Control Interno del Inventario.

Generalmente, los inventarios representan el rubro de mayor volumen del activo

circulante. Sin embargo, con frecuencia se observa que se establecen buenos
controles, por ejemplo, sobre el efectivo, seguramente pensando en que, por su
naturaleza, existe el peligro de que sea utilizado en forma inapropiada, mientras
que se descuidan los controles sobre los inventarios.
Al respecto, se recomienda a los encargados no caer en se error y establecer
sólidos controles que permitan tener algún grado de seguridad de que los
inventarios están siendo manejados con idoneidad.
Sugerimos a continuación algunos de los elementos de control interno que deben
ponerse en práctica, con la aclaración de que, cuando tenga que hacerlo en la
práctica, deben ser adoptados a las realidades que estén dándose en ese lugar y
momento.

(1.) Las mercancías deben estar protegidas contra perdidas por robo,
manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a
donde solo podrán tener acceso personas autorizadas. El almacén debe estar
en unas condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía.
(2.) Cuando una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o
medida y el resultado obtenido, comparado con lo expresado en la
documentación que la acompaña (factura o nota de entrega del vendedor en
caso de mercancía comprada a terceros o el informe de producción si se trata
de mercancía fabricada por la propia empresa).
(3.) Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades
y valores de todas las mercancías.
(4.) Los registros de inventario continuo deben ser periódicamente cuadrados
con la cuenta de control respectiva.
(5.) Deben ser llevados registros especiales adecuados para controlar la
mercancía enviada en consignación, en poder de terceros para procesar, en
almacenadoras públicas, etc., así como para controlar aquellas recibidas en
consignación o en calidad de préstamo, manteniéndolas segregadas de las
que si son propiedad dela empresa.
(6.) Las personas que llevan el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes
a las encargadas de custodiar la existencia de mercancías.
(7.) El mayor auxiliar de almacén deber ser periódicamente revisado con el
objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco movimiento.
(8.) Periódicamente debe hacerse un conteo físico de todas las existencias y los
resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén y con las
cuentas de control respectivas
Sistemas de inventarios

La determinación de inventario en cualquier empresa requiere de dos fases:

 Toma de inventario físico
 Valoración de inventario físico
Existen dos sistemas de inventarios que nos permitirán alcanzar esos objetivos.
Son ellos:
1. Sistema de Inventario Periódico: es generalmente utilizado por empresas
pequeñas o medianas.
Por este sistema solo puede conocerse el monto de inventario de haber
procedido a realizar un conteo físico de las existencias a una fecha
determinada y luego valorarlas. Este proceso generalmente se hace una vez
al año al finalizar el período contable, y tal información se hace
indispensable para la determinación de la utilidad o perdida que la empresa
tuvo en el ejercicio que finaliza en esa fecha. Este sistema por lo tanto no
permite conocer cuánto se está ganando o perdiendo en forma bruta cada
vez que la empresa realiza una venta.

2. Sistema de Inventario Continuo o Permanente: en contraposición con el

sistema de inventario periódico el sistema de inventario continuo permite
determinar en cualquier momento la cantidad física de cada tipo de artículo
que la empresa posee de inventario, así Cómo su costo.

 Toma de Inventario Físico: es el acto mediante el cual se procede a

contar, pesar o medir físicamente, la cantidad de unidades de cada
producto o mercancía procedido a realizar un conteo físico de las
existencias a una fecha determinada y luego valorarlas.

Procedimientos para realizar la toma del inventario físico:

Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir por
escrito, las instrucciones que normaran el levantamiento del inventario, las
cuales serán clara y deben contener entre otros puntos los siguientes:

 Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia

que tiene este acto.
 Indicación de la fecha, hora y lugares donde se tomara el inventario.
 Mención de que existencias deben ser incluidas.
 Descripción de los formularios que serán utilizados tales como tarjetas,
listados, etc., y una clara explicación de cómo utilizar los tipos de control que se
ejercerá sobre las tarjetas de inventarios.
 Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y
producción .tomar inventario cuando en forma simultánea se siguen
produciendo movimientos de mercancía, provocan errores tales como dejar de
contar en unos casos o duplicar el conteo en otros. Las mercancías que deban
ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos y en forma ordenada de
manera de facilitar el conteo.
 Designar las personas que tomaran el inventario. Debe procurarse que
el personal seleccionado sea aquel que más familiarizado este. con el tipo de
mercancía que se va a contar.
 De ser requerido una copia del resultado de inventario hecho, debe ser
entregado a los auditores externos.

Valuación del Inventario:

Este permite determinar los resultados (utilidades o perdidas) de una manera

razonable, a través del enfrentamiento de los costos y gatos con los ingresos que
aquellos produjeron mediante la elaboración de los estados de resultados,
además, de también, poder establecer la situación económica o financiera de la
empresa mediante la elaboración de un balance general en el que se expresara
que activos posee y que pasivos ha contraído.

Métodos De Control De Inventario Continuo:

1. Método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Este método también

conocido como FIFO, cuya expresión está formada por las iniciales de las
palabras que lo identifican en inglés (firs in first out), se sustenta en la
hipótesis de que las unidades que vayan saliendo del almacén siendo
costeadas a los precios a los cuales fueron hechas las primeras compras.
2. Método de Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS): La filosofía de este
método consiste en dar salida primero a los costos que correspondes a las
últimas compras .esto trae como consecuencia que los inventarios que van
quedando, estarán valorados a los costos de las primeras.
3. Método de Promedio Móvil: El método de costo promedio es el más utilizado,
pero, aunque para efectos de la contabilidad financiera una empresa puede
decidir utilizar cualquiera de los métodos: PEPS, UEPS, costo promedio.
etc. hay que tener en cuenta, que para efectos fiscales, es obligatorio utilizar
el método de costo promedio, como está pautado en el párrafo 4 del artículo
104 de la ley del impuesto sobre la renta. (p. 559-688)
 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO DE LOS
INVENTARIOS.

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Estado Lara.
Procedimiento Protección de mercancías
Responsable Paso Acción

Auxiliar del almacén 01 Se coloca la mercancía en el almacén

correspondiente. (Especias, material de
empaque, materia prima, productos
terminados).

Auxiliar del almacén 02 Se organiza la mercancía por rubros (tapas,

botellas, aros, tambores, etiquetas, esencia,
leche y azúcar). Además se especifica
cantidad en las tarjetas de cada rubro.

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Procedimiento Ingreso de mercancía
Responsable Paso Acción

Sup. Administración 01 Planta central (Cabudare) llama para informar que

enviara mercancía.

Sup. del almacén 02 Se autoriza el acceso al camión y la descarga de la

mercancía.

Auxiliar del almacén 03 Se traslada al almacén.

Auxiliar del almacén 04 Se pesa, se mide, se cuenta y dosifica.

Sup. del almacén 05 El resultado obtenido, comparado con lo expresado

en la documentación que la acompaña. (Factura o
nota de entrega).

Sup. del almacén 06 Si la mercancía expresada en la documentación es

diferente a la física (cantidad) se levantara un acta
explicando la cantidad real y será enviada a casa
central Cabudare.

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Procedimiento Ingreso de mercancía
Responsable Paso Acción

Sup. del almacén 07 Si existe un producto o material dañado, roto de

realiza un acta de destrucción y se realiza
deducción en el inventario.

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Procedimiento Solicitud de mercancía
Responsable Paso Acción

Coordinadora 01 Informa que producirá.

Sup. del almacén 02 Proyección de los materiales a necesitar.

Sup. del almacén 03 Lleva el informe y hace la solicitud del pedido a la

administración.

Sup. Administración 04 Envía solicitud a planta central (Cabudare).

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Procedimiento Despacho de mercancía

Responsable Paso Acción

Sup. Administración 01 Planta central (Cabudare) llama para conocer si

disponen de la mercancía que necesitan para la
venta.

Sup. Administración 02 Pide reporte (al día) del almacén.

Sup. Administración 03 Verifica la existencia del pedido y notifica a (casa

central Cabudare).

Sup. Administración 04 Notifica el pedido a la Sup. del almacén.

Sup. del almacén 05 Autoriza despacho de mercancía.

Auxiliar del almacén 06 Pesa, se mide, y cuenta la mercancía a enviar.

Sup. del almacén 07 Entrega constancia de salida y orden de entrega

de la mercancía.

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Procedimiento Registros de inventario
Responsable Paso Acción

Sup. Administración 01 Pide reportes diarios materia prima, material de

empaque, químicos, productos terminados.

Sup. Administración 02 Compara y consolida.

Sup. del almacén 03 Ingresa al sistema Canaima, se registra por lotes

(diarios) las entradas, consumos y salidas de los
productos por códigos.

Sup. del almacén 04 Compara y consolida.

Sup. del almacén 05 Envía reporte a casa central (Cabudare)

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Procedimiento Toma física del inventario
Responsable Paso Acción

Auxiliar del almacén 01 Se realizan semanalmente y se cierran el último

de cada mes.
Sup. del almacén 02 Se paralizan las actividades de recepción,
despacho y producción.
Auxiliar del almacén 03 Toma física d todo el inventario, 1 día de
material de empaque, materia prima,
químicos, productos terminados.
Auxiliar del almacén 04 Pasa la información en una hoja Sup. del
almacén.
Sup. del almacén 05 Verifica y compara la información con la
expresada en su sistema Canaima.
Sup. del almacén 06 Entrega información a la Sup. Administración.

Sup. Administración 07 Verifica y compara la información

Sup. Administración 08 Reporta a casa central (Cabudare)

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 NORMAS PARA LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO

Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir

por escrito, las instrucciones que normaran el levantamiento del inventario, las
cuales serán clara y deben contener entre otros puntos los siguientes:

 Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que tiene

este acto.

 Indicación de la fecha, hora y lugares donde se tomara el inventario.

 Mención de que existencias deben ser incluidas.

 Descripción de los formularios que serán utilizados tales como tarjetas,

listados, etc., y una clara explicación de cómo utilizarlos.

 Tipo de control que se ejercerá sobre las tarjetas de inventarios.

 Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y producción.

tomar inventario cuando en forma simultánea se siguen produciendo
movimientos de mercancía, provocan errores tales como dejar de contar en
unos casos o duplicar el conteo en otros.

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 NORMAS PARA LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO

 Las mercancías que deban ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos
y en forma ordenada de manera de facilitar el conteo.

 Las mercancías que deban ser inventariadas deberán ser colocadas en grupos
y en forma ordenada de manera de facilitar el conteo.

 Designar las personas que tomaran el inventario. Debe procurarse que el

personal seleccionado sea aquel que más familiarizado este. con el tipo de
mercancía que se va a contar.

 De ser requerido una copia del resultado de inventario hecho, debe ser
entregado a los auditores externos.