UNIDAD V

“GRÁFICOS E HIPERVÍNCULOS”

1. INTRODUCCIÓN

La información numérica contenida en una hoja de cálculo puede ser mejor

entendida si se le muestra de manera gráfica. Excel incorpora diversos tipos de
gráfico de fácil creación. El tipo de gráfico a utilizar, dependerá de lo que se
quiera comunicar.

Una celda, un texto, una autoforma, u otro objeto contenido en una hoja de
cálculo pueden hacer referencia a otra información mediante un hipervínculo
(o hiperenlace) a una Página Web, a otro archivo o a otra hoja del mismo libro.

Antes de compartir la información contenida en nuestros libros Excel es

conveniente protegerla cambios no autorizados o involuntarios.

En esta unidad se verá la creación de gráficos de varios tipos y la

personalización de sus características, el uso de hipervínculos, su conversión en
Página Web, y la protección de hojas y de todo el libro.

2. OBJETIVOS

Elaborar diferentes tipos de gráficos.

Utilizar hipervínculos.
Convertir libros y hojas de Excel en Páginas Web.
Proteger la información de las hojas y los libros.

3. GRÁFICOS

Un gráfico es una representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Se

utilizan para hacer que los datos se entiendan más fácilmente. También pueden
servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos.

Para crear un gráfico se utiliza una selección de datos de la hoja de cálculo.

Excel toma estos valores como series de datos y los muestra en el gráfico como
puntos de datos.

En la pestaña Insertar de la Cinta de Opciones se encuentra el grupo Gráficos

con los botones que permiten construir los tipos de gráfico más utilizados.

102 Excel 2007

 Figura N° 1

3.1. Creación del gráfico

Para crear un gráfico es recomendable, en primer lugar, seleccionar los

datos que se desea graficar, incluyendo las identificaciones de las series
de datos (etiquetas de filas y/o columnas).

En la imagen adjunta se han seleccionado los rangos B1:B8 y D1:D8 para

comparar las ventas de Lapiceros (columna B) y Papel bond (columna
D). Las celdas B1 y D1 contienen la identificación de las series.

Figura N° 2

El siguiente paso es elegir el Tipo de gráfico. Excel brinda 11 tipos de

gráfico, cada uno de los cuales tiene varios subtipos.

La elección del tipo de gráfico depende de la información a presentar.

Los usos recomendados son:

Columnas y Barras: para comparar valores.

Líneas: para mostrar tendencias en el tiempo.
Circular: para mostrar la contribución de cada valor al total.
Áreas: para mostrar las diferencias entre diversos grupos de datos en
el tiempo.
Dispersión (gráfico XY): para comparar pares de valores.

El Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Gráficos muestra todos los

tipos de gráfico disponibles:

Excel 2007 103

 Figura N° 3

En el presente ejemplo usamos el tipo Columna, subtipo Columna

agrupada 3D. Seguidamente, Excel muestra el gráfico construido con las
características definidas por defecto.

Figura N° 4

104 Excel 2007

 Los gráficos de Excel están conformados por diversos elementos que
varían de acuerdo al tipo de gráfico y que pueden ser personalizados a
criterios del usuario. Bastará con hacer clic derecho sobre alguno de los
componentes del gráfico para utilizar su menú contextual y
personalizarlo.

Por ejemplo, el menú contextual del Área de gráfico permite elegir otro
tipo de gráfico, hacer una nueva selección de los datos a graficar y
mover el gráfico a otra hoja de cálculo.

Figura N° 5

En el ejemplo anterior debemos personalizar el Eje horizontal

(Categoría) para que se muestren los nombres de los días graficados.
Para ello utilizamos la opción Seleccionar datos de su menú contextual,
la cual mostrará el siguiente diálogo:

Figura N° 6

Excel 2007 105

 En este diálogo se puede modificar la orientación de las series: filas o
columnas, agregar o eliminar series, o reordenarlas. Al usar la opción
Editar de las Etiquetas del eje horizontal (categoría) se muestra el
diálogo siguiente, donde especificamos el rango donde están los
nombres de los días graficados A2:A8

Figura N° 7

3.2. Personalización del gráfico

Cuando se está construyendo un gráfico, o se selecciona un gráfico ya

existente, Excel muestra la pestaña Herramientas de gráfico –en la barra
de título- con opciones para personalizar el gráfico.

Figura N° 8

El botón Diseño rápido en la pestaña Diseño muestra varias

alternativas de ubicación del Título del gráfico, de la Leyenda, y de las
etiquetas de datos.

106 Excel 2007

 Figura N° 9

Figura N° 10

Por su parte, el botón Estilos rápidos muestra varias alternativas de

combinaciones de colores y de trazado de las series de datos.

Figura N° 11

El gráfico de nuestro ejemplo tendrá el siguiente aspecto luego de

aplicar el diseño rápido 2 y el estilo rápido 10.

Excel 2007 107

 Figura N° 12

El botón Mover gráfico permite ubicar el gráfico en otra hoja ya

existente, o en una hoja nueva cuyo contenido será solamente el gráfico.

Figura N° 13

El grupo Etiquetas de la pestaña Presentación en las Herramientas de

gráfico contiene las opciones para personalizar el Título del gráfico, los
Títulos de los ejes, la Leyenda, las Etiquetas de datos y la Tabla de datos.

108 Excel 2007

 Figura N° 14

Personalizaremos los títulos de los ejes con el botón Rótulos de eje:

Figura N° 15

Para el Eje horizontal (Categoría)

Figura N° 16

Para el Eje vertical (Valor)

Figura N° 17

Adicionalmente, como se mencionó antes, cada componente del gráfico

puede personalizarse con su menú contextual.

Excel 2007 109

 Por ejemplo, el menú contextual del Área de gráfico tiene la opción
Fuente para personalizar los textos del gráfico.

En nuestro ejemplo se han personalizado los títulos del gráfico, de los

ejes y la fuente del texto.

Figura N° 18

En el menú contextual del Área de gráfico se puede personalizar el

aspecto del mismo asignándole otro color de relleno y otra forma de
borde.

Figura N° 19

110 Excel 2007

 La imagen siguiente muestra el gráfico del ejemplo luego personalizar el
Área de gráfico asignándole un relleno degradado y un formato 3D tipo
bisel.

Figura N° 20

4. CREAR HIPERVÍNCULOS

Un hipervínculo es un enlace entre un objeto de un archivo con otro archivo

que puede estar en la misma computadora o en otra, al que se accede al hacer
clic sobre el hipervínculo. El destino suele ser una página Web, pero también
puede ser un archivo Word, otro archivo Excel, etc.

El hipervínculo puede estar en un texto, una celda, una autoforma o una

imagen. Para crear un hipervínculo debemos seleccionar el objeto que tendrá el
hipervínculo.

La pestaña Insertar de la Cinta de Opciones contiene el botón Hipervínculo, el

cual muestra un diálogo como el siguiente:

Figura N° 21

Excel 2007 111

 En la columna de la izquierda Vincular a: podemos elegir el tipo de destino del
hipervínculo: un Archivo o página Web existente, un Lugar de este documento,
Crear nuevo documento o a una Dirección de correo electrónico.

En la casilla Texto aparece el texto seleccionado como hipervínculo. En la casilla

Buscar en: se indica el archivo destino (si es el caso), y si se trata de una página
Web, debemos escribir la URL en la casilla Dirección.

Figura N° 22

Al elegir la opción Lugar de este documento el cuadro de diálogo toma la

siguiente forma, donde se puede especificar la celda y la hoja que serán el
destino del hipervínculo.

Figura N° 23

Insertado el hipervínculo, el texto –por defecto- tendrá color azul y subrayado

simple. Además, al posar el cursor sobre él, se mostrará un recuadro
informativo sobre el destino del hipervínculo.

Figura N° 24

112 Excel 2007

 Para hacer más amigable la información de este recuadro se puede utilizar el
botón Info. de pantalla disponible al crear o modificar un hipervínculo.

Figura N° 25

5. CONVERSIÓN A PÁGINAS WEB

Una hoja de cálculo, un rango de celdas o todo el libro Excel pueden ser
transformado en una página Web para su publicación en Internet.

Para hacer esto basta con utilizar la opción Guardar como del botón Office.

Figura N° 26

Excel 2007 113

 Luego se debe especificar el nombre del archivo y el tipo: Página Web. También
aquí se puede especificar si se guardará todo el libro o solamente la hoja de
cálculo actual.

Figura N° 27

El botón Cambiar título permite asignar el texto que se mostrará en la barra de

título del Explorador.

Figura N° 28

El botón Publicar nos lleva al diálogo siguiente, el cual permite especificar qué
elementos del libro Excel se convertirán en una página Web:

Figura N° 29

Se generarán una carpeta y un archivo con extensión HTM.

114 Excel 2007

6. PROTECCIÓN

La necesidad de compartir información es vital para las organizaciones, sin

embargo se debe tener cuidado de que la información compartida no sufra
modificación por parte de personas no autorizadas.

Otra motivo para proteger un archivo es evitar modificaciones involuntarias del

propio usuario.

6.1. Protección de hoja

La pestaña Revisar de la Cinta de Opciones contiene al grupo Cambios.

Figura N° 30

El botón Proteger hoja pide una contraseña, que es opcional, y con las
opciones por defecto impide que las celdas de la hoja sean modificadas.

Figura N° 31

Al intentar modificar el contenido de la hoja se mostrará un mensaje

como el siguiente:

Excel 2007 115

 Figura N° 32

6.2. Protección de libro

Excel permite limitar el acceso al contenido de un libro mediante el uso

de palabras clave (passwords), de modo que sólo quienes conozcan
dicha palabra clave podrán acceder al contenido del libro.

Para este efecto se debe utilizar la opción Cifrar documento de la opción

Preparar del botón Office.

Figura N° 33

Figura N° 34

116 Excel 2007

 Al intentar acceder al libro protegido se mostrará este mensaje:

Figura N° 35

Excel 2007 117

7. MAPA CONCEPTUAL

118 Excel 2007

8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Barreras Alconchel, Miguel (2006). Matemáticas con microsoft excel.

México D.F.: Alfaomega - Rama (005.368E/B25)
Bott, Ed (2007). La biblia de Office 2007. Madrid: Anaya Multimedia
(005.3O/B76)
Charte Ojeda, Francisco (2008). Cálculos estadísticos con Excel. Madrid:
Anaya Multimedia (005.368E/C525)
Ferreyra Cortés, Gonzalo (2008) Office 2007 paso a paso. México D.F.:
Alfaomega (005.3O/F43)

Se ha utilizado como consulta la página de Microsoft en español:

http://office.microsoft.com/es-es/training/CR100479683082.aspx

Excel 2007 119