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COMPRAS E INVENTARIOS
“Inventarios”
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INVENTARIOS
El tanque de agua que se presenta en la Figura 15.2 es una buena analogía para
estos conceptos de flujos y existencias de materiales. En esta figura, el nivel del
agua en el tanque corresponde al inventario. La velocidad del flujo de entrada al
tanque es análoga a la capacidad de oferta y la velocidad del flujo de salida
corresponde a Ia demanda. Si la demanda excede a la oferta, el nivel del agua
bajará hasta que las velocidades de demanda y de oferta vuelvan a equilibrarse, o
hasta que el agua se agote. De la misma forma, si la oferta excede la demanda, el
nivel de agua aumentará.
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Imagínese un número de estos tanques conectados juntos, cada uno con entradas
y salidas variables. Esta situación, que se muestra en la Figura 15.3, es una buena
analogía del problema de administración de inventario. En este, caso, uno de los
tanques representa las materias primas; hay dos tanques para producto en
proceso y otro para productos terminados. Los tanques sirven como
amortiguadores para absorber las variaciones en las cantidades de flujo dentro del
sistema. En el Capítulo 17 se explicará cómo se puede reducir drásticamente el
tamaño de los amortiguadores (niveles de inventarió), mediante la
homogeneización de las tasas de flujo y la reducción de las variaciones en el
sistema de producción mediante un enfoque justo a tiempo.
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15.1 OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS
El objetivo fundamental de los inventarios es desacoplar las diferentes fases del
área de operaciones. El inventario de materias primas desconecta a un fabricante
de sus vendedores; el inventario de trabajo en proceso desgrana las diversas
etapas de manufactura una de otra y el inventario de producto terminado separa a
un fabricante de sus clientes.
Dentro del proceso general de desacoplamiento, existen cuatro razones para
llevar el inventario:
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2. Para permitir producción y compra bajo condiciones económicas
ventajosas. Con frecuencia es más económico producir materiales en lotes.
En este caso, un Iote puede producirse en un periodo muy corto y por tanto no
se realiza producción adicional alguna hasta que el lote está casi agotado.
Esto permite prorratear el costo de la preparación de las maquinarias de
producción entre una gran cantidad de artículos. También hace posible utilizar
el mismo equipo de producción para diferentes productos. Se presenta una
situación similar en la compra de materia prima. Debido a los costos de
levantar un pedido, a los descuentos por cantidad y a los costos de
transportación, algunas veces es más económico comprar en grandes
cantidades, incluso cuando parte de éstas se conserven en inventario para
uso posterior.
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en la que puede almacenarse una gran cantidad de bienes terminados antes
de una venta. Finalmente, las compañías que hacen negocios por temporadas
casi siempre anticipan la demanda para atenuar el empleo, como se analiza
en el Capítulo 12. Por ejemplo, un productor de aparatos de aire
acondicionado puede seleccionar una tasa casi uniforme de producción, a
pesar de que gran parte de su producto se vende en el verano.
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2. Costo de levantar (o preparar) pedidos. El costo de levantar pedidos se
relaciona con la adquisición de un grupo o lote de artículos. El costo de levantar un
pedido no depende de la cantidad de artículos que se adquiera; se Ie asigna al
lote entero. Este costo incluye la mecanografía de la orden de compra, la
expeditación del pedido, los costos de transportación, los costos de recepción y
otros. Cuando el artículo se produce dentro de la empresa, existen también costos
relacionados con la colocación de un pedido que son independientes de la
cantidad de artículos producidos.
Estos llamados costos de preparación comprenden los costos del papeleo más los
requeridos para poner a funcionar el equipo de producción para una corrida. En
algunos casos, los costos de preparación pueden ascender a miles de dólares, lo
que implica importantes ahorros en corridas muy grandes. Más adelante se
explicará cómo se pueden reducir los tiempos de preparación mediante cambios
en los sistemas productivos o en el producto. El costo de preparación a menudo
se considera fijo cuando, en realidad, se puede reducir si se diseñan y administran
las operaciones.
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de oportunidad para otras inversiones, el cual se asigna al costo del
inventario.
• Costo de almacenamiento. Este costo incluye costos variables para el
espacio seguros e impuestos. En algunos casos, una parte del costo de
almacenamiento es fijo, por ejemplo, cuando se posee un almacén y no se
puede utilizar para otra cosa. Tales costos fijos no deben incluirse en el
costo del almacenamiento del inventario. De la misma manera, los
impuestos y los seguros deben incluirse si se modifican de acuerdo con el
nivel del inventario.
• Costos de obsolescencia, deterioro y pérdida. Los costos de
obsolescencia deben asignarse a los artículos que tienen un alto riesgo de
hacerse obsoletos; entre mayor es el riesgo, mayores los costos. Los
productos perecederos deben cargarse con los costos de deterioro cuando
el artículo se daña con el tiempo, como es el caso, por ejemplo, de los
alimentos y de la sangre. Muchos productos tienen una fecha de caducidad
impresa en ellos y se vuelven obsoletos en ese momento. Los costos de
pérdida incluyen los costos por hurto y rotura que se derivan de mantener
los artículos en inventario.
4. Costo por agotamiento de las existencias. El costo por agotamiento de
las existencias refleja las consecuencias económicas de quedarse sin ellas.
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de partes y ensambles, la demanda de estos componentes depende de la
demanda del producto final.
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Los diferentes patrones de demanda necesitan enfoques distintos para la
administración del inventario. Para la demanda independiente conviene una
filosofía de reposición. Conforme se utilizan las existencias, se les reponen para
que los materiales estén a la mano para los compradores. De esta manera un
inventario comienza a terminarse, se levanta un pedido de más material y el
inventario se vuelve a abastecer.
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15.4 CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO
Por eso a menudo se le conoce como EOQ de Wilson a pesar de haber sido
Harris el que la desarrolló. La EOQ y sus variantes se utilizan todavía ampliamente
en la industria para el manejo de inventarios con demanda independiente.
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Bajo estos supuestos, el nivel del inventario a través del tiempo se muestra en la
Figura 15.5. Adviértase que la figura muestra un patrón perfecto de "diente de
sierra" debido a que la demanda es constante y los artículos se adquieren por
lotes de tamaño fijo.
Al seleccionar el tamaño del lote, existe una compensación (punto de sesgo) entre
la frecuencia y el nivel de inventarios. Los lotes pequeños conducirán a compras
frecuentes pero a un nivel promedio bajo de inventario. Si se hacen pedidos más
grandes, la frecuencia de compra disminuirá, pero habrá que mantener más
inventario. Este trueque entre la frecuencia de compra y el nivel de inventario se
puede representar mediante una ecuación matemática en la que se utilicen los
símbolos siguientes:
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El costo anual de levantar un pedido es de:
Costo de levantar el pedido = (costo por pedido) x (pedidos al año) = SD/Q
Costo total por año = costo de levantar un pedido por año + costo de mantener un
inventario Por año
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comportan de manera contraria el uno al otro: uno se reduce cuando el otro
aumenta. Este es precisamente el trueque entre los costos de levantamiento de un
pedido y de mantenimiento del inventario que se mencionó con anterioridad.
Debido a ella, la función TC tiene un mínimo.
TC´= SD/ Q2 + iC / 2 = 0
SD / Q2 = iC / 2
Q2 = 2SD / iC
Q = √ 2SD / iC
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EJEMPLO:
i = 25Yo al año
Entonces:
El gerente debe ordenar 60 metros de alfombra cada vez. Esto resulta en 360/60 =
6 compras al año, o un pedido cada dos meses.
TC = 10(360/60)+.25(8X60/2) 60 + 60 = 120
La curva del costo total para el inventario es muy plana, muy cerca en la vecindad
del punto mínimo. Por ejemplo, si se ordenan 50 o 70 unidades de alfombra en
lugar de 60, el cambio en el costo es muy ligero, aproximadamente un incremento
del 1 por ciento. Incluso si se piden 80 unidades en lugar de 60, el incremento en
el costo es de aproximadamente 4 por ciento. De esta manera, el gerente puede
ajustar la cantidad del pedido en una cantidad adecuada si es necesario, con poco
efecto en el costo total del inventario.
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Aun cuando la fórmula EOQ se deriva de suposiciones bastante restrictivas, en la
práctica es una aproximación útil al menos la fórmula "lo pone a usted en la
jugada”, en la medida en que las suposiciones son razonablemente precisas.
Además la curva del costo total es muy plana, en la región del mínimo, así la EOQ
se puede ajustar ligeramente para conformarse a la realidad sin afectar mucho los
costos.
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se tiene disponible recibe el nombre de posición de inventario (o existencias
disponibles). Se debe tener cuidado respecto a este punto. Un error común en los
problemas de inventario es no considerar las cantidades que ya se incluyeron en
un pedido.
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EOQ para Q se tiene una aproximación razonable, siempre y cuando la demanda
no sea demasiado incierta.
Cada una de estas definiciones del nivel de servicio conduce a diferentes puntos
de reorden. Además se debe determinar si se cuenta a los clientes, a las unidades
o a los pedidos cuando se aplican cualquiera de estas definiciones. En esta obra
para fines de sencillez, solamente se utilizará 1a primera definición de nivel de
servicio.
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El punto de reorden se basa en el concepto de una distribución de probabilidad de
la demanda durante el tiempo de entrega. Cuando se ha levantado un pedido, el
sistema de inventario queda expuesto a que haya faltantes hasta que llegue aquel.
Puesto que el punto de reorden generalmente es mayor que cero, es razonable
suponer que el sistema no tendrá faltantes hasta que se ha levantado un pedido;
el único riesgo de faltantes se da durante el tiempo de entrega del
reabastecimiento.
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Será necesario conocer la distribución estadística de la demanda durante el
tiempo de entrega. En el resto de esta explicación, se asumirá que la distribución
de la de demanda es normal. Esta suposición es bastante realista para muchos
problemas de inventario con demanda independiente.
El punto de reorden se define como sigue:
R=m+s
Donde R = punto de reorden
m = demanda media (promedio) durante el tiempo de entrega
s = inventario de seguridad (o existencia tope)
El inventario de seguridad se puede expresar como
S=zσ
Entonces se tiene
R= m +zσ
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15.6 SISTEMA DE REVISIÓN PERIÓDICA
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En un sistema de revisión periódica, la posición de inventarios se revisa a
intervalos fijos. Cuando se lleva acabo la revisión, la posición de los inventarios se
"rebautiza" como un blanco de inventario. El blanco se fija para cubrir la demanda
hasta la siguiente revisión periódica más el tiempo de entrega del embarque. Se
ordena una cantidad variable dependiendo de cuándo se necesite para llevar la
posición de inventarios al blanco. El sistema de revisión periódica a menudo se
llama el sistema P del control de inventario, o el sistema de intervalo de orden fijo,
sistema de periodo de orden fijo, o, sencillamente, el sistema periódico.
A continuación se da una definición formar de la regla del sistema P;
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El sistema P funciona en forma totalmente distinta al sistema Q porque (1) no tiene
un punto de reorden sino más bien un blanco; (2) no tiene una cantidad económica
de pedido porque la cantidad se modifica de acuerdo con la demanda, y (3) en el
sistema P, el intervalo de compra es fijo, no la cantidad del pedido.
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T = m’ + s’ (15.5)
S'=zσ
z = factor de seguridad
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15.7 EL USO DE LOS SISTEMAS P Y Q EN LA PRÁCTICA
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inventario de seguridad. Por lo tanto, la elección entre los sistemas Q y P debe
realizarse teniendo como base el tiempo de reposición, el tipo de sistema de
conservación de registros y el costo del artículo.
En la práctica también se encuentran sistemas híbridos que son una mezcla de las
reglas de inventarios P y Q. Uno de estos sistemas se caracteriza por las reglas C"
decisión mín/máx y la revisión periódica. En este caso, el sistema tiene tanto un
punto de reorden (mín) como un blanco (máx). Cuando se realiza la revisión
periódica, no se levanta pedido alguno si la posición de las existencias se
encuentra por encima del mín. Si por el contrario está debajo de éste, sí se ordena
para elevarla hasta el nivel máx.
Para una Q y una (o) fijas, el nivel de inventario será una función de z, Ia cual a su
vez, también determina el nivel de servicio. De esta manera, para valores dados
de z, se puede graficar el nivel de servicio versus el inventario promedio requerido.
Tal gráfica se muestra en la Figura 15.10.
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Esta gráfica indica que se requiere un nivel de inventario creciente para alcanzar
niveles de servicio más elevados. Conforme el nivel de servicio se aproxima al 100
por ciento, se necesitan inventarios muy grandes. Esto sucede porque se está
suponiendo una demanda distribuida normalmente durante el tiempo de entrega y
se deben cubrir eventos con poca posibilidad de ocurrencia a medida que la
probabilidad se aproxima al 100 por ciento.
La selección de un nivel arbitrario de servicio puede ser muy costosa, puesto que
la diferencia de unos cuantos puntos porcentuales en el nivel de servicio podría
incrementar sustancialmente el nivel de inventario requerido. Por ejemplo, en la
Figura 15.10, un incremento del 95 al 99 por ciento en el nivel de servicio (cuatro
puntos porcentuales) requiere un aumento del 32 por ciento en el inventario.
Resulta esencial, por tanto, que el administrador estudie los equilibrios entre el
nivel de servicio y del inventario en cada situación.
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con la industria a la que pertenece, o con ella misma, a lo largo del tiempo y que la
rotación es baja en este momento. La rotación más baja puede explicarse ya sea
por niveles más elevados de servicio o por diferentes costos en eI levantamiento
de pedidos y en el mantenimiento de inventarios. El administrador debe
contemplar más allá de la rotación y considerar la política del nivel de servicio o la
estructura de costo inherente en la situación. Sobre las bases de proporcionar un
mejor servicio al cliente, o de diferencias en las estructuras de costos, es posible
que la gerencia prefiera una política que conduzca a rotaciones menos frecuentes
que lo que dicta la industria.
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productos en una empresa conforman la mayor parte de las ventas y que, en los
grupos de voluntariado, unas cuantas personas hacen la mayor parte del trabajo.
La ley de los pocos significativos puede aplicarse también a la administración de
inventarios.
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La designación de las tres clases es arbitraria: puede haber cualquier cantidad de
clases. Además, el porcentaje exacto de artículos en cada una de ellas varía de un
inventario al siguiente. Los factores importantes son los dos extremos: unos
cuantos artículos significativos y un gran número de artículos que relativamente no
tienen importancia.
La mayor parte del valor en dólares del inventario (80 por ciento) puede
controlarse muy de cerca a través del monitoreo de los artículos A (20 por ciento).
Para estos artículos puede utilizarse un estricto sistema de control que comprende
una revisión continua de los niveles de existencias, menos el inventario de
seguridad, y una atención cercana a la precisión de los registros.
En el otro extremo, para los artículos C se puede utilizar un control menos rígido.
Puede acudirse a un sistema de revisión periódica para consolidar los pedidos que
proceden del mismo proveedor, y quizá baste con menos exactitud. Incluso se
podrían utilizar sistemas manuales para los artículos C. Los artículos B requieren
un nivel intermedio de atención y de control administrativo.
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Con sistemas computarizados, en ocasiones se utiliza un nivel uniforme de control
para todos los artículos. No obstante, aun es necesario establecer prioridades en
la administración de inventarios, y el concepto ABC a menudo resulta útil para este
objetivo.
Fuente:
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