ASTOS DE REPRESENTACIÓN

Rueda López, Nuria

Gastos de Representación se definen como aquellos gastos destinados a representar a

una empresa o entidad pública, con el objetivo de mejorar la imagen de la misma ante
clientes, proveedores u otros entes públicos. La amplitud de su definición explica que
frecuentemente se confundan en la práctica con otra categoría de gastos, como son
los gastos de viaje, por lo que conviene insistir en su delimitación.

Centrándonos en el ámbito empresarial, los gastos de viaje comprenden aquellos

originados por la realización de un viaje de trabajo que se destinan a financiar el
desplazamiento, manutención y alojamiento que se deriven del mismo. Por el
contrario, los gastos de representación generalmente se derivan de las relaciones
públicas desarrolladas por los profesionales, administradores o altos cargos de la
entidad para la que trabajan, con la finalidad de obtener determinados beneficios
económicos. Entre dichos gastos se incluyen los derivados de estancias en hoteles para
los clientes; invitaciones de comidas con clientes; y asistencia a eventos artísticos,
deportivos o culturales con proveedores.

Desde el punto de vista fiscal, la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre
la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos
sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio (en adelante
LIRPF), en su artículo 17, considera rendimientos íntegros del trabajo todas las
contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominación o naturaleza,
dinerarias o en especie, que deriven, directa o indirectamente, del trabajo personal o
de la relación laboral o estatutaria y no tengan el carácter de rendimientos de
actividades económicas. Entre dichos rendimientos se incluyen las remuneraciones en
concepto de gastos de representación.

Por otro lado, el Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba
el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (en adelante LIS), considera
este tipo de gastos deducibles siempre y cuando se encuentren comprendidos en
alguno de los siguientes casos:

 — Gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.

 — Gastos que se efectúen con respecto al personal de la empresa con arreglo a los
usos y costumbres.
 — Gastos para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y
prestación de servicios.
 — Gastos que se encuentren correlacionados con los ingresos.
En consecuencia, los gastos de representación deben diferenciarse de las liberalidades
o gastos no necesarios para el desarrollo de la actividad económica, como son los
regalos realizados a personas no vinculadas con la empresa, los cuales no se
consideran deducibles por la LIS.

Se consideran gastos de representación a:

o Los efectuados con el objeto de representar a la Compañía fuera de sus oficinas,
locales o establecimientos.
o Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar
su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.
No se consideran gastos de representación:
– Los gastos de viaje

– Gastos dirigidos a la masa de consumidores reales o potenciales, como los gastos

de propaganda

Los gastos de representación serán deducibles siempre que

1. i) No superen el 0.5% de los ingresos brutos, hasta el máximo de 40 UIT´s.
2. ii) Se trate de gastos causales.
3. iii) Estén sustentados en comprobantes de pago que den derecho a costo o
gasto (facturas, excepcionalmente, boletas de venta).
El límite para la deducibilidad de gastos de representación contiene en realidad un
doble límite:
1. i) Que los gastos de representación cargados a resultados no excedan del 0.5% de
los ingresos netos, y;
2. ii) Que aún cuando no se exceda el límite anterior, este a su vez no supere las 40
UIT’s
3. MARIO ALVA MATTEUCCI
4. A lo largo de todo el año es común que las empresas realicen regalos, obsequios
o agasajos tanto a clientes como a proveedores, ello como una muestra de
atención o generar ciertos mecanismos de fidelización, entre otros objetivos. Los
bienes pueden ser de diversa naturaleza, como un portalápices, un portafolio de
cuero, una cartera de dama, un reloj, un artefacto eléctrico, una botella de licor,
entre otros. Sin embargo, en todos los casos planteados se necesita contar con
la respectiva sustentación del gasto causal, además de cumplir con los criterios
de razonabilidad, proporcionalidad y generalidad.
5. Tengamos presente que de acuerdo a lo señalado por el literal q) del artículo 37º
de la Ley del Impuesto a la Renta, se considera como gasto deducible en la
determinación de la renta neta de tercera categoría, los gastos de
representación propios del giro o negocio, en la parte que, en conjunto, no
 exceda del medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un límite máximo
de cuarenta (40) UIT.
6. En concordancia con lo señalado anteriormente, el literal m) del artículo 21º del
Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta precisa que a efecto de lo previsto
en el inciso q) del Artículo 37º de la Ley, se consideran gastos de representación
propios del giro del negocio:
7. 1. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de sus
oficinas, locales o establecimientos.
8. 2. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o
mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.
9. Tengamos presente que no se encuentran comprendidos en el concepto de
gastos de representación, los gastos de viaje y las erogaciones dirigidas a la masa
de consumidores reales o potenciales, tales como los gastos de propaganda.
10. Para efecto del límite a la deducción por gastos de representación propios del
giro del negocio, se considerará los ingresos brutos menos las devoluciones,
bonificaciones, descuentos y demás conceptos de naturaleza similar que
respondan a la costumbre de la plaza.
11. La deducción de los gastos que no excedan del límite a que alude el párrafo
anterior, procederá en la medida en que aquéllos se encuentren acreditados
fehacientemente mediante comprobantes de pago que den derecho a sustentar
costo o gasto y siempre que pueda demostrarse su relación de causalidad con
las rentas gravadas.
12. El problema que se puede presentar es que el gasto de representación supere
los límites que el literal q) del artículo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta
determinen dentro del ejercicio, lo cual no necesariamente puede ocurrir en el
mes de diciembre sino en meses anteriores.
13. Bajo este escenario apreciamos que si el gasto no resulta deducible a partir de
un determinado mes antes de finalizar el ejercicio, el contribuyente deberá
repararlo, debiendo adicionar el exceso como una diferencia de tipo permanente
en la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta, sobre la cual tributará el
30%.
14. En este punto se puede presentar un problema con la utilización del IGV como
crédito fiscal respecto a los comprobantes que sustenten la adquisición de los
bienes que han sido entregados por concepto de gastos de representación. Al
revisar lo señalado por el numeral 10 del artículo 6º del Reglamento de la Ley del
IGV se precisa que los gastos de representación propios del giro o negocio,
otorgarán derecho a crédito fiscal, en la parte que, en conjunto, no excedan del
medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos acumulados en el año calendario
hasta el mes en que corresponda aplicarlos, con un límite máximo de cuarenta
(40) UIT acumulables durante un año calendario.
 15. Así, si al verificar que se han superado los límites, ya no se podrá utilizar ni el
gasto ni el IGV. Solo que en el caso del IGV la deducción del crédito fiscal va de
la mano con el gasto. Por ejemplo, si un determinado contribuyente cumple los
límites hasta el mes de agosto, las adquisiciones de bienes destinadas a ser
entregadas como gasto de representación por los meses de setiembre, octubre,
noviembre y diciembre ya no son aceptadas como tal y por ende se estaría
incumpliendo el requisito señalado en el literal a) del artículo 18º de la Ley del
IGV, lo cual implicaría que se debería reparar también el crédito fiscal de esas
adquisiciones, habiéndose configurado la comisión de la infracción señalada en
el numeral 1 del artículo 178º del Código Tributario, por haber utilizado un
crédito fiscal sin tener derecho a ello, aparte del pago del IGV que no se canceló.
16. En tal sentido, recomendamos hacer una revisión tanto de los límites señalados
en las normas del Impuesto a la Renta como del IGV con la finalidad de evitar
contingencias con el fisco con respecto a los gastos de representación.

Gastos de Representación vs Gastos de Viaje

Posteado por: Sandra Teruel | 05/03/2014 | Categorias: Gastos de representación

Una invitación a cenar a un cliente con el fin de captarlo, organizar un evento

corporativo o asistir durante unos días a un congreso profesional son algunos
ejemplos de acciones puestas en marcha por las empresas y compañías con el fin de
conseguir un beneficio presente o futuro. Son lo que se conoce como gastos de
representación, y su gestión y posibilidades de deducción fiscal son muy parecidas a
los gastos de viaje.

El objetivo principal de los gastos de

representación es fomentar la imagen de la
empresa y de sus profesionales para, de esta
forma, lograr un beneficio comercial a corto o
medio plazo. Se trata de acciones ligadas al
marketing y las relaciones públicas de la
empresa y pueden ser ejecutados tanto por
empleados del departamento de venta, como
por responsables de marketing,
administradores, directivos o altos cargos de la
compañía.

Este tipo de actos de representación suelen surgir como producto de la colaboración

entre el departamento de marketing y la dirección comercial. La empresa los suele
plantear como una inversión de marketing más, respondiendo a una estrategia de
mejora de la imagen corporativa y fortalecimiento de la marca.
Si quieres leer más sobre Gastos de Representación, descárgate nuestra guía en PDF
aquí.

Tipos de gastos de representación: un sinfín de posibilidades

Si quisiéramos elaborar un listado con todos los gastos de representación posibles, la

lista sería larguísima y, aún así, seguro que nos dejaríamos alguno en el tintero.
Actualmente, las posibilidades no tienen otros límites que la propia imaginación de los
responsables de los departamentos de ventas, marketing y/o relaciones públicas de las
empresas.

Pero haciendo un esfuerzo de síntesis, podemos destacar como principales y más

comunes los siguientes:

 Estancias en hoteles para clientes.

 Invitaciones a comidas y cenas con clientes.

 Regalos y obsequios de empresa dirigidos a clientes y proveedores.

 Invitaciones al fútbol y otros acontecimientos deportivos.

 Entradas al cine, teatro, parques de ocio y otros espectáculos.

 Deportes de aventuras: jornadas de paintball, circuitos de karting, actividades

de invierno, etc.

 Cuidados estéticos o de bienestar personal: masajes, tratamientos, relax, yoga,

spa, etc.

 Talleres de conocimiento personal, solidarios, manualidades, cocina, etc.

Lo que NO son gastos de representación

Por el contrario, no se consideran gastos de representación y, por lo tanto, no tienen

derecho a ventajas fiscales todosaquellos gastos cuya finalidad NO es la obtención de
beneficios empresariales futuros. En este grupo encontraríamos, por ejemplo: gastos
de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa ni futuros clientes, entradas
a espectáculos para familiares o amigos, gastos de aparcamiento o de desplazamiento
no relacionados con actividades de la empresa o regalos de importe excesivo.
Diferencias entre gastos de representación y gastos de viaje

La diferencia fundamental entre los gastos de representación y los de viaje es

que, mientras los primeros están destinados, como su propio nombre indica, a
“representar” a la empresa ante clientes y proveedores, los gastos de viaje son los
generados por la propia actividad de la fuerza de venta. Por lo tanto, ejemplos de
gastos de viajes serían: los desplazamientos, las carreras de taxi. la manutención o el
alojamiento de los empleados (en su mayor parte del departamento comercial).

Pese a que pertenecen a partidas presupuestarias diferentes, en ciertas ocasiones los

gastos de representación y de viajes se solapan y confunden, como por ejemplo una
cena con clientes después de un seminario.

La gestión de los gastos de representación

Muchos de estos gastos, como las comidas y cenas con clientes, tienen un proceso
similar al de los gastos de viajes: el gasto suele correr en un primer momento a cuenta
del empleado y posteriormente le es reembolsado por la empresa, tras la debida
justificación del importe.

Durante las próximas semanas, iremos publicando sobre los diez problemas más
habituales en la gestión de los gastos de representación: recopilación de justificantes o
tiques, generación, seguimiento y validación de notas de gastos, implantación de
políticas de control, etc.

Asimismo, el lector de nuestra guía sobre gastos de representación encontrará las

mejores soluciones para enfrentarse con éxito a estas dificultades.

Debilidades

La principal debilidad del gasto de representación es que

tiene repercusión directa con el tema del IGV, por decirlo de manera
coloquial:

Si el gasto de representación se cae, el IGV de dichos comprobantes

también se cae y esto conlleva a reparar el IGV.
No llevar un control adecuado de los gastos de presentación, puede
terminar en reparar el IGV.

¿Por qué reparo IGV?, es porque que no estas cumplimiento un

requisito sustancial – Artículo 18 del TUO del IGV, esto ultimo conlleva
a rectificar el PDT.

¿Qué pasa si ya he rectificado mi PDT por el tributo IGV?

Esto genera la sanción rectificar mas de una vez la declaración

correspondiente a un mismo periodo y tributo, cuya sanción es 30%
UIT.

Hablando de la UIT, como ya sabrás para el 2016 es S/. 3,950.