Pautas para el procesamiento y anlisis de la Informacin de Seguimiento1

La definicin de pautas para el procesamiento y anlisis de la informacin es clave para

que los distintos actores de un Proyecto2 puedan disponer de informacin de calidad,
oportuna y til, segn sus necesidades. En este sentido, hay que tener en cuenta definir
pautas coherentes para los niveles de ejecucin del proyecto y las unidades funcionales:
iniciando con el nivel de campo (las comunidades y organizaciones), pasando por las
Coejecutoras, hasta llegar al nivel de direccin y los financiadores.

Esos niveles de ejecucin representan una cadena de informacin que debe

clarificarse para asegurar un procesamiento y anlisis de informacin que responda a las
necesidades de informacin de cada uno de los niveles: lo que requiere un nivel, debe
ser proporcionado por el nivel inmediatamente inferior. Por lo anterior, es importante
definir claramente los requerimientos de informacin de cada nivel, as como el flujo de
informacin (para lo cual el flujograma es una herramienta importante).

En trminos generales, cada nivel debe: recoger informacin, procesarla y consolidarla,

usar la informacin que requiere y enviar al nivel superior siguiente la informacin, que
le han demandado.

La consolidacin de la informacin en diferentes niveles es importante. Sin embargo, en

los proyectos con demasiada frecuencia no se hace la consolidacin en cada nivel,
perdindose tiempo valioso para tomar decisiones sobre ajustes oportunos en la
ejecucin pues, al no hacerse la consolidacin en cada nivel, se debe esperar hasta el
anlisis consolidado que se hace en el nivel superior. Es importante incorporar en la
consolidacin los anlisis comparativos que sean posibles y pertinentes para cada nivel;
por ejemplo, a nivel de las Coejecutoras el anlisis de las diferencias en los resultados
obtenidos en las distintas comunidades con las que trabaja puede aportar informacin
muy valiosa para ajustar metodologas y/o actividades. A nivel de las oficinas zonales o
regionales, se pueden, por ejemplo, hacer anlisis comparativos entre Coejecutoras, su
desempeo y metodologas usadas, que permiten extraer aprendizajes para ajustar las
estrategias o metodologas aplicadas por el proyecto.

Un patrn bsico de anlisis de informacin, consta de los siguientes pasos:

i. Identificar la pregunta o preguntas que se quieren responder

ii. Seleccionar la informacin requerida (los indicadores y otros datos explicativos)
iii. Asegurar la calidad de los datos disponibles
iv. Establecer interrelaciones entre los datos (las relaciones o cadenas causales a travs
de las cuales se pueden responder las preguntas)
v. Interpretar los datos: obtener conclusiones generalizables a partir de los datos
analizados
vi. Formular recomendaciones

1
Documento elaborado por Gloria Vela, Consultora PREVAL. Tomado de la Memoria del Programa
Intensivo en Seguimiento y Evaluacin (PRISE). Mdulo II, El sistema de seguimiento en los proyectos,
desarrollado del 30 de junio al 06 de julio del 2002. Antigua, Guatemala.
2
Cuando en el documento se habla de Proyecto, se estn entendiendo todos estos niveles de ejecucin y
no solamente el personal contratado.
En general, un anlisis de Seguimiento consiste en comparar lo ejecutado con lo
planteado en el Plan Operativo Anual (POA). Este anlisis incluye:

Anlisis de cumplimiento de actividades:

o En cuanto a cantidad (con relacin al cronograma): Qu actividades de
las planeadas no se hicieron y por qu?, Qu actividades adicionales se
hicieron y por qu Se hicieron en el momento (con relacin a las otras
actividades) en que se plane hacerlas?
o En cuanto a la calidad: Con las actividades realizadas, reobtuvieron los
logros que se esperaban? Si no, por qu?

Anlisis de pertinencia de las actividades: Qu tan adecuadas fueron las

actividades realizadas y su metodologa para la poblacin?

Anlisis de cumplimiento de metas de producto: Cules de los productos

esperados se obtuvieron? Cules no y por qu?

Anlisis de ejecucin presupuestal y eficiencia en el uso de recursos: Se usaron

los recursos como se planearon? Si no por qu?

Anlisis de cambios en el contexto y en los supuestos del Marco Lgico Cmo

los cambios en contexto han potenciado o limitado la realizacin de las
actividades y/o la obtencin de logros y productos? En qu y por qu?

Anlisis de la participacin de la poblacin: Cmo y en qu estn participando

los hombres, las mujeres y los/as jvenes? Si hay diferencias en la participacin
de los hombres con relacin a las mujeres y con relacin a los/as jvenes A qu
se deben las diferencias? Cmo inciden esa participacin en los logros del
proyecto?

En cuanto a los tipos de Informes de Seguimiento, se tienen:

Informes Alertivos: se proponen identificar problemas reales o potenciales para

poder solucionarlos a tiempo. Este informe debe indicar la naturaleza del problema
que se presenta y su origen, as como alternativas de solucin, sealando las ventajas
y desventajas de cada una de las alternativas planteadas. No es conveniente explicitar
en el informe slo los problemas, pero tampoco una sola alternativa de solucin.
Adems, en este informe se deben especificar las acciones que quedan pendientes y
sus responsables.

Aunque estos informes son los ms comunes en los proyectos, hay que tener cuidado
y saberlos utilizar apropiadamente para evitar que pierdan sentido o sean vistos como
instrumentos de evaluacin de desempeo del personal del proyecto y, con ello,
instrumentos de presin o persecucin por parte de las USEs. Para evitarlo, se
deben tener en cuenta las pautas que se mencionaron.

Informes de Avance: Presentan el anlisis comparativo de lo ejecutado con lo

planificado, es decir, informan sobre el estado de ejecucin de las metas de
actividades y productos con relacin a lo esperado (en el POA). Este tipo de informe
debe sealar tanto el avance del perodo que se reporta, como el avance acumulado
 del ao. Igualmente, es aconsejable contrastar la ejecucin de metas con la ejecucin
presupuestal, es decir, hacer anlisis de la eficiencia del proyecto.

Informes de Logros: En este tipo de informes se sealan los cambios inmediatos

(logros) obtenidos con las actividades (recogidos a travs de la aplicacin de los
indicadores de proceso) y su relacin con el avance hacia la posible obtencin de los
Resultados anuales esperados. Es importante hacer un anlisis comparativo de los
logros correspondientes a las actividades que hacen parte de la misma estrategia, lo
cual dar elementos para la evaluacin continua o evaluacin de procesos.

Un ejemplo de esquema de Informe de Seguimiento se presenta a continuacin:

a. Breve descripcin de cambios del contexto y anlisis de su efecto concreto en el

proyecto (en la realizacin de actividades y la obtencin de logros).
b. Anlisis del cumplimiento de actividades y metas del POA.
c. Anlisis sobre el uso y manejo de recursos presupuestados (ejecucin
presupuestal y eficiencia).
d. Anlisis sobre logros obtenidos (anlisis de eficacia).
e. Sustentacin de los ajustes propuestos al POA para el perodo siguiente.

Algunas pautas para garantizar la incorporacin del enfoque de Gnero en el

Seguimiento son:

Desagregar los datos de los indicadores por sexo, lo que permite hacer anlisis
diferenciados.

Identificar la razn de las diferencias que presentan los indicadores de proceso y

producto y en general, toda la informacin recolectada para los hombres y para las
mujeres, en cuanto a:
o Acceso y obtencin de servicios y beneficios.
o Incorporacin de sus demandas y necesidades en el POA y en los planes
comunitarios.
o Participacin y distribucin de actividades y responsabilidades.

Analizar la adecuacin de las metodologas a condiciones diferenciadas de hombres

y mujeres, con lo que se garantiza una participacin ms equitativa en el proyecto.

Como se deriva de las pautas anteriores, la incorporacin del enfoque de gnero en el

seguimiento no se logra solamente con la recoleccin de informacin diferenciada por
sexo, sino que es indispensable hacer los anlisis comparativos y, sobre todo, identificar
el por qu de las diferencias encontradas y plantear estrategias que permitan lograr una
mayor equidad en la atencin del proyecto y fundamentalmente, en el acceso y control
de mujeres y hombres a los productos, servicios y beneficios del proyecto.

Pautas para reuniones de anlisis colectivos sobre la marcha de un Proyecto

Es importante tener claridad sobre el propsito y el tipo de informacin que debe

trabajarse en cada una de las reuniones de anlisis que se efectan, para evitar que se
conviertan en reuniones tediosas, repetitivas y que no aporten para el mejoramiento de
la ejecucin del proyecto.
Las reuniones que comnmente se realizan en los proyectos son:

Reuniones Mensuales: El nfasis debe estar en el cumplimiento de actividades, anlisis

de cambios en la metodologa aplicada, logros, problemas presentados y soluciones
aplicadas. Con esa informacin se pueden tomar decisiones sobre reprogramacin de
actividades y/o cambio en la organizacin de las mismas. Esta es una actividad de
Seguimiento.

Reuniones Trimestrales: El nfasis debe estar en el anlisis de las estrategias: su

pertinencia y eficacia, con el fin de hacer los ajustes que se consideren adecuados. Para
estos anlisis, se retoma la informacin y anlisis de seguimiento y se compara con los
Resultados Anuales esperados (planteados en el POA). Esta es una actividad de
Evaluacin continua.

Reuniones Semestrales: Deben tener nfasis en el anlisis del avance hacia los
resultados anuales. En ellas se debe analizar colectivamente la relacin de los logros
obtenidos con la ejecucin de las actividades (uso de la informacin de seguimiento y
evaluacin continua) con los resultados obtenidos (anlisis con la informacin
resultante de la aplicacin de los indicadores de efecto). El propsito de estas reuniones
es la replanificacin del semestre siguiente en funcin de asegurar la obtencin de los
Resultados Anuales esperados. Es una actividad de evaluacin.

Reuniones Anuales: El nfasis debe estar en el anlisis del avance hacia los resultados
finales del proyecto. Es decir, analizar la relacin entre los resultados anuales obtenidos
(anlisis sobre los indicadores de efecto) con los resultados finales esperados. La
informacin resultante de estas reuniones es la base para la revisin de los Resultados
del ao siguiente y la elaboracin del POA. Es una actividad de evaluacin.