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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL 250 Normas de Control Interno para el Area
SECTOR PUBLICO de Endeudamiento Público
5. Las Normas de Control Int.erno para el Sector Areas de las Normas de Control Interno.
Público tienen los objetivos siguientes:
Las normas de control interno para el Sector Público
- servir de marco de referencia en materia de control se encuentran agrupadas por áreas y subáreas. Las áreas
interno para las prácticas y procedimientos administrati- de trabajo constituyen zonas donde se agrupan un conjun-
vos y financieros; to de normas relacionadas con criterios afines. Las áreas
- orientar la formulación de normas específicas para el previstas son las siguientes:
funcionamiento de los procesos de gestión e información
gerencia1 en las entidades públicas; Normas generales de control interno
- proteger y conservar los recursos de la entidad: - Normas de control interno para la administración
asegurando que las operaciones se efectúen apropiada- financiera gubernamental.
mente; - Kormas de control interno para el área de abasteci-
- controlar la efectividad y eficiencia de las operacio- miento y activos fijos.
nes realizadas y que éstas se encuentren dentro de los - Normas de control interno para el área de adminis-
programas y presupuestos autorizados; tración de personal
- permitir la evaluación posterior de la efectividad, -Normas de control interno para sistemas computari-
eficiencia y economía de las operaciones, a través de la zados.
auditoría interna o externa, reforzando el proceso de - Normas de control interno para el área de obras
respondabilidad institucional; y; públicas.
-t
12. Normas Generales de Control Interno. Com- 24. El titular de cada entidad debe adoptar las acciones
prenden las normas que promueven la existencia de un orientadas a la implementación progresiva de las normas
control interno sólido y efectivo en las entidades públicas, de control interno, mediante la aprobación de procedi-
cuya implementación constituye responsabilidad de los mientos y cualquier otro instrumento normativo.
niveles de dirección y gerencia en éstas. La combinación 25. La Contraloría General de la República, los Orga-
de estas normas establecen el contexto requerido para un nos de Auditoría Interna de las entidades públicas y los
control interno apropiado en cada entidad pública. auditores externos, deben evaluar el cumplimiento de las
13. Normas de Control Interno para la Adminis- normas de control interno para el sector público como
tración Financiera Gubernamental parte de su examen, independientemente, de la auto-
evaluación que cada entidad debe practicar con determi-
- Normas de control interno para el área de presu- nada periodicidad para identificar aquellas áreas suscep-
puesto. tibies de ser mejoradas.
- Normas de control interno para el área de tesorería.
- Normas de control interno para el área de cndeuda- Glosario
miento público.
- Normas de control interno para el área de contabili- 26. Al final de este documento se incluye un glosario
dad. con los términos utilizados en el desarrollo de las Normas
de Control Interno para el sector público.
14. Normas de Control Interno para el Area de
Presupuesto - Regulan los aspectos claves del control MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA
interno relacionado con el sistema de gestión presupues- DE CONTROL INTERNO PAR4 EL
taria. Consideran como marco dereferencia, lalegislación SECTOR PUBLICO
en materia presupuestaria y las directivas emitidas por el 01. El Marco general de la estructura de control
órgano rector del sistema. interno define los conceptos básicos, tanto de la estructu-
15. Normas de Control Interno para el Area de ra de control interno, como de sus componentes que se
Tesorería - Están orientadas a identificar los controles encuentran integrados en el proceso administrativo en
básicos en el proceso de tesorería, a fin de que su aplica- las entidades públicas. También determina la responsabi-
ción proporcione a la administración financiera guberna- lidad de los niveles de dirección y gerencia, incluyendo la
mental, seguridad razonable sobre el buen manejo de actitud de la alta dirección, para el establecimiento. man-
fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de tenimiento y evaluación continua del control interno
objetivos institucionales y minimizando los riesgos en la institucional. La combinación de estos conceptos determi-
gestión. nan el ámbito necesario para un efectivo sistema de
16. Normas de Control Interno para el Area de control interno en cada entidad que incrementará su
Endeudamiento Público- Se orientan? básicamente, a efectividad y eficiencia. El marco general de la estructura
cautelar la validez y confiabilidad de la mformación que de control interno comprende:
administra el endeudamiento público, buscando el proce-
samiento coordinado de operaciones y acciones adminis- - Definición de control interno.
trativas efectuadas en sus diferentes etapas. Estructura del control interno.
17. Normas de Control Interno para el Area de - Responsabilidad de la dirección en la implementa-
Contabilidad -Están orientadas a lograr que la informa- ción del control interno.
ción financiera sea valida y confiable y elaborada con - Limitaciones de la efectividad del control interno.
oportunidad. Tales normas buscan que la contabilidad sea
un elemento integrador de las operaciones propias de DEFIMCION DE CONTROL INTERNO
administración financiera. produciendo reportes y esta-
dos financieros apropiados y útiles, tanto para la geren- 02. Con la finalidad de asegurar una adecuada com-
cia, como para otros usuarios. prensión de la naturaleza y alcance del Control Interno,
18. Normas de Control para el Area de Abasteci- en el sector público se establece su definición:
miento y Activos Fijos - Regulan los aspectos relativos
al proceso de abastecimiento, así como respecto a los DEFINICION DE CONTROL INTERNO
mecanismos de protección y conservación de activos fijos.
19. Normas de Control para el Area de Adminis- Es un proceso continuo realizado por la dirección,
tración de Personal -Están referidas a los mecanismos gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar
que utilizan las entidades gubernamentales para la admi- seguridad razonable, respecto a si están lográndose los
nistración integral de los recursos humanos, a efecto de objetivos siguientes:
lograr eficiencia y productividad en el desempeño funcio-
nal de sus servidores. -promover la efectividad, eficiencia y economía en las
20. Normas de Control Interno para sistemas operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar
computarizados Se dirigen a promover la eficiencia en cada entidad pública;
la organización, mantenimiento y seguridad de los siste- - proteger y conservar los recursos públicos contra
mas computarizados que procesan la información, que cualquier pérdada, despilfarro, uso indebido, irregulari-
requieren las entidades para el desarrollo de sus activida- dad o acto ilegal;
des. - cumplir las leyes, reglamentos Y otras normas gu ber-
21. Normas de Control Interno para el Area de namentales; y,
Obras Públicas - Se refieren a los aspectos relacionados - elaborar información financiera válida y confiable,
con la ejecución de obras públicas, ias mismas que se presentada con oportunidad.
orientan a promover la eficiencia en las actividades pro-
pias del proceso de contratación, ejecución, recepción y 03. Promover la efectividad, eficiencia y eco-
liquidación de obras y control de las obras por administra- nomía en las operaciones y la calidad en los
ción directa. servicios que debe brindar cada entidad públi-
ca. Este objetivo se refiere a los controles internos que
Implementación de las Normas de Control In- adopta la administración para asegurar que se ejecu-
terno para el Sector Público ten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectivi-
dad, eficiencia y economía. Tales controles compren-
22. Corresponde al Sistema Nacional de Control for- den los procesos de planeamiento, organización, direc-
mular recomendaciones para mejorar la eficiencia de las ción y control de las operaciones en los programas, así
entidades en la toma de decisiones y en el mane.jo de sus como los sistemas de medición de rendimiento y moni-
recursos, así como los procedimientos y operaciones que toreo de las actividades ejecutadas.
utilizan en su accionar, con el fin de optimizar sus siste- 04. La efectividad tiene relación directa con el logro de
mas administrativos, de gestión y de control interno. los objetivos y metas programadas; la eficiencia se refiere
23. Todas las normas internas y procedimientos admi- a la relación existente entre los bienes o servicios produ-
nistrativos que se dicten en el sector público, deben ser cidos y los recursos utilizados para producirlos; en tanto
concordantes con las normas de control interno emitidas que, la economía, se refiere a los términos y condiciones
por la Contraloría General de la República, conforme alo bajo los cuales se adquieren recursos físicos, financieros y
dispuesto en el Artículo 16’, inciso b) del Decreto Ley N’ humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor
26162, Ley del Sistema Nacional de Control. costo posible.
-
24. Una estructura sólida del control interno es funda- 35. La comunicación abierta depende del nivel de
mental para promover el logro de sus objetivos y la confianza existente dentro de la entidad. Un alto nivel de
eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad. confianza anima a las personas a tener la seguridad de
Por ello, la dirección es responsable de la aplicación y conocer todo lo que sea de su competencia. Compartir
supervisión del control interno. tales informaciones refuerza el control, al reducir la
25. La legislación puede establecer la definición del dependencia y la presencia continuada, respecto de una
control interno y sus objetivos, así como prescribir las persona con buen juicio y habilidad.
políticas que se deben aplicar para supervisar la estructu- 36. La fluidez de las comunicaciones entre los servido-
ra de control interno e informar sobre su idoneidad. res y la voluntad para delegar funciones son indicadores
26. La dirección de una entidad gubernamental debe del nivel de confianza existente entre ellos. Los cambios
adoptar una actitud positiva frente a los controles inter- en la entidad tales como su reorganización indefinida o
nos, que le permita tener una seguridad razonable, en reducción de personal en forma periódica? puede impac-
cuanto a que los objetivos del control interno han sido tar sobre una atmósfera de confianza, particularmente, si
logrados. Para contribuir al fortalecimiento del control tales cambios son implementados de manera inconsisten-
interno en el sector público, la dirección debe asumir el te con los valores de la organización.
compromiso de implementar los criterios que se enume- 37. Corresponde a la dirección y gerencia de cada
ran a continuación: entidad establecer los mecanismos que fomenten un clima
de confianza que asegure el adecuado flujo de información
- Apoyo institucional a los controles internos; entre las unidades y los servidores de su entidad.
- Respondabilidad sobre la gestión;
- Clima de confianza en el trabajo; Transparencia en la Gestión Gubernamental
- Transparencia en la gestión gubernamental; y,
- Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos 38. La demanda de mayor información sobre el funcio-
del control interno. namiento de las entidades, programas, proyectos y otros
servicios gubernamentales es cada vez más notoria. Tan-
Apoyo Institucional a los Controles Internos to los legisladores, como los gerentes gubernamentales y
el público en general, tienen interés en conocer si los
27. Los directivos y todo el personal de la entidad fondos fiscales se administran correctamente, de acuerdo
deben mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo a ley y, si los fines para los cuales fueron autorizados los
a los controles internos. La actitud es una característica recursos se están cumpliendo.
de la alta dirección de cada entidad y se refleja en todos los 39. La transparencia en la gestión de los recursos del
aspectos relativos a su actuación. Su participación y Estado comprende, de un lado, la obligación de la entidad
apoyo favorece la existencia de una actitud positiva. pública de divulgar información sobre las actividades
28. Esta actitud puede lograrse mediante el compro- ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines
miso de la dirección por implementar controles internos y, de otro lado, la facultad del público de acceder sin
apropiados en la entidad y asignarles la debida prioridad. restricciones a tal información, para conocer y evaluar en
Los directivos deben demostrar su apoyo a los controles su integridad, el desempeño y la forma de conducción de
internos efectivos, destacando la importancia de una la gestión gubernamental.
auditoría interna objetiva e independiente, que identifica 40. Corresponde a la dirección de cada entidad estable-
las áreas en que puede mejorarse el rendimiento y, reac- cer políticas generales para promover la transparencia en
cionando favorablemente ante la información que incluye la gestión de los recursos públicos y permitir el acceso del
sus informes. público a las informaciones que genere. Igualmente, co-
29. Los funcionarios y empleados de la entidad deben rresponde a los órganos del Sistema Nacional de Control
aplicar los controles internos y adoptar medidas que examinar e informar sobre la calidad de la información
promuevan su efectividad. El respaldo de la alta dirección que las entidades públicas brindan al público.
sobre los controles internos repercute sobre el nivel de
rendimiento y favorece la calidad de éstos. Seguridad razonable sobre el logro de los Obje-
tivos del Control Interno
Respondabilidad
41. La estructura de control interno debe proporcionar
30. Respondabilidad (accountability), se entiende como seguridad razonable de que los objetivos del control inter-
el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta no han sido logrados. La seguridad razonable se refiere a
ante una autoridad superior y ante el público por los que el costo del control interno, no debe exceder el bene-
fondos o bienes públicos a su cargo y/o por una misión u ficio que se espera obtener de él. La dirección de cada
objetivo encargado y aceptado. Este proceso se sub-divide entidad debe identificar los riesgos que implican las ope-
en respondabilidad financiera y respondabilidad geren- raciones y, estimar el margen de riesgo aceptable en
cial. términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las
31. La respondabilidad financiera, es aquella obliga- circunstancias.
ción que asume una persona que maneja fondos o bienes 42. Establecer controles internos rentables que permi-
públicos de responder ante su superior y públicamente tan minimizar el riesgo, requiere de una adecuada com-
ante otros, sobre la manera cómo desempeñó sus funcio- prensión por parte de la dirección de los objetivos que
nes. La respondabilidad gerencial, se refiere a las accio- desea lograr, en vista que podrían diseñarse sistemas con
nes de informar que realizan los funcionarios y empleados controles excesivos en áreas concretas, con el consecuen-
sobre cómo gastaron los fondos o manejaron lo bienes te efecto negativo sobre otras operaciones.
públicos, si lograron los objetivos previstos y, si éstos,
fueron cumplidos con eficiencia y economía. LIMITACIONES DE LA EFECTMDAD DEL
32. Corresponde a la dirección de cada entidad promo- CONTROL INTERNO
ver el proceso de respondabilidad institucional. Para su
implementación se requiere de la existencia de una admi- 43. Ninguna estructura de control interno, por muy
nistración financiera moderna, acompañada de una es- óptima que sea, puede garantizar por sí misma, una
tructura de control interno sólida. gestión efectiva y eficiente, así como registros e informa-
ción financiera íntegra, exacta y confiable, ni puede estar
Clima de confianza en el trabajo libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmen-
33. La dirección y gerencia deben fomentar un apro- te, cuando aquellas tareas competen a cargos de confian-
piado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de za. Los controles internos que dependen dela segregación
información entre los empleados de la entidad. La con- de funciones, podrían resultar no efectivos si existiera
fianza tiene su base en la seguridad en otras personas y en colusión entre los empleados. Los controles de autoriza-
su integridad y competencia, cuyo entorno las anima a ción podrían ser objeto de abuso por la misma persona que
conocer los aspectos propios de su responsabilidad. adopta la decisión de implementarlos o mantenerlos.
34. La confianza mutua entre empleados crea las 44. Como en ciertos casos, la propia dirección podría no
condiciones para que exista un buen control interno. La observar los controles internos que ella misma ha estable-
confianza apoya el flujo de información que los empleados cido, mantener una estructura de control interno que
necesitan para tomar decisiones, así como también la elimine cualquier riesgo de pérdida, error, irregularidad o
cooperación y la delegación de funciones contribuyen al fraude, resultaría un objetivo imposible y, es probable que,
logro efectivo de los objetivos de la entidad. más costoso que los beneficios que se esperan obtener.
-
45. Cualquier estructura de control interno depende - elaborar información financiera válida y confiable,
del factor humano y, consecuentemente, puede verse presentada con oportunidad.
afectada por un error de concepción, criterio o interpreta-
ción, negligencia o distracción. 03. La identificación de los objetivos específicos del
46. Aunque pueda controlarse la competencia e inte- control interno en cada entidad, incluye a todas las opera-
gridad del personal que concibe y opera el control interno ciones que pueden agruparse en las categorías siguientes:
mediante un adecuado proceso de selección y entrena- a) actividades de gestión: comprenden la política general
miento; estas cualidades pueden ceder a presiones exter- y las funciones de planeamiento, organización, dirección
naso internas dentro de la entidad. Es más, si el personal y auditoría interna; b) actividades operacionales: relacio-
que realiza el control interno no entiende cuál es su nadas con el cumplimiento de los fines propios de la
función en el proceso o decide ignorarlo, el control interno entidad; c) actividades financieras: comprenden las áreas
resultará ineficaz. de control tales como: presupuesto: tesorería y contabili-
47. Los cambios en la entidad y en la dirección dad; y, d) actividades administrativas: son aquellas que
pueden tener impacto sobre la efectividad del control respaldan las tareas principales de la entidad.
interno y sobre el personal que opera los controles. Por
esta razón, la dirección debe evaluar periódicamente 100-02 INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
los controles internos, informar al personal de los cam-
bios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos La dirección debe promover la adopción
respetándolos. de políticas que fomenten la integridad y
los valores éticos en los funcionarios y
100 NORMAS GENERALES DE CONTROL empleados que contribuyan al desempeño
INTERNO eficaz de las funciones asignadas.
01. Corresponde a la alta dirección determinar, apro- Cada entidad debe diseñar su organiza-
bar y divulgar los objetivos del control interno, los que ción en base al criterio de racionalidad, de
deben ser apropiados, completos, razonables y estar inte- acuerdo ala naturaleza de sus actividades
grados con los objetivos generales de la entidad. Los y volumen de operaciones.
objetivos constituyen los puntos finales que la dirección
intenta lograr y deben adecuarse a la naturaleza de sus Comentario:
operaciones.
02. Los objetivos del control interno son los siguientes: 01. Se denomina organización ala estructura formali-
zada mediante la cual se identifican y grafican actividades
- promover la efectividad, eficiencia y economía en las y funciones, se determinan los cargos y las correspondien-
operaciones y, calidad en los servicios que debe brindar tes líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
cada entidad; Nlrganigrama describe la estructura formal de la enti-
- proteger y conservar los recursos contra cualquier
pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto 02. La organización de una entidad proporciona el
ilegal; armazón que define las actividades que serán planeadas,
- cumplir las leyes, reglamentos y normas guberna- ejecutadas, controladas y monitoreadas. Involucra aspec-
mentales,; y, tos tales como: a) determinación de funciones y activida-
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des fundamentales para cumplir con los fines de la 06. La dirección y gerencia de cada entidad son respon-
entidad; b) integración de las funciones y actividades en sables de cautelar a través de los niveles funcionales
unidades organicas; c) la jerarquización de la autori- correspondientes que se cumpla la asignación de atribu-
dad, de manera que los grupos o individuos separados ciones y responsabilidades, establecidas en los Manuales
por la división de funciones en el trabajo, actúen coor- de Organización y Funciones.
dinadamente y enmarcados en claras líneas de respon-
sabilidad; y, d) identificación de áreas clave y líneas de 100-05 SEGREGACION DE FUNCIONES
información.
03. Dentro de los factores atener en cuenta al diseñar La dirección de las entidades deben limi-
la organización se encuentran: . tar las tareas de sus unidades y servido-
res, de modo que exista independencia y
- La organización debe ser flexible como para permitir separación entre funciones incompatibles.
sincronizar los cambios en su estructura, resultantes de
modificaciones en los objetivos, planes y políticas. Comentario:
- la estructura de la organización debe ser lo más
simple posible. El establecer una división, demasiado 01. El titular de la entidad debe tener cuidado en
precisa de los deberes y obligaciones, puede generar un definir las tareas de las unidades y sus servidores, de
atraso en el procesamiento de las operaciones. manera que exista independencia y separación de funcio-
-Las unidades orgánicas deben diseñarse con el fin de nes incompatibles que, entre otras, son: autorización,
obtener el máximo de efectividad con el menor costo ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y,
posible. control de las operaciones. Debe promoverse y exigirse
también el período vacacional anual de los servidores
04. Corresponde a cada entidad pública organizarse para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso
internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones del personal que maneja fondos o valores.
legales y administrativas existentes y los principios gene- 02. Por lo tanto, es conveniente evitar que todos los
rales de organización; todo lo cual debe materializarse en aspectos fundamentales de una transacción u operación
el Reglamento de Organización y Funciones y el organi- se concentren en manos de una sola persona o unidad
grama estructural correspondiente. operativa, dado que por tratarse de funciones incompati-
bles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en
10044 ASIGNACION DE AUTORIDAD Y errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos.
RESPONSABILIDAD 03. Las funciones y responsabilidades deben distri-
buirse sistemáticamente a varias personas para asegurar
La dirección de cada entidad debe definir un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delega-
con claridad las líneas de autoridady res- das. Entre las funciones clave figuran la autorización y el
ponsabilidad funcional de los servidores registro de las transacciones, la emisión de planillas y
que presten servicios en ella. documentos de remuneraciones. Sin embargo, la colusión
puede reducir o eliminar la efectividad de esta práctica de
Comentario: control interno.
04. Una entidad pequeña puede que no tenga suficien-
01. Autoridad es la relación existente en cargos orga- te personal empleado para aplicar la segregación de
nizacionales donde una persona -administrador- tiene funciones plenamente. En tal caso, la dirección debe ser
responsabilidad de las actividades que efectúan otras consciente del riesgo que ello implica y compensar el
personas -subordinadas-). La autoridad es inherente al defecto con otros controles. La rotación del personal
cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar deci- contribuye a que los aspectos centrales de las transaccio-
siones que afecten a los servidores bajo su mando. Ello nes o hechos contables, no se concentren en una sola
implica el ejercicio de un tipo de poder legítimo, pero persona por un espacio de ti(.mpo prolongado.
circunscrito al ámbito de una organización.
02. El titular de la entidad debe fijar con clarid,kd las 100-06 SISTEMA DE AUTORIZACION Y
distintas líneas de autoridad, así como los distintos nive- EJECUCION DE OPERACIONEB
les de mando y responsabilidad funcional. Los funciona-
rios ejecutivos de nivel superior deben delegar autoridad Las operaciones y actos administrativos
necesaria a los niveles inferiores para que puedan adop- deben ser autorizados y ejecutados por
tar decisiones en los procesos de operación y cumplir con aquellas personas que actúen dentro de
las responsabilidades asignadas. su campo de competencia funcional.
03. En toda entidad debe establecerse en forma clara
y por escrito, para cada nivel, las correspondientes funcio- Comentario:
nes y responsabilidades del personal y unidades orgáni-
cas dependientes, las que son presentadas en los manua- 01. La autorización es la forma de asegurar que sólo se
les de organización y funciones que deben ser aprobados efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de
por su titular. acuerdo con lo previsto por la dirección. L.a autorización
04. Algunos factores a considerar en la asignación de debe estar documentada y ser comunicada directamente
autoridad y responsabilidad son los siguientes: a los funcionarios y empleados involucrados, incluyendo
los términos y condiciones, bajo las cuales se concede la
-Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar autorización.
decisiones oportunas y necesarias, de lo contrario existi- 02. La conformidad con los términos y condiciones de
r8n fricciones, demoras o inercia en la entidad. una autorización implica que las tareas que deben desa-
- Si las responsabilidades se encuentran claramente rrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro
definidas, no existe el riesgo de que pueda ser evadida o de sus respectivas competencias, se adecuen a las dispo-
excedida por algún funcionario o empleado. Su definición siciones emanadas por la dirección en concordancia con el
evita culpar a otros por fallas en la acción 0 por acciones marco legal vigente.
inapropiadas. 03. El acceso a los fondos y registros contables debe
- Si se delega autoridad a los empleados, el funcionario limitarse alas personas autorizadas, quienes están obli-
debe tener un medio efectivo de control, para establecer gadas a rendir cuenta de la custodia y su utilización. La
el cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte, restricción del acceso a los recursos permite reducir el
todo empleado debe estar obligado a informar a su supe- riesgo de una utilización no autorizada o pérdida, contri-
rior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, buyendo al cumplimiento de las políticas dictadas por la
en función a lo que espera lograr. dirección. El acceso a documentos vulnerables y las res-
- Debe evitarse la duplicación o conflicto de labores al ponsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques
asignar funciones y responsabilidades. en blanco, puede restringirse mediante políticas que obli-
guen a mantener los fondos o valores en una caja fuerte,
05. Ninguna persona debe ejercer autoridad dentro de prenumerando los documentos o encargando su custodia
una organización pública, sin haber sido designado pre- a personas responsables.
viamente en un cargo funcional, de conformidad con las 04. La dirección es responsable de adoptar las decisio-
disposiciones establecidas por ley, ni desempeñar funcio- nes que conducen a la transferencia, asignación y utiliza-
nes que no le han sido confiadas oficialmente. ción de fondos para atender actividades específicas de la
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entidad que están relacionadas con el cumplimiento de las 03. La asignación, revisión y aprobación del trabajo
metas programadas. efectuado por el personal debe tener como resultado el
control efectivo de sus actividades. Ello incluye, la obser-
100-07 INTEGRACION DE LAS OPERACIONES vancia de los procedimientos establecidos y la supresión
DE ADMINISTRACION FINANCIERA de los errores y prácticas ineficientes.
GUBERNAMENTAL 04. Los directivos deben monitorear en forma conti-
nua (autoevaluación) las operaciones y adoptar de inme-
La dirección debe promover que las ope- diato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de
raciones relativas a la administración fi- comportamiento que no guarde concordancia con los obje-
nanciera gubernamental se integren en tivos del control interno. Se denomina medidas correcti-
una base de datos común y de uso compar- vas, las acciones que adopta la gerencia con el objeto de
tido por los usuarios, que fortalezca el corregir una desviación de control interno. La autoeva-
sistema de control interno en la entidad. luación es una práctica sana de control interno que debe
utilizar la administración de las entidades públicas.
Comentario:
100-09 AUDITORIAANUALENLASENTIDADES
01. El sistema integrado de administración financiera PUBLICAS
engloba la totalidad de los ingresos y gastos de una
entidad pública. Esta conformado por las áreas de presu- Las entidades deben someterse a una au-
puesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad, ditoría anual de sus operaciones y activi-
las que se encargan de procesar e informar sobre la dades para asegurar una adecuada res-
gestión de los recursos financieros, así como proporcionar pondabilidad (accountability) por la ges-
el flujo de información correspondiente. tión y manejo de los fondos públicos asig-
02. El sistema tiene como objetivos: a) descentralizar nados.
la información sobre la ejecución financiera y presupues-
taria para las entidades del sector público; b) tratar a la Comentario:
información con un enfoque gerencial; y, cl liberar a los
usuarios de las limitaciones creadas por el sistema de 01. La gestión en las entidades, programas y proyec-
administración de fondos existente. tos del sector público, descansa en una compleja estruc-
03. El sistema int,egrado de administración financiera tura de relaciones que vinculan a todos los niveles del
comprende una base de datos única, soportada por tecno- gobierno. Los funcionarios públicos deben rendir cuen-
logia informática que permite procesar el ingreso y salida ta de sus actividades ante el público y sus autoridades.
de información, así como el control del flujo del gasto en Este concepto no siempre se encuentra especificado en
tiempo real, lo que permite llevar la contabilidad en línea. el marco legal vigente, sin embargo, la obligación de
Esta base de datos centralizada es compartida por todos rendir cuenta (Respondabilidadl es inherente al proce-
los usuarios, de manera que una transacción o evento so gubernamental.
ingresa una sola vez al sistema desde su punto de origen. 02. La auditoría financiera y de gestión, constituye un
El eje del sistema de información financiera debe ser la mecanismo fundamental del proceso de rendición de cuen-
contabilidad. ta, toda vez que permite emitir una opinión independien-
04. La implementación del sistema integrado de admi- te, respecto a si los estados financieros de una entidad
nistración financiera tiene, entre otras ventajas las si- presentan razonablemente los resultados de sus opera-
guientes: realizar un control en línea del proceso presu- ciones financieras. La auditoría de gestión es también
puestario en el nivel central y operativo; controlar el flujo otra parte importante del mecanismo de rendición de
de fondos mediante una efectiva gerencia de caja; facilitar cuenta.
la aplicación de controles previos para la ejecución del 03. Por lo tanto, las entidades deben someterse a una
gasto; monitorear en línea actividades de alto riesgo; auditoría anual de sus operaciones y controles internos,
comparar físicamente bienes y activos con registros com- con especial énfasis en programas y proyectos guberna-
putarizados; y, producir informes que revelen posibles mentales. El establecimiento de términos de referencia
debilidades, desviaciones y riesgos. que incluyan requisitos uniformes para esta auditoría,
05. Corresponde a la dirección promover, de acuerdo a constituye un mecanismo importante para su eficaz im-
su propia realidad, la adopción de medidas que permitan plementación. Los términos de referencia deben indicar:
centralizar el procesamiento de operaciones de la gestión
financiera,enunabasededatosúnicaydeusocompartido una auditoría de estados financieros, de acuerdo con
por todos los usuarios. normas de auditoría gubernamental y normas internacio-
nales de auditoría;
100-08 MONITOREODECONTROLESINTERNOS informe sobre la estructura del control interno;
- informe sobre el cumplimiento de leyes y reglamen-
La dirección debe evaluar en forma per- tos que puedan tener un efecto importante en los estados
manente las operaciones y adoptar medi- financieros; y,
das correctivas oportunas ante cualquier - Recomendaciones sobre el control interno financiero-
evidencia de error, irregularidad o fraude contable.
o, de actuación contraria a los criterios de
economía, eficiencia y efectividad. 04. Corresponde a la alta dirección de las entidades,
programas y proyectos, viabilizar las acciones que permi-
Comentario: tan hacer eficaz el proceso de rendición de cuenta por las
operaciones ejecutadas. Ello puede lograrse mediante
01. El monitoreo de las operaciones asegura que los auditoría externa o a través de la participación de la
controles internos contribuyan al logro de los resultados Oficina de Auditoría Interna.
previstos. Esta tarea debe incluirse dentro de los métodos
y procedimientos adoptados por la dirección para contro- Limitaciones al alcance
lar las operaciones y garantizar que éstas se ejecuten de
acuerdo con los objetivos de la entidad. El monitoreo 05. La Contraloría General de la República establece-
también significa el adecuado tratamiento de evidencias rá las directivas que deben tenerse en cuenta para la
y recomendaciones de los auditores, con el propósito de auditoría anual que se practique en entidades que mane-
determinar las medidas correctivas que sean necesarias, jen recursos por montos no significativos.
en las circunstancias. La función de auditoría interna I
constituye una herramienta de soporte para las activida- 1 100-10 RESPONDABILIDAD (ACCOUNTABILHV
des de monitoreo en las entidades públicas.
02. Los funcionarios encargados de las actividades de El titular de cada entidad debe establecer
monitoreo son responsables de examinar el trabajo reali- las políticas que promuevan la responda-
zado por el personal subordinado y aprobar, cuando pro- bilidad en los funcionarios o empleados y
ceda, el trabajo en puntos críticos; debiendo proporcionar la obligación de rendir cuenta de sus actos
las directrices y la capacitación necesaria para minimizar ante una autoridad superior. Para alcan-
errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos, así como zar la respondabilidad, el trabajo que rea-
asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas por lizan los funcionarios y empleados debe
la dirección. ser auditable.
Comentario: mismo, compete a la dirección administrar los obstaculos
que puedan ser creados en los niveles de decisión interme-
01. Respondabilidad, (traducción del inglés ac- dios, al ver disminuir su poder de decisión por la reducción
countability), se entiende como el deber de los funciona- de las barreras funcionales y por un mayor trabajo en
rios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad equipo.
superior y ante el público por los fondos o bienes del
Estado a su cargo ylo por una misión u objetivo encar- 100-12 FUNCION DE AUDITORIA INTERNA EN
gado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una LAS ENTIDADES
relación directa con la moral del individuo que guía su
propia conciencia y se refleja en las creencias y compro- La alta dirección de cada entidad debe ser
misos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívi- responsable de organizar, mantener y for-
cos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De talecer la Oficina de Auditoria Interna,
allí se deriva la obligación de cada persona de ser como parte de una adecuada estructura
respondable. de control interno.
02. La respondabilidad financiera, es aquella obliga-
ción que asume una persona que maneja fondos o bienes Comentario:
públicos de responder ante su superior, sobre la manera
como desempeñó sus funciones. Este concepto implica la 01. En toda entidad del sector público que se en-
preparación y publicación de un informe, generalmente. cuentre dentro del ámbito de competencia del Sistema
los estados financieros auditados en forma independiente Nacional de Control debe establecerse un Organo de
o sobre otros asuntos por los que adquirió respondabili- Auditoría lnterna(OA1). Sus objetivos consisten en
dad; por ejemplo, los contadores públicos son responda- evaluar el cumplimiento de los planes, políticas, leyes,
bles, por el registro de las operaciones que involucran reglament.os, normas y procedimientos que pueden
recursos, así como por la elaboración de los estados tinan- tener una incidencia importante en las operaciones,
cieros de la entidad. verificar los mecanismos para salvaguardar activos,
03. La respondabilidad gerencia], se refiere a las evaluar la economía y eficiencia con que están siendo
acciones de informar que realizan los funcionarios y utilizados los recursos, así como el cumplimiento de
empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron los objetivos y metas establecidas para las operaciones
lo bienes públicos, sí lograron los objetivos previstos y, 0 programas.
si éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. 02. Para que los CA1 operen con efectividad y efkien-
Esta forma de respondabilidsd puede ser fortalecida cia corresponde a la dirección de cada entidad adoptar,
por medio de una auditoría independiente o mediante entre otras acciones:
la formulación y presentacion de ia Memoria de la
gestión de cada entidad. - ubicar al OAI al más alto nivel jerárquico de la
04. Corresponde ala direccien de cada entidad adoptar entidad para garantizar su independencia, respecto de las
las políticas relacionadas con el proceso de reiipondabili- actividades y operaciones por examinar.
dad institucional a todo nivel. Una de las formas de - Brindar el debido respaldo a las labores que cumple
asegurar en las entidades públicas la respondabilidad de el OAI.
sus funcionarios y empleados, es estableciendo los proce- Dotar al OAI de personal profesional, así como los
dimientos relat,ivos a la presentación, análisis y custodia recursos materiales necesarios para cumplir con su mi-
de las declaraciones juradas de bienes y rentas, de confor- sión.
midad con los dispositivos legales vigentes. - Apoyar la implementación de las recomendaciones
contenidas en los informes que emita el OAI.
100-11 CONTROL DE CALIDAD SOBRE LOS
SERVlCIOS BRINDADOS 03. La OAI debe gozar de suficiente independencia
en relación a la administración de la entidad y no debe
La dirección debe promover la aplicación estar involucrada en ningún proceso de gestión; orlo
del control de calidad para conocer la bon- tanto, no debe llevar a cabo funciones o activi3ades
dad de sus servicios ylo productos, el gra- incompatibles que sean parte de la administración y
do de satisfacción de parte del publico y el que posteriormente le disminuya su independencia,
impacto de sus programas o actividades. como por ejemplo, formular e implementar procedi-
mientos o preparar documentos que tendría que revi-
Comentario: sar como parte de sus funciones. Asimismo, el perso-
nal de esa Oficina no debe participar en la revisión
01. El control de calidad aplicado en el sector previa y/o aprobación de las acciones contempladas
gubernamental, debe permitir a las entidades promo- por unidades operativas de la entidad, debiendo ejecu-
ver mejoras e incrementar la eficacia en las activida- tar sus actividades con posterioridad a su realización,
des que desarrollan. Cuando se aplica de un modo excepto en los casos previstos por el Organismo Supe-
eficaz el control de calidad7 puede proporcionar mayor rior de Control.
satisfacción en el público. menos defectos y denperdi-
cio en la producción de hienes y/o servicios, mayor 200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA
productividad y menores coRtos; pr>r ello, es importan- LA ADMINISTRACION FINANCIERA
te crear un ambiente en donde la calidad tenga la mis GUBENAMENTAL
alta prioridad institucional.
02. La implementación de la calidad en la entidad debe La administración financiera como sistema de apoyo
partir del análisis de las necesidades del público y la de la administración pública, es definida como el sistema
evaluación objetiva respecto del grado en que son satisfe- por medio del cual tiene lugar la planificación, recauda-
chas. Esto incluye el diseño de un plan para cerrar la ción, asignación, financiación, custodia, registro e infor-
brecha existente entre la situación actual y la deseada. mación, dando como resultado la gestión eficiente de los
Corresponde a los administradores gubernamentales es- recursos financieros públicos necesarios para la atención
tablecer metas de calidad y proporcionar recursos para de las necesidades sociales.
desarrollar los programas de calidad, dentro de un libre Los componentes del sistema de administración finan-
flujo de información y de acuerdo a la disponibilidad de ciera son: presupuesto, tesorería, endeudamiento público
recursos existente. y contabilidad. Estos componentes incluyen controles
03. La capacitación en cl manejo do las técnicas de internos 7’ durante el ciclo fiscal tienen a su cargo la
control de calidad, resulta seruna herramienta importan- responsabilidad de proyectar,, procesar e informar las
te para incrementar las habilidades de los servidores. Los operaciones referidas a la admmistración de los recursos
esfuerzos para mejorar la calidad requieren del ap*oyo y la financieros gubernamentales.
participación de la alta dirección y de quienes trab-?jan en Las normas de control interno para la administra-
equipo para implementar los cambios. ción financiera gubernamental se orientan a promo-
04. Corresponde a la dirección, el monitoreo de los ver controles claves en las diferentes áreas de los
esfuerzos para mejorar y controlar la calidad de los sistemas de administración financiera gubernamen-
servicios. mediante la utilización de herramientas ,y téc- t,al, dentro de una óptica que posibilite la integración
nicas, tales como el control estadístico de ia calidad y la de los controles internos y la información que proce-
aplicaciún de programas de mejoramiento continuo. Asi- I san las 5reas siguientes:
- --
1,ima. jueves 2 dc julio de 199X e[pémtam, Pág. 161613
210 Presupuesto, Comentario:
230 Tesorería,
250 Endeudamiento público, 01. La formulación del presupuesto de las entidades
280 Contabilidad. ìel Estado debe efectuarse en observancia de los princi-
lies presupuestales, con el objeto de que el presupuesto
Aun cuando los procesos relacionados con el endeuda- :uente con atributos que vinculen los objetivos del plan
miento público, no tienen las características propias de un :on la administración de recursos, tanto en el aspecto
sistema de gestión financiera, se considera importante inanciero, como en cuanto a las metas físicas. Son princi-
incluir esta área del sector público dentro de las normas Gos del presupuesto: equilibrio entre ingresos y gastos,
de control interno. miversalidad, unidad y uniformidad, periodicidad, vera-
:idad y programación, entre otros.
02. La programación de la ejecución presupuestaria
210 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL le1 gasto, consiste en seleccionar y ordenar las asignacio-
AREA DE PRESUPUESTO les de los programas, actividades y proyectos que serán
ejecutadas en el período inmediato, a fin de optimizar el
El objetivo del sistema de presupuesto es prever las ISO de los recursos disponibles.
fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos 03. En casos de restricciones en la atención de recursos
anualmente para financiar los planes, programas y pro- inancieros, la programación permite priorizar los gastos
yectos gubernamentales. El proceso del sistema del pre- -especto a las metas a cumplir durante dicho período,
supuesto comprende las etapas de: programación, formu- nanteniendo el debido control respecto de las obligacio-
lación, aprobación, ejecución, control, evaluación y liqui- les que quedan pendientes de pago. La adecuada utiliza-
dación. :ión de la programación de la ejecución contribuye a la
Las normas de control interno para el área de presu- ?fectividad y eficiencia de las operaciones que es un
puesto están orientadas a regular los aspectos clave del objetivo del control interno.
presupuesto. Se considera como marco de referencia, la 04. La programación mensual de compromisos, efec-
legislación en materia presupuestaria y la normatividad ;uada por las entidades ejecutoras del gasto en base a
emitida por el sistema de presupuesto, que es un compo- su asignación trimestral, debe ser priorizada de acuer-
nente de la administración financiera gubernamental. lo con las metas físicas fijadas por la entidad. Los
:alendarios de compromisos deben ser formulados con
CONTENIDO la mayor precisión posible, evitando subsecuentes
modificaciones.
210-01 Control del marco presupuestario de cada 05. Las oficinas de presupuesto, en coordinación con la
entidad. tesorería de cada entidad deben implementar los procedi-
210-02 Controles para la programación de la ejecu- mientos de control necesarios que permitan asegurar: a)
ción presupuestaria. ji las provisiones por la fuente de financiamiento de
210-03 Control previo de los compromisos presu- recursos propios son razonables; y b) si los gastos priori-
puestales. zados e ineludibles han sido convenientemente identifica-
210-04 Control de la evaluación del presupuesto. rlos para su cobertura.
400-01 Descripción y análisis de cargos. 01. La evaluación del personal, es un proceso técnico
400-02 Incorporación de personal. que consiste en determinar, si el servidor viene rindiendo
400-03 Control y evaluación del rendimiento laboral. de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la
400-04 Capacitación y entrenamiento permanente. entidad.
400-05 Desplazamiento de servidores. 02. Esta acción de personal es de importancia vital y
400-06 Mantenimiento del orden. moral y disciplina. debe ser efectuada por el jefe que directamente supervisa
400-07 Información actualizada del personal. la labor del servidor, quien debe apreciar objetivamente
400-08 Aplicación de la tercerización en las eutida- desempeño, a efecto de no distorsionar la información
des. c: frecuentemente se consigna en los formatos de eva-
400-09 Asistencia y permanencia de persona!. .smción. Los resultados de la evaluación de personal se
400-10 Compensación de becas de estudios orga-- u.tiiizan también para otras acciones de personal, como
dos d personal. son: la capacitación, promoción y ascensos.
400-11 Prohibición de recibir regalos u otros benc- 03. La evaluación debe reflejar fielmente el rendi-
ficios distintos a la remuneración. miento y comportamiento del servidor, a efecto de adop-
tar las acciones de personal más convenientes que posibi-
400-01 DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS liten su desarrollo. Las evaluaciones que se efectúan para
cumplir otros fines! no son recomendables, por cuanto
Deben formularse y revisarse periódica- afectan el clima de confianza en el trabajo y la moral
mente los documentos que incluyan la interna de los servidores.
descripción y especificaciones de los car- 04. La dirección de cada entidad, debe aprobar políti-
gos, a fin de que respondan alas neeesida- cas y procedimientos de evaluación de personal y ser de
des de la institución. conocimiento de los servidores, con el propósito de que
estén al tanto de la forma como se evalúa su rendimiento.
Contenido: Asimismo, están en la obligación de comunicar a los
servidores a su cargo, el resultado de su evaluación
01. Se denomina cargo al conjunto de tareas orienta- periódica. y tomar acciones para mejorar su nivel de
das al logro de un objetivo. Exige la contratación de una rendimiento. Corresponde al .4rea de Personal de cada
persona, que con un mínimo de calificaciones puede ejer- entidad participar en este proceso.
cer de manera competente, las funciones y responsabili- 05. La evaluación del rendimiento de los servidores
dades que se le asigne. debe ser permanente. debiendo formalizarse con la fre-
02. La clasificación de cargos, es el proceso de ordena- cuencia fijada por ley; sin embargo, no debe utilizarse
miento de los cargos que requiere la entidad, basado en el como un mecanismo para beneficiar a aquellos que no
Lima,,jueves 2 dcjulio de 199X
reúnen los requisitos para el cargo, ni tengan un desem- sntidad, orientada a evitar pérdida de tiempo y materia-
peño flmcional apropiado. les. Moral, es el conjunto de valores o principios que se
06. Sólo el personal autorizado del Area de Personal de asume como modelos ideales de comportamiento. Disci-
la entidad y los fkcionarios designados para la alta plina, es la actitud individual o de grupo que aseg.n+a una
dirección, tendrán acceso a los legajos de personal, los pronta y estricta obediencia a las reglas o disposiciones.
cuales deberán ser apropiadamente protegidos. [mplica, un “control organizado de sí mismo”.
02. El personal de la entidad, debe desarrollar sus
400-04 (.X.X;;;” Y ENTRENAMIENTO actividades con plena observancia de los preceptos antes
anotados, los cuales deben formar parte de la política
impartida por la alta dirección.
Los directivos de cada entidad, cualquie- 03. Los directivos, cualquiera sea el nivel que ocupen
ra que sea su nivel en la organización, en la organización, no sólo deben cautelar y motivar el
tienen la responsabilidad de adiestrar cumplimiento de tales principios en el trabajo que ejecu-
permanentemente al personal a su cargo, tan los servidores, sino que están en la obligación de dar
así como estimular su capacitación conti- / ’ muestras de la observancia del orden, moral y disciplina,
nua. en el desempeño de la función pública.
Comentario: 400-07 ;FiNF;IEION A C T U A L I Z A D A D E L
01. La capacitación es un proceso continuo de enseñan- 1
za-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilida-
des y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor Debe diseñarse e implementar registros
desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna y que contengan la información actualiza-
externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado da de todos los servidores de la entidad.
y que pueda brindar aportes a la institución.
02. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la Comentario:
capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para
mejorar el desempeño de los servidores. por lo tanto, el 01. La existencia de registros, donde se consignen la
tipo de capacitación, debe estar en relacicin directa con el información de todos y cada uno de los servidores, nombra-
puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, dos o contratados, permite a la administración, contar con
deben estar orientados hacia la superación de las fallas o información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
carencias observadas durante el proceso de evaluación. 02. Cada registro o legajo personal debe contener el
03. Los servidores designados por la entidad, para historial de cada servidor, siendo responsabilidad de la
recibir capacitación externa, están en la obligación de unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar
difundir los conocimientos adquiridos al interior de su los mismos. debiendo definirla estructura que debe tener,
dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento grupal. para consignar la información básica del trabajador.
04. Los jefes deben concentrar sus esfuerzos en el 03. Todo el personal de una entidad, desde la alta
desarrollo de su personal y desarrollar las habilidades que ,Grección y hasta los funcionarios, tienen la responsabili-
posea. Asimismo, deben preocUparse por motivar a su dad de entregar oportunamente a la oficina de personal,
personal a efecto de que se mantengan actuafizados, cuan- I ;la información que se wquiere, para mantener actualiza-
do menos en los aspectos relacionados con sus actividades. dos los legajos personn:r5
/ ’ 04. El Area de Person:. 1 o quien haga sus veces, debe
400-05 DESPLAZAMIENTO DE SERVIDORES / verificar, si la información presentada por el personal en
Icopia simple, reúnelos requisitos de veracidad y legalidad
- .
Ello implica la construcción o rehabilitación, por ejem- 600-02 CONTENIDO DE LASESPECIFICACIONES
plo de carreteras, puentes, centrales de energía, locales TECNICAS
escolares y de salud, así como otras obras de infraestruc-
tura. Por esta razón, los controles internos que adopten Las Especificaciones Técnicas deben ela-
las entidades públicas deben estar dirigidos, entre otros, borarse por cada partida, que conforman
a los aspectos de ejecución, mantenimiento y liquidación el presupuesto de obra, definiendo la na-
de obras públicas. turaleza de los trabajos, procedimiento
Estas normas complementan las disposiciones vigen- constructivo y formas de pago.
tes relacionadas con la contratación, ejecución y manteni-
miento de obras públicas y, además se encuentran orien- Comentario:
tadas a mejorar el control interno, propendiendo a una
eficiente administración de los recursos destinados a los 01. Las especificaciones técnicas de una obra constitu-
proyectos de inversión pública. yen las reglas que definen las prestaciones específicas del
contrato de obra; esto es, descripción de los trabajos,
CONTENIDO método de construcción, calidad de los materiales, siste-
mas de control de calidad, métodos de medición y condi-
600-01 Del Expediente Técnico. ciones de pago, requeridos en la ejecución de la obra.
600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas. 02. Por tanto, cada una de las partidas que conforman
600.03 Sustentación de los metrados. el presupuesto de obra deben contener sus respectivas
600-04 Absolución de consultas u observaciones especificaciones técnicas, detallando las reglas que defi-
sobe documentos que conforman el Expe- nen las prestaciones, señaladas en el numeral 01.
diente Técnico de la Licitación. 03. La implementación de esta Norma es de competen-
600-05 Det,alle de los anexos del contrato. cia del Consultor, debiendo la Entidad cautelar que en los
600-06 Modificaciones y subsanación de errores u contratos de consultoría que celebre, se incluya dicha
omisiones en el expediente técnico. obligación.
600-07 Aplicación de controles de calidad en obras
y repartes. 600-03 SUSTENTACION DE METRADOS
600-08 Oportunidad en el procesamiento de presu-
puestos adicionales Los metrados del expediente técnico de-
600.09 Sustentación de presupuestos adicionales, ben estar sustentados por cada partida,
en contratos a precios unitarios con la planilla respectiva y con los gráfi-
600-10 Sustentación de presupuestos adicionales, cos ylo croquis explicativos que el caso
en contratos a suma alzada. requiera.
600-11 Las resoluciones aprobatorias de presupues-
tos adicionales deben precisar la causal. Comentario :
600-12 Aprobación de reducciones de obra.
600-13 Cumplimiento del plazo contractual. 01. Los metrados constituyen la expresión cuantifica-
600-14 Elaboración de metrados de post - construc- da de los trabajos de construcción que se han programado
ción. ejecutar en un plazo determinado. Estos determinan el
600-15 Participación de los miembros designados costo del presupuesto base, por cuanto representan el
para la recepción de obra. volumen de trabajo por cada partida. La preparación de
600-16 Registro de garantías en la etapa de opera- los metrados de los presupuestos base de licitaciones y
ción y mantenimiento concurso de precios de obras, deben sujetarse a la norma-
600-17 Mant,enimiento de las obras. tiva sobre la materia.
03. Una adecuada sustentación de los metrados, redu-
600-01 DEL EXPEDIENTE TECNICO ce los errores y omisiones que pudiera incurrirse en la
presentación de las partidas conformantes del presupues-
El expediente técnico antes de ser aproba- to base, por cuanto éstos son utilizados por el postor para
do por la entidad licitante, debe estar visa- establecer el monto de su oferta, cualquiera que sea el
do en todas sus páginas por los profesio- Sistema de Licitación que elija la entidad licitante.
nales responsables de su elaboración y 04. La implementación de esta norma es competencia
por el .área
., especializada responsable de del consultor, debiendo la entidad licitante cautelar que
su reviston. en los contratos de consultoría que celebre, se incluya
dicha obligación.
Comentario:
600-04 ABSOLUCION DE CONSULTAS U
01. El expediente técnico es el instrumento elaborado OBSERVACIONES SOBRE DOCUMENTOS
por la entidad licitante para los fines de contratación de QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE
una obra pública. Comprende, entre otros: bases de la TECNICO DE LA LICITACION
licitación, memoria descriptiva, planos, especificaciones
técnicas, metrados, precios unitarios y presupuesto, estu- La Entidad Licitante deberá absolver las
dios de suelos, fórmulas polinómicas, y proforma de con- consultas o cualquier observación que se
trato. hiciera sobre los documentos que confor-
En los casos en que las Entidades, ejecuten periódi- man el Expediente Técnico de la licita-
camente obras de características similares, corresponde ción, debidamente fundamentados, de
la elaboración de especificaciones técnicas generales y manera que permita a los postores clarifi-
proformas de contrato tipo, de acuerdo a las normas car concretamente las interrogantes que
técnicas aplicables a la obra, y la experiencia lograda motivaron su intervención.
sobre el particular, que sirvan de base uniforme, en el
desarrollo de los expedientes técnicos específicos, por el Comentario:
consultor.
02. En el expediente técnico se define el objeto, costo, 0 1. En la ejecución de las obras, con frecuencia se presen-
plazo y demás condiciones de una obra en particular por tan controversias, debido a que en la etapa del proceso
ejecutar, por lo que su elaboración debe contar con el licitario, las consultas u observaciones que formulan los
respaldo técnico necesario, verificando que corresponda a postores no son absueltas con la precisión y fundamentación
la naturaleza y condiciones especiales de la obra. necesaria que les permita entender, el contenido y alcance
03. El consultor y los profesionales responsables de su de los documentos que conforman el Expediente Técnico.
elaboración, en lo que les corresponda, como el área 02. Consecuentemente, es necesario que la absolución
especializada de la entidad licitante que lo revisa. suscri- de las consultas u observaciones, se formulen en forma
birán todas las páginas del referido expediente técnico, en clara, precisa, con la fundamentación pertinente que las
señal de conformidad y responsabilidad respecto a su justifique; las que deben ser puestas en conocimiento de
calidad técnica e integridad física. todos los postores.
04. La implementación de la Norma debe estar a cargo 03. La implementación de la norma debe estar a cargo
del área especializada o de los funcionarios responsables de los funcionarios encargados del proceso de licitación de
designados, de la entidad licitante. la Entidad.
-t
600-05 DETALLE DE LOS ANEXOS DEL 02. El cumplimiento de los planos, especificaciones
CONTRATO técnicas y demás normas aplicables a la obra, requieren de
un eficiente y oportuno control de calidad.
Los anexos que forman parte integrante 03. Es imprescindible que el inspector informe a la
de los contratos de obras deben ser identi- entidad contratante, el modo y forma como se viene
ficados individualmente y numerados en cumpliendo este rubro, consignando en un informe espe-
forma correlativa. cial todos los datos de los controles efectuados en la obra,
de manera que se asegure la buena calidad de los trabajos
Comentario : contratados.
04. Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos
01. Los anexos del contrato complementan el objeto, de los controles de calidad que efectúe el contratista en
costo, plazo y demás condiciones y características de la aplicación del contrato, deben merecer un informe del
obra por ejecutar. Dentro de los principales anexos pue- inspector, en cada una de las valorizaciones de obra
den indicarse: el expediente técnico, consultas absueltas tramitada, dejándose constancia en el cuaderno de obra
en el proceso de la licitación, acta de otorgamiento de la del tipo de controles de calidad efectuados.
buena pro definitiva, oferta del postor ganador, además 05. La implementación de esta norma, es competencia
de los documentos que exigen las normas sobre obras de inspector de la obra, debiendo la entidad contratante
públicas y otros que establezca la entidad licitante, de cautelar que en los contratos de supervisión que celebre,
acuerdo a la naturaleza de la obra. se incluya dicha obligación.
02. En los casos de presentarse algunas divergencias,
para los fines de definir los alcances del contrato, y para 600-08 OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIEN-
una correcta dirección y supervisión de las obras, es TO DE PRESUPUESTOS ADICIONALES
necesario disponer de los anexos, por cuanto regulan las
obligaciones de las partes contratantes; cuya pérdida o Los presupuestos adicionales que se gene-
extravío podría generar mayores costos a la entidad ren en la ejecución de la obra serán proce-
contratante al no disponer de la información técnica sados y aprobados con la prontitud del
correspondiente. caso, bajo responsabilidad de los funcio-
03. La implementación de la Norma debe estar a cargo narios a cargo de la ejecución de la obra.
del área que formula el expediente técnico, en cuya
proforma de contrato debe incluirse la relación de anexos, Comentarios:
su identificación individual y la numeración correlativa
pertinente. 01. Cuando se determine la necesidad de procesar un
presupuesto adicional, debe registrarse este hecho en el
600-06 MODIFICACIONES Y SUBSANANCION cuaderno de obra, correspondiendo al inspector formular
DE ERRORES U OMISIONES EN EL el Expediente Técnico pertinente, incluyendo un informe
EXPEDIENTE TECNICO que sustente el origen de cada uno de las partidas que
conforman el presupuesto adicional, documento que ele-
Las modificaciones sustanciales y la sub- vará la Entidad para su aprobación mediante acto admi-
sanación de errores y omisiones en el Ex- nistrativo formal.
pediente Técnico, durante la ejecución de 02. Corresponde a la entidad velar por que todo este
la obra, deben contar con la opinión del proceso, se efectúe en un plazo razonable de manera que
Proyectista. no incida en mayores costos. En los casos que sea necesa-
rio la autorización previa de la CGR, debe formularse la
Comentario: solicitud correspondiente, dentro de un plazo de 30 días
naturales a partir de la recepción del informe del Inspec-
01. Las modificaciones sustanciales de la obra por la tor por la Entidad.
entidad, así como los errores u omisiones en el expediente 03. La autorización de los presupuestos adicionales de
técnico tienen incidencia en el cumplimiento de las metas obra, compete a la máxima autoridad de la Entidad, y de
físicas establecidas en el contrato y, podrían generar producirse la delegación de tal función, ello no exime de su
mayores costos o eventualmente, danos y perjuicios a la responsabilidad por la supervisión.
entidad contratante. 04. La implementación de esta norma es competencia
02. En los supuestos senalados precedentemente, re- del inspector de la obra y funcionarios a cargo de la
sulta necesario que el proyectista intervenga para aclarar ejecución, debiendo la entidad licitante cautelar que en
yopinarsobrela situaciónpresentada,afinquelaentidad los contratos de supervisión que celebre, se incluya dicha
contratante pueda adoptar las medidas que el caso re- obligación.
quiera y dilucidar, de ser el caso, las responsabilidades
emergentes, del consultor y/o del jefe de la obra o proyec- 600-09 SUSTENTACION DE PRESUPUESTOS
to. ADICIONALES, EN CONTRATOS A
03. La implementación de esta Norma es competencia PRECIOS UNITARIOS GENERADOS
de la entidad contratante. POR MAYORES METRADOS
ECONOMÍA: en su sentido amplio significa, adminis- MONITOREO: representa el proceso que evalúa la
tración recta y prudente de los escasos recursos. Se relacio- / ’ :alidad del control interno en el tiempo y permite al
na con la adquisición de bienes y/o servicios al costo mínimo sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuan-
posible, en condiciones de calidad y precio razonable. io las circunstancias así lo requieran. Se orienta a la
Identificación de controles débiles, insuficientes o innece-
EFECTIVIDAD: tiene relación directa con el logro de sarios y, promueve su reforzamiento.
los objetivos y metas programados por una entidad o
proyecto MORAL: es el conjunto de valores o principios que se
asume como modelos ideales de comportamiento. Se for-
EFICIENCIA: rendimiento efectivo sin desperdicio talece la moral en una entidad, cuando el personal ha sido
innecesario adecuadamente seleccionado y ubicado.
ETICA: está constituida por valores morales que ORDEN: es la adecuada disposición y ubicación de los
permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un recursos y personal, al interior de la entidad, orientadas
comportamiento apropiado, esos valores deben estar ba- a evitar pérdida de tiempo y materiales.
sados en lo que es (correcto>>, lo cual puede ir más allá de
lo que es <<legal>>. OUTSOURCING 0 TERCERIZACION: constituye
un mecanismo que implica la contratación de firmas
EVALUACION DEL RIESGO: el riesgo se define privadas para que realicen actividades de gestión en las
como la probabilidad de que un evento o acción afecte / 1 entidades, que no son estratégicas.
adversamente a la entidad. Su evaluación implica la
identificación, análisis y manejo de los riesgos relaciona- PAGO: Comprende la etapa final de la ejecución del
dos con la elaboración de estados financieros y que pueden gasto en el cual el monto devengado se cancela total o
incidir en el logro de los objetivos del control interno en la parcialmente al proveedor, debiendo formalizarse en el
entidad. documento oficial correspondiente..
SISTEMA DE INFORMACION: está constituido Que la empresa recurrente ha cumplido con presentar
por los métodos y procedimientos establecidos para regis- la documentación pertinente que justifica lo solicitado;
trar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones Estando a lo informado por el Intendente de Institu-
de una entidad. La calidad de la información que brinda el ciones Financieras “D” según Informe N” ASIF “D”-125
sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar OTi98: y,
decisiones adecuadas que permitan controlar las activi- De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 30” de
dades de la entidad. la Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de
Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y
SISTEMAINTEGRADO DE INFORMACION FI- Seguros, Ley N” 26702, y la Circular N” B-1996-97; y, en
NANCIERA: comprende una base de datos central y virtud de la facultad delegada mediante Resolución SBS
única, soportada por tecnología informática y teleco- N” 003-98;
municaciones, accesible para todos los usuarios de las
áreas de presupuesto, tesorería, crédito público y con-
tabilidad gubernamental, en el nivel central y en el RESUELVE:
nivel operativo y, para los administradores guberna-
mentales. Artículo Unico.- Autorizar al Banco Internacional
del Perú el traslado definitivo de las agencias ubicadas en:
SUBPROGRAMk desagregado del programa; re-
presenta objetivos parciales identificables dentro del pro- - Calle Real N”s. 689 - 699, distrito El Tambo, provincia
ducto final de un programa. de Huancayo, departamento de Junín, hacia calle Real
N”s. 511~A/511-B, de la misma localidad;
TITULAR DE PLIEGO: es la más alta autoridad - Av. Conquistadores N” 536, distrito de San Isidro,
ejecutiva del pliego presupuestario. provincia y departamento de Lima, hacia Av. Basadre N”
395, en el mismo distrito.
TOMA DE INVEhTARIO FISICO: es un proceso
que consiste en verificar físicamente, la existencia de los Regístrese, comuníquese y publíquese.
bienes con que cuenta la entidad, a una fecha dada; con el
propósito de contrastar los resultados obtenidos con la
información contable. SOCORRO HEYSEN ZEGARRA
Superintendenta Adjunta de Banca
TRANSPARENCIA: comprende la disposición de la
entidad de divulgar información sobre las actividades y 7256