PROYECTO ORIENTADO AL DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO

Aplicación de las fases del proceso administrativo para la resolución de una

problemática.

La Universidad Autónoma de Chihuahua decide solicitarle a usted y a otros

proveedores del servicio, como empresas externas, una solicitud de propuesta
para analizar la que más convenga a sus intereses.

Proyecto

Automatización del sistema de control escolar en la UACH, para los aspirantes a

maestría y doctorado de las diferentes áreas profesionales según oferta educativa,
utilizando tecnologías web.

Misión del proyecto

Automatizar y mejorar la administración de todo el proceso de control escolar de

la Universidad Autónoma de Chihuahua.

Visión del proyecto

Convertir éste sistema en una herramienta de automatización eficaz e

indispensable para el proceso de control escolar de los estudiantes de doctorado
de esta institución, contemplando la posibilidad de implementarlo en otras
universidades del norte de México.

Objetivos

 Reducir por lo menos a un 70% el tiempo de inscripción de los alumnos de

doctorado.
 Inscribir sin problemas por lo menos al 90% de los alumnos.
 Eliminar al 95% el requisito de que los alumnos presenten físicamente sus
comprobantes de estudio y documentos personales de identificación.
 Reducir al máximo la necesidad de que los alumnos tengan que
presentarse en las ventanillas de control escolar para su inscripción.
 Mejorar la comunicación interna institucional entre control escolar y
direcciones de área profesional.

Justificación

Actualmente el sistema de control escolar se encuentra desorganizado, el área

necesita incorporar equipo de cómputo y accesorios nuevos. Gran parte de las
acciones que se llevan a cabo se hacen de manera manual entorpeciendo la
dinámica dentro del área, excediendo el tiempo de inscripción para los alumnos.

El proceso de selección para los alumnos de nuevo ingreso para algún doctorado
es complejo ya que se hace una toma de sus datos personales, académicos y
profesionales con el fin de generar un historial y autorizar la presentación del
examen de aplicación, posteriormente se les solicita la documentación que
confirmen los datos que proporcionaron para su historial.

Si los aspirantes aprueban el examen y son admitidos en la universidad

nuevamente se les solicita la misma documentación para integrarla a su
expediente, consumiendo mucho tiempo de su vida profesional así como de las
personas que laboran en el área.

Una semana antes del inicio del semestre de algún doctorado, son publicadas en
las ventanillas del departamento de control escolar la tira de materias que los
alumnos deberán cursar, los profesores responsables y sus horarios una vez más
consumiendo tiempo del personal y de los alumnos ya que deberán asistir a las
instalaciones para conocer esta información.

Antes de iniciar las clases se les solicita a los alumnos requisitar otro formato
similar al historial, pero éste tienen que entregarlo impreso para que control
escolar lo envíe a la dirección del área profesional correspondiente.

Finalmente la comunicación que se mantiene con los estudiantes es vía correo

electrónico en caso de tener la necesidad de enviarles alguna notificación
posterior, sin embargo por protocolo no pueden enviarse correos de manera
masiva si no personales una vez más consumiendo tiempo y haciendo tediosas
las actividades.

Requerimientos por parte de rectoría

1. La institución solicita que el proyecto tanto en su diseño como en su

implementación no exceda de tres meses debido a que está próximo el
nuevo ciclo escolar.
2. El patronato de la Universidad sólo tiene destinado un recurso financiero
limitado, $80,000.00.
3. Se busca el financiamiento por parte de un organismo de gobierno.
4. Sugiere la importancia de mantener un equipo de trabajo a nivel operativo
máximo de 5 personas dentro de las instalaciones.