Guia de Formación Al Usuario v2 - 1

GUIA DE FORMACIN AL USUARIO
En este documento reflejamos cmo se debe realizar la primera formacin de los usuarios
dentro de la empresa para tener un conocimiento del sistema y poder trabajar de forma
eficiente aprovechndolo al mximo posible.
La formacin consta de manuales en pdf (donde de forma ampliada se explica la toda la

funcionalidad del punto de men en concreto) y de videos (de forma rpida se muestra con un
video de duracin entre un minuto y dos excepto en los de inicio- cmo llevar a cabo el
proceso). Para poderlos descargar tendr que acceder al portal de Scotia Gestin Empresarial e
ir a la opcin de Centro de Aprendizaje.
Para obtener ms informacin sobre el mdulo de capacitacin, por favor, revisar la gua
realizada para esta actividad.
Esta formacin se plantea de la siguiente forma:
- Documentacin comn para todos los usuarios

- Documentacin por departamentos. En caso de que un usuario trabaje en ms de un
departamento deber realizar la formacin de todos los mdulos implicados.
www.scotiagestionempresarial.com.mx
La provisin, operacin y mantenimiento del servicio es responsabilidad de Expert Cloud One S. de R.L. de C.V. y se provee basado en el sistema de
planificacin y gestin de recursos empresariales SAP Business One.
1
Contenido
1. Documentacin general para todos los usuarios ................................................................ 3

1.1 Introduccin al sistema: ................................................................................................ 3
1.2 Funcionalidades bsicas del sistema ............................................................................. 3
1.3 Funcionalidad Comn (personal que realiza documentos de marketing
compras/ventas) ....................................................................................................................... 4
2. Documentacin por departamentos.................................................................................... 7
2.1 Departamento de gestin del programa: ..................................................................... 7
2.2 Gestin de almacn e inventario .................................................................................. 9
2.3 Gestin de precios....................................................................................................... 11
2.4 Gestin de clientes, proveedores y prospectos (leads) (Socios de negocio) .............. 12
2.5 Departamento de compras ......................................................................................... 14
2.6 Departamento comercial ............................................................................................ 16
2.7 Departamento de ventas ............................................................................................ 17
2.8 Departamento financiero ............................................................................................ 20
2.9 Gestin de bancos ....................................................................................................... 23
2.10 Recursos Humanos ...................................................................................................... 24
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1. Documentacin general para todos los usuarios
En este apartado se describen los manuales/ videos que sern tiles para todos los usuarios del
sistema. Toda la documentacin indicada en este apartado debe ser la primera en leerse/verse
para un correcto funcionamiento. Posteriormente se podr consultar este documento para
reforzar a los usuarios en determinadas reas o para recordar
1.1 Introduccin al sistema:

o Introduccin al sistema: en este apartado se ensea cmo se entra en el sistema
a travs del portal, cmo se organizan los diferentes mdulos dentro de Sap
Business One y funcionalidad bsica que ser muy til cuando empiece a
trabajar con el sistema.
1.2 Funcionalidades bsicas del sistema

o Funcionalidades cross del sistema: con esta opcin podremos ver las opciones
de navegacin dentro del sistema y de trazabilidad.
o Gestin de mensajes del sistema: el sistema emite varios tipos de mensajes
cuando realiza una operacin: que todo se ha grabado o actualizado de forma
correcta, que durante el registro de la operacin falta algn dato o hay algo
errneo o en caso de informes mayoritariamente, se puede mostrar un mensaje
de que no hay datos que mostrar. Gestin de actividades
o Configuracin men principal: el sistema se adapta a las necesidades de cada
empleado pudiendo disear la pantalla principal acorde al trabajo de cada uno.
De esta forma, si una persona no realiza pedidos de compras, no se lo
mostraremos en su men principal. De esta forma se facilita el trabajo de cada
uno.
o Gestin de actividades: otra gran funcionalidad del sistema es poder anotar todo
dentro del sistema, es decir, el seguimiento a clientes y proveedores se pueden
quedar reflejadas de tal forma que todos aquellos empleados que tengan
autorizacin puedan revisar qu ha pasado con un cliente o proveedor y
posteriormente poder sacar informes. Esto nos ayuda para evitar tener
apuntadas las cosas en un cuaderno, post-it o simplemente llevarlo anotado en
nuestra cabeza.
o Gestin del calendario: una utilidad que tiene el sistema es la posibilidad de
organizar las tareas que se deben realizar (llamadas, reuniones, visitas) a
3
travs de un calendario. Este calendario se podr ver por cada empleado a nivel
individual y un responsable podr ver todas las tareas que tienen sus empleados.
1.3 Funcionalidad Comn (personal que realiza documentos de marketing

compras/ventas)
o Oferta o cotizacin de ventas: nos hemos basado en un documento de ventas

para poder ver ms funcionalidad que tiene el sistema. Con este documento
seremos capaces de hacer bsquedas de artculos y socios de negocio (clientes,
proveedores o prospectos) as como documentos dentro del sistema. tambin
nos permitir aadir o eliminar ms artculos dentro de un documento, incluir
lneas de texto o sumatorios y cambiar direcciones de entrega o facturacin.
o Configuracin columnas documentos de marketing: al igual que en el punto
anterior, el sistema nos permite realizar una configuracin visual dentro de los
documentos de marketing. Llamamos documentos de marketing a todos
aquellos documentos que son de ventas o de compras (cotizaciones, facturas,
orden de pedido)
o Status de los documentos de ventas y de compras: el sistema tiene un control de
la situacin de cada uno de los documentos creados en el sistema. En este
manual se explican los diferentes estatus con los que trabaja Sap Business One
para que el usuario pueda entender qu ocurre en cada situacin.
o Configuracin en documentos de marketing, ejemplo, orden de ventas: a travs
de esta funcionalidad, para cada uno de los documentos de compras y ventas
podremos indicar al sistema cmo queremos que acte, es decir, si realizo una
devolucin de material a mi proveedor, tendr la opcin de que el pedido de
compras se reabra y lo pueda utilizar posteriormente para realizar otra entrada
de mercanca.
o Cancelar o cerrar un documento de marketing: el sistema debido a la
trazabilidad que tiene entre documentos, no permite eliminarlos, pero s que
permite cancelarlos o cerrarlos.
o Duplicar un documento de marketing: como bien dice el ttulo, dentro del
sistema podemos duplicar documentos de la misma categora, es decir,
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podemos duplicar un pedido de compras en otro pedido de compras, o una
cotizacin en otra cotizacin.
o Cmo crear un documento en base a otro: nos ser muy til de cara a
transformar un tipo de documento en otro, por ejemplo, si tenemos una oferta/
cotizacin cmo transformarla en una orden de ventas o si tenemos una
recepcin de material, cmo transformarlo en una factura de compras sin
necesidad de tener que estar copiando nuevamente toda la informacin.
o Crear documentos en borrador o preliminares: en muchas ocasiones mientras
estamos realizando un documento nos damos cuenta que nos falta informacin
y que no queremos grabarlo de forma definitiva en el sistema. Para evitar perder
todo el trabajo, el sistema permite guardar los documentos como borradores o
preliminares. Esto implica que no tiene ningn efecto en el sistema pero que
posteriormente no ser necesario volver a introducir la informacin.
o Revisar documentos en status borrador: en este documento explica cmo buscar
un documento en el sistema cuando lo hemos guardado como borrador.
o Eliminar documentos en borrador o preliminares: una vez hemos grabado el
documento de forma definitiva aconsejamos brralo del sistema para que no
cree una confusin.
o Imprimir documento o cambiar formato: cuando estemos trabajando con el
sistema ser necesario imprimir documentacin para enviar a nuestros clientes
(como por ejemplo la factura) o a nuestros proveedores (un pedido u orden de
compra). En este manual explicamos cmo se realiza.
o Crear documentos de transaccin peridica: una transaccin peridica es un
documento que se repite a lo largo del tiempo. Para evitar tener que introducir
los datos cada vez que tengamos que hacer dicho documento o que se nos
olvide la fecha de realizarlo, el sistema ofrece esta utilidad en la que por
ejemplo, podemos indicar que todos los meses hacemos un pedido a nuestro
proveedor. Con grabar una nica vez el documento en el sistema e indicarle
cundo realizamos los siguientes pedidos, es suficiente, ya que en la siguiente
fecha de ejecucin el sistema nos avisar de lo que tenemos que realizar.
o Ejecutar documentos de transaccin peridica: una vez creados los documentos
que queremos que se repitan a lo largo del tiempo, necesitamos saber cmo
ejecutarlos. En este documento podr ver su funcionamiento.
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o Eliminar documentos de transaccin peridica: si nos equivocamos o hay un
documento que ya no se va a ejecutar ms peridicamente, podemos eliminarlo
del sistema para que no nos cause confusin en el futuro.
o Cmo introducir filtros y clasificaciones en una bsqueda: en este documento, lo
que queremos explicar es cmo se pueden buscar artculos en los documentos,
o socios de negocio o inclusive otro tipo de documentos. El sistema presenta
varias opciones y a travs de este documento el usuario tendrs ms facilidad
para poderse manejar a travs del sistema.
o Cmo introducir artculos en un documento de marketing, borrarlos o
duplicarlos: cuando se est realizando un documento de marketing, es necesario
incluir los artculos que queremos vender a nuestros clientes o que queremos
comprar de nuestros proveedores. En este manual se explica la forma de
realizarlo, as como poder duplicar una lnea, borrarla si nos hemos equivocado
o incluso aadir una lnea nueva.
o Repercusin en el almacn de los diferentes documentos de marketing: a travs

de este manual, vamos a poder ver de forma rpida y sencilla cmo se ve
afectado nuestro stock en el almacn con los diferentes documentos de
compras y ventas.
o Repercusin contable en los documentos de compras: nuestros documentos de
compras no slo afectan al almacn sino que tambin afectan a nuestra
contabilidad. Es por ello, que en este documento se explica cundo el sistema
realiza una modificacin en nuestra contabilidad.
o Repercusin contable en los documentos de ventas: nuestros documentos de
ventas no slo afectan al almacn sino que tambin afectan a nuestra
contabilidad. Es por ello, que en este documento se explica cundo el sistema
realiza una modificacin en nuestra contabilidad.
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2. Documentacin por departamentos
Dentro de este apartado desglosamos los diferentes manuales/videos agrupados por

funcionalidades (procesos dentro de la empresa).
2.1 Departamento de gestin del programa:

Documentacin relevante para aquellas personas que sean administradores del
sistema.
o Procesos bsicos
Crear series de numeracin en documentos: para llevar un correcto
control de los documentos que vamos realizando en el sistema, es
necesario indicar al sistema una numeracin para cada uno de los
documentos que se vayan a utilizar. De esta forma, el sistema a travs
de un contador, ir ofreciendo el siguiente nmero disponible.
o Procesos avanzados
Circuito proceso de autorizacin por escalafn: partimos de este
documento para poder entender el resto de documentacin referente
a las autorizaciones por escalafn. Estas autorizaciones implican que
para poder grabar un documento en el sistema, previamente al menos
un responsable lo debe de aprobar.
Crear etapas de autorizacin por escalafn: lo primero que se debe
determinar es quin autoriza y qu es lo que va a autorizar.
Modelo de autorizacin por escalafn: con este documento veremos
cmo se definen los documentos a autorizar y qu empleados necesitan
de dicha autorizacin y bajo qu condiciones.
Ejemplo modelo de autorizacin por escalafn
o Informes
Informe status de autorizacin por escalafn: informe que de forma
rpida puedes ver la situacin de los documentos en su fase de
aprobacin por escalafn.
Informe decisin de autorizacin por escalafn: documentos autorizados
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Informe decisin de autorizacin por escalafn: documentos no
autorizados
Informe decisin de autorizacin por escalafn: documentos pendientes
de decisin
Cmo saber el nombre de campos en SAP. Informacin del sistema: para
poder generar nuestros propios informes, necesitamos que el sistema
nos indique cmo se llaman los nombres de los campos y en qu tablas
estn. Ser muy til esta informacin para el siguiente punto.
Crear un informe en el sistema: no siempre estn todos los informes que
necesitamos de forma estndar en el sistema. Con esta opcin, el
sistema permite crear tus propios informes.
Grabar un informe en el sistema: una vez que tenemos nuestro informe
creado, lo grabaremos en el sistema para poder utilizarlo en futuras
ocasiones.
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2.2 Gestin de almacn e inventario
o Definiciones
Saldo de apertura de inventario: esta opcin es la primera que debemos
realizar para poder introducir el stock de nuestro almacn en el sistema
y poder llevar su control y seguimiento. No slo ser necesario
introducir la cantidad, sino que tambin el precio que tiene para poder
dar una valoracin al almacn.
Crear grupo de artculos: el sistema nos da la opcin de clasificar
nuestros artculos en grupos o familias de tal forma que podamos sacar
informacin de forma ms global.
Gestionar grupos de artculos: Eliminar o duplicar: no slo podemos
crear grupos de artculos, sino que los podemos duplicar o eliminarlos
en el caso de que nos hayamos equivocado.
Propiedades o subclasificacin en artculos: es otra clasificacin que se
puede hacer a nuestros artculos de tal forma que en la obtencin de
informes podamos obtener informacin ms clasificada. Es importante
indicar que slo tenemos 64 opciones de subclasificacin.
o Procesos bsicos
Crear un almacn: para poder controlar nuestro stock es necesario dar
de alta en el sistema los almacenes con los que trabajamos. Nuestra
recomendacin es adems de tener un almacn general al menos tener
otro para material defectuoso, sin contar con otro tipo de almacenes
que pueda tener su empresa.
Crear un artculo inventariable: se define como artculo inventariable
aquel que voy a controlar el stock en el sistema y su valoracin.
Crear un artculo no inventariable: son aquellos artculos que no se
controla su stock. Suele ser bien porque no es relevante conocer su
stock o bien porque son servicios que ofrecemos a nuestros clientes o
nos ofrecen nuestros proveedores (ejemplo, servicio de limpieza,
servicio de pintura, de consultora)
Entrada de stock en almacn tras un conteo: en alguna ocasin es
posible que fsicamente tengamos ms stock en el almacn que en el
9
sistema. Para poder ajustar el stock en el sistema tendremos que hacer
esta operacin.
Ajuste de stock negativo: si en el sistema hay menos stock que
fsicamente en el almacn, tenemos que realizar este ajuste.
Solicitud de traslado: si trabajamos con varios almacenes fsicos que se
encuentran en ubicaciones diferenciadas y requerimos stock de uno de
ellos, haremos una solicitud para poder realizar el traspaso de stock al
otro almacn.
Transferencia entre almacenes: con este documento podemos
transferir stock de un almacn a otro.
Operaciones de recuento de inventario: cada x tiempo las empresas
realizan un recuento de inventario para controlar su stock. A travs de
esta funcionalidad, se puede llevar a cabo en el sistema y hacer los
ajustes necesarios de una forma rpida. Se desglosar en los siguientes
puntos:
Recuento de stocks
Impresin de lista de artculos para recuento de stocks
Contabilizacin de stocks
Artculos alternativos: esta utilidad nos sirve para definir artculos
alternativos en nuestro sistema y poderlo ofrecer a nuestros clientes en
caso de no tener stock del artculo que nos est solicitando.
Cmo introducir el cdigo de artculo de nuestro proveedor (Nmero de
catlogo de socios de negocio): podemos registrar en Sap Business One
el sku o referencia de nuestros proveedores o clientes de tal forma que
cuando hagamos una orden de pedido o nuestro cliente nos solicite
material, podamos utilizar sus cdigos. Es una codificacin alternativa a
la codificacin que tiene nuestra empresa y que nos ayudar en las
relaciones con nuestros clientes y proveedores.
Recomendaciones de inventario cclico: podemos establecer criterios
para llevar un seguimiento de nuestro stock en el almacn y realizar as
los conteos de forma parcial y no todos el mismo da.
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Gestin de artculos con lotes: a travs de esta documentacin se explica
cmo trabaja el sistema cuando damos de altar artculos que se
gestionan con un nmero de lote, es decir, un artculo que en cada
compra toda su cantidad tiene una caracterstica en comn y queremos
tener su trazabilidad.
Cambiar el mtodo de valoracin de los stocks: dentro de nuestra
empresa podemos tener valorados los artculos a precio promedio pero
por motivos internos, hemos decido cambiar dicha valoracin a mtodo
FIFO, por ejemplo. Con esta funcionalidad podremos cambiar de forma
rpida y sencilla nuestro criterio de valoracin.
o Informes
Informe stocks por almacn
Status de stock
Informe lista de registro contables de inventario
Informe de auditora de stocks
Informe de auditora de inventario de lotes y series
Informe operaciones nmeros de serie
Informe de transacciones de recuento de inventario
Informe de mtodo de valoracin de inventario
Informe de simulacin de valoracin de stocks
Informe gestin de lotes
Informe detalle de lotes
Informes operaciones nmeros de lote
2.3 Gestin de precios

o Procesos bsicos
Jerarqua de precios: dentro del sistema existen diferentes formas de
gestionar los precios. Con este manual podremos ver cmo acta el
sistema cuando tenemos diferentes precios introducidos.
Listas de precios: estas listas de precios se asocian a los proveedores y
clientes de tal forma que cuando realicemos un documento e
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introduzcamos el artculo el sistema nos dar el precio de forma
automtica. Por ejemplo, listas de precios de venta al pblico.
Precios especiales por socios de negocio: Es posible que algn cliente o
proveedor tenga unas condiciones especiales pactadas y que no se acoja
a una lista de precios. Para ello, se definirn con esta funcionalidad.
Grupos de descuento
Descuentos por periodo y cantidad
Actualizar globalmente precios especiales
o Informes
Lista de ltimos precios: nos permite ver los ltimos precios a los que
hemos comprado o vendido a un socio de negocio (cliente o proveedor)
en particular o de forma general.
2.4 Gestin de clientes, proveedores y prospectos (leads) (Socios de negocio)

o Definiciones
Agrupacin de clientes y proveedores: podremos clasificar a nuestros
clientes y proveedores bajo una familia que tenga las mismas
caractersticas y as poder obtener informes de ventas y compras de
forma agrupada-
Propiedades en Socios de negocio: al igual que en los artculos, el sistema
ofrece una segunda clasificacin para los clientes y proveedores que
consta de 64 caractersticas. Estas caractersticas son comunes tanto
para clientes y proveedores. Nos servir tambin para poder obtener
informes agrupados.
o Procesos bsicos
Crear cliente/ proveedor / lead: en este manual se explica cmo se debe
dar de alta un cliente, proveedor o lead (prospecto) dentro del sistema
y la informacin bsica a rellenar.
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Modo activo/ inactivo de cliente: por defecto, cuando damos de alta un
socio de negocio, este est activo, es decir, podemos realizar cualquier
tipo de transaccin con l. En algunas ocasiones, bien porque un cliente
no nos paga o bien porque un proveedor deja de trabajar con nosotros,
necesitamos bloquearlo o marcarlo como inactivo para evitar realizar
cualquier documento de ventas o compras con l.
Crear o modificar personas de contacto: el sistema permite crear tantas
personas de contacto como sean necesarias. Una persona de contacto
lo que nos ayudar es a tener la informacin de personas relevantes de
nuestro cliente o proveedor en un nico lugar al que todos tienen
acceso.
Pestaa condiciones en clientes: esta pestaa la encontraremos tanto
en clientes como en proveedores y es donde se indicar el plazo de
cobro o pago que tenemos, la lista de precios que vamos a utilizar con
nuestro socio de negocio para que el sistema nos la proponga de forma
automtica en los documentos de compras o ventas y las fechas de
cobro o pago que se han establecido.
Crear direccin de factura en cliente: dentro de los datos maestros,
tambin se deber indicar la direccin fiscal del socio de negocio y la
direccin de envo de material en caso de que nuestra empresa venda
materiales. Podremos crear tantas direcciones como sean necesarias.
Pestaa comentarios y anexos: Por ltimo, el sistema presenta una
pestaa para introducir comentarios generales y documentacin.
o Informes
Antigedad de deuda de socios de negocios
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2.5 Departamento de compras
o Inicial
Presentacin circuito de compras: a travs de este video el usuario podr
ver un circuito completo del proceso de compras. Cabe indicar que es
un circuito estndar y que para cada tipo de empresa puede variar.
Repercusin de los pedidos de compra en el sistema: en este documento
se ver cmo afecta en el sistema la creacin de un pedido de compras.
o Procesos bsicos
Asistente de planificacin de compras: a travs de este asistente, el
sistema nos va a proponer qu debemos compras (en base a nuestro
stock, los pedidos de nuestros clientes, los pedidos que ya hemos
realizado a nuestros proveedores) y cundo debemos realizar la compra
(en base al tiempo de entrega de nuestros proveedores). Es una forma
gil de ver lo que tenemos que comprar en nuestra empresa de forma
organizada, rpida y fiable.
Recomendaciones de pedidos de compras: a travs del asistente
anterior, el sistema permite realizar los pedidos de compra
directamente. Con esta funcionalidad realizar una compra ser mucho
ms rpido.
Pedidos de compras: documento por el cual solicitamos a nuestro
proveedor la compra de un material o de un servicio.
Recepcin de mercanca: a travs de este documento, incrementaremos
el stock de nuestro almacn una vez el proveedor nos haya servido la
mercanca que le hemos pedido. Tambin lo podemos utilizar para
registrar que el proveedor ha realizado el servicio que habamos
subcontratado.
Devolucin de mercancas a proveedor: en algunas ocasiones, el
material que recibimos de nuestro proveedor es errneo o est en mal
estado. Es por ello que tenemos que realizar una devolucin al
proveedor.
Factura de proveedor: documento que nos enva nuestro proveedor
para registrar la deuda que tenemos con l.
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Ajuste importe en factura por redondeos en decimales: debido a que
cada empresa puede trabajar con un programa de gestin diferente, es
habitual que se produzcan algunas diferencias en el total de la factura
que nos ha facilitado nuestro proveedor y el importe que nuestro
sistema nos indica. En la mayora de los casos, suelen ser mnimas las
diferencias y son ocasionadas al nmero de decimales que se ha
utilizado en el precio para calcular el total. Nuestro sistema permite
ajustar esas diferencias de forma sencilla.
Abono de proveedor: si hay algn error en precios o cantidades en la
factura que nos ha emitido nuestro proveedor, necesitaremos utilizar el
abono o la nota de crdito para ajustar nuestra deuda.
o Procesos avanzados: los siguientes puntos tratan cmo realizar una solicitud de
precios o fechas de entrega a nuestros proveedores cuando requerimos
material.
Cotizacin de precios a proveedor de forma individual
Peticin de precios a proveedores a partir de los datos maestros del
artculo
Peticin de precios a proveedores a partir de una orden de pedido de
cliente
Asistente de creacin de solicitud de pedidos o precios a proveedores
o Informes
Informes de compras: anlisis de compras
Informes de compras: lista de partidas abiertas
15
2.6 Departamento comercial
Ser til esta documentacin para los comerciales o aquellas personas que quieran
hacer seguimiento comercial.
o Inicial
Introduccin al mdulo de oportunidades: revisar el video de
presentacin circuito de ventas que se encuentra en el siguiente
apartado.
o Definiciones
Territorios: podremos clasificar nuestros clientes y sus ventas en
diferentes territorios o mbitos geogrficos para poder obtener
informes por zonas o regiones de forma global.
Etapas de una oportunidad: cuando estamos realizando una accin
comercial, es recomendable poder segregar dicha accin en diferentes
etapas o pasos por los que se debe pasar. De esta forma, podremos
saber en qu punto dentro de una negociacin estamos, y su grado de
avance.
o Procesos bsicos
Crear una oportunidad: a travs de este documento, podremos tener
toda la informacin de nuestras acciones comerciales en un nico sitio,
sin necesidad de tener que buscar informacin en diferentes pantallas.
Se dejar reflejado en este documento todas las acciones que tengamos
comerciales con nuestro cliente o proveedor.
o Informes: los siguientes informes nos permiten analizar la situacin comercial

de nuestra empresa.
Pipeline de oportunidades: informe de visin global.
Informe de oportunidades ganadas
Informe de oportunidades perdidas
Mis oportunidades pendientes
Mis oportunidades cerradas
Anlisis de etapas
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2.7 Departamento de ventas
o Inicial
Presentacin circuito de ventas: a travs de este video el usuario podr
ver un circuito completo del proceso de ventas. Cabe destacar que es un
circuito estndar y que para cada tipo de empresa puede variar.
o Definiciones
Aviso de disponibilidad de stock en orden de ventas: el sistema ofrece la
posibilidad de que nos avise si no hay stock suficiente para servir un
pedido u orden de ventas. En este manual se explica cmo se debe
configurar esta opcin si requerimos de ella.
o Procesos bsicos
Como pasar de un lead (prospecto) a un cliente y cambio en documentos
ventas: cuando empezamos a trabajar con un posible cliente, le vamos
realizando cotizaciones hasta que finalmente decide comprarnos. Es en
ese momento cuando pasa de ser un prospecto o lead a un cliente de
la compaa. Para evitar perder toda la informacin y trazabilidad de las
cosas realizadas con dicha empresa, en este manual veremos cmo se
debe gestionar este cambio en el sistema.
Cotizaciones de ventas: sera el primer documento con el que
trabajaramos dentro del sistema. No tiene ninguna repercusin
contable ni de almacn, simplemente es una cotizacin de precios.
Orden de ventas: una vez el cliente ha decidido que nuestra cotizacin
es la que va a aceptar, nos realizar una orden de ventas (tambin se
puede realizar sin pasar por la cotizacin).
Entrega de mercancas: a travs de este documento indicaremos en el
sistema que hemos enviado el material al cliente.
Devolucin de mercancas: en el caso de que nuestro cliente nos
devuelva un material porque no est conforme, deberemos utilizar este
documento.
Factura con artculo inventariable: una vez hemos enviado el material al
cliente, deberemos emitir la factura para que proceda a pagarnos.
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Factura con catlogo de cuentas: cuando realizamos una factura
utilizando un catlogo de cuentas en lugar de artculos. No aconsejamos
esta opcin salvo para algn tipo de empresa especfica.
Crear Facturas con artculos no inventariables: una vez hemos realizado
los servicios contratados por nuestro cliente, deberemos emitir la
factura para que proceda a pagarnos
Cancelacin de facturas: si nos hemos equivocado, podremos cancelar
las facturas sin necesidad de realizar una nota de crdito siempre y
cuando no se haya gestionado la factura con el S.A.T
Nota de crdito (sin movimiento de stock o solo impuesto): en algunas
ocasiones, nos podemos equivocar en el precio o descuento aplicado al
cliente. Para ello, haremos una nota de crdito sin movimientos de
stock, pues le vamos a realizar un abono econmico.
Nota de crdito a cliente desde factura: si una vez que hemos facturado,
el cliente nos devuelve mercanca porque est daada o porque no est
conforme, deberemos realizar una nota de crdito desde la factura para
disminuir la deuda con nuestro cliente y aumentar el stock de nuestro
almacn.
o Procesos y definiciones avanzados

Definiciones Condiciones de reclamacin: a travs de las condiciones de
reclamacin podremos establecer niveles de cartas para reclamar a
nuestros clientes la deuda que tiene con nosotros.
Asistente de reclamaciones: nos indica segn el nivel definido, qu es lo
que tenemos que reclamar a nuestros clientes.
Gestin de previsiones/pronsticos de ventas: debido a nuestro
conocimiento sobre la empresa, podemos indicar qu esperamos
vender durante unos meses determinados de ciertos productos sin
necesidad de que el cliente haya realizado el pedido. Si el cliente realiza
un pedido, entonces se descontar de esta previsin de ventas que
hemos creado.
Asistente de creacin de documentos: a travs de esta opcin, podemos
crear documentos de ventas de forma masiva desde un documento
base.
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Acuerdo global de ventas: son los acuerdos a largo plazo con nuestro
cliente para prestarle unos servicios o materiales durante un tiempo y
segn unas condiciones especficas.
o Informes
Informe de antigedad de deuda de socio de negocio
Informe lista de partidas abiertas
Informe ltimos precios
Informe volumen de negocio
Informe de pedido atrasado
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2.8 Departamento financiero
o Definiciones:
Crear identificador de periodo: todos los aos deberemos crear un
nuevo identificador de periodo (ao) para as poder diferencias los
documentos entre diferentes aos.
Crear periodo contable: cada empresa gestiona el ao fiscal contable de
forma diferente. A travs de esta opcin, se indicar si se quieren
gestionar la contabilidad y fiscalidad mensualmente, trimestralmente o
anualmente. Tambin se vern afectadas las amortizaciones de
nuestros activos fijos (en caso de tenerlos) por esta configuracin.
Definicin de Monedas: se debern definir todas las monedas con las
que trabajemos con nuestros clientes o proveedores.
Creacin de Impuestos:
Determinacin de impuestos:
Retencin de impuestos:
Clasificacin de indicadores de impuestos:
Determinacin de retencin de impuestos:
Gestin de tipos de cambio:
o Procesos bsicos:
Bloquear periodo contable
Modificar periodo contable
Crear cuenta contable
Modificar cuenta contable
Desplazar cuenta contable
Borrar cuenta contable
Crear asiento manual
Crear asientos o plizas como preliminar o borrador
Contabilizar asientos o plizas preliminares
Anular asientos a futuro
Contabilidad electrnica
Diferencias en tipos de cambio
20
Reconciliaciones internas
revalorizacin de inventario
Mtodo de valoracin de stocks
o Procesos avanzados:
Crear transaccin peridica
Ejecutar transaccin peridica
Eliminacin de transacciones peridicas
Contabilidad analtica
Dimensiones en centros de costo
Centros de costo
Normas de reparto en contabilidad analtica
Cmo registrar un centro de costo o norma de reparto en un
asiento
Cmo registrar un centro de costo o norma de reparto en un
documento
Jerarquas en Centros de costo
Informe Centros de Costo
Informes de normas de reparto
Informe resumen de contabilidad de Costos
Activos fijos
Configuracin de activos fijos
Creacin de un activo fijo
Adquisicin de un activo fijo
Amortizacin de un activo fijo
Baja de un activo fijo
Informes activos fijos
o Informes financieros
21
22
2.9 Gestin de bancos
o Definiciones
Crear cuenta chequera
Crear banco
Crear mtodos de pago
Crear condiciones y plazos de pago
o Procesos bsicos
Crear pago recibido
Crear pago parcial
Asistente de pago
Cancelacin de pago recibido
Crear pago adelantado o a cuenta
Pagos a travs de la conexin con Scotia Bank
Asistente de dispersin de pagos: nos permite enviar nuestros
pagos a proveedores a travs de un layout que se genera y
enviamos a Scotia Bank
Regenerar ficheros:
Bajas de dispersin: nos sirve para cancelar un layout o fichero
que hayamos enviado al banco y que as no lo procese. La fecha
de aplicacin es el da anterior al da actual
Retorno dispersin
Cobros a travs de la conexin con Scotia Bank
Asistente de domiciliacin: este asistente nos permite emitir las
domiciliaciones bancarias a nuestros clientes de las facturas que
tienen pendientes
Asistente de cobros
Retorno ccr layout Esta opcin nos permitir validar y procesar los
layouts retornados desde el banco de los clientes que pagan por
ventanilla o transferencias desde entidades de Scotia Bank.
Retorno domiciliacin nos permite importar los layouts de cobros
retornados por el banco en base a las domiciliaciones bancarias
de nuestros clientes
23
2.10 Recursos Humanos
o Procesos bsicos
Recursos Humanos
o Informes
Informe de recursos humanos
24

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GUIA DE FORMACIN AL USUARIO

La formacin consta de manuales en pdf (donde de forma ampliada se explica la toda la

Esta formacin se plantea de la siguiente forma:

- Documentacin comn para todos los usuarios

1. Documentacin general para todos los usuarios ................................................................ 3

1.1 Introduccin al sistema:

1.2 Funcionalidades bsicas del sistema

1.3 Funcionalidad Comn (personal que realiza documentos de marketing

o Oferta o cotizacin de ventas: nos hemos basado en un documento de ventas

o Repercusin en el almacn de los diferentes documentos de marketing: a travs

Dentro de este apartado desglosamos los diferentes manuales/videos agrupados por

2.1 Departamento de gestin del programa:

2.3 Gestin de precios

2.4 Gestin de clientes, proveedores y prospectos (leads) (Socios de negocio)

o Informes: los siguientes informes nos permiten analizar la situacin comercial

o Procesos y definiciones avanzados

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