INFORMÁTICA II

2. ADMINISTRACIÓN DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR

(SESIÓN 4)
2.4. Reportes
2.4.1. Administrativos
2.4.2. Financieros
2.5. Las cuentas por cobrar

Objetivo: Comprender la relevancia de los reportes

Toda la información que es manejada por un sistema contable requiere ser extraída para
ser valorada, retroalimentada, dirigida a los canales correspondientes para toma de
decisiones. La información es poder. Y es en forma de reporte que esa información se da a
conocer.

La contabilidad administrativa apareció primero y fue introducida a finales de los años 1800.
Esta proporcionaba solamente la información esencial necesaria para administrar la
fabricación de los primeros productos como el acero y los textiles, de acuerdo a Accounting
for Management. En ese momento no habían accionistas ni deudas sin garantía, por lo que
no existía una gran necesidad de reportes precisos y extensos. A principios de los años
1900 los requerimientos contables adquirieron rigidez con el crecimiento del crédito, la
regulación gubernamental y los impuestos. Las compañías estaban obligadas a presentar
reportes financieros a estas entidades externas que querían mantener el control sobre la
ganancia de dinero. Éste fue el inicio de los reportes contables financieros.

2.4 Reportes

La contabilidad administrativa y la financiera cumplen funciones importantes dentro de un

negocio. Sus diferencias las hacen significativas en diferentes formas, pero iguales en
importancia. Los gerentes deben pensar acerca del futuro de la compañía, por lo que la
contabilidad administrativa es importante en la planeación financiera a futuro y para pensar
en formas de crecimiento basadas en estimados de lo que pasará. La contabilidad
financiera es importante para informar a los inversionistas, profesionales de los impuestos y
acreedores del rendimiento de una empresa durante un periodo de tiempo, arrojando una
luz valiosa en el pasado y el presente, de acuerdo a un artículo del sitio web de Quick MBA.
Además estos reportes se usan para los impuestos de una compañía, por lo que deben ser
100 por ciento precisos.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información contable de
calidad. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes una serie de características
que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y provisionalidad entre otras que a
continuación citaremos brevemente.

Utilidad:
La característica de utilidad se refiere en que la información pueda efectivamente ser usada
en la toma de decisiones de los usuarios, dado que es importante y que ha sido presentada
en forma oportuna.

Significación:
Esta característica mide la capacidad que tiene la información contable para representar
simbólicamente con palabras y cantidades, la entidad y su evolución, su estado en
diferentes puntos en el tiempo y los resultados de su operación.

Relevancia:
La cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor permitan al
usuario captar el mensaje y operar sobre ella para lograr sus fines particulares.

Veracidad:
La cualidad de incluir en la información contable eventos realmente sucedidos y de su
correcta medición de acuerdo con las reglas aceptadas como válidas por el sistema.

Comparabilidad:
La cualidad de la información de ser cotejable y confrontable en el tiempo por una entidad
determinada, y válidamente confrontable dos o más entidades entre si, permitiéndose
juzgar la evolución de las entidades económicas.
Oportunidad:
Esa cualidad de la información se refiere a que esta llegue a mano del usuario cuando el
pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines.

Confiabilidad:
La característica de la información contable por la que el usuario la acepta y la utiliza para
tomar decisiones. La confianza que el usuario de la información contable le otorga requiere
que la operación del sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.

Estabilidad:
La estabilidad del sistema indica que su operación no cambia en el tiempo y que la
información que produce sea obtenida aplicando la misma regla para captar los datos,
cuantificarlos y presentarlos, a esta característica se le conoce también como consistencia.

Objetividad:
Esta característica implica que las reglas bajo las cuales fue generada la información
contable no ha sido deliberadamente distorsionada y que la información representa la
realidad de acuerdo con dichas reglas.

Verificabilidad:
Esta característica permite que puedan aplicarse pruebas al sistema que generó la
información contable y obtener el mismo resultado.

2.4.1 y 2.4.2 Reportes administrativos y financieros

Un informe o reporte, es el documento caracterizado por contener información que
refleja el estado y / o resultado de un proceso, investigación o evento.
Estos Reportes Contables, se encuentran predefinidos por la práctica contable e
incluyen:
• Balanza de comprobación por Cuentas contables y centros de costo,
• Balance General y
• Estado de Resultados.
El Balance General incluye el cálculo de la utilidad o pérdida del ejercicio, además el
Balance de comprobación muestra información del saldo normal de cada cuenta listada, lo
que permite mostrar los saldos de las cuentas con valores positivos o negativos.

Estos reportes Contables, son la base para un sistema de información Administrativo

Financiero, que tienen como fin, dar al administrador todo tipo de información al respecto de
su negocio.

El sistema debe tener la capacidad de generar una diversa serie de informes y reportes,
que con el apoyo de herramientas de cálculo como Excel, dan al usuario, versatilidad en el
análisis de las operaciones y los resultados.

Reportes sobre niveles de inventario, detalles de ventas vs clientes, volúmenes de

compras a un proveedor en especial, montos de comisiones pagadas, comparaciones
entre ventas y costos variables, análisis de la utilidad de alguna operación o proyecto y
otros muchos reportes, forman a este muy amplio catalogo de reportes e informes
financieros y administrativos.

El sistema debe vigilar que los estados financieros de propósito general, cumplan con
las expectativas de los usuarios y los reportes e informes especiales,

También debe procurar que sus procesos cumplan con la normalización contable y
que la información de la contabilidad sea comparable, comprensible y transparente.

Debemos tener presente, que estados financieros, reportes e informes, son una
radiografía de la empresa, a un momento determinado o por un periodo especifico.

El sistema debe generar los reportes básicos y fundamentales, en apego a la

normatividad contable que por el giro y la situación, aplique.

También debe permitir al usuario, generar sus propios análisis y reportes, ya sea que
correspondan a la implementación de análisis comunes pero no estandarizados, o si
son comparaciones especiales, definidas por el usuario de manera específica.
En todo esto, el sistema deberá guiar a su usuario, en el manejo de la información que
contiene y su uso eficiente.

2.5. Las cuentas por cobrar

Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de

prestamos o cualquier otro concepto análogo. (Incluye documentos por cobrar).

Representan el crédito que concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la
promesa de pago en un plazo determinado.
Se clasifican atendiendo a su origen, a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas,
empleados y otros deudores, separando los que provengan de ventas y servicios de los que
tengan otro origen. También se clasifican atendiendo a su disponibilidad, inmediata o corto
plazo y a largo plazo.

En materia de reportes también las cuentas por cobrar son motivo de un informe que da
transparencia y certidumbre
La administración de la cobranza se realiza a través de un informe conocido como
“Calendario de anti edad de saldos , erramienta ue permite mantener al día las cuentas
por cobrar, pues pone al descubierto la situación de la cartera con toda claridad a una fecha
determinada.

Una buena administración requiere de información al día sobre los saldos de los clientes y
deudores.

Dependiendo del giro del negocio, la exigencia de la información está relacionada con el
servicio a los clientes. Las empresas dedicadas a dar servicios que efectúan suspensiones
de éstos por falta de pago oportuno, requieren de información inmediata y veraz.
En la actualidad la información que los negocios requieren para dar servicio a los clientes
en general debe ser diaria, esto es las operaciones realizadas el día de hoy deben estar
registradas el mismo día para que los saldos de mañana tengan consideradas las
operaciones del día anterior.

Actualmente con el uso de la capacidad increíble de los computadores y las

comunicaciones se piensa que no existe problema. El administrador tiene un reto muy
grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas veraz y
correctamente.

Las operaciones pueden tener varias fuentes de ventas y cobros, como el sistema bancario
en el caso de pagos en bancos, a través de sucursales de la propia empresa, etc.,
debiéndose coordinar todas las transacciones para que sean captadas por el sistema. Es
indispensable tener un horario de corte de operaciones y una disciplina operativa de todos
los involucrados en la operación.

Dependiendo de las necesidades de la empresa y de su capacidad de inversión, pueden

desarrollarse diferentes sistemas de información para la administración que deben producir
información por excepción.

Las cuentas que están al corriente no requieren de administración, las que tienen algún
problema por falta de pago, exceso de deuda sobre el límite de crédito aprobado,
devoluciones del correo de estados de cuenta por direcciones erróneas o por cambio de
domicilio del cliente, cheques devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes,
etc., deben ser atendidos inmediatamente para conservar una sana cartera.

La información puede ser impresa o bien puede ser consultada a través de las pantallas del
sistema del computador.

Cuando un cliente se comunica a la empresa por cualquier necesidad de servicio, se le

debe dar respuesta oportuna y veraz. Esta información le da un valor agregado a la
empresa, el cliente debe estar satisfecho de tener relaciones con una empresa eficiente y la
información es una parte importante tanto en imagen como en servicio.
La administración cuando tiene una información que le permita tomar decisiones firmes y
ágiles, obtiene una confianza capaz de impulsar al cliente a aumentar sus consumos.

Al contar con una buena información estadística, el administrador puede planear sus
estrategias para que la cartera de los clientes y las ventas que van de la mano sean
administradas efectivamente para lograr los objetivos que haya fijado la dirección de la
empresa.

Otras fuentes de consulta

http://encontandotusideas.blogspot.mx/2011/10/16-caracteristicas-de-la-informacion.html
http://pyme.lavoztx.com/contabilidad-administrativa-vs-contabilidad-financiera-4551.html
http://www.contaduria.uady.mx/files/material-clase/raul-vallado/FN03_admonfinancieradelasCxC.pdf
http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/admonf1/11.pdf