Capitulo 3 Analisis y descripcion de puestos130 _ DIRECCION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS Esquema de la descripcién de puestos on de cada uno Cada organizacién debe contar, por escrito, con una breve descrip de los puestos que la integran. De este modo se asegui se evita que otras queden sin ser asignadas a algiin colaborador, y al mismo tiempo 1 la no repeticién de tareas, se establece la base de los demas subsistemas. Analizar puestos, para luego describirlos, comprende una serie de procedi- mientos para reunir y analizar la informacién sobre sus contenidos, las tareas a re, lizar, los requerimientos especificos, el contexto en que las tareas son efectuadas y qué tipo de personas deben contratarse para esa posicién. Cuando las compaiias definen correctamente los puestos se facilitan otras tareas en relacién con el are de Recursos Humanos, entre ellas las de reclutamiento y seleccién de nuevos em- pleados, Gualquier sistema de gestién de Recursos Humanos, con independencia de su rollo de sus complejidad y evolucin, requiere herramientas basicas para el desz politicas y practicas. Una de ellas es la d ién de puestos, con prescindencia del tamaiio de la organizacién. Analisis y descripcion de puestos La descripcién de puestos es la base de los distintos procesos de Recursos Humanos | | | | | |Analisis y descripcién de puestos 131 La informaci6n del andlisis de puestos se utiliza como base para diversas dades relacionadas con 1a administracién de Recursos Humanos + reclutamiento y seleccién; + formacién; * remuneraciones; + evaluacién de desempeiio; * desarrollo de carrera y planes de carrera; * asegurarse de haber asignado todas las tarea s que deben realizarse. EI propésito del andlisis, descripcién y documentacién de puestos de tral jo es el conocimiento real ~y actualizado— de la estructura de la organizacién, sus cometidos y actividades, las responsabilidades de los diferentes puestos, los niveles de exigencia requeridos respecto de conocimientos, experiencia, compe- tencias, etc El andlisis, descripcién y documentaci6n de puestos es una técnica de Recursos Humanos que, de forma sintética, estructurada y clara, recoge la informacién bas ca de un puesto de trabajo en una organizacién determinada. Para iniciar el andlisis y descripcidn de los puestos se parte del rele © recolecci6n de Ia informacién que luego sera analizada; a continuaci6n, se con- firma cl relevamiento y finalmente se realiza la descripcién del puesto, en general ‘utilizando un formulario estandarizado. En tres palabras: relevamiento-confirmacién-descripcion (ver grafico en guiente). El anilisis del puesto previo a la descripcién implica un proced miatico para reunir informacién sobre el contenido del puesto, las tareas que se realizan y sus requerimientos especificos, y qué tipo de personas se requieren para idesempenarlo. Para una correcta descripcién de puestos es importante, antes de iniciar la ta- rea, clasificar los puestos a relevar, es decir, aquellos sobre los cuales se debera reco- lectar informacién para su posterior descripcién: miento gina si- miento siste- + Segtin el nivel jerarquico: alta direccién, gerencias de area, jefaturas inter- medias y demas puestos iniciales. * Por la formacién requerida: alta formacién 0 muy especializada © puestos ‘operatives para los que no es necesaria. ecemca132 _ DIRECCION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS. Descripcién de puestos: esquema Clasificacién de puestos“e Analisis y descripcién de puestos 133 * Por los resultados de la gesti6n a su cargo: de alto impacto o no en los resul- tados de la organizacin. © Por los recursos humanos que manej Igualmente es importante definir, antes de la recoleccién de informacién - luego confirmarla durante el proceso de recoleccién- la relacién entre los puestos puestos paralelos y puestos subordinados. En ocasiones esta relacién no est4 muy clara, aunque se obtenga previamente un organigrama. Por ello sera muy importante la confirmacién durante el releva- miento de las reales relaciones entre los puestos. Una correcta descripcién de puestos incluye tres momentos: | trevista de relevamiento estructurada, utilizando un cuestionario 0 en- trevista dirigida. El planeamiento de la entrevista y Ia uti larios son imprescindible. cién de formu- 2. Confirmacién de la informacién obtenida. 3. Descripcién del puesto propiamente dicha, donde el resultado a obtener sera el documento denominado Descriptivo de puesto. Antes del relevamiento es importante definir la relacién entre los puestos ocRaeca134 DIRECCION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS Analisis y descripcién de puestos Te aes momento 1 Del autor al lector No es posible basarse tnicamente en la experiencia de la persona que confecciona las descripciones de puestos, ya que cada caso o empresa difiere de los demas. Ademds, se sugiere realizar entrevistas estructuradas. En ocasiones los entrevistados tienden a relatar problemas personales cuando el especialista en Recursos Humanos intenta hacer un rele- vamiento. Con buenos modales y “politicamente”, seré necesario reencauzar la entrevista y seguir el esquema planeado en la mencionada entrevista estructurada. Analisis de puestos El andlisis de puestos es el procedimiento sistematico de reunir y ana cién sobre: * el contenido de un puesto (tareas a realizar); * los requerimientos espectfiAnélisis y descripcién de puestos 135, © el contexto en que las tareas son realizadas; is adecuat © qué tipo de personas son las 1 para ocupar esa posicién. iCémo darse cuenta de que una organizaci6n necesita mejorar la descripcién de puestos? ir -si no se ha hecho hasta el momento- los puestos de una organizacién. siguientes son algunas ituaciones que indican la necesidad de revisar o descri- * Cuando los salarios son inequitativos 0 Ia escala salarial es inconsistente. + Empleados que no saben exactamente qué se espera de ellos. * Conflictos frecuentes por no saber exactamente quién hace cada tarea. + Respons bilidades abiertas de modo que se duplican los esfuerze * Seleccién y contratacién de personas no califi las para sus trabajos. * Inadecuado 0 pobre entrenamiento con la consecuencia de poca produe- cidn y baja calidad. * Demora en la prestacidn de servicios o entrega de productos. Cuando un cliente se acerca a una consultora, © tipo de organizacién plantea un problema como los me milar, rara vez plantea, al mismo tiempo, que su organizacin debe revisar o describir os puestos de trabajo, Esta persona simplemente describe un problema (conflictos en- tre reas, clientes disconformes, etc.); ser el especialista en Recursos Humanos quien jar comenzar por el principio, tal como se vio en el Capitulo 2 Gomo resulta casi obvio, no todos los problemas de una organizacidn se solu- cionan con tener los puestos descriptos adecuadamente; pero, al mismo tiempo, es igualmente cierto que la descripcién de puestos es la base para ordenar una organi- zacin en todos los temas relacionados con el personal que la integra ndo un nimero I de cualquier cionados u otros de indole si- acons Beneficios de un buen programa de descripcién de puestos Los beneficios ma correcta y actualizada deseripcién de pu importantes de u tos son + Posibilita comparar puestos y clasificarlos, De este modo las compensacio- nes son mas equitativas. ‘ecRanca136 _DIRECCION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS * Es una muy valiosa herramienta para reclutar, seleccionar y contratar personal. * Capacitar, entrenar y desarrollar personal es mucho mas sencillo con la ayu- da de la descripcién de puestos. * Define rendimientos estindar, lo que permite realizar correctas evaluaciones. + Esvital en los planes de sucesién y otros programas internos de desarrollo. * Otros uso para analizar los flujos de informacién de una compaiia. Muchas organizaciones definieron puestos de trabajo por primera vez a raiz de un proceso de certificacién en normas de calidad (por ejemplo, las normas 150). Al mismo tiempo, la fuerte preocupacién por obtener “a certificacién” y “pasar la auditoria” ha desvirtuado el uso y la importancia de la descripcién de puestos en si y su relacién estrecha y profunda con los otros subsistemas de Recursos Humanos. Mas alla de que una organizacién haya realizado la descripcién de puestos por re- querimientos de las normas de calidad, deberia tenerse en cuenta los verdaderos beneficios que esta descripcidn trac aparejados para la organizacin en su func namiento cotidiano, ademas de! hecho puntual ¢ importante, por cierto, que repre- senta la certificacién de la calidad. EI responsable de Recursos Humanos debe asumir un rol preponderante en este proceso y relacionar los descriptivos de puestos con los diferentes subsi: de Recursos Humanos. En muchas organizaciones los diseitos de calidad los reali zan consultores externos junto con los especialistas en Organizacién y Métodos ¢ Calidad, por lo cual no se obtienen todos los beneficios mencionados mas arriba. ems Informaci6n necesaria para el andlisis de puestos La descripcién de puestos tiene varios momentos, como ya hemos visto, que se reali mentan entre si para lograr el objetivo central. El analisis de un puesto se hace z partir de la informacién recolectada y se utiliza para darle consistencia a lo relevado Permite efectuar correcciones y confeccionar perfiles de buisquedas. La descripciér final se obtiene después de la realizacién del analisis del puesto. La informacién necesaria para realizar el andlisis del puesto e * Tareas y responsabilidades del puesto. © Estandares de rendimiento. * Maquinas u otros elementos necesariosIt Analisis y descripcién de puestos 137 * Condiciones laboral © contexto de la posic + Requerimientos de personalidad /competenci: segtin corresponda. Por tiltimo, las descripciones de puestos ~job descriptions~ no hacen referencia a las personas que los ocupan. Como su nombre lo indica, brindan informacién bre las obligaciones del puesto, responsabilidades, autoridad, relaciones con otros puestos y todo lo relacionado con Ia posicién en si. 7 Diferencia entre tarea y puesto. jones © Tarea: trabajo que debe realizarse, usualmente, con algunas caracteristicas ajo. g predeterminadas, como plazos, contenidos, etc. © Puesto: lugar que una persona ocupa en una organizacién. Implica cumplir responsabilidades y tareas claramente definidas. El andlisis de los puestos © Describir tareas, responsabilidades y deberes del puesto. * Identific — qué se hace; = por qué se hace; ~ dénde se hace; — cémo se hace. El anilisis de puestos permite responder las siguientes preguntas: © :Curiles son los puestos en la organizaci6n? * :Cémo se relacionan entre si? relaciona con los objetivos y la estrategi * De qué forma cada puesto s orga nizacional? © -Cual es el grado de adecuacién de una persona al puesto que ocupa? © -C6émo pueden ser reestructuradas las tareas para rediseiiar o eliminar puestos? ecaanca138 — DIRECCION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS Métodos para reunir informacién Métodos de descripcién y analisis de puestos © Observacién directa: en los casos mas simples, el especialista en Recursos Hu- manos observa las tareas y completa el formulario a partir de lo que ve, sin la participaci6n directa del empleado. Entrevista: se realiza una entrevista al ocupante del puesto. + Custionario: el ocapante del puesto completa un cuestionario. * | Mixta: administracion conjunta de por lo menos dos de estas variantes La conveniencia de utilizar un método u otro, 0 una combinacidn de ellos, de- pendera de cada caso. Lo mas usual es utilizar varios métodos al mismo tiempo, y sera el especialista el que opte por uno u otro. Por ejemplo, puede utilizarse el método de observacién directa para puestos operativos, en forma conjunta con for- mulario y entrevista para puestos de supervision, y solo cuestionario para personas que estan en lugares ale les, Cada caso es particular debera optar por lo mas conveniente en cada uno, ados de las oficinas centr Pasos en secuencia para una posicién | |Analisis y descripcién de puestos 139 Pasos para una némina o conjunto de puestos grace Analizar puestos, para luego confeccionar los descriptivos de puesto, com- prende una serie de procedimientos para reunir y analizar la informacion sobre sus contenidos, las tareas a realizar, los requerimientos especificos, el contexto en que las tareas son efectuadas y qué tipo de personas debe con- tratarse para cada posicién. Cuando las compaiiias definen correctamente Jos puestos se facilitan una serie de otras tareas en relacién con el area de Recursos Humanos, entre ellas las ya estudiadas de reclutamiento y selec- cién de nuevos empleados. E 6n de puestos es una técnica de Re- cursos Humanos que, de forma sintética, estructurada y clara, recoge la abajo en una organizacion determi- ndlisis, descripcién y documen| informaci6n basica de un puesto de t nada. La descripeién de puestos, que permite la realizacion del inventario del personal, es la base para los restantes procesos de Recursos Humanos: for- macién y seleccién, remuneraciones, evaluacién de desempeiio, planes de carrera, etc Para una correcta descripcién de puestos pueden identificarse tres momen- tos claves: la entrevista de relevamiento estructurada con utilizacién 0 no de un cuestionario, la confirmacién de la informacién obtenida y la des- cripcién de puesto propiamente dicha. En todos los casos el resultado del relevamiento debe ser revisado con el supervisor inmediato. Diferencia entre tarea y puesto: la tarea es el conjunto de actividades in- dividuales que ejecuta el ocupante de un puesto, y el puesto es la posicién ubicada dentro de la estructura organizacional. Distintos métodos para la descripcién y andlisis de puestos: observacién di- recta para los casos mis simples, entrevista dirigida al ocupante del puesto, cuestionario que completa el ocupante, © mixta, que combina la entrevista con el cuestionario.166 — DIRECCION ESTRATEGICA DE RECURSOS HUMANOS * La adecuacién persona-puesto se efectita relacionando el descriptive del puesto con el perfil de 1a persona que lo ocupa. © Los mapas y planes de carrera se confeccionan sobre la base de los descrip- tivos de puestos, os humanos por competencias, ka descrip- nento, * Siuna empresa maneja sus recur ci6n de puestos debe incluirlas, como parte del mencionado docu Descriptivo del puesto. que se realicen para el relevamiento deben prever esta informacién. Las preguntas deben estar es pecialmente diseitadas, por ejemplo: zcudles son las competencias necesa- rias para ser exitoso en el puesto? bs cuestionarios y entrey * La revisién de las descripciones de puestos es muy importante. No es nece- aio; dependera sario tener una fecha determinada, por ejemplo una vez de la compania, del negocio y de la funcin. Las organizaciones causa del mercado, la tecnolog ambian a los negocios. * Las nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo, afectan las descr de puestos. Se entiende que hay teletrabajo cuando convergen en forma simultanea el trabajo a distancia, las comunicaciones y la relacin de depen- dencia con el empleador, Los elementos que se necesitan, el tipo de wabajo peiones a realizar asi como la personalidad requerida del empleado y del eventual jefe son algunos de los aspectos a tener en cuenta en la descripeién de pues- tos bajo la modalidad de teletrabz Gur ate omens iAnalisis y descripcién de puestos PARA PROFESORES, Para cada uno de los capitulos de esta obra hemos preparado: Material de apoyo para el dictado de clases. Los profesores que hayan adoptado esta obra para sus cursos tanto de grado como de posgrado podran solicitar de manera gratuita: Direccién estratégica de Recursos Humanos. CLASES Unicamente disponibles en formato digital: ‘www.marthaalles.com o bien escribiendo a: profesores@marthaalles.com ‘ocrawca