A S E S O R A

EMPRESARIAL

INFORME ESPECIAL

Cierre del ejercicio econmico y preparacin

de los Estados Financieros
Carlos Alfredo MARTINEZ ALVAREZ(*)

RESUMEN EJECUTIVO

L os estados financieros que se presentan al cierre del ejercicio econmico coadyuvan

a que la gestin de los rganos de administracin en las sociedades se desarrolle con
mayor transparencia. Precisamente, debido a esta importancia, en el presente informe el
autor desarrolla de forma detallada los aspectos jurdicos ms relevantes de la elaboracin
de estos estados.

INTRODUCCIN un determinado ejercicio econmico. cerradas carezcan de uno; en este caso,

Un anlisis econmico de la empresa
nos permite apreciar que la reduccin
de los costes dentro de ella se logra fun-
damentalmente por el establecimiento
de relaciones de agencia, en donde un
grupo (los principales) se compromete
con otro (los agentes) para que les pro-
porcionen algn servicio, delegndoles
cierto poder en la toma de decisiones.
Bajo esta premisa, los principales en la
sociedad seran los accionistas, quie-
nes aportan el capital; mientras que los
agentes seran los directores o gerentes.
Sin embargo, la relacin que existe en-
tre principales y agentes no est exenta
de riesgos. Por ejemplo, puede suceder
que el administrador contratado no sea
lo suficientemente apto o diligente, o
que no comparta los mismos intere-
ses que los accionistas(1). Ante este es-
cenario, se recomienda que el grupo
de principales goce de determinadas
prerrogativas para supervisar la gestin de
los agentes, al poseer incentivos naturales
para ello: la obtencin de utilidades.
Se busca as, conocer los resultados de
la empresa y verificar que efectivamente
los administradores han actuado con la
diligencia de un ordenado comerciante
y representante leal.
I. LOS ESTADOS FINANCIEROS
1. Qu son los estados financieros?
Los estados financieros ms que una
herramienta jurdica son un instrumen-
to contable, cuyo uso permite conocer
lo que ocurre en el manejo de la socie-
dad(2); saber cul es su situacin econ-
mica y financiera, y con ello, apreciar los
resultados de la gestin realizada por
los administradores.
2. Solo al directorio le corresponde
preparar los estados financieros?
El deber de formular los estados finan-
cieros al cierre de un ejercicio econmi-
co le corresponde en primera instan-
cia al directorio. Sin embargo, es muy
comn que las sociedades annimas
el deber de preparar estos estados le
corresponde al gerente general. En las
dems sociedades reguladas en la Ley
General de Sociedades (en adelante,
LGS), en donde no exista la figura del
directorio y la gerencia, este deber re-
cae sobre quien asume el papel de ad-
ministrador.
3. Contenido de los estados financieros
Segn se ha establecido en la cuarta dis-
posicin final de la LGS, los estados finan-
cieros estn conformados por: i) el balance
general; y, ii) el estado de ganancias y pr-
didas; los que trataremos a continuacin.
A. El balance general
a.1 Importancia del balance
El balance general es un documento de
naturaleza contable que contiene un
resumen de las diversas cuentas, bienes
y deudas de la sociedad, con miras a
establecer en un determinado periodo
cual es su situacin patrimonial. Los re-
sultados que arroje este balance permi-
ten determinar las utilidades que pue-
den ser objeto de distribucin(3).

Precisamente, los estados financieros se
encuentran dentro de las prerrogativas
a favor de los accionistas para super-
visar la gestin de los administradores
de la sociedad; de ah, la obligacin de
estos ltimos de prepararlos al cierre de
(*) Bachiller en Derecho por la Universidad Nacional Federico Villareal. Miembro del rea mercantil de Gaceta Jurdica
y asesor de Gaceta Consultores S.A. Diplomado en Derecho Corporativo por la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos.
(1) Cfr. PAZ-ARES, Cndido. La responsabilidad de los administradores como instrumento del Gobierno Corporativo.
En: AA.VV. Derecho Societario. Ediciones Legales, Lima, 2011, p. 248.
(2) Cfr. HUNDSKOPF, Oswaldo. La sociedad annima. 1a edicin, Gaceta Jurdica, Lima, 2013, p. 405.
(3) Cfr. MORRIS, Alex. Estados financiero y aplicacin de utilidades. En: AA.VV. Tratado de Derecho Mercantil. Tomo I,
Gaceta Jurdica, Lima, 2003, p. 277.

E-1 1ra. quincena - Diciembre 2013

 INFORME ESPECIAL 63

Por estas razones, se considera que el
balance es el estado financiero ms im-
portante, pues se halla estrechamente
vinculado a los intereses que se coordi-
nan en la sociedad: el de los accionistas,
quienes a partir de l conocen la situa-
cin patrimonial de la empresa.
As, pues, una correcta lectura del balance
puede resultar de gran utilidad al permitir
absolver las siguientes interrogantes:
Cul es el nivel de endeudamiento
de la sociedad, tanto a corto como
a largo plazo?
Tendr la sociedad en el futuro la
capacidad de hacer frente al pago
de las deudas segn se vayan pre-
sentando los vencimientos?
En qu nivel se hallan las reservas
legales?
Existen reservas estatutarias y/o vo-
luntarias en la empresa y cul es su
situacin?
Se estn realizando adecuadamen-
te las depreciaciones?
Se estn repartiendo, de ser el caso,
las utilidades a los trabajadores?
Cul es el valor contable de las ac-
ciones de la sociedad?
Tiene utilidades la empresa?
a.2 Contenido del balance
Por medio del balance general se mues-
tra contablemente:
Los activos:
activos Se encuentran aqu to-
dos aquellos bienes y derechos de la
sociedad que puede ser susceptible
de valorizacin econmica. El activo
puede a su vez subdividirse en: acti-
vo corriente y fijo o no corriente.
Dentro del activo corriente se encuen-
tra el dinero en caja y bancos, las ma-
terias primas, los productos ya fabrica-
dos, las cuentas por cobrar e, incluso,
los ttulos valores cuya fecha de ven-
cimiento an no ha llegado. En cam-
bio, como activo fijo se contabilizan
solo las mquinas, equipos, vehculos,
construcciones, terrenos y dems bie-
nes que la empresa posea y le sirvan
para desarrollar sus actividades.
Cabe sealar que los inmuebles,
muebles, instalaciones y dems bienes
del activo fijo de la sociedad se con-
tabilizan por su valor de adquisicin
o de costo ajustado por inflacin
cuando sea aplicable de acuerdo a
principios de contabilidad general-
mente aceptados en el pas. Estos
bienes son amortizados o deprecia-
dos anualmente en proporcin al
tiempo de su vida til y a la dismi-
nucin de valor que sufran por su
uso o disfrute. Sin embargo, para
que sean objeto de revaluacin, se
necesitar una comprobacin peri-
cial previa(4).
Los pasivos:
pasivos Constituyen todo aque-
llo que la sociedad debe, y pueden
clasificarse en: pasivo corriente y no
corriente. En el primer grupo se en-
cuentran aquellas deudas cuya fecha
de vencimiento es menor o igual a
un ao. El pasivo no corriente, en
cambio, est conformado por las
deudas de la sociedad que vencen
en un periodo mayor a un ao. En
el balance, el pasivo se suele ordenar
de mayor a menor exigibilidad.
El patrimonio
patrimonio: Se compone por el ca-
pital social que representa la deuda
que la empresa tiene con los accio-
nistas, las reservas (legales(5), esta-
tutarias y voluntarias), las utilidades
no distribuidas, la diferencia entre el
activo y pasivo (patrimonio neto(6)),
entre otra informacin relevante para
conocer la situacin de la empresa.
A la par del balance que prepara el di-
rectorio al cierre de un ejercicio econ-
mico, se contempla tambin en la LGS
determinados balances especiales, tam-
bin conocidos como balances extraor-
dinarios, cuya preparacin es obligato-
ria en los procesos de transformacin,
fusin, escisin y liquidacin.
B. El Estado de ganancias y prdidas
A travs de este instrumento contable
se muestran los ingresos (el dinero
que se recibe como pago por los pro-
ductos y servicios que ofrece) y gastos
(el dinero que sale de las cuentas) de
la sociedad durante el ejercicio eco-
nmico, constituyendo la diferencia
entre estos el resultado del ejercicio.
Dicho resultado se traspasa a la cuen-
ta del balance.
El Estado de ganancias y prdidas nos
permite as, analizar y verificar el com-
portamiento de las operaciones de la
sociedad y si estas pueden reflejar en
utilidad o prdidas.
4. Caractersticas de los estados fi-
nancieros
Conforme al artculo 221 de la LGS, dos
son las caractersticas que deben poseer
los estados financieros:
(4) Artculo 228 de la LGS.
(5) Artculo 229 de la LGS.
(6) BEAUMONT, Ricardo. Comentarios a la nueva Ley General de Sociedades. Gaceta Jurdica, Lima, 2004, p. 122.
(7) Cfr. MORRIS, Alex. Ob. cit., p. 272.
(8) La memoria no forma parte de los estados financieros, pero es uno de los documentos obligatorios que debe prepa-
rar el directorio y someter a la consideracin de los accionistas. El artculo 222 de la LGS define a la memoria como
el documento mediante el cual el directorio da cuenta a la junta general de la marcha y estado de los negocios, los
proyectos desarrollados y los principales acontecimientos ocurridos durante el ejercicio, as como de la situacin de
la sociedad y los resultados obtenidos.
(9) Por mandato del artculo 57 de la Ley del Impuesto a la Renta.
Claridad:
Claridad La informacin contenida
en los estados financieros debe ser
recogida y mostrada en trminos
que permitan su fcil comprensin.
A estos efectos, se recomienda que
tanto el balance general como el
Estado de ganancias y prdidas se
subdividan de tal manera que per-
mitan obtener una representacin
completa de lo que ha sido el nego-
cio durante el ejercicio econmico
objeto de evaluacin.
Precisin
Precisin: Esta caracterstica est li-
gada al concepto de exactitud, en
el sentido de conformidad y corres-
pondencia de los datos de los esta-
dos financieros con la situacin real
de los hechos mostrados en la con-
tabilidad(7).
La necesidad de que la informacin
contenida en los estados financieros sea
clara y precisa se debe a que si no fuera
as, este instrumento contable carecera
de utilidad, y por lo tanto, de validez.
Al omitir o falsearse la situacin econ-
mica real de la empresa se evita que se
puedan tomar las medidas necesarias
para remediarla.
Por estas razones, los administradores
de la sociedad responden civilmente
por los daos directos e indirectos que
pudiera ocasionarse a la sociedad sobre
la base de un estado financiero que no
se ajuste a la realidad. Adems de san-
cionrseles con una pena privativa de
libertad no menor de 1 ao ni mayor de
4 aos, por el delito de administracin
fraudulenta regulado en el artculo 198
del Cdigo Penal.
II. CIERREDELEJERCICIOECONMICO:
CUNDO SE DEBEN FORMULAR
LOS ESTADOS FINANCIEROS?
Segn el artculo 221 de la LGS, los esta-
dos financieros, junto con la memoria(8) y la
aplicacin de utilidades, deben formularse
al cierre de un ejercicio econmico. Pero,
cunto dura un ejercicio econmico?
El ejercicio econmico tiene una du-
racin de 12 meses y en el caso nues-
tro coincide, obligatoriamente(9), con
el ao calendario. Es decir, el ejercicio
se inicia el 1 de enero y termina el 31
de diciembre. Aunque la circunstan-
cia de que la ley obligue al directorio,

CONTADORES & EMPRESAS / N 219 E-2

 64 ASESORA EMPRESARIAL
principalmente, a rendir anualmente
cuentas de su gestin a los accionistas,
no impide que se preparen estados fi-
nancieros con fecha de cierre anterior
a la del ejercicio econmico y que, in-
clusive, sobre la base de los mismos, se
distribuyan utilidades a cuenta.
Asimismo, se tiene que la LGS no seala
un plazo perentorio para cumplir la obli-
gacin del directorio de preparar los es-
tados financieros. No obstante, la men-
cionada norma s establece que estos
instrumentos contables deben ser pues-
tos a disposicin de los accionistas con la
antelacin necesaria para ser sometidos
a aprobacin por la junta obligatoria
anual, la que debe instalarse dentro de
los 3 meses siguientes a la terminacin
del ejercicio econmico. As, a partir del
da siguiente de la publicacin de la con-
vocatoria a la junta obligatoria anual,
cualquier accionista puede obtener en
las oficinas de la sociedad, en forma gra-
tuita, copias de los estados financieros.
En ese sentido, los estados financieros
pueden prepararse a partir del 1 de ene-
ro del ao siguiente al ejercicio econ-
mico, hasta antes de la convocatoria a
junta obligatoria anual.
III. APROBACIN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
Una vez formulados los estados finan-
cieros por el directorio corresponde a la
junta general obligatoria anual decidir
sobre su aprobacin. Esta aprobacin
no importa el descargo de las responsa-
bilidades en que pudiesen haber incu-
rrido los administradores de la sociedad
durante su gestin.
IV. AUDITORAS EXTERNAS Y ESPE-
CIALES
1. Auditoras externas
Salvo para el caso de las sociedades
annimas supervisadas por la Superin-
tendencia del Mercado de Valores, no
se exige una auditora sobre la gestin
de los administradores durante un de-
terminado ejercicio econmico. Sin em-
bargo, en el pacto social, el estatuto o
mediante un acuerdo de junta general,
adoptado por el 10% de las acciones
suscritas con derecho de voto, puede
disponerse que la sociedad annima
tenga auditora externa anual.
Las sociedades que estn sometidas a
auditora externa anual, nombrarn a
sus auditores externos anualmente. El
informe de los auditores se presentar a
la junta general conjuntamente con los
estados financieros.
E-3 1ra. quincena - Diciembre 2013
2. Auditoras especiales
En las sociedades que no cuentan con
auditora externa permanente, los es-
tados financieros son revisados por
auditores externos, por cuenta de la
sociedad, si as lo solicitan accionistas
que representen no menos del 10%
del total de las acciones suscritas con
derecho a voto. La solicitud se presen-
ta antes o durante la junta obligatoria
anual o a ms tardar dentro de los 30
das siguientes.
Este derecho lo pueden ejercer tambin
los accionistas titulares de acciones sin
derecho a voto, cumpliendo con el plazo
y los requisitos antes sealados, mediante
comunicacin escrita a la sociedad.
En las mismas condiciones se realizarn
revisiones e investigaciones especiales,
sobre aspectos concretos de la gestin
o de las cuentas de la sociedad que
sealen los solicitantes y con relacin
a materias relativas a los ltimos esta-
dos financieros. Este derecho puede ser
Preparacin de los estados financieros
1 de enero 31 de diciembre
Inicio del Cierre del
ejercicio
ejercicio
econmico
econmico
(1) El directorio formula los estados financieros
El directorio presenta los esta- El directorio propone el reparto
dos financieros a la junta dentro
de los 3 primeros meses del si-
guiente ejercicio
ejercido, inclusive, en aquellas sociedades
que cuenten con auditora externa perma-
nente y tambin por los titulares de las ac-
ciones sin derecho a voto. Los gastos que
originen estas revisiones son de cargo de
los solicitantes, salvo que estos represen-
ten ms de un tercio del capital pagado
de la sociedad, caso en el cual los gastos
sern de cargo de esta ltima.
V. APLICACIN DE UTILIDADES
El directorio, sobre la base de los esta-
dos financieros que arrojen un resulta-
do positivo, podr proponer a la junta
general la forma de aplicacin de las
utilidades, es decir, como sern estas
distribuidas luego de haber detrado
los impuestos, las reservas legales y es-
tatuarias, y dems gastos. Sin embar-
go, corresponder a la junta decidir si
aprueba la propuesta del directorio o
establece otra forma de aplicacin de
las utilidades o simplemente decide no
distribuirlas (ver Cuadro N 2).
CUADRO N 1
3 meses siguientes del cierre del ejercicio
(plazo mximo)
Convocatoria Junta obligatoria
a junta anual anual
10 das de anticipacin
Preparacin
de los estados
financieros
CUADRO N 2
Cuadro sinptico
Estados financieros y reparto de utilidades
(2) La junta aprueba
los estados financie-
ros
La junta decide si se
de utilidades con el remanente, reparten o no las uti-
luego de haber cumplido con lidades
las obligaciones respectivas