25/09/2007

Proyectos Informticos
Administracin y Control de
Proyectos I

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Planificacin

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Modelos y Estndares

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

El Proceso de Planificacin
Definir Alcance / Plan
Alcance y
Priorizar Detalle Estimacin Fin
1 Alcance
Mtricas

Crear
WBS Repetir el ciclo
Revisiones
2 WBS

Estimar
WBS
Aprobacin 4

Estimar
Costos
3
Planificar
Recursos
Planificacin
Desarrollar
Calendario
Set. Planificar Planificar
2007 Versiones Entregas
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2
 25/09/2007

Calendario

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Calendario
Las fechas planificadas para ejecutar las
actividades del proyecto y las fechas
planificadas para cumplir los hitos
comprometidos.

Set.
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3
 25/09/2007

Calendarizacin
La WBS define el Alcance de las entregas
del Proyecto, pero no dice nada acerca de
la secuencia de actividades para
conseguir esos entregables.
La calendarizacin de los elementos es un
paso importante en la planificacin debido
a que es la base para asignar recursos,
estimar costos, y controlar el Proyecto.
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Unidades de trabajo y actividades

WBS

Duracin estimada
Costo estimado
Unidad de
Recursos
trabajo
estimados
Unidad de trabajo 1

OBS Diseo

Desarrollo

Unidad de trabajo 2

Prueba

Set.
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Calendarizacin Identificar las tareas a ser ejecutadas para

producir los entregables
WBS
Definir la Actividad

Identificar las relaciones entre estas tareas

Actividades
Hitos Secuenciar la Actividad

Estimar el tipo de recursos y esfuerzo

Actividades necesario para desarrollar cada tarea
y secuencia Estimar recursos para
Tipo de la actividad
Recurso
Estimar el nmero de periodos laborables
Disponibilidad necesarios para completar la tarea
de Recursos Estimar la duracin de
Actividades la actividad
y secuencia Analizar tareas, relaciones, recursos y
duraciones estimadas para crear el
calendario
Disponibilidad Desarrollar el
de Recursos calendario
Set.
2007
Riesgos FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Actividades

Set.
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Actividades del calendario

Una componente discreta de trabajo
calendarizado ejecutada durante el curso del
proyecto.
Una actividad normalmente tiene
Duracin estimada
Costo estimado
Recursos estimados
Las actividades estn relacionadas con hitos u
otras actividades a travs de relaciones lgicas,
y son extradas de las unidades de trabajo.
Set.
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Hitos del calendario

Un evento significativo en el calendario del
proyecto, tal como un evento
condicionando trabajo futuro o marcando
el logro de un entregable importante.

Set.
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Hito
Un Hito es:
Un Producto o un Evento.
Existe un criterio claro y objetivo para medir
su cumplimiento, en lo posible cuantificable.
Est expresado en un calendario e
identificado con un Responsable.

Set.
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Secuenciar Actividades

Set.
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 25/09/2007

Actividades en el calendario
El calendario es un reflejo del modelo de
proceso elegido.
El tipo y orden de las tareas se
corresponden al modelo utilizado.
Externamente, se mostrar un orden lineal
y comprensible pero.
Internamente, varias tareas se ejecutan en
paralelo y volviendo sobre ellas.
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Qu nos falta ver?

En un esquema la relacin lgica entre las
actividades del calendario del proyecto.
Representado de modo tal que refleje la
cronologa del proyecto.

Set.
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Diagrama de Precedencias
Tcnica de calendarizacin en la cual se
representan en nodos las actividades que
se encadenan por relaciones lgicas para
mostrar la secuencia en la cual se
ejecutan.(*)

(*) AEN o AON Actividad en Nodo

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Dependencias
Mandatorias
Definidas por el tipo de trabajo que se est
desarrollando
Discrecionales
Son las preferidas por el equipo de trabajo,
asociadas a las mejores prcticas
Externas
Ocurren externamente al proyecto pero lo
condicionan
Set.
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Ms dependencias
(Precedencias)
Finalizada para Comenzar FC (FS)
Comenzada para Finalizar CF (SF)
Finalizada para Finalizar FF (FF)
Comenzada para Comenzar CC (SS)

Set.
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WBS
1.0

1.1 1.2 1.3

1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1.3.1 1.3.2

Actividades

Comienzo Act 1.1.1 Act 1.1.2 Act 1.2.2 Fin

Diagrama
de
Preceden Act 1.2.1
-cias
Act 1.3.1 Act 1.3.2

Dependencias p.e. Mandatoria Precedencias p.e. FC

Set.
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Tipos de Redes de Actividades

Comienzo Act 1.1.1 Act 1.1.2 Act 1.2.2 Fin

Act 1.2.1
Act 1.3.1 Act 1.3.2
AON

2 4 6

1 8

3 5 7
AOA

Set.
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Distintas vistas de las actividades

Comienzo Act 1.1.1 Act 1.1.2 Act 1.2.2 Fin

Act 1.2.1
Act 1.3.1 Act 1.3.2

Act 1.1.1

Act 1.1.2

Act 1.2.1

Act 1.2.2

Act 1.3.1

Set.
Act 1.3.2
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Diagramas Gantt

Muestra las Unidades de Trabajo como

barras:
Permite detectar fcilmente actividades
superpuestas.
tiles para determinar la superposicin de
tareas en los mismos recursos.

Set.
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Hoy
Diagrama Gantt Esfuerzo / Tiempo

A1

Planificado

A2

A3
Real

A4
Actividades

Set. Tiempo
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Diagrama de Gantt
No muestra:
Interdependencias entre tareas.
Cmo afecta el resultado de comienzos
tempranos / tardos entre las actividades.

Set.
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Ventajas de las
Redes de Actividades
Ayudar a encontrar todos los lugares
donde las actividades pueden ser hechas
en paralelo creando as el menor
calendario posible.

Set.
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Estimar Actividades

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Desarrollo del Calendario del

Proyecto
Creado por el Jefe de Proyecto, miembros
del equipo, usuarios y especialistas.
Complejidad de la creacin del Calendario
Las tareas pueden asignarse
secuencialmente o en paralelo, dependiendo
de:
La relacin tcnica de las tareas.
Los recursos disponibles, asignando recursos a
cada tarea y responsables de los hitos o
milestones.
Set.
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 25/09/2007

Asignacin de Recursos

Set.
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Criterios para la Asignacin de

Recursos
Para cada tarea de la lista de tareas asignar
recursos y volcarlo al calendario recordando
que:
Debe planificarse las tareas que requieren
capacitacin previa.
Las tareas que requieren productos de otras
anteriores no deben superponerse o preceder a las
mismas.
Deben planificarse tiempos para tareas no
productivas (30%). En la prctica la persona no
dispone de 8 hs diarias
Deben planificarse tiempos para las para tareas de
revisin.
Set.
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 25/09/2007

Criterios para la Asignacin de

Recursos
Deben revisarse los supuestos hechos
durante la estimacin, experiencia de las
personas, equipamiento, y corregir de
acuerdo a la realidad.
Tener en cuenta:
Otras asignaciones simultneas del recurso
en otros proyectos.
La asignacin simultnea de 2 o ms tareas a la
misma persona por el tiempo de intercambio entre
tareas.
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Criterios para la Asignacin de

Recursos
El Jefe de Proyecto debe asignarse slo
tareas de administracin, o no efectuar la
conduccin del Proyecto.
Cuando se hayan efectuado todas las
asignaciones.
Actualizar el calendario.
Verificar si todas las precedencias se mantuvieron.
Verificar si las asignaciones de tareas y los
paralelismos aun son posibles.
Verificar sobre todo la Dependencia de Recursos.
Set.
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 25/09/2007

Desarrollar calendario

Set.
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Recomendaciones para la
creacin de Calendarios

Set.
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 25/09/2007

Calendario del Proyecto

Parmetros que incrementan el nivel de error y
se conocen en la Planificacin:
Tamao del producto, mantenerlo tan pequeo como
sea posible.
Diseo simple, ya que la complejidad aumenta los
errores.
Equipo de trabajo pequeo, ya que hay menos
problemas de comunicacin cuando hay menos
gente.
Personal nuevo ingresa al ritmo que el proyecto
pueda absorberlo.
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Causas de la
Calendarizacin Peligrosamente Optimista
Factores externos como: fechas de entrega /
finalizacin inamovibles, vencimientos legales,
presiones de mercado.
Gerentes / Clientes que slo aceptan la fecha
ms optimista.
Proyectos subestimados para ganar.
Cambios que se acumulan mientras el Proyecto
mantiene el mismo calendario.
Estimacin errnea.
Set.
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 25/09/2007

Mtodo del Camino Crtico

CPM
Calcula
La fecha de comienzo ms temprana
La fecha de finalizacin ms temprana
La fecha de comienzo ms tarda
La fecha de finalizacin ms tarda
para cada actividad
El camino crtico de cualquier proyecto es
el paso completo, Inicio Final, ms
extenso.
Set.
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Definiciones del CPM

Flotacin / Holgura (slack)
La holgura total es la cantidad de tiempo que
se puede demorar el comienzo de una
actividad sin retrasar la finalizacin del
proyecto.

Set.
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 25/09/2007

Ejemplo de camino critico, red de actividades mostrando las criticas

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Ejemplo de camino critico, se informa

tarea,
dependencia,
tiempo de inicio
y duracin

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Mtodo del Camino Crtico

PERT
Similar al CPM
En lugar de utilizar la duracin ms probable,
utiliza:
El valor esperado, calculado para cada actividad
como
El valor optimista
El valor pesimista
El valor ms probable
El algoritmo generar el Camino Crtico en
funcin de dichos valores
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Compresin de calendarios

Crashing y Fast Tracking

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Compresin del Calendario

Acorta el calendario del proyecto sin
cambiar el Alcance para cumplir con las
restricciones de fecha.
Las tcnicas ms comunes son Crashing
y Fast tracking.

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Compresin del Calendario

La nica manera de acortar el calendario
del proyecto es acortar su camino crtico.
Slo vale entonces comprimir aquellas tareas
del camino crtico, las que tienen holgura no
aportan valor en bajar sus tiempos.
Por otra parte, a medida que reducimos
los tiempos de las actividades crticas,
ms tareas no crticas pueden pasar al
camino crtico .
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Relacin Costos/Compresin

Todo Comprimido

160,000 Compresin B
Costo del Proyecto

150,000
Compresin E
140,000
Compresin F
130,000 Compresin A
120,000 Segn planificado

110,000

10 12 14 16 18 20 22 24
Tiempo para completar el proyecto en semanas
Set.
2007
De Kerzner

Crashing
Agregar recursos a las actividades del
camino crtico.
No siempre agregar recursos acorta la tarea.
Se suman tiempos de coordinacin y
transferencia.
Pueden incrementarse los costos.

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Fast Tracking
Se realizan las actividades que
normalmente se ejecutaran en secuencia
en paralelo
Existe riesgo de re-trabajo
La tcnica requiere que se ejecute el
trabajo con informacin incompleta
Negocia costo versus tiempos e
incrementa el riesgo de no lograr el
calendario ms corto
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Comentarios sobre
Compresin del tiempo del Proyecto
Las tareas crticas requieren atencin, su variacin
afecta la duracin total del Proyecto.
Las dependencias:
Deben evaluarse para determinar si son reales.
Terminar / Comenzar intentar cambiarlas por Comenzar /
Comenzar con un desplazamiento.
Tareas grandes: se debe intentar descomponer en
varias pequeas ejecutables en paralelo.
Disminucin del tiempo del proyecto: agregar (dentro de
lmites) ms recursos o ms calificados a las tareas para
disminuir su duracin.
Comenzar la tarea lo antes posible an adelantndose
al Plan.
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Nivelacin de Recursos

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Nivelacin de Recursos
El clculo del camino critico produce
Un calendario con fechas de comienzo ms
tempranas y fines tardos.
Podran requerirse ms recursos de los
disponibles en un momento dado.

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Histograma de carga Recursos sobreutilizados

de Recursos

Nro recursos

Recursos subutilizados

Set. Tiempo
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Nivelacin de Recursos
Posibles soluciones para la sobre / sub-
asignacin

Considerar jornadas ms largas, fines de semana,

varios turnos y herramientas para reducir la duracin
de las tareas criticas.

Reducir el Alcance del Proyecto.

Aprovechar los slacks (holguras) y asignar recursos

de tareas no crticas a las tareas crticas.
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Nivelacin de Recursos
Se denomina as a cualquier forma de
anlisis de calendario en la cual la
decisin de ubicacin de una actividad en
el mismo, fechas de comienzo y final,
estn subordinadas a la restriccin de
recursos (disponibilidad o dificultad para
conseguir un cambio en la cantidad de
recursos asignados)
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Nivelacin de Recursos 1
T1 Recurso A

T2 Recurso A Gantt

100% Grfico de carga

T1 Recurso A
Recurso A Gantt
T2

100% Grfico de carga

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Nivelacin de Recursos 2
T1 Recurso A - 20hs/s

T2 Recurso A 20hs/s

T1 Recurso A 40 hs/s

T2 Recurso A 20hs/s

60

40

20

Hs sem
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Nivelacin de Recursos 2
T1 Recurso A - 20hs/s Primera aproximacin

T2 Recurso A Recurso A
20hs/s 20hs/s

T1 Recurso A 40 hs/s

T2 Recurso A 20hs/s

60

40

20

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Posible caso de incremento de tiempos de una tarea

Con 80% de probabilidad la tarea podra terminar en 6

semanas

6 semanas

Cuando el recurso trabaja en distintas

tareas a la vez, se suma el tiempo de
intercambio entre los trabajos

1,5 1,5 1,5 1,5

10 semanas
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Nivelacin de Recursos
Comienzo ms temprano de la tarea (ES)
Comienzo calendarizado de la tarea (Scheduled Start)
Fin de la tarea calendarizado (Scheduled Finish)
El momento que se calendariz la finalizacin de la actividad.
Normalmente dentro del rango delimitado por la fecha de finalizacin
ms temprana (Early Finish) y la ms tarda (Late Finish)
Lmites de la calendarizacin

ES SS EF SF LF
Disponibilidad del recurso
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Dinmica de un Proyecto

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

-No me alcanza
el tiempo!!!
-El usuario me cambia
los requerimientos
continuamente y crecen!!

-Se me desplaza la fecha de entrega!!

-Recorto el Alcance para entregar!!

-Paso una parte del trabajo a otras versiones

u otras etapas aunque cueste ms!

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Reacciones y posibles
consecuencias
Si no alcanza el tiempo:
Trabajamos ms horas (y esto puede traer
problemas ya conocidos)
Sumamos ms gente (con lo cual se puede
causar el efecto inverso al buscado)
Si el trabajo se traslada a versiones
posteriores u otras etapas
Aumentar el costo de Mantenimiento y/o
debemos planificar hacer ms proyectos que
completen al nuestro
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Reacciones y posibles
consecuencias
Si los requerimientos crecen y cambian
continuamente
No terminaremos nunca
Si se recorta el Alcance para llegar
Puede crear un producto intil para el Usuario
Si la fecha de entrega se desplazar
Podemos entregar el Producto cuando ya no
le sirva al Usuario
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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Normalmente lo anterior se ve
como
Algo externo y fuera del control del Equipo
de Proyecto
Culpa de la mala suerte (en lugar de
culpa de un anlisis de riesgos
defectuoso)
Trabajo no anticipado que afecta a
mltiples partes del proyecto
Otros proyectos que presionan por las
fechas y los recursos
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

EVENTOS

-Cada vez ms discusiones sobre el Alcance

-Empeor o se cort la comunicacin

-Se abandon el calendario o fue slo formal

-Se perdi el control del trabajo disponible, completado, por

hacerse o no previsto
-Se dejaron de administrar los defectos y riesgos

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

EVENTOS

PATRONES

Comunicacin
Alcance

Calendario
Calidad

Control del trabajo

Recursos
Riesgos
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

-No me alcanza
el tiempo!!!
-El usuario me cambia
los requerimientos
continuamente y crecen!!
-Se me desplaza la fecha de
entrega!!
-Recorto el Alcance para entregar!!

-Paso una parte del trabajo a otras versiones

u otras etapas aunque cueste ms!

-Cada vez ms discusiones sobre el Alcance

-Empeor o se cort la comunicacin

-Se abandon el calendario o fue slo formal

-Se perdi el control del trabajo disponible, completado, por hacerse o no previsto

-Se dejaron de administrar los defectos y riesgos

Comunicacin
Alcance

Calendario
Calidad

Control del trabajo

Recursos
Riesgos

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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Pregunta Accin

Qu pas? Lo que Reaccionar

se ve
Eventos

Lo que
Qu ocurri a lo
no se ve
largo del tiempo?
Anticipar, planear
Cules fueron las Patrones
tendencias?

Qu interviene en esos Disear

patrones?
Estructuras

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Ejemplo
Algo se incendia ()
Accin de corto plazo ()
Consecuencia .
Accin de largo plazo ()

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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Ejemplo
Desvo de Calendario ()
Accin de corto plazo ()
Consecuencia .
Accin de largo plazo ()

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Ejemplo
Aumento de los defectos ()
Accin de corto plazo ()
Consecuencia
Accin de largo plazo ()

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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Ejemplo
Disminucin de la calidad del trabajo ()
Accin corto plazo ()
Consecuencia
Accin de largo plazo ()

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

Bibliografa

Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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 25/09/2007

Bibliografa
Project Management, H. Kerzner, 5th Edition,
1995 VNR
System Dynamics Modeling for Project
Management John Sterman, 1992
Software Projects Dynamics T. Abdel-Hamid.
1983
PMBOK, PMI, 2004
La Quinta Disciplina, Peter Senge. 1993
La Quinta Disciplina en la Prctica, Peter
Senge. 1996
Set.
2007 FIUBA PROYECTOS INFORMTICOS ADMINISTRACIN Y CONTROL DE PROYECTOS I

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