nicamente para Uso

interno
Banco Interamericano de
Desarrollo

Gua del Informe de Seguimiento de Progreso (PMR)

SPD/SDV
 Contenido

I. INTRODUCCIN ................................................................................................... 3

II. QU ES EL PMR Y CMO SE UTILIZA LA INFORMACIN?? ..................................... 3

III. QU PROYECTOS REQUIEREN UN PMR? .............................................................. 3

IV. CUNDO SE ACTUALIZA EL AVANCE DEL PROYECTO EN EL PMR? .......................... 4

V. EL QU, QUEN, CUNDO Y CMO DEL PROCESO DE VALIDACIN DEL PMR ........... 4

VI. PRIORIDADES DEL CICLO DE MARZO ..................................................................... 5

A. Resultados .......................................................................................................... 6
B. Productos............................................................................................................ 6
1. Unidades Fsicas ................................................................................................ 6
2. Seccin de Costos (Unidades Financieras) ........................................................ 7
C. Temas ................................................................................................................. 8
1. Temas que se deben incluir en la seccin de Resultados ............................... 8
2. Temas que se deben incluir en la seccin de Productos................................. 8
3. Temas que se deben incluir en la seccin de Cambios a la Matriz ................ 9
4. Temas que se deben incluir en la seccin General ......................................... 9

VII. CASOS ESPECIALES DEL PMR ............................................................................... 10

LISTA DE ANEXOS*

Annex I: Filling a PMR for the First Time

Annex II: How to Report Progress in a Supplemental Operation
Annex III: Tips for Using Results Framework Indicators
Annex IV: Online Resources in the PMR Website
Annex V: How to Access and Search Data in the PMR Website
Annex VI: How to Fill-Out the PMR by Section

* Disponibles en ingls nicamente.

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I. INTRODUCCIN

El objetivo de este documento es guiar a los Equipos de Proyecto y los Puntos Focales de las Divisiones y los Pases
en el llenado y revisin del Informe de Seguimiento de Progreso (PMR) a travs del proceso de Validacin. Este
documento incluye las secciones: 1) Qu es el PMR y cmo se utiliza su informacin; 2) Qu proyectos requieren
un PMR; 3) Cundo se actualiza el avance del proyecto; 4) detalles sobre el proceso de validacin; 5) prioridades
del ciclo de Marzo; y 6) casos especiales.

Los anexos de este documento contienen informacin detallada sobre el sistema, su uso y el proceso para
completar y actualizar el PMR. Tambin, incluye vnculos a herramientas disponibles para apoyar a los Equipos a
mejorar la calidad de los datos del PMR.

El banco tiene puntos focales del PMR en los sectores y en los pases. Su rol es el de revisar el contenido del PMR y
dar retroalimentacin a los Equipos de Proyecto de su Divisin o Pas. Los puntos focales son el primer punto de
contacto de los Equipos de Proyecto. Si los puntos focales no estn seguros de cmo abordar un tema planteado
por el Equipo de Proyecto, deben ponerse en contacto con el punto focal de SPD.

II. QU ES EL PMR Y CMO SE UTILIZA LA INFORMACIN??

El PMR es la herramienta de monitoreo del Marco de Efectividad en el Desarrollo (DEF por sus siglas en ingls). El
propsito del PMR es monitorear el avance en la Matriz de Resultados de los proyectos.1 La informacin ingresada
al sistema se utiliza para clasificar los proyectos en status Satisfactorio, Alerta o Problema2. Adems, la
informacin se agrega para reportar el avance de los productos incluidos en el Marco de Resultados (RF) del
Banco (como parte de los compromisos adquiridos en el Noveno Aumento de Capital). 3 Las revisiones de Cartera
tambin utilizan la informacin ingresada en el PMR.

III. QU PROYECTOS REQUIEREN UN PMR?

Todas las operaciones con Garanta Soberana (SG) en ejecucin requieren un PMR validado.

Figura III-1: Qu proyectos requieren un PMR?

Todas las operaciones con Garanta Soberana (SG) que cumplen los siguientes criterios:
Todos los proyectos aprobados hasta el 31 de Diciembre (para el ciclo de Marzo) o hasta el 30 de Junio (para el ciclo de Septiembre)
independientemente de su status de elegibilidad.
Proyectos con status Fully Disbursed (FD) en LMS
Los proyectos que cumplen con las siguientes condiciones para Marzo 31 o Septiembre 30 (dependiendo del ciclo) no requieren un PMR:
Proyectos con status Closed for Operations (CO) en LMS
Proyectos con status Closed for Finance (CF) en LMS
Proyectos con status Cancelled (CA) en LMS
Proyectos con un PCR Aprobado.

1
Todos los proyectos tienen una Matriz de Resultados que incluye los resultados y productos del proyecto y que se revisa mediante la Matriz de Efectividad en el
Desarrollo (DEM).
2
Informacin especfica sobre la metodologa utilizada se encuentra en el Documento Conceptual del PMR.
3
Como parte de los documentos del GCI-9, el Banco tiene un Marco de Resultados (RF) en el que se establecen metas para el ao 2015 en distintas reas
prioritarias del Banco. La informacin est disponible en el Anexo 1 del documento AB-2764.

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IV. CUNDO SE ACTUALIZA EL AVANCE DEL PROYECTO EN EL PMR?

Los Equipos de Proyecto reportan el avance en la matriz de resultados de sus proyectos dos veces al ao: en
Marzo y en Septiembre. Generalmente, los equipos preparan informacin entre Diciembre y Marzo para cumplir
con el plazo de Marzo, y entre Julio y Septiembre para el plazo de Septiembre. Los equipos de proyecto reportan
el avance hasta el 31 de Diciembre del ao previo, en el ciclo de Marzo. Mientras que para el ciclo de Septiembre,
reportan el avance obtenido hasta Junio 30 del ao en curso.

Figure IV-1: Cronograma del ciclo del PMR

Validacin PMR Validacin PMR

Yn-1 Yn Yn + 1

Diciembre Marzo Junio Septiembre Enero

Reportar Avance del Ao Reportar Avance Parcial

Anterior, Yn-1 (Ene Dic) del ao en curso, Yn (Ene-
Planificar Ao Actual, Yn Jun)

Adems de reportar el avance logrado durante el ao anterior, los equipos de proyecto pueden actualizar, en el
ciclo de Marzo, el plan de metas a lograr durante el ao en curso.

V. EL QU, QUEN, CUNDO Y CMO DEL PROCESO DE VALIDACIN DEL PMR

El proceso de validacin del PMR implica una revisin de la informacin reportar para asegurar su claridad y
calidad. Este proceso se lleva a cabo una vez que los equipos de proyecto han terminado de preparar el PMR4.

Tanto el Jefe de Divisin como el Representante de Pas tienen que validar el PMR en cada ciclo (dos veces al ao).
El proceso inicia cuando el Jefe de Equipo completa el PMR y el punto focal de la divisin lo revisa. El punto focal
de la divisin hace una recomendacin al Jefe de Divisin sobre validar el contenido, o devolverlo para revisin. Si
el PMR es devuelto, el Jefe de Divisin tendr que ingresar un comentario antes de que el sistema regrese el PMR
a status de borrador.

Una vez que el Jefe de Divisin valida el PMR, el Representante de Pas tendr que validarlo. El Jefe de
Operaciones revisa el contenido y sugiere al Representante validar el PMR o devolverlo.

4
The annexes include details of how to use the system, how to complete the PMR by section, and a summary table with links to additional resources
available in the PMR website.

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Figura V-1: Proceso de Validacin del PMR

Jefe de Divisin Representante

Con el apoyo de puntos Con el apoyo de Jefe
focales de Operaciones
Dar seguimiento al cumplimiento
Facilitar la participacin entre los
Jefes de Equipo y SPD
Revisar el contenido y dar
retroalimentacin Devolver o validar el
Devolver o validar el contenido de los
contenido de los PMRs PMRs

Si se devuelve Si se devuelve

Proporciona orientacin
Apoya a los puntos focales para resolver sus preguntas

El ciclo finaliza cuando ambos, el Jefe de Divisin y el Representante, han validado el PMR.

La prctica ha demostrado que las oficinas de pases y los jefes de operaciones participan activamente en el
proceso de revisin del PMR al mismo tiempo que las divisiones. Por ejemplo, muchas oficinas de pas revisan el
PMR y hacen sugerencias a los equipos de proyecto, al mismo tiempo o poco antes de que las divisiones validen el
PMR.

VI. PRIORIDADES DEL CICLO DE MARZO

Como se mencion con anterioridad, el PMR da seguimiento a la informacin de la Matriz de Resultados del
proyecto. Hay dos tareas principales a efectuar durante el ciclo de Marzo: (1) reportar los logros del ao anterior
(cifras actuales) y (2) revisar las cifras planeadas del ao en curso y de aos futuros.

Durante el ciclo de Marzo, los equipos reportan lo que el proyecto logr durante el ao previo, a nivel de
Resultados y Productos. Como se compara el avance con lo que se tena planeado, no se pueden modificar las
unidades planeadas para aos pasados. Por lo tanto, el sistema no permite editar cifras pasadas, actuales o
planeadas. Los equipos tambin deben proveer informacin cualitativa sobre el avance en la seccin de Temas.
La informacin ingresada en esta seccin debe ser clara y especfica. No se deberan necesitar documentos
adicionales para entender lo que el proyecto intenta lograr o ha logrado, cundo lo va a lograr, qu tan lejos ha
avanzado en lograr lo que se propuso, y qu cambios o retrasos se han tenido. Si ha habido retrasos, las causas
deben ser explicadas (seccin de Temas).

Adems, los equipos de proyecto determinan, en Marzo, las metas anuales que se alcanzaran durante el ao, en
las secciones de Resultados y Productos. El equipo de proyecto puede decidir cambiar las metas para el ao en
curso, basndose en el avance del ao anterior. Esto puede implicar el cambio de otras metas a futuro.

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A continuacin se presentan los detalles que se tienen que revisar para cada seccin del PMR.

A. Resultados
El avance se debe reportar en la pestaa de Avance de la seccin de Resultados.
Reporte el avance de un indicador de resultados si tena metas planeadas para el ao previo.
Si una cifra de lnea de base tena un valor planeado y se recogieron datos, ingrselos.
Si la lnea de base estaba planeada y no se recogieron datos explique los atrasos en la pestaa de
resultados de la seccin de Temas.
Si ya exista una lnea de base y no hubo una actualizacin de los datos planeados, pero se considera
importante contar con datos ms recientes, se pueden reemplazar los datos. En este caso, se debe agregar un
comentario en la seccin de Temas explicando el caso.
Aunque es muy poco comn, puede haber cambios en los medios de verificacin.
Si el proyecto hizo cambios a la Matriz de Resultados (eliminar o agregar indicadores de resultados o cambiar
los indicadores de resultados o sus metas de fin de proyecto), los cambios deben ser explicados en la pestaa
de Cambios a la Matriz de la seccin de Temas.
Identifique si el proyecto tiene un indicador que sea parte del Marco de Resultados del Banco y aada la
bandera correspondiente.
Asegrese que la bandera del Marzo de Resultados haya sido marcada correctamente en el sistema.5
Reporte el avance de los indicadores del Marco de Resultados.
Si es relevante, establezca las metas anuales de los indicadores. Debe hacerse un esfuerzo por tener metas
anuales para los indicadores el Marco de Resultados.
Si el proyecto ha sobrepasado algunas metas de los indicadores de resultados, explique esto en la pestaa de
Resultados de la seccin de Temas.

B. Productos
La seccin de Productos contiene varias pestaas. Las pestaas para reportar avances estn relacionadas con las
Unidades Fsicas y Costos (Unidades Financieras). El avance se debe reportar en la pestaa de Avance de la
seccin de Productos.

1. Unidades Fsicas

Ingrese las unidades fsicas entregadas durante el ao pasado.

Si no se entregaron unidades planeadas, ingrese cero.
Tambin ingrese las unidades fsicas entregadas que no estaban planeadas.
Si el proyecto tiene retrasos en la entrega de productos, necesita explicar las causas de los retrasos en la
pestaa de Productos de la seccin de Temas. Esto aplica para cualquier proyecto que tenga retrasos en la
entrega de productos, y no nicamente a los proyectos Problema o Alerta.

5
Ver Anexo III para informacin sobre los indicadores del RF.

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 Si el proyecto ha sobrepasado la meta de un producto, expliqu porqu en la pestaa Productos de la
seccin de Temas. El hecho de sobrepasar las metas planeadas tiene implicaciones sobre el uso de recursos en
el futuro.
Si el proyecto ha tenido cambios a su Matriz de Resultados (eliminar o agregar productos, o cambios en las
metas de fin de proyecto de los productos), stos tienen que estar explicados en la pestaa Cambios a la
Matriz de la seccin de Temas. No basta con decir hubo cambios en la matriz. Trate de ser especfico, por
ejemplo: La meta a final del proyecto era construir 70 kilmetros, pero la meta se cambi a 50 km porque
una parte de la carretera ya haba sido construida por la municipalidad. Los recursos no utilizados an no han
sido reasignados.
Revise las unidades planeadas para el ao en curso. Determine si es necesario ajustar las mestas y hgalo, de
ser necesario.
Adems de actualizar las metas planeadas para el ao en curso, haga los ajustes necesarios en la planificacin
de metas de aos futuros.
Identifique si el proyecto tiene un producto que sea parte del Marco de Resultados del Banco6 y aada la
bandera correspondiente.
Asegrese que la bandera del Marzo de Resultados haya sido marcada correctamente en el sistema.
Revise que las metas de Fin de Proyecto son correctas o haga cambios si es necesario.

El sistema tiene la opcin de registrar hitos para los productos. Los hitos no son estrictamente necesarios. Si en el
proyecto se utiliza la seccin de hitos, se debe actualizar la informacin. La informacin a nivel de hitos es
independiente de las cifras reportadas en la seccin de productos.

2. Seccin de Costos (Unidades Financieras)

Esta pestaa contiene informacin sobre los costos del proyecto y no sus desembolsos. El costo total del
proyecto es la suma del costo total de la propuesta de prstamo de los recursos del BID, los fondos de
contrapartida y el cofinanciamiento adicional. El proyecto debe reflejar los costos totales.

Si no se registr el costo total del proyecto, se debe revisar esta seccin.

Ingrese la cantidad gastada para cada producto entregado durante el ao pasado.
Si no hubo gastos para algn producto, ingrese cero.
Ingrese cantidades que se gastaron y que no estaban planeadas.
Si ha cambiado el costo total de un producto, modifquelo utilizando la funcin de edicin e ingresando el
monto en el campo de Costo del Producto US$ (el campo de monto total original se utiliza cuando se
ingresa informacin del PMR por primera vez).
Si el proyecto experiment un exceso de gastos, esto debe ser explicado en la seccin de Temas, dentro de la
pestaa de Productos.

6
See Annex III for tips on the RF indicators.

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 Revise las cifras planeadas para el ao en curso. Determine si estas cifras planeadas se deben mantener, o si
es necesario modificarlas.

Como los gastos administrativos, contingencias, intereses y auditorias se ingresan al sistema como Slo
costos en la seccin de Costos, stos slo se muestran en dicha seccin y su avance tambin se registra ah y
no en la pestaa de Avance de la seccin de Productos.
Si se est procesando una extensin para el proyecto, los equipos pueden agregar columnas despus de la
columna de Fin de Proyecto. En estos casos, se debe agregar un comentario sobre la fecha tentativa de
aprobacin de la extensin.

C. Temas
Es la seccin cualitativa del PMR. Contiene cuatro pestaas: General, Resultados, Productos y Cambios a la
Matriz. El sistema permite al usuario elegir temas que hayan sido ingresados en ciclos anteriores para las
primeras tres pestaas mencionadas. Si los temas ingresados en aos anteriores ya no son relevantes, se deben
eliminar. Slo mantengas los temas relevantes para el ciclo en revisin. Por diseo, en la pestaa de Cambios a
la Matriz se despliegan todos los temas ingresados a lo largo de la vida del proyecto.

Registre un tema y de una explicacin para todos los productos e indicadores de resultados en los que hay
una variacin entre lo planeado y lo actual (tanto de unidades fsica, como de costos en el caso de productos).

1. Temas que se deben incluir en la seccin de Resultados

Si no se cuenta con una lnea de base al momento de la aprobacin del proyecto, indiqu cundo se levantar la
lnea de base.
Si se plane una lnea de base y no se recogieron los datos, explique cules fueron los retrasos.
Si ya exista una lnea de base, pero se considera importante recolectar datos ms recientes, y el equipo de
proyecto ya actualiz la seccin de resultados, explique por qu esto fue relevante. En algunos casos, la lnea de
base actualizada resulta de cambios en las metas. Estos cambios son considerados cambios a la Matriz de
Resultados y, por lo tanto, tambin deberan de ser mencionados en la seccin de Temas.
Explique si el proyecto ha sobrepasado metas de los indicadores de resultados. Esta informacin ser de gran
utilidad para los PCRs.

2. Temas que se deben incluir en la seccin de Productos

Si el proyecto ha hecho cambios a su Matriz de Resultados (se eliminaron o agregaron productos o cambiaron
las metas de fin de proyecto), stos deben ser ingresados y explicados. Sea especfico. Por ejemplo: La meta de
escuelas construidas por el proyecto se redujo de 10 a 5, porque algunas escuelas sern ms grandes de lo que
se plane originalmente por un aumento en la demanda en el rea en que se estn construyendo nuevas
escuelas.

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 Si el ndice de Desempeo del proyecto est clasificado como Alerta o Problema, explique las causas de
dicho estatus y las demoras en la implementacin.
Si el proyecto tiene productos retrasados, necesita explicar las causas de los retrasos.
Si el proyecto ha gastado ms de lo planeado, explique si esto afecta los costos en general.
Si el proyecto ha sobrepasado las metas de algn producto, explique. Esto tiene implicaciones sobre el uso de
recursos en el futuro.

3. Temas que se deben incluir en la seccin de Cambios a la Matriz

Es muy comn que se den cambios a las matrices de resultados. Uno de los cambios ms comunes a la matriz de
resultados de un proyecto, es que se agregue un indicador del Marco de Resultados del Banco. Es necesario
cambiar la matriz cuando cambia el objetivo del proyecto; a esto se le conoce como una reformulacin y
requiere de la aprobacin del directorio. Tambin surgen cambios cuando las prioridades del gobierno cambian.
Esta seccin busca recolectar todos los cambios a lo largo de la vida del proyecto. Se mantiene el registro de los
temas ingresados en esta seccin durante ciclos anteriores.

La seccin de Cambios a la Matriz tiene un men para seleccionar alguno de los siguientes cambios: Cambio en
impactos/resultados/productos; se agreg un resultado/producto del RF; cambio en plazos; y cambio en metas.

Cambio en impactos/resultados/productos
o Cualquier cambio en la unidad de medida de los indicadores de resultado o productos incluidos en el Marco
de Resultados debe explicarse en esta seccin
o Los cambios tambin incluyen eliminar un indicador de resultados o un producto.
o Agregar un nuevo indicador de resultados o nuevos productos.

Se agreg un resultado/producto del RF

o Si un indicador de resultado o producto incluido en el Marco de Resultados del Banco se agrega a la Matriz de
Resultados, esto debe ser acordado con la agencia ejecutora y explicado en esta seccin.

Cambios en plazos
o Si se van a entregar los productos con un plazo distinto, explique las razones de los cambios en esta seccin.
Este es un cambio frecuente.

Cambios en metas
o Se refiere a cambios que afectan la meta a final de proyecto.
o Si la entrega de ms o menos unidades fsica afecta las metas de fin de proyecto an cuando no haya cambios
en la asignacin de recursos financieros.

4. Temas que se deben incluir en la seccin General

Si el proyecto no ha alcanzado elegibilidad, reporte el avance alcanzado entre la aprobacin y el momento en
que se reporta avance.
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 Si es poco probable que el proyecto se vuelva elegible, explique por qu.
Si es probable que se cancele el proyecto, mencione las razones para la cancelacin.
Si una situacin general afectando la ejecucin del proyecto puede generar demoras futuras o requiere de
atencin especial.
Otros factores externos que afecten el desempeo del proyecto.
Si se est procesando una extensin para el proyecto, los equipos pueden agregar columnas despus de la
columna de Fin de Proyecto. En estos casos, se debe agregar un comentario sobre la fecha tentativa en que se
aprobar la extensin.

VII. CASOS ESPECIALES DEL PMR

Hay distintos casos en el PMR que son considerados como especiales. El primer grupo est compuesto por los
Prstamos basados en reformas de poltica (PBLs), los prstamos programticos en apoyo de reformas de poltica
(PBP), los prstamos en funcin del desempeo (PDLs) y los hbridos. stos tienen un formato especial de PMR
que se genera automticamente con base en el subtipo del proyecto.

El segundo grupo lo conforman las operaciones suplementarias. stas no tienen un formato especial, pero la
forma en que se llena el PMR es distinta. En estos casos, es importante ingresar la operacin relacionada en
OPUS.

No se calcula un ndice de Desempeo para ninguno de estos casos. Sin embargo, todos deben ser validados. La
siguiente tabla permite distinguir las secciones que se tienen que llenar para cada uno de los casos mencionados
con anterioridad.

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Figura VII-1: Resumen de secciones requeridas para los Sasos Especiales del PMR

Seccin del PMR PBL PDL PBP HYB SUP

Datos Bsicos
Impactos
Resultados
Productos Costos
Avance
Desempeo
Temas Resultados
Productos
Cambios a la Matriz
General
(Se debe
reportar el
avance en el
PMR del
prstamo
original).Se
deben
ingresar
temas
especficos.
Lecciones Aprendidas
No se calcula ndice de Desempeo para ninguno de estos casos.

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