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Guía rápida sobre gDoc


I. Traductores y revisores

Para... Tengo que... Observaciones


Acceder al programa (Log Para el personal On-site, hacer doble click El programa funciona mejor con
in) sobre el icono verde gDoc (chrome) o gDoc Chrome o Firefox.
(firefox); introducir el nombre de usuario, y
luego la contraseña por defecto: united En la secretaría se puede obtener
(real). Para el personal Off-site, ir a el nombre del usuario.
https://gDoc.un.org. Si no logran entrar,
consultar en la secretaría.

Configurar el gDoc Para cambiar la contraseña y las Conviene mantener la contraseña


preferencias, cliquear sobre Welcome: User predeterminada (united). En caso
XXX (que se encuentra en la parte de de que estemos de vacaciones o
arriba, al lado izquierdo del gdoc): hayamos terminado un contrato,
el administrador podrá entrar a
solucionar cualquier tipo de
problema que se pueda haber
presentado.
Luego, cliquear sobre Profile: se abrirá el
cuadro User information, donde podemos
pulsar sobre Change password y proceder.
Para configurar las preferencias, se cliquea
sobre Preferences y se abrirá User
Prefences. Allí se podrán activar los e-mails
y alertas.

Comprobar que la Cliqueando nuevamente en Welcome/user Deberá verificarse que la


información de usuario es XXX, y luego sobre Profile, se podrá dirección de correo electrónico
modificar la información del usuario en caso sea correcta. Cada vez que se
la correcta
de cambio de nombre, teléfono, oficina o e- cambien las preferencias o la
mail. Se recomienda que los temporeros no información del usuario, se
hagan ningún cambio sin antes haber deberá hacer Save antes de cerrar
consultado con la secretaría. con Close. Es conveniente pulsar
sobre el botón para reiniciar
el sistema.

Iniciar un trabajo asignado Ir a Alerts and messages (mitad inferior Si el documento que hay que
(traducción) de la página) y cliquear sobre la cifra en traducir no se encuentra en
azul del mensaje. Luego, cliquear sobre el FileDesk, se puede buscar en el
botón FileDesk e ir al Inbox. Allí se DocBox.
descarga el documento haciendo clic sobre
el icono de Word que lleve la indicación Cuando la signatura no se
"Standard Submission". encuentre en un trabajo asignado
en Alerts and messages querrá
decir que el programador decidió
suprimir esa tarea al traductor
(normalmente se les avisará
Una vez abierto el documento, el traductor también por teléfono)
puede empezar a trabajar. La traducción se
escribirá en un documento creado en Word Si se desea informar al
con la Macro-Borrador, que se guardará en programador de cómo marcha el
la carpeta C/Onu Doc. trabajo asignado, solo se deberá
mover el cursor Work Finished
hasta que refleje el porcentaje
Es fundamental leer las "special aproximado de tarea que se ha
instructions" que figuran al lado de los datos realizado (no es obligatorio).
de evaluación y controlar si el "assignment"
está correcto.
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Para... Tengo que... Observaciones

Iniciar un trabajo asignado Ir a Alerts and messages y cliquear sobre el Si el trabajo se revisa a mano, el
(revisión) número de trabajo, que figura en azul en el revisor tendrá que imprimir el
mensaje. Pulsar después el botón FileDesk y trabajo del traductor. Al finalizar
dirigirse hacia Uploaded file. El trabajo del la revisión, deberá anotar sobre el
traductor se puede descargar haciendo clic documento la indicación
sobre el icono de Word. "cambios a mano". De esta forma,
el personal del pool podrá saber
que se trata de un draft con
cambios manuscritos.

Se puede imprimir la traducción si se va a


revisar a mano; si se revisa en pantalla, se
grabará en el disco C/Onu Doc a través de la
Macro-Borrador.

Textos retomados que no Control de Documentos carga en el Se recomienda que, al ir a Final


pasan por Referencias "FileDesk" una copia con cambios Documents, los tres recuadros
("Markup"). Suelen indicar en las "Special restantes aparte del de la signatura
Instructions" la signatura del documento en ("ODS No.", "search" y "Recent
el que se basa el original. Para encontrar la Documents") estén en blanco
referencia en español, copiar la signatura en antes de lanzar la búsqueda.
la pestaña "Final Documents", en "Home",
y luego hacer clic sobre la lupa:

Al encontrar el documento se cliquea en:

Aparecerán todos los documentos en los


idiomas traducidos:

Referencias Las referencias siguen estando en el JIP. Solo encontraremos en el


Cuando el documento haya sido FileDesk la copia referenciada
referenciado, la copia referenciada estará del original. Las referencias
cargada en el Inbox del FileDesk (con la propiamente dichas habrá que
indicación "Reference"). buscarlas en el JIP. Algunos
documentos ya vienen
referenciados con e-Ref.

Autoasignación de un En Jobs in section, elegir la opción Únicamente en casos


documento Unassigned. excepcionales (turnos de noche,
Hacerlo solo por indicación del sobrecarga del programador, etc.)
programador

Luego, pulsar sobre la lupa, a la derecha y


cliquear sobre el número de trabajo deseado
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Para... Tengo que... Observaciones
que aparece en azul. A la derecha de la
nueva pantalla, en el apartado Assignment
detail, pulsar sobre Assign to me.

Cargar (=entregar) un Ir a Home, alerts and messages y cliquear Es fundamental deslizar el


trabajo terminado sobre el número de trabajo, que figura en cursor hasta el final y pulsar el
azul. Ir a FileDesk, cliquear sobre Upload botón "End" al acabar; de lo
(traducción y revisión en
New File (arriba a la derecha). Pulsar sobre contrario, el repartidor no sabrá
pantalla) Browse y buscar el documento en que el trabajo se ha terminado.
TRADSPA, hacer doble click y cargarlo. Es necesario grabar el
Después abrir el menú Category y elegir lo documento en TRADSPA/...
que proceda. (Para traducciones, "translation como medida de precaución
Draft", y para autorrevisión y revisión, (excepto los off-siters, que
"translation revised"). Luego desplegar el carecen de acceso).
menú Subject y elegir el tema que Atención: Cuando un trabajo
corresponda. A continuación, pulsar en tiene partes de traducción y partes
Upload this File. de revision-only (RO), es preciso
cliquear sobre End para cada una
de las tareas asignadas. De lo
contrario, los créditos no se
contabilizarán en su totalidad.
No obstante, solo hay que cargar
Por último, deslizar el cursor Work finished
el documento una vez, con la
% hasta el final. Pulsar después sobre End.
parte de traducción. Es necesario
cerciorarse de que aparecen, bajo
Assignment and tracking, una
Start Date y una End Date por
En el caso de los revisores que revisen en cada línea de asignación.
pantalla, se cargará en gDoc la copia en
limpio (sin track changes) y la revisión con
cambios se mandará por e-mail al traductor
con copia a: tradsparev@unog.ch.

Traductores/revisores que Dictado: llevar las bandas al pool. El pool


dictan o escriben y revisan las cargará en el TRADSPA del traductor,
pero no las imprimirá; será el traductor que
a mano se encargue de imprimir el documento según
sus preferencias.
Si hubiera cambios a mano (traductor): el
traductor cargará el draft en gDoc y añadirá
el comentario "cambios a mano". Lo grabará
también en TRADSPA como medida de
precaución.
Si hubiera cambios a mano (revisor): el
revisor no tendrá necesidad de cargar la
traducción, que ya figura en el Uploaded
file del FileDesk. Al finalizarla, deberá
añadir un comentario en el documento
impreso ("cambios a mano").

Introducir un special Ir a Staff management y cliquear Leave Es aconsejable introducir los


assignment o anotar and Special Assignment(s). datos sobre bajas, vacaciones y
special assignments el mismo día
vacaciones o una baja
en que tienen lugar.
Al desaparecer DRITS e IAM, el
Hacer clic en Add Leaves (arriba a la traductor deberá encargarse de
derecha) y aparecerá una nueva ventana verificar que el crédito dado por
(algo difícil de ver) debajo de los filtros. evaluación en gDoc coincida con
Cliquear en la flecha para desplegar el menú el crédito asignado. También
y seleccionar lo que corresponda: conviene que verifiquemos que
estén correctos los datos de las
bajas, vacaciones y Special
Assignments. No se admitirán más
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Para... Tengo que... Observaciones
Inmediatamente después, hacer Save (abajo de 8 horas por día de Special
a la derecha) y cerrar con Close. Assignment.

Comprobar los datos de Conviene verificar siempre los datos de la


productividad productividad. En la página principal del
gdoc, arriba a la derecha, se encuentra la
pestaña "Reports & Statistics". Introducir
las fechas del período que se desee
consultar, y luego cliquear en la lupa.
Aparecerá un cuadro como este:

En la sección en rojo, verificar que en la


columna de Unit figure siempre la palabra
"Word".

Borrar alertas y mensajes Ir a Home, y en la parte inferior de la Conviene borrarlas


página, marcar la casilla a la izquierda de la periódicamente. El trabajo hecho
alerta que deseemos borrar y luego pulsar figurará siempre en "Reports &
Delete Selected Alert(s) Statistics"

Consultar la ayuda en línea Cliquear sobre el nombre de usuario


(Welcome), Help y luego Online Help

Cerrar el programa (Log En la página principal (Home), cliquear Es mejor que cerrar pulsando con
out) sobre Welcome, luego sign out. el cursor sobre el aspa en la parte
superior derecha.