PROCEDIMIENTO CDIGO:

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PRESERVACIN Y ENTREGA
DE MATERIA PRIMA, HOJA 1 DE 10
SEMIELABORADOS Y ACTUALIZACIN: 00
PRODUCTO TERMINADO

1. Objeto

Establecer las actividades y controles requeridos relacionados con el manejo, almacenamiento,

embalaje, preservacin y entrega de los productos y materiales de forma adecuada para garantizar
el mantenimiento de las condiciones y especificaciones determinadas para cada uno.

2. Alcance

Involucra las plantas (Directores, supervisores, montacarguistas y operarios involucrados en el

proceso), Plantas de manufactura (Directores, supervisores, y operarios. De igual manera debe
aplicarse a todas las actividades que impliquen recibo, traslado, movilizacin, verificacin, proceso
o alistamiento para despacho e inclusive despacho y transporte de materiales y/o productos.
Tambin describe los parmetros de almacenamiento de materias primas por localizaciones.

3. DEFINICIONES:

Cdigo: identificacin numrica que representa cada una de las mercancas utilizado para facilitar
su manejo en el sistema SAP

No. Lote: Cdigo alfanumrico asignado por el sistema para identificar un material y/o producto,
el cual asocia caractersticas tales como: fecha de fabricacin, fecha de compra local o importacin

Nota de entrega: Documento que se genera en el CEDI, equivalente a una remisin del sistema,
para entregas totales, parciales o traslados

Pedido: Orden de compra que genera ETERNA S.A. al proveedor, para confirmar los trminos de
negociacin.

Entrada de Almacn: Documento de control en el sistema SAP en el cual se relacionan los

materiales que ingresan a la Compaa con descripcin, cdigo, cantidad, costo, proveedor, (No.
orden de compra, No. de factura, costos) segn aplique.

Almacn: Posicin geogrfica dentro de la compaa en donde se encuentra ubicados los

materiales con una calidad y unas especificaciones determinadas. Existen almacenes para el
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acopio de las Materia primas, producto en proceso, Producto terminado y consumibles y

elementos de administracin. Ver anexo 1: listado de almacenes

Tipo de Almacn: El tipo de almacn es una subdivisin de un almacn fsico complejo. Un almacn
puede estar compuesto por los siguientes tipos de almacn:

zona de entrada de mercancas

rea de picking

almacn de estanteras

almacn de bloques

almacn de libre utilizacin

zona de salida de mercancas

Ubicacin: La ubicacin es la unidad de espacio ms pequea de la que se puede hablar en un almacn y

representa exactamente al lugar del almacn en el que se almacena la mercanca.

Palet: Armazn fabricado en madera y/o plstico empleado en el movimiento de carga ya que
facilita el levantamiento y manejo con pequeas gras hidrulicas.

Estanteras: estructura metlica diseada para almacenar mercanca paletizada, esto es, colocada
sobre un palet. Estn compuestas por largueros horizontales y verticales fijados al suelo formando
niveles de carga.

Certificado de Calidad: Documento que acredita el origen del producto, su fecha de fabricacin,
fecha de vencimiento, proveedor y sus elementos componentes

Promocin: Producto terminado compuesto por dos o ms productos que se definen en un solo
cdigo en el cual uno de ellos es un obsequio.

SAP: sistema de informacin que utiliza la organizacin

P.I: orden de compra para el proveedor internacional

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PRODUCTO TERMINADO

Desperdicio: Es todo lo adicional a lo mnimo necesario de recursos (materiales, equipos, personal,

tecnologa, etc.) para fabricar un producto o prestar un servicio

Merma: Es la prdida fsica en el volumen, peso o unidad de las existencias, ocasionado por
causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo.

Producto No conforme: Producto no conforme es el resultado de un proceso que no cumple los

requisitos.

4. CONDICIONES GENERALES:

4.1 Existen productos que requieren ser preservados por su composicin qumica en lugares
frescos y ventilados para prevenir contaminacin de otros productos y accidentes que afecten la
salud humana. Por esta razn estos productos solo deben ser manipulados observando todas las
medidas de seguridad y utilizando los elementos de seguridad industrial adecuados. Su
manipulacin debe realizarse con montacargas por personal autorizado, Deben estar
debidamente empacados y tapados en recipientes definidos para evitar su filtracin y/o derrame.

4.2 Durante las labores de cargue, transporte y descargue de productos y materiales empacados
y/o en bruto, deben tratarse con cuidado por parte del personal de las plantas y el Centros de
distribucin (CEDI) evitando los golpes o impactos bruscos sobre el material o el impacto de ste
con otros elementos para evitar el deterioro y/o rompimiento que pueda causar accidentes.

4.3 La cantidad de material a movilizar no puede exceder la capacidad del montacargas y el

estndar del palet.

4.4 El material se debe ubicar en sus respectivas ubicaciones de acuerdo a la lnea de producto y
grupo de artculos definido para cada material. dependiendo de si corresponde a Materia prima,
Semielaborados, Producto terminado y/o consumibles y elementos de administracin.

Existen materias primas que por su presentacin, composicin y manejo en el proceso deben ser
almacenadas en tanques para su utilizacin directa en la fabricacin de los productos
semielaborados o productos terminados.

4.5 Entradas de materias primas, consumibles y/o productos terminados

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PRODUCTO TERMINADO

Todos los productos ingresados a la compaa por compra local y/o importacin ingresan al status
de libre utilizacin salvo algunos productos que por su naturaleza deban ser inspeccionados por el
rea de Control de la Calidad y son liberados una vez se haya efectuados la revisin y validacin
con el certificado de calidad.

El ingreso de todos los productos al sistema de kardex deben realizarse una vez se validen las
cantidades y la conformidad del producto. Cada director de planta y el director del centro de
distribucin (CEDI) son los responsables de esta actividad. La transaccin que su utiliza es la TX
MIGO con el movimiento 101 y debe estar referenciada a la orden de compra y/o pedido.

Todas las materias primas, consumibles y/o productos terminados importados deben ser
identificadas en el momento de su recibo con etiquetas colocadas en las ubicaciones y/o sobre el
producto de tal forma que permitan su visualizacin rpida, clara y oportuna para su visualizacin,
conteo y/o consumo en el proceso productivo. Los requisitos que debe contener la identificacin
son:

Cdigo del producto

Descripcin del producto
Lote de identificacin
Cantidad paletizada
Cantidad por unidad de empaque y/o envase
Unidad de medida
Condiciones de almacenamiento y uso
Cdigo de barras cuando corresponda (Productos almacenados en el CEDI centro de distribucin).

Cuando el producto es declarado No conforme en el momento del recibo debe realizarse su

segregacin y/o devolucin inmediata.

Si el producto ya ha sido ingresado al sistema SAP debe realizarse un movimiento MIGO 122 de
devolucin por las cantidades devueltas.

Los ingresos de materias primas, consumibles y/o productos terminados a cada uno de los
almacenes corresponden a:

Entrada por compra local y/o importacin: debe existir en forma previa una orden de compra y/o
pedido liberada y autorizada. La mercanca debe ser inspeccionada por cada una de las plantas y/o
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el CEDI para producto terminado. El ingreso al sistema se realiza por un movimiento MIGO 101 al
almacn correspondiente por las cantidades conformes efectivamente recibidas referenciadas al
nmero de la orden de compra y/o pedido. En caso de existir diferencia se debe realizar el ajuste
correspondiente en el caso de las importaciones con la notificacin correspondiente a Logstica-
importaciones y/o la devolucin al proveedor nacional en el caso de las compras locales.
Ver instructivo de manejo de materia prima

Entrada por traslados entre plantas y entre plantas y el CEDI: Debe existir en forma previa un
pedido de traslado generado por la planta o almacn que despacha. El ingreso se realiza por un
movimiento MIGO-101 al almacn que recibe por las cantidades conformes con referencia al
pedido de traslado. En caso de existir diferencia se debe realizar el ajuste correspondiente e
informar a los responsables del almacn emisor.
Ver instructivo de traslados de mercanca

Entrada de productos provenientes de subcontratos y/o maquilas: Debe existir en forma previa
una solicitud escrita de planeacin para la fabricacin de un producto terminado y/o promocin.
Para la devolucin del producto entregado al maquilador se utiliza el movimiento MIGO 543 y
corresponde a las cantidades entregadas fsicamente por el subcontratista o maquilador del
producto encomendado en la fabricacin.

Ver instructivo de productos maquilados

Entrada de materias primas a proceso o semielaborados: Debe existir en forma previa una orden
de produccin de un semielaborado y/o un producto terminado asociado a una lista de materiales
(B.O.M.) que incluya las cantidades requeridas para su fabricacin. El ingreso se realiza al cdigo
del semielaborado y/o producto terminado utilizando la transaccin MIGO-101 y puede efectuarse
de acuerdo a las cantidades tericas de la lista de materiales (B.O.M.) si no hay una desviacin
representativa.

Ver instructivo de salida de materias primas a produccin

Entrada de almacn por sobrantes: estos sobrantes se pueden detectar en el momento del
consumo o por la realizacin de inventarios fsicos cclicos y/o anuales. Si es en el momento del
consumo se realiza por el movimiento MIGO 501 utilizando el formato CKF-010. Si es detectado
en un inventario cclico o anual por los movimiento MIGO 701 y/o 712 asociados directamente al
proceso.
Ver instructivo de inventarios fsicos
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4.6 Los retiros de materias primas, consumibles y/o productos terminados se presentan por:

Salida de almacn de materia prima a produccin: Debe existir una orden de produccin de la
fabricacin de un producto semielaborado y/o terminado el cual debe poseer una lista da
materiales (B.O.M) que incluya las cantidades requeridas para su fabricacin. El consumo o
descargue en el sistema se realiza mediante el movimiento MIGO 261 y puede efectuarse de
acuerdo a las cantidades tericas si no existe una desviacin en el consumo mayor y/o menor al
1.5% del total de la cantidad terica. En su defecto debe notificarse la cantidad real consumida.
Las materias primas y/o consumibles que no forman parte de la lista de materiales (B.O.M) deben
realizarse mediante requisicin y descargue a la orden de produccin. En su defecto deben formar
parte de la carga fabril y/o CIF.
Ver instructivo de manejo de materia prima

Salida de almacn de un producto semielaborado a Producto terminado: Debe realizarse en el

momento de confirmar la finalizacin de la orden de produccin y debe existir en forma previa
una orden de produccin de un producto terminado el cual debe poseer una lista de materiales
(B.O.M) que incluya las cantidades requeridas para su fabricacin. El consumo o descargue en el
sistema se realiza mediante el movimiento MIGO 261 y puede efectuarse de acuerdo a las
cantidades tericas si no existe una desviacin en el consumo mayor y/o menor al 1.5% del total
de la cantidad terica. En su defecto debe notificarse la cantidad real consumida.
Ver instructivo de salida de materia primas a produccin

Salida de almacn por faltantes: estos faltantes se pueden detectar en el momento del consumo
o por la realizacin de inventarios fsicos cclicos y/o anuales. Si es en el momento del consumo se
realiza por el movimiento MIGO 502 utilizando el formato CKF-010. Si es detectado en un
inventario cclico o anual por los movimiento MIGO 702 y/o 711 asociados directamente al
proceso.
Ver instructivo de inventario fsico
Traslados de productos terminados de las plantas al CEDI y viceversa: Debe existir en forma
previa un pedido de traslado a almacenes emitido por cada planta y autorizado por cada director.
En el deben ir contenidas en forma exacta las cantidades exactas contenidas en las etiquetas
correspondientes al contenido fsico enviado. La salida del sistema se realiza por un movimiento
MIGO 641 en dos pasos llamada traslado stock a trnsito.
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Ver instructivo de traslado de mercancas

Traslados de materias primas y/o productos terminados para subcontratacin o maquila: Debe
existir en forma previa una solicitud escrita de planeacin para la fabricacin de un producto
terminado y/o promocin. Para la entrega del producto al maquilador se utiliza el movimiento
MIGO 541 y corresponde a las cantidades entregadas fsicamente al subcontratista o maquilador.

Ver instructivo de productos maquilados

Salidas de materias primas para desguace y/o destruccin: Los materiales objeto de destruccin
y/o desguace son productos no conformes y/o descontinuados y/o inactivos que no tienen
rotacin y que pueden ser utilizados en otros procesos como materia prima; entregarse en
donacin y/o venta a valores de realizacin. Los materiales de este numeral deben ceirse a lo
estipulado en el procedimiento GAP-002 de destrucciones.

Ver GAP-002

4.7 El responsable de recibo de mercancas en el centro de distribucin (CEDI) debe diligenciar la

lista de chequeo de importaciones de PTCC (AVF-032).

4.8 Todos los productos en cualquier etapa del proceso ya sean materias primas, semielaborados
y productos terminados deben estar adecuadamente identificados especificando el cdigo del
material, la descripcin, el lote y la cantidad existente.

4.9 La ubicacin de las materia primas segn su naturaleza y/o grupo de artculos se debe hacer
segn lo indicado en el Anexo (Tabla de ubicacin y almacenamiento de Materias primas).

Ver Anexo. Tabla de ubicacin y Almacenamiento de Materia Primas

4.10 Se debe realizar una inspeccin visual durante los inventarios cclicos y/o anuales, a fin de
determinar las condiciones de almacenamiento y el eventual deterioro potencial o real de las
mercancas almacenadas. Esta inspeccin debe ser realizada por el jefe de Inventarios.

Cualquier deteccin realizada por cualquier otra persona de condiciones anmalas del material,
por fuera de la inspeccin debe ser informada al jefe de Inventarios a fin de tomar las acciones
pertinentes. Disear formato de inspeccin.

4.11 El (los) responsable (s) de recibir las compras nacionales o importadas (auxiliar
administrativo de cada planta y/o recibo de inventarios en el centro de distribucin CEDI) debe
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reportar el nmero de la orden de compra (PI), las cantidades, nmero de lote, fecha de
vencimiento. Al momento de descargue de la importacin se debe usar una copia de la lista de
empaque, factura y/o remisin y luego la informacin correspondiente se debe ingresar al
sistema utilizando la transaccin MIGO movimiento 101.

4.12 Cuando llegue un producto a Eterna que no corresponda a la identificacin tpica se debe
consultar al Jefe de Inventarios para establecer determinar su disposicin final.

4.13 En los casos donde la identificacin con sticker se dificulte para colocarlos en cada uno de los
materiales, stos deben ser zunchados y rotulados con un rtulo de amarre.

4.14 Se debe tener en cuenta que por operacin de produccin se pueden perder los stickers de
un material, sin embargo se garantiza que si el estante donde el material se encuentra sin su
respectivo sticker y sus dimensiones son iguales al que se ubica all mismo, ste ser de la misma
identificacin.

Layout de almacenes: Disear plano de ubicacin de almacenes

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
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Anexo #1 : LISTADO DE ALMACENES

0004 Devoluciones
0005 Insumos
0010 Exportaciones
0014 Repuestos
0020 Mercadeo
0021 Papelera
0071 Almacn General
0072 Satelite CEDI
0073 Av.68-Bancolombi
0077 Prologis
0078 Combos Montevide
0401 Detal 62

0101 MP Plsticos
0102 Mezclas Plstico
0103 Insumos y ST
0161 PT Plsticos

0201 MP Cauchos
0211 Dosificacin
0212 Dosific Plstico
0215 Matricera
0221 Master Negro
0222 Mez Negra Ace P1
0223 Mez Negra Ace P2
0224 Master Color
0225 Mezcla Color Ace

0231 ST Extru Plastic

0232 ST Extru Caucho
0241 PT Extru Plastic
0242 PT Moldeo
0243 PT Extru Caucho
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0501 MP Latex
0502 Mezclas Latex
0503 Semielaborados
0515 Moldes Latex
0545 PT Latex
0601 MP Lq. Genrico
0647 PT Genrico

0701 MPLquidos
0711 Tanque L1
0712 Tanque L2
0713 Tanque L3
0714 Tanque L4
0715 Tanque L5
0716 Tanque L6
0717 Tanque L7
0718 Tanque L8
0719 Tanque C3
0720 Tanque C4
0740 Cuarentena
0747 PT Lquidos

0801 MP Fibras
0803 ST Fibras
0848 PT Fibras
0881 Centro Dbn 2

0901 MP Infantil
0949 PT Infantil