rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
rea
Las contrataciones directas (ex contrataciones
exoneradas) en la nueva Ley de Contrataciones del
Estado N. 30225 y su proyecto de reglamento
Ficha Tcnica
Autor : Luis Eduardo Morante Guerrero*
Ttulo : Las contrataciones directas (ex contrataciones
exoneradas) en la nueva Ley de Contratacio-
nes del Estado N. 30225 y su proyecto de
reglamento - Parte final
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 84 - Octubre
2015
Sumario
4. Aprobacin de contrataciones directas
5. Aprobacin de exoneracin en va de
regularizacin
6. Procedimiento para las contrataciones
directas
3.5. Proveedor nico
Un aspecto relevante en la indagacin de
precios es verificar la existencia de plurali-
dad de marcas y/o de proveedores en capa-
cidad de participar en el procedimiento de
seleccin. Este aspecto es importante pues
permite determinar la existencia de provee-
dores y marcas, y, en consecuencia, la ne-
cesidad de convocar un procedimiento de
seleccin para individualizar al proveedor
con el cual la entidad celebrar el contrato,
en el marco de un procedimiento pblico,
transparente y competitivo que garantice
la seleccin de la propuesta ms idnea
para satisfacer la necesidad de la entidad.
En este contexto, en aplicacin de los
principios de concurrencia y competencia
la nueva ley seala que las caractersticas
tcnicas del bien, servicio u obra a ser
adquirido o contratado deben permitir la
concurrencia de pluralidad de proveedo-
res, evitando incluirse requisitos innece-
* Exasistente de Normatividad Ambiental del Organismo de
Evaluacin y Fiscalizacin Ambiental (OEFA). Miembro del rea
Legal de Instituto Pacfico. Especialista en derecho administrativo
y contrataciones del Estado. Egresado de la Facultad de Derecho
y Ciencia Poltica de la Universidad Nacional Mayor de San Mar-
cos. Miembro fundador del Taller de Investigacin de Derecho
Administrativo (TIDA).
Contrataciones del Estado,
Abastecimiento y Control
Patrimonial
sarios cuyo cumplimiento solo favorezca
a determinados postores.
De esta manera, el segundo prrafo del art-
culo 8 del proyecto de reglamento dispone
lo siguiente: En la definicin del requeri-
miento no se hace referencia a fabricacin o
procedencia, procedimiento de fabricacin,
marcas, patentes o tipos, origen o produccin
determinados, ni descripcin que oriente la
contratacin hacia ellos, salvo que la Entidad
haya implementado el correspondiente
proceso de estandarizacin debidamente
autorizado por su Titular, en cuyo caso de-
ben agregarse las palabras o equivalente a
continuacin de dicha referencia.
Como se aprecia, la normativa de contrata-
ciones del Estado prohbe hacer referencia
a marcas, nombres comerciales, patentes,
diseos o tipos particulares, fabricantes
determinados, ni ninguna mencin o des-
cripcin que oriente la adquisicin o con-
tratacin de marca, fabricante o un tipo de
producto en especfico, en la descripcin
de las especificaciones tcnicas o trminos
de referencia de los bienes o servicios ad-
quirir o contratar, respectivamente.
En este sentido, la descripcin de las
especificaciones tcnicas o trminos de
referencia de los bienes o servicios por
contratar debe ser realizada de forma
genrica, sin orientacin alguna a marca,
fabricante o proveedor determinado, etc.
As, podemos concluir que en la descrip-
cin de las caractersticas tcnicas debe
eliminarse todo direccionamiento, ello a
fin de fomentar la mayor concurrencia y
competencia en el proceso de seleccin a
convocarse.
Ahora bien, la prohibicin mencionada
en el citado artculo 8 del proyecto de
reglamento tiene una excepcin en la
normativa de contrataciones del Estado:
el proceso de estandarizacin.
La estandarizacin es el proceso de racio-
nalizacin que una entidad debe aplicar
Actualidad Gubernamental
VII
VII
Partel
Informes Especiales
fina
cuando le resulta inevitable contratar un
bien o servicio de una determinada marca
o tipo particular, dado que solo este bien o
servicio garantiza la funcionalidad, operati-
vidad o valor econmico del equipamiento
o infraestructura preexistente en la entidad.
En este sentido, los presupuestos que
deben verificarse para que proceda la
estandarizacin son los siguientes1:
- la entidad posee determinado equi-
pamiento o infraestructura, pudiendo
ser maquinarias, equipos, vehculos, u
otro tipo de bienes, as como ciertos
servicios especializados;
- los bienes o servicios que se requiere
contratar son accesorios o comple-
mentarios al equipamiento o infraes-
tructura preexistente; y,
- los bienes o servicios que se requiere
contratar son imprescriptibles para ga-
rantizar la funcionalidad, operatividad
o valor econmico del equipamiento
o infraestructura preexistente.
De verificarse estos presupuestos, el pro-
ceso de estandarizacin debe ser aproba-
do por el titular de la entidad, o por el
funcionario en quien se haya delegado
dicha funcin, sobre la base de un informe
tcnico de estandarizacin emitido por
el rea usuaria; esta aprobacin deber
efectuarse por escrito mediante resolu-
cin o documento que haga sus veces.
1 De no configurarse los presupuestos descritos, la entidad no
podra recurrir al proceso de estandarizacin: En consecuencia,
no procede realizar un proceso de estandarizacin, entre otros
supuestos, cuando: (i) no existe accesoriedad o complementa-
riedad entre el equipamiento o infraestructura preexistente y
los bienes o servicios a ser contratados; (ii) aun cuando exista
accesoriedad o complementariedad, esta no responsa a criterios
tcnicos y objetivos que la hagan imprescindible; (iii) cuando
se busque uniformizar el equipamiento o infraestructura por
razones estticas; (iv) cuando los bienes o servicios accesorios
o complementarios son considerados por la Entidad como
una mejora alternativa pro criterios subjetivos de valoracin.
Numeral 2 de las Disposiciones Especficas de la Directiva
N. 010-2009-OSCE/CD, referida a los Lineamientos para la
contratacin en la que se hace referencia a determinada marca
o tipo particular.
N 84 - Octubre 2015 VII 1
VII Informes Especiales
Aprobado el proceso de estandarizacin,
se puede requerir la contratacin de un
bien o servicio con marca determinada o
tipo particular.
Es importante precisar que el proceso de
estandarizacin permite requerir un bien
o servicio de marca o tipo especfico, pero
ello no supone, necesariamente, la exis-
tencia de proveedor nico en el mercado
nacional; es decir, el hecho de que una
entidad apruebe un proceso de estanda-
rizacin no enerva la posibilidad de que
en el mercado pueda existir ms de un
proveedor, con lo cual la entidad, en prin-
cipio, mantendra la obligacin de efectuar
un proceso de seleccin para determinar al
proveedor con el cual contratar.
Por otro lado, debe indicarse que dentro
del mbito de aplicacin de la normativa
de contrataciones del Estado se ha previsto
la posibilidad de que, en determinados
supuestos taxativamente establecidos, las
entidades puedan evitar llevar a cabo un
procedimiento de seleccin, para individua-
lizar al proveedor con el que contratarn los
bienes, servicios u obras necesarios para el
cumplimiento de sus funciones, contratn-
dolo directamente.
Dichos supuestos se encuentran estableci-
dos en el artculo 27 de la nueva ley y en
el numeral 5 del artculo 88 del proyecto
de reglamento, en el cual se seala que
constituye causal de contratacin directa
con un proveedor, la verificacin de que
los bienes y servicios solo pueden obtener-
se de un determinado proveedor y debe
realizarse en el mercado nacional.
En este punto, debe precisarse que las
exoneraciones constituyen supuestos
especiales en los que la normativa de
contraccin pblica permite que una en-
tidad lleve a cabo una contratacin directa
con el contratista que aquella determine,
sin que previamente haya realizado un
proceso de seleccin.
3.6. Servicios personalsimos
El artculo numeral 6 del artculo 88 del
proyecto de reglamento regula la contra-
tacin directa bajo la causal de servicios
personalsimos, la cual proceder solo
cuando exista la necesidad de proveerse
de servicios de carcter especializado
(profesional, artstico, cientfico o tecno-
lgico) con una persona natural o jurdica
notoriamente especializada, puesto que su
destreza, habilidad, experiencia particular
y/o conocimientos evidenciados, aprecia-
dos de manera objetiva por la entidad,
permiten sustentar de modo razonable e
indiscutible su adecuacin para satisfacer
la complejidad del objeto contractual y
haga inviable la comparacin con otros
potenciales proveedores.
En ese sentido, pueden contratarse servi-
cios especializados profesionales, artsti-
cos, cientficos o tecnolgicos brindados
por personas naturales, siempre que se
sustente objetivamente lo siguiente:
VII 2 Actualidad Gubernamental
a) Especialidad del proveedor, relaciona-
da con sus conocimientos profesiona-
les, artsticos, cientficos o tecnolgicos
que permitan sustentar de modo
razonable e indiscutible su adecuacin
para satisfacer la complejidad del
objeto contractual.
b) Experiencia reconocida en la presta-
cin objeto de la contratacin.
En ese sentido, resulta relevante, a efectos
de calificar determinado servicio como
personalsimo, observar, principalmente,
las cualidades especiales del prestador te-
niendo en cuenta que en dichos servicios
tambin denominados intuitu personae
se ha tenido en cuenta y como requisito
esencial del mismo, la persona del otro
contratante, debido a su calidad, profe-
sin, arte u oficio, o bien por su solvencia
o responsabilidad econmica[]2.
Bajo las consideraciones expuestas, para
establecer si determinado servicio es
personalsimo, debe tenerse en cuenta la
forma en que ser prestado, atendiendo
a las cualidades especiales del contratista
para hacerlo, independientemente de que
exista otro locador que pueda prestar en
esencia el mismo servicio; establecindo-
se, de esta manera, que la diferencia entre
ambos locadores es la forma de brindar el
servicio, ya que uno no puede prestarlo de
la misma manera que el otro y, en todo
caso, su prestacin no satisface el reque-
rimiento particular de la entidad, lo que
hace inviable su comparacin.
Cabe precisar que el hecho de que en el
mercado solo exista un locador que brinde
un servicio especfico no determina que
este sea personalsimo. En estos casos,
para la normativa sobre contrataciones del
Estado, nos encontraramos en una causal
de contratacin directa distinta, referida
al servicio que no admite sustitutos, co-
mentado lneas arriba.
Asimismo, el solo hecho de considerar que
determinado servicio es especializado3
no nos conduce a calificarlo como per-
sonalsimo, puesto que la calificacin de
personalsimo est en funcin a la forma
particular de prestacin del mismo que
puede exhibir una determinada persona
atendiendo a las cualidades especiales
que esta posee.
En el caso de la contratacin directa por
servicios personalsimos, el valor referencial
ser fijado sobre la base de lo que cotice el
proveedor cuyo servicio personalsimo se
requiere. De lo contrario, no podra darse
la contratacin. En ese sentido, no sera
lgico exigir otra fuente, porque basta con
la cotizacin del proveedor elegido para
determinar el valor referencial.
2 Enciclopdia Jurdica Omeba. Tomo IV. Buenos Aires: Editorial
Diskill, 1979. Pg. 530.
3 Si por especializado entendemos al servicio que requiere cierto
grado de pericia o aptitud para su desenvolvimiento. Dicho
adjetivo proviene del acto de especializar que, segn la Real
Academia de la Lengua Espaola, significa: Cultivar con espe-
cialidad una rama determinada de una ciencia o de un arte.
N 84 - Octubre 2015
Esta causal de contratacin directa se
configurar solo si:
a) Existe un requerimiento de un servicio
especializado
Actividad que por sus caractersticas
tcnicas requiere de una calidad
especial de proveedor para que sea
satisfecha. Asimismo, dicha prestacin
se diferencia de los servicios comunes
o recurrentes que requiere la entidad,
razn por cual su fin se encuentra
determinado a un objetivo particular.
b) Se acredita las siguientes caractersticas
del proveedor:
- Especialidad
La entidad debe poseer la informacin
relevante que sustente objetiva y razonable-
mente el conocimiento y especializacin del
proveedor, sea persona natural o jurdica,
en la materia u objeto de la prestacin
contratada directamente.
- Experiencia reconocida
La entidad debe contar con informacin que
demuestre la experiencia en el desarrollo por
parte del proveedor en la actividad calificada
como especializada.
- Comparacin favorable
Para acreditar este requisito la entidad debe
evaluar la forma en que el servicio ser pres-
tado, atendiendo a las cualidades especiales
del contratista para hacerlo, independiente-
mente de que exista otro locador que pueda
prestar en esencia el mismo servicio. De esta
manera se establecer que la diferencia entre
ambos locadores es la forma de brindar el
servicio, ya que uno no puede prestarlo de
la misma manera que el otro y, en todo caso,
su prestacin no satisface el requerimiento
particular de la entidad.
Por ltimo, es importante precisar que las
prestaciones que se deriven de los contra-
tos celebrados al amparo del numeral 5
del artculo comentado no son materia de
subcontratacin.
3.7. Servicios de publicidad para el
Estado
El Decreto Legislativo N. 1017 prev
que esta contratacin directa se realice a
travs de la exoneracin por proveedor
nico por servicios personalsimos, sin
embargo, la nueva ley especializa esta
causal como un motivo particular por el
cuales se puede contratar directamente.
A travs de esta causal, la nueva normativa
de contratacin pblica prev la contrata-
cin directa de los servicios de publicidad
que prestan al Estado los medios de
comunicacin televisiva, radial, escrita o
cualquier otro medio de comunicacin,
para difundir un contenido determinado
al pblico objetivo al que se quiere llegar.
En estos supuestos, la entidad puede con-
tratar tales servicios sin previa fundamen-
tacin de las caractersticas particulares del
servicio, tales como especialidad, experien-
cia, comparacin favorable, entre otros.
Sin perjuicio de ello, la entidad debe
de cumplir con las normas que sobre el
particular resulten aplicables.
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
3.8. Servicios de consultora distintos
a las consultoras de obra que son
continuacin y/o actualizacin de
un trabajo previo ejecutado
En este supuesto debe sustentarse que la
contratacin resulta necesaria a efectos de
mantener el enfoque tcnico de la consul-
tora original, y el monto de la contratacin
no debe exceder los mrgenes sealados
en el artculo 24 de la ley. Esta contratacin
se puede efectuar por nica vez.
3.9. Contratacin de bienes o servi-
cios con fines de investigacin,
experimentacin o desarrollo de
carcter cientfico o tecnolgico
Pueden contratarse directamente bienes o
servicios con fines de investigacin, experi-
mentacin o desarrollo de carcter cientfico
o tecnolgico vinculadas con las funciones u
objeto propios, que por ley le corresponde
a la entidad, siempre que los resultados
pertenezcan exclusivamente a esta.
3.10. Contrataciones derivadas de un
contrato resuelto o declarado
nulo cuya continuidad de ejecu-
cin resulta urgente
Este supuesto se aplica siempre que se haya
agotado lo dispuesto en el ltimo prrafo del
artculo 140. Sobre el particular, el artculo
antes citado del Proyecto de Reglamento
seala lo siguiente: Cuando se resuelva
el contrato y la Entidad tenga la necesidad
urgente de continuar con la ejecucin de las
prestaciones pendientes, sin perjuicio de que
dicha resolucin se encuentre sometida a los
medios de solucin de controversias que co-
rrespondan, esta puede invitar a los postores
que participaron en el procedimiento de
seleccin, a fin de suscribir contrato para la
ejecucin de dichas prestaciones, teniendo
en cuenta el orden de prelacin. Para estos
efectos, se debe determinar un nuevo valor
estimado o referencial, segn corresponda,
incorporndose todos los costos necesa-
rios para su terminacin, debidamente
sustentados, siempre que se cuente con la
disponibilidad presupuestal.
4. Aprobacin de contrataciones
directas
Es necesario resaltar que las contrataciones
directas no son supuestos de inaplicacin
de la normativa de contratacin pblica,
sino que constituyen nicamente eximen-
tes procedimiento de seleccin. Por ello,
los actos previos o preparatorios as como
los contratos, deben observar todos los
requisitos, condiciones y formalidades que
se habran efectuado y/o requerido de
haberse llevado a cabo un procedimiento
de seleccin.
Para esos casos, las contrataciones direc-
tas se aprueban mediante resolucin del
titular de la entidad, acuerdo del direc-
torio, del consejo regional o del concejo
municipal, segn corresponda. Esta dis-
posicin no alcanza a aquellos supuestos
de contratacin directa que el reglamento
califica como delegable. Sobre el particu-
lar, podemos sealar que la potestad de
aprobar contrataciones es indelegable,
salvo en los supuestos indicados en los
numerales e, g, j, k, l y m del artculo 27
de la Ley N. 30225, en funcin de ello
podemos graficar el siguiente cuadro:
Delega- Indele-
N. Causal de contratacin
1 Contratacin entre entidades
2 Situacin de emergencia
Situacin de desabasteci-
3
miento
Contratacin con carcter
4 secreto, secreto militar o por
razones de orden interno
5 Proveedor nico
6 Servicios personalsimos
Servicios de publicidad para
7 X
el Estado
Servicios de consultora dis-
tintos a las consultoras de
8 obras que son continuacin
y/o actualizacin de un tra-
bajo previo ejecutado
Contratacin de bienes o
servicios con fines de inves-
9 tigacin, experimentacin o
desarrollo de carcter cient-
fico o tecnolgico
Para los servicios de consulto-
ra, distintos a las consultoras
de obra, que son la conti-
nuacin y/o actualizacin de
un trabajo previo ejecutado
10 por un consultor individual a
conformidad de la entidad,
siempre que este haya sido
seleccionado conforme al
procedimiento de seleccin
individual de consultores.
Para el arrendamiento de
bienes inmuebles y la adqui-
11
sicin de bienes inmuebles
existentes.
Para los servicios especiali-
zados de asesora legal para
la defensa de funcionarios,
servidores o miembros de las
fuerzas armadas y policiales,
12 a los que se refieren el Decre-
to Supremo N.os 018-2002-
PCM y 022-2008-DE-SG y
otras normas sobre defensa
de funcionarios, o normas
que los sustituyan.
Cuando exista la necesidad
urgente de la entidad de
continuar con la ejecucin
de las prestaciones no eje-
cutadas derivadas de un
contrato resuelto o de un
contrato declarado nulo por
13 las causales previstas en los
literales a y b del artculo 44,
siempre que se haya invitado
a los dems postores que par-
ticiparon en el procedimiento
de seleccin y no se hubiese
obtenido aceptacin a dicha
invitacin.
Para contratar servicios edu-
cativos de capacitacin que
cuenten con un procedimien-
to de admisin o seleccin
14 para determinar el ingreso
o aceptacin de las personas
interesadas, por parte de las
entidades educativas que los
brindan.
4.1. Informes tcnico y legal
La resolucin o acuerdo que apruebe la
contratacin directa requiere obligatoria-
mente del respectivo sustento tcnico y
Actualidad Gubernamental
VII
legal, en el informe o informes previos,
que contengan la justificacin de la ne-
cesidad y procedencia de la contratacin
directa. Estos documentos deben contener
los aspectos que han sido evaluados y que
resultaran suficientes a fin de omitir el
proceso de seleccin que correspondera
llevarse a cabo.
Dichos informes deben contener un
ble gable examen de los hechos que justificaran
X la decisin de contratar directamente,
X con explicaciones detalladas que certi-
fiquen las circunstancias alegadas como
X
fundamento de la contratacin. En
X otras palabras, es un texto expositivo
y argumentativo por medio del cual se
X describen y se analizan los hechos, a fin
X de evidenciar que ellos constituyen alguno
de los supuestos descritos en la normativa
de contratacin pblica como una causal
de contratacin directa.
X
Por lo expuesto, no es suficiente para
justificar una contratacin directa hacer
una descripcin o relato de los hechos, ni
X transcribir las disposiciones previstas en la
ley y el reglamento, ni nicamente sealar
a manera de conclusin que la opinin de
la entidad es positiva respecto de la auto-
rizacin de una contratacin directa, sino
que dicha conclusin debe desprenderse
X del anlisis realizado sobre el particular.
4.2. Instrumento de aprobacin
Las resoluciones o acuerdos que aprueben
las contrataciones directas y los informes
que los sustentan contienen la autori-
X
zacin del funcionario competente de
no realizar el procedimiento de selec-
cin. Debe recoger lo expuesto en los
informes tcnico y legal, de manera que
explicite la relacin entre lo expuesto
en dichos documentos y la decisin a
X
contratar directamente. Salvo la causal
prevista en el inciso d del artculo 27
de la ley, se publican a travs del Seace
dentro de los diez (10) das hbiles si-
guientes a su emisin o adopcin, segn
corresponda.
Considerando la naturaleza del instrumen-
to que autoriza una contratacin directa,
X
este debe contener la informacin que
delimite el actuar de la entidad a lo es-
trictamente autorizado. Por ello, la parte
resolutiva, o la que haga de sus veces,
debe contemplar aspectos como:
- Causal de contratacin directa invoca-
da.
- Descripcin y cantidad de los bienes,
servicios u obras contratados directa-
X
mente.
- Plazo de ejecucin de las prestaciones
contratadas directamente.
- Monto o montos autorizados para
la contratacin de la prestacin o de
cada una de las prestaciones contra-
tadas directamente.
N 84 - Octubre 2015 VII 3
VII Informes Especiales
- Fuente de financiamiento
- rgano encargado de verificar que la
propuesta presentada cumpla con las
condiciones y caractersticas requeri-
das en las bases administrativas del
procedimiento de contratacin directa
- El nombre, denominacin o razn
social del proveedor con el cual se va
a contratar en el caso de las causales
de proveedor nico, servicios
personalsimos y contratacin entre
entidades.
5. Aprobacin de exoneracin en
va de regularizacin
EL artculo 88 del proyecto de reglamento
establece que se encuentra prohibida
la aprobacin de contrataciones directas
en va de regularizacin, a excepcin de
la causal de situacin de emergencia.
Dicha regularizacin comprende la inclu-
sin de la contratacin en el plan anual
de contrataciones (PAC) de la entidad;
la expedicin y publicacin en el Seace
de la resolucin o acuerdo, segn co-
rresponda, que aprueba la contratacin
directa, as como de los informes tcnico
y legal sustentatorios; y, adicionalmente,
las actuaciones de la fase de actos pre-
paratorios y del perfeccionamiento del
contrato que resulten aplicables, segn el
estado de ejecucin de las prestaciones y
la situacin o acontecimiento que motiv
la configuracin de la causal.
En virtud de lo expuesto, la normativa
de contrataciones del Estado establece
que, cuando se configura la causal de
contratacin directa por situacin de
emergencia, las entidades pueden con-
tratar directamente los bienes, servicios
u obras necesarios para atender tal situa-
cin, estableciendo la obligacin de que
la entidad regularice las formalidades
propias de la aprobacin de la contrata-
cin directa, la expedicin y publicacin
en el Seace del acuerdo o resolucin,
as como de los informes tcnico y legal
sustentatorios.
Por ltimo, es preciso sealar que en las
contrataciones directas no se aplican las
contrataciones complementarias. En las
contrataciones directas por desabasteci-
miento y emergencia, de ser necesario
prestaciones adicionales, se requiere pre-
viamente la emisin de un nuevo acuerdo
o resolucin que las apruebe.
6. Procedimiento para las contra-
taciones directas
6.1. Formalidades de las contratacio-
nes directas
6.1.1. Actos preparatorios en las con-
trataciones directas
Las contrataciones directas solo eximen
del proceso de seleccin, mas no de
VII 4 Actualidad Gubernamental
la fase contractual y sus subsiguientes,
razn por la cual deber contarse con la
siguiente informacin de manera previa
a su autorizacin:
- Plan anual de contrataciones (PAC)
Todas las contrataciones que realizar una
entidad en un ejercicio presupuestal deben
encontrarse previstas en el PAC. En un su-
puesto ideal, una vez aprobado el PAC, la
entidad debe encargarse de su ejecucin con
las respectivas convocatorias de procesos de
6.1.3. Procedimiento para llevar acabo
seleccin, o a travs de la autorizacin de
exoneraciones. En ese sentido, las contra-
taciones directas tambin deben responder
a contrataciones programadas en el PAC.
La atencin de las necesidades de las entida-
des pblicas no son estticas sino ms bien
dinmicas. Por tal motivo, este PAC pueda
ser modificado, a travs de inclusiones o
exclusiones, a lo largo del ejercicio presu-
puestal. En el supuesto de que una contra-
tacin que ser contratada directamente no
se encuentre programada, deber incluirse
en el PAC; pues este instrumento de gestin
tiene entre otras finalidades, la de difundir
y evaluar la ejecucin presupuestal de la
entidad.
- Expediente de contratacin
La entidad llevar un expediente de con-
tratacin que contendr las actuaciones del
proceso de contratacin, desde el requeri-
miento del rea usuaria hasta la culminacin
del contrato.
- Informes tcnico y legal
Para la aprobacin de contrataciones direc-
tas se requiere emitir un informe(es) que
contenga(n) el sustento tcnico y legal que
justifiquen la decisin de contratar. Estos
documentos deben contener los aspectos
que han sido evaluados y que resultaran
suficientes a fin de omitir el proceso de
seleccin que correspondera llevarse a cabo.
- Instrumento de aprobacin
El instrumento de exoneracin contiene la
autorizacin del funcionario competente de
no realizar el proceso de seleccin. Debe
recoger lo expuesto en los informes tcnico
y legal, de manera que explicite la relacin
entre lo expuesto en dichos documentos y
la decisin de contratar directamente.
6.1.2. Procedimiento de individualiza-
cin del proveedor
- Documentos del procedimiento de
seleccin
Las bases en un procedimiento de contrata-
cin directa tienen como finalidad establecer
las condiciones de la contratacin En ese
sentido, el artculo 88 del proyecto de regla-
mento ha dispuesto su contenido mnimo,
remitindose a lo indicado en los literales a,
b, e, f, h e i del numeral 1 del artculo 27,
los cuales nos indican que los documentos
del procedimiento de seleccin deben estar
constituidos como mnimo por:
a) La denominacin del objeto de la con-
tratacin
b) Las especificaciones tcnicas, los trmi-
nos de referencia o el expediente tcnico
de obra, segn corresponda
e) La modalidad de ejecucin de llave en
mano, cuando corresponda
f) El sistema de contratacin
h) El costo de reproduccin
i) Los criterios de calificacin
N 84 - Octubre 2015
Como se aprecia, el contenido de los do-
cumentos de un procedimiento de contra-
tacin directa no contempla la posibilidad
de establecer mecanismos que fomenten la
mayor concurrencia y participacin de pos-
tores, o mtodos de evaluacin y calificacin
de propuestas, entre otros aspectos. Ello se
debe a que la contratacin directa supone
la omisin de seleccin de una pluralidad de
potenciales proveedores.
contrataciones exoneradas
Una vez aprobadas las bases, corresponde
a la entidad seguir con lo siguiente:
- Invitacin
La invitacin es el acto por el cual se alcanza
al proveedor los requerimientos de la enti-
dad a fin de que este atienda la contratacin
directa y manifieste su propuesta.
- Presentacin de propuesta
El proveedor que recibe la invitacin puede
presentar su propuesta. Para ello, debe
cumplir con presentar los documentos re-
queridos en las bases en el plazo otorgado
para tales efectos. Cabe destacar que esta
propuesta puede ser obtenida por cualquier
medio de comunicacin, incluyendo facsmil
y correo electrnico.
La entidad debe considerar que ante la
ausencia de presentacin de la propuesta no
es posible declarar desierto el procedimiento
de contratacin directa. Dicha figura jurdica
se encuentra prevista en el marco de una
seleccin de proveedores, situacin que no
se da en el caso de un procedimiento de
contratacin directa.
Si el proveedor invitado no se presenta en
los supuestos de contratacin directa bajo la
causal de situacin de desabastecimiento
y situacin de emergencia, lo ptimo
es postergar la fecha de presentacin de
propuestas a fin de que se invite a otro
proveedor.
En el caso de las causales entre entidades,
proveedor nico y servicios personalsi-
mos, no ser posible invitar a otro provee-
dor; pues son justamente sus caractersticas
las que fundamentan la procedencia de
la causal. En estos supuestos, la entidad
podr postergar la fecha de presentacin
de propuestas o podr dejar sin efecto la
autorizacin de contratar directamente si,
de la evaluacin respectiva, concluye que
la contratacin no puede concretarse.
- Verificacin del cumplimiento de las
condiciones de las bases
En esta parte del procedimiento, el rgano
designado en el instrumento de contratacin
directa, debe corroborar que la propuesta
presentada cumpla con las condiciones de
las bases, a fin de adjudicar las prestaciones.
En el supuesto de que el proveedor invitado
no cumpla con las condiciones establecidas
en las bases, debera procederse al igual que
lo sealado en los prrafos anteriores para
los supuestos en que el proveedor invitado
no presente su propuesta.
- Suscripcin del contrato
Para la suscripcin del contrato derivado de
una contratacin directa, la entidad deber
exigir los requisitos previstos en la ley y el
reglamento vigente; as como los documen-
tos que de acuerdo con la naturaleza de la
prestacin sean requeridos, que deben estar
previstos en las bases.
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
Principios, procedimientos y normas del sistema
nacional de abastecimiento
Ficha Tcnica LOPE), define que los sistemas son los
conjuntos de principios, normas, procedi-
Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca* mientos, tcnicas e instrumentos mediante
Ttulo : Principios, procedimientos y normas del
los cuales se organizan las actividades de
sistema nacional de abastecimiento la administracin pblica que requieren
ser realizadas por todas o varias entidades
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 84 - Octubre de los poderes del Estado, los organismos
2015 constitucionales y los niveles de gobierno.
Son de dos tipos:
Sumario 1. Sistemas funcionales
2. Sistemas administrativos
1. Introduccin
2. Los sistemas funcionales y los sistemas Tipo de
Concepto
administrativos sistemas
3. Sistema nacional de abastecimiento 1. Sistemas Los sistemas funcionales tienen
4. mbito de aplicacin funcionales por finalidad asegurar el cum-
5. Marco normativo del sistema de abasteci- plimiento de polticas pblicas
miento que requieren la participacin
de todas o varias entidades del
6. Antecedentes
Estado. El Poder Ejecutivo es
7. Anlisis de las normas generales vigentes responsable de reglamentar y
del Sistema de abastecimiento operar los sistemas funcionales.
8. El Organismo Supervisor de las Contrata- Las normas del sistema establecen
ciones del Estado (OSCE) las atribuciones del Ente rector
9. Procesos tcnicos del sistema.
10. Funcionamiento del sistema de abasteci- 2. Sistemas Los sistemas administrativos
miento administra- tienen por finalidad regular la
tivos utilizacin de los recursos en las
entidades de la administracin
pblica, promoviendo la eficacia
1. Introduccin y eficiencia en su uso.
El sistema nacional de abastecimiento es Los sistemas administrativos de
creado mediante Decreto Ley N. 22056, aplicacin nacional estn referi-
dos a las siguientes materias:
publicado el 30-12-77, siendo su obje- 1. Gestin de recursos humanos
tivo, asegurar la unidad, racionalidad,
2. Abastecimiento
eficiencia y eficacia de los procesos de 3. Presupuesto pblico
abastecimiento de bienes y servicios no 4. Tesorera
5. Endeudamiento pblico
personales en la administracin pblica, 6. Contabilidad
a travs de procesos tcnicos de cataloga- 7. Inversin pblica
cin, registro de proveedores, programa- 8. Planeamiento estratgico
cin, adquisiciones, almacenamiento y 9. Defensa judicial del Estado
seguridad, distribucin, registro y control, 10. Control
11. Modernizacin de la gestin
mantenimiento, recuperacin de bienes y pblica
disposicin final. El Poder Ejecutivo tiene la rectora
Es as que mediante Resolucin Jefatural de los sistemas administrativos,
con excepcin del sistema nacio-
N.118-80-INAP/DNA se aprueban las nal de control.
Normas Generales del Sistema de Abas- El sistema nacional de planea-
tecimiento, que son las que rigen, a partir miento estratgico se rige por la
de dicha norma, los procedimientos que ley de la materia.
deberan seguirse en la gestin pblica
referente a abastecimiento. 3. Sistema nacional de abasteci-
miento
2. Los sistemas funcionales y los As, podemos sealar que el Sistema de
sistemas administrativos abastecimiento es el conjunto interrela-
La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley cionado de polticas, objetivos, normas,
N. 29158, publicada el 28-12-07 (ley atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, con la intencin de lograr la
gestin eficiente y eficaz de los procesos
* Egresado de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Univer-
sidad San Martn de Porres. Funcionario pblico de carrera con de abastecimientos que requieren las
38 aos de servicios, Especialista en gestin y administracin entidades del Estado, buscando orientar
local y regional y tributacin municipal, articulista del staff de
el racional flujo, de distribucin o su-
Profesionales de la revista Actualidad Gubernamental desde su
fundacin. Autor de la agenda Diario Gubernamental de gran ministro, empleo y conservacin de los
aceptacin en la administracin pblica.
recursos materiales; as como acciones
Actualidad Gubernamental
VII
especializadas para atender las necesi-
dades y requerimiento de las entidades
para el normal desenvolvimiento de sus
actividades, y asegurar la continuidad de
los procesos productivos que desarrollan
las entidades integrantes de la adminis-
tracin pblica.
4. mbito de aplicacin
El sistema de abastecimiento en la admi-
nistracin pblica es de aplicacin tanto
a los bienes materiales, constituidos por
elementos materiales individualizables
mesurables, intercambiables y tiles o
necesarios para el desarrollo de procesos
productivos, como a los servicios en
general, excepto los personales que son
competencia del sistema de personal,
que para el efecto, cuenta con sus propias
normas.
5. Marco normativo del sistema
de abastecimiento
Las normas que rigen el sistema de abas-
tecimiento en la administracin pblica
peruana son las siguientes:
- Constitucin Poltica de 1993: arts. 58
y 76
- Decreto Ley N. 22056, Ley del Siste-
ma Administrativo de Abastecimiento,
publicado el 30-12-77.
- Decreto Ley N. 22867, Ley de des-
concentracin de atribuciones de los
sistemas de personal, abastecimiento
y racionalizacin, publicado el 23-01-
80.
- Resolucin Jefatural N.118-80-INAP/
DNA: Se aprueban las Normas Gene-
rales del Sistema de Abastecimiento,
publicada el 25-07-80.
- Resolucin Jefatural N. 335-90-
INAP/DNA: aprob el Manual de
Administracin de Almacenes para el
Sector Pblico Nacional
- Ley N. 27783, Ley de Bases de la
Descentralizacin, numeral 10.3 del
artculo 10, publicado el 20-07-02
- Texto nico Ordenado de la Ley
N. 28411, Ley General del Sistema
Nacional del Presupuesto, aprobado
por Decreto Supremo N. 304-2012-
EF, publicado el 30-12-12.
- Decreto Legislativo N.1017 que
aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado, publicado el 04-06-08.
- Decreto Supremo N.184-2008-EF de
fecha 01-01-09, Reglamento del Dec.
Leg. N. 1017.
N 84 - Octubre 2015 VII 5
VII Informes Especiales
- Ley N. 30225 nueva Ley de Con-
trataciones del Estado publicada el
11-07-14 (a la fecha an no vigente).
- Ley N. 30281, Ley de Presupuesto
del Sector Pblico Ao Fiscal 2015,
artculo 13 y segunda disposicin
complementaria transitoria, publicada
el 04-12-14.
6. Antecedentes
El sistema nacional de abastecimiento fue
creado mediante Decreto Ley N. 22056
con fecha 29 de diciembre de 1977 en-
trando en vigencia a partir de 1978. Sea-
lando que sera conformado por la ()
la Direccin Nacional de Abastecimiento
del Instituto Nacional de Administracin
Pblica actuando como Oficina Central
Tcnico Normativa y como rganos de
ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento
de los Ministerios, Organismos Pblicos
Descentralizados y Concejos Municipales.
Mediante Decreto Ley N. 22867, Ley de
Desconcentracin de Atribuciones de los
Sistemas de Personal, Abastecimiento y
Racionalizacin, publicado el 23 de enero
del 1980, se busc impulsar el proceso
de desconcentracin administrativa, es-
tableciendo las decisiones relativas a los
procesos tcnicos del abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la
administracin pblica.
El INAP, en su oportunidad, emiti las de-
nominadas normas generales del sistema
de abastecimiento aprobadas mediante
Resolucin Jefatural N.118-80-INAP/
DNA, siendo las siguientes:
- SA.01 Aplicacin de criterios de efi-
ciencia y eficacia
- SA.02 Integridad de administracin
del abastecimiento
- SA.03 Actualizacin y utilizacin dein-
formacinpara el abastecimiento
- SA.04 Unidad de adquisiciones de
bienes y servicios
- SA.05 Unidad de ingreso fsico y cus-
todia temporal de bienes
- SA.06 Austeridad del abastecimiento
- SA.07 Verificacin del estado y utili-
zacin de bienes y servicios
Este organismo mediante Resolucin
Jefatural N. 335-90-INAP/DNA, aprob
el Manual de Administracin de Alma-
cenes para el sector pblico nacional y
determin que corresponda al rgano
de abastecimiento precisar, instrucciones,
plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades a efectos de realizar la
verificacin de bienes de almacn.
Las cuatro primeras normas generales
del sistema de abastecimiento fueron
derogadas mediante el Decreto Supremo
N. 039-98-PCM de fecha 28-09-98
que reglamentaba la Ley N. 26850, Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, del 03-08-97. Posteriormente,
VII 6 Actualidad Gubernamental
las contrataciones se rigen por el Decreto
Legislativo N.1017 que aprueba la Ley
de Contrataciones del Estado publicado el
4 de junio de 2008 y que entr en vigen-
cia el 1 de febrero de 2009 a partir de la
aprobacin del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado aprobado me-
diante Decreto Supremo N.184-2008-EF
de fecha 01-01-09.
Actualmente se ha publicado la Ley
N. 30225, nueva Ley de Contrataciones
del Estado publicada el 11-07-14, la cual
seala en su octava disposicin Comple-
mentaria final, que dicha norma entrar
en vigencia a los treinta (30) das calen-
dario contados a partir de la publicacin
de su reglamento, excepto la segunda y
tercera disposiciones complementarias
finales, que entran en vigencia a partir
del da siguiente de la publicacin de la
Ley N. 30225.
Al respecto debemos indicar que el Minis-
terio de Economa y Finanzas dispuso la
publicacin del proyecto del Reglamento
Norma
SA.05
Unidad de ingreso fsico
general abas-
y custodia temporal de
tecimiento
bienes
Detalle Todos los bienes adquiridos
ingresarn fsicamente a la
entidad por el almacn del
rgano de abastecimiento;
y para su custodia temporal,
esa u otras dependencias
aplicarn principios y proce-
dimientos similares.
Objetivos i) Establecer un solo tipo de
va o canal para el ingreso
fsico de bienes adquiridos a
la entidad.
ii) Extender los principios ge-
nerales de almacenamiento
a todas las reas que realizan
custodia temporal de bienes.
iii) Realizar mejor control de
los bienes durante sus perio-
dos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de
utilizacin directa.
Alcance Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector
pblico
Disposiciones Seala acciones a desarrollar
respecto a los bienes que
ingresan a la entidad. Seala
que el lugar de custodia
de estos, se denominar
almacn.
Control Dicta cuatro disposiciones
de control, todas referentes
a almacn y la supervisin
requerida.
Normas i) Resolucin Jefatural N.335-
relacionadas 90-INAP/DNA, Manual de
Administracin de Almacenes
para el Sector Pblico
ii) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, aprueba Nor-
mas de Control Interno
N 84 - Octubre 2015
de la Ley N. 30225, nueva Ley de Contra-
taciones del Estado, publicado en el portal
institucional del Ministerio de Economa
y Finanzas por mandato de la Resolucin
Ministerial N. 216-2015-EF/15 del 4 de
julio de 2015, a fin de recibir opiniones,
comentarios y observaciones del pblico.
(el decreto supremo que apruebe dicho
reglamento an no se ha publicado).
En cuanto a las ltimas tres Normas Ge-
nerales del Sistema de Abastecimiento
aprobado mediante Resolucin Jefatural
N.118-80-INAP/DNA, estas siguen an
vigentes.
7. Anlisis de las normas gene-
rales vigentes del sistema de
abastecimiento
Resulta necesario revisar si estas normas
an tienen vigencia, o si se han promulga-
do normatividad que, sin proponrselos,
estn reemplazando a lo dispuesto por
estas:
SA.06
SA.07
Verificacin del estado
Austeridad del
y utilizacin de bienes y
Abastecimiento
servicios
En toda previsin, solicitud, Las entidades pblicas for-
obtencin, suministro, utili- mularn y aplicarn normas
zacin y/o administracin de para verificar la existencia
bienes y servicios, se aplica- del estado y condiciones de
rn los criterios e instrumen- utilizacin de los bienes y/o
tos pertinentes de austeridad servicios de que dispone la
que establezca la entidad a entidad.
propuestas del rgano de
abastecimiento.
i) Fijar criterios para hacer i) Realizar seguimiento a los
ms racional el empleo de bienes y servicios con que
los medios materiales que cuenta la entidad.
disponen las entidades. ii) Recabar informacin de
ii) Propiciar el empleo de las existencias, en bienes y
criterios tcnicamente ela- servicios para realizar un
borados. abastecimiento ms eficaz.
iii) Evitar la acumulacin
improductiva de bienes o
servicios innecesarios para
la entidad.
pblico pblico
Plantea acciones a desarrollar Indica las acciones adminis-
por parte de abastecimiento, trativas por adoptar referen-
y de la Oficina General de tes a la toma de inventario
Administracin y de la Oficina fsico de los bienes de la
de Planificacin. Todas refe- institucin.
rentes a cubrir la austeridad
de los procedimientos.
Indica que la Oficina General Seala acciones para el con-
de Administracin deber su- trol de los bienes de la ins-
pervisar las acciones, sealan- titucin.
do comunicacin frecuente
entre estas dos oficinas.
i) Ley de Contrataciones del i) Ley N. 29151, Ley del
Estado D. L. N. 1017. Refe- Sistema Nacional de Bienes
rente a principios que rigen Estatales
las contrataciones. ii) D. S. N. 007-2008-Vi-
ii) Ley N. 30281, Ley de vienda Reglamento de la ley
Presupuesto del Sector P- General del Sistema Nacional
blico para el Ao Fiscal 2015, de Bienes Estatales
en lo referente a Medidas iii) Directivas de la Super-
de Austeridad, Disciplina y intendencia de Bienes Na-
Calidad en el Gasto Pblico. cionales
iii) Resolucin de Contralora iv) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, aprueba Nor- N. 320-2006, publicada el
mas de Control Interno 03-11-06, Aprueba Normas
de Control Interno
 rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial
8. El Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado
(OSCE)
Es el organismo tcnico especializado en-
cargado de promover el cumplimiento de
la normativa de contrataciones del Estado
peruano. Ejerce competencia en el mbito
nacional y promueve las mejores prcticas
en los procesos de contratacin de bienes,
servicios y obras.
El OSCE es un organismo pblico adscrito
al Ministerio de Economa y Finanzas, con
personera jurdica de derecho pblico,
goza de autonoma tcnica, funcional,
administrativa, econmica y financiera,
constituyendo pliego presupuestal.
9. Procesos tcnicos
Los procesos tcnicos son los instrumentos
de gestin o herramientas del sistema de
abastecimiento en s, establecidos con la fi-
nalidad de hacer ms dinmicos funcional
y operativo, mediante los cuales se capta,
procesa, clasifica, actualiza, proporciona
y conserva la informacin sobre los bie-
nes servicios en general y ejecucin de
obras, proveedores que lo suministran,
precio de mercado y condiciones de venta
ofrecidas por estos, seguridad, garanta
que ofrecen, acciones de seguimiento y
control a realizar, opciones y condiciones
para negociar bienes y/o servicios o, para
rescatar derechos en caso de haberlos
perdido, por causas imprevistas o hechos
fortuitos comprobados, porque orienta y
coordina la movilizacin, el uso, conser-
vacin y custodia de los bienes, servicios
y obras ejecutadas para una adecuada
utilizacin y preservacin etc.; necesarios
por las entidades pblicas para tomar la
decisin ms conveniente en condiciones
ptimas para el Estado.
Los procesos tcnicos son 11, y estn
constituidos por los siguientes:
9.1. Catalogacin
Proceso que permite la depuracin, orde-
namiento, estandarizacin, codificacin,
obtencin, actualizacin y proporciona la
informacin referida a los bienes, servicios,
obras y/o consultora requeridos por las en-
tidades pblicas, con el fin de incluirlos en
el catlogo institucional, el cual constituye
un documento de valiosa informacin.
9.2. Registro de proveedores
Proceso a travs del cual se obtiene, pro-
cesa, utiliza y se evala la informacin
comercial relacionada con los proveedores
(contratista y consultores) de la entidad,
y tambin los bienes, servicios, obras y
consultora que estos suministran, prestan,
ejecutan, etc.
9.3. Registro y control
Es un proceso referido a las acciones de
control previo, verificacin y conformi-
dad, a cada una de las fases de cada uno
de los procesos tcnicos, a fin de detectar
oportunamente desviaciones y adoptar las
medidas necesarias.
As como tambin referido al seguimiento
de los documentos administrativos gene-
rados en los diversos niveles de la entidad,
para evitar demoras o establecimiento
en el trmite de los mismos, hecho que
perjudicara a la oficina de abastecimiento
y a la institucin.
9.4. Programacin
Proceso mediante el cual se prev en forma
racional y sistemtica, la satisfaccin conve-
niente y oportuna de los bienes y servicios,
obras, consultora, etc. que son requeridas
por las dependencias de las entidades p-
blicas, previa determinacin sobre la base
de las respectivas metas institucionales, a
la disponibilidad presupuestaria, aplicando
criterios de austeridad y prioridad.
9.5. Adquisicin
Proceso tcnico a travs del cual se for-
maliza de la manera ms conveniente,
adecuada y oportuna para el Estado, la
adquisicin, obtencin, contratacin de
bienes, servicios, obras, consultora, si-
guiendo un conjunto de acciones tcnicas
administrativas y jurdicas, requeridas por
las dependencias integrantes, para el logro
de sus objetivos y alcance de sus metas, por
medio de la oficina de abastecimiento, te-
niendo en cuenta el presupuesto asignado.
9.6. Recuperacin de bienes
Es un proceso que comprende actividades
orientadas para volver a tener dominio o
disposicin de bienes (para uso, consumo)
o de servicios que anteriormente se tena
derecho sobre su propiedad o uso, luego de
haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los traba-
jadores usuarios
- Abandono irresponsable de bienes en
lugares ajenos a la propia entidad
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes
haber sido utilizados, es decir que per-
manecieron en stock o sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin programacin
en exceso o en forma indiscriminada.
9.7. Almacenamiento
Actividad tcnica, administrativa y jurdica
relacionada con la ubicacin fsica tem-
poral de los bienes materiales adquiridos
por las entidades pblicas a travs de las
modalidades de adquisicin establecidas,
en un espacio fsico apropiado denomina-
do almacn, con fines de custodia, antes
de entregarlos, previa firma de la Pecosa
o PIA, a las dependencias solicitantes,
con destino a los usuarios de los mismos.
9.8. Mantenimiento
Es una etapa del sistema de abastecimiento,
donde la oficina de abastecimiento por me-
dio de la unidad de servicios o de terceras
Actualidad Gubernamental
VII
personas idneas, proporciona adecuada
y oportunamente el servicio de manteni-
miento, que puede ser de tipo predictivo,
preventivo, correctivo de la maquinaria,
equipos, enseres, edificaciones, etc. con
el propsito de estar en ptimo estado de
conservacin y de operacin de los mismos.
9.9. Seguridad
Es una etapa del sistema, donde la oficina
de abastecimiento, por medio de la uni-
dad de seguridad, utilizando su propio
personal o de registros, brinda un eficiente
servicio de seguridad integral.
9.10. Distribucin
Es un proceso que, a travs del almacn
institucional, proporciona adecuada y
oportunamente los bienes requeridos
para las dependencias solicitantes, para el
logro de sus objetivos y alcance de metas
institucionales.
9.11. Disposicin final
Es una etapa del sistema de abastecimiento
relacionada con la situacin tcnica, admi-
nistrativa y jurdica de los bienes asignados
en uso, la cual tiene como finalidad evitar
la acumulacin improductiva de bienes y/o
servicios innecesarios para la entidad, por
lo que ser pertinente tramitar su baja y
posterior venta, incineracin o destruc-
cin, segn su estado.
10. Funcionamiento del sistema
de abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con
los siguientes procesos o pasos.
10.1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de estas en funcin
de los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se
utilizar el cuadro de necesidades.
10.2. Elaboracin del presupuesto
valorado
Esta fase consiste en la consolidacin
de las necesidades de bienes, servicios
y obras, sustentatorias del presupuesto
institucional de apertura (PIA).
10.3. Elaboracin del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
(PAAC)
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta
(30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero
de cada ao. No se podr ejecutar ningn
proceso de seleccin que previamente
no haya sido incluido en el PAAC, siendo
nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
10.4. Ejecucin de los procesos de
seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de
seleccin de acuerdo al objeto del proceso.
Los montos de los procesos de seleccin
N 84 - Octubre 2015 VII 7
VII Informes Especiales
se rigen por las leyes anuales de Presupuesto Pblico, en el caso Problema Causa Propuesta de solucin
del presente ao, segn lo dispuesto en el artculo 13 y segunda Formulacin de caracte- Falta de conocimiento Las personas elegidas
disposicin complementaria transitoria de la Ley N. 30281, Ley rsticas tcnicas incomple- tcnico por parte del por las oficinas usua-
de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015. tas, imprecisas, ambiguas, equipo que trabaja o rias deben ser los ms
generan retrasos en la formula las caractersticas competentes o en su de-
10.5. Ingreso al almacn institucional elaboracin que de las tcnicas. fecto el representante
bases. administrativo evale las
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los caractersticas tcnicas,
diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad antes de enviarse a la
en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante administracin.
con las normas tcnicas de control interno (NTCI) 300 02 - Uni- Exceso de tiempo en la Carga excesiva de trabajo Priorizar estos temas en
dad de almacn (Catalogacin, registro en las tarjetas de control formalizacin de reso- en las oficinas por donde asesora jurdica y reas
visible de almacn, verificacin permanente de su estado de luciones de inclusin de fluye la documentacin. involucradas y/o mayor
procesos en el PAC, apro- anticipacin y previsin
conservacin, despacho de las existencias, registro en las tarjetas bacin de expedientes y por parte de los usuarios.
de existencias valoradas de almacn, informe a la Oficina de designacin de comits
Contabilidad). especiales, generando re-
traso en la convocatoria.
10.6. Valorizacin de las existencias de almacn
Expedientes que ingresan Demora en la expedicin Coordinacin ms efec-
Se realiza en funcin de los documentos-fuentes o tasacin, al rea con el tiempo de la disponibilidad pre- tiva entre los usuarios y
aplicando el Costo Promedio o el PEPS (primeras entradas, lmite al vencimiento del supuestal. las unidades de abasteci-
primeras salidas). valor referencial, que no miento en coordinacin
permite analizar adecua- con Presupuesto.
damente su contenido.
10.7. Inventario fsico
En el proceso se aplican las normas legales vigentes del sistema En Proceso de adquisiciones
de abastecimiento, SBN, etc. Caractersticas tcnicas Desconocimiento de la Seminarios o talleres de
mal formuladas por usua- necesidad. capacitacin.
10.8. Ajuste del valor monetario rios.
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. Requerimientos urgentes Falta de planificacin Mejorar la programacin
(para el mismo da) de necesidades.
10.9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Actualizaciones repetiti- Caractersticas tcnicas Mayor conocimiento e
Esta actividad es clave para la sustentacin del balance. vas del valor referencial mal formuladas informacin del reque-
rimiento
Problema Causa Propuesta de solucin
En Proceso de programacin Demora en el procesa- Faltas de programas in- Adquisicin de equipos
miento de la informacin formticos. de cmputo nuevos o
Retraso en la elaboracin Las oficinas usuarias no Los usuarios deben tener Equipo de cmputo ob- evaluar repotenciacin
del PAC. cumplen con los plazos un especialista responsa- soleto.
Continuas inclusiones, para presentar sus cua- ble para la elaboracin de
exclusiones y modifica- dros de necesidades. los TR/EETT. Prdida de calendario por Las oficinas no cuentan No comprometer un con-
ciones al PAC. Los TR/EETT no se elabo- Capacitacin a los usua- demorar en la ejecucin con informacin o si la trato sin que estn listos
ran adecuadamente. rios. de contratos tienen han sufrido va- toda la documentacin.
La presentacin de los Falta de previsin por Equipo que coordine con riaciones
requerimientos por parte parte de las oficinas usua- los usuarios en la progra-
de las oficinas usuarias rias e improvisacin de macin de necesidades y Retraso en el trmite de Falta de una efectiva coor- Reunin y coordinacin
no se ajustan a los plazos sus necesidades. el requerimiento. algunas rdenes de com- dinacin entre las oficinas constante con progra-
determinados. pra y servicio. usuarias y programacin. macin para solucionar
Las especificaciones tc- aspectos operativos
nicas no son preparadas
Falta de liquidez en la Excesivos requerimientos Una mejor programacin
de acuerdo a la necesi-
caja chica. bajo dicha modalidad. en sus requerimientos
dad real.
permitir una atencin
Demora en la programa- Las reas usuarias no Que cada rea usuaria de- oportuna sin generar
cin de metas. cumplen con los plazos signe responsables para mayor utilizacin de la
establecidos. la aprobacin de los for- caja chica.
matos y elaboracin de
las metas. En Proceso de almacenamiento
Reprogramaciones y mo- Desfinanciamiento de los La Oficina de Abasteci- Implementacin de me- Falta de presupuesto y un Priorizar por parte de Pro-
dificaciones en la elabo- servicios bsicos para la miento, en coordinacin didas de seguridad para adecuado tratamiento a gramacin y Presupuesto
racin del plan operativo sede central. con la Oficina de Presu- los almacenes perifricos los requerimientos y/o el desembolso de los
de la Oficina de Abaste- puesto y Planificacin, e internos solicitud de implemen- recursos necesarios.
cimiento. debe cumplir con prio- tacin de las medidas de
rizar dentro del marco seguridad requerida
presupuestal los servicios
bsicos para la entidad, Falta de infraestructura Lugares inadecuados para Coordinar con servicios
as como para la adquisi- para un adecuado am- la asignacin de almace- generales e Infraestructu-
cin de insumos y mate- biente en el almacena- nes temporales ra para la mejor solucin
riales de servicio general. miento de los bienes suficiente
En Proceso de seleccin
Inadecuado manejo del No se cuenta con cursos Programacin de cursos
El incumplimiento de los Falta de planificacin de Adecuada planificacin procedimiento de alma- de capacitacin adecua- de capacitacin perma-
plazos para presentar re- las dependencias usuarias de las necesidades por cenaje dos para el responsable nente
querimientos no permite de la programacin de sus parte de las dependencias del almacn
convocar el proceso en el necesidades. usuarias.
plazo previsto, originando Custodias y material de Materiales inservibles Oportuna gestin de
retraso en su ejecucin. poco movimiento de gestiones de aos an- bajas
El ingreso de similares re- Desconocimiento y falta Disciplinar a las oficinas teriores
querimientos en distintos de planificacin de las usuarios. Stock mnimo y sus re- Falta de una adecuada Coordinacin con el rea
periodos trae como con- necesidades por parte de posicin programacin para la de Programacin para la
secuencia la convocatoria los usuarios. determinacin del stock determinacin correspon-
de varios procesos de mnimo y su reposicin diente a las necesidades
seleccin. pertinente de atencin del almacn.

VII 8 Actualidad Gubernamental N 84 - Octubre 2015