UNIVERSIDAD NACIONAL DANIEL ALCIDES CARRION

FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE FORMACION PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL

GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y
controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento. Dependiendo
de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo
de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases
del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases. Aunque los procesos se presentan
aqu como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la prctica se superponen
e interactan de formas que no se detallan aqu. En algunos proyectos, especialmente en aqullos
de alcance ms pequeo, la estimacin de costos y la preparacin del presupuesto de costos estn
estrechamente ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona en
un periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aqu como procesos
distintos, porque las herramientas y tcnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.

El trabajo involucrado en la ejecucin de los tres procesos de la Gestin de los Costos del Proyecto
est precedido por un esfuerzo de planificacin del equipo de direccin del proyecto. Este esfuerzo
de planificacin es parte del proceso Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto, lo cual produce un plan de gestin de costos que determina el formato y establece los
criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del
proyecto.

Toda esta informacin se incluye en el plan de gestin de costos, que es un componente del plan
para la direccin del proyecto, ya sea como texto dentro del cuerpo del plan o como anexos.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestin de costos puede ser formal o
informal, muy detallado o formulado de manera general.

La Gestin de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la
obtencin de los costos. Los diversos interesados medirn los costos del proyecto de diferentes
maneras y en tiempos diferentes. La Gestin de los Costos del Proyecto trata principalmente acerca
del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestin de los
Costos del Proyecto tambin debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los
costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del
proyecto.

En muchas organizaciones, la prediccin y anlisis del desempeo financiero probable del producto
del proyecto se llevan a cabo fuera del proyecto. En otras, como un proyecto de obras de
infraestructura, la Gestin de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando tales
proyecciones y anlisis forman parte del proyecto, la Gestin de los Costos del Proyecto puede
recurrir a procesos adicionales y a numerosas tcnicas de gestin, como el retorno de la inversin,
el flujo de caja descontado y el anlisis de la recuperacin de la inversin. El esfuerzo de planificacin
de la gestin del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la planificacin del proyecto y establece
el marco de referencia para cada uno de los procesos de gestin de los costos, de modo que el
desempeo de los procesos sea eficiente y coordinado.

Rosas Palacios, Jhonatan Ruben Gestin Empresarial

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A. ESTIMAR LOS COSTOS.

Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimacin de costos es una
prediccin basada en la informacin disponible en un momento dado. Incluye la
identificacin y consideracin de diversas alternativas de cmputo de costos para iniciar y completar
el proyecto. Para lograr un costo ptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones
entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el
intercambio de recursos.

La estimacin de costos debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles
adicionales a medida que stos se hacen disponibles. La exactitud de la estimacin del costo de un
proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

Las fuentes de informacin de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras
reas del conocimiento. Una vez recibida, toda esta informacin permanecer disponible como
entradas para los tres procesos de Gestin de los Costos del Proyecto. Los costos se estiman para
todos los recursos que se asignarn al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los materiales,
el equipo, los servicios y las instalaciones, as como categoras especiales tales como una asignacin
por inflacin o un costo por contingencia. Una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa
de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

B. DETERMINAR EL PRESUPUESTO.

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada. Esta lnea
base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestin.

Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El
desempeo de los costos del proyecto se medir con respecto al presupuesto autorizado.

C. CONTROLAR LOS COSTOS

Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situacin del proyecto para actualizar
el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo. La actualizacin del
presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier
incremento con respecto al presupuesto autorizado slo puede aprobarse mediante el proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios.

El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se est realizando y
que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, ms all de permitir que el equipo
del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta manera, gran parte del
esfuerzo del control de costos implica analizar la relacin entre el uso de los fondos del proyecto y
el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos. La clave para un control de costos efectivo es la
gestin de la lnea base aprobada de desempeo de costos y de los cambios a esa lnea
base.

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El control de costos del proyecto incluye:

Influir en los factores que producen cambios en la lnea base de costo.
Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna.
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto,
tanto por periodo como total.
Monitorear el desempeo de los costos para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la lnea base aprobada de costo.
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los fondos en los que se ha incurrido.
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilizacin de
recursos.
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos
asociados.
Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de lmites aceptables.

El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma
parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

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GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido para completarlo con xito. El objetivo principal de la Gestin del
Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.

Los procesos de las otras reas de conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o
ms personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos
una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido
en fases. Aunque los procesos se presentan aqu como componentes diferenciados con interfaces
bien definidas, en la prctica se superponen e interactan de formas que no se detallan aqu.

En el contexto del proyecto, el trmino alcance puede referirse a:

Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o
resultado.
Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o
resultado con las caractersticas y funciones especificadas.

Los procesos usados para gestionar el alcance del proyecto, as como las herramientas y tcnicas
asociadas, varan segn el rea de aplicacin y normalmente se definen como parte del ciclo de vida
del proyecto. La Declaracin del Alcance del Proyecto detallada y aprobada, constituyen la lnea
base del alcance del proyecto. Esta lnea base del alcance se monitorea, se verifica y se controla
durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestin del alcance del proyecto puede
ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relacin al plan para la direccin del
proyecto. El grado de cumplimiento del producto se mide con relacin con los requisitos del
producto.

A. RECOPILAR REQUISITOS.

Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los
interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El xito del proyecto depende
directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del
producto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

La planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de ellos. Muchas
organizaciones establecen una distincin entre requisitos del proyecto y requisitos del producto.
Los requisitos del proyecto pueden incluir los requisitos de la empresa, de direccin de proyectos,
de entrega, etc. Los requisitos del producto pueden incluir la informacin sobre requisitos tcnicos,
requisitos de seguridad, de desempeo, etc.

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B. DEFINIR EL ALCANCE.

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto
y del producto. La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es
fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las
restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.

C. CREAR LA ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT).

Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del
proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. La estructura de desglose del
trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica, basada en los entregables del trabajo
que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear
los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definicin
cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. La EDT organiza y define el alcance total del
proyecto y representa el trabajo especificado en la declaracin del alcance del proyecto aprobada y
vigente.

D. VERIFICAR EL ALCANCE.

Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del
proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o
el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de
ellos su aceptacin formal. La verificacin del alcance difiere del control de calidad en que mientras
la primera corresponde principalmente a la aceptacin de los entregables, el segundo se refiere
sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de
calidad especificados para los entregables.

E. CONTROLAR EL ALCANCE.

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. El control del alcance del proyecto
asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del alcance del
proyecto tambin se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros
procesos de control.

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