DIAGNOSTICO SOBRE EL ÁREA ADMINISTRATIVA COMO PROCESO DE

MEJORA EN LA DIRECCIÓN FINANCIERA LA ORGANIZACIÓN AGENZA S.A.S

AMELIA DEL CARMEN HURTADO MORALES

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN DE CONTROL INTERNO
BOGOTÁ
2014
 DIAGNOSTICO SOBRE EL ÁREA ADMINISTRATIVA COMO PROCESO DE
MEJORA EN LA DIRECCIÓN FINANCIERA LA ORGANIZACIÓN AGENZA S.A.S

LINEAS DE INVESTIGACION
CONTABILIDAD DE GESTION

AMELIA DEL CARMEN HURTADO MORALES

Trabajo de Grado de análisis aplicativo al título de Especialista de Control interno

DIRECTOR
MARIA LUISA CELY VARGAS
Magister En Desarrollo Local

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN DE CONTROL INTERNO
BOGOTÁ
2014
 RESUMEN

El presente trabajo pretende diagnosticar el área administrativa en el Departamento

Financiero en AGENZA S.A.S para el mejoramiento de los procesos, debido al
manejo interno en la organización. Asimismo, se hace necesaria la ejecución del área
administrativa como proceso independiente de los procesos de las áreas: financiera,
contable, de negocios y jurídica; con el propósito de evitar la generación de
dificultades a la hora de ejecutar procesos de gestión.

A partir de las anteriores consideraciones se genera exigencia del Área

Administrativa (Jefe Administrativo), de carácter prioritario para el desarrollo
económico y competitivo de la organización, ya que a partir de su creación, se
separan las funciones de áreas encargadas de este proceso, para definir y ejecutar los
propios de manera eficaz; en pro del desarrollo de una actividad empresarial exitosa.

El estudio fue de tipo descriptivo. La recolección de la información se realizó

mediante un grupo focal, en el que participaron Jefes de áreas (Financiera, Mesa de
Negocio y Jurídica) de la empresa; además, por medio de la teoría de la
administración, diseño organizacional, comportamiento organizacional,
administración estratégica, gerencia estratégica y planeación estratégica, y revistas en
medio físico y electrónico.

Palabras clave: Implementación, área administrativa, proceso de mejora y proceso de

gestión.

I
 ABSTRACT

This paper aims to diagnose the administrative area in the Finance Department in

AGENZA SAS to improve processes, due to internal management in the

organization. Similarly, the implementation of the administrative area as a separate

process processes is necessary areas: financial, accounting, business and legal ; in

order to avoid creating difficulties in implementing management processes.

From the foregoing requirement Administrative Area (Administrative Head )

of a priority for economic and competitive development of the organization is

generated , and that from its inception , the functions of areas involved in this process

are separated, for define and implement their own effectively; for development of a

successful business.

The study was descriptive. The data collection was performed by a focus

group , involving Heads of areas ( Finance , Bureau of Business and Law ) of the

company; also through management theory , organizational design , organizational

behavior, strategic management , strategic management and strategic planning , and

journals in physical and electronic means.

Keywords: design, administrative area, process improvement and process

management.

II
1 INTRODUCCION ....................................................................................................................... - 1 -
1.1 Planteamiento del Problema ................................................................................ - 2 -
1.1.1 Causas ........................................................................................................... - 3 -
1.1.2 Consecuencias ............................................................................................... - 3 -
1.1.3 Formulación de la pregunta .......................................................................... - 4 -
1.1.4 Sistematización ............................................................................................. - 4 -
1.2 Justificación ........................................................................................................... - 4 -
1.3 Objetivos ............................................................................................................... - 5 -
1.3.1 Objetivo general............................................................................................ - 5 -
1.3.2 Objetivos específicos..................................................................................... - 5 -
1.3.3 Metodología .................................................................................................. - 5 -
2 DESARROLLO ........................................................................................................................... - 7 -
2.1 Marco Teórico ....................................................................................................... - 7 -
3 CAPITULOS ............................................................................................................................ - 10 -
3.1 Diagnostico Actual. ............................................................................................. - 10 -
3.1.1 Contextualización de la Organización ......................................................... - 10 -
3.1.2 Misión.......................................................................................................... - 10 -
3.1.3 Visión ........................................................................................................... - 10 -
3.1.4 Lineamientos estratégicos .......................................................................... - 10 -
3.1.5 Equipo humano ........................................................................................... - 11 -
3.1.6 Nuestros Servicios ....................................................................................... - 11 -
3.1.7 Estructura organizacional ........................................................................... - 12 -
3.1.8 Estructura Actual de la dirección Financiera de la Empresa GENA S.A.S. ... - 12 -
3.1.9 Diagnostico Organizacional de las condiciones actuales para identificar las
oportunidades de mejoramiento, sus causas y efectos.............................................. - 14 -
3.1.10 Análisis DOFA .............................................................................................. - 14 -
4 Capítulos ............................................................................................................................... - 18 -
4.1 Diseñar área Administrativa................................................................................ - 18 -
4.1.1 Gestión Administrativa ............................................................................... - 18 -

III
 4.1.2 Estructura Dirección Administrativa y Financiera. ...................................... - 18 -
5 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... - 21 -
6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................. - 22 -

IV
 1 INTRODUCCION

Se percibe la necesidad de realizar un diagnosticar sobre área Administrativa en la

organización AGENZA S.A.S, toda vez que vista la falta de mejoramiento en los procesos
por la ausencia de gestión administrativa en la empresa, que genera demoras en los
procesos contables, jurídicos, de negocios y financieros al interior de la organización.

Por consiguiente, se observa la penuria de diseñar el área administrativa como

proceso de mejora del departamento financiero de la empresa AGENZA S.A.S, debido al
crecimiento que ha presentado el último año.

Lo que se busca con la ejecución de esta área es mejorar la eficiencia entre los
recursos disponibles como personal, recursos financieros y la integración de las relaciones
internas de cada área, de forma que se establezca una relación acorde con los objetivos
estratégicos de la empresa.

El interés, es encontrar mejores maneras de distribución de tareas, e intentar resaltar

la importancia del área Administrativa para que la empresa pueda atender las necesidades y
requerimientos de manera efectiva, eficaz y confiable; para así lograr que los directivos de
las demás departamentos, vean esta área como apoyo y soporte de la empresa.

-1-
1.1 Planteamiento del Problema

“El área administrativa es el proceso de diseñar un ambiente de trabajo con el objetivo de

lograr, en forma eficiente, las metas seleccionadas, lo que implica que de alguna manera se
utilicen todos los recursos disponibles para el logro de los objetivos de la organización”.
(Gutiérrez, R. 2012).

Está área, se basa en el “diagnóstico estratégico de la organización debe empezar por la

parte más simple, correcta y visible: sus recursos. Para diseñar sus procesos y actividades
toda organización necesita de recursos humanos, financieros, materiales, entre otros. Los
recursos son los insumos (inputs) de los procesos de la organización. El capital, el
equipamiento, las capacidades individuales de los empleados, el conjunto complejo de lo
aprendido colectivamente que asegura la ejecución de las actividades funcionales por
medio de los procesos organizacionales y de las actividades administrativas de organizar,
coordinar o emprender un conjunto específicos de tareas. Dotando así al área Financiera de
una estructura formal, moderna, dinámica y flexible, que posibilite una administración
eficiente, oportuna y de calidad” (Chiavenato, 2011, p.107).

Según estas afirmaciones del autor, toda organización se debe de proveerla de todo lo
que es útil para su funcionamiento como materiales, herramientas, personal y capital. De tal
manera que se ha iniciado una pequeña gran revolución acerca de cómo hacer compañías
exitosas, minimizando los riesgos y maximizando los ecosistemas de la organización.

“Hoy en día, las empresas tienen la necesidad de adaptarse a las demandas de mercados
nacionales e internacionales. Esto exige esfuerzos y asignación de responsabilidades entre
las diferentes áreas directivas y de gestión; así como la adopción de nuevas estrategias que
favorezcan su expansión mundial”. (Medina, Moncayo. Andrea, Natalia, 2012).

AGENZA S.A.S. tiene por objeto principal, la prestación de servicios de asesoría como
gestor profesional de negocios y administrador de activos incluyendo, pero sin limitarse a la
gestión, estructuración y diseño de mecanismos de financiamiento con participación o no
de entidades del sector financiero y del mercado de capitales.

-2-
 Actualmente, AGENZA S.A.S. no cuenta con el área administrativa que sirva como
apoyo a las demás dependencias de la empresa para la optimizar el uso de los recursos y
una adecuada distribución de las cargas laborales. Por tanto, debido a la alta demanda en
estructuraciones y consecución de fondos con inversión extranjera, la gerencia es
consciente de su creación.

“El contar con lo anterior y con procedimientos en el área administrativa le permitirá a

la empresa en mención, mejorar su rendimiento en las actividades diarias de la entidad,
convirtiéndose en un apoyo al normal desenvolvimiento de las actividades que realiza tanto
la parte operativa, como el personal administrativo. Debido a que la falta de dichos
procedimientos provoca una confusión en las acciones que se deben llevar a cabo”.
(Cabrera, IE y Jimenez MC. 2012).

Además, la especialización de las áreas permite obtener mayor eficiencia del trabajador
ante situaciones que se presenten y conlleva al cumplimiento de procedimientos y manuales
de funciones de la empresa, favoreciendo resultados equitativos.

1.1.1 Causas
 Ausencia de personal
 Falta de recursos financieros y tecnológicos
 Infraestructura física.

1.1.2 Consecuencias

 Retrasos en los procesos de la organización.

 Falta de eficiencia y efectividad en los procesos.
 Sobre carga laboral

-3-
1.1.3 Formulación de la pregunta

¿Cómo diagnosticar el área administrativa en la dirección financiera en AGENZA S.A.S

como proceso de mejora para el buen funcionamiento de la organización?

1.1.4 Sistematización

Las preguntas subordinadas que se generan a partir de la interrogante principal son la

siguiente es:

- ¿De qué manera el área administrativa contribuye a la mejora de los procesos?

- Que recursos se necesitan para el diseño del área administrativa.

1.2 Justificación

La importancia del proceso administrativo es de gran calidad dentro de la empresa con el

fin de alcanzar objetivos, metas y estrategias de la empresa. Nos ayuda a orientar las
acciones hacia el cumplimiento de los mismos, asignando responsabilidades y aprovechar
mejor las oportunidades.

Es necesario comprender y saber cómo funciona el proceso administrativo, la

Planeación, Organización, Dirección y Control dentro de las actividades administrativas de
una empresa para el desarrollo de funciones, de este modo especificar y coordinar las metas
y objetivos. Asignando recursos, ayudando a crear métodos y disciplinas de trabajo. Es
fundamental conocer los objetivos y las metas para lograr que las actividades se realicen de
la forma correcta y deseada, de esta forma teniendo una visión global más clara de la
empresa.

-4-
1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo general

Diagnosticar el área administrativa para el mejoramiento de los procesos en AGENZA

S.A.S.

1.3.2 Objetivos específicos

- Elaborar el diagnóstico de las condiciones actuales para identificar las oportunidades de

mejoramiento.

- Diseñar el área administrativa

1.3.3 Metodología

1.3.3.1 Diseño de Investigación.

Tipo de estudio: se realizará un estudio cualitativo de tipo descriptivo, mediante un método

deductivo.

1.3.3.2 Población y fuentes de información

La población está constituida por 3 Directores de diferentes áreas de la empresa

(Financiera, Mesa de Negocio y Jurídica). Estos son los profesionales que en AGENSA
S.A.S. se encargan de los procesos directivos de forma directa y evidencian de manera clara
la problemática presente en la institución. Se realizara un tipo de muestreo no
probabilístico intencional (por conveniencia).

1.3.3.3 Instrumentos y técnicas de recolección de la información:

-5-
1.3.3.3.1 Fuentes primarias, Grupos focales

1.3.3.3.2 Fuentes secundarias como la teoría de la administración, diseño organizacional,

comportamiento organizacional, administración estratégica, gerencia estratégica
y planeación estratégica, revistas en medio físico y electrónico.
Grupo focal: Una técnica de se utiliza para la recogida de datos en investigaciones
cualitativas.

-6-
 2 DESARROLLO

2.1 Marco Teórico

“La administración es la herramienta específica para hacer que las organizaciones sean
capaces de generar resultados y satisfacer necesidades. De ahí el importancia y el papel del
administrador no solo para conseguir que las organizaciones funcionen bien, sino, sobre
todo, para hacer que produzcan resultados y generen valor. Más aún, el administrador debe
ser un gerente catalizador de los resultados y un agente de cambios que modifique en forma
continua a las organizaciones para adaptarlas activamente al ambiente, el cual es cada vez
más cambiante e imprevisible. (Chiavenato, 2005, p. 77).

Todo esto no lleva a consideran que según las afirmaciones del autor el administrador debe
tener una función particular de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como
la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se
encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

“El enfoque por procesos facilita la integración de las áreas y minimiza las
posibles discontinuidades del flujo de trabajo, el cual fue acogido con la ISO 9000:2000,
que enuncia que la administración por proceso pretende crear una dinámica de mejoría
continua y permite que las organizaciones obtengan ganancias significativas en términos de
desempeño, eficiencia, eficacia y costos” Chiavenato, 2005, p.114).

En la organizaciones el proceso administrativo comprende las actividades

interrelacionadas de: planificación, organización, dirección, coordinar y control de todas las
actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
•Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción, fijar objetivos y estrategias.
Teniendo en cuenta el (DOFA)
•Organizar: Construir las estructuras materiales y sociales de la empresa.
•Dirigir: Guiar y orientar al personal. Tener en cuenta los objetivos fijados.
•Coordinar: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.

-7-
•Controlar: Verificar que todo se haga de acuerdo con las reglas Establecidas y órdenes
dadas.

La importancia en las empresas es indudable, ya que son el motor del desarrollo económico
de los países desde el punto de vista administrativo, la empresa es la unidad económico-
social en la cual a través de capital, el trabajo y la coordinación de recursos se producen
bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la sociedad, donde se revelan nuevas
formas del proceso creativo y por lo cual la base del proceso de evolución son las
organizaciones.

El área administrativa, está basada en el “diagnostico estratégico de la organización debe

empezar por la parte más simple, correcta y visible: sus recursos. Para diseñar sus procesos
y actividades toda organización necesita de recursos humanos, financieros, materiales, entre
otros. Los recursos son los insumos (inputs) de los procesos de la organización. El capital,
el equipamiento, las capacidades individuales de los empleados, el conjunto complejo de lo
aprendido colectivamente que asegura la ejecución de las actividades funcionales por
medio de los procesos organizacionales y de las actividades administrativas de organizar,
coordinar o emprender un conjunto específicos de tareas. Dotando así al área Financiera de
una estructura formal, moderna, dinámica y flexible, que posibilite una administración
eficiente, oportuna y de calidad” (Chiavenato, 2011, p.107)

Según las afirmaciones del autor, toda organización se debe de proveerla de todo lo
que es útil para su funcionamiento como materiales, herramientas, personal y capital. De tal
manera que se ha iniciado una pequeña gran revolución acerca de cómo hacer compañías
exitosas, minimizando los riesgos y maximizando los ecosistemas de la organización,
logrando la satisfacción individual y colectiva reconociendo la diversidad dentro de la
empresa.

Esto no lleva a decir que el proceso administrativo, aplicado en una empresa,

proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento como materiales, herramientas,
personal y capital. De tal manera que se ha iniciado una pequeña gran revolución acerca de

-8-
cómo hacer compañías exitosas, minimizando los riesgos y maximizando los ecosistemas
de la organización, logrando la satisfacción individual y colectiva reconociendo la
diversidad dentro de la empresa.

Las organizaciones para poder funcionar correctamente necesitan de un sistema

confiable y estable que ofrezca una armazón para coordinar e integrar todos los recursos,
las capacidades y las competencias, e inclusive a las personas con sus puestos y jerarquía, y
los equipos con sus tareas y relaciones.

La administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las

organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de
servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc. Que tiene por
Objetivos:
 Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de una organización.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
 Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se
desarrolla.
 Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

-9-
 3 CAPITULOS

3.1 Diagnostico Actual.

3.1.1 Contextualización de la Organización

AGENZA S.A.S. con domicilio principal en la Cra. 14 No.99 33 de la ciudad de Bogotá,

fue creada por escritura pública el día 24 de marzo de 2010 e inscrita ante la Cámara de
Comercio de Bogotá el 15 de abril del mismo año. La sociedad tendrá una duración hasta el
24 de marzo del año 2060.

El objeto principal de la sociedad es la prestación de servicios de asesoría como gestor

profesional de negocios y administrador de activos incluyendo, pero sin limitarse a la
gestión, estructuración y, diseño de mecanismos de financiamiento con participación o no
de entidades del sector financiero y del mercado de capitales

Desarrollar negocios y productos a la medida, para que nuestros clientes mantengan y

generen valor. Nos encargamos de analizar y estructurar los negocios estableciendo la
viabilidad en aspectos jurídicos, financieros, riesgos, comerciales y operativos.

3.1.2 Misión
Asesor Profesional que diseña, estructura, implementa y opera soluciones integrales para
las empresas; definimos oportunidades de negocios mediante la identificación de
necesidades, generando un alto valor agregado a la organización empresarial.

3.1.3 Visión

Ser en el 2020 reconocidos como el aliado estratégico líder de las empresas en la solución
de necesidades y generador de oportunidades de negocios de alto valor agregado.

3.1.4 Lineamientos estratégicos

Convertir a Agenza S.A.S. en un “THINKING TANK”, que cuente con herramientas de
apoyo profesional, estructurando e implementando productos y negocios.

- 10 -
3.1.5 Equipo humano

Nuestro equipo humano es interdisciplinario y de alta trayectoria en el sector privado,

expertos en estructurar proyectos y diseñar mecanismos de apalancamiento financiero.

3.1.6 Nuestros Servicios

Estructuración de Negocios y Productos: La estructuración de negocios, incluyendo el

diseño de productos y servicios, ofrecemos un acompañamiento continuo, que va desde la
definición de los aspectos preliminares, con la identificación de los intereses de las partes
involucradas, revisión de las condiciones generales a nivel jurídico, financiero, contable y
operativo, hasta la formulación de la estrategia legal y financiera por emprender,
exponiendo las precauciones y garantías necesarias para mitigar el riesgo.

Administración de Activos: Especialistas en la administración de negocios y

proyectos, así como en la gestión de los activos empresariales. Nos enfocamos en formular
una estrategia clara y responsable del capital y las garantías de las empresas, como bonos y
acciones, para alcanzar los mayores beneficios a los inversores. Desarrollamos sistemas de
control y alertas tempranas para anticiparse a los problemas y tomar las medidas correctivas
adecuadas.

Asesoría Integral: Asesoramos a nuestros clientes de manera integral, para el

cumplimiento de sus metas, tanto en el sector público como privado, ofreciendo la
experiencia de profesionales altamente calificados en diversos temas, como la
estructuración mediante vehículos fiduciarios, gestión de fondeo, unidad de negocios del
área minero-energética, consecución de socios e inversionistas de capital, diseño y
optimización de líneas de negocio, entre otros.

- 11 -
3.1.7 Estructura organizacional

Se entiende por “La arquitectura organizacional ofrece este sistema de coordinación e

integración de todos los elementos vitales para la organización. Permite definir y describir
los procesos y representa la manera en que se realizan las actividades en un entorno dado
para alcanzar los objetivos. Cada organización desarrolla su propia arquitectura para operar
con eficiencia y eficacia y esta refleja su ADN”. (Chiavenato, 2011, p.108).

En la FIGURA 1 se presenta el organigrama de la empresa, el cual se obtuvo de

manera directa del Sistema de Gestión de Calidad (2010). La descripción del organigrama
se realiza mediante observación directa, está compuesto por; Directora Ejecutiva, Directora
de Negocios (Senior) y un analista de negocios, Directora Financiera (Junior) del cual
depende el la jefe contable y el analista financiero y un abogado que depende directamente
de la directora ejecutiva.

3.1.8 Estructura Actual de la dirección Financiera de la Empresa GENA S.A.S.

A continuación se explica el organigrama actual y los cargos, funciones y competencias

del área de estudio.

- 12 -
3.1.8.1 Organigrama Dirección Financiera AGENZA S.A.S.

El organigrama del área ser presenta en la figura 1.

Figura 1. Organigrama

NIVELES J U NTA
D IRECTIVA

REVISORIA FISCAL

DIRECCIÓN COMITÉS DIRECTORA EJECUTIVA

EJECUTIVA

DIRECCIÓN DIR. DE
SENIOR NEGOCIOS

DIRECCIÓN DIR. FINANCIERA

JUNIOR

JEFE CONTABLE ABOGADO

JEFE
(VACANTE)

ANALISTA DE ANALISTA
ANALISTA NEGOCIOS FINANCIERO
(VACANTE)

Fuente: Modelo de Gestión Agenza S.A.S. 2010

La estructura jerárquica de la Dirección Financiera, se despliega desde la direcciona

ejecutiva y de autoridad superior así: quien a su vez depende de la Junta Directiva.
Actualmente la empresa tiene un cargo de nivel intermedio (Dirección Financiera). La
Dirección Financiera tiene a su cargo dos niveles operacionales y de autoridad media,
como es el caso de Jefe Contable y el analista financiero.

- 13 -
3.1.9 Diagnostico Organizacional de las condiciones actuales para identificar las
oportunidades de mejoramiento, sus causas y efectos.

Para realizar el diagnostico actual, se utilizó la herramienta analítica: Análisis DOFA.

Evaluar las fortalezas y debilidades de los recursos del área Administrativa de AGENZA
S.A.S., así como las oportunidades y amenazas externas, lo cual se conoce como Análisis
DOFA; esta herramienta ofrece las bases para exponer las mejores oportunidades del
área, permitiendo identificar las oportunidades de mejoramientos, sus causas y efectos
en la implementación del Área Administrativa.

3.1.10 Análisis DOFA

El análisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas - DOFA, realizó Grupos

focales con los jefes de áreas de la empresa. Con ellos se identificaron los factores
externos e internos teniendo en cuenta las condiciones del entorno y la información
contenida en este trabajo.

- 14 -
3.1.10.1 Análisis externo

Se identificaron los factores externos de la empresa tales como: Tecnológicos,

Económicos, legales, y sociales.

Tabla 1. Oportunidades y Amenazas

Factores Oportunidad Amenazas
Tecnológicos
Desarrollo de Software X
ECONOMICOS
Clientes extranjeros X
Libre competencia X
Crecimiento de la empresa X
Diseñar organigrama X
Legales
Cumplimiento de las leyes X
SOCIALES
Mayor cobertura en servicios X

- 15 -
3.1.10.2 Análisis Interno

Se aplicó la misma metodología del análisis externo.

Tabla 2.Fortalezas y Debilidades

Factores Fortalezas Debilidades
Directivos
Estructura administrativa X
Información y control administrativo X
Integración de otras áreas X
Competitividad
Experiencia X
Conocimiento del negocio X
Tecnológicos
Riesgo de pérdida de información X
Recursos humano
Experiencia X
Remuneración X
Manual de funciones y procedimientos del cargo X
Fuente: La autora con base en Serna Gómez, Humberto. (2000). Gerencia Estratégica
Planeación y Gestión-Teoría y Metodología. Bogotá 3R Editores, p.143.

3.1.10.3 Matriz DOFA

Con base en la información obtenida en los dos análisis anteriores, se construyó la matriz
DOFA, a través de la cual se identificaron la estrategias FO (con las cuales se identifican
las oportunidades), FA (con las cuales se identifican las fortalezas y se combaten las
amenazas), DO (con las cuales se eliminan las debilidades y se aprovechan las
oportunidades) y DA (con las cuales se eliminan las debilidades y se combaten las
amenaza

- 16 -
Tabla 3. Matriz DOFA
FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA
Distribución Implantación del área Fortalecer la gestión del
Administrativa administrativa, para conocimiento del personal
apoyar el crecimiento de
la empresa
Conocimiento del negocio Potencializar el Liderar alianzas
conocimiento del negocio estrategias con empresas
nacionales y extranjeras
Experiencia del personal Capacitación a los Retención de personal
empleados experiencia.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA
Área administrativa Elaborar el mapa de Realizar programas de
procesos y procedimiento retención y bienestar del
del área administrativa personal
Severidad en el sistema de Fortalecer los sistemas de Crear grupos de trabajo
información información para apoyar el desarrollo
de los sistemas de
información
Comunicación y control Mejorar los canales de Crear espacios para la
administrativo comunicación generación de ideas y
planes d acción
Manual de funciones Levantar manuales de Entrevistas con cada
funciones de los cargos responsable del proceso

- 17 -
 4 Capítulos

4.1 Diseñar área Administrativa.

4.1.1 Gestión Administrativa

Objetivo

Administrar eficientemente los recursos humanos, financieros y materiales asignados, así

como proporcionar los servicios generales de apoyo, de acuerdo a los programas de
trabajo de las diferentes áreas que integran la Dependencia, cumpliendo tanto con las
políticas establecidas por la administración y las normas correspondientes.

Partiendo de la información que arroja la matriz DOFA, se evidencia la necesidad de

diseñar el Área Administrativa en el Departamento Financiero de AGENZA S.A.S con
las siguientes estrategias así:

Estrategias No.1: Diseñar el organigrama de la empresa teniendo en cuenta la apertura de

los cargos; para ello se necesita:

- Obtener la información del organigrama actual de la empresa

- Diseñar el organigrama del área financiera de acuerdo a las necesidades de los
cargos del área.

4.1.2 Estructura Dirección Administrativa y Financiera.

La Figura 2 representa la jerarquía de la Dirección financiera, con sus dos jefaturas por
procesos: Jefe Contable, Jefe Administrativa y el Analista financiero.

- 18 -
Figura 2. Organigrama propuesto para la Dirección Financiera.

DIRECTOR
EJECUTIVO
DIRECCIÓN

DIRECCIÓN DIRECTOR FINANCIERO

JUNIOR

JEFE JEFE CONTABLE

JEFE
ADMINISTRATIVO

ANALISTA
ANALISTA FINANCIERO

Fuente: La autora con base en el Modelo de Gestión Agenza S.A.S. 2010

Estrategias No.2: Realizar la descripción de los cargos; para ello se debe tener:
- Requisitos del aspirante
- Elabora el manual de funciones

Descripción de Cargos:
Nombre del Cargo: Jefe Administrativo
Funciones

 Responsable en la planeación, organización, dirección y control de los servicios

administrativos, sugiriendo las medidas necesarias para mejorar su
funcionamiento.
 Optimizar los recursos humanos, financieros y materiales.
 Organizar, sistematizar, elaborar e implementar procedimientos y sistemas de
trabajo que redunden en el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos,
financieros y materiales de la Dependencia.
 Coordinar la elaboración de las actas de entrega-recepción de gestión de las
diferentes áreas que integran esta Dependencia.
 Participar en la elaboración y actualización de los manuales de organización y
procedimientos del área Administrativa y apoyar a las otras áreas que lo
requieran.
 Planear, vigilar y evaluar las funciones, los planes y los programas de trabajo de

- 19 -
 la empresa.

 Tomar decisiones con respecto al área

 Ejercer el control administrativo
 Delegar funciones a los colaboradores
 Realizar bases de datos de los clientes
 Gestionar las compras
Herramientas
 Computador
 Teléfono
 Muebles y enseres
 Papelería
Requisitos
 Profesional en Administración de empresas, ingeniería industrial o carreras a
fines
 Experiencia de 3años como jefe administrativos
 Manejo de office, correo electrónico e internet
 Responsable, emprendedor y responsable

- 20 -
 5 CONCLUSIONES

El diagnóstico del área Administrativa, sirven de soporte para el diseño del área de estudio;
conocer los cargos que existían y el perfil del personal que labora en cada área, dejan como
resultado la necesidad de alinear el objetivo del área objeto de estudio con los objetivos de
la compañía.

El análisis de herramientas administrativas como el Análisis DOFA, permitieron

identificar factores críticos para mejorar en el área, como lo son: el recurso humano ya que
es uno de los objetivos para fortalecer, definir las funciones por persona, las
responsabilidades y las competencias, y lograr planes de mejora encaminados al
mejoramiento de los procesos.

El diagnóstico del área administrativa, es muy importante como método para llevar
a cabo los procesos como son planeación, organización, dirección y control ya que de
acuerdo a su orden se lleva una excelente administración.

Para concluir el diseño del Área Administrativa en la dirección Financiera en

AGENZA S.A.S., donde el enfoque por resultados, bajo los esquemas de eficiencia y
eficacia, son logrados en equipo y medidos, la propuesta radica en indicar cómo es posible
diagnosticar un proceso que defina el diseño organizacional exitoso, que le permitirá a la
empresa hacer frente al entorno, y en la medida en que se prepare para enfrentarlo podrá
enfocar sus esfuerzos en alcanzar su plan de expansión y crecimiento nacional e
internacional.

- 21 -
 6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Cabrera IE y Jimenez MC. (2012). Diseño de Procedimientos de Control Interno orientado

a Minimizar Riesgos y Optimizar Recursos en el Área Administrativa y Financiera en la
Empresa Puebla Chávez y Asociados Cía LTDA. Extraído el 25 de abril desde
http://hdl.handle.net.

CHIAVENATO, Idalberto. (2005). Comportamiento organizacional. Editorial Mac Graw

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CHIAVENATO, Idalberto, (2011). Planeación Estratégica, Segunda Edición. Editorial Mac

Graw Hil.

CHIAVENATO, Idalberto. (2005), Administración del Recurso Humano. México:

Editorial McGraw Hill.

CHIAVENATO, Idalberto. (2006). Introducción a la Teoría General de la administración-

Séptima Edición. Editorial McGraw-Hill.

Gutiérrez R. (2012). Escuela Técnica. Extraído 25 de abril de desde

http://www.oni.escuelas.edu.ar/2004/GCBA/467/admin.htm.

Medina Moncayo, Andrea Natalia. (2012). Diagrama de reemplazos para la continuidad de

los procesos laborales del área administrativa de la PUCESA . Disertación (Psicólogo
Organizacional) - Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Escuela de Psicología.

SERNA, H, (1999). Gerencia Estratégica. Planeación y Gestión- Teoría y Metodología.

Editorial 3R.

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Editorial 3R Editores.

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