MANUAL

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el

quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las

acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones
generales de la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse un seguimiento
adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden
lgico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.

Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal, la
determinacin de los tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales,
tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

b. Auxilian en la induccin al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que
se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un
flujo eficiente de la informacin.
h. Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
i. Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,
omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un
determinado procedimiento.
k. Son guas del trabajo a ejecutar.

Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

 ELABORACIN

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:
Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.

2. Recopilacin de informacin.
3. Estudio preliminar de las reas.
4. Elaboracin de inventario de procedimientos.
5. Integracin de la informacin.
6. Anlisis de la informacin.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.

RECOMENDACIONES GENERALES DE PRESENTACIN

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
 e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del
manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones
del manual.

REVISIN, APROBACIN, DISTRIBUCIN E IMPLANTACIN

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para su

impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo.
Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar
las actividades.

ACTUALIZACIN

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante

revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operacin.