Documentación Clave, Manual, procedimiento e Instructivos.

(Definiciones ISO 9000:2005)

Los distintos medios de documentación de la SGC, son variados en cuanto a la
gestión de calidad en el producto, para ello cabe destacar que son varios los
procedimientos que se señalan, pero entre ellos el más usado es el siguiente, junto
con procesos de certificación basados en las ISO 9000: 2005

Documentación-información y su medio de soporte

Valor de la documentación
La documentación permite la comunicación del Propósito y la coherencia de
la acción. Su utilización contribuye a:
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la
calidad.
b) proveer la formación apropiada;
c) la respetabilidad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas, y
e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la
calidad.

Nota: La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino

que debería ser una actividad que aporte valor.i
En dicho caso es importante tener en cuenta el siguiente diagrama de
documentación a prueba de errores y fallos de la misma, el cual a su vez presenta
los manuales con su respectivo procedimiento.

*Política, Objetivos y Manual de la Calidad.

*Procedimientos.
*Instrucciones de trabajo y otros documentos necesarios.
*Y por último se tiene a los Registros
 Esquema de representación en base a la documentación requerida
(Manuales).

Procesos de certificación.
1-Política, Objetivos y Manual de la Calidad.
Para ello las políticas están basadas en Manuales de calidad además de los
artículos
Art Ap. 5.3 “Rumbo de la organización, su propósito y futuro”
Art:Ap. 5.4.1 En este artículo o apartado tenemos en cuenta las metas y
propósitos de la empresa con fines específicos.
“Medibles - Alcanzables - Realistas - Específicos - Acotados en el tiempo”
Y por último tenemos el Manual de la Calidad Ap. 4.2.2
Define contenidos mínimos
Alcance del SGC y exclusiones
Procedimientos documentados requeridos (referencia)
 Descripción de la interacción de los procesos.
Todo ellos basado en las características gestiónales de la calidad y procesos, de la
empresa siguiendo metas coherentes y tomando normativas de la ISO 9000:2005.

2- Procedimientos.
Los procedimientos son específicos siguiendo la norma ISO 9000:2005, ya
que están ligados entre sí. (Exigidos por la Norma). Además de que trabaja
junto a la Política, Objetivos y Manual de la Calidad.
Las normativas igual se basan en artículos de la documentación, en la cual
tenemos en cuenta:
Control de los documentos (4.2.3)
Control de los registros de la calidad (4.2.4)
Auditorías internas (8.2.2)
Control de producto no conforme (8.3)
Acciones correctivas (8.5.2)
Acciones preventivas (8.5.3).
Nota: De ser necesario ser deberán documentar procedimientos adicionales propios
de la actividad que sigue las normas de la empresa junto a la calidad.

3- Ejemplo de instrucciones de trabajo y otros documentos necesarios.

Esquema (mapa) de procesos
Diagramas de flujo
Organigramas
Instructivos de trabajo
Documentos externos (legales, del cliente).
4- Registros.
Y por último tenemos a los registros, estos se encargan de dar una evidencia
objetiva de actividades realizadas o resultados logrados (mediante formularios,
archivos, discos magnéticos).
Ahora bien, los registros requeridos son aquellos que referencian al Ap. 4.2.4 en la
Norma (SGC)
Nota: Pueden haber más registros si fuera necesario, más de un registro puede
estar incorporado, en una base de datos o documentos, también se destaca que,
pueden excluirse datos asociados con fines distintos.
Procesos de certificación.
Para los procesos de certificación es necesario acudir o tener una solicitud, revisión
documental, etapa de la auditoria, certificado y Renovación o Recertificación, a
continuación se muestran los pasos a seguir. Añado la fuente de la SGC, donde
explica el proceso del mismo.

“Solicitud

El proceso inicia cuando una organización interesada en la certificación de su Sistema de

Gestión de la Calidad ingresa su solicitud a SIGE. En el formato diseñado para tal efecto, la
organización proporciona la información que se requiere de ella para que SIGE pueda cotizar
el servicio específico.

El costo del servicio depende de factores, como el tamaño de la organización, el número de

empleados involucrados en el Sistema de Calidad, el tipo de producto o servicio y el alcance
de la certificación, entre otros. Cada caso se trata particularmente.

Revisión documental

Posteriormente se procede a la revisión documental, la cual consiste en que SIGE verifique

la existencia de un Sistema de Gestión de la Calidad que, a nivel de documentos, cumpla
con la norma en la cual se pretende certificar.

Auditoría Etapa 1

Evaluar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Organización

(Procedimientos de Gestión).

Evaluar las condiciones de la ubicación y los sitios específicos de la Organización y llegar a

acuerdos con el personal de la misma para determinar el grado de preparación de la
Organización para la realización de la auditoria Etapa 2.

Revisar el estado del usuario y su entendimiento de los requisitos de la norma,

particularmente lo relativo a la identificación del desempeño clave o aspectos, procesos u
objetivos relevantes y la operación del SGC.
 Recolectar la información necesaria respecto al alcance de la certificación, los procesos y
ubicaciones de la Organización y los aspectos legales y/o reglamentarios relacionados y su
cumplimiento. Por ejemplo, aspectos de calidad, ambientales, legales, del funcionamiento
de la Organización, los riesgos asociados, etc.

Revisar la asignación de los recursos y acordar con la Organización los detalles para la
auditoria Etapa 2.

Con un entendimiento suficiente del SGC de la Organización y de sus operaciones en el

contexto de posibles aspectos significativos, definir un enfoque preciso para la planificación
de la auditoría de Etapa 2.

Evaluar si las auditorías internas y la revisión por la Dirección de la Organización han sido
planificadas y llevadas a cabo y si el nivel de implantación del SGC ofrece una confianza
adecuada de que la Organización está lista para la auditoria de Etapa 2.

Auditoría Etapa 2

Una vez que la organización define que su Sistema de Gestión de la Calidad cumple con la
Norma NMX-CC/ISO 9008 de referencia haciendo los ajustes necesarios debidos a los
posibles hallazgos durante la auditoría de Etapa 1, debe notificarlo a SIGE para que, en
coordinación con nuestra área de Certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad, se
lleve a cabo la auditoría de certificación de Etapa 2 en la fecha acordada. La información
recabada en la auditoría será presentada por SIGE a la Comisión Técnica de Certificación
de Sistemas de Gestión de la Calidad, la cual es la responsable de dictaminar las
certificaciones.

Certificado

Lo anterior asegura que SIGE otorgue certificaciones bajo el más estricto proceso, con
profesionalismo y transparencia.

Renovación o Recertificación

Antes de finalizar los tres años de vigencia del certificado, el Sistema de Gestión de la
Calidad de la organización deberá ser sometido a una nueva auditoría total, con el fin de
conservar la certificación.”ii

El proceso de cerrtificacion depende de los fines especificos que incluyen grandes

estrictos de documentación propia a la empresa que se certificara, ademas del giro
o desarrrollo de su actividad, siempre y cuanto tenga el fin especifico de la calidad
y basandose en las normas ISO 9000, Y 9001.

i
http://www.fcad.uner.edu.ar/wp-content/uploads/file/proyectos%20extension/Planif-e-Implem-SGC.pdf
2/10/2014
ii
http://www.sige.org.mx/certificacion.html 3/10/2014