del Servicio de
Prevención Ajeno, que denominaremos G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA a
completar por la empresa subcontratista, y a archivar por el Jefe de Obra, un original en
la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una
copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
131
- Copia del documento Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa
subcontratista, que denominaremos G.1.5.PPRL SUBCONTRATA, a archivar por el Jefe de
Obra en C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATA/CARPETA PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la entrega de los equipos de protección individual por parte
de la empresa subcontratista a sus trabajadores, que denominaremos G.1.6. ENTREGA
EPIS SUBCONTRATA, a completar por la empresa subcontratista, y a archivar por el Jefe
de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR y una copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/
CARPETA PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la formación impartida a los trabajadores de la empresa
subcontratista ,presentes en obra, en materia de prevención de riesgos laborales, que
denominaremos G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA, a completar por la empresa
subcontratista y a archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta
C.OFICINA/COMPRAS//SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una copia en
C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
- Copia del paquete de documentos relativo a la maquinaria en obra a emplear por la

empresa subcontratista (autorizaciones de uso, documentación en instrucciones de
manejo y certificaciones técnicas de las mismas), que denominaremos
G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA SUBCONTRATA a archivar por el Jefe de Obra,
una copia en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR y una copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN

/CARPETA PROVEEDOR.
- De forma mensual, formulario justificativo del personal presente en obra, que
denominaremos G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA, a completar por la
empresa subcontratista y archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta
C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una copia en la
carpeta C.OBRA/ COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
- De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la subcontrata de
hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda, que
denominaremos G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA SUBCONTRATA, a archivar por el
PROVEEDOR.
Para trabajadores autónomos:
- Documento justificativo de la aptitud médica para desempeñar el puesto de trabajo, que

denominaremos G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTONOMO, a archivar por el Jefe de Obra
una copia en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
132
PROVEEDOR y otra copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/
CARPETA PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la información y formación recibida en materia de
prevención de riesgos laborales, que denominaremos G.12.FORMACIÓN PRL
AUTONOMO, a completar por el trabajador autónomo y a archivar por el Jefe de Obra, el
original en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR y una copia en C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la posesión de los equipos de protección individual por parte
del trabajador autónomo, que denominaremos G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR
AUTONOMO, a completar por el trabajador autónomo, y a archivar por el Jefe de Obra,
en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una
copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
- De forma mensual, copia del documento justificativo del pago de la cuota de autónomo,
que denominaremos G.14.CUOTA AUTONOMO, a archivar por el Jefe de Obra, por fecha
de recepción, en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR
- De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la subcontrata de
hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda, que
denominaremos G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA TRABAJADOR AUTONOMO, a
archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/
CARPETA PROVEEDOR.
Recibida la documentación, el Jefe de Obra debe registrar la subcontratación en el

documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN. Los registros deben realizarse por orden
cronológico. Este proceso debe realizarse antes de la entrada en obra de la subcontrata o
trabajador autónomo. El procedimiento es descrito a continuación:
- Comunicar la subcontratación al coordinador de Seguridad y Salud o Dirección

Facultativa (según proceda).
- Hacer entrega del documento C.2.PSST a la empresa subcontratista. Documentar entrega
mediante envío de formulario G.1.16. ADHESION PSST SUBCONTRATACIÓN a completar
por la subcontrata, y a archivar en C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR.
- En el caso de que se trate de que la subcontratación se realice con una empresa
subcontratista, el Jefe de Obra debe de remitir el formulario G.1.17.NOMBRAMIENTO
RESPONSABLE SEGURIDAD EN OBRA, a completar por la empresa subcontratista y a
133
archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN
/CARPETA PROVEEDOR.
- Registrar en el libro de subcontratación la fecha de entrega del Plan de SST a cada una
de las empresas subcontratistas y trabajadores autónomos que participen en la obra, en
la parte que les corresponda.
G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR

G.1.2. CERTIFICADO REA SUBCONTRATA
G.1.3.RESPONSABILIDAD CIVIL SUBCONTRATA

G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA
G.1.5.PPRL SUBCONTRATA
G.1.6. ENTREGA EPIS CONTRATA
G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA
G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA
SUBCONTRATA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA

G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA
SUBCONTRATA
G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTONOMO
G.12.FORMACIÖN PRL AUTONOMO
G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR AUTONOMO

G.14.CUOTA AUTONOMO
G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA TRABAJADOR
AUTONOMO
G.1.16. ADHESION PSST SUBCONTRATA
G.1.17.NOMBRAMIENTO RESPONSABLE
SEGURIDAD EN OBRA
G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Tabla 33. E/S Procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES
8.3.7.3. ANEXOS
- ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES.

- ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN
SUBCONTRATACIÓN
- ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA.
134
- ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA.
- ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA.
- ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA
SUBCONTRATA.
- ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO.
- ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO.
- ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR
AUTÓNOMO.
8.3.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES

TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades de certificación de obra y
facturación.
Mensualmente, la contrata factura con la propiedad la parte proporcional de la obra

ejecutada.
El Jefe de Obra es el encargado de la valoración económica de los trabajos, y de generar el

documento que sirve de base a la facturación, y que denominaremos H.1.CERTIFICACIÓN.
El documento H.1.CERTIFICACIÓN consiste en una relación valorada de las unidades de

obras ejecutadas, desglosando el importe en capítulos, subcapítulos y partidas. En cuanto a su
estructura, puede ser presentado de dos maneras:
- Certificación a origen: la valoración de la obra se realiza a origen, es decir, desde

comienzo de la obra hasta el día de la certificación, descontándose la parte proporcional
certificada anteriormente y cobrada por la contrata.
- Certificación parcial: se valoran las unidades de obras ejecutadas durante el periodo de
certificación.
Para la elaboración del documento H.1.CERTIFICACIÓN, el Jefe de Obra parte de las

previsiones contenidas en el documento A.3.2.PRESUPUESTO y de los cambios y modificaciones
introducidas durante el transcurso de la obra (imprevistos surgidos, cambio en las calidades de
los materiales, incorporación o supresión de partidas, diferencias entre la medición real y la del
proyecto, etc.)
Una vez elaborada, se remite una copia a la Dirección Facultativa para su aprobación.
135
En caso de rechazo, se solicita motivo para corrección y se modifica el documento.
En caso de aceptación, el Jefe de Obra procede al archivo, por fecha de elaboración, del
documento H.1.CERTIFICACIÓN en la carpeta C.OFICINA/CLIENTES, y solicita al Departamento
de Secretaria General/Administración la emisión de la factura.
El Departamento de Secretaría General/Administración emite el documento H.2.FACTURA

CLIENTE, procede a su archivo, por fecha de elaboración, en la carpeta C.OFICINA/CLIENTES y
lo envía al cliente junto con el documento H.1.CERTIFICACIÓN.
El Departamento de Secretaria General/Administración es el responsable del seguimiento

del proceso hasta recepción del cobro.

DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.2.PRESUPUESTO
H.1.CERTIFICACIÓN
H.2.FACTURA CLIENTE
Tabla 34. E/S Procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTE.
8.3.8.2. ANEXOS
- ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES.
8.3.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA

TARIFA CONSTRUCCION SL para asegurar el correcto desarrollo de las actividades del
servicio postventa.
Una vez finalizados los trabajos, el Jefe de Obra procede a liberar la documentación
relativa al final de obra:
- Para el promotor:
136
 Documentos originales F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN de la carpeta
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
/CERTIFICADOS, guardando copia de los mismos en la ubicación descrita.
 Documentos originales F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS de la carpeta
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD /DOCUMENTACIÓN EQUIPOS,
guardando copia de los mismos en la ubicación descrita.
 Documentos originales F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS de la
carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADOS, guardando copia de los
mismos en la ubicación descrita.
- Para la Dirección Facultativa:
 Documentos originales F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD de la carpeta C.OFICINA/

GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD/CERTIFICADOS, guardando copia de los
mismos en la ubicación descrita.
La entrega de la documentación original debe ser documentada mediante entrega y firma

de las actas I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR y I.2.ENTREGA
DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA DF, según proceda, y a archivar en la carpeta
C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA.
Paralelamente, el Jefe de Obra solicita a la Dirección Facultativa realizar una revisión de la

entrega. En aquellos casos en los que existan defectos de obra, el Jefe de Obra procede a
registrarlos en el documento I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS, a firmar por la Dirección
Facultativa.
Firmado el documento, el Jefe de Obra procede su archivo, el original en la carpeta

C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA y una copia en la carpeta C.OBRA/ENTREGA DE OBRA.
Solucionadas las incidencias, el Jefe de Obra procede a recepcionar la obra, acto por el cual
se produce la entrega formal de la obra al Promotor, y sirve como referencia, por medio de la
fecha de emisión del acta, para computar los plazos de responsabilidad y garantía establecidos
por ley.
La entrega de obra debe ser registrada mediante firma del Promotor, la Gerencia y la
Dirección Facultativa del documento I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA, a archivar por el Jefe
de Obra en carpeta C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA.
El promotor podrá rechazar la recepción de la obra por considerar que la misma no está
terminada o que no se adecua a las condiciones contractuales. En todo caso, el rechazo deberá
137
ser motivado por escrito en el documento I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA, en la que se fijará
el nuevo plazo para efectuar la recepción.
La recepción de obra puede ser aceptada sin disconformidades o con disconformidades.
En caso de que la recepción de obra sea aceptada sin disconformidades se procede al final
de la obra.
En el caso de que la recepción de obra sea con disconformidad, éstas deberán ser recogidas
en el anexo correspondiente, encargándose el Jefe de Obra de subsanar aquellas incidencias
detectadas en el plazo marcado en el acta.
Una vez subsanados los mismos, se hará constar la realización de los trabajos en un acta
aparte, I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA, suscrita por los firmantes de la recepción.
Aceptado el documento I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA, se procede a su archivo en la

carpeta C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA, dándose por terminada la obra.
Para finalizar el Departamento de Secretaría General/Administración es el responsable de

la recepción en Oficina del archivo de Obra (C.OBRA) y el expurgo de su documentación.
Previamente procede a archivar los documentos: E.2.11.LIBRO DE VISITAS, E.2.1.LIBRO DE
SUBCONTRATACIÓN en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y el original del documento
C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO en la carpeta
C.OFICINA/REPLANTEO.
El Departamento de Secretaría General/Administración será el responsable del traslado de

la carpeta C.OFICINA al archivo central de la Oficina, de la custodia de su documentación y de
su conservación y expurgo según calendario de conservación, desarrollado en el epígrafe 8.5.
CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.
138
F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS
I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE
OBRA PROMOTOR
I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE
OBRA DF
I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS
I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA
I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA
Tabla 35. E/S Procedimiento I.ENTREGA DE LA OBRA.
8.3.9.2. ANEXOS
- ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA.

- ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN
DE OBRA PROMOTOR.
- ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN
DE OBRA DF.
- ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS.
- ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.
- ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA.
139
8.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
A ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

A.1 Oferta Pública
A.2 Proyecto de Ejecución
A.3 ESTUDIO DE OBRA
A.3.1 GESTIÓN DE OFERTAS
A.3.1.1 Solicitud de oferta
A.3.1.2 Oferta proveedor
A.3.1.3 Cuadro comparativo de ofertas
A.3.2 Presupuesto
A.4 Licitación
A.5 Contrato
B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE PERMISOS Y
SUMINISTROS GENERALES
B.1 Planificación técnica
B.2 SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES
B.2.1 SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA
B.2.1.1 Presupuesto alta suministro eléctrico
B.2.1.2 Alta suministro eléctrico
B.2.1.3 Certificado eléctrico BT
B.2.1.4 Contrato luz obra
B.2.2 SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA
B.2.2.1 Prepuesto alta suministro agua y saneamiento
B.2.2.2 Alta de suministro agua y saneamiento
B.2.2.3 Contrato agua y saneamiento obra
B.3 SOLICITUD DE PERMISOS
B.3.1 Solicitud de permiso
B.3.2 Permiso
C GESTIÓN DE SST
C.1 ESS/EBSS
C.2 PSST
C.3 Acta nombramiento recurso preventivo en obra
C.4 Acta de aprobación PSST
C.5 Modelo de comunicación de apertura de centro de trabajo
D GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)
D.1 EGRCD
D.2 PGRCD
D.3 Acta de aprobación PGRCD
E REPLANTEO DE LA OBRA
E.1 Acta de replanteo
Tabla 36. Cuadro de clasificación de actividades de la organización. Parte 1.
140
E.2 APERTURA CARPETA DE OBRA
E.2.1 Libro de Subcontratación
E.2.2 Certificado REA contrata
E.2.3 Responsabilidad civil contrata
E.2.4 Salud trabajadores contrata
E.2.5 PPRL contrata
E.2.6 Entrega EPIS contrata
E.2.7 Formación PRL contrata
E.2.8 Documentación maquinaria contrata
E.2.9 Listado personal obra contrata
E.2.10 Certificado SS/HACIENDA contrata
E.2.11 Libro de Visitas
F GESTION DE OBRA
F.1 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
F.1.1 Parte de trabajo
F.2 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
F.2.1 Albarán de entrega
F.3 CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
F.3.1 Albarán de servicio
F.3.2 Certificado instalación
F.4 GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA
F.4.1 Albarán residuos
F.4.2 Certificado de gestión de residuos
F.5 CONTROL DE CALIDAD DURANTE EJECUCIÓN DE LA OBRA
F.5.1 Documentos calidad
F.5.2 Documentación equipos
G GESTIÓN DE PROVEEDORES
G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
G.1.1 Contrato de prestación de servicios
G.1.2 Certificado REA subcontrata
G.1.3 Responsabilidad civil subcontrata
G.1.4 Salud trabajadores subcontrata
G.1.5 PPRL subcontrata
G.1.6 Entrega EPIS subcontrata
G.1.7 Formación PRL subcontrata
G.1.8 Documentación maquinaria subcontrata
G.1.9 Listado personal obra subcontrata
G.1.10 Certificado SS/HACIENDA subcontrata
G.1.11 Salud trabajador autónomo
G.1.12 Formación PRL autónomo
141
G.1.13 Posesión EPIS trabajador autónomo
G.1.14 Cuota autónomo
G.1.15 Certificado SS/HACIENDA autónomo
G.1.16 Adhesión PSST subcontratación
G.1.17 Nombramiento responsable seguridad en obra
G.2 Factura oferta proveedor
H GESTIÓN DE CLIENTES
H.1 Certificación
H.2 Factura cliente
I ENTREGA DE OBRA
I.1 Entrega documentación recepción de obra promotor
I.2 Entrega documentación recepción de obra DF
I.3 Registro de incidencias
I.4 Acta de recepción de obra
I.5 Revisión entrega de obra
142
8.5. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.
Código del documento Ubicación Plazo de conservación

C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
A.1.OFERTA PUBLICA CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA 3 AÑOS
OFERTA
A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA 3 AÑOS
OFERTA
EN FUNCIÓN DEL PERIODO
A.4.LICITACIÓN CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA
DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
OFERTA
A.5.CONTRATO CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA
OFERTA
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y EN FUNCIÓN DEL PERIODO

A.3.2.PRESUPUESTO
CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE -----
OFERTAS
A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE -----
OFERTAS
A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE
CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE -----
OFERTAS
OFERTAS
B.1. PLANIFICACIÓN TÉCNICA C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA -----
B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA C.OFICINA/PLANIFICACIÓN

-----
SUMINISTRO ELÉCTRICO TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO
B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO C.OFICINA/PLANIFICACIÓN

3 AÑOS
BT TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO
C.OFICINA/PLANIFICACIÓN
B.2.1.4.CONTRATO LUZ OBRA 3 AÑOS
TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO
B.2.2.1.PRESUPUESTO ALTA
C.OFICINA/SUMINITRO AGUA Y
SUMINISTRO AGUA Y 3 AÑOS
SANEAMIENTO
SANEAMIENTO
B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y C.OFICINA/SUMINITRO AGUA Y

3 AÑOS
SANEAMIENTO SANEAMIENTO
B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO C.OFICINA/SOLICITUD DE PERMISOS 3 AÑOS
C.OFICINA/SOLICITUD DE
B.3.2.PERMISO 3 AÑOS
PERMISOS/LICENCIAS
Tabla 39. Cuadro de conservación y expurgo .Parte 1.
143
C.1.ESS/EBSS C.OFICINA/SST 3 AÑOS
C.2.PSST C.OFICINA/SST 3 AÑOS
C.3.ACTA NOMBRAMIENTO
C.OFICINA/SST 3 AÑOS
RECURSO PREVENTIVO OBRA
C.4.ACTA APROBACIÓN PSST C.OFICINA/SST 3 AÑOS
C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN
DE APERTURA DE CENTRO DE C.OFICINA/SST 3 AÑOS
TRABAJO
D.1.EGRCD C.OFICINA/GESTIÓN DE RESIDUOS 3 AÑOS
D.2.PGRCD C.OFICINA/GESTIÓN DE RESIDUOS 3 AÑOS
D.3.ACTA DE APROBACIÓN PGRCD C.OFICINA/GESTIÓN DE RESIDUOS 3 AÑOS

E.1.ACTA DE REPLANTEO C.OFICINA/REPLANTEO
E.2.1.LIBRO DE
C.OFICINA/REPLANTEO 5 AÑOS
SUBCONTRATACIÓN
E.2.2. CERTIFICADO REA

CONTRATA
E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL
CONTRATA
E.2.4.SALUD TRABAJADORES
CONTRATA
E.2.5.PPRL CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
E.2.6. ENTREGA EPIS CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
E.2.8.DOCUMENTACIÓN
MAQUINARIA CONTRATA
Tabla 40. Cuadro de conservación y expurgo. Parte 2.
144
E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA

CONTRATA
E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA
CONTRATA
LIBRO DE VISITAS C.OFICINA/REPLANTEO 5 AÑOS
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE
F.1.1.PARTE DE TRABAJO -----
EJECUCIÓN
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA 6 AÑOS
RECEPCIÓN DE MATERIALES
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS
F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO 6 AÑOS
SUBCONTRATADOS
F.3.2.CERTIFICADO DE C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS

3 AÑOS
INSTALACIÓN SUBCONTRATADOS/CERTIFICADOS
F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS 6 AÑOS
F.4.2.CERTIFICADO GESTIÓN DE C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADO

3 AÑOS
RESIDUOS S
F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD 3 AÑOS
CALIDAD/CERTIFICADOS
C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/DOCUMENTA
F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS 3 AÑOS
CIÓN EQUIPOS
A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR C.OFICINA/COMPRAS/OFERTAS -----
G.2.FACTURA OFERTA
C.OFICINA/COMPRAS/FACTURAS 6 AÑOS
PROVEEDOR
G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C EN FUNCIÓN DEL PERIODO

DE SERVICIOS ARPETA PROVEEDOR DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
G.1.2.CERTIFICADO REA C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
SUBCONTRATA ARPETA PROVEEDOR
G.1.3.RESPONSABILIDAD CIVIL C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
G.1.4.SALUD TRABAJADORES C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
145
C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
G.1.5.PPRL SUBCONTRATA 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
G.1.6.ENTREGA EPIS C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
G.1.7.FORMACIÓN PRL C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
G.1.8.DOCUMENTACIÓN C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
3 AÑOS
MAQUINARIA SUBCONTRATA ARPETA PROVEEDOR
G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
G.1.11.SALUD TRABAJADOR C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
AUTONOMO ARPETA PROVEEDOR
G.12.FORMACIÖN PRL AUTONOMO 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
AUTONOMO ARPETA PROVEEDOR
G.14.CUOTA AUTONOMO 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
TRABAJADOR AUTONOMO ARPETA PROVEEDOR
G.1.16. ADHESION PSST C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

3 AÑOS
G.1.17.NOMBRAMIENTO
RESPONSABLE SEGURIDAD EN 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
OBRA
H.1.CERTIFICACIÓN C.OFICINA/CLIENTES 6 AÑOS
H.2.FACTURA CLIENTE C.OFICINA/CLIENTES 6 AÑOS
I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN FUNCIÓN DEL PERIODO

C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA
RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN EN FUNCIÓN DEL PERIODO

C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA
RECEPCIÓN DE OBRA DF DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
146

I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA

I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA

I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA
147
CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES
El objeto del presente proyecto es el diseño de un SGD en la empresa constructora TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL, obteniendo como resultados:
- Una política de gestión documental, que define las responsabilidades y los roles en
materia de gestión de documentos de los integrantes de la organización.
- Un manual de procedimientos de trabajo, que incluye los procedimientos operativos y
los procedimientos documentales desarrollados por la organización.
- Un calendario de conservación y expurgo de los documentos.
Para su desarrollo, el alumno se ha apoyado en el marco metodológico propuesto por la

norma UNE-ISO 15489: "Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
En primer lugar, se realizó una investigación preliminar que nos permitió obtener una
primera valoración del estado de la gestión documental en la organización. Esta caracterización
nos proporcionó una base para definir el alcance del proyecto y realizar una propuesta de
desarrollo.
En segundo lugar, se definió el modelo documental de la organización, que proporcionó

una visión en profundidad del SGD implementado originalmente en la organización.
En tercer lugar, se procedió a identificar los requisitos documentales que debe cumplir el
SGD de la organización. Para ello se desarrolló un estudio de la normativa que regula los
procedimientos desempeñados por la organización y de las necesidades operativas internas.
En cuarto lugar, se realizó una valoración del rendimiento del sistema implementado
originalmente en la organización, identificando aquellas funcionalidades a incluir en el diseño
del SGD a implementar.
En quinto lugar, se realizó el diseño del SGD, y se procedió a documentar las herramientas
proporcionadas a la organización.
La relación entre la mejora de la eficiencia de las prácticas documentales y la mejora del

rendimiento de los procedimientos de negocio ha sido tratada con anterioridad en la presente
memoria. No obstante, se resaltan como beneficios complementarios de la implementación del
SGD los siguientes:
148
- La revisión de los procedimientos de negocio desarrollados por la organización: el
análisis realizado ha permitido incorporar procedimientos que permitan cumplir la
legislación vigente.
- La obtención de procedimientos de trabajo documentados, que servirá de base para la
documentación de los procedimientos de trabajo en un futuro proyecto para la
implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001.
Como futuro desarrollo, de acuerdo con el objetivo de la organización, previamente

definido en el epígrafe 1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO, será necesario:
1.Realizar un estudio de las tecnologías del mercado para decidir la implementación de un

gestor documental.
2.Completar las políticas y procedimientos documentales de forma que comprendan la

gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los documentos electrónicos.
3.Implementar el sistema, identificando y aplicando un conjunto de estrategias adecuado

que permita la implementación de las tecnologías necesarias en la empresa y la formación de los
usuarios del sistema, tanto en las propias tecnologías, como en los procedimientos documentales
diseñados.
149
CAPITULO 10. ANEXOS
150
ANEXO 1. DIAGRAMA DE GANTT.
P. TRABAJO ACTIVIDADES
T1.1. Revisión bibliográfica
PT1
T1.2. Documentar la investigación
T2.1. Revisión de fuentes documentales internas
T2.2. Revisión de fuentes documentales externas
PT2
T2.3. Desarrollo de entrevistas
T2.4. Documentación de la investigación
T3.1. Desarrollo de entrevistas
PT3 T3.2. Observación in situ de los procedimientos de trabajo
T4.1. Revisión de fuentes documentales internas
T4.2. Revisión de fuentes documentales externas
PT4
T4.3. Desarrollo de entrevistas y observación in situ
T5.1. Revisión de fuentes documentales relevantes
PT5
T6.1. Desarrollo de reuniones
PT6
PT7 T7.1. Documentación de la investigación
T8.1. Desarrollo de reuniones
PT8
Figura 5. Diagrama de Gantt. Fuente: elaboración propia.
151
ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS
Nombre:
Puesto de trabajo :
Categoría ocupacional:
Años de experiencia en la empresa:
Resumen de la temática de la entrevista:
1.Consideración que se tiene de la información como valor fundamental para la toma de

decisiones en la empresa.
2.Opinión de los recursos de información disponibles en la organización para la realización

de sus actividades: normativas técnicas, leyes, informes, copias y procedimientos documentales.
3.Conocimiento de los plazos de conservación y expurgo de los documentos de los que se

es responsable.
4.Conocimiento de normativas relativas a la gestión de archivo.
5.Conocimiento por parte de los usuarios de la normativa que regula las actividades
desarrollas por su área funcional.
6.Disposición de documentos corporativos para el desarrollo de sus actividades.
7.Preferencias de los usuarios en cuanto al soporte de los documentos.
8.Conocimiento de proyectos desarrollados con anterioridad en la organización orientados

a la normalización de la gestión documental.
9.Posibles campos de mejora respecto a la gestión de los documentos en la organización.
10.Valoración de la actividad archivística desarrollada en la empresa.
11.Conocimientos de los costes ocultos asociados a prácticas documentales ineficientes.
152
ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.
Figura 6. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. Fuente: elaboración propia.
153
ANEXO 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.
Figura 7. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. Fuente: elaboración propia.
154
ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.
Figura 8. Diagrama del procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
155
ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.
Figura 9. Diagrama del procedimiento A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.
156
ANEXO 7. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS
Figura 10. Diagrama de procedimiento B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
157
ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO
Figura 11. Diagrama del procedimiento B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO. Fuente: elaboración propia.
158
ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO
Figura 12. Diagrama del procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE AGUA Y SANEAMIENTO. Fuente: elaboración propia.
159
ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.
Figura 13. Diagrama del procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
160
ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) .
Figura 14. Diagrama del procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.
161
ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)
Figura 15. Diagrama del procedimiento D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.
162
ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E:REPLANTEO DE LA OBRA.
Figura 16. Diagrama de procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
163
ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA
Figura 17. Diagrama del procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
164
ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
Figura 18. Diagrama del procedimiento F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS. Fuente: elaboración propia.
165
ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.
Figura 19. Diagrama de procedimiento F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Fuente: elaboración propia.
166
ANEXO 17. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.
Figura 20. Diagrama de procedimiento F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Fuente: elaboración propia.
167
ANEXO 18. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA.
Figura 21. Diagrama del procedimiento F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
168
ANEXO 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
Figura 22. Diagrama de procedimiento F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
169
ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G. GESTIÓN DE PROVEEDORES
Figura 23. Diagrama del procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. Fuente: elaboración propia.
170
ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
Figura 24. Diagrama del procedimiento G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN. Fuente: elaboración propia.
171
ANEXO 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES
Figura 25. Diagrama del procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES. Fuente: elaboración propia.
172
ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA.
Figura 26. Diagrama del procedimiento I.ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
173
ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL
A.1.OFERTA PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN

DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA
A.4.LICITACIÓN
PRESUPUESTOS Y A.5.CONTRATO
CONTRATOS A.3.2.PRESUPUESTO
ESTUDIO DE OBRA
GESTIÓN DE OFERTAS A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO

SUMINISTRO ELÉCTRICO
PLANIFICACIÓN TÉCNICA
B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO
SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO
B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO OBRA

SOLICITUD DE PERMISOS
LICENCIAS B.3.2.PERMISO
C.1.ESS/EBSS
C.2.PSST
SST C.3.ACTA NOMBRAMIENTO RECURSO PREVENTIVO OBRA

C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE
TRABAJO
D.1.EGRCD
GESTIÓN DE RESIDUOS D.2.PGRCD
E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN
E.2.2. CERTIFICADO REA CONTRATA
E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL CONTRATA
E.2.5.PPRL CONTRATA
REPLANTEO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA
E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA CONTRATA
E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA
C.OFICINA E.2.11.LIBRO DE VISITAS

CONTROL DE EJECUCIÓN F.1.1.PARTE DE TRABAJO
CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA
CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
CERTIFICADOS F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN
GESTIÓN
F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS
RESIDUOS
CERTIFICADOS F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS
CERTIFICADOS F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD
CONTROL DE CALIDAD
DOCUMENTACIÓN EQUIPOS F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS
OFERTAS A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
FACTURAS G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR
G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

G.1.2.CERTIFICADO REA SUBCONTRATA
G.1.3.RESPONSABILIDAD CIVIL SUBCONTRATA

G.1.5.PPRL SUBCONTRATA
G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA
G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA SUBCONTRATA

COMPRAS
SUBCONTRATACIÓN CARPETA PROVEEDOR G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA
G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA SUBCONTRATA


G.14.CUOTA AUTONOMO
G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA TRABAJADOR AUTONOMO

G.1.16. ADHESION PSST SUBCONTRATA
G.1.17.NOMBRAMIENTO RESPONSABLE SEGURIDAD EN OBRA

H.1.CERTIFICACIÓN
CLIENTES
H.2.FACTURA CLIENTE
I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA
PROMOTOR
I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA DF

ENTREGA DE OBRA
I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS
I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.
I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA
Figura 27. Estructura jerárquica del archivo de Oficina TARIFA CONSTRUCCIÓN SL . Fuente: elaboración propia.
174
ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL
A.1.OFERTA PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN

DOCUMENTACIÓN GENERAL
LICENCIAS B.3.2.PERMISO
E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN
C.2.PSST
REPLANTEO
SUBCONTRATACIÓN Y SST
E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA
E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA CONTRATA

GESTIÓN DE RESIDUOS D.2.PGRCD
LIBRO DE VISITAS E.2.11.LIBRO DE VISITAS
CONTROL DE EJECUCIÓN F.1.1.PARTE DE TRABAJO
GESTIÓN CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA
C.OBRA
RESIDUOS F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS
OFERTAS A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA
COMPRAS G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA SUBCONTRATA

SUBCONTRATACIÓN CARPETA PROVEEDOR
G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA

ENTREGA I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS
Figura 28. Estructura jerárquica del archivo de Obra TARIFA CONSTRUCCIÓN SL . Fuente: elaboración propia.
175
ANEXO 26. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO
Figura 29. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. Fuente: elaboración propia.
176
ANEXO 27. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.
Figura 30. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. Fuente: elaboración propia.
177
ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.
Figura 31. Diagrama del procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
178
ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.
Figura 32. Diagrama del procedimiento A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.
179
ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.
Figura 33. Modelo de formulario A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. Fuente: elaboración propia.
180
ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
Figura 34. Modelo formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.
181
ANEXO 32. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS
Figura 35. Diagrama de procedimiento B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
182
ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO
Figura 36. Diagrama del procedimiento B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO. Fuente: elaboración propia.
183
ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO
Figura 37. Diagrama del procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO. Fuente: elaboración propia.
184
ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS
Figura 38. Diagrama del procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
185
ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA)
Figura 39. Diagrama del procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.
186
ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE
RECURSO PREVENTIVO EN OBRA.
Figura 40. Modelo formulario C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO PREVENTIVO EN

OBRA. Fuente: elaboración propia
187
ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)
Figura 41. Diagrama del procedimiento D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia
188
ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA
Figura 42. Diagrama de procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
189
ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES
CONTRATA
Figura 43. Modelo formulario E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA. Fuente: elaboración

propia.
190
ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA
Figura 44. Modelo formulario E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA. Fuente: elaboración propia.
191
ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA
Figura 45. Modelo formulario E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA. Fuente: elaboración propia.
192
ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9.LISTADO PERSONAL PRESENTE
EN OBRA CONTRATA
Figura 46. Modelo formulario E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA CONTRATA.
Fuente: elaboración propia.
193
ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA
Figura 47. Diagrama del procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
194
ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
Figura 48. Diagrama del procedimiento F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS. Fuente: elaboración propia.
195
ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.
Figura 49. Diagrama de procedimiento F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Fuente: elaboración propia.
196
ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.
Figura 50. Diagrama de procedimiento F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Fuente: elaboración propia.
197
ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA.
Figura 51. Diagrama del procedimiento F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
198
ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA.
Figura 52. Diagrama de procedimiento F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
199
ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO.
Figura 53. Modelo formulario F.1.1.PARTE DE TRABAJO. Fuente: elaboración propia.
200
ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES
Figura 54. Diagrama del procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. Fuente: elaboración propia.
201
ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
Figura 55. Diagrama del procedimiento G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN. Fuente: elaboración propia.
202
ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES
SUBCONTRATA
Figura 56. Modelo formulario G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA. Fuente: elaboración

propia.
203
ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA
Figura 57. Modelo formulario G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA . Fuente: elaboración propia.
204
ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL
SUBCONTRATA
Figura 58. Modelo formulario G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA. Fuente: elaboración

propia.
205
ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA
SUBCONTRATA
Figura 59. Modelo formulario G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA. Fuente:

elaboración propia.
206
ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR
AUTÓNOMO
Figura 60. Modelo formulario G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO. Fuente: elaboración

propia.
207
ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO
Figura 61. Modelo formulario G.1.12.FORMACIÓN PRL TRABAJADOR AUTONOMO. Fuente:

208
ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR
AUTÓNOMO
Figura 62. Modelo formulario G.1.13.POSESIÓN EPI TRABAJADOR AUTONOMO. Fuente:

209
ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES
Figura 63. Diagrama del procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES. Fuente: elaboración propia.
210
ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA
Figura 64. Diagrama del procedimiento I.ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
211
ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN
RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR
Figura 65. Modelo formulario I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA

PROMOTOR. Fuente: elaboración propia.
212
ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN
RECEPCIÓN DE OBRA DF
Figura 66. Modelo formulario I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA DF.

Fuente: elaboración propia.
213
ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS
Figura 67. Modelo formulario I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS. Fuente: elaboración propia.
214
ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA
Figura 68. Modelo formulario (página 1) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración
propia.
215
Figura 69. Modelo formulario (página 2) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración
propia.
216
Figura 70 Modelo formulario (página 3) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración
propia.
217
ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA.
Figura 71. Modelo formulario I.5.REVISÓN ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
218
219
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http://edsocialeducativa.euroinnova.edu.es/mod/file/download.php?file_guid=1579
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PROYECTO SG SST de Como Diseñar

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Proyecto Fin de Carrera

Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en

Autor: Modesto Pérez Cruz

Tutor: José Miguel León Blanco

Departamento de Organización Industrial y

Diseño de un Sistema de Gestión de

Modesto Pérez Cruz

José Miguel León Blanco

Departamento de Organización Industrial y Gestión de Empresas I

Escuela Técnica Superior de Ingeniería

Autor: Modesto Pérez Cruz

Acuerdan otorgarle la calificación de:

Para el diseño del sistema, el proyecto se apoya en los procedimientos y estrategias

El proyecto parte de un análisis de la organización desde un punto de vista funcional e

A partir de esta evaluación preliminar, el proyecto procede al análisis en profundidad del

A continuación se presentan los capítulos en los que se estructura el documento.

El primer capítulo contiene el objeto, el alcance y el contexto del proyecto.

El segundo capítulo desarrolla una revisión bibliográfica del concepto de gestión

El tercer capítulo contiene la planificación estratégica de las tareas involucradas en el

El cuarto capítulo desarrolla la investigación preliminar de la organización. A partir de

El quinto capítulo identifica el modelo documental inicialmente implementado en la

El sexto capítulo desarrolla la identificación de los requisitos del SGD y la evaluación de

El octavo capítulo desarrolla el diseño del sistema. Se presenta el modelo documental a

El noveno capítulo desarrolla las conclusiones del proyecto.

El décimo capítulo, contiene los anexos referenciados en la presente memoria.

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO 3

CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD 7

2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE

2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO 10

2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11

2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA 12

2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 14

2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD 15

2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 16

2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 18

2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES 20

2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 22

2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 24

2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO 27

CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO 30

3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 31

3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 32

3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 33

3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO 38

3.4. DIAGRAMA DE GANTT 39

CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 40

4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 41

4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 42

4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA 43

4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL 43

4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES 44

4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 44

4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 50

4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL. 50

4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES 51

4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO 53

CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 55

5.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 57

5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO 58

5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 59

5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 62

5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINSTROS