DOCUMENTACIN TCNICA

Documentacin Tcnica 1

Sesin No. 2

Nombre: Tipos de documentos

Contextualizacin

Para elaborar documentos tcnicos deben seguirse ciertas reglas, las cuales
estn en funcin de las caractersticas y el tipo de documento. Por lo tanto, es
indispensable identificar la categora en la que se escribir el documento. Una
vez que se definen las opciones a utilizar, puede avanzarse en la planeacin del
documento.

Los documentos pueden identificarse segn su objetivo o funcin, su estilo de

presentacin o su forma de distribucin. Los elementos del documento forman la
estructura, que organizada de tal forma permite cumplir con su propsito.
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Introduccin al Tema

La estructura de un documento aunque sea muy breve, un documento tcnico

suele tener tres partes:
El prembulo: es la parte inicial del texto con la cual generalmente el lector
se da una primera idea del contenido. Est conformado por elementos como:
portada, tabla de contenido e introduccin.
El contenido: descripcin del entorno, desarrollo y conclusin.
Las referencias: apndices, fuentes e ndices (analtico, tablas, figuras,
autoridades, cdigo, etc.)

Existen documentos que carecen de alguno de estos elementos, pero en general

es recomendable que aparezcan todos.

Portada
Prembulo Tabla de contenido
Introduccin

Documento tcnico Descripcin del entorno

Contenido Desarrollo
Conclusin

Apndices
Referencias
Fuentes
ndices
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Explicacin

TIPOS DE DOCUMENTOS

Clasificacin de los documentos

Un documento puede clasificarse:

Por su funcin
Por su estilo de presentacin
Por su medio de distribucin

Tipos de documentos por su objetivo o funcin

En general, los documentos tcnicos se pueden clasificar en seis tipos de

acuerdo con su objetivo primordial:

Manuales: de usuario, de referencia, prontuarios, de procedimientos, de

organizacin, etc. Un manual se escribe en forma imperativa, es decir, da
indicaciones precisas para actuar.
Reportes: listados, formas, formatos, cuadros, machotes, etc. Cabe sealar
que todo formato debe ser fcil de llenar, debe tener una estructura lgica y bien
definida. Los reportes deben brindar facilidad visual para encontrar informacin
importante.
Comunicados: oficios, circulares, memorndums, correos electrnicos,
etc. Un comunicado debe ser atractivo, debe contener toda la informacin
relevante en una secuencia lgica.
Presentaciones: material para cursos, apoyo didctico, exposiciones,
ponencias, etc. Lo que se presente en pantalla debe ser muy breve, conciso y
bien estructurado.
Ayudas en lnea: archivos con documentacin para uso de software, que
pueden ser utilizados en forma local o va remota. Deben ser cortos,
fragmentados, con ndice y glosario.
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Documentos interactivos: sitios web, demostraciones, discos compactos,

formas electrnicas, etc. En estos documentos no debe abusarse de los
elementos visuales. Pueden contener animaciones, multimedia, entre otros
recursos, pero siempre de manera pertinente y cuidadosa.

Cul documento debe escribirse de forma imperativa?

Tipos de documentos por su estilo de presentacin

Los documentos tcnicos pueden presentarse en tres estilos bsicos:

Texto
Texto e ilustraciones
Ilustraciones

Aun cuando actualmente los programas de cmputo, escneres, cmaras

digitales y otros recursos hacen ms sencilla la inclusin de ilustraciones en los
documentos, stas slo deben usarse para apoyar la comprensin del contenido.
De otro modo, no solamente sern intiles, sino que harn ms difcil la lectura
del texto.

El documento de texto debe tener una estructura perfectamente bien definida y

clara a simple vista para el lector. Por ejemplo: Entorno y navegacin
1. Cmo navegar en curso.
2. Cmo ver todas las actividades de un mismo tipo.
3. Cmo reconocer el tipo de actividad por su icono.
4. Cmo mostrar un slo tema del curso.
5. Cmo mostrar todos los temas del curso.
6. Cmo ver las novedades.
7. Cmo ir a la sede oficial de Moodle.
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Tipos de documentos por su forma de distribucin

Es indispensable considerar la forma en que el documento se har llegar a los

lectores. No es lo mismo un documento impreso que un documento electrnico.
Ser distinto si se enva en original que si se sacan fotocopias, si se presenta a
travs de un proyector o se ve directamente del monitor.

Todo esto ser fundamental para definir el contenido, la tipografa y el diseo del
documento.

En general, se tienen tres grandes medios de distribucin:

Documentos impresos
Documentos electrnicos
Documentos para presentacin en pantalla

Los documentos impresos se conservan en algn tipo de papel. Entre ellos

tenemos hojas sueltas, cuadernos, engargolados, libros, etc. Este tipo de
documentos parece tender a disminuir puesto que su elaboracin resulta ms
cara y laboriosa que los documentos electrnicos. Sin embargo, cierta
informacin requiere estar impresa para ser fcil de manejar y/o confiable. Por
ejemplo: facturas, libros, cartas, revistas, etctera.

Los documentos electrnicos tienen cada vez mayor auge, ya que se

distribuyen rpidamente y ahorran papel. Entre ellos tenemos el correo
electrnico y archivos en formato word o pdf, pginas web, entre otros.

Los documentos para presentaciones tienen el objetivo de mostrar de manera

simultnea a varias personas cierta informacin. Estos documentos se apoyan
de proyector, acetatos, diapositivas, etctera.

Qu forma de distribucin prefieres utilizar?

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Conclusin

Como pudimos aprender las partes de un documento tcnico sirven para poder
estructurar y darle coherencia a un texto por ejemplo: La portada es esencial y
no debe descuidarse, ya que genera la primera impresin del lector acerca del
documento. Puede depender de la portada si el documento se lee o no.

Tambin tenemos que tener en cuenta y aprender para no confundirnos con sus
elementos por ejemplo: el ndice con la Tabla de contenido. La enumeracin de
los temas (captulos, secciones, etc.) con sus respectivos nmeros de pgina es
la tabla de contenido, que se coloca al inicio del documento para que el lector
pueda tener una idea rpida y general sobre lo que encontrar en l.

Y un ndice, en cambio, es una lista de autores, palabras o temas. Tambin se

conocen como ndices analticos, ndices de temas o ndices de autoridades.
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Para aprender ms

La estructura del trabajo escrito

Meja, J. (2013). La estructura del trabajo escrito. Documento obtenido de

http://www.slideshare.net/josuemejiarivera/la-estructura-del-trabajo-escrito

Normas ICONTEC para la presentacin de trabajos escritos

Nieto Ruiz, L. F. (2012) Normas ICONTEC para la presentacin de

trabajos escritos. Documento obtenido de
http://www.slideshare.net/luferlu/trabajo-escrito-bajo-las-normas-icontec-
ltimo
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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

La actividad a realizar reforzar el tema de tipos de documentos tcnicos, lo cual

ayudar a analizar y valorar lo bsico acerca de los documentos y los elementos
necesarios en la elaboracin de un buen documento para su aplicacin en la
vida profesional.

La actividad trata de escoger 5 documentos e identificar qu tipo de documento

es por ejemplo por su funcin, por su estilo de presentacin o por su forma de
distribucin.

Se realizar por computadora en formato PDF, lo cual se subir a la plataforma

para ser revisado.

Esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificacin y se tomar en

cuenta lo siguiente:

cartula
introduccin
5 documentos
conclusin
redaccin
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Bibliografa

Gonzlez, M. (2005). Documentacin. Mxico: UNID.

Meja, J. (2013). La estructura del trabajo escrito. Documento obtenido de

http://www.slideshare.net/josuemejiarivera/la-estructura-del-trabajo-escrito

Nieto Ruiz, L. F. (2012) Normas ICONTEC para la presentacin de

trabajos escritos. Documento obtenido de
http://www.slideshare.net/luferlu/trabajo-escrito-bajo-las-normas-icontec-
ltimo