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Curso Excel 97
Curso Excel 97
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CAPITULO 1
INTRODUCCIN
Las planillas de clculo u hojas de clculo tambin podemos encontrarlas con la siguiente
denominacin: spreadsheet o worksheet.
En una planilla de clculo se pueden ingresar valores, rtulos, frmulas matemticas,
estadsticas, financieras, clculos de ingeniera, etc.
Al aplicar las frmulas sobre los datos de entrada nos devolver los resultados.
La principal ventaja de una planilla de clculo es que una vez establecidas las frmulas, al
cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los
resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de
produccin y en base a esto tomar las decisiones correspondientes.
Los programas dedicados a las planillas de clculo fueron evolucionando, el primero se llama
Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la extensin .WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el
cual le pone a sus archivos la extensin .WQ1, cabe destacar que estos dos programas corren bajo
entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus
archivos la extensin .XLS y corre bajo entorno Windows.
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Por tratarse de un programa que trabaja en entorno WINDOWS debemos cargar primero
este ltimo. Una vez en WINDOWS, clickeando dos veces sobre el icono de EXCEL, entraremos
al mismo (en adelante llamaremos a esta accin doble click).
Dentro del programa, nos encontramos con la pantalla de trabajo de EXCEL (figura 1.1).
Vemos en la pantalla una grilla o cuadrcula, en el borde superior una serie de rtulos con
letras nos indican las Columnas y a la izquierda otros rtulos con nmeros que nos indican las Filas.
La interseccin de una columna con una fila determina lo que llamaremos Celda y a esta celda la
llamamos por la interseccin de los rtulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc.
En cada celda podemos almacenar: un nmero, un texto o una frmula.
La planilla esta compuesta por 16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un
total de aprox. 4.200.000 celdas.
Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un Libro, este libro
es almacenado en un archivo.
De esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la direccin de la
celda , separadas por el smbolo: !, por ejemplo: Hoja2!A5.
Si observamos la figura anterior vemos que hay una celda que esta recuadrada con un borde
grueso (A1), esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que estamos ubicados.
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Durante nuestro trabajo vamos a tener que poner datos en determinadas celdas, veamos
como llegar a ellas.
Para movernos entre celdas contiguas podemos utilizar las teclas de cursor, repetidas veces
y en forma alternada.
Para ubicarnos en la ultima celda hacia abajo pulsemos END y luego Flecha abajo, de
forma similar podemos ubicarnos en la ltima columna pulsando END y luego Flecha derecha , y
de esta forma nos habremos ubicado en la ltima celda de la hoja, sea que la celda activa es la
IV16384. Ahora volveremos al punto de partida pulsando END, Flecha Izq. y END, Flecha
Arriba o bien CTRL + HOME (las dos teclas simultneamente). El siguiente cuadro muestra
todas las variantes de movimientos, realizar cada uno para ver las diferencias.
Teclas de Movimiento
Tenemos dos formas de ir a una celda determinada en forma rpida: si pulsamos F5 nos
aparece un cuadro de dilogo que dice Ir a , en el lugar donde dice referencia indicamos a que
celda queremos ir, por ejemplo G14 o AB23 o Hoja2!B7 y luego ACEPTAR. La otra forma es
mas simple. Observemos que arriba de la celda A1 hay un indicador que nos dice en que celda
estamos en ese momento, si llevamos el puntero del Mouse hasta ese lugar vemos que este se
transforma en cursor, en ese momento al presionar podemos borrar la direccin que dice y
escribirles nosotros la direccin de la celda a la que queremos ir, luego pulsamos ENTER.
Como observamos en la Figura 1.1 vemos que la planilla se llama Libro1 y que esta
compuesto por hojas: Hoja1, Hoja2, Hoja 3 ..., estos son nombres provisorios que les pone el
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Pulsemos por ejemplo sobre ARCHIVO y observemos que pasa. Estando el men
desplegado con las teclas Flecha abajo/arriba nos movemos entre las opciones, con las teclas
Flecha derecha/izquierda nos movemos entre los menes, con la tecla ENTER se elige una
opcin y con la tecla ESC dos veces se sale del men.
Tambin podemos acceder al men presionando ALT + Primer letra del men deseado.
En EXCEL, como en otras aplicaciones aparecen las Barras de Botones (figura 1.3) que
agilizan el trabajo. Cada botn representa un comando y en estas barras de botones estn los
comandos mas utilizados. Para conocer la funcin que cumple dicho botn ubicamos el puntero del
Mouse sobre el mismo y esperamos unos segundos a que aparezca la leyenda.
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Adems de las barras que vemos, EXCEL tiene otras que agrupan comandos por su
funcin.
Veamos como se activan estas Barras:
Ubiquemos el puntero del Mouse sobre la barra de botones u pulsemos el botn derecho,
aparecer un cuadro con las barras de botones disponibles, vemos que estn tildadas las opciones
de Estandart y Formato que son las que en realidad estn activas actualmente.
Pulsemos sobre alguna otra opcin, como por ejemplo DIBUJO y veremos aparecer en
pantalla la barra correspondiente.
Para desactivarla tenemos dos formas: una forma es pulsando con el puntero del Mouse
sobre su botn de control ubicado en el ngulo superior izquierdo de la barra o la otra forma es tal
cual como cuando la activamos pero en este caso le sacamos el tilde.
Tambin podemos tener en cuenta que presionando con el puntero del Mouse sobre el
nombre de la barra y manteniendo apretado podemos ubicar dicha barra de Botones en el lugar
que nos quede cmoda.
En el borde derecho de la barra de botones Formato aparece uno que si presionamos con
el puntero del Mouse sobre la flecha despliega una paleta de la cual podemos elegir un color, ese
color queda seleccionado y si lo llegramos a necesitar posteriormente se presiona directamente
sobre el botn. Si una vez desplegada la paleta la arrastramos con el puntero del Mouse y
manteniendo presionado el botn Izquierdo, podemos ubic arla en algn lugar de la pantalla para
tenerla a mano.
Existen otras paletas porttiles que estn en otras barras de botones que ahora no estn
visibles como galera de grficos, diseo de objetos, etc.
Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, grfico, dibujo) tendremos una
serie de comandos usuales para ese modo.
Si tenemos alguna duda en algn momento podemos obtener un texto explicativo accediendo
a la pantalla de Ayuda.
Para ello abramos el men ? (Ayuda) y del mismo seleccionemos Contenido
Aparecer el ndice de temas a los cuales podemos acceder; estos temas se encuentran
subrayados y en color verde, y cuando el puntero del Mouse pasa por sobre ellos se transforma en
una manito, lo que nos indica que pulsando accederemos a la explicacin correspondiente.
Otra forma de acceder a la ayuda es buscar un determinado tema, por ejemplo:
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Capitulo 2
Para confeccionar una planilla primero tenemos que ver como se seleccionan celdas, filas y
columnas.
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Como vimos anteriormente un comando puede aplicarse a la celda activa, pero tambin
podemos aplicar ese mismo comando u otros sobre varias celdas a la vez.
Se denomina Rango a un conjunto formado por una o mas celdas. En base a esto podemos
definir distintos tipos de rangos, como por ejemplo:
Seleccionemos un rango:
Tambin podemos realizar una seleccin mltiple, es decir, combinar en una sola, varias
selecciones de celdas adyacentes:
De esta forma al rango que seleccionamos primero B3:D8 se le agrega ahora el rango
C12:C15, y por medio de esto podemos hacer que un solo comando se aplique a todo ese rango.
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Crearemos una hoja de calculo sencilla, a la que iremos incorporando nuevos elementos y
mejoras mediante ejercicios que haremos a lo largo de este Capitulo.
Estando con la planilla vaca como si recin hubisemos ingresado a EXCEL vamos a
empezar a ingresar textos. EXCEL alinea los textos a la izquierda.
A la inversa que con los textos, los nmeros quedan alineados hacia la derecha.
A medida que trabajamos es conveniente grabar cada tanto, para evitar que por un corte de
luz repentino perdamos todo nuestro trabajo.
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2. Escribamos el nombre SUELDOS y con TAB nos movemos a los otros campos, en
esta figura estamos grabando en A:, su profesor les dir en que Drive van a grabar la planilla, luego
al terminar pulsemos Aceptar.
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Tambin puede aparecer una ventana para ingresar informacin adicional del trabajo.
Completamos los recuadros pulsando TAB para pasar de uno a otro y luego damos
ACEPTAR.
Observemos que el encabezado de la ventana que contiene a la planilla ya no es mas Librol,
sino que ha cambiado por SUELDOS.XLS
Como vemos, la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar a los nombres,
pero EXCEL nos permite variar el ancho de las columnas con mucha facilidad:
Otra forma muy practica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el sealador del
Mouse entre los botones del encabezado de la columna B C hasta que el cursor se
transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos y manteniendo presionado
desplazamos el Mouse agrandando o achicando el ancho de la columna.
Luego de ajustar al ancho ideal completamos los dems valores que nos faltan como indica
la figura 2.3
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En la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece una lnea a la que llamamos
barra de frmulas , a la que ingresamos con la tecla de edicin F2.
En la misma aparece a la izquierda la celda en la que estamos ubicados, un nombre de celda,
la cantidad de celdas seleccionadas, etc.
Pulsando la flecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Excel permite
asignarle un nombre a una celda para llamarla, por ejemplo, Precio, en vez de A4.
En la parte central aparecen, durante la modificacin de una celda, los botones de aceptar =
V y rechazar = X los que pueden ser seleccionados con el mouse. Estos dos representan
respectivamente a las teclas ENTER y ESC. Luego aparece el botn fx que ayuda el ingreso de
funciones.
Lgicamente, EXCEL debe permitirnos modificar los datos de la planilla. Para ello
disponemos de varias alternativas. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el texto de la barra
de frmulas, editaremos el texto en ella. Si en cambio hacemos <doble click> sobre la celda o
pulsamos F2 modificaremos el dato directamente dentro de 1a celda.
Obviamente, para editar en la barra de frmulas o pulsando F2 primero debemos ubicarnos
en la celda, accin que no es necesaria utilizando el mtodo de <doble click>.
1. Ubiqumonos en E5 y pulsemos = .
2. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda C5.
3. Pulsemos * (multiplicar).
4. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda D5.
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5. Pulsemos Enter.
A la derecha aparece el contenido de la celda. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre
el mismo podremos modificarlo en la barra de frmulas.
Sera conveniente que coloquemos la formula en toda la columna, pero para no tipearla en
cada celda vamos a copiar el contenido de la celda E5 al rango E6:E9
Observemos que todas las frmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al
copiar se ha adaptado cada frmula para que tome los datos del mismo rengln en donde esta
ubicada.
Supongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actualizacin;
para ello pondremos el valor del coeficiente en la celda F2.
Copiemos ahora la formula hacia las restantes celdas, pero esta vez usando el Mouse.
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El aspecto mas importante de una planilla de calculo es que sus resultados estn siempre
actualizados
Para saber el monto total a pagar en sueldos debemos sumar la columna E, para lo cual
utilizaremos una funcin de suma, que por ser muy comn se encuentra en un botn.
En el caso en que queramos hacer otra planilla nueva, EXCEL nos permite cerrar la planilla
que estamos usando y abrir una nueva.
De esta forma estamos listos para empezar a cargar los datos correspondientes a esa planilla
nueva, sin haber salido del EXCEL ni de WINDOWS.
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Capitulo 3
APLIQUEMOS FORMATOS
Para comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior (en
este caso SUELDOS.XLS) tenemos tres posibilidades:
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2. Al final de este men aparecen listados, por orden, los ltimos 4 archivos en los que
trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamos simplemente pulsemos sobre el nombre, para
abrirlo.
Para dar un mejor aspecto a nuestros datos tenemos distintas posibilidades de formatos de
carcter. Aplicaremos a nuestro ejemplo los tipos negrita, cursiva y subrayado:
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La prxima vez que deseemos aplicar el mismo color pulsamos directamente en el botn de
la paleta porttil de colores.
Pulsando las teclas CTRL + 1 accedemos al cuadro de formatos de celda y seleccionando
la solapa Diseo tambin podremos definir el color de las celdas.
Nos queda una Paleta porttil para probar y es la de Color del texto.
Hemos logrado realzar notablemente el aspecto de nuestra planilla, como podemos apreciar en la
figura 3.2
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Suele ser necesario alterar la orientacin de los textos de las celdas, como por ejemplo para
colocar un titulo o encabezamiento de cuadro a un lado del mismo y en forma vertical. Veamos:
Podemos incluir todo tipo de notas y comentarios dentro de una celda, y distribuir dichos
textos en una o mas lneas:
Todos los que conocemos algn procesador de textos sabemos lo que este termino significa:
se trata de ajustar el texto a ambos mrgenes, es decir que siempre comenzara en el margen
izquierdo (como en el caso de alineacin a izquierda) pero, a la vez, terminara tambin en el margen
derecho (como en el caso de alineacin a derecha); esto se logra variando las distancias entre las
palabras.
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Es imprescindible en casi toda presentacin de hojas de calculo que los valores numricos
sean exhibidos con el formato adecuado. De esta forma podremos distinguir fcilmente los valores
numricos (puntos cada tres dgitos, coma y dos decimales) de los monetarios (que llevan smbolo
monetario) colocar barras o guiones en las fechas, etc.
Mejoraremos el aspecto de nuestro ejemplo aplicando formato a los valores.
La columna titulada Premio nos esta mostrando un coeficiente que se vera mejor si se lo
expresara como porcentaje (%).
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Capitulo 4
CONFECCIN DE GRFICOS
Los grficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias
entre los valores de una tabla o la variacin de un valor a lo largo del tiempo, ejemplificando la frase
"un grfico vale mas que mil nmeros". De ello se desprende que, para crear un grfico, primero
debemos tener una tabla de nmeros.
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Con un simple movimiento del Mouse, podemos ubicar el grfico en cualquier parte de la
planilla.
Tambin podemos darle al grfico el tamao necesario para adaptarlo al resto de los
elementos que lo acompaan en la hoja de calculo, de una manera tan sencilla como en el caso
anterior. Habremos notado que cuando pulsamos para mover el grfico aparecieron ocho
cuadraditos alrededor del mismo; se trata de los manejadores de grfico.
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2. Si utilizamos los manejadores que estn en las esquinas, alteraremos a la vez el ancho y la
altura de la figura, en cambio, con los que se encuentran en el centro de los lados, modificaremos
solo la altura o el ancho.
3. Para escalar el grfico, es decir modificar su tamao sin alterar las proporciones
mantendremos pulsada la tecla SHIFT mientras desplazamos cualquiera de los manejadores que
estn en las esquinas.
Tal como esta ubicado en la hoja de calculo podremos hacerle a este grfico solo algunas
modificaciones elementales en el tamao, color de fondo, y tipo de grfico
Para poder aplicar al mismo todas las posibilidades que nos brinda Excel respecto de los
grficos debemos colocarlo en una ventana de edicin de grfico:
Tambin si se toman mas filas y columnas en nuestro ejemplo el grfico va a ser mas
completo. Por ejemplo la figura 4.3
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CAPITULO 5
IMPRESIN DE LA PLANILLA
Al pulsar el botn de la impresora Excel realizara una impresin de todas las celdas con
algn contenido, incluyendo tambin los grficos y dibujos existentes. Se tomaran los mrgenes y
tamaos de pagina segn los parmetros por omisin de la impresora declarada en el panel de
Control de Windows . Tambin se adjunta un encabezado y un pie de pagina estndar para numerar
las paginas y evitar que se traspapelen.
No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botn, podemos ajustar cada uno de
los tems individualmente para que la impresin que obtengamos se adapte a nuestro gusto y
necesidad. De eso trata este Capitulo.
El porcentaje de escalado:
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Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequea
que lo normal. Esto es muy til cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una
pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad
de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opcin Encajar en:
La calidad de impresin:
En el recuadro Calidad de impresin podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una
lista en donde elegiremos la resolucin de impresin a utilizar. La posibilidad de acceder a esta
definicin depende exclusivamente de la impresora seleccionada.
Numeracin:
En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe
comenzar a numerar las paginas con el comando que se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto
es til cuando deseamos incluir una cartula y la numeracin de las hojas del informe debe comenzar
en dos.
Lneas de divisin:
Si esta casilla esta activada ser impresa una lnea tenue entre las celdas, de forma de obtener
impreso un cuadriculado similar al que vemos en el monitor.
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Notas:
Con esta opcin las notas incorporadas saldrn impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las
celdas.
Calidad de borrador:
Activando esta opcin la calidad de la impresin se vera afectada, pero es mas rpida.
Blanco y negro:
Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecer en negro. Si
utiliza una impresora en color, imprimiendo en blanco y negro se reduce el tiempo de impresin
Pie de pagina: se define a que distancia va a estar desde el extremo, tambin en Cms.
A medida que nos ubicamos en cada recuadro nos va indicando en la Muestra la ubicacin
parmetro que vamos a modificar.
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Y en el dibujo que dice Muestra vemos las referencias de los mrgenes establecidos.
La prevista o vista preliminar nos muestra la hoja tal como quedara impresa en las
condicione actuales. Esta funcin nos permite ajustar muchos detalles de aspecto o de contenido de
nuestro trabajo antes de imprimir.
Y ah vemos la planilla o la seleccin que elegimos para imprimir y vemos como quedara
impresa.
Dentro de la prevista tenemos opciones para poder arreglar los mrgenes antes de la
impresin por si no estaban bien.
Tambin poseemos la opcin de utilizar un Zoom para ver nuestra planilla mas grande o mas
chica.
Si elegimos la opcin Cerrar cerramos la prevista y volvemos a la planilla.
Estando en la planilla de trabajo podemos acceder a la prevista pulsando men ARCHlVO
y optando por el comando Presentacin
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