POLITCNICO DE COLOMBIA

EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GUA DIDCTICA
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DIPLOMADO: AUDITORA DE LA CALIDAD

MDULO DE FORMACIN: AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

AUDITORA DE
www.politecnicodecolombia.edu.co

SISTEMAS DE
GESTIN DE LA
CALIDAD
Educacin Sin Lmites!

MDULO

"Aquellos que dicen que algo no puede hacerse, suelen ser

interrumpidos por otros que lo estn haciendo" J. Baker
MDULO 3:
AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

MDULO DE FORMACIN 3:

AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Identifica cada uno de aspectos importantes para el inicio de la auditora.

Comprende la metodologa propuesta para la revisin de la documentacin.
Comprende las orientaciones para preparar las auditoras in situ.
Expone las orientaciones para realizar las auditoras in situ.
Conoce el procedimiento para preparar, aprobar y distribuir el informe de
auditora.

DESCRIPCIN DEL MATERIAL

DIPLOMADO EN AUDITORA DE LA CALIDAD

- Inicio de la auditora
- Revisin de la documentacin
- Preparacin de las actividades de
auditora in situ
CONTENIDO - Realizacin de las actividades de
auditora in situ
- Preparacin, aprobacin y distribucin del
informe de la auditora

Bienvenidos al Diplomado de Auditora de la Calidad!

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AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

INTRODUCCIN

La auditora de la calidad es una herramienta de gestin que se realiza por diversos

motivos y para diferentes razones, entre ellas podemos destacar las siguientes:

Conocer la capacidad del sistema de gestin de calidad para cumplir con los
requisitos (Del cliente, ISO 9001, requisitos legales y de la organizacin).

Evaluar las fortalezas y aspectos por mejorar del sistema de gestin de

calidad.

Determinar si el sistema de gestin de la calidad de la organizacin, cumple

con los objetivos de sta y se est implementando.

Evaluar la competencia, conciencia y pertinencia del recurso humano con su

sistema de gestin.

Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.

DIPLOMADO EN AUDITORA DE LA CALIDAD

Mejorar las relaciones con las partes interesadas.

Comprobar la aplicacin de los procesos y su eficacia.

Adems de las anteriores es posible que existan situaciones que motiven a una
organizacin a gestionar y llevar a cabo auditoras por ciclos peridicos que
permitan aportarle valor agregado a la misma. A continuacin se presentan las
orientaciones para realizar una auditora de conformidad con el numeral 6 de la
norma ISO 19011 de 2012.

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AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

I. INICIO DE LA AUDITORA

Cuando se inicia una auditora la responsabilidad corresponde al lder del equipo

auditor designado hasta que la auditora finalice.

Para iniciar una auditora debe considerarse las actividades que se presentan a
continuacin:

Sin embargo la secuencia puede diferir dependiendo del auditado, de los procesos DIPLOMADO EN AUDITORA DE LA CALIDAD
y de las circunstancias especficas de la auditora.

La primera recomendacin para el inicio de la auditora est definida en el numeral

6.2.2 establecimiento del contacto inicial con el auditado; en este numeral se
plantea contactar informal o de manera formal al auditado con el fin de:

Establecer comunicaciones con los representantes del auditado

Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora

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AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD

Proporcionar informacin sobre los objetivos de la auditora, el alcance los

mtodos y la composicin del equipo auditor, incluyendo los expertos
tcnicos

Solicitar acceso a los documentos y registros pertinentes con propsitos de

planificacin

Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos

pertinentes para las actividades y productos del auditado

Confirmar lo acordado con el auditado respecto al grado de difusin y al

tratamiento de la informacin confidencial

Hacer los preparativos para la auditora incluyendo la programacin de las

fechas

Determinar los requisitos especficos de la ubicacin en cuanto al acceso de

seguridad, salud y proteccin u otros requisitos especiales

Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guas para el equipo

auditor

Determinar cualquier rea de inters o preocupacin para el auditado en

relacin con la auditora especfica.

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En el numeral 6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora, se propone
determinar si es viable cumplir con los objetivos de la auditora, teniendo en cuenta
los siguientes factores:

La informacin suficiente y apropiada para planificar y llevar a cabo la

auditora

La cooperacin adecuada del auditado

El tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditora

Cuando la auditora no es viable, debera proponerse al cliente una alternativa, de

acuerdo con el auditado.

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II. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

El numeral 6.3.1 de la norma ISO 19011 plantea que la

documentacin pertinente del sistema de gestin del
auditado debe revisarse para:

Reunir informacin para preparar las actividades de auditora y los

documentos de trabajo aplicables, por ejemplo, sobre procesos o funciones

Establecer una visin general del grado de la documentacin del sistema

para detectar posibles carencias

La documentacin debera incluir, cuando sea aplicable, documentos y registros del

sistema de gestin, as como informes de auditoras previas. La revisin de la
documentacin debera tener en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad
del sistema de gestin y de la organizacin del auditado, as como los objetivos y el
alcance de la auditora.

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III. PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN
SITU

La preparacin adecuada de una auditora requiere de elementos fundamentales

como el plan de auditora, el cual constituye la principal herramienta de preparacin
del auditor. Con relacin al plan de auditora, el numeral 6.3.2 de la norma ISO
19011 presenta las siguientes orientaciones:
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El lder del equipo auditor debe preparar un plan de auditora basado en la

informacin contenida en el programa de auditora y en la documentacin
proporcionada por el auditado.

Este plan de auditora debe hacer referencia a lo siguiente:

a. Los objetivos de la auditora

b. El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la

organizacin y unidades funcionales, as como los procesos que van a auditarse

c. Los criterios de auditora y cualquier documento de referencia

d. Las ubicaciones, las fechas, el horario y la duracin previstos de las actividades

de auditora que se van a llevar a cabo, incluyendo las reuniones con la direccin
del auditado

e, Los mtodos de auditora que se van a usar, incluyendo el grado en que se

necesita el muestreo de la auditora para obtener las evidencias de auditora
suficientes y el diseo del programa de muestreo

f. Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, as como

los guas y los observadores

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g. La asignacin de los recursos apropiados para las reas crticas de la auditora

El plan de auditora debe ser revisado y aceptado por el cliente de la auditora, y

debera presentarse al auditado, Cualquier objecin por parte del auditado sobre el
plan de auditora debera resolverse entre el lder del equipo auditor, el auditado y
el cliente de la auditora.

La norma ISO 19011 tambin plantea las orientaciones sobre la asignacin de las
tareas al equipo auditor (cuando se trata de un equipo auditor, numeral 6.3.3) y la
preparacin de los documentos de trabajo (numeral 6.3.4), donde se proponen los
siguientes documentos:
Listas de verificacin
Planes de muestreo de la auditora
Formularios para registrar la informacin
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IV. REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA IN

SITU

Las actividades de auditora se realizan en una secuencia definida como se indica

a continuacin:

6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura, la cual se realiza para:

a. Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditora

b. Presentar al equipo auditor

c. Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditora

planificadas.

Esta reunin la preside el lder del equipo auditor y debe tenerse en cuenta para
presentar al equipo auditor, presentar el plan de auditoria y confirmar objetivos,
alcance y criterios de la auditora, como la informacin pertinente y relevante para
aclarar dudas y explicar adecuadamente las etapas de la auditora.

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6.4.3 Realizacin de la revisin de la documentacin durante la auditora, la
cual se realiza para:

Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora, con base
en la documentacin disponible

Reunir informacin para apoyar las actividades de auditora

6.4.4 Comunicacin durante la auditora, se refiere a que el equipo auditor debe

reunirse peridicamente para intercambiar informacin, evaluar el progreso de la
auditora y reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor, segn sea
necesario.

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Durante la auditora, el auditor debe comunicar peridicamente los progresos de la

auditora y cualquier inquietud al auditado.

6.4.5 Asignacin de funciones y responsabilidades de los guas y los

observadores; Los guas y los observadores pueden acompaar al equipo auditor,
pero no deben influir ni interferir en la realizacin de la auditora. Si esto no se puede
asegurar, el lder del equipo auditor debera tener el derecho a negarse a que los
observadores tomen parte en ciertas actividades de auditora.

6.4.6 Recopilacin y verificacin de la informacin; durante la auditora, debe

recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la informacin pertinente
a los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin
relativa a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.

Slo la informacin que es verificable debe aceptarse como evidencia de la

auditora.

Los mtodos para recopilar la informacin incluyen lo siguiente:

Entrevistas

Observaciones

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Revisin de documentos, incluyendo los registros

6.4.7 Generacin de hallazgos de la auditora; La evidencia de la auditora debe

evaluarse frente a los criterios de auditora para determinar los hallazgos de la
auditora.

Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los

criterios de auditora.

Deben registrarse las no conformidades y la evidencia de la auditoria que las apoya.

Las no conformidades pueden clasificarse (ejemplo: No conformidad mayor y no
conformidad menor cuando no tiene un riesgo significativo para la eficacia del
sistema o la satisfaccin del cliente), deben revisarse con el auditado para

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reconocer que la evidencia de la auditora es exacta y que las no conformidades se

han comprendido.

Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente
relativa a las evidencias o a los hallazgos de la auditora.

6.4.8 Preparacin de las conclusiones de la auditora; el equipo auditor debe

reunirse antes de la reunin de cierre para:

a. Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada

recopilada durante la auditora frente a los objetivos de la misma

b. Acordar las conclusiones de la auditora

c. Preparar recomendaciones

d. Comentar el seguimiento de la auditora

Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como los siguientes:

El grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema de

gestin con los criterios de auditora, incluyendo la eficacia del sistema de
gestin para cumplir los objetivos establecidos

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La implementacin, el mantenimiento y la mejora eficaces del sistema de
gestin

La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la

continua idoneidad, adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin

El logro de los objetivos de la auditora, cobertura del alcance de la auditora

y cumplimiento de los criterios de la auditora

Las causas raz de los hallazgos, si se incluyen en el plan de auditora

Hallazgos similares encontrados en distintas reas que se auditaron con el

propsito de identificar tendencias

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Si se especifica en el plan de auditora, las conclusiones de auditora pueden llevar

a recomendaciones para la mejora, o a futuras actividades de auditora.

6.4.9 Realizacin de la reunin de cierre; debe realizarse para presentar los

hallazgos y las conclusiones de la auditora. Entre los participantes de la reunin de
cierre debe incluirse a los representantes de la direccin del auditado, y cuando sea
apropiado, a aquellos responsables de las funciones o procesos que se han
auditado, y tambin puede incluirse al cliente de la auditora y otras partes.

El grado de detalle debera ser coherente con la familiaridad del auditado con el
proceso de auditora. Para algunas situaciones de auditora, la reunin puede ser
formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia, deberan conservarse. En
otras situaciones por ejemplo, en auditoras internas, la reunin de cierre es menos
formal y puede consistir slo en comunicar los hallazgos de la auditora y las
conclusiones de la misma.

Cuando sea apropiado, en la reunin de cierre debera explicarse al auditado lo

siguiente:

Aclarar que la evidencia de la auditora recopilada se bas en una muestra

de la informacin disponible

El mtodo de presentacin de la informacin

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El proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditora y sus posibles
consecuencias

La presentacin de los hallazgos y conclusiones de la auditora de tal manera

que se comprendan y se reconozcan por la direccin del auditado

Todas las actividades posteriores a la auditora relacionadas (por ejemplo:

implementacin de acciones correctivas, tratamiento de quejas de la
auditora, proceso de apelacin)

Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora o las

conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deberan discutirse y, si es
posible, resolverse. Si no se resuelve, deberan registrarse todas las opiniones.

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V. PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL

INFORME DE LA AUDITORA

La preparacin y distribucin del informe de auditora, se relaciona en el numeral

6.5 de la norma ISO 19011 de 2012, donde se presentan las siguientes
orientaciones:

6.5.1 Preparacin del informe de auditora; El lder del equipo auditor debe
informar los resultados de la auditora de acuerdo con los procedimientos del
programa de auditora.

El informe de auditora debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso

y claro de la auditora, y debera incluir o hacer referencia a lo siguiente:

a. Los objetivos de la auditora

b. El alcance de la auditora

c. La identificacin del cliente de la auditora

d. La identificacin del equipo auditor y de los participantes del auditado en la

auditora

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e. Las fechas y ubicaciones donde se realizaron las actividades de auditora

f. Los criterios de auditora

g. Los hallazgos de la auditora y las evidencias relacionadas

h. Las conclusiones de la auditora

i. Una declaracin del grado en el que se han cumplido los criterios de auditora

6.5.2 Distribucin del informe de auditora; El informe debe emitirse en el periodo

de tiempo acordado. Si se retrasa, las razones deberan comunicarse al auditado y
a la persona responsable de la gestin del programa de auditora.

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El informe de auditora debe estar fechado, revisado y aprobado, cuando sea

apropiado, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora.

6.6 Finalizacin de la auditora; La auditora finaliza cuando se hayan realizado

todas las actividades de auditora planificadas, o si se ha acordado de otro modo
con el cliente de la auditora (por ejemplo, podra haber una situacin inesperada
que impida que la auditora se finalice de acuerdo con el plan)

Los documentos pertenecientes a la auditora deberan conservarse o destruirse de

comn acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos
del programa de auditora y los requisitos aplicables.

Salvo que se requiera por ley, el equipo auditor y la persona que gestiona el
programa de auditora no deberan revelar el contenido de los documentos, otra
informacin obtenida durante la auditora ni el informe de auditora a ninguna otra
parte, sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora y, cuando sea apropiado,
la del auditado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditora,
el cliente de la auditora y el auditado deberan ser informados tan pronto como sea
posible.

6.7 Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditora; Las

conclusiones de la auditora pueden, dependiendo de los objetivos de la auditora,
indicar la necesidad de correcciones, o de acciones correctivas, preventivas o de
mejora. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado

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en un intervalo de tiempo acordado. Cuando sea apropiado, el auditado debera
mantener informada a la persona responsable de la gestin del programa de
auditora y al equipo auditor sobre el estado de estas acciones.

Debera verificarse si se completaron las acciones y su eficacia. Esta verificacin

puede ser parte de una auditora posterior.

Los esperamos en mdulo siguiente del Diplomado en Auditora de la

Calidad!
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BIBLIOGRAFIA

ICONTEC. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o

ambiental, norma tcnica colombiana NTC-ISO 19011. 65p. I.C.S. 03.120.10

ASOCIACIN ESPAOLA PARA LA CALIDAD - AEC. Auditoras de calidad.

Madrid. Espaa. 2008. 5p.

CIBERGRAFA:

www.encalidad.blogspot.com

http://www.iso.org

www.normas9000.com

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Julio 24 de 2014 Agosto 24 de 2014

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