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Informe Auditoria Interna 2015 PDF
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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
CONTENIDO
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INTRODUCCIÓN INFORME AUDITORÍA INTERNA INSTITUCIONAL 2015
El desarrollo de esta auditoría permitió evidenciar a través de la muestra seleccionada una dinámica de
mejora continua en la Universidad, mediante acciones de autogestión que fortalecen los procesos
internos, la articulación de proyectos y programas que involucran a personal administrativo, docente,
estudiantes y egresados.
Este último proyecto ha generado una participación activa de las diferentes unidades en capacitaciones,
actualización e implementación de normas, articulación de procesos y procedimientos a nivel
corporativo, entre los cuales se pueden destacar:
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Asimismo, se evidenciaron aspectos positivos en cada uno de los procesos auditados y aspectos por
mejorar en requisitos específicos de la Norma Técnica ISO 9001, a los cuales se les debe establecer
planes de mejoramiento.
Aspecto positivo: Hace referencia a las actividades, situaciones, acciones que se vienen
desarrollando y que generan valor en la gestión del proceso o en la atención de los usuarios.
Riesgo: Situación que representa un potencial incumplimiento a uno o varios requisitos de calidad,
es decir, se manifiestan como una debilidad dentro del proceso y puede convertirse en una no
conformidad.
No Conformidad: Indica el incumplimiento frente a uno o varios de los requisitos de calidad del
sistema de gestión.
Recomendación: Propuesta del equipo auditor dirigida al mejoramiento de uno o varios aspectos
encontrados en la auditoría.
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PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
La dinámica continua de reflexión y autoevaluación interna, que facilita la
construcción y la mejora.
Establecimiento de estrategias de comunicación y de gestión a través de la
ampliación de los siguientes comités:
Comité Directivo, Comité de postgrado, Comité de Mercadeo, Comité de
ASPECTOS Proyectos, Comité de Gestión Ambiental, Comité de Comunicaciones y Protocolo.
POSITIVOS Aprendizaje frente a las buenas prácticas en los procesos de calidad y programas
acreditados en la Universidad.
Estrategias y acciones corporativas que fortalecen la visibilidad de la Universidad
y facilitan la unificación de procesos, articulación de proyectos, oportunidad en
disminución de costos, entre otros.
Compromiso de la Dirección con la alta calidad y con la asignación de recursos
humanos, tecnológicos y físicos para todos los procesos de la Universidad.
Promover la apropiación de los principios y valores franciscanos en la
Universidad, fortaleciendo el sello bonaventuriano y llevándolo al quehacer
RECOMENDACIONES institucional.
Diseñar estrategias para el seguimiento a los temas tratados en los comités
institucionales, garantizando la efectividad de los mismos.
Fortalecer el proceso de comunicación, garantizando que los lineamientos y
políticas institucionales sean conocidos y apropiados en todos los niveles de la
Universidad.
Elaborar un diagnóstico de la página web y establecer acciones a corto y mediano
plazo que faciliten la actualización y visibilidad de la información más relevante
de la Universidad.
Revisar a nivel estructural el mecanismo utilizado actualmente para recopilar las
quejas y reclamos de los usuarios (Buzón Vosavoz), con el fin de definir una
herramienta efectiva que sirva de insumo para toma de decisiones y
establecimiento de acciones de mejora.
Establecer lineamientos para la construcción del normograma, de modo que
permita actualizar, recopilar y establecer la normatividad aplicable a la luz de la
realidad institucional.
Revisar el avance del proyecto “Plan Director de Espacios Físicos” y definir
acciones que permitan agilizar el cumplimiento del proyecto de modo que facilite
la proyección de la Universidad en aspectos como: crecimiento en número de
estudiantes, empleados administrativos y docentes, y en los servicios ofrecidos.
Establecer política o lineamiento institucional para la inclusión social, que
permita desarrollar acciones de acompañamiento a poblaciones especiales,
según se contempla en la caracterización del proceso de Bienestar y en los
criterios del CNA.
Fortalecer la gestión de los convenios vigentes de forma que garantice la
consulta a los funcionarios de la Universidad que los requieran para el
cumplimiento o validación de procedimientos internos.
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PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Diseño de indicadores integrados para los diferentes mecanismos de evaluación
Institucional, como la autoevaluación de programas, autoevaluación
institucional, la satisfacción del cliente e indicadores de gestión de los procesos
para cumplimiento de requisitos en la certificación ISO.
Avance en la fase de diseño y desarrollo en el sistema de gestión share point, el
cual integrará el tema de procesos, autoevaluación, proyectos estratégicos y de
mejoramiento.
El avance del proyecto de acreditación multicampus, el cual se encuentra en la
ASPECTOS POSITIVOS etapa final de ajustes del informe y elaboración de planes de mejoramiento.
La dinámica del comité de fomento a la calidad que facilita la planificación, el
seguimiento y avance del proceso de acreditación multicampus.
Seguimiento y control del registro calificado para programas nuevos y de
renovación, con el fin de garantizar su vigencia y aseguramiento de la calidad
de los programas académicos.
Se observan resultados de las encuestas de opinión por factor, característica y
aspecto a evaluar que dan cuenta de la satisfacción del cliente, sin embargo no
se evidenció un resultado consolidado y el análisis general para el año 2014 de
RIESGOS acuerdo a la frecuencia establecida para el indicador, lo cual podría incumplir
con los requisitos 8.2.3 seguimiento y medición y 8.4 literal c) análisis de datos.
NO CONFORMIDADES No se evidenciaron metas para asegurar la medición de los objetivos
estratégicos y la eficacia del sistema de gestión, incumpliendo con el requisito
8.1 literales b) y c) generalidades (medición, análisis y mejora).
RECOMENDACIONES Fortalecer la socialización y comunicación en todos los niveles de la Institución
en cuanto a los resultados de la autoevaluación de programas e Institucional,
indicadores de gestión y la metodología para establecer los planes de mejora.
Fortalecer a nivel institucional el concepto de Proceso, su estructura y la
gestión del mismo.
Establecer estrategias para garantizar el cumplimiento del requisito servicio no
conforme, que permita implementar acciones de mejora en los procesos y a
nivel institucional.
Fortalecer el concepto de calidad, afianzando la articulación de la filosofía
institucional con los procesos de autoevaluación y certificación.
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PROCESO DOCENCIA
Evidencia:
Derecho: Plan de curso Derecho laboral nivel 6, Formato programa asignatura
Derecho laboral.
Evidencias:
Docente de cátedra María Cecilia González.
Docente de tiempo completo Luis Guillermo Gómez Castrillón.
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FACULTADES DE DERECHO Y EDUCACIÓN
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
NO Se evidenció incumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento
CONFORMIDADES de becas y descuentos y la resolución de Rectoría 092 de 2012 soportado en los
siguientes hallazgos:
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PROCESO INVESTIGACIÓN
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Programa Jóvenes Investigadores, en etapa de revisión ante el comité de
investigación.
ASPECTOS Documento de Lineamientos para la investigación formativa articulado con las
POSITIVOS facultades y el PEP (Proyecto Educativo del Programa).
Evidencia:
Proyecto “La realidad penitenciaria en Colombia” de la Facultad de Derecho y
“Caracterización de los equipamientos deportivos” de la Facultad de Educación.
No se evidencia un adecuado seguimiento y control a los compromisos
establecidos por la entidad cofinanciadora. Lo anterior podría afectar el requisito
7.3 diseño y desarrollo.
NO No se evidenció el registro del servicio no conforme, lo cual genera
CONFORMIDADES incumplimiento de la norma en el requisito 8.3.
Fortalecer la articulación entre las Facultades y la Dirección de Investigaciones
para la asignación de los coordinadores de Investigación, teniendo en cuenta el
Sistema de Investigación Bonaventuriano.
Formalizar los proyectos de investigación que sean cofinanciados y aprobados
mediante la firma de convenios donde se establezcan criterios técnicos,
RECOMENDACIONES específicos, transferencia tecnológica y del conocimiento, entre otros aspectos.
Implementar estrategias de comunicación para conocer oportunamente las
desvinculaciones de los docentes investigadores, con el fin de establecer
acciones que permitan el cumplimiento de los compromisos y de los proyectos.
Actualizar el procedimiento Diseño y Desarrollo de Proyectos de Investigación,
describiendo claramente las etapas de revisión, verificación y validación de los
proyectos.
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PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
El proyecto Transformarte, donde se resalta la vocación de servicio de los
integrantes, la vinculación y el servicio voluntario, las visitas pedagógicas a
empresas que contribuyen en la formación integral y profesional de los
ASPECTOS estudiantes y el trabajo social comunitario que se realiza.
POSITIVOS Los mecanismos utilizados para conocer la percepción y el impacto del
estudiante frente a las actividades desarrolladas orientadas a la salud mental y al
proyecto de vida.
Compromiso de la Dirección mediante la asignación de recursos para el
desarrollo de las actividades y servicios de Bienestar.
La articulación de Bienestar Institucional con otros procesos Institucionales, que
ha permitido la generación de proyectos y acciones en conjunto.
NO Se evidencia en el formulario de Solicitud de becas y descuentos que diligencia el
CONFORMIDADES estudiante, registros que son modificados en el mismo formulario por
funcionarios del proceso, bien sea porque no son campos para que el estudiante
llene y son autonomía del Comité o porque la información está desactualizada y
se requiere para un análisis posterior de la solicitud. Lo anterior genera un
incumplimiento del requisito 4.2.4 control de registros.
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PROCESO PROYECCIÓN SOCIAL
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CONSULTORIO SOCIAL ARTES INTEGRADAS
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Se evidenció que no se llevan los formatos establecidos para el inicio,
seguimiento y finalización de los casos del Consultorio Social de Artes Integradas,
NO incumpliendo con el requisito 4.2.4 control de registros.
CONFORMIDADES
Evidencia: caso Nelly Suárez Barrientos.
No se pudo evidenciar la documentación correspondiente al caso de Luz Maryory
Metaute, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de documentos.
RECOMENDACIONES Socializar el propósito, alcance y dinámica del Consultorio Social de Artes
Integradas.
Ajustar el procedimiento de Consultorios Sociales asociando los formatos
correspondientes a cada uno de los consultorios.
Fortalecer el conocimiento frente al sistema de gestión de calidad y la
articulación con el Consultorio Social de Artes Integradas.
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PROCESO SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
ESPACIOS FÍSICOS
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
El fortalecimiento en la gestión del personal, estableciendo estrategias de
comunicación, socialización y mejoras que facilitan el trabajo en equipo y el
conocimiento del quehacer de los empleados.
ASPECTOS
POSITIVOS Evidencia: participación del personal de aseo, vigilancia y mantenimiento en el
comité primario en temas de sensibilización, cumpleaños, socialización de
directrices, socialización del POA, aplicación de test frente al manejo adecuado
de residuos sólidos, capacitaciones en temas como el autocuidado y el manejo
de residuos sólidos.
El proyecto estratégico “Plan de Gestión Ambiental”, del cual ya se hizo entrega
del diagnóstico y programas de gestión ambiental, generando articulación con la
Facultad de Ingenierías, Artes Integradas, Bienestar Institucional, Dirección de
Planeación, Comunicaciones, el proveedor Punto del Aseo y estudiantes
practicantes.
El adecuado seguimiento y realimentación que se realiza frente a los procesos
contratados externamente, vigilancia y aseo, facilitando la implementación de
mejoras y de acciones correctivas que favorecen dichos procesos.
NO Se evidenció el uso de documentación desactualizada: “control de asistencia” y
CONFORMIDADES “acta técnica de reuniones”, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de
documentos y el literal g.
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PROYECCIÓN INSTITUCIONAL
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Se encontró una solicitud (remitida por correo electrónico) para actualizar
información en la página web de las fechas que establece la Universidad para
solicitudes y renovaciones de descuentos, correspondiente al período
académico 2015-2; solicitud que a la fecha de la auditoría no ha sido atendida,
afectando los requisitos 7.2.3 comunicación con el cliente y 5.5.3 comunicación
interna.
Evidencia:
Queja número 6425, registrada el 23/10/2014, asignada el 28/10/2014.
Queja número 6761, registrada el 04/02/2015, asignada el 17/02/2015.
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GESTIÓN FINANCIERA
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Se observa un mejoramiento en la cultura presupuestal de la Institución en
cuanto a la planeación y ejecución
ASPECTOS Avances en la implementación de los sistemas de información académico People
POSITIVOS Soft, financiero Iceberg, NIFF, Costos ABC y Sharepoint.
En esta unidad se hizo validación y cruce de información de hallazgos encontrados en otros procesos y
las recomendaciones quedarán asociadas a cada uno de estos.
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COMPRAS
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Avances en la actualización del procedimiento “Adquisición de bienes y
servicios” articulando observaciones de la auditoría externa, lineamientos
administrativos y financieros, informe de auditoría de la rectoría general y
recomendaciones de la revisoría fiscal.
ASPECTOS Unificación del proceso de compras a nivel corporativo, lo cual facilita la
POSITIVOS adopción de mejores prácticas.
El fortalecimiento de la comunicación interna con las unidades académicas y
administrativas en cuanto a la notificación de aprobación o rechazo de las
solicitudes de bienes y servicios.
Se evidenció el uso de formatos desactualizados, incumpliendo el requisito de
la norma en control de documentos 4.2.3.
NO
CONFORMIDADES Evidencia:
Acta técnica de reuniones 001 del 21-02-2015
Registro Único de Proveedores: Proveedor Impresos Sandoval.
Se evidenció el diligenciamiento incompleto del formato Registro Único de
Proveedores, incumpliendo el requisito 4.2.4 control registros.
Evidencia:
Registro Único de Proveedores: Proveedor Impresos Sandoval.
RECOMENDACIONES Se recomienda dejar registros de la verificación o inspección de los productos
adquiridos.
Ajustar el procedimiento “Adquisición de bienes y servicios”: hacer claridad en
los niveles y criterios para la aprobación de la solicitud; asociar en dicho
procedimiento el formato denominado Registro Único de Proveedores;
describir los criterios específicos para la selección, evaluación de proveedores y
adquisición de bienes y servicios.
Es importante definir el alcance del Comité de Compras para que su función no
se considere solo como una instancia de aprobación, sino también como un
espacio para establecer estrategias para el mejoramiento del proceso.
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GESTIÓN HUMANA
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
Se observó informe y análisis de resultados de la actividad contemplada en la
caracterización “Realizar análisis de ausentismo laboral y a restricciones médicas
de trabajadores”, lo cual proporciona una herramienta para la toma de
ASPECTOS decisiones frente a los diferentes tipos de ausentismo.
POSITIVOS La validación de sistemas de información para la automatización de los procesos
de gestión humana, con el fin de agilizar los informes institucionales, minimizar
trabajos operativos, estandarizar los procesos internos, entre otros.
Compromiso y empoderamiento del personal con responsabilidades definidas
que facilitan una mayor autonomía al interior del proceso.
NO Se observó que el formato Compromiso de cualificación del empleado Ever
CONFORMIDADES Alberto Velásquez, estaba desactualizado frente a algunos criterios de contenido
y la versión vigente del documento, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control
de documentos.
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PROCESO SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO
INTERNACIONALIZACIÓN
HALLAZGOS DESCRIPCIÓN
El proyecto bilingüismo para docentes y empleados USB, con una aprobación de
ocho horas semanales para un asistente de idiomas de la Comisión Fullbright que
apoya internamente actividades de docencia a empleados y estudiantes.
ASPECTOS Las metas establecidas en el POA que son compartidas con unidades académicas.
POSITIVOS Asignación presupuestal a la unidad de Internacionalización.
La encuesta de satisfacción para la movilidad entrante y saliente de estudiantes,
enfocada a la atención de servicios y percepción general de la estadía en la
ciudad.
El Link de la USB Internacional de los convenios, donde se divulgan los convenios
vigentes con universidades a nivel internacional.
Canales efectivos de comunicación con los estudiantes desde distintos medios
como el Facebook, correos electrónicos, página web, entre otros.
RIESGOS No se evidencia una dinámica constante en la Universidad que permita
desarrollar la actividad establecida en la caracterización “Liderar en coordinación
con las unidades académicas el proyecto de cooperación para el desarrollo”, lo
cual no permite generar otras estrategias alternas de visibilidad para la
Universidad.
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CONCLUSIONES GENERALES
El apoyo de la Dirección en cuanto a asignación de recursos humanos, tecnológicos y físicos para todos
los procesos de la Universidad permiten el logro de los objetivos institucionales, así como una dinámica
de mejoramiento continuo en la Institución.
Las debilidades encontradas frente al conocimiento de la estructura del proceso, el uso adecuado de la
documentación y el control de los registros, por parte de los auditados, requiere el fortalecimiento
mediante acciones de sensibilización y capacitación.
La implementación del software SharePoint facilitará una adecuada gestión documental, así como el
seguimiento, control y evaluación de los procesos, aspectos que se deben fortalecer con los usuarios en
dicha etapa de implementación.
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