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Sumario
MySQL es una base de datos gratuita que te permitirá manejar sin problemas cientos de
megas de información, pero que carece de las facilidades de Access a la hora de crear tablas
y consultas o programar formularios de acceso a los datos.
Esta última, por su parte, presenta importantes problemas de rendimiento cuando el tamaño
de las bases de datos supera los 20 o 30 megas, e incluso antes, dependiendo del poco o
mucho cuidado que hayamos puesto en la manipulación de los datos. El mejor de los
mundos sería, por tanto, almacenar los datos en MySQL y acceder a ellos desde Access,
que es exactamente lo que vamos a hacer en este artículo.
Si nos mantenemos dentro del mundo de Microsoft, la alternativa sería migrar la base de
datos a SQLServer 2008 Express (www.microsoft.com/sqlserver), que es gratuita
mientras la base de datos no supere los 4,5 Gbytes. Las aplicaciones pueden desarrollarse
en Microsoft Visual Studio 2008 y la migración es muy sencilla con el asistente que
incorpora el propio Access. Si estamos hablando de un proyecto nuevo y nuestra
experiencia es un entorno Windows, la solución más adecuada será sin duda SQLServer.
La alternativa Create dump file nos permite generar un fichero de texto con las
instrucciones SQL necesarias para generar la base de datos, que, luego, tendríamos que
procesar en MySQL. Tiene la ventaja de que el archivo queda como copia de seguridad,
pero, en nuestro caso, aparte de ser más lento, puede presentar problemas con caracteres
especiales como la ñ o las comillas simples. También debemos dar un nombre a nuestra
base de datos en MySQL y el tipo de tabla, que será siempre InnoDB.
A continuación, nos pide que elijamos las tablas que queremos migrar, que, en principio,
serían todas. En el paso siguiente, nos pregunta qué elementos deseamos transferir:
estructura y datos, solo datos, etc. Para una migración completa, dejaremos marcadas
todas las opciones. Hacemos clic sobre el botón Run Now y se ejecutará la migración.
Los índices no son la única posible fuente de error, aunque sí la más común. Los mensajes
de error de la migración son bastante autoexplicativos y deberíamos poder corregirlos con
facilidad.
En la ventana que se abre, escogemos la pestaña Origen de datos de equipo, que nos
muestra todos los orígenes de datos ODBC que tenemos configurados en nuestro equipo.
Como nuestra base de datos está recién creada, tenemos que añadirla a la lista mediante el
botón Nuevo.
En la ventana que aparece, elegimos el tipo de datos Origen de datos de sistema, a fin de
que la base de datos esté accesible con cualquier usuario que entremos en el PC y,
seguidamente, escogeremos el driver MySQL ODBC 5.1 Driver.
Este solicitará los parámetros de conexión a nuestra base de datos. Los primeros campos
son el nombre con el que identificaremos al nuevo origen de datos en nuestro equipo y los
demás son específicos de MySQL: el servidor, que será siempre localhost, el usuario root y
nuestro password.
Elegiremos también la base de datos que acabamos de migrar. Esto nos lleva de vuelta a la
lista de orígenes de datos, donde ahora ya sí podemos elegir nuestra base de datos. Nos
mostrará la lista de tablas que componen nuestra base de datos, las marcamos todas y se
incorporarán a nuestra base de datos como tablas nuevas con el icono de un mundo, que
indica que están fuera de nuestro Access.
Lo único que queda por hacer es borrar las tablas originales y renombrar las vinculadas con
los nombres de las primeras. Para hacerlo, puede ser necesario borrar las relaciones que
existan entre las tablas originales. Estas no pueden establecerse entre tablas vinculadas, por
lo que, si nuestra aplicación las necesita, tendremos que establecerlas en MySQL, como se
explica en el paso siguiente.
Una vez tengamos solo las tablas vinculadas, es conveniente que accedamos a la opción
Herramientas/Utilidades de la base de datos/Compactar y reparar bases de datos, a fin
de asegurarnos de que hemos liberado el espacio de disco y nuestro Access ha reducido su
tamaño.
PASO 4. RECONSTRUYE LAS RELACIONES ENTRE
TABLAS EN MYSQL
Este paso puede no ser necesario, depende de cómo hayamos programado nuestra
aplicación Access. Para construir una relación entre tablas en MySQL, entramos en la
consola de comandos de MySQL (ver apartados) y escribimos una instrucción parecida a la
siguiente:
Añadiremos todas las relaciones que queramos dando un nombre diferente a cada una. Para
que MySQL empiece a aplicar estas reglas, escribiremos la instrucción
SET FOREIGN_KEY_CHECKS=0;
Y esto es todo. Desde este momento, nuestra aplicación Access debería funcionar mejor
que antes, más rápido y sin problemas.
LA CONSOLA DE COMANDOS DE LA
HERRAMIENTA DE SUN
Hay algunas herramientas que facilitan el uso de MySQL pero, en general, la utilizaremos
desde la línea de comandos. Accedemos a Inicio/Ejecutar y tecleamos cmd, lo que abre
una ventana de comandos MS-DOS. Tecleamos el comando
Mysql –u root –p
Root es el nombre del usuario administrador. Nos pide la clave que escogimos durante la
instalación y vemos cómo el prompt cambia para indicarnos que estamos ya en MySQL.
Las instrucciones se pueden escribir en varias líneas y terminan (salvo pocas excepciones)
en punto y coma. Lo primero que tenemos que hacer es ejecutar la instrucción:
USE nombrebasededatos;
De esa forma, todas las operaciones que se ejecuten a continuación lo harán sobre las tablas
de esa base de datos. Podemos ejecutar cualquier sentencia SQL. Para ver las tablas de
nuestra base de datos ejecutaríamos:
SHOW TABLES;
Cuando creamos relaciones entre tablas o realizamos otras operaciones complejas, es muy
conveniente escribir las instrucciones en un fichero de texto (que suele nombrarse con la
extensión SQL, pero no es obligatorio) y, luego, lo cargamos desde la consola de comandos
de MySQL. Se utiliza la instrucción:
SOURCE nombrefichero;
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