MUNIGIPALllllUJ PROVINCIAl U U:ONCIO PRADO - flNGO MAHIA UNA PHOvtflCfA;

Av Alam da P N:.> 5 Te! fono 56 058 T lefax' 562351 www OU(CflECE

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RESOLUCIN DE ALCALDA N' 013 - 2017 - MPLP 1

Tmgo Mara, 04 de enero de 2017

VISTO: el Informe NO 052-2016-JTDA-SGMPLPfTM de fecha 19 de diciembre de 2016 del Jefe de Trmite Documentario
y Archivo de la Municipalidad Provincial de Leoncio Prado, solicitando aprobacin del Plan de Trabajode Archivos OAA 2017.
CONSIDERANDO:
Que, el arllculo 1940 de la Constitucin Poltica del Per. modificado por las Leyes de Reforma Constitucional Ws
27680, 28607 y 30305, establece que las municipalidades provinciales y distritales son los rganos de gobierno local. Tienen
autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. concordante con el Art. 11del Ttulo Preliminar
de la Ley Orgnca de Municipalidades N" 27972. Dicha autonoma radica en ,la facultad de ejercer actos de gobierno,
administrativos y de administracin, con sujecin al ordenamiento jurldico:

Que, mediante Informe Ir 0522016JTDA-SGMPLPfTM de fecha 19 de diciembre de 2016, la Jefatura de Tramite

Documentarlo y Archivo Central. en atencin a la Ley N" 19414 de Defensa. conservacin e incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin, la Ley NO25323, que crea el Sistema Nacional de Archivo y en atencin a la Resolucin Jefatural N"
346-2008AGN/J que aprueba la Directiva N" 003-2008-AGN/DNDAAI. donde establece las pautas, las es/rucluras para la
formulacin, ejecucin y evaluacin del Plan Anual de Trabajo de OAA del Sector Pblico, remite adjunto el Plan Anual de
Archivos de la Municipalidad de Leoncio Prado ao 2017. para su aprobacin;

Que, la Ley N" 25323 del Sistema Nacional de Archivos, establece que el Archivo General de la Nacin que es el
rgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos, encargado de dictar las normas que aseguren y regulen la
organizacin y funcionamiento de los Archivos del Sector Pblico Nacional;
Que, mediante Resolucin Jefatural N" 073-851AGN-J, el Archivo General de la Nacin, aprob las Normas
Generales del Sistema Nacional de Archivo, de obligatorio cumplimiento por todos los organismos y reparticiones del Sector
Pblico Nacional;
l$.
o~~. Que, mediante Resolucin Jefatural N" 346200BlAGN-J, el Archivo General de la Nacin, aprueba la Directiva N"
,~ G~;NI~~E ~ 003-2008-AGN/DNDAAI, "Normas para la Formulacin y Aprobacin del Plan Anual de Trabajo del rgano de Administracin de
'c, A~~ .os ~ Archivos.~e las Enti~ade~ de !~
Administra~~n Publica", cuyo objetivo. es establecer las pau_ta~ y pr~c~dimientos para la
~ J.. I
o formulac/On, aprobaclOn. etecuccn y evaluaclon del Plan Anual de TrabajO de OAA del Sector publico. ASimismo en el numeral
, l"/, \''1> 5.3 de la mencionada Directiva, seala que el mencionado Plan de Trabajo deber ser aprobado por Resolucin de la ms alta
1) o M~ autoridad de la respectiva entidad. segn sea el caso. y ser remitida al Archivo Regional de Hunuco;

Que, de la revisin y anlisis de los antecedentes y estando a que el Plan Anual de Archivos de la Municipalidad de
Leoncio Prado ao 2017. tiene por objetivo establecer la relacin y los lineamientos, disposiCiones especficas para la
formulacin, ejecucin y evaluacin del Plan Anual de Archivos de la Municipalidad de Leoncio Prado, garantizndose con ello
un correcto tratamiento, conservacin y utilizacin del patrimonio documental de nuestra entidad edil, a fin de ejecutar un debido
control, clasificacin, archivamiento, transferencia, eliminacin y otras actividades archivisticas aplicadas a la series
documentales que custodia el Archivo Central y Archivos de Gestin de estn entidad;

Estando a/o expuesto, a la Opinin Legal NO367-2016-GAJIMPLP de fecha 22 de diciembre de 2016 del Gerente de
o.,\nCIBI Asuntos Jurdicos, Proveido de fecha 03 de enero de 2017 del Gerente de Administracin y Finanzas y a las atribuciones
q\ O't>( conferidas en la Ley Orgnica de Municipalidades - Ley N" 27972.
""0
~
~ SE TARIA K SE RESUELVE:
GEN RAL -o
Articulo Primero. APROBAR el Plan Anual de Archivos de la Municipalidad de Leonclo Prado Ao 2017,
presentado por el Jefe de Trmite Documentario y Archivo mediante Informe N" 052-2016-JTDASG-MPLPfTM de fecha 19 de
diciembre de 2016, que comprende los numerales del I al VII e incluye Anexo N" 01 Y Anexo N 02, por los fundamentos
expuestos en la parte considerativa de la presente Resolucin.

Artculo Segundo.- DAR A CONOCER la aprobacin del Plan Anual de Archivos de la Municipalidad Provincial de
Leoncio Prado Ao 2017, al Archivo Regional de Hunuco.

Articulo Tercero ENCARGAR el cumplimiento de la presente Resolucin a la Gerencia Municipal, Gerencia de

Administracin y Finanzas, Secretaria Genera a la Jefatura de Trmita Documentaro y Archivo,

Registrese, comunquese, cmpl

~ MuniCipalidad Lecncro Prado

CAZM/lmlc
 UNA PROVltlCIA
Mun1cIp.1Iidad Prol/Iflelat d Secretoria Jefatura de Trmite OUECRECE
Leonclo Prado Tlngo t1ar General Docurnentario y Archivo Centr.,1 00 ITIOO

PLAN ANUAL DE ARCHIVOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE

LEONCIOPRADO ASO 2017

I ALCANCE

A todos los Gerente)' Subgerentes de la \r1unicipalidad Provincial de Leoncio

Prado. I ncluyndose a todo el personal encargado de los archivos de gestin a
fin de dar cumplimiento a las disposiciones y recomendaciones que establece el
Ente Rector de la funcin Archivstica Nacional del Archivo General de la
Nacin.

11 OBJETIVOS GENERALES

Establecer la relacin )' los lineamientos, disposiciones especficas para la

formulacin. ejecucin ) evaluacin del Plan Anual de Archivos de la
vlunicipalidad Provincial de Leoncio Prado. garantizndose con dio un correcto
tratamiento. conservacin) utilizacin del patrimonio documental de nuestra
entidad edil, a fin de ejecutar un debido control, clasificacin, archivarnicnto,
transferencia. eliminacin) otras actividades archivisticas aplicadas a las series
documentales que custodia el Archivo Central)' los Archivos de Gestin.

111 OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.1 Conocer la informacin bsica (principales series, fechas extremas, valor del
documento) de la documentacin que se custodia en los diferentes niveles de los
archivos existentes en la Municipalidad Provincial de Leoncio Prado. mediante
la elaboracin de los instrumentos de descripcin archivsticas a fin de llevar el
control de la documentacin en custodia. por lo cual el rgano de
Administracin de Archivos (Jefatura de Trmite Documentarlo y Archivos)
realizar supervisiones en el cumplimiento de las actividades de descripcin en
los Archivos de Gestin.

3.2 Garantizar el cumplimiento de la normatividad archivistica interna de la Entidad

en relacin al proceso de organizacin documental. por lo que a nivel de Archivo
Central se organizar la documentacin administrativa por series documentales y
estandarizando In conservacin de los documentos.

3.3 Involucrar a todas las reas de la Entidad en el manejo adecuado de las series
documentales, mediante la permanente coordinacin) asesorlas.

3.4 Contar con un servicio archivlstico eficiente que permita una oportuna atencin
de los requerimientos tanto de la informacin como de prstamo documental,
siendo necesario contar con equipos (foto copiadora. impresora. escner. y
equipos de cmputo debidamente implementados)

Promover la di fusin archivistica a travs de actividades que den a conocer

nuestro Patrirnonio Documental afianzando la identidad de la comunidad con su
provincia. mediante la publicacin de artculos en medio" de difusin. revistas,
internet y otros.
 UNAPROW:itl~
Municipalidad Provincial secretada Jefatura de Trmite QUE CRECE
Loando Pradn- Tingo Mil a G~ncral Documentarlo y Archivo Cenual """-.~" COtfllGO

3.6 Preservar en ptimas condiciones la documentacin histrica. que representa el

Patrimonio Documental de la vlunicipalidad Provincial de Lconcio Prado. por lo
cual se identificar la documentacin necesaria de ser restaurada.

IV POLrTICA INSTITUCIONAL

Se cuenta con la Revolucin Municipal "\394-2016-t-.1PLP. del 26 de julio de

2016, por el que se aprueba la actualizacin del Manual de Procedimiento,",
Archivsticos de la Municipalidad Provincial de Lconcio Prado, 1:.1sistema
Institucional del Archivo de la Municipalidad Provincial de Leoncio Prado. Es el
encargado de regular e integrar tcnica. normativa y funcionalmente a 10'\
diferentes niv eles de archivo. mediante la aplicacin de normas, directivas u
otras disposiciones que garanticen el correcto tratamiento. conservacin y
utilizacin del Patrimonio Documental de la Entidad Municipal que redunda en
beneficio de la institucin y por ende en un servicio eficaz y eficiente hacia los
usuarios internos) externos.

V REALIDAI) ARCl1lVISTICA INSTITUCIONAL

5.1 ORGANIZACIN

La Municipalidad Prov incial de I eoncio Prado. cuenta con un rgano de

Administracin de Archivos. que dentro de la estructura orgnica de la
Institucin de Archivos. figura como Jefatura de Trmite Documentario y
Archivos, la cual se encuentra en funcionamiento y al servicio de las diferentes
oficinas internas )' la colcctiv idad. La Jefatura dc Trmite Documentaro y
Archivos est considerada como un rgano de apoyo administrativo dentro de la
Oficina de Secretara General.

5.2 NORMATIVIDAD

Con Resolucin de Alcalda N055-98-MPLP. se dispone la Organizacin y

Funcionamiento del Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Lconcio
Prado. as como nombrando el primer Comit de Evaluacin de Documentos.
Resolucin de Alcalda !,\089-99-MPLP del 09/04/1999. que aprueba el primer
Manual de Procedimientos Archiv sticos. orrna que fue actualizada mediante

Resolucin de Alcalda N394-20 16-1\1PLP.

5.3 PERSONA L

L a Jefatura de Trmite Documentarlo )' Archivos d acuerdo a lo establecido en

el MOr, ROF, CAP Aprobado con Ordenanza Municipal NO 17-20 13-MPLP,
ha sido considerada la Jefatura COnun nivel remunerativo de STA, Asistente de
I'rmitc Documentarlo con Nivel Remunerativo de STO (trabaja en mesa de
partes) ) l Auxiliar de Trmite Documentarlo Con nivel remunerativo de SI\B
(trabaja en la Oficina de Archivos).
" UNAPROVII,C f
Mlmic!pahdad ProVincia a Secretaria Jefatura de Tramite UUE CRfCE
t.eoncto Prado Tlngo Mm a General Dccumentario '1 Archivo Central CONTIGO

5.4 LOCAL Y EQUIPOS

5.4,J El local asignado para el funcionarn icnto del Archiv o Central est ubicado en el
primer ) segundo piso del Palacio Municipal )' tiene las caractersticas
siguientes:
Consta de tres ambientes. uno utilizado como repositorio de documentos (57m2)
)' tos otros dos como oficinas administrativas: mesa de panest l 1.76 m2) y
oficina de archivos ( I l. 76m2)
Las oficinas administrativas estn construidos con paredes de madera, techo
aligerado, piso de cermica) tiene instalaciones elctricas y se encuentran en
buen estado de conservacin.
el local destinado corno repositorio de los archivos administrativos ele la
Municipalidad Provincial de l.concio Prado. tiene ventilacin natural a travs de
tres ventanas, como tambin se cuenta con un ventilador de techo e instalaciones
elctricas. dicho ambiente no se encuentra en buenas condiciones toda vez que se
observa rajaduras y/o grietas en las paredes como tambin se observa que existe
filtracin a consecuencia de la cada de las aguas pluviales.
En la actualidad el repositorio se encuentra totalmente lleno, por lo cual no
existe espacio para depositar ms documentos.

La oficina de Archivo cuenta con los equipos) muebles siguientes

Una computadora i7 en buenas condiciones

Una computadora Pentium IV en regulares condiciones
Una impresora lser en buenas condiciones
3 I cuerpos de estanteras
Una escalera de madera que es utilizado para la ubicacin y retiro de
documentos
Un escritorio metlico en regular condicin
Un escritorio de melanina en regular condicin
Un estante de madera con lunas
Un ventilador de techo
Una aspiradora de polvo

5.5 FONDOS DOCUMENTALES

Las principales series documentales que ha generado la Municipalidad

Provincial de Leoncio Prado, durante el periodo de su \ ida institucional y que
\
estn a cargo de la Jefatura de Trmite Documentarlo )' Archivo son los
siguientes:

DE -CRIPCION DE DOCUME1\ TOS AOS DE ANTIGUEDAD

Actas de Sesiones Agencia l\ lunicipal 1944
Actas de Sesiones de Concejo 1946
Resoluciones Municipales o de Alcalda 1972
Decretos Municipales o de Alcalda 1985
Resoluciones de Concejo 1986
Acuerdos de Concejo 1985
Ordenanzas Municipales 1986
 ,
UNA PROVmCI~
Munlcipahdnd Provtnda Secretaria Jefatura de Tramite QUE C~ECE
t.eonclo Prado Tango Mil! a GQneral Documentario y Archivo CGrfTlGO
Cenh:!1

Edictos Municipales 985

Convenios 989
Correspondene ia cm itida 992
C orrespondenc in rec i bida 993
1 ibros de Regi ..t.ro de ingreso de doc. Mesa de Parles 9-)'"_
Expedientes Judiciales 987
Informe y dictmenes legales 988
Presupuesto Municipal 989
Libros de Contabilidad 985
Libros de Operacione ...Complementarias 986
Libro Diario 985
Libro Mayor 985

t
Libro de Inventario} Balance 966
Balance constructivo 977
Declaraciones de Impuesto Predial 977
Expediente de Licencias de Funcionamiento 991
Fichas Catastrales 1988
Planillas de Remuneraciones 1952
Certificados mcdicov. Nacuniento, defunciones. fetales ~ provisionales 1942
I vpcdicntcs de In..uipcHIOCS Ju.hcrales de nacimiento ) defuncin 1963
Expedientes de rectificacin judicial, partida de nacimiento.
matrimonios)' defuncin 1969
Expedientes de matrimonios civiles 1945
Expedientes de Titilacin de Lotes de terreno PP.JJ. AA.IIH 1973
Orden de Compra, gua de internamiento 1975
Orden de Trabajo 1985
Pedido Comprobante de salida. PECOSA 1988
Comprobante de Pago 1983
olas de Abono 1984
Recibo de Ingreso 1983
Libros Banco 1970
Expediente de Adjudicacin de Terrenos 1942
bxpedicnte de Licencia de Construccin 1945
Expediente de Declaratoria de Fbrica 1976
Ttulos de Propiedad 1985
l.xpedicntes Tcnicos de Obras 1962
Planos 1956
bxpedicntc de saneamiento fsico legal de AA.IIH-PP.JJ ICJ78
r xpcdicntes de Certificado de Posesin de lotes de terreno J 985
Otros

5.6 PROCESOS Tfi:C~ICOS ARCHIVI TIeOS

Con Resolucin de Alcalda N394-2016-\IPLP del 28 de julio del ao 2016,

aprueba ) actuali/a el Manual de Procedimientos Archivlsticos de la
Municipalidad Provincial de Leoncio Prado.
vsimismo para toda" aquellas activ idades que el Manual de Procedirn ientos
Archivsticos de la Municipalidad Provincial de Leoncio Prado no establezca se
deber aplicar la norrnatividad dictada por el Archivo General de la Nacin.
 Mlinldpahdad Provincia! de sccrctena I Jefatura de Tramite UNA PROVmCIA
OUECREGt
COIiTlGO
Leonclo Prado ringo t-1ar a General I Documentario y Archivo Central "-'--=-->'

5.6.1 ORGANIZACIN OOCUMENTAL

Es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar. ordenar ) asignar los documentos de cada
entidad.
5.6.1.1 EN LOS ARCHIVOS DE GESTlON O. ECRETAIUAL

a) Identificar las series documentales generadas a partir de funciones

propias del rea.
b) El responsable de los Archivos de Gestin o Sccretarial deber ordenar
las unidades documentales que conforman cada serie mediante el sistema
ms conveniente. numrico cronolgico o erl su defecto se har una
combinacin de los sistemas indicados.
e) El responsable del Archivo de Gestin deber identificar cada unidad de
archivarniento (file de manila, file de palanca, cajas, paquetes etc.) con
los siguientes datos:
Fondo Documental
eccin y Sub seccin documental. rgano de Gerencia) Subgerencia
erie Documental
Rango (correlativos segn tipo de ordenamiento)
Fecha
N de correlativo de la unidad de conservacin

5.6.1.2 EN LA UNIDAD DE AOMINISTRACION DE ARCHIVOS (OFICINA

DE AI~CHIVOS)

a) Se respetar el principio de procedencia y orden original orientados por

la estructura orgn ica.
b) El responsable del archivo, una vez realizada la transferencia de
documentacin dispondr la colocacin de las unidades de archivamiento
en las estanteras o lugar ms adecuado
e) El responsable del archivo de Gestin deber identi ficar cada unidad de
archivarniento (file de manila, file de palanca. cajas, paquetes. etc.)
Fondo Documental
Seccin y Sub seccin documental. rgano de Gerencia y Subgercncia
Serie Documental
Rango (de correlativo segn tipo de ordenamiento)
l-echa
N de correlativo de la unidad de conservacin
d) ~I responsable del archivo determinar la conservacin de las unidades
de arch i \'0 de acuerdo al orden de llegada.

5.6.2 DE LA TRANSFEREl\'CIA DE OOCUi\lENTOS

a) Las unidades de archivamiento sern rotuladas en parte visible donde se

anotar la seccin y/o sub seccin del rgano de Direccin (Gerencia y
Subgerencia) serie documental, rango. ao. nmero de envo y
correlativo de paquete.
b) Los expedientes (administrativos. coactivos. tcnicos) documentos
(simples) legajo ... de personal. comprobantes de pago, Resoluciones en
 UNh PROVI1H~A
Municipalidad Prov ncla! Secretana Jefatura de Tramite QUECR[er '
Loonclo Prado -TlOgo t1 General Documemarlo y Archivo Central CON11GO
"
general. convenios de pago, concursos y licitaciones pblicas: sern
transferidos con una relacin pormenorizada por cada tipo documental.
segn Directiva N005-2008 AG1\JD~ DAA 1.
c) Sern transferibles al Archivo Central los documentos que cuenten con
un mnimo de 3 aos de antigedad, cuya \ igcncia administrativa
inmediata haya concluido. A excepcin de los expedientes que pueden
ser transferidos ni bien concluya su trmite, los documentos sern
transferidos debidamente foliados, clasificados por serie documental y
sern derivados al Archivo Central mediante el Formato de
Transferencia, que debe tener adjunto el archivo digital. Segn Directiva
N005-2008/AGNfONOAAI.
Lo descrito en el prrafo precedente ser apl icado siempre en cuando no
existiera el Programa de Control Documcntario aprobado por el Ct.D.
d) El responsable del Archivo de Gestin solicitar y coordinar con el Jefe
de Trmite Documentarlo y Archivo Central o el que haga sus veces, la
transferencia de documentos dentro de la lecha programada en el
cronograma de transferencia establecido en el presente Plan Anual.
e) No sern aceptados como parte de una transferencia documental:
REVISTAS. MATERIAL L31f3L10GRAI-ICOS, PUBLICACIONES,
NORMAS LEGALES, FORMATOS NO UTILIZADOS.
f) El responsable de la transferencia llenar el formato de inventario de
transferencia. el mismo que tendr un \ isto bueno de Autorizacin del
funcionario) o responsable del cual depende el archivo.
g) La Jefatura de Trmite Documentario )' Archivo recibe y verifica el
contenido de la unidad de archiv amiento, as como la cantidad de metros
lineales a transferir; el plazo de vcri ficacin no exceder los 5 das
hbiles.
h) En seal de conformidad se procede a firmar el formato conservando el
original y devolviendo la copia al archivo remitente.
i) El formato original ser archivado) conservado para futuras consultas.
j) De realizarse observaciones l la trasferencia. el receptor deber llenar la
hoja de observaciones de transferencia, procediendo posteriormente a
devolver lo retenido para su subsanacin.

5.6.3 DE LA ELDlINACION DOCUMENTAL

La Jefatura de Trm ite Documentarlo y Archivos es el n ico responsable de la

conduccin de este procedimiento debiendo seguir las etapas siguientes:

a) Seleccionar la documentacin posible a eliminar, de acuerdo al valor de

los documentos a tratar) sus plazos establecidos en la Tabla General de
Documentos o de no encontrarse la serie descrita en la misma valorando
su plazo de \ igencia legal. administrativa, tributaria, contable
dependiendo del caso.
b) Elaborar el inventario de clrrninacin de documentos y extraer las
muestras documentales necesarias.
e) r1 Secretario Tcnico del Comit Evaluador de Documentos, en el
presente caso. El Jete de 1 rmite Documentarlo ) Archivos elevar al
Comit Evaluador de Documentos la Propuesta de Eliminacin.
'. UNA PROVINCIA
Municipalidad Provlncial de Secrc:t. na Jefatura de Trmite QUE CRECE
leoncio Prado -jlngo Mr j G~neral DocumentJrto y Archivo Central COHTIGO

d) En sesin del Comit Evaluador de Documentos (CED) acordar sobre la

procedencia de la eliminacin para lo cual emitir el acta de acuerdo.
firmada por los miembros del comit
e) FI Secretario Tcnico remitir a la Secretaria General la Propuesta de
Lliminacin a fin de que sea elevada al Archivo Regional l Iunuco.
solicitando la Autorizacin para la eliminacin de documentos de
conformidad con los procedimientos legales establecidos.
f) El responsable de la Jefatura de Trmite Documentarlo y Archivo
facilitar la informacin que requiera el supervisor designado por el
Archivo Regional l lunuco.
g) Facilitada la Informacin)' recibida la Autori .z.acin por el Archivo
Regional Hunuco se proceder a eliminar la documentacin declarada
innecesaria. en presencia de los representantesdel Archivo Regional.

5.6.4 DE LA CONSERVACION DE DOCUM}l:NTOS

5.6.4.1 DToL:OS LOCALES DE ARCHIVO

a) La ubicacin de los locales de archivo deben tener como caracterstica

principal estar ubicado en lugares distantes a los que puedan ocasionar un
siniestro y de lugares excesivamente hmedos.
b) Ln los casos de locales de Archivos de Gestin se debe realizar una
evaluacin general de las condiciones del ambiente y/o local que lo
contendrn.
e) Preferir el uso de locales construidos con material noble, evitndose el
revestimiento de muros y paredescon materiales inflamables,
d) Revisar peridicamente techos, puertas, ventanas, posible existencias de
grietas en las paredes. red elctrica, conductos de agua y desage, etc.
Con la finalidad de reportar su situacin en caso de presentarse una
situacin irregular.
e) El local del archivo debe tener bsicamente dos ambientes: 1) depsito.
2) rea de trabajo tcnico) administrativo.
f) Todo local del archivo debe tener una llave elctrica general que debe
conservarse en perfecto estado as como las instalaciones elctricas
(enchufes. interruptores. cableado. focos)' fluorescentes).
g) Desactivar el sistema elctrico al finalizar lasjornadas diarias de trabajo.
h) r! mobiliario Archivstico en los repositorios estar constituidos por
estantes metlicos que segn el caso pueden ser lijos o rodarues.
5.6.4.2 EL CONTROL DE.LO FACTORES EXTERNOS

a) Evitar la acumulacin de polvo mediante la limpieza diaria eJelmobiliario

) en caso de la documentacin usar preferentemente aspiradores de mano
o similares.
b) Vcntilar o airear por medios naturales o mecnicos sobre la base de la
utilizacin racional de puertas y ventanas con el empico de: ventiladores,
aire acondicionado. extractores de aire. etc.
c) Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial
sobre los documentos.
d) Prevenir la accin de la contaminacin ambiental.
 UNAPRaVH,~~n
MUIlICI)nhdad PIOVlnCl1 secretana Jefatura de Tramite QUE CREer
Lecnclo Prdo -Trngo M. General Documentario y Archivo Central ""' CONTIGO
r

e) Evitar la oscuridad completa en los depsitos.

f) Fumigar el local por lo menos I ve? por ao.

5.6.4.3 EL MANEJO DE LOS DOCl'i\1ENTOS

a) Dar mantenimiento a la documentacin retirando todo tipo de artculos

que venga adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas.
cintas adhesivas, prensas metlicas, cte.
b) Serv ir mediante copias los documentos originales ms consultados.
e) I n el archivo central conservar los documentos en caja de cartn
dcsacidificado, dentro de estav pueden contenerse en fldercs o en
paquetes. [:n caso de los Archivos de Gestin los documentos estarn
conservados principalmente en archivadores de palanca.
d) Evitar cualquier tipo de restauracin emprica.
e) No usar producto qumico alguno (insecticida. bactericida. fungicida,
cic.) directamente sobre los documentos.
f) Restringir el servicio de documentos en proceso dc deterioro.
g) Los documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos. hongos,
bacterias. cte.) debern separarsede la documentacin en buen estado.
11) Los documentos debern estar instalados en estanteras y/o muebles a
una altura mnima de ms de 10 cm del piso. Evitando su apilamiento en
el suelo.
i) l.laborar una lista de las series documentales consideradas "ms
\ aliosas", a fin de priorizar las medidas preventivas de conservacin y/o
de restauracin.
_) Brindar cl adecuado ambiente en trminos de climatizacin para el caso
de documentos en soporte no tradicional (microfilm, cd, negativos. cintas
de \ ideos, diskettes, memorias usn. cte.)

5.6.4.4 MEDIDAS DE 'EGl!RIDAD

a) Se encuentra prohibido el ingreso de personas no autorizada a los

archivos en todos los niveles de archivo: Gestin y Central.
b) NO comer, no fumar o beber en repositorios. reas de trabajo. o en
cualquier otro lugar donde existen documentos.
e) Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo
manejo debe ser reconocido suficientemente por el personal del Archivo
Central.
d) Sealizar los ambientes con carteles en tamaos adecuados (pasadizos,
zonas seguras, zonas de evacuacin. ctc.) y ubicacin de extintores.
e) No mantener en lo...archivos material inflamables.
f) Evitar obstculos en pasadizos. puertas de escape. para facilitar la
evacuacin del personal en caso de un siniestro.
g) Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la sustraccin indebida
a los documentos.
'.
Municipalidad Provincial de
Leondo Prado -Tlngo Mar
Sccretana
General
I Jefatura de Tramite
Documentarlo y Archivo Central
UNAPROVlllClh
~UE CRrCE
CONTIGO

5.6.5 DEL SERVICIO DE Ii'FORMACIOl\, A. ESORIA y APOYO

5.6.5.1 COl"SlrL T A

a) El responsable de la Jefatura de Tramite Documentario y archivo

solicitar al usuario firmar el registro de consulta.
b) El responsable de la Jefatura de Trmite Documentarlo y archivo ubicar
la documentacin solicitada y entregar la in formacin al usuario.

5.6.5.2 pnSTAMO DE DOCUMENTOS

a) r:.1 Jefe de I rrnite Documernario )' archivo a solicitud del usuario

proporcionar el formato para el prstamo de los documentos requeridos,
b) El Jefe de Trmite Documentarlo y archivo recepciona la solicitud, ubica
el documento y proporciona al interesado y en su lugar deja la copia del
formato en seal de prstamo.
e) ~i los documentos originales prestados superan los 10 das se notificar
al rea sol ic i tame para su respect \ a devoluc in en las mismas
condiciones que "ali del repositorio del archivo, caso contrario se
adoptar las acciones administrativas pertinentes,

5.6.5.3 EXPEDICION DE COPIAS ..

a) El Jefe de 1rrnitc Documentarlo )' archivo a solicitud del usuario
particular debidamente ingresado por mesa de partes y hecho los pagos
de acuerdo al 'lUPA vigente, efectuar la bsqueda del documento
requerido, saca la copia certifica y entrega al recurrente.
b) Para la atencin a los regidores. Gerentes y Subgerentes, se har en
formato proporcionado por la Jefatura de Trmite Documentarlo y
Archivo.

5.6.5.4 ASESORTA Y APOYO

a) Ser brindada a solicitud de las reas orgnicas a travs de un documento
oficial. firmado por el funcionario responsable.
b) El Jefe de 'l rrnitc Documentario ) Archivo a quien se le encargue la
asesora deber emitir un informe tcnico )' sustentado. eon sus
respectivas conclusiones> recomendaciones.
c) el Jefe de Trmite Documentarlo y archivo correr traslado del informe
al rea usuaria.

5.6.5.5 DE LA SUPERVI ION DEL ARClllVQ

a) Las acciones de Sl. PERVISJON estarn dirigidas a verificar la correcta

aplicacin de normas y dems disposiciones archivsticas emitidas por el
rgano Rector del Sistema Nacional de Archivos.
b) Los informes tcnicos que se emitan como consecuencia de las acciones
de supervisin debern dar como resultado una informacin exacta,
sustentada)' oportuna para ser elaborado en el Plan Anual de Archivo.
 t
UNA PROVINt.lA
Municipalidad ProliJnclc)d
1e Sccrtmia Jefatura de Trmite QUE CRECE
Leonclo Prado Tlngo MJ d GcnC'f.,r Documentarlo y Archivo Central CONTl~O

e) El Jefe de Archivos correr traslado del informe tcnico al rea usuaria.

as como a la Secretara General para su conocimiento.
 UN~PRJVmCIA
Munlclpnhdad Provmda (<: S~reldrta Jefatura de Trmite OuE CRECE
Leonero Prado -Tm~o Mar General Documentario y Archivo Central CONTIGO

VII. PRESUPUESTO
ANEXO NO_2_

PRESUPUESTO ESTIMADO
-
~L- IL-
~
1 PERSONAL
1-
trabajador)
D_E_T_A_ll_E_P_O_R_A_C_T_IV_I_D_A_D CA_N_T_I_D_A_D

Personal contratado por CASpor 6 meses (1

------------------4.

Practicantes (1) por 12 meses

----
I 1
IMPORTE ~TAL

_._ , 1,000.00
-
6,000.00

2,400.00
-
- 1 200.00
i7~" 2 BIENES.Eru,JIPOSy MATERIALES.
~~ Scanner 1 1,000.00 1,000.00
~ora Multlfunclonal 1 700.00 700.00

---------1--
Extanteda por cuerpos 10 400.00 4,000.00
..~..... ~ Ambientador 10 10.00
--1- -
100.00
.~- Alcohol (litro) -------------1
----+------~~-----
10 10.00 100.00
Hilo pavilo grueso, ovillo n36 40 8.00 320.00
1--------------------------------+-------------4--------------+_------
-
lapiceros azul 36 1.00 36.00
-
~~\;O~ron 36 1.00 36.00
20.00
)l\l\cla 1. lapiceros rojo 20 1.00
eo~ ~ rL_a_p_ic_e_ro_s_n_e_g_ro ~------------~--------------+_-- ~
,C:; D ,1/ E Q' H lpit 30 1.00 30.00
, \ Da EI/T/o :lfI :; I 1------------------------------1----------4-------------1--------1
Y ARe ' }.; Papel bond 7S gr. A4, por millar 4 20.00 80.00
0.7
~. Resaltadores
--~------------------~------------~--------------~--------~
Papel bond 7S gr. A3, por millar
(amarillo) 10
1
3.00
40.00
30.00
40.00

Correctores 10 3.00 30.00

--- Grapas, caja

Perforador
6
2
5.00
20.00
20.00
30.00
40.00
60.00
Engrampador 3
Cuadernos de registro grandes 2 20.00 40.00
Cuadernos de registro chicos 2 10.00 20.00
~ -------------------~1I- -
Archivadores de palanca 12 5.00 60.00
-----------------------1--------------+----
Folder manila A4 (por ciento) 1
--
30.00 30.00
1 30.00 30.00 _
60 1.00 60.00
3 SERVICIOSI OTROS
Fumigacin
~~---------T_------~
2 200.00 400.00
1---
Copias fotostticas Votros similares 1000 0.10 100.00
Viticos 4
-- 200.00 800.00
-
Pasajes 8 200.00 1,600.00
Capacitacin sobre temas archivisticos al personal
3 2,000.00 6,000.00
------------~~
de los Archivos de Gestin.
24,192.00
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