TAREA No.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LINA JANETH OCHOA ALZATE

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CÍENCÍA DE LA INFORMACÍÓN Y LA DOCUMENTACÍÓN, BÍBLÍOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTÍCA

ARMENIA

2015
 TAREA No. 1

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LINA JANETH OCHOA ALZATE

GESTIÓN DOCUMENTAL II

MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR

DOCENTE

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CÍENCÍA DE LA INFORMACÍÓN Y LA DOCUMENTACÍÓN, BÍBLÍOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTÍCA

ARMENIA

2015
 CONTENIDO

 Introducción
 Objetivos
 Desarrollo de la TAREA No. 1
 INTRODUCCIÓN

Es necesario conocer los principios generales del programa de gestión

documental, los objetivos y las fuentes o recursos de información.

OBJETIVOS
 Identificar que es un programa de gestión documental establecido en la
normatividad de la ley general del archivo

 Aplicar el conocimiento mediante el desarrollo de esta actividad.

DESARROLLO DE LA TAREA No. 1

Responda los siguientes interrogantes:

1. Cuáles son los objetivos de la implementación de un PGD?

- Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que

a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

- Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistemas eficientes de correo y mensajería.

- Regular el manejo y organización del sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.

- Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de

Retención Documental, organización, transferencias primarias,
recuperación, preservación, conservación de la información y disposición
final de los documentos.

- Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

- Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,

útiles para la administración e importantes para la cultura.

2. Qué importancia tiene la Gestión Documental?

1. Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un

servidor documental central.

2. Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que

recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los
documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está
buscando la información.

3. Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y
documentos dentro del sistema de gestión documental.
4. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos
que se realizan a los documentos.
5. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la
misma documentación.

6. Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la

integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

7. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante

búsquedas personalizadas.

8. Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al

automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la
documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar
la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto
papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de
cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, eCutc…

3. Cuáles son las ventajas de la implementación de un PGD?

- Reducción del volumen de documentos

La principal ventaja de la gestión documental en las empresas es la reducción
del gran volumen de documentos de gran diversidad y la dificultad a la hora de
estructurar la información sin importar el espacio que esta ocupe. Esto ha
hecho que el uso de software especializado en automatización de procesos se
convierta en imprescindible para las organizaciones, de manera que se evitará
el caos y se ahorrará mucho tiempo en la clasificación y la posterior búsqueda.

- Reducción de tiempo
El uso de herramientas de software para el archivo de documentos reducen
notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en
papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales, disminuyendo
los costes y los espacios que suponían el archivado de material.

- Minimizar riesgos de pérdida de información

En este caso, para una empresa, la pérdida, manipulación incorrecta o
deterioro de cualquier tipo de documento puede conllevar unos
costes. Minimizar los costes de pérdida de información a través de la
digitalización de documentos es imprescindible para el buen funcionamiento.

4. Explique cada uno de los siguientes aspectos de la Gestión Documental a

la luz de la normatividad colombiana:

 Ámbito de aplicación:
Ella comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las
entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.

 Tipo de información:

1. Información privilegiada: es el tipo de información que solamente un grupo

de personas conoce o puede tener acceso a ella. Por lo tanto, es información
que no es pública o que, en el mejor de los casos, su conocimiento es muy
restringido.

2. Información pública: es el tipo de información que es abierta para todo el

público y de fácil acceso. Por lo tanto, cualquier persona la puede conocer.

3. Información confidencial: como su nombre lo indica, se trata de información

secreta y no pública. Por lo tanto, solo la pueden conocer un círculo muy
cerrado de personas. Generalmente es información sensible e importante que
por ello no puede ser divulgada fácilmente.

4. Información externa: es el tipo de información que se hace pública según

ciertos parámetros de construcción. Es decir, es un tipo de información creada
para un fin en específico.

5. Información interna: es el tipo de información que se maneja al interior de un

grupo de personas. En realidad no es un tipo de información especial, sino que
generalmente solo les interesa a esas personas.

6. Información personal: como su nombre lo indica, es el tipo de información

que nos da datos sobre la vida de una persona.

 Coordinación de la gestión documental:

El coordinador del PGD es el encargado de administrar los archivos central,
gestión e histórico en la compañía del comité de archivo.

 Instrumentos archivísticos para la gestión documental:

Hace relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental

(PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los
sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas
de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de
la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de
administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado).
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial
con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno,
compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

 Procesos de la gestión documental:

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:
Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta
Conservación y Disposición final de los documentos.

- Consulte los recursos de información - bases de datos – de la Universidad

del Quindío, un artículo o video que trate sobre los “Aspectos generales de
un programa de gestión documental”, puede ser en idioma inglés y/o en
español.
Realice todo el proceso según el instructivo del aula virtual:

Lo compartí al correo de la docente, el resumen es el siguiente:

La gestión documental: aspectos previos a su

implementación
La gestión de documentos se ha transformado en un término bastante usual en la
Sociedad de Información, debido al creciente desarrollo de la información y la
generación de contenidos que esto conlleva y su repercusión en las
organizaciones que la utilizan cotidianamente. En este nuevo escenario los
profesionales de la Información, debemos conocer cuáles son sus diferencias e
implicancias, para asistir y organizar esta vastedad de contenidos insertos en los
documentos. Introducción En los comienzos de la era de la Información a fines de
los años 1990, los documentos se recolectaban y se almacenaban con el fin de
conservarlos. Actualmente, el desarrollo exponencial de la información y de las
nuevas herramientas tecnológicas provocó un aumento desmesurado de los
nuevos documentos digitales, y paralelamente también se expandió el crecimiento
de los documentos en papel. La consecuencia de ello es que la búsqueda de
información valiosa se torna compleja. A medida que transcurre el tiempo es cada
vez más imperioso la necesidad de organizarlos, pues el volumen de información
generada se multiplica vertiginosamente, y por lo que su contendido “representa”
esta se ha constituido en un recurso esencial y en un vehículo que tiene
consecuencias en el desarrollo de las actividades que realizamos en nuestra vida
diaria tanto en la faz económica, cultural, social. Por lo tanto, se hace fundamental
la necesidad de contar con una gestión adecuada pues, a mayor crecimiento de
información mayor es el caos que genera independientemente del tipo de
organización donde estemos insertos.

CONCLUSIONES
Al realizar esta tarea logré adquirir conocimientos básicos que me ayudarán en
mi formación como profesional.

BIBLIOGRAFIA
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Product
os%20SINAE%202013/PGD2.pdf