Gestión de Noconformidades PDF

Solucin de No
conformidades
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Solucin de No conformidades | 1
Tabla de Contenido
Solucin de No Conformidades ..................................................................................................... 4
Elementos del proceso .................................................................................................................. 7
Reportar No Conformidad .................................................................................................. 7
Identificar Causas y Crear Plan de Accin..................................................................... 8
No Conformidad Aceptada? ............................................................................................ 9
Accin Inmediata Requerida? .........................................................................................10
Siguiente Accin? ................................................................................................................10
Correccin.................................................................................................................................10
Informar sobre Correccin ................................................................................................. 11
Concesin de Productos .....................................................................................................12
Concesin Aprobada por Cliente? ................................................................................12
Rechazar Productos ..............................................................................................................13
Informar sobre Rechazo ..................................................................................................... 14
Accin Correctiva .................................................................................................................. 14
Verificar Resultado de la Accin Inmediata.................................................................15
Accin Inmediata Efectiva? ..............................................................................................16
Cerrar NC .................................................................................................................................16
Analizar Rechazo de NC......................................................................................................17
NC contina? .........................................................................................................................17
Cerrar No Conformidad ......................................................................................................18
Concesin de Productos ..................................................................................................................19
Copyright 2014 | Bizagi Confidential

Elementos del proceso .................................................................................................................19
Concesin .................................................................................................................................19
Aprobacin del Cliente Requerida? ............................................................................. 20
Aprobacin del Cliente ........................................................................................................21
Cliente Aprob?................................................................................................................... 22
Notificar Concesin .............................................................................................................. 22
Accin Correctiva ............................................................................................................................... 23
Elementos del proceso ................................................................................................................ 23
Identificar Causas de NC y Plan de Accin ................................................................. 23
Enviar Plan de Accin ..........................................................................................................24
Ejecutar Plan de Accin ...................................................................................................... 25
Verificar Efectividad del Plan de Accin....................................................................... 25
Accin Correctiva Efectiva? ............................................................................................... 26
Cerrar Accin Correctiva .................................................................................................... 27
Ejecutar Plan de Accin ................................................................................................................... 28
Elementos del proceso ................................................................................................................ 28
Ejecutar Actividad ................................................................................................................. 28
Verificar Efectividad de Actividad ................................................................................... 29
Actividad Efectiva? ............................................................................................................ 30
Accin Preventiva ................................................................................................................................31
Elementos del proceso .................................................................................................................31
Reportar No Conformidad .................................................................................................31

Identificar Causas Potenciales de NC y Plan de Accin ........................................ 32
Enviar Plan de Accin .......................................................................................................... 33
Ejecutar Plan de Accin ......................................................................................................34
Verificar Efectividad del Plan de Accin.......................................................................34
Accin Preventiva Efectiva? ............................................................................................ 35
Cerrar Accin Preventiva.................................................................................................... 35
Participantes ......................................................................................................................................... 36

Solucin de No Conformidades
Versin: 1.0
Autor: Bizagi
Descripcin
Las empresas deben enfrentar nuevos retos que implican mejorar la calidad de los
productos y servicios brindados. Sin embargo el termino calidad puede llegar a
tener diferentes interpretaciones dependiendo de la persona o la empresa que lo
est valorando, por lo cual es importante tener un estndar sobre los requisitos que
se desean cumplir.
La Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO) ha creado una serie de

normas y estndares (ISO 9000, ISO 9001) que representan un consenso sobre las
buenas prcticas del control de la calidad.
La norma ISO 9000 describe los fundamentos y la terminologa de los Sistema de

Gestin de Calidad, la norma ISO 9001 especifica los requisitos que un Sistema de

Gestin de Calidad debe cumplir para proporcionar productos que cumplan los
requisitos de sus clientes.
Un punto clave dentro de un Sistema de Gestin de Calidad es la solucin de una

no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de una especificacin.
No corregir una no conformidad o la continua presencia de ellas trae costos
asociados a re-procesos, reposiciones, perdidas de clientes y hasta la prdida de la
certificacin de calidad, por nombrar solo algunos de ellos.
Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compaas bizagi ofrece un nuevo

proceso que ayuda a gestionar sus No conformidades de forma rpida y eficiente.
La plantilla de procesos Solucin de No Conformidades de bizagi ofrece flexibilidad

y rapidez en la asignacin de las tareas a las personas encargadas de la solucin de
la no conformidad, desde la detencin, pasando por el anlisis de las causas,
realizacin del plan de trabajo, hasta la eliminacin de ellas.
El proceso brinda la posibilidad de ejecutar una solucin inmediata para corregir la

no conformidad puntual en un tiempo corto, y/o la apertura de una Accin
Correctiva para atacar la causa raz del problema y as evitar futuras repeticiones.
Adicionalmente la plantilla incluye un proceso que permite la apertura de Acciones

Preventivas para solucionar causas de posibles no conformidades.
Con la plantilla Solucin de No Conformidades es posible tener control sobre el

proceso, ya que la plantilla permite informar y monitorear el avance de las no
conformidades, adems del calcul de diferentes indicadores a travs de las formas
de consulta y de herramientas como el BAM o los sensores.
Alcance
El proceso Solucin de No Conformidades de bizagi est diseado para corregir

las no conformidades y eliminar sus causas. El usuario puede ejecutar una solucin
inmediata o realizar una accin correctiva para eliminar las causas raz del problema.
Tambin es posible efectuar una accin preventiva para evitar no conformidades
potenciales.
Objetivos
Implementar soluciones inmediatas para una no conformidad

Realizar Acciones Correctivas para eliminar las causas vitales de una no

conformidad
Realizar Acciones Preventivas para eliminar las causa vitales de una no

conformidad potencial.
Ejecutar un Plan de Accin flexible
Definiciones
No conformidad: Una no conformidad se presenta frente al incumplimiento

de algn requisito.
Accin Correctiva: Es un procedimiento para eliminar las causas de una no

conformidad identificada.
Accin Preventiva: Es un procedimiento para eliminar las causas de una

posible no conformidad.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad es un grupo de actividades y

procedimientos para dirigir y controlar de manera eficiente y proactiva el
desarrollo de los procesos del negocio.
Producto: Durante todo el documento la palabra producto se usa para

indicar un producto o un servicio.
Correccin: Es corregir o eliminar una no conformidad.

Elementos del proceso
Reportar No Conformidad
Descripcin
De acuerdo a los estndares de ISO 9000 una no conformidad se presenta cuando

un requisito del producto o del servicio no es cumplido. Una no conformidad puede
ser detectada de varias formas, por ejemplo durante una auditora realizada por el
Sistema de Gestin de Calidad, por la queja de un cliente o durante una inspeccin
de calidad dentro del proceso.
Si una no conformidad es encontrada, el auditor o la persona que realiz el reporte

debe incluir la informacin respecto a ella, por ejemplo descripcin, l o los
requerimientos que estn siendo incumplidos, el rea que debe resolver el
problema, etc. La informacin suministrada debe ser suficiente para que se logre
detectar y corroborar la no conformidad.
Si no hay evidencia acerca de la no conformidad, no es una no conformidad.
Ejecutantes
Auditor
Actividades
Descripcin tem
Asignar el creador del caso y la fecha de Al Entrar

inicio como Hoy
Forma

Identificar Causas y Crear Plan de Accin

Descripcin
Un Sistema de Gestin de Calidad (SGC), requiere una documentacin de los

procesos. Por esta razn es necesario que las no conformidades se documenten de
acuerdo a los procedimientos establecidos por SGC.
Si la no conformidad es aceptada por el rea, el dueo del proceso debe incluir las
causas vitales y elaborar un plan de accin para eliminar estas.
Si la no conformidad necesita un tratamiento inmediato, este debe ser incluido.
Ejecutantes
Dueo del Proceso
Actividades
Descripcin tem
Definir el atributo Accin Inmediata en Al Entrar

"No"
Asignar al atributo No conformidad

nulo
Asignar al atributo Primera Vez uno Al Salir

Forma
No Conformidad Aceptada?
Descripcin
La compuerta evala si la no conformidad fue aceptada o rechazada.
Condiciones de la compuerta
No: Si la no conformidad fue rechazada por el dueo del proceso, el proceso

debe continuar con la tarea Analizar Rechazo de la NC
Si: Si la no conformidad fue aceptada por el dueo del proceso, el proceso

contina con la siguiente validacin.

Accin Inmediata Requerida?

Descripcin
La compuerta abre los caminos dependiendo del plan de accin realizado por el
dueo del proceso.
Si: Si la solucin de la no conformidad necesita realizar alguna accin

inmediata, el proceso contina con la compuerta Siguiente Accin?
No: Si la solucin de la no conformidad requiere realizar una Accin

Correctiva, el proceso contina en el sub-proceso Accin Correctiva.
Siguiente Accin?
Descripcin
La correccin de una no conformidad puede incluir actividades que se realizan de

forma inmediata. La compuerta valida cual es la siguiente tarea a ser ejecutada.
Correccin: Si la no conformidad puede ser corregida, el proceso contina

con la actividad Correccin.
Concesin: Si la no conformidad puede ser aceptada por esta vez, el proceso

contina con la actividad Concesin de Producto, donde el cliente, sea
interno o externo, puede dar su aprobacin acerca de ella.
Rechazar: Si los productos deben ser rechazados, el proceso contina con la

actividad Rechazar Productos.
Correccin
Descripcin
Una no conformidad puede ser corregida ejecutando diferentes actividades, por

ejemplo un reproceso, una reclasificacin o reemplazando el producto no
conforme. La actividad la ejecuta la persona asignada por el dueo del proceso.

Ejecutantes
Analista del rea
Forma
Informar sobre Correccin

Descripcin
El auditor y el dueo del proceso son informados sobre la correccin del producto
Script
Good day
<Nonconformity.Auditor.fullName> has identified the following nonconformity:
<Nonconformity.NonconformityType.NonconformityType>
<Nonconformity.NonconformityDescription>

The process owner identified the following root causes:
Table: Root Causes
The solution to the problem requires the implementation of the following activities:
<Nonconformity.ImmediateAction.Name>,
<Nonconformity.ImmediatePlanOfAction>
The implementations solution was:
<Nonconformity.CorrectionComments>
Thanks
QMS Team
Concesin de Productos
Descripcin
Si la no conformidad puede ser aceptada por esta vez, el proceso contina con la
actividad Concesin de Producto, donde el cliente, sea interno o externo, puede
dar su aprobacin acerca de esta decisin.
Concesin Aprobada por Cliente?

Descripcin
Si la concesin necesita la aprobacin del cliente, se debe validar su respuesta.
Si: Si el cliente acepta la concesin el proceso contina con la siguiente

actividad Verificar Resultado de la Accin Inmediata.
No: Si el cliente rechaza la concesin el proceso regresa a la actividad

Identificar Causas y Plan de Accin

Rechazar Productos
Descripcin
Si los productos deben ser rechazados para poder continuar con el desarrollo del
proceso, se contina con la actividad Rechazar Productos. La persona que ejecute
la tarea, debe incluir la informacin del rechazo y realizar las actividades que esto
puede implicar.
Ejecutantes
Analista del rea
Forma

Informar sobre Rechazo

Descripcin
El auditor y el dueo del proceso son informados sobre el rechazo del producto
Script
Good day
The process owner identified the following root causes:
Table: Root Causes
The solution requires the implementation of the following activities:
The implementations solution was:
<Nonconformity.ProductRejectionComments>
Thanks
QMS Team
Accin Correctiva
Descripcin
Se realiza una Accin Correctiva para eliminar las causas vitales de una no
conformidad. El dueo del proceso debe crear un plan de accin para eliminar las
causas. l o ella asigna las actividades del Plan de Accin a personas dentro de su
rea. Finalmente el auditor debe verificar la efectividad del Plan de Accin.

Verificar Resultado de la Accin Inmediata

Descripcin
El auditor debe confirmar la efectividad de la solucin implementada, es

importante verificar que los requerimientos sean cumplidos en su totalidad.
Ejecutantes
Analista del rea
Actividades
Descripcin tem
Asignar a el atributo Accin Efectiva nulo Al Entrar
Forma

Accin Inmediata Efectiva?

Descripcin
La compuerta valida la decisin del auditor.
No: Si la no conformidad no fue corregida por la accin inmediata el proceso

regresa a la tarea Identificar Causas y Plan de Accin.
Si: Si la no conformidad fue corregida por la accin inmediata, el proceso

contina con la tarea Cerrar No Conformidad.
Cerrar NC
Descripcin
Despus de corregir la NC, se debe cerrar la no conformidad.
Actividades
Descripcin tem
Cerrar la No conformidad Al Salir
Script
Good Day
The following nonconformity
Reported on <Nonconformity.DetentionDate> by
<Nonconformity.Auditor.fullName>
was closed on <Nonconformity.ClosingDate>
QMS Team

Analizar Rechazo de NC
Descripcin
Cuando una no conformidad es rechazada por el rea a la cual le fue asignada, el

caso necesita la evaluacin del rea SGC. El proceso contina con la actividad
Analizar Rechazo de NC donde un analista del rea decide si la no conformidad no
debe continuar o si es necesario asignarla a otra rea.
Ejecutantes
SGC
Forma
NC contina?
Descripcin
La compuerta valida la decisin del analista de SGC

Re direccionar: Si el analista de SGC reasigna la no conformidad a otra rea,

el proceso contina con la actividad Identificar Causas de NC y Plan de
Accin, la tarea es ejecutada por el dueo del proceso al cual fue asignada
la no conformidad.
No: Si el analista de SGC cierra la no conformidad, el proceso contina con

la actividad Cerrar no Conformidad.
Cerrar No Conformidad
Descripcin
Si la no conformidad es cerrada, se debe informar sobre el cierre al dueo del

proceso y al auditor.
Script
Good Day
The following nonconformity has been canceled:
Because
<Nonconformity.AuditorConcept>
Thanks
QMS Team

Concesin de Productos
Versin: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler.
Concesin
Descripcin
Una concesin es una autorizacin para aceptar la no conformidad. No se debe

asumir una prctica constante. La informacin de la concesin por ejemplo la
justificacin, y si la aprobacin del cliente se debe incluir.
Ejecutantes
Analista del rea

Forma
Aprobacin del Cliente Requerida?

Descripcin
La compuerta valida si la concesin necesita la aprobacin del cliente.
Si: Si el cliente aprueba la concesin, el proceso contina con la tarea

Aprobacin del Cliente
No: Si la aprobacin del cliente no es necesaria, el proceso contina con la

actividad Notificar Concesin.

Aprobacin del Cliente

Descripcin
El cliente da la aprobacin de la concesin.
Ejecutantes
Cliente
Forma

Cliente Aprob?
Descripcin
La compuerta valida la decisin del cliente.
Si: Si la concesin es aprobado por el cliente, el proceso contina con la tarea

Notificar Concesin.
No: Si la concesin no fue aprobada por el cliente, el proceso regresa al

proceso padre a la Actividad Identificar causas y Plan de Accin
Notificar Concesin
Descripcin
Es necesario informar al auditor, al cliente y al dueo del proceso la concesin que

se realiz.
Script
Good day
The process owner identify the following root causes:
Table with Root Causes
The solution requires the implementation of the following activities:
The implementations was:
<Nonconformity.ConcessionComments>
Thanks
QMS Team

Accin Correctiva
Versin: 1.0
Identificar Causas de NC y Plan de Accin

Descripcin
Una accin correctiva es realizada para corregir las causas vitales de una no
conformidad. Es necesario identificar muy bien las causas realizando un anlisis
sobre ellas. El nivel de complejidad de la Accin Correctiva depende de la gravedad
de la no conformidad. El dueo del proceso debe proponer un plan de accin para
eliminar las causas de la no conformidad.
Ejecutantes
Dueo del Proceso

Actividades
Descripcin tem
Definir el atributo Correcto en verdadero Al Salir

o falso de acuerdo con los datos del
proceso.
Forma
Enviar Plan de Accin

Descripcin
El plan de Accin es enviado a todas las personas involucradas.
Script
Good day
The nonconformity:
<CorrectiveAction.idNonconformity.NonconformityDescription>

has new Root causes
The following is the new plan of action to correct the nonconformity:
Thanks
QMS Team
Ejecutar Plan de Accin

Descripcin
Se debe ejecutar todas las actividades indicadas en el Plan de Accin. El dueo del
proceso debe verificar que todas ellas sean realizadas de forma que contribuyan a
la eliminacin de la no conformidad
Verificar Efectividad del Plan de Accin

Descripcin
El auditor debe confirmar la efectividad de la solucin de la no conformidad, es

importante verificar que los requerimientos se cumplan en su totalidad
Ejecutantes
Analista del Auditor
Actividades
Descripcin tem
Asignar al atributo Accin Correctiva Al Entrar

Correcta nulo
Incrementar el atributo Primera Vez Al Salir

Forma
Accin Correctiva Efectiva?

Descripcin
Si: Si la no conformidad fue corregida por la Accin Correctiva, el proceso

contina con la actividad Cerrar AC
No: Si la no conformidad no fue corregida por la Accin Correctiva, es

necesario realizar ajustes en las causas vitales y modificar el plan de accin.

Cerrar Accin Correctiva

Descripcin
Luego de corregir la NC en necesario cerrar la no conformidad.
Actividades
Descripcin tem
Cerrar la Accin Correctiva Al salir
Script
Good Day
The following nonconformity:

<CorrectiveAction.idNonconformity.NonconformityDescription> was detected on
<CorrectiveAction.idNonconformity.DetentionDate> by
<CorrectiveAction.idNonconformity.Auditor.fullName>
was closed on <CorrectiveAction.idNonconformity.ClosingDate>
Thanks
QMS Team


Versin: 1.0
Ejecutar Actividad
Descripcin
La persona asignada por el dueo del proceso debe ejecutar la actividad que le fue
encargada.
Ejecutantes
Analista del rea

Forma
Verificar Efectividad de Actividad

Descripcin
El dueo del proceso debe verificar el resultado de la actividad.
Ejecutantes
Dueo del Proceso

Forma
Actividad Efectiva?
Descripcin
La compuerta valida si el resultado de la actividad fue efectivo.
No: Si es necesario realizar una correccin, el proceso regresa a la tarea

Ejecutar Actividad
Si: Si la tarea fue satisfactoria, el sub proceso termina.

Accin Preventiva
Versin: 1.0
El proceso Accin Preventiva es un proceso adicional dentro de la plantilla que

ayuda a eliminar las causas vitales de una no conformidad potencial. El Auditor debe
abrir un caso de Accin Preventiva solo si una no conformidad potencial es
encontrada.
Reportar No Conformidad
Descripcin
Si una no conformidad potencial es encontrada, el auditor o la persona que la

report, debe incluir toda la informacin sobre ella, como descripcin,
requerimiento que se incumple, rea que debe corregir el problema, etc. Se debe

incluir suficiente informacin para poder encontrar y confirmar la no conformidad

potencial.
Ejecutantes
Auditor
Actividades
Descripcin tem
Asignar el creador del caso y la fecha de Al Entrar

creacin
Forma
Identificar Causas Potenciales de NC y Plan de Accin

Descripcin
Una accin preventiva es realizada para corregir las causas vitales de una posible
no conformidad. Es necesario identificar muy bien las causas realizando un anlisis
sobre ellas. El dueo del proceso debe proponer un plan de accin para eliminar
las causas de la no conformidad.
Ejecutantes
Dueo del proceso

Forma
Enviar Plan de Accin

Descripcin
El plan de Accin es enviado a todas las personas involucradas.
Script
Good day
The nonconformity:
<CorrectiveAction.idNonconformity.NonconformityDescription>
has new root causes
The following is the new action plan to correct the nonconformity:
Table with action plan
Thanks
QMS Team


Descripcin
Se debe ejecutar todas las actividades indicadas en el Plan de Accin. El dueo del
proceso debe verificar que todas ellas sean realizadas de forma que contribuyan a
la eliminacin de la no conformidad
Verificar Efectividad del Plan de Accin

Descripcin
El auditor debe confirmar la efectividad de la solucin de la no conformidad, es

importante verificar que los requerimientos se cumplan en su totalidad
Ejecutantes
Auditor
Forma

Accin Preventiva Efectiva?

Descripcin
Si: Si la no conformidad fue corregida por la Accin Preventiva, el proceso

contina con la actividad Cerrar no Conformidad.
No: Si la no conformidad no fue corregida, el proceso regresa a la tarea Plan

de Accin.
Cerrar Accin Preventiva

Descripcin
Luego de eliminar las posibles causas de una posible no conformidad, es necesario

cerrar la no conformidad.
Actividades
Descripcin tem
Cerrar Accin Preventiva Al Salir

Participantes
Dueo del Proceso (Rol)
Persona responsable del proceso
Auditor (Rol)
Persona encargada de realizar auditoras para controlar, monitorear y analizar los

procesos de la compaa.
QMS (Rol)
Persona responsable de liderar el anlisis, diseo, configuracin e implementacin

de los procesos y/o procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad.
Analista del rea
Persona perteneciente al rea que debe solucionar la no conformidad

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Elementos del proceso .................................................................................................................. 7

Reportar No Conformidad .................................................................................................. 7

Identificar Causas y Crear Plan de Accin..................................................................... 8

No Conformidad Aceptada? ............................................................................................ 9

Accin Inmediata Requerida? .........................................................................................10

Siguiente Accin? ................................................................................................................10

Informar sobre Correccin ................................................................................................. 11

Concesin de Productos .....................................................................................................12

Concesin Aprobada por Cliente? ................................................................................12

Rechazar Productos ..............................................................................................................13

Informar sobre Rechazo ..................................................................................................... 14

Accin Correctiva .................................................................................................................. 14

Verificar Resultado de la Accin Inmediata.................................................................15

Accin Inmediata Efectiva? ..............................................................................................16

Analizar Rechazo de NC......................................................................................................17

Cerrar No Conformidad ......................................................................................................18

Concesin de Productos ..................................................................................................................19

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Elementos del proceso .................................................................................................................19

Aprobacin del Cliente Requerida? ............................................................................. 20

Aprobacin del Cliente ........................................................................................................21

Notificar Concesin .............................................................................................................. 22

Accin Correctiva ............................................................................................................................... 23

Elementos del proceso ................................................................................................................ 23

Identificar Causas de NC y Plan de Accin ................................................................. 23

Enviar Plan de Accin ..........................................................................................................24

Ejecutar Plan de Accin ...................................................................................................... 25

Verificar Efectividad del Plan de Accin....................................................................... 25

Accin Correctiva Efectiva? ............................................................................................... 26

Cerrar Accin Correctiva .................................................................................................... 27

Ejecutar Plan de Accin ................................................................................................................... 28

Elementos del proceso ................................................................................................................ 28

Ejecutar Actividad ................................................................................................................. 28

Verificar Efectividad de Actividad ................................................................................... 29

Actividad Efectiva? ............................................................................................................ 30

Accin Preventiva ................................................................................................................................31

Elementos del proceso .................................................................................................................31

Reportar No Conformidad .................................................................................................31

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Identificar Causas Potenciales de NC y Plan de Accin ........................................ 32

Enviar Plan de Accin .......................................................................................................... 33

Ejecutar Plan de Accin ......................................................................................................34

Verificar Efectividad del Plan de Accin.......................................................................34

Accin Preventiva Efectiva? ............................................................................................ 35

Cerrar Accin Preventiva.................................................................................................... 35

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La Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO) ha creado una serie de

La norma ISO 9000 describe los fundamentos y la terminologa de los Sistema de

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Un punto clave dentro de un Sistema de Gestin de Calidad es la solucin de una

Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compaas bizagi ofrece un nuevo

La plantilla de procesos Solucin de No Conformidades de bizagi ofrece flexibilidad

El proceso brinda la posibilidad de ejecutar una solucin inmediata para corregir la

Adicionalmente la plantilla incluye un proceso que permite la apertura de Acciones

Con la plantilla Solucin de No Conformidades es posible tener control sobre el

El proceso Solucin de No Conformidades de bizagi est diseado para corregir

Implementar soluciones inmediatas para una no conformidad

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Realizar Acciones Correctivas para eliminar las causas vitales de una no

Realizar Acciones Preventivas para eliminar las causa vitales de una no

Ejecutar un Plan de Accin flexible