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TEMA:
Manual de Organizacin y Funciones (MOF)
Y
Cuadro de Asignacin Personal (CAP)

CURSO VIRTUAL
GESTIN PBLICA

UNIDAD 4:

SEMANA 2

JUNIO 2013 - 1
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CLASE: Manual de Organizacin y Funciones (MOF) y Cuadro de Asignacin Personal

(CAP)
LECTURA: TEMA Importancia y Caractersticas del MOF y Regulaciones
CURSO: GESTIN PBLICA VIRTUAL
PROFESOR: RICARDO TAQUIA GUITIERREZ

IMPORTANCIA Y CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIONES Y

REGULACIONES INTERNAS

I. IMPORTACIA DE MOF:

El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus

siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de
la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el
personal.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada

Organigrama, y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la
empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los
indicadores de evaluacin.

Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo

porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no
porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc. Adems, es la piedra
angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como:
evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros. Como
ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello
se debe cuidar el proceso de su elaboracin.

Aqu algunas recomendaciones para este proceso:

Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin,

especialmente de los lderes como promotores.

Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas
(3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.

Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario

la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organizacin.
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Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin

esto no se podr realizar el MOF.

Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin

del organigrama y para que el plan estratgico se refleje en las funciones;
en mi libro Metodologas para implantar la estrategia: Diseo
organizacional de la empresa, recomiendo y muestro algunas
metodologas.

Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual,

especialmente con los cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por

ejemplo colgarlo en la intranet institucional.

En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultoras en estos temas, las
empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta,
pero a medida que se elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos
grandes problemas que se tenan y que en algunos casos los ha llevado a sufrir
algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones
con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).

Hay que anotar que para que la organizacin funcione eficientemente, se hace
preciso complementar este documento con el Manual de Procesos o
Procedimientos, denominado (MAPRO).

II. CARACTERSTICAS Y REGULACIONES INTERNAS:

Las normas, los procedimientos, las recomendaciones y las directivas son parte de
la vida diaria debido a mltiples razones: abren canales de comunicacin y
comercio; promueven el conocimiento de productos y tecnologas; aseguran la
compatibilidad; facilitan la produccin a escala masiva y constituyen la forma ms
importante de alcanzar seguridad y calidad de vida.

En el caso de las organizaciones, las regulaciones contribuyen a realzar la

capacidad de stas de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo
cual se aplican a cualquier tipo de institucin, forman parte de su estrategia de
desarrollo y su diseo abarca condiciones geogrficas, culturales y sociales
diversas, brindando cobertura total a todas las reas de la entidad, ya que su
ausencia puede crear vacos que constituyan una oportunidad para los
competidores.
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En trminos prcticos, el empleo de un sistema de regulaciones que abarque el

universo de actividades realizadas en la entidad beneficia a toda la empresa,
debido a que:

a) Legalmente contribuye a evitar la imposicin de multas y sanciones;

demandas y costos judiciales al reducir los riesgos de incumplimiento de la
legislacin vigente, as como ordena y facilita el cumplimiento de las
obligaciones formales y materiales exigidas por sta.

b) Contribuye a realizar un empleo ms eficiente de los recursos financieros y

humanos, con lo cual se reducen los costos.

c) Incrementa la confianza de los clientes y proveedores, por lo que constituye

una va para el aumento de la cuota de mercado, al mejorar la imagen
comercial de la entidad.

Otro aspecto relacionado con las Regulaciones Internas es su carcter dinmico,

que requiere de la introduccin de cambios en el modo llevar a cabo las
operaciones, la introduccin de nuevas tecnologas o modificaciones de cualquier
tipo en la entidad.

Lo antes sealado evidencia que las Regulaciones Internas pueden quedar

obsoletas o requerir de modificaciones, para garantizar el adecuado desempeo
de la organizacin en las nuevas condiciones imperantes, como resultado de lo
cual con el transcurso del tiempo puede resultar conveniente sustituir una o varias
regulaciones existentes por una totalmente nueva u otra que recoja todas las
modificaciones aprobadas vigentes de una manera coherente con un enfoque de
sistema.

Tomando en cuenta las caractersticas que reviste la puesta en prctica de un

sistema empresarial de regulaciones, en la siguiente seccin se relacionan los
elementos indispensables que deben considerarse en el proceso de concepcin
de un Manual de Organizacin y Regulaciones Internas, en lo sucesivo Manual,
independientemente del tipo de actividad y misin de la misma.

II.1 Principios para la elaboracin del Manual de Organizacin y

Regulaciones Internas
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Como se ha expresado, las Regulaciones Internas tienen entre sus objetivos el de

facilitar el adecuado desempeo de la entidad cumpliendo con los Principios de
Control Interno y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Para alcanzar este
objetivo, la elaboracin del Manual debe cumplir, como mnimo, con los principios
siguientes:

Sustituir el enfoque de un Manual de Normas y Procedimientos por el de

Manual de Organizacin y Regulaciones Internas, que integra en un nico
mecanismo todos los tipos de Regulaciones y el anlisis de la estructura y
funciones de la entidad, lo que facilita la coherencia del sistema en su
conjunto y contribuye a disminuir el tiempo de deteccin de fallas
organizacionales.

Abordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un

tema, con una redaccin que no conduzca a interpretaciones ambiguas, as
como una forma de presentacin que garantice la rpida comprensin por
parte de todos los destinatarios.

No ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con las regulaciones

de carcter estatal o internacional vigentes, lo que demanda de la existencia
de un supervisor a nivel de la entidad que se encargue de velar por el
cumplimiento de este aspecto.

Definir claramente el destino y alcance de cada uno de los tipos de

regulaciones autorizadas.

Permitir el acceso a la informacin disponible de forma rpida, lo cual se

puede obtener mediante una adecuada divisin del Manual en Subsistemas,
donde se agrupen las regulaciones asociadas a un tema o aspecto
especfico.

Garantizar el sistemtico y pleno acceso de todos los miembros de la

organizacin a esta informacin.

Establecer el formato de cada tipo de regulacin utilizada en el Manual.

Definir los procesos asociados a la actualizacin y preservacin del Manual.

Evitar, siempre que sea posible la recursividad, entendida como la utilizacin

en el texto de reiteradas referencias a otros documentos. Si es necesario, se
deben incorporar en el nuevo documento lo ya aprobado, siempre que se
logre un adecuado balance que garantice que la nueva regulacin constituya
el centro y no se convierta en una recopilacin de aspectos regulados
vigentes.
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El Manual debe constituir una herramienta de capacitacin de la empresa, por

lo cual debe ser didctico. Para alcanzar este objetivo puede establecerse en
los diferentes tipos de regulaciones una seccin de definiciones, que recoja el
significado de los trminos utilizados, as como una de Aspectos Generales
donde se describan brevemente los fundamentos tericos que sustentan el
objeto de regulacin abordado en el documento, de manera que despierte el
inters por su lectura.

Siempre que sea posible utilizar esquemas tales como diagramas de flujo,
rboles de decisin, etc, ya que facilitan la interpretacin de lo regulado al
mismo tiempo que permite identificar a travs de su inspeccin posibles
inconsistencias. El empleo de esta herramienta puede requerir de un
entrenamiento previo de todo el personal a nivel de la organizacin, no
obstante lo cual las ventajas de su empleo compensan ampliamente este
esfuerzo inicial.

Una vez establecidos los principios bsicos para la elaboracin del Manual, es
posible acometer su concepcin, para lo cual puede utilizarse la secuencia
propuesta en este trabajo, que se describe en detalles a continuacin.

II.2 Secuencia para la concepcin del Manual de Organizacin y

Regulaciones Internas

El proceso de concepcin del Manual consta de los cuatro pasos que se indican a
continuacin, en tanto las acciones requeridas para llevarlo a la prctica se
detallan en los apartados siguientes.

Si en la entidad ya existen diversos tipos de regulaciones, agrupadas o no en

un Manual, se debe realizar un anlisis de lo regulado hasta el presente para
definir qu y cmo se integra a la nueva versin, as como los aspectos que
deben ser derogados.

Definicin de los tipos de Regulaciones Internas que se van a utilizar y su

alcance.

Establecer la organizacin interna (subsistemas) del Manual de manera que

responda a la misin y actividad que realiza la entidad.

Caracterizacin de los procesos asociados a la elaboracin, modificacin y

derogacin de Regulaciones vigentes y modificaciones estructurales.
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II.2.1 Definicin de los Tipos de Regulaciones Internas

Las necesidades de diferentes tipos de documentos rectores de la actividad

desarrollada por una entidad y su alcance pueden variar en dependencia de la
misin de la misma, no obstante lo cual existen cuatro tipos de regulaciones de
carcter interno que resultan indispensables para todo tipo de organizacin:

Normas. Es un lenguaje comn que facilita el flujo de bienes y servicios entre

el comprador y el vendedor a nivel del mercado, o entre clientes internos en el
marco de la organizacin, que contribuye a mantener el estado general de
satisfaccin alcanzado.

Procedimientos. Es la forma especfica de llevar a cabo una actividad o

proceso y, por tanto, es un documento que describe la realizacin de una
actividad repetitiva de acuerdo con una sistemtica preestablecida y una gua
normalizada de actuacin, con la finalidad de realizarla adecuadamente y
garantizar la continuidad en el desempeo de la empresa an con la
ocurrencia de cambios en la composicin de los Recursos Humanos.

Recomendaciones. Normas o Procedimientos que no son de obligatorio

cumplimiento, debido a falta de consenso para su aprobacin en alguna de
las categoras anteriores o a que se encuentran sometidos a evaluacin
prctica, pero cuyo empleo facilita la estandarizacin en el desempeo de la
entidad.

Directivas. Es un documento de carcter temporal con una extensin no

mayor de tres cuartillas (sin incluir los anexos) en el cual se establecen
indicadores de cualquier tipo o informaciones complementarias a las normas
y procedimientos que estn asociadas a un periodo de tiempo, como puede
ser una rebaja de precio, etc.