POLÍTICAS DE LA EMPRESA

Así como todas las empresas tienen sistemas de gestión, también todas tienen
políticas. Sin embargo:
 Rara vez estas políticas están claramente definidas.
 Generalmente no son comunicadas a, ni entendidas por, los integrantes de
la empresa.
 Con frecuencia no están alineadas con la visión de la empresa.
 No siempre se desprenden de ellas objetos claros.
 En la mayoría de los casos no son revisadas periódicamente para adecuarlas
a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional.

Las políticas son las líneas generales de conducta que deben establecerse con el
fin de alcanzar sus objetivos; estas permiten al personal directivo de una
organización tomar decisiones en cualquier momento ante determinada situación,
compensando así la imposibilidad en que se halla la dirección para tratar con cada
empleado. La política es, entonces, una guía que indica el camino para facilitar las
decisiones. Las políticas constituyen una orden indirecta por medio de la cual los
niveles superiores de la organización tratan de determinar la conducta de los
niveles inferiores.

Definir las políticas no es difícil, el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la empresa
no controla su futuro. Sin ellas la empresa es un barco a la deriva, lo único que
puede hacer es tratar de evitar el naufragio, capeando cada tormenta que se
presenta con una tripulación pobremente coordinada que aplica su mejor saber y
entender, con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo individual y con un
final previsible: el agotamiento y el desastre.

Las políticas son un conjunto de lineamientos, directrices, reglas, costumbres y

normas relacionadas con un proceso en particular que han sido autorizados por la
autoridad designada para ello y para facilitar la toma de decisiones en las
actividades rutinarias. Los lineamientos o directrices son aplicables a todo el
personal de la organización sin hacer distinción alguna de edad, puesto, sexo o
religión. Todos los lineamientos o directrices deben indicar claramente quién aplica
la política (nombre del puesto, no de la persona) y cuál es la regla o norma a seguir
para hacer lo correcto, lo adecuado, o lo conveniente en cada caso. Una política
se diseña para ser cumplida en el 90% o 95% de los casos. Las excepciones sólo las
puede hacer la autoridad designada para ello. La política solamente dice “qué
hacer” y el procedimiento dice “cómo hacer” el trabajo. Una política les da
contexto a todos los procedimientos de un proceso. Un procedimiento debe estar
amparado cuando menos con una política de proceso.

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra
vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales
de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la
implementación de las estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel
jerárquico más alto de la empresa.
Los tipos de políticas que las empresas implementan varían ampliamente,
dependiendo de la naturaleza del negocio y la filosofía de la gerencia.

COMO DEFINIR LA POLÍTICA DE UNA EMPRESA

Tener adecuadamente definida la política de una empresa, es esencial para el
correcto funcionamiento de la organización. Definir estas políticas no resulta difícil,
el verdadero problema es cumplirlas, sin ellas la empresa no controla su futuro.

El primer punto a tener en cuenta, es definir políticas reales, esto se refiere a políticas
cumplibles. Para ello, al hacerlo, es necesario identificar y analizar los factores tanto
internos como externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.

En segundo lugar, se debe alinear y marcar las reglas de juego, para todos desde
los directivos, los empleados, hasta los obreros.

Es una declaración de los principios generales que la empresa se compromete a

cumplir, una buena política no ocupa más de dos hojas y enumera una serie
directrices básicas que definen la filosofía de la empresa, algunas reglas acerca
del comportamiento que se espera de sus empleados. Simplemente se deben
enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden
ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un
buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la
definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por
procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el
impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc.

Una vez creada la política, ésta debe documentarse y ser incluida en el Manual de
Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa y, además, distribuida a los
empleados, para su conocimiento e implementación. Debe ser implementada y
servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la
compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la
legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto se
cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la
empresa.

TIPOS DE POLÍTICAS:
 Generales; son las que aplica a todos los niveles de la organización, son de
alto impacto o criticidad, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de
compensación, política de la calidad, política de seguridad integral, entre
otras.

 Específicas; son las que aplican a determinados procesos, están delimitadas

por su alcance, por ejemplo: política de ventas, política de compras, política
de seguridad informática, políticas de inventario, entre otras.
REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UNA POLÍTICA
Para que las políticas dentro de la empresa tengan los resultados deseados deben
cumplir con ciertos requisitos:

 Estabilidad: Se debe evitar los frecuentes cambios de criterio teniendo una

orientación clara para los ejecutores.

 Flexibilidad: Se debe contar con esta característica, para adaptarse a las

necesidades que demanden su modificación. Es de mayor importancia
lograr los objetivos que el cumplimiento estricto de una política.

 Inteligibilidad: Esto señala que la política debe ser clara, para evitar las
malas interpretaciones de los diferentes individuos que integran la
organización.

 Practicabilidad: El personal de la organización debe advertir que la política

fijada responde a las necesidades que están viviéndose.

 Sinceridad: Al no haber sinceridad en las personas que dictan las políticas,

no solamente desprestigia la orden, sino la autoridad de quien la dicta;
además si las acciones cotidianas contradicen las declaraciones, los
miembros de la organización perciben esa desigualdad, y esto causa
irritación y frustraciones.

 Efectividad: No se debe permitir que la línea observada en determinada

política establecida, vaya quedando relegada a la condición de letra
muerta debido a su reiterada inobservancia.

 Participación en su elaboración: Para que el personal este convencido de

sus ventajas cumpliendo con las políticas, es recomendable hacerlos
participar en la elaboración de éstas.

COMO CUMPLIR LAS POLÍTICAS

Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir políticas "cumplibles". Para
ello, al definir las políticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y
externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.

El análisis interno incluirá:

 La cultura de la empresa
 Los recursos disponibles
 Otras debilidades y fortalezas de la empresa

Y el externo:
Las variables del entorno, tanto nacional como internacional
 1. Económico.
2. Sociales
3. Tecnológicas
4. Político-legales
5. La competencia
6. Otras amenazas y oportunidades

La necesidad de este análisis se hace evidente si se consideran factores como, por

ejemplo, el tipo de cambio o las barreras arancelarias. La incidencia de estos
factores sobre el éxito de políticas que apunten a la importación, exportación o
sustitución de importaciones es por todos conocida.

El entorno rápidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a

revisar y actualizar constantemente las políticas.

¿CÓMO CREAR LAS POLÍTICAS DE UNA EMPRESA?

Todos los colectivos tienen en su seno una serie de normas (formales o informales,
escritas o tácitas) a las que se atienen y a través del cumplimiento de las cuales se
ejecutan todos los procedimientos de la empresa. La ausencia de estas normas,
también llamadas políticas de empresa, conduciría a una desorganización total en
el conjunto del engranaje empresarial. Redactar mal las políticas puede conllevar
pérdidas de energía, tiempo, e incluso, malestar entre la plantilla. Por lo que diseñar
políticas de una empresa es siempre un cometido crucial para la productividad, la
convivencia y el devenir de la compañía, y que deben ser aplicadas desde el
primer día.

¿CÓMO HACER LAS POLÍTICAS EMPRESARIALES?

Establecer unas políticas empresariales no es, en ningún caso, una tarea ardua y
que deba dilatarse en el tiempo, sino que basta con que la gerencia de la
empresa, encargada de su redacción y cumplimiento, tenga claros cuales son los
comportamientos, los métodos de trabajo, el ambiente laboral o la productividad
de la misma que desean, es decir, que sepan de forma clara los principios por los
que se va a regir la empresa y en los que se asientan su filosofía de trabajo.

Así, para funcionar adecuadamente, toda empresa debe siempre diseñar unas
políticas propias que sean:

 Objetivas y justas. Deben responder a criterios de igualdad y objetividad, y no a

antojos y arbitrariedades de la gerencia que no tengan ninguna clase de
fundamento sólido.

 Una norma o política de empresa nunca puede contradecirse a sí misma o al

resto de tipos políticas. Se trata de crear un conjunto de reglas compacto,
acorde y lógico.
 Un empleado nunca podrá cumplir una política si la desconoce. Es
imprescindible que todo el personal de la empresa tenga conocimiento de las
bases y principios que guían el rumbo de la empresa.

 Útiles y vinculadas a propósitos laborales. Todas y cada una de las políticas

deben ser concebidas para la realización y culminación de los objetivos
planteados por la empresa. Pensadas a partir de principios de productividad
empresarial, compromiso y utilidad. No deben suponer trabas ni entorpecer las
labores o las gestiones.

PASOS PARA CREAR LAS POLÍTICAS DE EMPRESA

Una vez sabemos que las políticas de empresa deben sustentarse en estas bases,
uno se pregunta: ¿Cómo hago unas políticas de empresa? ¿Cuáles son los pasos
necesarios para crear unas buenas políticas?

Estos son los pasos para realizar las políticas de una empresa:

 FASE I: Proyectar y desarrollar las políticas, en las cuales se atiende a la

necesidad, la utilidad y su redacción.

 FASE II: Aprobación de las políticas. Se revisan y se realizan las adaptaciones

necesarias, para que una vez acordadas y redactadas en su versión definitiva
puedan ser aprobadas por la dirección de la empresa.

 FASE III: Difundir las políticas de la empresa. Consiste en hacer saber las mismas
a todo el personal o persona vinculada a la actividad laboral de la compañía,
y formalizar su aplicación.

 FASE IV: Mantener la aplicación, el cumplimiento y la vigencia de las políticas.

Es aconsejable hacer actualizaciones, en caso de ser necesarias, al final de
cada ejercicio.

Igualmente son aconsejables los siguientes dos aspectos a la hora de crear unas
políticas:

 No pueden existir ambigüedades en su redacción. El empleo de un lenguaje

claro y preciso es fundamental para impedir las confusiones.

 Flexible y adaptable en el tiempo. Esto forma parte de las tareas de

mantenimiento y es básico saber adaptarse a los tiempos y a las
circunstancias de cualquier tipo. Una empresa no puede ignorar lo que
ocurre a su alrededor y debe ser moldeable.