MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

ABCMARKETING
Hola! Jose te envío lo que tenía hecho sobre el manual por si sirve de algo, y te listo a continuación
la relación de funciones que me pediste que te enviara: saludos!

Procesos administrativos:

-Control de gastos (caja) Beltrán

-captura de caja Eduardo
-Comprobación Diego
-Pago de Nómina Beltrán
-Facturación Eduardo
-Cobranza Beltrán con ayuda de Jhony y el LMD
-Reportes financieros Beltrán
-Altas y docum. Clientes Beltrán

-presupuestos (nuevo) Beltrán

Bajo incluyo entonces algunos diagramas y definiciones que empecé a elaborar

Índice

1. Objetivo.
2. Definición de términos.
3. Diagrama de procesos.
3.1 Diagrama de Control Administrativo.
3.1.1 Diagrama de Control de Gastos.
3.1.2 Diagrama de Facturación.
3.1.3 Diagrama de Cobranza.
1. Objetivo

Objetivo General.
El objetivo del departamento administrativo es controlar los recursos financieros de la
empresa para asegurar el funcionamiento adecuado de todas las áreas involucradas en la
prestación de los servicios que ofrece.

Objetivo del manual.

El objetivo del presente documento tiene como fin establecer una guía confiable de los
procedimientos administrativos que son indispensables para el adecuado control de la
información y de los recursos ……….para cada proyecto. Commented [J1]: incompleto

2. Definición de términos.

Aprobación de costos. Acto verbal o escrito mediante el cual un cliente da por autorizado
los costos propuestos por la dirección como respuesta a una cotización o durante una
negociación telefónica para la realización de un proyecto.

Autorizaciones. Documento digital o impreso que emite el Cliente a través de su

departamento contable y/o administrativo con los datos y cantidades con los que ha
aprobado se realice el proyecto que ha solicitado.

Aviso de Inicio. Documento mitológico digital o impreso mediante el cual la Dirección da Commented [J2]: Jeje borrar
instrucción a la Gerencia de Campo de iniciar un proyecto, el cual contiene los datos
básicos del mismo y al cual se anexa la información y documentos enviados por el cliente
cuando solicito la cotización.

Aviso de Termino. Documento mitológico digital mediante el cual la Gerencia de Campo Commented [J3]: Jeje borrar
da por concluido un proyecto e informa de la muestra final, fecha de término, e
indicaciones especiales para facturación.

Clave de Estudio. Código alfanumérico que identifica a cada proyecto en todos los
registros de campo y administrativos desde el aviso de su Inicio el cual es generado por la
Gerencia de Campo, este se compone de 3 iniciales o abreviatura del nombre del Cliente,
4 números del orden consecutivo, un Guion y 3 letras que identifican el mes en que se
recibe.

Cotejo. Proceso administrativo que consiste en comparar si la información obtenida de

dos o más fuentes distintas coinciden entre si y gestiona la obtención de la documentación
y/o datos faltantes en alguna de las partes.

Cotización. Documento digital o impreso que emite la dirección en el cual establece los
costos propuestos al cliente para la realización de un proyecto, las cantidades establecidas
en el mismo son definitivas solo hasta el momento en el cual el Cliente emite una orden
de compra o bien aprueba los costos por escrito mediante un correo electrónico.
Factura. Documento digital que contiene los elementos fiscales que dan un valor
económico al conjunto de servicios que componen cada proyecto contratado por el
cliente.

Id de personal. Código numérico que identifica una persona en todos los registros
administrativos, el cual es generado por la Gerencia de Recursos Humanos en el momento
de la contratación, este código es permanente e intransferible.

Orden de Servicio. Documento digital o impreso que emite el Cliente a través de su

Gerencia de Campo con los datos del proyecto para el cual requiere de los servicios de la
Empresa, este puede contener o no, costos aprobados o propuestos.

Orden de Compra. Documento digital o impreso que emite el Cliente a través de su

departamento contable y/o administrativo con los datos y cantidades con los que ha
aprobado se realice el proyecto que ha solicitado.

Reporte de Nomina. Documento digital que contiene las cantidades y conceptos

realizados por un equipo de trabajo en un periodo determinado de tiempo para un
proyecto y que han sido validados por la Gerencia de Campo para realizar el pago de los
mismos.

Presupuesto. Documento digital que contiene el cálculo del límite de gastos total
estimado y el precio por entrevista que puede pagarse de cada proyecto, el cual es
generado por la Gerencia de Administración en el momento de recibir el aviso de Inicio.

Presupuesto de Viáticos. Documento digital o impreso que contiene el cálculo del costo
especifico por conceptos de gastos foráneos el cual es generado por la Gerencia de
Campo.

Proyecto. Conjunto de especificaciones técnicas, metodología, unidades y tiempos de

entrega con o sin costos autorizados que componen las necesidades de un cliente que
solicita nuestros servicios.

Requerimiento de gastos. Documento que recaba la información de los gastos que serán
indispensables para realizar una actividad específica en un tiempo determinado y los datos
completos del proyecto, departamento y persona que realizara el gasto.
Diagrama de procesos de control administrativo

Orden de Cliente
Compra /
Nuevo proyecto
Autorizaciones

Procesos de Procesos
la Dirección de Campo

Dirección Gestión de
Gerencia de Campo
Cobranza

Clave de Aviso de
Aviso de Inicio estudio y término
datos

Gestión de
Gerencia de Administración recursos

Procesos
de Control
Presupuesto
de gastos

Cotejo Facturación
Factura
 Diagrama de procesos de Control de gastos

Comprobación
de Gastos
Gerencia de Campo

Requerimiento Reporte de
de Gastos Nomina

Captura y Captura y Salida de Retro - Dirección

Contabilidad
escrutinio escrutinio Gastos alimentación

Informe de
Registro en Resultados
la Base Gerencia de
Administración

Pago de
Aclaraciones
Nomina
 Diagrama de Facturación.

NO Solicitar
confirmación

Dirección Obtener ¿Fue Cliente

Solicitar
Cotización Cotizado?
SI
Orden de Brief del
¿Proceso Compra Proyecto
Aviso de
Inicio Existente?
NO SI

Aclara o
corrige C ¿Generado Y
NO completo?
¿Generado Y
Solicitar SI
NO completo? SI
V. tiempos
del Cliente
Captura de Captura de
Registro Registro
V. tiempos
del Cliente
¿Información
Validar
Congruente?
Diferencia NO SI
s
Facturación Factura
Captura de
Registro

Solicitar ¿Generado Y
NO completo? SI

Aclara o
SI
corrige A

Aviso de
¿Entregado?
Termino NO Gestión de
Cobranza

Brief del Solicitar Captura de Gerencia de

Gerencia de Campo Cliente Registro Administración
 Diagrama de Cobranza.

Cliente

Dirección
Facturación

Factura Aviso de
Inicio

Gerencia de Estado de Gerencia de

Solicitud de
Campo cuenta Campo
Anticipo

Solicito
SI Dirección NO

Solicitud de
Anticipo

SI

Esperar ¿Da
Factura anticipo?
NO

Gerencia de
Administración