Prcticas de Word 2010 Bsico

Instrucciones:

1. Aplique un espaciado Expandido a 3 puntos.

Procedimientos de la oficina
TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ............................................... 1

ADMINISTRACIN GENERAL........................................ 2

Informacin de contacto .................................................. 2

Instalaciones ................................................................ 2
Oficina ....................................................................... 2
Almacn ...................................................................... 3
Sistema telefnico ......................................................... 4

Solicitud de suministros .................................................. 5

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete,
facturas, albaranes, recibos ............................................. 5
Suministros .................................................................. 6

ENVO ..................................................................... 7

Recepcin de paquetes..................................................... 7
Recepcin de paquetes para enviar..................................... 7
Recepcin de artculos para empaquetar y enviar ................... 7

Procesamiento de pedidos ................................................ 8

Evaluacin de un pedido .................................................. 8
Creacin de una factura ................................................ 1 0
Procesamiento de una fa ctura ......................................... 1 1

CONTABILIDAD ........................................................ 12

Tenedor de libros ......................................................... 12

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Contable .................................................................... 12

Programa de contabilidad ............................................... 12

Banco........................................................................ 12

ADMINISTRACIN GENERAL
Informacin de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros

Informacin de contacto
Para entregas generales:
Avda. Portugal, n. 123XX
Madrid, 280XX
Las entregas de los suministros deben realizarse en la
puerta trasera del edificio. (El personal de los muelles
de carga comprobar los artculos respecto al albarn y,
a continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los
empleados de la oficina sern responsables de agregar la
informacin del albarn a la base de datos de
inventario.)
Nmeros de telfono:
Telfono: (91) 123-XX-67
Fax: (91) 123-XX-68
Correo electrnico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com

Instalaciones
Oficina
Almacn
Sistema telefnico

Oficina
La oficina de atencin al pblico y el vestbulo de
Consolidated Messenger se encuentran en la parte

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delantera del edificio y sirven como entrada principal

para los empleados de la oficina y para los clientes.
El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de
un mostrador con tres estaciones, cada una de ellas con
telfonos y terminales informticas con conexiones T1.
El vestbulo ofrece una zona de preparacin de paquetes
y recipientes con artculos para su venta al por menor
(sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una
serie de buzones. Las papeleras de la zona de
preparacin de paquetes deben vaciarse todas las noches
o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de
limpieza. Los recipientes para minoristas deben
comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea
necesario. Los empleados de la oficina se encargarn de
ambas actividades.
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de
lunes a sbado. Los clientes que alquilen buzones
tendrn acceso a ellos 24 horas al da.

Almacn
La parte trasera del edificio contiene el almacn, que
ocupa la mayor parte del espacio del edificio. El
almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin,
envo, empaquetado y almacenamiento de inventario:
La zona de recepcin consta de dos muelles de carga
(que tambin se usan para los envos) y una zona de
3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar
los paquetes entrantes. Los estantes se dividen por
empresa de transportes.
La zona de envo se encuentra exactamente enfrente
de la zona de recepcin, comparte el espacio de los
muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x
3,6 metros con estantes en los que depositar los
paquetes que se van a enviar. Los estantes se
dividen por empresa de transportes.
La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos
estantes que contienen cajas de varios tamaos,
plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de
espuma de poliestireno y material de etiquetado.
La zona de inventario tiene tres estantes para los
suministros que sobren.

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Sistema telefnico
El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y
una conexin directa que permite a los empleados de la
oficina ponerse en contacto con los empleados del
almacn. Siga las instrucciones de las hojas situadas
junto a cada telfono para comunicarse entre los dos
espacios del edificio.
Para usar el interfono desde la oficina:
1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado
numrico.
2. Presione 2 para ponerse en contacto con la
oficina desde la cocina.
3. Cuando escuche un clic, presione el botn del
altavoz.
Para comunicarse sin el interfono, basta con
presionar 1 y esperar una respuesta.

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Solicitud de suministros
Artculos de papelera para empresas, papel con
membrete, facturas, albaranes, recibos
Suministros

Artculos de papelera para empresas, papel con

membrete, facturas, albaranes, recibos
Proveedor: Lucerne Publishing
Direccin web:
www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/
Informacin de acceso a la cuenta:
Direccin de correo electrnico:
diego@consolidatedmessenger.com
Contrasea: ConsMess
1. Para solicitar artculos de papelera, visite
www.lucernepublishing.com.
2. Haga clic en Obtener trabajo guardado.
3. Direccin de correo electrnico:
diego@consolidatedmessenger.com Contrasea:
ConsMess
4. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la
pgina.
5. Agregue la solicitud de comprobacin lser ms
reciente al carro.
6. Haga clic en Ver carro de la compra.
7. Haga clic en Modificar contenido.
8. En Contenido, haga clic en Modificar.
9. Haga clic en Aceptar.
10. Haga clic en Ir a caja.
11. Asegrese de que todos los datos de envo son
correctos y haga clic en Continuar a caja.
12. Escriba la informacin de facturacin correcta
y haga clic en Enviar.

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Suministros
Proveedor: Fabrikam, Inc.
Direccin web: www.fabrikam.com
Informacin de acceso a la cuenta:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasea: CMess01
A continuacin, se incluye una lista de los artculos que
pedimos a Fabrikam:
Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:
Notas adhesivas
Etiquetas adhesivas
Sobres acolchados
Cinta
Rotuladores
Cajas
Plstico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite

www.fabrikam.com. Inicie sesin con los
siguientes datos:
Nombre de usuario: DiegoA
Contrasea: CMess01
2. Busque y localice todos los artculos que desea
adquirir y agrguelos al carro de la compra.
3. Una vez que haya terminado de realizar las
compras, haga clic en Carro de la compra.
4. Haga clic en Caja.
5. Si no tiene ningn cupn, haga clic en Continuar.
6. Compruebe que las direcciones de envo y de
facturacin son correctas.

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7. Haga clic en Continuar.

8. Escriba la informacin de facturacin correcta.
9. Haga clic en Continuar.
10. Revise el pedido y haga clic en Enviar.
11. Recibir una carta de confirmacin por correo
postal y electrnico. Guarde una copia impresa.

ENVO
Recepcin de paquetes
Procesamiento de pedidos

Recepcin de paquetes
Todos los paquetes depositados por los clientes deben
procesarse y enviarse el da que se reciben. Recibimos
paquetes de las siguientes maneras:
Recepcin de paquetes para enviar
Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

Recepcin de paquetes para enviar

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:
1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la
base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.
a. Si se trata de una cuenta de empresa activa,
pregntele si usar un pedido de compra para
realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa
de transportes concreta, el mtodo de envo
(tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete
debe llegar a su destino.
3. Agregue la informacin a la base de datos y
genere la factura y el albarn. Procese el pedido
(consulte Procesamiento de pedidos).
4. Dele una copia de la factura y el albarn al
cliente.

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

Cuando un cliente deposita artculos para que los
empaquetemos y enviemos:

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1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la

base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.
b. Si se trata de una cuenta de empresa activa,
pregntele si usar un pedido de compra para
realizar el pago.
2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa
de transportes concreta, el mtodo de envo
(tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete
debe llegar a su destino.
3. Mida el artculo para determinar el material de
empaquetado necesario.
4. Agregue la informacin a la base de datos y
genere la factura y el albarn. Procese el pedido
(consulte Procesamiento de pedidos).
5. Dele una copia de la factura y el albarn al
cliente.

Procesamiento de pedidos
Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos
adecuados para completarlo.
Evaluacin de un pedido
Creacin de una factura
Procesamiento de una factura

Evaluacin de un pedido
Antes de poder crear una factura, deber conocer los
siguientes datos:
Quin es el cliente?
El cliente tiene ya una cuenta?
Cul es el descuento?
Cul es el mtodo de pago?

Quin es el cliente?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo Mtodo de pago

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Particulares Efectivo, tarjeta de

crdito o cheque
personal con
identificacin

Clientes con pedidos de Factura, neto 30

compra (principalmente
empresas)

El cliente tiene ya una cuenta?

Para buscar un cliente:
1. En Access, busque en la base de datos de clientes.
2. Si no puede encontrar el nombre del cliente,
compruebe la lista de clientes inactivos antes de
intentar agregarlos a nuestro sistema.

Comprobacin del crdito de los nuevos clientes

Las comprobaciones de crdito se realizan para
nuevos clientes que desean usar pedidos de compra.
Hay una copia de la solicitud de crdito en la
carpeta Admin.
Dele la solicitud de crdito al cliente o pdale que
la rellene mientras est sentado en su estacin.
Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada,
deber enviar por fax los formularios de referencia
de crdito a cada una de las referencias
enumeradas. Si no se indica ningn nmero de fax,
llame por telfono.
Si todas las referencias nos indican que los plazos
de pago se han respetado, es decir, que el cliente no
tiene un historial de realizar pagos con retraso,
apruebe al cliente; en caso contrario, solicite que
pague mediante tarjeta de crdito.
Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente
al cliente y actualice la base de datos de la forma
correspondiente.

Creacin de una nueva cuenta de cliente

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1. In Access, haga clic en Cliente en la barra de

iconos para abrir la ventana Trabajo de cliente:
Lista.
2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y
elija Nuevo.
3. Escriba la informacin sobre el cliente adecuada y
elija Aceptar.

Cul es el mtodo de pago?

Aceptamos los siguientes mtodos de pago:
Pedido de compra: se pueden usar pedidos de
compra para todas las organizaciones con
financiacin pblica sin una comprobacin de
crdito. Debe comprobarse el crdito de todas las
dems empresas antes de que puedan enviarnos un
pedido de compra. Los clientes deben enviar los
pedidos de compra en el momento del servicio. Los
archivaremos como una promesa de pago.
Neto 30: a menos que se haya dispuesto
previamente, se requiere a todas las organizaciones
que paguen los pedidos de compra en neto 30.
Tarjeta de crdito: Aceptamos American Express,
Discover, Visa y MasterCard.
Cheque personal: un cliente que pague con un
cheque personal debe proporcionar el nmero del
permiso de conducir. Debe informar al cliente de
que se cobrarn 25 adicionales por cada cheque
que se devuelva.

Creacin de una factura

Para crear una factura de cliente:
1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y
rellene la informacin.
2. Asegrese de actualizar el campo N. de factura
para evitar nmeros de factura duplicados.
3. Imprima el documento si el cliente se encuentra
en la oficina o si necesita enviarlo por fax o por
correo ordinario. En otro caso, envelo al cliente
por correo electrnico.

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Procesamiento de una factura

Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito
Procesamiento de una factura de pedido de compra
Procesamiento de una factura de cheque personal

Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito

Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de
crdito es Woodgrove Bank:
Para procesar un pago mediante tarjeta de crdito:
1. Enve la factura como adjunto a
david@woodgrovebank.com para solicitar su
aprobacin.
2. Si se aprueba el pago, abra Access.
3. Busque el nombre del cliente.
4. Busque el nmero de factura actual en la cuenta
del cliente.
5. Especifique el mtodo de pago, el importe y el
nmero de aprobacin en los campos adecuados.

Procesamiento de una factura de pedido de compra

Compruebe en la base de datos de Access si se trata de
un cliente actual. Si es as, asegrese de que enva por
fax o por correo el pedido de compra, para que podamos
recibir el pago. Si es la primera vez que este cliente
acude a nosotros, ser necesario realizar una
comprobacin de crdito antes de aceptar el pedido de
compra.

Procesamiento de una factura de cheque personal

Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez
de pagar mediante tarjeta de crdito, siga estos pasos:
1. Cree una factura de cliente.
2. Enve la factura al cliente.
3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del
cliente hasta que reciba el cheque y el banco haya
liquidado el cheque.

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CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad

Tenedor de libros
Enrique Gil
enrique@fourthcoffee.com

Contable
Antonio Bermejo
antonio@northwind traders.com

Programa de contabilidad
Actualmente usamos Microsoft Office Small Business
Accounting.

Banco
Nuestra cuenta est en Woodgrove Bank.
N. de cuenta corriente 11111122222
N. de cuenta en el mercado monetario 345689

Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques

bancarios, transferencias y efectivo en la cuenta
corriente y, a continuacin, se realizar una
transferencia semanal de todos los importes que superen
los 5.000 a la cuenta del mercado monetario.
Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres
veces al mes de la cuenta del mercado monetario. Si se
supera, la cuenta se convertir en una cuenta de ahorro
estndar y se nos penalizar.

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