CIRCULAR 1 DE 14 DE ENERO DE 2013

(Enero 14)

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

PARA: Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores, Jefes de Coordinación, Jefes de

División de Gestión, Jefes de Grupo y Funcionarios de la Entidad.

DE: Director General

ASUNTO: Estandarización de la entrada y salida de información, atendiendo los principios

constitucionales y legales

DOCTRINA:
 OFICIO 34993 DE 29 DE DICIEMBRE DE 2015. DIAN. Reserva de la información
tributaria contenida en las declaraciones y expedientes de los contribuyentes.

 OFICIO 000742 DE 3 DE JUNIO DE 2015. DIAN. Solicitud de reserva.

 CONCEPTO 000829 DE 7 DE OCTUBRE DE 2013. DIAN. Intercambio de

información.

En ejercicio de las facultades previstas en los numerales 1, 22 y 27 del artículo 6 del Decreto 4048
de 2008, el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, imparte las siguientes instrucciones de
carácter general referentes al suministro, manejo y limitaciones de tipo legal asociadas a la
información que administra la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales.

MARCO NORMATIVO

• Constitución Política, artículos 15, 23, 74, 209, 284;

• Ley 57 de 1985 artículo 20;

• Estatuto Tributario, artículos 583, 584, 585, 586, 587, 587-1, 693, 693-1, 729, 849-4;

• Decreto 2150 de 1995, artículo 16;

• Ley 594 de 2000, artículo 27;

• Ley 906 de 2004;

• Decisión CAN 578 de 2004, artículo 19.

• Ley 962 de 2005, artículo 14;

• Ley 1082 de 2006, artículo 25 de la Convención;

• Ley 1261 de 2008, artículo 26 de la Convención;

• Ley 1344 de 2009, artículo 26 de la Convención;

• Ley 1450 de 2011, art. 227;

• Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo) numeral 8 del artículo 3, numerales 2 y 3 del artículo 5, artículos 8, 24, 25, 26, 27;

• Decreto 2245 de 2011, artículo 8;

• Ley 1459 de 2011, artículo 25 de la Convención;

• Decreto Ley 0019 de 2012 artículos 15 y 63;

• Ley 1581 de 2012;

MARCO JURISPRUDENCIAL

Sentencias Corte Constitucional: Sentencias T- 414 del 16 de junio de 1992; T-473 del 28 de julio
de 1992; Consejo de Estado, sentencia del 19 de agosto de 1994, Exp. 4902, M. P. Delio Gómez
Leiva; T-261 del 20 de junio de 1995; C- 489 del 2 de noviembre de 1995; T-729 del 5 de
septiembre de 2002; C-981 del 26 de septiembre de 2005; C- 491 del 27 de junio de 2007; C- 1011
del 16 de octubre de 2008; C-748 del 6 de octubre de 2011; C- 748 del 6 de octubre de 2011; SU-
458 de 2012.

MARCO DOCTRINAL

Concepto 00291 del 4 de enero de 1991, Concepto 13020 del 30 de abril de 1991, Concepto 00536
del 4 de septiembre de 1991, Concepto 13918 del 15 de mayo de 1992, Concepto 036581 del 25 de
noviembre de 1992, Concepto 03229 del 27 de enero de 1993, Concepto 010249 del 10 de marzo de
1993, Concepto 090058 del 26 de noviembre de 1996, Concepto 45072 del 11 de mayo de 1999,
Concepto 045086 del 11 de mayo de 1999, Concepto 004603 del 20 de enero de 2000, Concepto
022841 del 18 de abril de 2002, Concepto 017850 del 22 de marzo de 2002, Concepto 074147 del
18 de noviembre de 2002, Concepto 006290 del 12 de febrero de 2003, Oficio 057336 del 23 de
agosto de 2005, Oficio 53001-030 del 6 de septiembre de 2006, Concepto 076054 del 6 de
septiembre de 2006, Concepto 089834 del 1 de noviembre de 2007, Concepto 081635 de octubre 6
de 2009, Oficio 0069-005630 de enero 31 de 2011, Oficio 100202202 del 31 de enero de 2011,
Oficio 069697 del 8 de septiembre de 2011.

Con fundamento en la normatividad, jurisprudencia y doctrina, anteriormente citada, relacionada

con el manejo de la información y la reserva legal, se imparten las siguientes instrucciones:

CAPÍTULO I
EL DERECHO A LA INTIMIDAD

Nuestra Constitución Política, en su Título II "De los Derechos, Garantías y Deberes" establece los
denominados derechos fundamentales de los individuos y en el artículo 15 consagra:

"Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías
consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en
los términos que señale la ley".

La jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional ha desarrollado el alcance de este precepto

así: "El derecho fundamental a la intimidad se proyecta en dos dimensiones: como secreto que
impide la divulgación ilegítima de hechos o documentos privados, o como libertad, que se realiza
en el derecho de toda persona a tomar las decisiones que conciernen a la esfera de su vida privada.
(Corte Constitucional Sentencia C-489 de 1995).

El respeto al derecho a la intimidad impide a la administración la entrega de información individual

de los contribuyentes o la publicación de información estadística general que comprometa a
sectores o grupos de contribuyentes que, dado su escaso número o especificidad, puedan ser
identificados.

CAPÍTULO II
ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

El artículo 74 de nuestra Constitución Política, establece que todas las personas tienen derecho a
acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, disposición que también se
encuentra reflejada en los artículos 3 numerales 5 y 8 y 5 numerales 2 y 3 del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 27 de la Ley 594 de
2000, por la cual se dictó la Ley General de Archivos.

1. EL DERECHO A LA INFORMACIÓN NO ES ABSOLUTO

El derecho de acceder a los documentos públicos tiene como límite el respeto al derecho
fundamental a la intimidad, consagrado en el artículo 15 de la Carta Política.

La Honorable Corte Constitucional en Sentencia T-261 del 20 de junio de 1995, con ponencia del
Magistrado José Gregorio Hernández Galindo, al pronunciarse sobre la extensión del derecho a la
intimidad señaló:

"Este derecho que se deduce de la dignidad humana y de la natural tendencia de toda persona a la
libertad, a la autonomía ya la auto - conservación, protege el ámbito privado del individuo y de su
familia como el núcleo humano más próximo. Uno y otra están en posición de reclamar una
mínima consideración particular y pública a su interioridad, abstención que se traduce en
abstención de conocimiento e injerencia en la esfera reservada que les corresponde y que está
compuesta por asuntos, problemas, situaciones y circunstancias de su exclusivo interés. Ésta no
hace parte del dominio público, y por tanto no puede ser materia de información suministrada a
terceros ni de la intervención ni análisis de grupos humanos ajenos, ni de divulgación o
publicaciones.

Así pues, las relaciones que establece la persona con quienes se hallan por fuera de su círculo
reservado, en el campo jurídico social, económico, académico, político, médico, deportivo o de
otra índole, implican que aquellos con quienes se entablan asuman la obligación de separar las
materias propias de cada una de ellas de las que conciernan al entorno privado, en el cual no le es
permitido penetrar sin autorización del interesado para el cumplimiento del propósito inherente a
la respectiva actividad..."

En sentencia T- 414 del 16 de junio de 1992, con ponencia del Magistrado Ciro Angarita Barón, al
referirse al derecho a la intimidad y a la información, la H. Corte expuso, que en caso de conflicto
insoluble entre ambos derechos, debe prevalecer el derecho a la intimidad sobre el derecho a la
información, como consecuencia necesaria de la consagración de la dignidad humana como
principio fundamental y valor esencial, y del Estado Social de Derecho en que se ha transformado
hoy Colombia, por virtud de lo dispuesto en el artículo 1o de la Constitución Política.

Acorde con lo anterior, el derecho a la intimidad abarca además de las relaciones de familia, todas
aquellas que impliquen el desarrollo de la personalidad, como son las de tipo político, social,
económico, etc. En estas condiciones, es la propia Constitución la que impone el límite al acceso a
la información, cuando como resultado del mismo se traspase el fuero interno privado de la persona.
En este orden de ideas, el Estado no puede dar a conocer la información privada que el sujeto
pasivo suministra a instancias de la imposición de obligaciones legales.

2. DERECHOS, DEBERES Y PROHIBICIONES DERECHOS

En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a:

1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier
otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación
acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.

Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o
electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público.

2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener
copias, a su costa, de los respectivos documentos.

3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los
términos previstos por la Constitución y las leyes.

2. Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos establecidos para el efecto.

3. Ser tratado con el respeto y la consideración debida a la dignidad de la persona humana.

4. Recibir atención especial y preferente si se trata de personas en situación de discapacidad,

niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos mayores, y en general de personas en estado
de indefensión o de debilidad manifiesta de conformidad con el artículo 13 de la Constitución
Política.

5. Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y de los particulares

que cumplan funciones administrativas.

2. A formular alegaciones y aportar documentos u otros elementos de prueba en cualquier

actuación administrativa en la cual tenga interés, a que dichos documentos sean valorados y tenidos
en cuenta por las autoridades al momento de decidir y a que estas le informen al interviniente cuál
ha sido el resultado de su participación en el procedimiento correspondiente.

3. Cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes. (Artículo 5 del C.P.C. y C.A.).

DEBERES DE LAS PERSONAS

Correlativamente con los derechos que les asisten, las personas tienen, en las actuaciones ante las
autoridades, los siguientes deberes:

1. Acatar la Constitución y las leyes.

1. Obrar conforme al principio de buena fe, absteniéndose de emplear maniobras dilatorias en las
actuaciones, y de efectuar o aportar, a sabiendas, declaraciones o documentos falsos o hacer
afirmaciones temerarias, entre otras conductas.

3. Ejercer con responsabilidad sus derechos, y en consecuencia abstenerse de reiterar solicitudes

evidentemente improcedentes.

4. Observar un trato respetuoso con los servidores públicos.

El incumplimiento de estos deberes no podrá ser invocado por la administración como pretexto para
desconocer el derecho reclamado por el particular. Empero podrá dar lugar a las sanciones penales,
disciplinarias o de policía que sean del caso según la ley. (Artículo 6 del C.P.C. y C.A.)

DEBERES DE LAS AUTORIDADES EN LA ATENCIÓN AL PÚBLICO

Las autoridades tendrán, frente a las personas que ante ellas acudan y en relación con los asuntos
que tramiten, los siguientes deberes:

1. Dar trato respetuoso, considerado y diligente a todas las personas sin distinción.

1. Garantizar atención personal al público, como mínimo durante cuarenta (40) horas a la
semana, las cuales se distribuirán en horarios que satisfagan las necesidades del servicio.

2. Atender a todas las personas que hubieran ingresado a sus oficinas dentro del horario normal
de atención.

3. Establecer un sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio y las nuevas
tecnologías, para la ordenada atención de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de
lo señalado en el numeral 6 del artículo 5 de este Código.

4. Expedir, hacer visible y actualizar anualmente una carta de trato digno al usuario donde la
respectiva autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su
disposición para garantizarlos efectivamente.

1. Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo
previsto en el numeral 1 del artículo 5 de este Código, que prevé el derecho a presentar peticiones
en cualquiera de sus modalidades.

2. Atribuir a dependencias especializadas la función de atender quejas y reclamos, y dar

orientación al público.

3. Adoptar medios tecnológicos para el trámite y resolución de peticiones, y permitir el uso de

medios alternativos para quienes no dispongan de aquellos.

1. Habilitar espacios idóneos para la consulta de expedientes y documentos, así como para la
atención cómoda y ordenada del público.

2. Todos los demás que señalen la Constitución, la ley y los reglamentos. (Artículo 7 del C.P.C. y
C.A.).

DEBER DE INFORMACIÓN AL PÚBLICO

Las autoridades deberán mantener a disposición de toda persona información completa y

actualizada, en el sitio de atención y en la página electrónica, y suministrarla a través de los medios
impresos y electrónicos de que disponga, y por medio telefónico o por correo, sobre los siguientes
aspectos:

1. Las normas básicas que determinan su competencia.

2. Las funciones de sus distintas dependencias y los servicios que prestan.

3. Las regulaciones, procedimientos, trámites y términos a que están sujetas las actuaciones de los
particulares frente al respectivo organismo o entidad.

4. Los actos administrativos de carácter general que expidan y los documentos de interés público
relativos a cada uno de ellos.

5. Los documentos que deben ser suministrados por las personas según la actuación de que se
trate.

6. Las dependencias responsables según la actuación, su localización, los horarios de trabajo y

demás indicaciones que sean necesarias para que toda persona pueda cumplir sus obligaciones o
ejercer sus derechos.

1. La dependencia, y el cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o
reclamo.

2. Los proyectos específicos de regulación y la información en que se fundamenten, con el objeto

de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas. Para el efecto, deberán señalar el plazo
dentro del cual se podrán presentar observaciones, de las cuales se dejará registro público. En todo
caso la autoridad adoptará autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor el interés general.

Para obtener estas informaciones en ningún caso se requerirá la presencia del interesado. (Artículo 8
del C.P.C. y C.A.)

PROHIBICIONES

A las autoridades les queda especialmente prohibido:

1. Negarse a recibir las peticiones o a expedir constancias sobre las mismas.

1. Negarse a recibir los escritos, las declaraciones o liquidaciones privadas necesarias para
cumplir con una obligación legal, lo cual no obsta para prevenir al peticionario sobre eventuales
deficiencias de su actuación o del escrito que presenta.

2. Exigir la presentación personal de peticiones, recursos o documentos cuando la ley no lo

exija.

3. Exigir constancias, certificaciones o documentos que reposen en la respectiva entidad.

4. Exigir documentos no previstos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que
trate la gestión o crear requisitos o formalidades adicionales de conformidad con el artículo 84 de la
Constitución Política.

1. Reproducir actos suspendidos o anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso

Administrativo cuando no hayan desaparecido los fundamentos legales de la anulación o
suspensión.

2. Asignar la orientación y atención del ciudadano a personal no capacitado para ello.

8. Negarse a recibir los escritos de interposición y sustentación de recursos.

9. No dar traslado de los documentos recibidos a quien deba decidir, dentro del término legal.

10. Demorar en forma injustificada la producción del acto, su comunicación o notificación.

11. Ejecutar un acto que no se encuentre en firme.

12. Dilatar o entrabar el cumplimiento de las decisiones en firme o de las providencias judiciales.

8. No hacer lo que legalmente corresponda para que se incluyan dentro de los presupuestos
públicos apropiaciones suficientes para el cumplimiento de las sentencias que condenen a la
administración.

9. No practicar oportunamente las pruebas decretadas o denegar sin justa causa las solicitadas.

10. Entrabar la notificación de los actos y providencias que requieran esa formalidad.

11. Intimidar de alguna manera a quienes quieran acudir ante la Jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo para el control de sus actos. (Artículo 9 del C.P.C. y C.A.).

CAPITULO III
RESERVA LEGAL EN ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DIRECCIÓN DE
IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

1. DECLARACIONES TRIBUTARIAS

La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los

impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada;
por consiguiente, los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, solo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación, discusión y
administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística.
(Artículo 583 del E.T.)

Sin embargo, cualquier persona puede examinar las declaraciones tributarias cuando se encuentren
en las oficinas de Impuestos, siempre y cuando esté autorizada por el contribuyente, mediante
escrito presentado personalmente por el mismo ante el funcionario administrativo o judicial
(Artículo 584 del E.T.)

2. DECLARACIONES ADUANERAS

Los datos contenidos en las declaraciones aduaneras de importación y exportación, no están

sometidos a reserva alguna. (Artículo 36 de la Ley 863 de 2003).

Sobre este asunto, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales, contenida en el Concepto 017 del 30 de abril de 2004, precisó:

“Con la entrada en vigencia del artículo 36 de la Ley 863 de 2003 dejan de ser reservados los
datos contenidos en las declaraciones aduaneras de importación y exportación, incluidos los
relacionados con el valor en aduanas.

No obstante, mantiene el carácter de reservada, en virtud de lo establecido en el artículo 10 del

Acuerdo General sobre Aranceles Aduaneros y Comercio de 1994, aquélla información
suministrada por cualquier persona en observancia a requerimiento de la entidad, para la
verificación del valor declarado en una Importación, que por su naturaleza sea confidencial o haya
sido aportada por el importador con este carácter, la cual no podrá ser revelada por la autoridad
aduanera sin la expresa autorización de la persona o del gobierno que la haya proporcionado,
salvo orden de autoridad judicial".

3. EXPEDIENTES

La información tributaria respecto de la determinación oficial del impuesto se encuentra sujeta a la

reserva en los términos señalados en el artículo 583 del E.T. (en cuanto a su contenido y
excepciones);

Los expedientes de recursos sólo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado,
legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por
el contribuyente.

En la etapa de cobro los expedientes de las oficinas de cobranzas sólo podrán ser examinados por el
contribuyente o su apoderado legítimamente constituido, o abogados autorizados, mediante
memorial presentado personalmente por el contribuyente. (Artículos 693, 729 y 849-4 del Estatuto
Tributario y Concepto 044060 del 1 de diciembre de 1999).

Las investigaciones que se adelanten por el incumplimiento de las obligaciones cambiarías, sólo
podrán ser examinadas por el interesado o su apoderado legalmente constituido. Las actuaciones y
la información contenida dentro de la respectiva investigación se considerarán reservadas, salvo las
excepciones consagradas en el artículo 583 del E.T. En todo caso la información suministrada debe
garantizar el respeto a la intimidad, consagrado en la Constitución Política. (Artículo 8 del Decreto
2245 de 2011)

Quienes tengan acceso al expediente que contenga una investigación administrativa cambiaría,
están obligados a guardar la reserva debida sobre los documentos que allí reposen y tengan carácter
reservado conforme la Constitución o la ley.

4. RESERVA DE ENTIDADES CONTRATADAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN

TRIBUTARIA

Las entidades privadas contratadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales para el procesamiento de datos, liquidación y contabilización de los
gravámenes por sistemas electrónicos, a quienes se les suministre información global sobre la renta
y el patrimonio bruto de los contribuyentes, sus deducciones, rentas exentas, exenciones, pasivos,
bienes exentos, deben guardar absoluta reserva acerca de las informaciones que se les suministren y
en los contratos respectivos se incluirá una caución suficiente que garantice tal obligación. (Artículo
586 del Estatuto Tributario).

5. OTRA INFORMACIÓN CON CARÁCTER RESERVADO

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en ejercicio de

sus funciones, administra otro tipo de información diferente de las declaraciones tributarias y
expedientes de procesos de investigación, determinación, discusión y cobro, la cual aunque no
exista ley específica que establezca su reserva también debe protegerse, con el objeto de respetar el
derecho a la intimidad de los contribuyentes.

Como lo expresó la, anteriormente denominada, Oficina Jurídica de la Unidad Administrativa

Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en Oficio 057336 del 23 de agosto de
2005, la información que suministran los contribuyentes, tanto en las declaraciones como en los
registros tributarios, goza de especial protección constitucional y legal, hecho que obliga a la
administración tributaria a garantizar su reserva, salvo en los casos en que las mismas normas
autoricen su entrega o intercambio.

Conforme con el alcance dado por la Honorable Corte Constitucional al derecho al acceso a la
información, corresponde al funcionario con la competencia funcional, verificar la autenticidad de
la fuente que eleva la solicitud y una vez descartada la existencia de reserva legal, es deber del
mismo determinar si con su entrega se vulnera el derecho a la intimidad del titular de la
información, de acuerdo con los parámetros legales, jurisprudenciales y doctrinales aquí impartidos.

A continuación, se relacionan algunas de las bases de información más solicitadas por terceros, que
antes de suministrarse deben ser analizadas cuidadosamente con el fin de no vulnerar el derecho a la
intimidad personal y garantizar el compromiso de reserva por parte del solicitante.

5.1. Estados de cuenta de los contribuyentes

Los recibos de pago y el estado de cuenta en general, tienen la protección de la reserva que rodea la
información tributaria (Concepto 090058 de noviembre 26 de 1996).

Los acuerdos de pago celebrados por los contribuyentes con la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales gozan de la reserva contemplada en el artículo 849-4 del Estatuto Tributario (Concepto
044060 del 1 de diciembre de 1999).

5.2. Suministro de bases de datos para el ejercicio de funciones públicas.

Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo y en

general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que
ejerzan funciones públicas pondrán a disposición de las demás entidades públicas, bases de datos de
acceso permanente y gratuito, con la información que producen y administran. Las entidades
productoras y usuarias de la información deben garantizar la observancia de las limitaciones de
acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de
defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado
el carácter de reserva.

La obligación a la que se refiere el presente artículo constituye un deber para los servidores públicos
en los términos del artículo 34 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002.

El acceso a las bases de datos y la utilización de su información serán gratuitos. Las entidades y los
particulares que ejerzan funciones públicas sólo tendrán derecho a cobrar por el acceso a los datos y
a las bases de datos que administren, los costos asociados a su reproducción. Las entidades públicas
no serán sujetos pasivos de la tasa a la que se refiere la Ley 1163 de 2007, con cargo al Presupuesto
General de la Nación se atenderá el costo que generen el sostenimiento y acceso a los datos y bases
de datos. I

Respecto de los términos para la entrega de la información, se deberá dar cumplimiento a lo

previsto en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.

En el evento en que las entidades estatales o los particulares que ejerzan funciones públicas
requieran procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en las bases de
datos, la entidad que la administra o produce podrá cobrar dichos servicios mediante contrato o
convenio.

El Gobierno Nacional debe garantizar mediante la implementación de sistemas de gestión para la

seguridad de la información que el acceso a las bases de datos y a la utilización de la información
sea seguro y confiable para no permitir el uso indebido de ella. (Artículo 227 de la Ley 1450 de
2011)

5.3. Información obtenida en virtud de tratados internacionales de los cuales es Parte

Colombia.

Los tratados internacionales suscritos por Colombia en materia tributaria generalmente contienen
disposiciones sobre el intercambio de información que consagran la reserva de la información
obtenida en virtud de los mismos. Esta reserva, que se erige con la categoría de lex specialis, es
específica para cada tratado y puede variar según lo acordado con cada Estado o jurisdicción.

Así, por un lado, conforme a la Decisión 578 de 2004 de la CAN, la información obtenida en virtud
de la misma "será considerada secreta y no podrá transmitirse a ninguna persona distinta de las
autoridades encargadas de la administración de los impuestos que son materia de la presente
Decisión". Por otro lado, en los tratados aprobados por medio de las leyes 1082 de 2006, 1261 de
2008, 1344 de 2009 y 1459 de 2011, se dispone que en relación con la información recibida del otro
Estado Contratante se guarde la misma reserva legal que aquella aplicable para la información
obtenida según el marco normativo interno, siendo más estricta la reserva en la medida que la
información sólo se pude compartir para los fines y con las personas o autoridades indicadas en el
tratado, según las reglas establecidas en el mismo.

6. CASOS ESPECIALES EN DONDE NO ES OPONIBLE LA RESERVA LEGAL

Los casos que se mencionan a continuación, son enunciativos y de común ocurrencia en el
desarrollo de las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, sin embargo, es necesario tener en cuenta la legislación especial del solicitante, en
donde pueden existir normas que expresamente disponen la inoponibilidad de la reserva para el
ejercicio de sus funciones.

Igualmente, no debe perderse de vista el principio general consagrado en el artículo 227 de la Ley
1450 de 2011, el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo y la Ley 1581 de 2012, por la cual se reglamenta el derecho al Habeas Data, que
establece la posibilidad de suministrar información a las entidades públicas o administrativas en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Sobre el particular hay que tener en cuenta el pronunciamiento de la Honorable Corte

Constitucional donde expuso:

"Frente al segundo escenario permitido por el legislador, esto es la entrega de información a las
entidades públicas y en virtud de una orden judicial, se harán las mismas observaciones que al
estudiar el artículo 10, sobre los casos exceptuados de autorización. Por lo tanto, el ordinal b)
debe entenderse que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección
y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios
de finalidad, utilidad y circulación restringida. Por lo tanto, debe encontrarse demostrado (i) el
carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de
la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y
obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información.".
(Sentencia C-748 de 2011)

6.1. Procesos penales

El artículo 583 del Estatuto Tributario dispone: "En los procesos penales podrá suministrarse copia
de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la
providencia respectiva".

Esta disposición fue declarada exequible por la Honorable Corte Constitucional bajo el entendido
de que la ley podrá en cualquier momento disponer el levantamiento de la reserva de la declaración
tributaria en otros procesos judiciales (Sentencia C-489-95).

6.2. Control de lavado de activos

El parágrafo del artículo 583 del Estatuto Tributario dispone: "Para fines de control al lavado de
activos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá remitir, a solicitud de la
dependencia encargada de investigar el lavado de activos, la información relativa a las
declaraciones e investigaciones de carácter tributario, aduanero y cambiarlo que posea en sus
archivos físicos y/o en sus bases de datos".

En concordancia con la anterior disposición, el numeral 5 del artículo 4 y el artículo 9 Ley 526 de
1999 señalan que:

"La Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF- puede "Solicitar a cualquier entidad
pública o privada la información que considere necesaria para el cumplimiento de sus funciones,
salvo la sujeta a reserva en poder de la Fiscalía General de la Nación."
Respecto al manejo de la información que recauda la Unidad de Información y Análisis Financiero
-UIAF-, el artículo 9 de la misma ley establece que:

"Para los propósitos de esta ley, no será oponible la reserva bancaria, cambiaría y tributaria
respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las
declaraciones tributarias."

6.3. Secretarías de Hacienda

El artículo 585 del Estatuto Tributario dispone: "Para los efectos de liquidación y control de
impuestos nacionales, departamentales o municipales, podrán intercambiar información sobre los
datos de los contribuyentes, el Ministerio de Hacienda y las Secretarias de Hacienda
Departamentales y Municipales.

Para ese efecto, los municipios también podrán solicitar a la Dirección General de Impuestos
Nacionales, copla de las investigaciones existentes en materia de los impuestos sobre la renta y
sobre las ventas, los cuales podrán servir como prueba, en lo pertinente, para la liquidación y
cobro del impuesto de industria y comercio.

A su turno, la Dirección General de Impuestos Nacionales, podrá solicitar a los Municipios, copia
de las investigaciones existentes en materia del impuesto de industria y comercio, las cuales
podrán servir como prueba, en lo pertinente, para la liquidación y cobro de los impuestos sobre la
renta y sobre las ventas".

La doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ha

sostenido, que la información tributaria contenida en las declaraciones de los contribuyentes que
puede ser suministrada a las secretarías de hacienda departamental y municipal es la indispensable
para la liquidación y control de los impuestos departamentales y municipales (Concepto 017850 de
2002).

La doctrina contenida en el Concepto 081635 del 6 de octubre de 2009, en concordancia con la

doctrina contenida en el Oficio 005630 del 31 de enero de 2011, ha determinado el tipo de
información que puede ser suministrada así:

Declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas

• NIT

• Año gravable

• Período

• Fecha de presentación

• Discriminación de ingresos

• Total ingresos recibidos en el período

Declaración anual del impuesto sobre la renta y complementarios

• NIT

• Apellidos y nombres o razón social

• Código municipio

• Actividad Económica

• Patrimonio Bruto

• Discriminación de ingresos

Registro Único Tributario

• Identificación (NIT, Nombres y apellidos, Razón Social)

• Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)

6.4. Información sobre bases para aportes parafiscales

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá levantar la

reserva de las declaraciones de impuesto sobre la renta, únicamente en relación con los pagos
laborales objeto del aporte, para efectuar cruces de información con el Instituto de Seguros Sociales,
ISS, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, el Servicio Nacional de Aprendizaje, y
las respectivas Cajas de Compensación Familiar, así como sus asociaciones o federaciones,
tendientes a verificar el cumplimiento del pago de los aportes a dichas entidades a petición de
cualesquiera de esos organismos. (Artículo 587 del Estatuto Tributario)

Una vez verificada la autenticidad del solicitante, el funcionario con competencia funcional puede
entregar la siguiente información de las declaraciones del impuesto sobre la renta y
complementarios:

Declaración del impuesto sobre la renta y complementarios

• NIT

• Apellidos y nombres o razón social

• Código municipio

• Total Gastos de nómina

• Aportes al sistema de seguridad social

• Aportes Sena, ICBF, cajas de compensación

Los datos que se pueden suministrar del RUT son:

• Identificación (NIT, Nombres y apellidos, Razón Social)

• Ubicación (Dirección, Municipio, Departamento)

6.5. Información intercambiada con base en convenciones de doble tributación, acuerdos de
intercambio de información tributaria e instrumentos multilaterales de asistencia mutua

El Estado colombiano puede intercambiar información en materia tributaria con base en los tratados
internacionales suscritos por el país, tomen estos la forma de convenciones de doble tributación,
acuerdos de intercambio; de información tributaria^ convenciones multilaterales de asistencia
mutua u otros instrumentos internacionales.

En tal evento, deberá exigirse la debida protección a la reserva que ampara la información
suministrada (Artículo 693-1 del Estatuto Tributario), en los términos de cada instrumento.

6.6. Práctica de pruebas en virtud de convenios de intercambio de información

Cuando en virtud del cumplimiento de un convenio de intercambio de información para efectos de

control tributario y financiero, se requiera la obtención de pruebas por parte de la administración
tributaria colombiana, serán competentes para ello los mismos funcionarios que de acuerdo con las
normas vigentes son competentes para adelantar el proceso de fiscalización. (Artículo 746-1 del
Estatuto Tributario).

6.7. Dentro de procesos de alimentos

Con miras a la protección de los derechos reconocidos en el Código de la Infancia y Adolescencia,

los defensores de familia, el comisario o, en su defecto, el inspector de policía podrán comisionar a
las autoridades administrativas que cumplan funciones de policía judicial, para la práctica de
pruebas fuera de su sede, en la forma prevista en el Código de Procedimiento Civil.

Con el mismo propósito los citados funcionarios también podrán solicitar información al respectivo
pagador y a. la Dirección de Impuestos Nacionales sobre la solvencia de las personas obligadas a
suministrar alimentos.

El defensor, el comisario de familia o, en su caso, el inspector de policía podrán sancionar con

multa de uno a tres salarios mínimos legales mensuales vigentes, a los particulares que rehúsen o
retarden el trámite de las solicitudes formuladas en ejercicio de las funciones que esta ley les
atribuye. Si el renuente fuere servidor público, además se dará aviso al respectivo superior y a la
Procuraduría General de la Nación. (Artículo 104 de la Ley 1098 de 2006).

6.8. UGPP

Para el reconocimiento de derechos pensiónales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de

competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones
Parafiscales de la Protección Social -UGPP-, esta tendrá acceso a la información tributaria de que
trata el artículo 574 y el Capítulo III del Título II del Libro V del Estatuto Tributario que administra
la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

6.9. Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo y Junta Central de Contadores

Salvo las excepciones previstas en la Constitución y la ley, el Procurador General de la Nación y el

Defensor del Pueblo, podrán requerir a las autoridades la información necesaria para el ejercicio de
sus funciones, sin que pueda oponérseles reserva alguna. (Artículo 284 Constitución Política).
Para el cumplimiento de sus funciones, el Viceprocurador General de la Nación podrá exigir a los
servidores públicos y a los particulares que cumplan funciones públicas la información que
considere necesaria, sin que pueda oponérsele reserva alguna. (Artículo 17 Decreto Ley 262 de
2000).

Acorde con la Doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales, es viable que dentro de un proceso de investigación disciplinaria que adelante la Junta
Central de Contadores a través del Tribunal Disciplinario se puedan remitir las pruebas que éste
solicite, pues en virtud de su competencia legal no le es oponible la reserva tributaria. (Oficio
069215 de 2011).

6.10. Superintendencia Nacional de Salud

Para la vigilancia del recaudo, la Superintendencia Nacional de Salud podrá solicitar a las entidades
rectoras del régimen general de pensiones la información que permita determinar la evasión y
elusión de los aportes por parte de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Así mismo, podrá solicitar información a la Administración de Impuestos Nacionales, a las

entidades recaudadoras territoriales y a otras entidades que reciban contribuciones sobre la nómina
orientada a los mismos efectos. En todo caso, esta información observará la reserva propia de la de
carácter tributario. (Artículo 226 de la Ley 100 de 1993).

6.11. Procesos en ejercicio de la acción de tutela

En cuanto a la información solicitada por los jueces de tutela, la doctrina de la Unidad

Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ha expresado:

"... la Administración Tributaría no puede negarse a suministrar la información solicitada por el

juez de conocimiento de la acción de tutela quien la ha requerido con el fin de fundamentar su
decisión sobre la protección de un derecho fundamental que se dice violado o amenazado,
amparándose en el contenido del artículo 583 del Estatuto Tributario, porque si bien es cierto que
la información solicitada puede gozar de reserva, ésta es pedida dentro de un proceso especial de
orden constitucional; No obstante es de anotar que la reserva, en todo caso, la debe mantener el
juez, puesto que la prueba solicitada no tiene objeto diferente a la de su íntimo convencimiento.

Por último es de señalar que existen límites para acceder a la información reservada trazados por
el respeto al derecho fundamental de la intimidad y, de igual manera, límites para utilizaría,
basados en la prevalencia del interés superior, pero sin desconocer que la información
suministrada debe ser utilizada en los términos que señala la ley.". (Concepto 21700 del 19 de abril
de 2005).

6.12. Solicitudes formuladas por las autoridades judiciales

Doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en

Concepto 076054 del 6 de septiembre de 2006 manifestó:

"... la Fiscalía General de la Nación y en cada caso concreto el Fiscal director de la investigación,
podrá solicitar la información relativa a las declaraciones e investigaciones de carácter tributario
con el fin de investigar el lavado de activos.

En lo que tiene que ver con el acceso a la información referente a Declaraciones de Impuestos por
parte de las dependencias especializadas de la DIJIN - Policía Nacional y el Departamento
Administrativo de Seguridad (DAS), debe anotarse que estas ejercen funciones permanentes de
Policía Judicial bajo la dirección y coordinación de la Fiscalía General de la Nación, con lo cual
se garantiza la unidad de criterio y el orden de las investigaciones. (Artículo 117- Ley 906 de
2004).

Por lo tanto, cualquier solicitud de información tributaria relacionada con investigaciones sobre
lavado de activos por parte de las dependencias especializadas de la DIJIN - Policía Nacional y el
Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), en ejercicio de funciones de Policía Judicial,
deberá contar con la orden judicial expedida por la Fiscalía General de la Nación, específicamente
en cada caso concreto con la orden del Fiscal director de la investigación”.

En la lectura de la doctrina anterior, debe tenerse en cuenta que mediante Decreto 4057 de 2011 se
suprimió el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.

Igualmente, se atenderá a lo dispuesto en los artículos 244 y 246 de la Ley 906 de 2004, sobre las
actuaciones que adelante la policía judicial.

6.13. Suministro de información con fines estadísticos

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá, previa

solicitud, podrá suministrar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DAÑE- para
propósitos estrictamente estadísticos y en particular para desarrollar encuestas económicas y para
análisis empresariales como demografía de empresas, información tributaria globalizada o
desagregada por sectores. El uso de esta información estará sometido a la más estricta reserva.

Para efectos del control y verificación del cumplimiento de requisitos establecidos, de conformidad
con la Constitución y la ley, en los procesos de contratación administrativa que adelante el Instituto
Nacional de Concesiones "INCO" (hoy Agencia Nacional de Infraestructura, según Decreto 4165 de
2011) o quien haga sus veces, por cuantía superior a cuarenta y un mil (41.000) UVT, podrá
solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la información de los contribuyentes,
responsables y demás sujetos obligados, que tengan la calidad de proponentes, que repose en las
declaraciones tributarías y en los sistemas de información y registro de la entidad. El Instituto
Nacional de Concesiones "INCO" sólo podrá utilizar la información suministrada para los fines
mencionados, guardando respecto de dicha información la más absoluta reserva." (Artículo 587-1
Estatuto Tributario)

En la lectura del artículo 587-1 del E.T. debe tenerse en cuenta que mediante Decreto 4165 de 2011
se cambió la naturaleza jurídica del Instituto Nacional de Concesiones -INCO de establecimiento
público a Agencia Nacional Estatal de naturaleza especial del sector descentralizado del orden
nacional, con la denominación de Agencia Nacional de Infraestructura, adscrita al Ministerio de
Transporte.

En materia de datos sensibles, definidos en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, es viable su

tratamiento cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica; en este caso deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares y no se requiere
autorización del titular de la información (Artículos 6 10 de la Ley 1581 de 2012).

6.14. Información del RUT

En cuanto a la naturaleza de la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT-, el

Tribunal Administrativo de Cundinamarca (Sección Primera) en sentencia de agosto 28 de 1994,
citada en el Concepto 017850 del 22 de marzo del 2002 de la anteriormente denominada Oficina
Jurídica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
expresó:

"...si bien la ley no ha consagrado la reserva de dicha información, de acuerdo con el artículo 15
de la Constitución Política, que establece el derecho a la intimidad personal, es claro que si la
Administración pone a disposición de cualquier persona la información que contienen cualquiera
de estos documentos, se vulnera el precepto constitucional, por cuanto de esa manera se ponen en
circulación los datos que indican quienes son los contribuyentes de impuesto a las ventas, con
expresión del NIT y el régimen tributario de cada persona, los cuales, en principio solo deben
conocer las autoridades tributarias y excepcionalmente otros funcionarios públicos para efecto del
cumplimiento de sus funciones".

De otra parte, a partir del 1o de enero de 2013, para efectos fiscales del orden nacional y territorial
se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes,
la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la
misma estructura y validación de datos.

Para el ejercicio de las funciones públicas antes mencionadas, la información contenida en el

Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que
ejerzan funciones públicas. (Artículo 63 del Decreto Ley 0019 de 2012).

En relación con la información básica que puede ser compartida para el ejercicio de las anteriores
funciones, la doctrina de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales contenida en el Oficio 039078 del 20 de junio de 2012, concluyó que es la relacionada
con la identificación (NIT, nombres, apellidos, razón social) y la ubicación (dirección, municipio,
departamento), previo el cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el
suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.

La información relacionada con la razón social o nombre e identificación del contribuyente o

información no personalizada (agregada con fines estadísticos) obtenida a partir de las
declaraciones tributarias o del Registro Único Tributario, se puede suministrar atendiendo el
procedimiento del inciso 2 del artículo 2 del Decreto 2788 de 2004 que prevé:

"La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o privadas
a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca la DIAN
siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o a la Ley".

7. CESACIÓN DE LA RESERVA LEGAL

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos
éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a
quien lo demande copias o fotocopias del mismo. (Artículo 594 de 2000, Ley General de Archivo,
que modificó el artículo 13 de la Ley 57 de 1985.)

CAPÍTULO IV DATOS PERSONALES - ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO

La Ley 1581 de 2012 define el tratamiento dé la información qué contenga datos como "Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión". (Artículo 3 Literal g)).

1. DATOS PERSONALES - CARACTERÍSTICAS

El dato personal ha sido definido como "cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas determinada o determinables". (Artículo 3 Ley 1581 de 2012)

La Honorable Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011 realizó el estudio previo de

constitucionalidad del Proyecto de Ley Estatutaria del Derecho al Habeas Data, y en relación con la
definición y alcance del concepto de "Datos Personales" sostuvo:

"La jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales son
las siguientes: i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir
identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con
el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo,
situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv)
su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación,
administración y divulgación."

La Ley de Habeas Data consagra la siguiente clasificación de los datos personales (Artículo 3 Ley
1581 de 2012), para cuya interpretación es necesario tener en cuenta la jurisprudencia que sobre el
tema ha expedido la Honorable Corte Constitucional.

Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución
Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley. Son
públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las
personas;

La información pública es aquella que puede ser obtenida sin reserva alguna, habida cuenta el
mandato previsto en el artículo 74 de la Constitución Política. Esta información puede ser adquirida
por cualquier persona, sin necesidad de autorización alguna para ello.

Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de
personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de
servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1581 de 2012;

Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles. La Ley 1581 de 2012, prohibe de manera general el tratamiento de datos sensibles,
que son definidos como "aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos
a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos".

Igualmente, la Ley proscribe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes,

salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o las excepciones a los datos sensibles que
dispone la propia ley.

2. PRINCIPIOS APLICABLES A LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO Y

CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

La jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional ha elaborado un desarrollo doctrinal

entorno a los principios y deberes que rigen la actividad pública en aspectos relacionados con la
actividad de acopio, procesamiento y divulgación de la información personal (Sentencias C- 748 de
2011, C-981 de 2005 y C-1011 de 2011).

Estos principios jurisprudenciales han sido retomados en la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se
dictan disposiciones generales para la protección de los datos personales" y que tienen aplicación
y son de forzosa observancia por parte de las entidades de naturaleza pública o privada que
administren datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de
tratamiento.

"a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la

presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás
disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con
la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,

expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin
previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,

completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohibe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a

obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se

derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la
presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del

Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas qué intervengan en el Tratamiento de datos

personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende
el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la
misma." (Artículo 4 Ley 1581 de 2012)

No se requiere autorización, cuando se trata datos de naturaleza pública, información requerida por
una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, casos
de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o
científicos, o datos relacionados con el registro civil de las personas. (Artículo 10 Ley 1581 de
2012)

En relación con la información requerida por una entidad pública para el ejercicio de sus funciones
es importante tener en cuenta el comentario de la Honorable Corte Constitucional en la sentencia C-
748 de 2011:

"Así, el hecho que el legislador estatutario haya determinado que el dato personal puede ser
requerido por toda entidad pública, bajo el condicionamiento que la petición se sustente en la
conexidad directa con alguna de sus funciones, de acompasarse con la garantía irrestricta del
derecho al hábeas data del titular de la información. /.../ la aplicación del precepto bajo análisis
debe subordinarse a que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de
protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los
principios de finalidad, utilidad y circulación restringida...

Para la Corte, esto se logra a través de dos condiciones: (i) el carácter calificado del vínculo entre
la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii)
la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria
predica de los usuarios de la información, habida consideración que ese grupo de condiciones
permite la protección adecuada del derecho..."

CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y ENTREGA DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con el numeral 9 del artículo 38 del Decreto 4048 de 2008, a las Dirección,
Oficinas o Subdirecciones, tienen la función de suministrar y requerir la información necesaria para
fines de control, facilitación, capacitación, cooperación e intercambio, comunicación interna y/o
divulgación de conformidad con lo establecido en la ley y los reglamentos.

El Título II, Capítulos I y II del C.P.A. y C.A. relativo al Derecho de Petición ante las autoridades,
vigente hasta el 31 de diciembre de 2013 por efecto de la Sentencia C-818 de 2011, contiene
regulaciones para el trámite de las peticiones de información y documentos reservados, de
obligatorio cumplimiento para los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales.

1. Términos para resolver las peticiones de informaciones y documentos reservados

Las peticiones de documentos, cuyo contenido no esté sometido a reserva legal o a protección del
derecho a la intimidad, según las reglas contenidas en los capítulos anteriores, deberán resolverse
dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.

Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales,
que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar
la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán
dentro de los tres (3) días siguientes. (Artículo 14 C.P.A. y C.A.)

2. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva.

Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en
forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la
decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no
procede recurso alguno, salvo insistencia que se resolverá ante la jurisdicción contenciosa.

La restricción por reserva legal no se extenderá a otras piezas del respectivo expediente o actuación
que no estén cubiertas por ella. (Artículo 25 C.P.A. y C.A.).

3. Insistencia del solicitante en caso de reserva

Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad

que invoca la reserva, corresponderá al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde
se encuentren los documentos, si se trata de autoridades nacionales, departamentales o del Distrito
Capital de Bogotá, o al juez administrativo si se trata de autoridades distritales y municipales
decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada.

Para ello, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al tribunal o al juez

administrativo, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá
en los siguientes casos:

1. Cuando el tribunal o el juez administrativo solicite copia o fotocopia de los documentos sobre
cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la
cual las reciba oficialmente.

2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado que el reglamento disponga,
asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar
criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar
conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal o juzgado administrativo.
(Artículo 26 C.P.A. y C.A.).

4. Inaplicabilidad de las excepciones

El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las

autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente
competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas
autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en
desarrollo de lo previsto en este artículo. (Artículo 27 C.P.A. y C.A.).

5. Peticiones entre autoridades

Cuando una autoridad formule una petición de información a otra, esta deberá, resolverla en un
término no mayor de diez (10) días: En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los
plazos previstos en el artículo 14. (Artículo 30 C.P.A. y C.A.).

6. Falta disciplinaria
La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las
prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata esta Parte Primera
del Código; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones
correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria. (Artículo 31 C.P.A. y C.A.).

7. Información intercambiada en virtud de tratados internacionales

La información intercambiada en virtud de los tratados internacionales suscritos por Colombia se

regirá por lo establecido en ellos.

CAPITULO VI
LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN A LAS ENTIDADES DEL
ESTADO Y ENTES DE CONTROL

A continuación se describen algunos lineamientos para la recepción y entrega de información a las

entidades del Estado y entes de control, solicitada en forma no periódica:

• Las solicitudes de información radicadas ante cada una de las Direcciones, Oficinas y
Subdirecciones deben ser verificadas en cuanto a la viabilidad y no violación de la reserva e
intimidad de las personas, por parte del funcionario con la función a cargo, y en forma conjunta con
el Superior Jerárquico y con las áreas competentes.

• Las solicitudes de los municipios deben ser elevadas por los secretarios de hacienda o quien haga
sus veces, y para las demás entidades deben suscribirlas los directores, gerentes o representantes
legales a nivel local ante las Direcciones de su jurisdicción.

• Las solicitudes deberán contener como mínimo una dirección electrónica y número telefónico,
para remitir las respuestas y efectuar verificaciones de autenticidad de la solicitud.

• La Dirección, Oficina o Subdirección responsable de suministrar la información deberá realizar

una llamada telefónica a la entidad que eleva el requerimiento para comprobar si es auténtica o no
la solicitud y diligenciar un acta de control de recepción y entrega de la información, con los
parámetros consignados en el numeral 7 de la presente circular.

• Para los solicitantes que requieran complementar información de determinados clientes, la lista de
los mismos deberá allegarse en medio magnético o en cualquier otro medio electrónico para
transmisión de datos a fin de evitar la digitación y dar celeridad al proceso.

• En cuanto a la entrega de copias de declaraciones o copias de expedientes en archivo, es necesario

recordar que la competencia radica en el área de documentación; si se trata de copias de expedientes
o actuaciones en curso el trámite será realizado por el área competente (cobranzas, fiscalización,
jurídica, disciplinarios, personal etc.).