VOLCAN |e6aigo €86.V01-610-02.04 | SISTEMA DE GESTION SSOMAC _| Revision 02 | Titulo: | Area sso | — Control de Registros del Sister sma de t Gestién Integrado Paginas | 1 4. OBJETIVO Definir la metodologia para la identificacion, almacenamiento, proteccién, recuperacion, retencion y disposicién de los registros del Sistema de Gestion Integrado de Volcan Compafiia Minera y empresas subsidiarias. 2. ALCANCE El alcance del presente estandar es de aplicacion a todas las areas de Volcan Compaiia Minera y empresas subsidiarias, y es de obligatorio cumplimiento para todos sus trabejadores. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS Norma ISO 9001, apartado 4.2.4 Control de registros. Norma ISO 14001, apartado 4.5.4 Control de registros. OHSAS 18001, apartado 4.5.4 Control de registros. Norma ISO 27001, apartado 4.3.3 Control de registros. . Ley 29783 y su reglamento D.S. 005-2012-TR. Decreto Supremo 055-2010-EM. Guia LAN 006 de Disciplina Operativa. e-eoag ce 4, DEFINICIONES a. SSO: Seguridad y Salud Ocupacional. SSOMAC: Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad. GSI: Gestion de Seguridad de la Informacion. aos Sistema de Gestién: Es una estructura probada para la gestion y mejora continua de las politicas, los procedimientos y procesos de la organizacion e. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempefadas Elaborado rch poor Z (cchane Fojas Gerente Gent | | sock Reyes®. ma | Coordinador Corporatwo SSOMAC | f |[codigo [ese-vo1-c10-02.04 | ASN\ ién 02 | \ = | iA X) Titulo: 880 | VOLCAN —__ Controlde Registros del Sistema de _ 1 208 Gestion integrado 5. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR a. Control de Registros: [Act Responsable | ae Deseripcién O1 [Responsable de | - identifica los registros @ generar durante el desarrolio de sus area actividades, veriicando la existencia de los formatos | \ respectivos vigentes en el SGI | ~ Cuando se requiera incluir un formato para generar registros, | procede de acuerdo al procedimiento de Control de Documentos, Para el caso de registros, que no tengan como soporte un formato la identificacion es de responsabilidad del area | Responsable de fa | ~ Lena la informacion requerida en los formatos de acuerdo al | Varios ejecucion de la | trabajo a efectuar i actividad. Los formatos deben completarse en el momento de efectuarse | | Ja actividad 0 al término del proceso, generando el registro | | correspondiente. | Asegurarse de completar toda la informacién requerida y de i marera legible. | Dispone el almacenamiento de los registros en los arcrivadores (Files) correspondientes a la documentacion del proyecto o actividad (dossier). Verifica que se identifique claramente su contenido a fin de faciltar la ubicaci6n o recuperacién en el tiempo requerido. 03 | Responsabies de fa | actividad El tiempo de retencion en él archivo activo (areas de trabajo) y en el archivo pasivo (archivo general), se detaila en el anexo “A”, y esta acorde a la legislacion actual vigente en materia de 880 Los registros que no estan declerados en el anexo “A’, se almacenan por plazo de un afio o ef tiempo que requiera el 0B | Superintendente de Seguridad 0 Jefe é area _ - — Para almacenar los registros se debe cumplirlo siguiente NA El Superintendente de Seguridad o Jefe de Area del | de Seguridad designar un ambiente apropiado para almacenar la informacion en fisico de la unicad lefeice Area Los Coordinadores SSOMAC son responsables de la gestion | de fos documentos y registros. En caso de no contar con un Coordinadie Coacdinador SSOMAG, el Superintendente de Seguridad o SSOMAC. Jefe de Area designara a una persona responsable, | = Los documentos en fisico se deben almacenar en cajas debidamente rotuladas y los digitales en algin medio electronico = Los dacumentos se clasifican por materias. en orden crorolégico, numerario, asunto o tema especifico = De ser necesario se especifica ottas condiciones de conservacién. ~ 18, dheumentog, semaine, Bia, prepa: epecenint | especiales, deben identficarse por el area que lo genera,| SS | SISTEMA DE GESTION SSOMAC Revisién | 02 | a7 ‘ VOLGAN Caciga [esovora.ocan| Titulo: Area sso VOLCAN Control de Registros del Sistema de © |-————-_—_________| Gestion Integrado Paginas 35 | ‘Aet_| Responsable Descripelon Registro 06 | Superintendente de|- Se atiende los requerimientos de documentos solicitados por! N. A Seo! Seg Jefes de area jurided © Jefe de] las areas a través del Coordinador SSOMAC 0 Persona uridad designada por el érea de Seguridad = Bajo ningun concepto o justificacion se puede retirar de forma permanente un documento de la caja sin conocimiento autorizacion del Superintendente de Seguridad yio Jefe de Coordinador Area. De proceder al retiro se debe actualizar la informacion SSOMAC con #1 Superintendente de Seguridad o Jefe del Area y el Goardinador SSOMAC o Persona designada ~ En caso de requerir informacion que corresponda a otre area, debe necesariamente obtener la autorizacién del Jefe o responsable del area 6. RESPONSABILIDADES a. Superintendentes y/o Jefes de Area: (1) Asegurarse que el personal a su cargo conoce el manejo de los registros de sus actividades (2) Asegurarse del cumplimiento del presente estandar a fin de salvaguardar las evidencias que respaldan la ejecucién de sus actividades. b. Superintendentes de Seguridad y Jefe de Seguridad : (1) Asegurarse que todos los registros en materia de seguridad y salud ocupacional se gestionen seguin el estandar. (2) Dar las facilidades para el almacenamiento de los registros a fin de asegurar la adecuada conservacion de los mismos. ¢. Coordinador SSOMAC: (1) Gestionar toda la documentacién relacionada al presente estandar. (2) Controlar el cumplimiento del presente estindar en todas las areas. 7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACION a. REG-VOL-GLO-02-06 Lista Maestra de Documentos y Registros. b. Anexo A: Tiempo de retencién de los registros. 8. FRECUENCIA DE INSPECCIONES a. En auditorias internas y externas.awe VOLCAN VOLCAN SISTEMA DE GESTION SSOMAC Titulo: Control de Registros del Sistema de Gestin Integrado 9. EQUIPO DE TRABAJO a. Sub Comité de Disciplina Operativa b. Gerencia de Seguridad y Salud. 40. REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO a. La actualizacién y revision de este documento se debe realizar en forma anual o cuando sea necesario un cambio y/o modificaciones. RESUMEN DE REVISIONES Moaiicaciones Publieacién iniial por et rea de TL 41. ANEXOS Anexo A: Tiempo de Retencién de los Registros(*) ] Archivo (afios) Registros | ‘Se aslualza anaxo A en base a la nonmativa legal en SST vigente Activo Relatives a los coniratos con los clientes ‘Dossier de | nes Dossier de Reparaciones de maquinas de mina Registros del Personal Permanente Final | Disposicién | | Destruccion Destrucci6n Destruccion Destruccion Destruccion Destruccion | 5 De Compras de bienes y servicios _ __10 | De los registros del SGI 4 egistros electr De Mantenimiento Vida de “Maquinaria_ Destruccion — Destrucci6n Certificados de disposici6n final |Contro! de Residuos Destruccion | Destruccion Registro de Incid Registro de Enferr [Registro de exdmenes médicos ocupacionales| coal 10 | ESG-VOL-GLO-02.04 | si Revision | Area | 880 VOLCAN | _ Controlde Registros del Sistema de | Gesti6n Integrado Paginas 58 | Archivo (aiios) i Registros | Disposicién Ketivo Pasivo Final | — | Registio de la Investigacion y medidas correctivas | . 5 Daauileaien dos en cada caso | ‘Registro de monitoreo de agentes fisicos, | ! | quimicos, biolégicos y factores de riesgo | 5 5 Destruccién nomen, | a | Registro de Inspecciones y Evaluacin de Salud y : | 5 ae | Seguridad ah é fadisticas de Seguridad y Salud [$s | 5 Destruccién egistros de equipos de Seguridad y Salud 5 5 Destruccion ia | Registros de inducci6n, capacitacién, 5 : DeANeEEA | entrenamiento y simulacros de emergencia | i | | Registro de construcciones y reparaciones a | 5 Deatrucsién tis —_}____ | A Registro de inspecciones del area de Inspecciones 3 i 3 Destuectn ly Calidad _ I | Registro de control de residuos 3 | 3 Destruccién 3 | 3 D [3 3 Destruccién ) | 4 1 | Destruccién [Registros de la normativa legal aplicable 3 | 3 | Destruccién spectos ambientales | 3 3 Destruccién | 3. | 3 ‘Destruccion I 5 Destruccién | 5 Destruccién Je infract - 8___| Destrucci6n Registros de asistencia a capacitacién en temas | 1 6 Destruccion | de seguridad, salud ocup. ambiental y de calidad So aiid [cb, UsB 1 5 | Destruccién | Informes — 1 Destruccién (*) Ante cualquier diferencia con la normativa legal de SST vigente, prevalece lo indicado en la misma,