Consejos para la administracin del inventario

Consejos para la administracin del inventario

La administracin del inventario es el proceso de administrar el flujo de la entrada y salida de

productos de un inventario existente. Administrar el inventario requiere la planificacin
minuciosa de cmo abastecer y almacenar los artculos, adems de formas eficientes de manejar
a intervalos regulares el inventario. Es necesario que piense de manera continua en formas de
mejorar su sistema, ya que su negocio o su mercado podran cambiar. La administracin del
inventario est integrada estrechamente con las finanzas, compras, operaciones y marketing.
Por ejemplo, al planear cmo abastecer o vender su inventario, debe usar los pronsticos de
ventas y considerar la utilizacin de promociones de ventas. Adems, cuando agregue una nueva
lnea de productos necesita preparar espacio de almacenamiento, proveedores y personal que
maneje la cantidad incrementada de existencias.

Consejos para la administracin del inventario

Planeacin

Pronostique con exactitud sus ventas. Cuando planee su inventario, utilice su pronstico de
ventas para asegurarse de que pida lo suficiente para satisfacer su demanda de venta.
No ordene cantidades excesivas. Tenga cuidado particular en lo relativo a ordenar
cantidades excesivas de artculos que podran ser perecederos o que podran volverse
obsoletos o pasar de moda.

Compras

Conozca a sus proveedores y mantenga una buena relacin con ellos. Sepa cunto tiempo
requieren sus proveedores para surtir sus pedidos, de modo que siempre tenga los
materiales que necesita y que evite los cargos por entregas urgentes. Familiarcese con el
calendario de promociones de sus proveedores para aprovechar sus ofertas.
Tenga varios proveedores de sus productos y materiales. De esta manera, si su proveedor
principal no puede surtirle, siempre tendr un plan de respaldo.
Elabore una poltica de cumplimiento para su proveedor. Esto garantizar la entrega
oportuna de productos de calidad y prevendr disputas.
Vigile el precio de mercado y selo a su favor. Negocie con sus proveedores para obtener el
precio ms competitivo.

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Optimice sus hbitos de compra para ahorrar dinero. Ordenar por volumen le ahorra dinero,
siempre y cuando no pida cantidades excesivas.
Verifique y confirme sus entregas. Su proveedor debe proporcionarle un documento
(llamado conocimiento de embarque) en el que se enumeran las descripciones y cantidades
de los artculos entregados. Asegrese de que tal documento corresponda a lo recibido.

Organizacin

Clasifique su inventario. Agrupe los artculos del inventario por categoras. Trate de que
el nmero de categoras sea de 10 a 30. Luego, actualizar sus registros de inventario
mediante el conteo de una categora cada da o semana puede servir para que el proceso
sea ms manejable.
Cree una buena convencin de nomenclatura para las categoras. Asigne nombres que
sean sencillos y directos y que se expliquen por s solos a las categoras.
Programe conteos fsicos de los artculos segn la importancia del producto. Esto suele
denominarse anlisis ABC.
o Los artculos A son los ms importantes. Estos artculos conforman el 15 a
20 % de su inventario y habitualmente generan hasta el 80 % de sus ingresos. Los
artculos A deben ser los vigilados ms estrechamente. Se les debe otorgar la
mayor prioridad y atencin en su ciclo de administracin del inventario.
o Los artculos B y C son de menor importancia. El 80 al 85 % restante de su
inventario usualmente genera apenas el 20 % de sus ingresos. Se les puede
asignar menor prioridad en el ciclo de administracin del inventario.
Almacene en forma estratgica los productos. Cree una plantilla o mapa de dnde y
cmo almacenar el inventario y adhirase a su plan para fines de constancia. Esto har
que sea ms fcil encontrar los artculos cuando los necesite. Asegrese de que los
artculos A estn marcados claramente y sean fciles de encontrar.
Elimine las existencias innecesarias. El inventario obsoleto o no usado absorbe espacio y
puede costarle dinero. Recurra a promociones o cuentas especiales para tratar de
desplazar estos artculos.

Actualizacin del inventario

Conteos peridicos. Aun si actualiza constantemente el inventario con un sistema de

punto de venta con lector de cdigo de barras, no deja de ser importante que realice un
conteo manual peridico. Este ayuda a que identifique y tome nota de los artculos que
son movidos o que estn daados, robados o perdidos.

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Priorice sus esfuerzos. Actualice ms frecuentemente los registros de los artculos A,
con frecuencia intermedia los de artculos B y con la frecuencia ms baja los de artculos
C.
Lleve el control de las devoluciones. Asegrese de llevar el control de los artculos que
devuelvan los clientes y los que usted devuelva a sus proveedores.
Programe conteos por secciones. Si no tiene tiempo para realizar un inventario completo
en cada ocasin, puede realizar el conteo por secciones. Por ejemplo, cuente una cuarta
parte de su inventario cada semana, de modo que pueda completar el inventario en un
mes, y luego repita el proceso mensualmente.

Mejora continua

Lleve el control de los artculos de los que tiene existencias muy altas o muy bajas.
Estos registros le permiten saber de cules artculos podra ordenar cantidades mayores o
menores en el futuro. Evitar existencias excesivas puede ayudarle a manejar ms
cuidadosamente su flujo de caja y reducir la cantidad de material desperdiciado en su
inventario.
Evale peridicamente el proceso. Considere pedir a alguien ajeno a su negocio que
examine las ineficiencias en su proceso de administracin del inventario que su propio
personal podra pasar por alto. Lo ideal es que esta persona tenga experiencia en el
manejo eficiente de su propio inventario (o el de otras personas o entidades).
Respalde sus datos crticos. Al igual que en el caso de cualquier dato crtico, elabore
respaldos peridicos de sus datos del inventario para no perderlos en caso de una falla del
equipo de cmputo u otra emergencia. Por ejemplo, gurdelos en un disco removible o en
un servicio de la nube.

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