TRUCOS EXCEL

 1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesión

de trabajo con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se
trata de la fecha del día corriente. En lugar de escribirla, simplemente
estando posicionados en la celda donde queremos que aparezca la fecha
de hoy, presionamos simultáneamente las teclas “CTRL” y “+”.

2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco

numero 1 escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador),
si presionamos “CTRL” y “:” aparecerá la hora en la celda seleccionada.

3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro

de una celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente
superior, la forma mas rápida seguramente es presionar “CTRL” y “ ' “
(apóstrofe).

4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la

misma manera que en el truco numero 3, si presionamos “CTRL” y “D”, en
la celda que se encuentre seleccionada se copiara el contenido de la
celda inmediatamente a la izquierda.

5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el

formato de la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda
para que aparezca en negrita, la forma más eficiente es presionar “CTRL”
y “N”.

6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la

barra de herramientas es más rápido presionar “CTRL” y “S”.

7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores,

si queremos poner en cursiva (itálica) la fuente de la celda actual, basta
con presionar simultáneamente “CTRL” y “K”.

8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la
celda seleccionada a “tachado”, simplemente presionemos “CTRL” y “5”.

9) Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es

ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la
posibilidad de entrar en el submenú “Formato de Celdas” (figura 1)
presionando simultáneamente “CTRL” y “1”

10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener

filas o columnas ocultas, lo que evita tener “a la vista” celdas con
resultados intermedios, o que no nos interesa ver. La forma más simple
de ocultar una fila es presionar “CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta
la celda actual habrá “desaparecido”. Si la queremos recuperar,
simplemente la combinación de teclas “CTRL”, “Mayús.” y “8” la harán
aparecer nuevamente.

11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente,

para ocultar la fila de la celda actual basta con presionar “CTRL” y “0”
(cero). Cuando deseemos que la columna se haga visible nuevamente,
deberemos presionar en simultaneo tres teclas: “CTRL”, “Mayús.” y “9”.

12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel

poner por defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar
desde el menú opciones). Si por algún motivo nos resultan insuficientes,
podemos presionar “Mayús.” y “F11” y una nueva hoja se agregara en
nuestro libro.

13) Realizar una copia rápida de una hoja existente: Para reproducir una
de las hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos
como modelo y luego, mediante los tabs que aparecen en la parte
inferior del libro arrastrarla horizontalmente con el mouse y la tecla
“CTRL” presionada. Veremos que en el cursor del mouse aparece un
signo “+”. Si la soltamos en ese momento, habremos creado una hoja
que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo
formato.

14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios
libros abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rápidamente, sin tener que
pasar por todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla “Mayús.” y sin
soltarla entrar en la opción [Archivo] del menú. Veremos que la opción
[Cerrar] habrá cambiado a [Cerrar todo].

15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar

comentarios en cada celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar
simultáneamente “Mayús.” y “F2” dentro de la celda deseada y aparecerá
el comentario para que lo rellenemos.

16) Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de
una celda tenga más de un renglón. Para ello, escribimos los datos que
deseemos y pulsamos “ALT” e “INTRO”, lo que hará que el cursor se
desplace a una nueva línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se
modificara para permitir visualizar todo el texto de la celda.
17) Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de
fórmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar la
tecla “Supr” se borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas
“CTRL” y “Supr” cuando no hay caracteres seleccionados se borrarán
todos los caracteres desde el punto donde está el cursor hasta el final de
la línea.

18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rápidamente un mismo

valor o texto en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el
rango a rellenar y luego introducimos el valor de relleno. Para finalizar
pulsamos “CTRL” e “INTRO” simultáneamente, y todo el rango tendrá el
nuevo contenido.

19) Auto suma: Si bien el botón de “Autosuma” ha desaparecido de las

barras de herramientas por defecto de la versión 2003 de Excel (aunque
puede agregarse manualmente) es posible acceder a esta útil función
presionando simultáneamente “Mayús”, “Alt” y “=”, con el mismo efecto
que si hubiéramos presionado el botón desaparecido (ver figura 3).

20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última orden o

formato aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un número en dos
celdas y luego se aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se
activa de inmediato la segunda celda y pulsa “F4”, automáticamente esta
celda también adoptara el formato negrita.

 Figura 1.
  Figura 2.

 Figura 3.

21) Borrar celdas mediante “autorrelleno”: Se puede utilizar la

característica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas.
Sólo se ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor
sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida
que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando
suelte el botón del mouse se borrará el contenido de todas las celdas con
color gris (Figura 4).

22) Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Si bien

arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se
puede ir bastante rápido de una zona a otra de una planilla extensa, si
además mantenemos pulsada la tecla “Mayús.” mientras se arrastra con
el ratón la barra de desplazamiento, el movimiento será aun mas rápido.

23) Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas,

muy grandes o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un
conjunto de ellas “arrastrando” con el mouse. Podemos hacerlo
seleccionando la primer celda y pulsar la tecla MAYUS y luego al
seleccionar la última celda, se seleccionará todo el rango comprendido
en ese rectángulo imaginario.

24) Recálculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy

grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en
abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo
valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando nosotros
queramos, podemos activar el cálculo manual desde el menú
[Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la opción [Manual]
(Figura 5), que nos permitirá hacer el cálculo cada vez que lo deseemos
pulsando la tecla “F9”. Resulta útil para evitar confusiones dejar marcada
la opción [Recalcular antes de guardar].

25) Números aleatorios: Excel permite la generación de números

aleatorios (al azar) por medio de la función ALEATORIO(). Esta función
devuelve un numero dentro del rango 0…..1. Multiplicando la fórmula
ALEATORIO() por un número se obtiene el límite máximo de los números
aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estará
comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si deseamos obtener números
sin decimales, debemos cambiar el formato de la celda. Hemos de tener
en cuenta que los números cambiarán cada vez que recalculemos la
plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda
con la opción [Pegado especial] del menú [Edición].

26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una

manera ágil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de
Tareas de casi todo el paquete Office. Simplemente, mantenemos
pulsada la tecla
“Alt” y arrastramos el botón deseado hasta su nueva ubicación. En caso
de querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos
allí. Para recuperar o agregar botones nuevos en las barras de
herramientas, debemos ir al menú [Ver/Barras de
herramientas/Personalizar…]

27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos

con la misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue
automáticamente al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de
la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT
OFFICE\OFFICE11\XLSTART. De esta manera, el libro se abrirá
automáticamente cada vez que iniciemos el programa,
independientemente de cómo lo llamemos.

28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solución al
problema de obtener columnas no contiguas de idéntico ancho. Para
obtener dos o mas columnas con el mismo ancho, debemos seguir los
siguientes pasos: 1º) seleccione la columna que tiene el ancho que desea
aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2º) Con el cursor sobre ella
haga un clic derecho con el mouse para abrir el menú contextual. 3º)
Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Haga clic en la cabecera de la columna
de destino, abra otra vez el menú contextual con un clic derecho y elija el
comando Pegado especial. 5º) Marque la opción Ancho de las columnas
y presione Aceptar.

29) Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en Excel

puede resultar fastidioso, debido a que el carácter “/” se utiliza para la
introducción de fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta
como una fecha y lo formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle
saber que se trata de una fracción debemos cargar el número así: 0 2/5.
En pantalla se verá 2/5, mientras que internamente el programa
almacena 0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y
otra fraccionaria.

30) Auto completar más rápido: Cargar datos repetitivos en Excel con la
función “Autocompletar” activada es un método bastante veloz. Pero la
propia herramienta tiene una alternativa para agilizarla aún más. Si está
cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa
(por llenar) utilice la combinación de teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto
despliega un menú con los valores incorporados previamente (figura 6).
Seleccione el que corresponda y aparecerá escrito en la celda siguiente.

 Figura 4.
  Figura 5.

 Figura 6.

Como decíamos al comienzo del artículo, siendo Excel un programa tan

completo y extenso existen muchas más que 30 formas de ganar en
productividad. Hemos querido mostrar solo las más comunes y útiles, sin
entrar en temas como gráficos o macros en VBA (Visual Basic para
Aplicaciones).
No es difícil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso
de este programa, simplemente leyendo con atención la completa ayuda
que lo acompaña, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara
descubriendo que solo estaba utilizando un pequeño porcentaje de las
funciones disponibles en esta excelente planilla de cálculo.