SISTEMAS DE GESTIN

PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO

AUTOR: Alejandra carolina Bautista Godoy

 ndice

Introduccin
Recomendaciones acadmicas
4. Sistemas de gestin
4.1. Cules son los sistemas de gestin?
4.2. Qu es la inspeccin tributaria?
4.2.1. Cmo se notifica la inspeccin tributaria?
4.2.2. Qu efectos tiene la inspeccin tributaria?
4.3. Qu es la inspeccin contable?
4.3.1. Sobre qu recae la inspeccin contable?
4.3.2. Qu diferencia existen entre las dos inspecciones?
4.4. Qu es un acto de cruce?
4.5. Qu son los emplazamientos?
4.5.1. Cules son las clases de emplazamientos?
4.5.2. En qu consiste el emplazamiento para declarar?
4.5.3. En qu consiste el emplazamiento para corregir?
4.6. Qu es un requerimiento ordinario?
4.6.1. Cul es el plazo para contestar un requerimiento ordinario?
4.7. Qu es un requerimiento especial?
4.7.1. Cmo se notifica el requerimiento especial?
4.7.2. Cul es la oportunidad para proferir un requerimiento especial
4.7.3. Cul es el contenido del requerimiento especial?
4.7.4. Cul es el plazo para dar respuesta al requerimiento especial?

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 INTRODUCCIN

El inicio del ciclo de fiscalizacin que ejerce la Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales
DIAN a los contribuyentes, responsables, agentes de retencin o declarantes es la base de partida
para los procesos que van saliendo de cada etapa en que se encuentren dichos contribuyentes.
Este ciclo inicia con la inspeccin contable o inspeccin tributaria, de la cual, dependiendo el
resultado obtenido, se procede a la notificacin de los emplazamientos y seguido a los
requerimientos ordinarios o especiales y es all donde se debe saber qu hacer en cada proceso,
cmo se debe actuar frente a la DIAN, y lo ms relevante, el trmino para que sean notificados
estos procesos y el trmino oportuno que tienen los contribuyentes para la contestacin, defensa
de todas las liquidaciones oficiales provenientes de este ciclo. En esta unidad se explicar en
detalle cada etapa antes relacionada.

RECOMENDACIONES ACADMICAS

El entendimiento del procedimiento tributario, le permitir al estudiante y futuro profesional de

Contadura Pblica conocer las herramientas con que cuentan los contribuyentes en un proceso
de defensa cuando inicia el ciclo de fiscalizacin, los tiempos oportunos con que se cuenta dentro
del mismo sistema de fiscalizacin.

Es indispensable que el estudiante lea cuidadosamente esta cartilla y comprenda los ejemplos
aqu indicados, que est en continua comunicacin con su tutor frente a la comprensin de los
trminos, que acompae las cartillas con las teleconferencias y las actividades didcticas, de esta
manera lograr consolidar el aprendizaje en procedimiento tributario.

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 DESARROLLO TEMTICO

4. Sistemas de gestin

4.1. Cules son los sistemas de gestin?

Los sistemas de gestin hacen referencia al proceso que realiza la Administracin de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN), con referencia a la gestin que realizar cuando exista una
declaracin privada de impuestos y cuando hay ausencia de ella, teniendo la obligacin el sujeto
pasivo de presentarla.

Figura 1. Sistema de Gestin

Fuente: Elaboracin Propia

Los formatos que se mencionan en la anterior figura, corresponden a los formularios que tiene la
DIAN para la presentacin de cada impuesto., algunos de ellos son:

Formulario 350: Declaracin mensual de retencin en la fuente.

Formulario 300: Declaracin del impuesto a las ventas IVA.

Formulario 210: Declaracin de renta persona naturales no obligadas a llevar contabilidad.

Formulario 110: Declaracin de renta personas naturales o jurdicas obligadas a llevar

contabilidad.

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 Formulario 120: Declaracin informativa de precios de transferencia.

Formulario 140: Declaracin impuesto sobre la renta para la equidad CREE.

Formulario 310: Declaracin del impuesto nacional al consumo.

Formulario 315: Declaracin del rgimen simplificado del impuesto nacional al consumo.

Formulario 410: Declaracin semanal gravamen a los movimientos financieros. Entre otros.

Una vez determinado el proceso de gestin, la DIAN inicia el proceso de fiscalizacin, bien sea
para verificar la informacin suministrada o hace llamado a los omisos para determinar el proceso
oficial, tal como se detalla en las siguientes figuras.

Figura 2. Proceso de determinacin oficial

Fuente: Elaboracin Propia

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Figura 3. Fiscalizacin en impuestos con declaracin

Fuente: Elaboracin Propia

Cuando la DIAN inicia su proceso de fiscalizacin y su proceso en la determinacin oficial, y segn

las pruebas que se renan en cada proceso se determinaran los actos oficiales de notificacin al
contribuyente de:

Inspeccin contable.

Inspeccin tributaria.

Requerimiento ordinario.

Requerimiento especial.

Liquidaciones oficiales.

Liquidacin de revisin.
Liquidacin de aforo.
Liquidacin de correccin aritmtica.
Liquidacin de correccin solicitada.
Liquidacin provisional.

Como parte del desarrollo de las actividades previas a la fiscalizacin y en funcin de la

construccin de un expediente administrativo con el rigor probatorio y sustancial debido, se
observa que la normatividad tributaria otorg a la autoridad tributaria la posibilidad de realizar

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 inspecciones a los contribuyentes en aras de verificar y examinar el cumplimiento correcto y
efectivo de las obligaciones fiscales sustanciales y formales a cargo. La diligencia de inspeccin o
revisin podrn ser realizadas por parte de la actividad tributaria de oficio o a peticin de parte,
revistiendo en cada caso, diferentes implicaciones y efectos dentro del proceso de fiscalizacin.
(Cermeo, 2016, p.128)

4.2. Qu es la Inspeccin Tributaria?

La inspeccin tributaria constituye un medio de prueba dentro del procedimiento fiscal, la cual se
realiza por medio de acto administrativo expedido por la DIAN notificando al contribuyente, con
el objeto de verificar o corroborar la exactitud en la depuracin de las bases gravables
incorporadas en las declaraciones tributarias, as como en la verificacin del cumplimiento
correcto y oportuno de las obligaciones formales. razn por la cual, con ocasin de la inspeccin
tributaria determina la constatacin u omisin de una determinada conducta que genera los
efectos jurdicos perseguidos, ya sea porque el contribuyente solicita esta inspeccin o porque la
DIAN la emite por oficio.

La inspeccin tributaria, se defini como "...un medio de prueba en virtud del cual se
realiza la constatacin directa de los hechos que interesan a un proceso adelantado por
la administracin tributaria para verificar su existencia, caractersticas y dems
circunstancias de tiempo, modo y lugar, en la cual pueden decretarse todos los medios
de prueba autorizados por la legislacin tributaria y otros ordenamientos legales, previa
la observancia de las ritualidades que le sean propias. (Ley 223 de 1995., art 137).

4.2.1. Cmo se notifica la inspeccin tributaria?

La inspeccin tributaria se decreta mediante auto que se notifica personalmente por correo,
indicando los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.

La inspeccin tributaria no podr iniciarse hasta tanto no se haya notificado el auto que la ordene.
En el desarrollo de la prueba de la inspeccin tributaria, la autoridad tributaria deber elaborar y
suscribir un acta de la inspeccin, en la cual debern incorporar todos los elementos que
garanticen los principios que tiene el contribuyente para que se le realice su debido proceso,
defensa, y contradiccin a las pruebas.

La inspeccin tributaria se entiende que inicia desde el momento que ha sido notificado al
contribuyente, de haber determinado el oficio de prctica de sta, estar obligada a llevar a cabo
la inspeccin dentro del trmino de tres (3) meses siguientes a la notificacin del auto expedido
por la DIAN, ya que de lo contrario la prueba no tendr el efectivo suspensivo en los trminos de
fiscalizacin.

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Figura 4. Inspeccin Tributaria

Fuente: Elaboracin Propia

4.2.2. Qu efectos tiene la inspeccin tributaria?

La notificacin suspende el trmino de firmeza de la declaracin tributaria. Ahora, para que

proceda esta suspensin, adicional a su notificacin es necesario que dentro de los tres (3) meses
siguientes se practique realmente la prueba, que puede ser un testimonio, un documento, porque
de lo contrario no opera la suspensin. Y esta prueba debe ser real: verificable, constatable.

Una vez se termine la prctica de la inspeccin tributaria, la autoridad, deber evaluar los
resultados de su fiscalizacin, y con base en ellos, deber decidir si hace auto de archivo al proceso
con el contribuyente o si contina con la actuacin administrativa posterior, es decir, si expide un
requerimiento especial.

Si en virtud de la inspeccin tributaria no se deriva como tal un acto administrativo de

carcter preparatorio, como un requerimiento especial, o un pliego de cargos, la
autoridad tributaria deber garantizar el derecho de defensa, y contradiccin de las
pruebas, corrindole traslado al contribuyente por el trmino de un (1) mes para que
controvierta las pruebas. (E.T., art 783).

Derecho de defensa.

Se desprende de las actas de inspeccin y los requerimientos administrativos que las adiciones,
rechazos y sanciones por cada uno de los semestres discutidos no se basaron como legalmente
proceda en el examen detallado de libros y efectos, ya que segn los visitadores y auditores se
fundaron exclusivamente en "el anlisis de los comprobantes de diario por sus cuentas". Tal
conducta confirmada en las liquidaciones de revisin y las providencias que desataron los
recursos, viola flagrantemente las reglas del debido proceso, contrara las normas sobre la debida

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 motivacin de los actos administrativos y se opone a los preceptos sobre la valoracin y eficacia
de la prueba en el proceso, ya que se trata de un caso en el que la mayor parte de las disposiciones
que se dicen transgredidas, se debe por haber imperado el arbitrio de los funcionarios.

4.3. Qu es la inspeccin contable?

La inspeccin contable constituye un medio de prueba que permite la inspeccin fsica de los
libros de contabilidad. La Administracin podr ordenar la prctica de la inspeccin contable al
contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la
exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para
verificar el cumplimiento de las obligaciones formales.

De la diligencia de inspeccin contable se extender un acta de la cual deber entregarse copia

una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes. La visita de
la autoridad al contribuyente deber ser atendida por un contador.

Cuando alguna de las partes intervinientes se niegue a firmarla, su omisin no afectar el valor
probatorio de la diligencia. En todo caso se dejar constancia en el acta.

Se considera que los datos consignados en ella estn fielmente tomados de los libros, salvo que
el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.

Cuando de la prctica de la inspeccin contable se derive una actuacin administrativa en contra

del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva
deber formar parte de dicha actuacin.

4.3.1. Sobr qu recae la inspeccin contable?

La inspeccin contable recae en forma nica y exclusiva en la informacin contable del

contribuyente y en terceros obligados a llevar contabilidad, pero no se extiende ms all de la
revisin de la propia contabilidad como elemento tributario. Por ende, la autoridad con base en
la revisin de la contabilidad y los asientos contables que la conforman, corroborar la exactitud
de las declaraciones tributarias y el cumplimiento de las obligaciones formales como, por
ejemplo, si se present en lugar establecido, dentro de los plazos fijados por la autoridad
tributaria.

El alcance y fuerza probatoria de la inspeccin contable estar circunscrita a la

presuncin legal de tener como demostrado y probado que los actos consignados en el
acta de la inspeccin contable, correspondan a los existentes y obrantes en los libros de
contabilidad del contribuyente, sin embargo esta presuncin admite prueba en
contrario por parte del contribuyente investigado. (C.C., art 66).

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 4.3.2. Qu diferencias existen entre la inspeccin contable e inspeccin
tributaria?

En este orden de ideas, debemos manifestar que la inspeccin contable es totalmente diferente
a la inspeccin tributaria, pues la contable se da en desarrollo de las facultades de fiscalizacin
en donde no ha habido una actuacin administrativa formal y no ha sido decretada como prueba
dentro de un proceso administrativo. En cambio, la inspeccin tributaria se da en desarrollo de
una actuacin de la administracin y se ha decretado como prueba en un proceso tributario
administrativo o investigacin fiscal. Slo se practica por disposicin de la administracin.

Otra diferencia est en cuanto al objeto sobre el cual recae la prueba. La inspeccin contable se
realiza sobre la informacin contable del contribuyente, en cambio la inspeccin fiscal recae sobre
cualquier otro elemento o factor que conduzca a la certeza. La inspeccin contable recae
nicamente sobre documentos, llmese soportes y estados financieros. En cambio, en la
inspeccin fiscal pueden decretarse todo tipo de pruebas: testimonios, declaraciones, cruces de
informacin. Es un medio probatorio amplio que nos permite el recaudo de otros elementos de
juicio, en donde estn incluidos los contables y es por ello que se extiende a los libros de
contabilidad.

4.4. Qu es un acto de cruce?

Los cruces de informacin se realizan para obtener datos que permitan ejecutar programas de
fiscalizacin y censos a travs de procesos de sistematizacin de modo que la obtencin de la DIN
se clasifica en el sistema endgeno de informacin, que son todas las fuentes de las que dispone
la entidad, internamente y en el sistema exgeno de informacin, del que forman parte las
fuentes de datos de que obtiene la DIAN de otras entidades, a partir de su suministro de medios
magnticos y censos. (Cermeo, 2016, p.128)

La DIAN puede ejecutar los cruces de la forma que se seala a continuacin:

Informacin exgena versus informacin exgena de comprador y vendedor

respectivamente.
Informacin exgena versus informacin endgena
Informacin endgena versus informacin endgena de comprador y vendedor.

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 4.5. Qu son los emplazamientos?

Los emplazamientos que profiere la DIAN, constituyen unos mecanismos persuasivos generados
de efectos jurdicos a travs de los cuales la DIAN, previo a iniciar un procedimiento de
determinacin oficial de un tributo, o la imposicin de una sancin.

En este orden de ideas, los emplazamientos son actos administrativos que profiere la DIAN
basado en su funcin fiscalizadora, un emplazamiento desde la perspectiva del contribuyente,
configura la oportunidad para que este, del ser el caso, corrija una declaracin tributaria o para
que se presente la declaracin tributaria sobre la cual se encuentra omiso, evitando con ellos
sanciones e intereses ms onerosos.

4.5.1. Cules son las clases de emplazamiento?

Existen dos clases de emplazamiento que profiere la DIAN a los contribuyentes:

Emplazamiento para declarar

Emplazamiento para corregir

4.5.2. En qu consiste un emplazamiento para declarar?

Figura 5. Emplazamiento para declarar

Fuente: Elaboracin Propia

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Figura 6. Emplazamiento para corregir

Fuente: Elaboracin Propia

El emplazamiento para declarar se encuentra en la ley fiscal, art 715 del E.T. l constituye un acto
administrativo dismil de una invitacin, ya que a partir del mismo se generan actos jurdicos
concretos y determinantes, tanto un proceso sancionatorio por no declarar, como para un
procedimiento de aforo de un respectivo impuesto. El emplazamiento para no declarar constituye
un medio preparatorio previo a la imposicin de la sancin por no declarar.

Por tal razn, antes de ser proferido por la DIAN, la autoridad deber cerciorarse que existe la
obligacin de declarar y que ha sido omitida, una vez se compruebe se procede a expedir el
emplazamiento para declarar y posteriormente garantizar el derecho de defensa del
contribuyente, la DIAN podr imponer la sancin1 por no declarar, estipulada en el art. 643 de
E.T. por medio de una resolucin sancin independiente.

4.5.3. En qu consiste un emplazamiento para corregir?

El emplazamiento para corregir es expedido cuando existe una declaracin tributaria, la cual est
siendo objeto de fiscalizacin por parte de la DIAN, y busca la correccin de la misma, calculando
la sancin para correccin. Una vez expedido un emplazamiento para corregir, el contribuyente
deber presentar la correccin de la declaracin al mes (1) siguiente a su expedicin, de hacer
caso omiso el proceso que continua es la liquidacin oficial de revisin.

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El rgimen sancionatorio ser tratado en detalle en la unidad tres (semanas 5 y 6)

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 La diferencia que existe entre el emplazamiento corregir y una simple invitacin a corregir es que
la invitacin no posee la autoridad ni potestad para suspender el trmino preclusivo de firmeza
de una declaracin tributaria, pero el emplazamiento s suspende dicho trmino

4.6. Qu es un requerimiento ordinario?

Entre los actos de trmite proferidos por la autoridad tributara se encuentran los requerimientos
ordinarios, los que la (DIAN) puede requerir a cualquier contribuyente solicitndole que le
suministre una determinada informacin, por tal razn todo contribuyente debe atender los
requerimientos ordinarios de informacin que les notifique la DIAN.

La administracin goza entre otras facultades de la investigacin y de la modificacin de

la liquidacin privada, que son desarrollo de la funcin de fiscalizacin, le permite a la
administracin requerir a los contribuyentes para controlar la evasin fiscal y reconoce
que la doctrina denominada ordinario el que efecta la administracin en la etapa de
investigacin para que el afectado aclare determinados requisitos o allegue pruebas
para determinar el valor real del gravamen, y su formulacin es facultativa para la
administracin y pone de manifiesto sus diferencias frente al requerimiento especial,
de modo que los dos requerimientos son fcilmente identificables, apunta a finalidades
distintas y se practican en momentos distintos del proceso de fiscalizacin que cumple
la administracin de impuestos nacionales. (Sentencia CC 129 del 17 de octubre de
1991.)2

Con lo anteriormente citado, se puede concluir que para que surja la obligacin a cargo del
contribuyente a dar respuesta a este requerimiento de informacin, no es necesario que el
requerimiento ordinario est relacionado con un proceso de fiscalizacin que se haya iniciado en
su contra, sino que fue proferido para realizar cruces de informacin y verificacin de bases
gravables.

4.6.1. Cul es el plazo para contestar el requerimiento ordinario?

La ley fiscal ha establecido que el plazo que se tiene para dar contestacin al requerimiento
ordinario es de quince (15) das calendario, una vez notificado dicho requerimiento.

La administracin de impuestos podr otorgar un plazo mayor pero nunca menor. En

este sentido, la DIAN ha entendido que el trmino de quince (15) das calendario para
dar respuesta a la administracin no es perentorio, al entender que en efecto el
funcionario puede fijar un trmino para la respuesta a un requerimiento ordinario, el
todo es que no sea inferior a los quince (15) das calendario. Este solo hecho le quita la

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CC. Quiere decir Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia

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 perentoriedad al trmino, o sea, que si el interesado no da respuesta en el trmino
indicado, pero al mismo tiempo la administracin no ha actuado, puede darse respuesta
en cualquier momento. (Concepto DIAN 031122 de abril de 2009).

Con lo expresado en aparte del concepto DIAN 031122 de 2009, el efecto que se produce si no se
responde al requerimiento ordinario, es que al contribuyente podr aplicrsele la sancin por no
enviar informacin, estipula en el art 651 del E.T., para lo que previamente se deber proferir un
requerimiento especial en el caso de la liquidacin oficial de revisin o un pliego de cargo en el
caso de la resolucin sancin.

4.7. Qu es un requerimiento especial?

El requerimiento especial constituye un acto administrativo de carcter preparatorio en un

proceso de determinacin oficial del tributo, en el cual la DIAN propone al contribuyente,
responsable, agente retenedor o declarante, una modificacin sobre la base gravable depurada
en una declaracin tributaria que hubiere sido presentada por el contribuyente.

Cuando se notifica el requerimiento especial al contribuyente este deber incorporar todos y cada
uno de los puntos sobre los cuales propone modificar la declaracin tributaria, a ello exponiendo
los motivos jurdicos basados en la ley fiscal, como los fcticos y probatorios a partir de los cuales
se formula la modificacin, estas pruebas salen despus de concluir la inspeccin tributaria y su
resultado ha sido en contra del contribuyente, por tal motivo da lugar al emplazamiento para
corregir, y requerimiento especial. As mismo, el requerimiento especial se instituye como el acto
administrativo que da inicio al proceso de determinacin oficial tributario.

La importancia que reviste el requerimiento especial, se hace manifiesta en razn que solamente
a partir de su expedicin y notificacin debida y oportuna se puede proceder a determinar
oficialmente el impuesto a cargo de un contribuyente.

4.7.1. Cmo se notifica el requerimiento especial?

El requerimiento especial deber notificarse conforme con el art 565 del E.T., el cual debe ser de
manera electrnica, personalmente o a travs de la red oficial de correo, por medio de cualquier
otro servicio de mensajera especializada debidamente autorizado para ello.

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4.7.2. Cul es la oportunidad para proferir un requerimiento especial?

Figura 7. Notificacin oportuna del requerimiento especial

Fuente: Elaboracin Propia

4.7.3. Cul es el contenido del requerimiento especial?

En razn que, a partir del requerimiento especial se inicia el proceso de determinacin oficial de
un tributo a cargo del contribuyente, responsable, agente de retencin o declarante, quien a juico
de la DIAN liquid en forma indebida sus tributos, y dicho acto suspende los trminos de firmeza
de la declaracin, el contenido que debe expresar el requerimiento especial, obligatoriamente
debe ser:

Determinacin de los valores que pretende adicionar a la declaracin tributaria

presentada.

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 Cuantificacin de la modificacin propuesta con relacin a los impuestos, anticipos,
retenciones y sanciones.
Explicacin de los motivos jurdicos, fcticos y probatorios que respalden la modificacin
acotada sobre cada uno de los aspectos que se pretende modificar o adicionar.

4.7.4. Cul es plazo para dar respuesta al requerimiento especial?

Ante la notificacin de un requerimiento especial por parte de la DIAN a un contribuyente,

responsable, agente retenedor o declarante, este podr reaccionar de tres formas diferentes:

a) Responder a partir de una oposicin al mismo.

b) No hacer nada.
c) Aceptando la propuesta de modificacin y allanndose a su contenido, lo cual
podr ser parcial o total.

Una vez notificado en debida forma, el contribuyente, responsable, agente retenedor o

declarante, dentro del trmino perentorio de tres (3) meses siguientes a dicha notificacin. Los
tres (3) meses se contarn a partir desde la fecha incluyendo el da en que se recibe el acto
administrativo. El contribuyente podr solicitar por una nica vez un segundo plazo de tres (3)
meses ms para la contestacin del requerimiento especial, contados a partir de la fecha que se
tena prevista para la primera contestacin.

Figura 8. Ciclo para notificar requerimiento especial

Fuente: Elaboracin Propia

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 4.7.5. Cules son los motivos para suspender la expedicin de un
requerimiento especial?

Figura 9. Suspensin de trminos para notificar un requerimiento especial

Fuente: Elaboracin Propia

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 REFERENCIAS

Referencias Bibliogrficas

Cermeo C, Csar Camilo (2016). Procedimiento Tributario, Colombia: Legis editores, s.a.

Duarte Nieto, Rafael Antonio (2009). Planeacin Tributaria, Colombia: Printed in Colombia

Cdigo Civil.

DIAN, Concepto 031122 de abril de 2009.

Corte Suprema de Justicia, sala plena, Sentencia 129 de 17 de octubre de 1991.

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