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Ponencia Gestion Tiempo PDF
Ponencia Gestion Tiempo PDF
Emilio Solís
@emi_sb
Experimento
esolis@gottraining.es Duke University
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PRODETUR PRODETUR
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Sucumbimos a la
desidia
"El trabajo se expande
hasta llenar el tiempo del
que se dispone para su
Controlar mi tiempo
me ayuda realización".
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PRODETUR PRODETUR
El tiempo... a nivel empresarial
* Recurso fijo
* Intangible
* Limitante
* No renovable
* Muy estricto
¿Cómo te organizas? * Costoso de recuperar
* No reciclable
PRODETUR PRODETUR
El modelo...
Mi sistema de gestión debe ser...
Sistema que nos permita organizar los
recursos y establecer el orden apropiado para
la realización de las tareas necesarias dentro * fácil, simple e intuitivo
de un periodo definido
* para mi
* No me puede quitar tiempo
Reloj del Apocalipsis
BCA Universidad de Chicago
Desde 1947 hasta hoy...
PRODETUR PRODETUR
Mi sistema de gestión debe... Fase previa...
i – Facilitarme el seguimiento de mis tareas.
e-Mail
Los ladrones Grandes clásicos...
Internet
de tiempo * Visitas inesperadas
Redes sociales
* Teléfono
Multitarea
* Desorden
Si el tiempo es oro...
* Reuniones Los nuevos...
Perderlo puede salirnos
muy caro * Procrastinación
PRODETUR PRODETUR
crime scene
Contrólalos!!
* Mantén tu mesa ordenada (Antes de irte)
* Vacía tu escritorio y el de tu ordenador
* Cierra tu “puerta” un rato
* Las personas se mueven, es normal
* Quita llamadas en el ordenador
Lo importante es el * Aleja libros, periódicos, notas...
* Resume, planifica y estima la duración
“como” no el “que” * Educa: ¿Tu qué harías?
* Cálcula costes: http://tobytripp.github.com/meeting-ticker/
PRODETUR
PRODETUR
Tu puedes ser
uno de ellos... Executive Control in Cognitive Process Task Switching
Rubinstein JS, Meyer DE y Evans JE
Univeristy of Michigan (2001)
PRODETUR
PRODETUR
¿Qué ocurre al iniciar una tarea?
1 – Implantación de nuevas metas y objetivos
Ideas...
2 – Activación de las reglas necesarias para llevar
a cabo la tarea
No eres multitarea,
OLVÍDALO!!
Executive Control in Cognitive Process Task Switching PRODETUR PRODETUR
Rubinstein JS, Meyer DE y Evans JE
Univeristy of Michigan (2001)
Clave
+ iDEAS
Enfoca
PRODETUR
PRODETUR
Empieza el
día con una
Ap
un
Retrásalo
ta
45’ tarea An
ota
PRODETUR PRODETUR
1 - Elige la tarea
PRODETUR
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ADEMÁS...
Método Seinfield
* Anota el tiempo por tareas
* Identifica las esenciales
* Ataca las tareas sapo temprano
* Utiliza el “banco del tiempo” a tu favor
* No te creas un fast worker
* Gratifícate
PRODETUR PRODETUR
Yo... procrastino
¿Procrastinación?
Tú... procrastinas
Él... procrastina
Nosotros... procrastinamos
Vosotros... procrastináis
Ellos... procrastinan
PRODETUR PRODETUR
y...
PRODETUR
Donde encontrarnos!
Gracias! www.gottraining.es
http://gotteros.blogspot.com
www.facebook.com/gottraining
Emilio Solís
@gotteros
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exhibido pero no se puede utilizar para crear un trabajo derivado o igual del
original.
PRODETUR
¿Que sugerimos? - Coge una pequeña hoja
M
e encantan las continuas ideas que
aquí, dedícate única y exclusivamente a ellas,
voy encontrando por la red y los
ve tachando y no hagas otra cosa hasta que
truquis que se van planteando por la
las termines.
blogosfera acerca de como ir
gestionando nuestro tiempo.
Cuando termines, repite la operación con otras
5, verás como es más fácil ir poco a poco que
La verdad es que te sorprendes cuando,
viendo la lista de golpe!
además, esas pequeñas ideas de sentido
común son aprovechadas por grandes
Ojo:
visionarios, por que otra cosa no, pero gente
* Elige bien las 5 tareas
avispada hay por doquier, y lo transforman en
* No las abandones hasta cumplir las 5
libros de éxito o varitas mágicas de la
* Registra nuevas tareas que te lleguen para
eficiencia.
después
* Si has conseguido 4... solo te queda una,
En este caso, voy a comentar un pequeño
que no salte de lista en lista!!
truco que ya ponía en marcha hace tiempo
pero que a día de hoy he visto ya en varios
Como siempre, aparecen webs preparadas
blogs, se trata de como atacar la interminable
para usar estos sistemas, échales un ojo por
lista de tareas que tenemos día a día sobre
s i t e p u e d e n a y u d a r : t h i n g l e r. c o m o
nuestra mesa, agenda, sistema GTD...
teamly.com
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Reuniones Eficaces - Ideas y trucos
Uno de los principales ladrones de tiempo en la actividad directiva suelen ser las reuniones mal
planteadas.
En general, una reunión eficaz no es aquélla en la que el directivo reúne a sus empleados
única y exclusivamente para transmitirles información. Quizás a eso, deberíamos llamarle
exposición o incluso “discurso”. Una reunión eficaz va más allá.
Una posible definición sería “el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el
logro de uno o varios objetivos.” Por lo tanto, la reunión implica interacción, colaboración,
participación y objetivos bien definidos. ¿Por qué algunas reuniones son ineficaces?
Son muchas las causas de la falta de eficacia de las reuniones, sin embargo, podríamos
destacar las siguientes:
El que existan participantes que hablen demasiado “protagonistas” y no dejen hablar a los
demás.
El convocar la reunión a una hora inapropiada.
Todos estos errores podemos automáticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo, debemos de
definir claramente el o los objetivos de la reunión. Si no tenemos un objetivo bien definido
¿Para qué vamos a reunirnos?
Estructure un “Orden del día”. No es suficiente con que el directivo conozca los objetivos de la
reunión. También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.
Indique con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa
que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.
Procure que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes. En caso contrario
estaremos introduciendo un nuevo ladrón de tiempo para todos.
Intente centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en
la trampa de la dispersión de temas y al final, acabarán hablado de cualquier cosa menos de lo
que estaba previsto.
Los asistentes deben, al finalizar la reunión, tener la impresión de que la misma ha sido
productiva y que ha servido para algo.
Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomente continuamente la
participación. Seguro que todos tienen algo interesante que decir. Evite que algún participante
monopolice la reunión. Agradezca su participación pero dé paso a los demás.
Elija y “pacte” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Los participantes deben de estar
centrados en la reunión y no en la hora del almuerzo o la hora de marcharse a casa.
No realice reuniones demasiado largas. Lo único que conseguirá es agotar a los participantes y
que no deseen asistir a ninguna reunión suya. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora
y media.
Para algunos puede ser difícil dirigir una reunión con 20 personas. Divide y vencerás: trabaje
con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas.
Intente que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden
del día”. También debe de ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y
recursos que emplearán durante la misma.
Cualquier punto del orden del día debería seguir este esquema:
INTRODUCCIÓN, DESARROLLO y CONCLUSIÓN.
#6 Utiliza auriculares
Si puedes, hazlo. Puedes escuchar música relajante que estimule tu concentración o
bien utilizar un generador de ruido blanco ( SimpleNoise, por ejemplo) que ayudarán
a aislar ruidos exteriores. Y aun cuando no escuches nada los auriculares ahuyentan
las ganas de interrumpirte que pueda tener algún compañero que pase a tu lado.
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Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
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Gestión del Tiempo - 25 Trucos!!
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El Efecto Zeigarnik o por qué las películas con
mensaje suelen acabar!mal
marzo 9, 2011
Tras años y años viendo películas de todo tipo creo estar en condiciones de subirme al
tonel más cercano a proclamar una verdad universal: si uno oye hablar de un “film de
denuncia” que pretende transmitir algún mensaje con el que despertar las conciencias de
los espectadores, puede tener por seguro que en él morirá el protagonista. Hay una
explicación psicológica para ello.
Novecento
Aunque tal vez no haya un estudio científico al respecto (aunque podía habérmelo
inventado y que colase, “lo he leído en internet, será cierto”), no es una afirmación que
carezca por completo de base empírica. Muchos años delante de la pantalla me avalan.
Desde “El jardinero fiel” con su mensaje sobre las prácticas poco éticas de las empresas
farmacéuticas y los estragos que causan en el Tercer Mundo, pasando por “La vida es
bella”, “Diamantes de sangre”, “Haz lo que debas”, “Senderos de Gloria”, cualquier
film de Ken Loach y, en fin, el título que al lector se le venga a la mente, da la impresión
de que una película militante -llamada también “de denuncia social” o “cine de protesta”-
ha de tener un final trágico que le haga a uno salir del cine o cerrar la página de
Megavídeo con pesambre y regoello.
Para ello suele ser necesario que muera el protagonista, o en su defecto algún personaje
estrechamente unido a él y que haya sido retratado previamente como la inocencia
personificada. Ante cuyo cadáver el protagonista, arrodillado, alce los puños al cielo
clamando justicia entre lágrimas contra sus asesinos. Bien sean nazis, terroristas,
comunistas, Ku Kux Klan o policías al servicio del Apartheid o de algún régimen
dictatorial tercermundista.
Bluma Zeigarnik
La explicación más inmediata es que un final trágico da el adecuado tono de seriedad que
la denuncia de cualquier injusticia requiere. Pero hay otra, algo más sutil, para la que la
psicóloga rusa de origen judío Bluma Zeigarnik otorgó un epónimo: el Efecto Zeigarnik.
Parece que en psicología y psiquiatría hay un síndrome o efecto para toda clase de
comportamientos y éste en concreto se refiere a “la tendencia a recordar tareas
inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas”. Dice
la Wikipedia que Bluma se percató de esto al observar cómo un camarero era capaz de
recordar fácilmente una larga lista de pedidos pendientes y sin embargo difícilmente
recordaba los platos que acaba de servir, lo que le llevó a publicar un estudio al respecto
en 1927.
Cuando somos espectadores de una narración nos encanta que la historia se cierre, que
el bueno sea reconocido, el malo reciba su castigo y que, en definitiva, el conflicto
quede resuelto. Por tanto una historia con un final trágico en el que no se haya
impartido justicia (“El patrón está vivo”, frase con la que concluía Novecento) es una
trama irresuelta que, como una espina clavada, incita al espectador a pasar a la acción y
tomar alguna clase de iniciativa para que dentro de su cabeza la historia pueda tener el
final que le corresponde.
Por eso -dejando de lado el cine pero sin abandonar del todo el terreno de la ficción- en
muchas reivindicaciones políticas, desde el Día de la Mujer Trabajadora hasta la Diada
catalana, se rememoran no los logros sino las derrotas y agravios sufridos. Para
movilizar a la población y que busque su particular “cierre” de tales narraciones.
Ladrones del tiempo
En una empresa, toda pérdida de tiempo lleva consigo una pérdida de dinero. En
consecuencia, la pregunta importante es:
¿Dónde y cómo se producen las pérdidas de tiempo en una empresa?
Existen cinco grandes áreas de pérdida de tiempo, son los llamados “Ladrones del tiempo”.
Es importante conocerlos y prestarle la suficiente atención con el fin de detectar si usted,
como responsable de la empresa, es el primero que da el mal ejemplo.
Los cinco Ladrones del tiempo son:
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2. PÉRDIDAS A CAUSA DE LA DESORGANIZACIÓN
Las dos principales causas de pérdida de tiempo a causa de la desorganización son:
Ausencia de planes de trabajo. Objetivos y prioridades confusas.
Para corregir estas deficiencias, le recomendamos recurrir al Diagnóstico D-038: AUTO-
EVALUACIÓN: ¿ES USTED UN DIRECTIVO O EJECUTIVO REALMENTE ORGANI-ZADO?, que
encontrará en la sección de Diagnósticos de la empresa de este mismo sitio web.
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El dueño o máximo responsable de una empresa (grande, mediana o pequeña) debe ser
consciente de que su tiempo es importante y que, en consecuencia, debe dedicarlo a los
asuntos importantes, dejando que otros se encarguen de los aspectos que exigen menos
experiencia, conocimientos y capacidades de decisión. Cuando el dueño se implica en
asuntos poco importantes, lo que hace es aumentar, sin necesidad, los costes de la
empresa, dado que el tiempo más costoso para la empresa es el suyo.
ADVERTENCIA FINAL
Nótese que en los comentarios anteriores sobre la pérdida del tiempo nos hemos referido
únicamente al tiempo del dueño o máximo responsable. Pues bien, todas las
observaciones señaladas anteriormente:
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Primero. Porque el tiempo del dueño o responsable máximo es el más costoso para la
empresa y, en consecuencia, sus pérdidas de tiempo son las más peligrosas para la
rentabilidad del negocio.
Segundo. Porque el dueño o responsable es el primero que debe dar el ejemplo al resto
de las personas que trabajan en la empresa, aunque sean sólo dos o tres; si el dueño o
responsable adopta hábitos eficientes de trabajo, sus empleados tenderán a imitarlo (lo
mismo sucede si él es el primero en dar el ejemplo de cómo se pierde el tiempo de la
empresa).
By
RGPymes
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¿Qué es la procrastinación y por qué tendemos a ella?
20 de enero de 2011 | 17:57 - Sergio Parra
Posiblemente el término, hace unos años casi ajeno del acervo cultural de la gente, está
tomando relevancia gracias a Internet. Y es que Internet en sí mismo es una fuente
infinita de procrastinación, que se lo digan a los oficinistas que tienen un ordenador
delante y no dejan de entrar en Facebook para comentar fotos de gatitos.
Las distracciones son tan poderosas porque nos permiten evadirnos de lo que no
tenemos ganas de acometer. Aunque nuestros objetivos mentales sean razonables o
incluso necesarios para alcanzar algún fin importante, la mayoría de nosotros, en un
momento u otro, “nos despistamos”. No, lo haré mañana; no, todavía no me he puesto
con el inglés porque últimamente tengo mucho trabajo; no, me queda por resolver cuatro
cosas antes de acudir a la autoescuela! ¡son cosas muy importantes! ¡De verdad!
Si nuestro cerebro estuviera mejor ensamblado, quizá estaría dotado de una voluntad
más férrea que, ante las urgencias más serias, se atendría sólo a objetivos fijados
detenidamente.
Según el psicólogo Gary Marcus, esta generalizada propensión a las distracciones y las
ausencias mentales (y la facilidad para esgrimir excusas) es una consecuencia más de:
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Las estadísticas nos indican que entre el 80 y el 95 % de los estudiantes universitarios
postergan sus obligaciones, y dos tercios de todos los estudiantes consideran que
tienen por costumbre postergar las cosas.
Según otros cálculos, entre el 15 y el 20% de todos los adultos se ven crónicamente
afectados; y no puedo por menos que preguntarme si el resto sencillamente miente. A la
mayoría de las personas les preocupa la tendencia a postergar; en general la describen
como algo malo, perjudicial y estúpido. Y, sin embargo, casi todos incurrimos en ella.
El problema, pues, es que a menudo aplazamos lo que es importante hacer, incluso para
mejorar nuestra vida de algún modo, a fin de sumergirnos en otras actividades que no
nos permitan sentir remordimientos: ver la televisión, por ejemplo. No digo que ver el
último capítulo de Lost no sea importante, pero seguramente es un objetivo con menos
prioridad que muchos otros.
Y ¿cuáles son las cosas que suelen excitar nuestra procrastinación al máximo?
Las tareas más susceptibles de ser postergadas reúnen, por lo general, dos condiciones:
no nos divierten y no es obligatorio realizarlas ahora mismo. A la menor oportunidad,
aplazamos las tareas que más rechazo nos producen y nos recreamos en lo divertido, a
menudo sin detenernos a pensar en el coste final. La postergación es, en suma, el hijo
ilegítimo de la tasa de descuento al futuro (la tendencia a devaluar el futuro respecto al
presente) y el uso del placer como brújula chapucera.
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