Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
de
Mapas de Procesos
Tipos de Procesos
Cadena de Valor
3
Contenido
4
EL PROCESO
Y
SUS FACTORES
5
CONCEPTO DE PROCESO
TODAS LAS ORGANIZACIONES DESARROLLAN PROCESOS PARA GENERAR SUS PRODUCTOS Y SERVICIOS
METODOS DE TRABAJO
6
PARTICULARIDADES DE UN PROCESO
Proceso
Entradas Salidas
Recursos
Fig. 1: Representacin esquemtica de un Proceso
7
Proceso
A A A A
PARTES DE PROCESO
Entradas Salidas
Recursos
Recursos: personas encargadas de las actividades a realizar, equipo de apoyo, infraestructura, etc. Dimensionar cada uno
de estos recursos es una de las principales cuestiones al poner en marcha un proceso.
Actividades: tambin denominadas TAREAS, PASOS, ACCIONES, OPERACIONES, etc. Las ACTIVIDADES de un proceso
deben estar claramente establecidas a fin de evitar incidencias u omisiones.
Interrelacin entre las Actividades: no existen actividades aisladas, siempre existir una actividad precedente y
una posterior (excepto la primera y ltima actividad)
Detonante: cada Proceso tiene o debera tener una circunstancia desencadenante del mismo, que al activarlo dispare el
desarrollo del mismo. Cuando aparece el DETONANTE, el proceso se pone en marcha y lo hace siempre de la misma forma (es
lo deseable), desarrollndose las actividades previstas hasta que se completa el proceso.
Estandarizacin de los Procesos: es deseable que los procesos se desarrollen siempre de la misma manera, que
estos estn ESTANDARIZADOS. Esto implica la necesidad de establecer una secuencia y coordinacin entre las actividades.
Insumos o Inputs: para el desarrollo de las actividades del proceso es necesario emplear ENTRADAS que son
transformadas para conseguir el RESULTADO final.
Resultado u Output: con los procesos se genera una SALIDA, un producto o servicio que satisface una necesidad de un
cliente externo o interno agregndole VALOR a este,
8
Proceso
A A A A
EJEMPLOS DE PROCESOS
Entradas Salidas
Recursos
Solicitud de Prstamos Datos personales Recibir al cliente Simulacin del Informacin de prstamos
Hipotecarios del cliente Solicitar al cliente informacin del prstamo hipotecarios e inicio de su tramitacin
Datos financieros producto deseado Expediente del para posterior anlisis y formalizacin
del cliente Solicitar datos personales del prstamo (fsico o (procesos a posteriori)
cliente electrnico)
. Autorizaciones
Solicitar tasacin y autorizacin firmadas
para cotejar sus datos financieros
Enviar informacin al Dpto. de
Riesgos
Compra de productos Aviso de necesidad Recibir aviso de necesidad de Comunicado Producto listo para ser utilizado como
de compra compra solicitando ofertas entrada en otros procesos de la
Ofertas de Solicitar ofertas a proveedores Hoja de pedido o organizacin
proveedores Analizar ofertas contrato
Producto comprado
Albarn de entrega Recibir producto comprado
Verificar producto
Almacenarlo hasta su utilizacin
Seleccin y contratacin de Peticin de Recibir peticin de necesidad de Anuncio para cubrir Nuevo personal competente
personal necesidad de personal puesto incorporado a la organizacin
personal Buscar posibles candidatos en la Resultados de
Currculuos de base de datos entrevistas
candidatos Anunciar en el medio oportuno la Contrato de trabajo
necesidad de cubrir puesto de Manual de acogida
trabajo
Recibir currculos de interesados
Citar a candidatos a entrevista
..
Firmar contrato de trabajo
Entregar el manual de acogida a la
empresa
9
Proceso
CONCLUSIONES A A A A
TODO PROCESO TIENE UN PRINCIPIO Y UN FIN UNA ACTIVIDAD INICIAL Y UNA FINAL, QUE
DEBEN ESTAR PERFECTAMENTE DELIMITADAS Y SUS RESPONSABILIDADES ASIGNADAS SIN
EQUVOCOS NI REDUNDANCIAS.
IDENTIFICAR LOS PROCESOS NOS AYUDAR A COMPRENDER MEOR LO QUE HACEMOS Y POR
QU LO HACEMOS
10
Proceso
A A A A
EJERCICIOS SOBRE PROCESOS
Entradas Salidas
Recursos
Buscar diferentes Tipos de Procesos internos de CASER (mnimo 1 por grupo) que se
consideren representativos por los asistentes y realizar una TABLA similar a la de los Ejemplos
definiendo Entradas, Resultados, Actividades y Valor aportado al cliente externo o interno.
Tiempo: 30 a 60 minutos.
11
EL PROCESO COMO UNIDAD DE GESTIN
12
EL PROCESO COMO UNIDAD DE GESTIN
CONTRIBUYE
Mejorar la comprensin sobre los motivos que justifican las distintas actividades
14
EL PROCESO COMO UNIDAD DE GESTIN
18
REPRESENTACIN GRFICA DE UN PROCESO
TIPOS DE PROCESOS CADENA DE VALOR
19
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
UTILIDADES
Entendimiento del Proceso. Constituye una alternativa apropiada para documentar los
Procesos.
Rapidez de acuerdos entre las personas involucradas en el Proceso. El hecho de Observar
VISUALMENTE las actividades del proceso favorece al conocimiento de los mtodos de trabajo.
Reuniones de Trabajo. Son eficaces para identificar problemas y oportunidades de mejora,
establecer recursos, coordinar actuaciones, delimitar tiempos.
Relaciones cliente-proveedor interno. Facilita a definir funciones y responsabilidades de cada
persona interviniente.
Indicadores. til para el establecimiento de Indicadores Operativos.
Nuevos Diseos. Facilita el diseo de nuevos procesos.
Formacin. Ayuda en la formacin del persona.
20
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
TIPOS
Agente A Agente B Agente C
Ventajas:
formato ms descriptivo,
muestra el flujo de tareas entre los
agentes,
delimita cargas de trabajo,
evidencia los puntos de contacto entre
agentes. Agente A
Tipos:
Agente B
de arriba abajo,
de izquierda a derecha
Agente C Matricial
Horizontal
21
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
TIPOS
Agente A
Todas las ACTIVIDADES del proceso aparecen
secuenciadas una debajo de la otra.
Agente B
Ventajas:
Agente A y B
Es de fcil construccin
Desventajas:
Agente C
Aporta menos informacin del proceso
El personal involucrado puede ser omitido
Agente C
(I)
El personal involucrado puede aparecer
Agente C
dentro de cada actividad o al lado de las
mismas (II) Agente B
Tipos:
Lineal I
Emplear un formato u otro depende de las UTILIDADES
Lineal II previstas y el N de PERSONAS intervinientes en un
proceso.
Se pueden agregar otra tipo de informacin: tiempos, Siempre es ms recomendable el formato MATRICIAL.
restricciones Si el n de personas en el proceso es elevado > 6, es
aconsejable formato LINEAL.
22
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
SIMBOLOGA
Los principales SMBOLOS utilizados para elaborar un Diagrama de Flujo de un Proceso son
Se utiliza para definir cada actividad o tarea. Debe incluir siempre un verbo de
RECTNGULO
CAJA accin. Las cajas se pueden numerar.
Aparece cuando es necesario tomas una decisin. Incluye siempre una pregunta.
ROMBO
Los principales SMBOLOS utilizados para elaborar un Diagrama de Flujo de un Proceso son
Usados para representar conexiones con otras partes del flujograma o con
A A otros procesos.
Si el proceso es largo y el diagrama de flujo no cabe en una hoja, se suele
utilizar algn smbolo para conectar con otra hoja.
CONECTORES
Vase Una letra o un nmero en el interior del smbolo indican que la secuencia
Proceso: enlaza con un smbolo equivalente.
XXX
Tambin se pueden utilizar para vincular el proceso que estamos dibujando
con otro proceso relacionado
24
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
FASES DE CONSTRUCCIN
Revisin Final.
Revisaremos si se ha configurado adecuadamente el flujograma, si esta completo y si describe el proceso tal cual lo estamos
ejecutando.
En la construccin de DF pueden utilizarse notas adhesivas (tipos post it) sobre una
pizarra o pared, ayudan a dibujar el DF.
Pasos
1. El encargado de construir el DF debera comenzar por reunir en una sala las personas involucradas en el
desarrollo de ese proceso. En este caso: el director tcnico, el director administrativo-financiero, y el
gerente de la empresa.
2. Ya reunidos, se empieza por identificar la actividad inicial, que generalmente viene dada por una
necesidad o la recepcin de un pedido. En el caso del ejercicio es la necesidad de contratar un equipo de
proyecto para una nueva promocin inmobiliaria, que se desencadena como consecuencia de una
decisin previa en otro proceso.
27
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
EJERCICIO
Necesidad de contratar un Equipo de Proyecto en nueva Promocin (director tcnico)
28
Representacin Grafica de un Proceso
Diagrama de Flujo
SOLUCIN EJERCICIO
Flujograma del Proceso Contratacin de un equipo de proyecto
29
Representacin Grafica de un Proceso
Construccin Diagrama de Flujo
ERRORES FRECUENTES
Informe
30
Representacin Grafica de un Proceso
Construccin Diagrama de Flujo
ERRORES FRECUENTES
No comenzar o terminar el DF con el smbolo adecuado. Recordar que la
primera y la ltima actividad se recogen en una elipse u valo.
Revisar Revisar
Equipos Equipos
MAL BIEN
Crear lotes Crear
lotes
Principales segn
estado segn
estado
Errores
Utilizar entradas y salidas como si fueran actividades. Las entradas y
salidas deben llegar a una actividad o partir de ella y no constituir
actividades en si misma.
Recopilar
Recopilar datos
datos
Elaborar Informe
MAL Informe Informe
BIEN
Revisar
Revisar Informe
Informe
31
Representacin Grafica de un Proceso
Construccin Diagrama de Flujo
ERRORES FRECUENTES
DF en Sube y Baja.
Se dibuja el DF como si fuera una montaa rusa en sube y baja.
PEOR MEJOR
A B C D A B C D
Principales
Errores
PEOR MEJOR
Principales A B C D A B C D
Errores
PUENTE
PEOR MEJOR
A B C D A B C D
Principales
Errores
La inclusin de las actividades de proveedores y/o clientes puede ser til para observar que
un proceso incide en un proveedor o cliente , pero es decisin de la metodologa de la
empresa. 34
Representacin Grafica de un Proceso
Procedimientos Tipo Flujo
Los PROCEDIMIENTOS son documentos que describen de un procesos, cuestiones como:
Desarrollo de las actividades que lo componen
Responsables de ejecucin
Documentos de apoyo o informacin input para el procedimiento
Registros generados
Recursos empleados
Criterios de aceptacin y rechazo
PROCEDIMIENTOS TIPO FLUJO. El cuerpo principal del procedimiento es un DF, acompaado de otros campos como objeto,
control de ediciones, registros generados, informacin complementaria. A veces las llaman Fichas de Proceso.
PROCEDIMIENTOS TIPO MIXTO. Incluye un DF. En las primeras pginas o al final del procedimiento se inserta un DF
acompaado al texto explicativo.
Recomendable:
Procedimientos Tipo Flujo. Ms visuales, disponen de todas las ventajas vinculadas a la utilizacin de los DF.
Cada organizacin debe adaptar el formato de PTF a sus necesidades especficas creando el MODELO ms til y operativo.
Para mayor informacin del PTF usar Anexos o Instrucciones de Trabajo.
Por simplicidad, para cada proceso documentar su PTF correspondiente, aunque un Proceso debe documentarse en varios PTF. 35
Representacin Grafica de un Proceso
Procedimientos Tipo Flujo
EJEMPLO
36
Mantenimiento de vas pblicas
Representacin Grafica de un Proceso
Procedimiento Tipo Flujo
EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
Tiempo: 30 a 60 minutos.
Trate de elaborar el DF Matricial del Proceso Mantenimiento de vas Pblicas, cuyas actividades son:
Para completar el DF puede sealar las entradas y salidas ms destacadas del proceso
37
Representacin Grafica de un Proceso
Procedimiento Tipo Flujo
SOLUCIN EJERCICIO
38
TIPOS DE PROCESOS
CONCEPTOS
39
Tipos de Procesos
Segn su Naturaleza
Establecer una Tipologa de los Procesos es muy til, pues se puede emplear para dar forma a la estructura global de procesos
de la organizacin, que se conoce como MAPA DE PROCESOS.
Existen diversas clasificaciones de los procesos segn su DESEMPEO, TAMAO, o INTERFUNCIONALIDAD. El cometido de cada
PROCESO es diferente, por ello, realizaremos una clasificacin de los PROCESOS en funcin de la aptitud principal para la que
han sido concebidos. Utilizaremos la propuesta por la ISO 9001:2008 o la clsica, aunque el CRITERIO es de la organizacin.
PROCESOS ESTRATGICOS o de ACTIVIDADES DE DIRECCIN Son procesos de DIRECCCIN por el papel relevante de esta en
ellos. Suelen estar relacionados con la ESTRATEGIA y su EVOLUCIN GLOBAL y con el CONTROL GLOBAL DE LA
ORGANIZACIN. Son comunes en la mayora de las organizaciones.
Elaboracin y Seguimiento de Presupuestos
Establecimiento e implantacin de la estrategia
PROCESOS OPERATIVOS o para la REALIZACIN del P/S. Mediante estos procesos la organizacin genera los productos y
servicios que entrega a sus clientes. Su conjunto constituye la CADENA DE VALOR de la organizacin. No pueden fallar. Pueden
llamarse procesos clave, especficos, de negocio, etc.. Son propios y exclusivos de la organizacin.
Recepcin y legalizacin de la obra (construccin)
Evaluacin de alumnos (enseanza)
Concesin de licencias (ayuntamiento)
PROCESOS AUXILIARES o de PROVISIN de RECURSOS. Son los procesos soportes, de ayuda o de apoyo. Dan apoyo a los
procesos estratgicos y operativos. Suelen estar relacionados con el suministro o mantenimiento de los recursos .
Mantenimiento de Infraestructura
Seleccin y contratacin de personal
PROCESOS DE MEDICION Y ANLISIS. Son los procesos relacionados con las disciplinas de captacin , anlisis y puesta en
marcha de acciones de mejora.
Gestin de NO Conformidades
Acciones correctivas y de mejora 40
Tipos de Procesos
Segn su Tamao
La clasificacin de los procesos segn su tamao parte de la Ejemplo de despliegue de procesos
premisa de ver los procesos en perspectiva, avanzando de lo
global MACROPROCESO a lo particular PROCESOS TIPO en
un progresivo aumento de detalle. Como un ZOOM .
PROCESOS FUNCIONALES . Procesos desarrollados ntegramente por personal de un solo departamento, de inicio a fin, como
pasa con los PROCESOS AUXILIARES.
Contabilidad
Facturacin
Gestin de pagos
PROCESOS INTERFUNCIONALES. Estos procesos cruzan las barreras funcionales.. Son procesos participados por personal de
distintos departamentos. Por lo general se en los PROCESOS OPERATIVO. La INTERFUNCIONALIDAD influye en la complejidad
de la gestin de procesos y en su resultado.
PROCESOS PRIORITARIOS. Son los procesos PRIMORDIALES en un momento dado para la organizacin. Estn en el punto de
mira o de vigilancia de la empresa por:
El proceso genera repetidamente resultados no adecuados, no satisface las expectativas del cliente y requiere una
mejora inmediata.
El proceso ha sido designado como estratgico porque debe ser optimizado por alguna razn o porque es necesario
alcanzar algn objetivo estratgico.
El proceso es ineficiente pues consume excesivos recursos.
42
Tipos de Procesos
EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
Tiempo: 30 a 60 minutos.
A continuacin se presentan una serie de procesos identificados en una Cmara de Comercio, cuya misin se
centra en apoyar en el mbito comercial y productivo a las empresas de una determinada demarcacin.
44
Cadena De Valor
Construccin
La CADENA DE VALOR es una representacin grfica a nivel MACRO de los PROCESOS de una organizacin.
Constituye el NCLEO CENTRAL del negocio, donde se concentran los esfuerzos principales de gestin.
La CADENA DE VALOR da viabilidad a la organizacin, porque a travs de ella se generan los Productos y Servicios .
La CADENA DE VALOR aparecen como un conjunto secuencial de procesos genricos FASES cuyo comienzo suele estar
relacionado con la definicin de requisitos del cliente y suele terminar con la entrega del Producto y Servicio y su posterior
Seguimiento o Servicio Post Venta.
Hay que diferenciar entre CV de organizaciones dedicadas a la produccin de Bienes y organizaciones centradas en la
prestacin de servicios.
Produccin
Servicios
45
Cadena De Valor
RECOMENDACIONES
Recomendaciones:
Una CV debera tener al menos 2 FASES
El inicio de una CV se identifica con la definicin del Producto o Servicio determinacin
de los requisitos del clientes
SI 2 FASES se ejecutan de forma paralela, se pueden dibujar en paralelo
Cada FASE es una representacin MACRO de PROCESOS. Por tanto su despliegue suele
tener ms de un PROCESO.
La CV concluye donde finaliza la relacin con el CLIENTE.
46
Cadena De Valor
POSIBLES FORMATOS
FORMATO 1. Si la organizacin genera distintos productos cuya CV NO coincide, se pueden disponer de varias CV
independientes o parcialmente relacionadas.
Cadena de Valor para la gestin de los medios de pago en una entidad financiera
CADENA DE VALOR DOBLE
FORMATO 2. la CV puede contener de forma bidimensional o tridimensional las personas o departamentos intervinientes
en los procesos de cada fase.
RESTAURACIN
GERENCIA LIMPIEZA
RECEPCIN RECEPCIN
RECEPCIN ENTRETENIMI.
RECEPCIN
ATENCIN A
ENTRADA DE SALIDA DE
CAPTACIN DE LOS CLIENTES
CLIENTES CLIENTES
CLIENTES DURANTE LA
(CHECK-IN) (CHECK-OUT)
ESTANCIA 47
Cadena De Valor
POSIBLES FORMATOS
FORMATO 3. a travs de la CV se puede observar peculiaridades o dimensiones especficas del negocio.
Control de proveedores
Control de la salud de los trabajadores
Control de la seguridad
RIESGOS ACTUALES O POTENCIALES
Identificacion y Control
evaluacion de de
riesgos riesgos
ACTUACIONES
PARA LA
MEJORA
correccion
49
El Mapa de Proceso
CONCEPTO
Definicin:
Representacin Global de los Procesos de una Organizacin que muestra la secuencia e interaccin de todos
ellos.
Utilidades:
Hace visible la estructura de procesos de la organizacin, el entramado metodolgico que permite el
funcionamiento interno y la generacin de los P/S.
Para Configurar un Mapa de Proceso deberemos determinar una tipologa de procesos (estratgicos,
operativos, auxiliares) y representarla utilizando los niveles de despliegue (niveles de detalle) necesario.
A travs del MP se pueden articular toda una serie de iniciativas que pueden contribuir a mejorar la
gestin de una organizacin.
Existe mayor libertad para dibujarlos, por tal existen mayor diversidad.
En un MP se pueden encontrar las siguientes UTILIDADES:
Facilita la seleccin de procesos prioritarios ligados a la definicin de la estrategia, la innovacin de
procesos, la mejora de procesos, etc.
Asocindoles INDICADORES de gestin, permite observar rendimientos, tasas de eficiencia en la
utilizacin de recursos, etc.
Permite realizar estudios Globales relacionados con el RIESGO OPERACIONAL.
Contribuye a la integracin de sistemas de gestin, a aunar los procesos relacionados con las
disciplinas de integracin calidad, medio ambiente, seguridad y salud, etc
Puede utilizarse para perfilar el concepto de MISIN de la organizacin, para estructurar el
conocimiento disponible y para la formacin del personal.
Crea un marco comn de actuacin y referencia.
50
El Mapa de Proceso
TIPOS
No existe una tipificacin estndar sobre Mapas de Procesos
Cada organizacin determina su MP apoyndose en ejemplos ms o menos acertados relacionados con su
actividad de negocio y tratando de adaptarlos a su circunstancia particular.
Se debe ser creativo a la hora de representarlos
Utiliza la clasificacin clsica de procesos (estratgicos, operativos auxiliares) para configurar el MP. Los
Procesos estratgicos se ubican en la parte superior del MP, los operativos en la parte media y es donde se
representa la CV (representacin de fases), y los auxiliares o de soporte en la inferior.
Dependiendo de la complejidad del negocio, esta CV tendr uno o varios despliegues.
En este tipo de MP los requisitos del cliente se dibujan en la parte izquierda, como entrada general.
En la parte derecha aparece la Satisfaccin del cliente, como meta a conseguir por la organizacin.
Surge al utilizar la clasificacin de procesos sugerida por la ISO 9001:2008 (actividades de direccin,
realizacin del producto, provisin de recursos, medicin, anlisis y mejora)
Este MP suele ser habitual en empresas certificadas con la Norma ISO 9001:2008.
Los procesos se deben ordenar y colocar en una disposicin espacial y relacional alineada con los principio
de la norma.
Configuracin diversa
Como en el MP convencional, las necesidades y la satisfaccin del cliente aparecen a la izquierda y a la
derecha del MP.
Procesos de Direccin
Proceso Proceso
Procesos Operativos
Ejemplo de MP Lineal Proceso 1
Proceso 2
Proceso n
Procesos de Soporte
Proceso Proceso
53
El Mapa de Proceso
TIPOS
Otras configuraciones.
Cualquier otra configuracin es posible y valida siempre y cuando se cumpla con las siguientes premisas:
Es auto explicativa
Contiene los procesos necesarios. El MP dibujado no ha dejado al margen procesos fundamentales en relacin con el
alcance establecido.
Admite despliegues. El MP de primer nivel puede ser desplegado tantas veces como sea necesario.
Las posibilidades son ilimitadas, aunque en muchos casos son variaciones de alguno de los MP analizados.
Cualquier configuracin utilizada es provechosa, porque aportan orden y le dan sentido a las operaciones
Despliegue estratgico
Posicionamiento en el mercado
Procesos Operativos
MP Tipo rbol
Gestin de activos y recursos
Gestin de personas
Gestin de comunicacin
Innovacin 54
El Mapa de Proceso
SIMBOLOGA
Los Smbolos utilizados pueden ser diferentes dependiendo del tipo de MP.
Crculo
Para simplificar el nmero de lneas, evitar cruces, marcar todas las relaciones
posibles, etc., se utiliza un cuadrito combinado con flechas que entran y salen de
Cuadro distribuidor
l. Su uso es discrecional.
56
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
Permite visualizar las subdivisiones en las que puede estar estratificado un MP.
Implica avanzar de lo general a lo particular, de la visin MACRO a MICRO (el ltimo escaln es el nivel que
corresponde a Procesos Tipo)
El despliegue casi siempre es necesario a nivel de CV, desde el cual se puede necesitar varios despliegues
continuados /en Organizaciones grandes puede llegarse hasta 3 y cuatro niveles)
Tambin puede ser necesario realizar el despliegue en Procesos Auxiliares, considerados Macro Procesos
Gestin de Recursos Humanos. Menos frecuente en Procesos Estratgicos.
En PYMES el despliegue de la CV es muy sencillo, por tal se pueden visualizar en una sola imagen.
57
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
En la presentacin de un MP, lo habitual es elegir una clasificacin clsica de procesos y estructurar una
imagen del MP con los Procesos Estratgicos, los Procesos Auxiliares, y los Procesos Operativos a nivel de
CV.
En un documento aparte se realiza el despliegue de la CV.
Por lo general basta con un nivel de despliegue
58
MP de primer nivel que requiere despliegue
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
Despliegue de la CV del MP de la Figura anterior
MP de nivel 2: despliegue de la CV
60
MP del primer nivel de un Ayuntamiento
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
Ejemplo
El despliegue de los procesos operativos de este MP para uno de los Servicios prestados
podra estructurarse como detallamos en la figura siguiente.
Puede configurarse tambin otras estructuras, como ser el nivel 2 desplegando cada macro
proceso que podra tener su propia CV de la que colgasen los procesos pertinente
62
Despliegue de procesos operativos de una parte del MP en un Ayuntamiento
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
Ejemplo
Se observa que el Proceso Auxiliar de nivel 1 Gestin de Recursos Humanos por su
contenido es demasiado genrico y requiere despliegue para gestionarlo a nivel de Procesos
Tipo. A continuacin mostramos el despliegue de este Proceso Auxiliar de nivel 1.
El Proceso Gestin de Recursos Humanos requiere poner en marcha una serie de mtodos de
trabajo , cada uno de ellos con la entidad de proceso.
Se observa al proceso Gestin de Recursos Humanos que se ha expresado como CV, de cuyas
fases cuelgan los procesos tipo.
63
Despliegue del procesos Gestin de Recursos Humanos
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
Hasta donde llevar el DESPLIEGUE de procesos ?
Hasta donde llevar el DESPLIEGUE de procesos? Cundo s que estoy a nivel de Procesos Tipo?
Estamos a nivel de Procesos Tipo cuando, al describir el proceso en sus actividades constituyentes, cada
actividad tiene una dimensin ms o menos homognea respecto al resto, y son suficientemente explicativas
de la tarea que implican y al asignarla a una persona en concreto este sera capaz de ejecutarlas. A partir de all,
estos niveles podran necesitar Instrucciones de Trabajo.
Ejemplo de actividad Proceso al que pertenece
Enviar los pedidos por fax a los proveedores Compras
Emitir informe del examen de la salud con conclusiones mdicas Vigilancia peridica de la salud
65
El Mapa de Proceso
DESPLIEGUE DE PROCESOS
Ejemplo
En algunas organizaciones, algunas de estas etapas son tan complejas que aglutinan por s misma un n
elevado de actividades diferenciadas y, por ello se las considera un Proceso.
Es cada organizacin la que decide como estructurar sus procesos, donde establecer sus lmites,
66
qu procesos tipo considerar y como deben ser gestionados
CONSTRUCCIN DE UN MAPA DE PROCESO
67
Construccin de un Mapa de Proceso
Una vez aqu , creamos la Lista de Procesos. Cada uno de los procesos de la lista debe
responder a la definicin de proceso deber conformar el conjunto de recursos y de las
actividades interrelacionadas, repetitivas y sistemticas
Los procesos estratgicos y auxiliares pueden no aparecer en la descripcin de nuestro
negocio. Habr que reflexionar sobre ello.
Para identificar los procesos estratgicos nos podemos preguntar por la misin de la organizacin y
por como se lleva a cabo.
Para los procesos auxiliares podemos interrogarnos sobre aquellas operaciones necesarias para
conseguir y mantener los recursos empleados.
70
Construccin de un Mapa de Proceso
Metodologa
71
Construccin de un Mapa de Proceso
Metodologa
La respuesta indicar uno o varios procesos de cabecera, que servirn para responder a:
Como respuesta tendremos uno o varios procesos que estarn vinculados con los de cabecera.
Se marca con las flechas correspondientes.
Se reitera la pregunta para cada proceso que vaya surgiendo.
72
Construccin de un Mapa de Proceso
Metodologa
5. INTERRELACIONAR los procesos. Momento culminante - Continuacin
Las respuestas irn descubriendo la secuencia lgica de procesos empleados por la organizacin para
generar sus P/S. Con las flechas se materializa el vnculo entre procesos.
Es habitual encontrar procesos cuyo desarrollo transcurre en paralelo. Dibujar dichos procesos uno debajo
del otro y unidos con el de los predecesores.
Una vez finalizada toda la secuencia de procesos, agruparemos por FASES aquellos que pudieran tener
cierta afinidad, creando las FASES o ETAPAS de la Cadena de Valor.
Si el MP tiene un nico nivel de despliegue, esta CV es la que colocaremos junto con los procesos
estratgicos y auxiliares, estableciendo el MP de nivel 1.
Si existiesen ms niveles de despliegue se realizarn las agrupaciones pertinentes para ir avanzando de lo
particular a lo general.
PROCESO A PROCESO E
PROCESO H PROCESO I
PROCESO C PROCESO F
PROCESO B
PROCESO G
73
Vinculacin de procesos y agrupacin por fases
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Convencional
En esta informacin estn contenidos los procesos ms relevantes. Una atenta lectura nos puede llevar a identificar los
siguientes procesos:
1. Para ello nos preguntamos, Dnde empieza el negocio? Un anlisis de situacin nos llevara a sealar los procesos
comerciales como punto de partida: Promocin comercial y desarrollo de campaas.
2. Una vez aqu, para cada uno de estos procesos de cabecera, nos preguntaramos:
Despus de este proceso, Cul ejecutamos?. Volvemos al listado y en ambos casos podemos determinar que estara
atencin de pedido de clientes . Vinculamos con flechas estos procesos.
3. Ahora necesitaramos la pregunta, despus de este proceso Cul ejecutamos? .Parece claro que hay una vinculacin con
el proceso preparacin y distribucin de pedidos, pero tambin con gestin de stocks, del que recibe y retroalimenta
informacin.
4. De la misma forma reiteramos la pregunta para cada proceso hasta vislumbrar todas las relaciones existentes.
Observaciones:
Ser pacientes al vincular procesos
No sale a la primera
Son necesarios varios borradores
5. Una vez que los procesos operativos estn interrelacionados, debemos tratar de AGRUPARLOS por afinidad para obtener
las distintas FASES de la CV. A cada fase de la CV le daremos un nombre que ms se pueda ajustar a su contenido.
77
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Convencional
1. Para ello nos preguntamos, Dnde empieza el negocio? Un anlisis de situacin nos llevara a sealar los procesos
comerciales como punto de partida: Promocin comercial y desarrollo de campaas.
2. Una vez aqu, para cada uno de estos procesos de cabecera, nos preguntaramos:
Despus de este proceso, Cul ejecutamos?. Volvemos al listado y en ambos casos podemos determinar que estara
atencin de pedido de clientes . Vinculamos con flechas estos procesos.
3. Ahora necesitaramos la pregunta, despus de este proceso Cul ejecutamos? .Parece claro que hay una vinculacin con
el proceso preparacin y distribucin de pedidos, pero tambin con gestin de stocks, del que recibe y retroalimenta
informacin.
4. De la misma forma reiteramos la pregunta para cada proceso hasta vislumbrar todas las relaciones existentes.
Observaciones:
Ser pacientes al vincular procesos
No sale a la primera
Son necesarios varios borradores
5. Una vez que los procesos operativos estn interrelacionados, debemos tratar de AGRUPARLOS por afinidad para obtener
las distintas FASES de la CV. A cada fase de la CV le daremos un nombre que ms se pueda ajustar a su contenido.
78
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Convencional
Distribucin de mercancas
Promocin
Comercial
Atencin de Preparacin y
Gestin de
pedidos de distribucin de
devoluciones
clientes pedidoseston
Desarrollo de
campaas
Gestin de stocks
79
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Convencional
nicamente nos queda completar el Mapa de Nivel 1 aadiendo a la Cadena de Valor los
Procesos Estratgicos y los Auxiliares.
81
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Formal
Se debe pensar si existen ms procesos relacionados con la actividad de la empresa.. Suponemos que el listado es completo. En
caso que la empresa quisiese cumplir con la norma ISO 9001:2008 debera tener en cuenta:
82
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Formal
83
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Formal
5. INTERRELACIONAR los Procesos.
En primer lugar se debe repartir los grupos de procesos en aquellas partes del mapa habilitadas para
ello.
En el caso de los procesos para la Prestacin de Servicio debemos interrelacionarlos como ya se hizo
para los procesos operativos del MP Convencional.
Comenzamos con la pregunta Dnde empieza el negocio? En este caso la lgica del negocio nos lleva a
pensar en el proceso atencin de peticiones de tasacin el proceso elaboracin de ofertas y contratos
de tasacin tambin estara en la cabecera, pero solo se activa en contadas ocasiones, ya que los
clientes suelen ser casi siempre los mismos (entidades financieras).
Tras esto nos preguntaramos: despus del proceso atencin de peticiones de tasacin cul
ejecutamos?
Nos fijaramos en el proceso ejecucin de tasaciones
Volveramos a interrogarnos por el siguiente proceso, y as sucesivamente. Al concluir, podra quedar una
interrelacin como se detalla en la seccin procesos para la prestacin de servicios
Los procesos para la prestacin de servicio se puede expresar como una cadena de valor, y su despliegue
mostrado en hoja aparte.
Cuando no es una secuencia necesaria la vinculacin interrelacin de muestra como algo posible , es
una vinculacin condicionada
84
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Formal
DOC MENTACI N
GESTI N DE LOS GESTI N AM IENTAL
REC RSOS
IDENTIFICACIN, CONTROL OPERACIONAL PCI
CONTROL DE DOCUMENTOS EVALUACIN Y CONTROL DE 16
RR.HH. PCI- RRTT
PCI-01 ASPECTOS AMBIENTALES
RTTRTTRRTT PC PCI-13
PLAN DE EMERGENCIA Y
PRL CAPACIDAD DE RESPUESTA
REQUISITOS LEGALES Y
OTROS REQUISITOS PCI-14 PCI-17
Investigacin de Accidentes e Coordinacin de Actividades
Incidentes PCI-17 Empresariales (Contratas) PCI-
DE APO O
23
Prevencin de Riesgos MEDICI N, ANLISIS ME ORA
Laborales PCI-18
Consulta y participacin de los
Vigilancia de la salud PCI-19 trabajadores PCI-24 NO CONFORMIDADES, SATISFACCIN DE CLIENTES
ACCIONES CORRECTIVAS, Y EMPLEADOS PCI-12
Comunicacin de Riesgos PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Celebracin de contratos con
E.T.T. PCI-20 Potenciales PCI-25 PCI-06
RSC
ENTORNO SOCIAL Y DIALOGO POLTICA DE CALIDAD RESPONSABLE
CON LOS GRUPOS DE INTERS
PCI-28
CDIGO TICO
SIGUE 86
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Lineal
Desarrollo comercial Mantenimiento del funcionamiento del Seleccin del personal
software y hardware
Formacin del personal Seguimiento de operaciones Compras
SIGUE 87
Construccin de un Mapa de Proceso
Ejemplo - Construccin MP Lineal
89
Flujo de procesos operativos de la organizacin
Construccin de un Mapa de Proceso
Errores Frecuentes
La construccin de un MP requiere PACIENCIA y generalmente necesita de varios BORRADORES
antes de convertirse en un Dibujo definitivo.
Contabilidad Recobro
90
Construccin de un Mapa de Proceso
Errores Frecuentes
91
Construccin de un Mapa de Proceso
Errores Frecuentes
Incluir en el MP propsitos, estratgicos o de otro tipo, de carcter coyuntural
El despliegue de la estrategia se puede apoyar en algunos procesos de la organizacin (procesos
prioritarios), pero no por ello se deben llevar estas relaciones al MP.
Es as porque la estrategia puede cambiar, y con ella los procesos afectados. Tras el cambio de estrategia el
MP quedara obsoleto y tendramos que cambiarlo.
El MP se ha dibujado, pero ah
Procesos Operativos Cadena de Valor concluye su misin
Se dispone de un MP porque por alguna
GESTIN DIRECTA DE razn es necesario tenerlo, pero no se
ALINEAR LA PUNTOS DE VENTA
ESTRUCTURA DE LA RED utiliza.
DE PUNTOS DE VENTA A
LA ESTRATEGIA GESTIN DEL VNCULO Y Es un error tpico de las organizaciones.
DEFINIDA RELACIONES
CONTRACTUALES
SOPORTE TECNICO
MARKETING Y FIDELIZACIN
94
Construccin de un Mapa de Proceso
SOLUCIN - EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
95
UTILIDADES DEL MAPA DE PROCESO
96
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
Lo esencial de un MP es que sea til a la organizacin; que aporte una visin de conjunto y sea
la base sobre la que se trabaje en el desarrollo, control y mejora de procesos.
Para cumplir con esta funcin, es necesario verificar peridicamente la marcha de cada proceso
mediante INDICADORES de MEDIDA y VALORES LMITES DE CUMPLIMIENTO.
Se deben DISEAR INDICADORES para cada proceso y MEDIRLOS a intervalos regulares. Para
poder articular esta herramienta es necesario:
DISEAR INDICADORES
CALCULAR RENDIMIENTOS
La cuestin es si todos los procesos deben disponer de indicadores?. La respuesta es SI, todos
los Procesos Operativos deberan llevar asociado algn INDICADOR, para el resto de Procesos
Estratgicos y Auxiliares es recomendable, pero no estrictamente necesario.
1. INDICADORES DE RESULTADO
Son importante los INDICADORES que nos ofrecen informacin sobre el resultado final de
procesos, aquellos que nos dan una IDEA de si el P/S generado ha satisfecho los requisitos
del cliente.
2. INDICADORES OPERACIONALES
Son los centrados en el funcionamiento interno del proceso que ofrecen informacin del
desarrollo interno de los proceso.
Estn relacionados con aspectos crticos de alguna actividad o grupo de actividad del
proceso.
Constituyen alarmas dentro del proceso
Suelen estar correlacionados con los Indicadores de resultado. Los primeros son
inductores de los segundos, de ah su carcter de alertas.
98
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
DISEO DE INDICADORES
Por ejemplo, si establecemos como INDICADOR de RESULTADO tiempo de llegada al destino,
un INDICADOR OPERACIONAL podra ser velocidad de marcha.
Controlando una velocidad de marcha adecuada es muy probable que se consiga el resultado esperado.
Cada uno de estos requisitos debe ser validado, acordado entre el responsable del proceso y cada cliente. Un requisito es
vlido cuando:
Es comprensible. Por cliente y responsable
Es medible. Establecer algn tipo de medida
Es alcanzable. Es posible cumplirlo
Se desea cumplirlo. Se est de acuerdo
99
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
DISEO DE INDICADORES
Mtodo para el Diseo de Indicadores
Para realizar la validacin se puede reunir con el cliente frente a frente y acordar los requisitos de P/S, tambin se pueden utilizar
paneles consumidores, pruebas de aceptacin
Si no es posible alguno de estos mecanismos, nos pondremos en la situacin del cliente, nos meteremos en su piel y
trataremos de validar los requisitos.
Si no es posible validar un requisito, ser necesario replantearlo y volver a intentar su validacin.
Si no es posible validarlo no ser posible cumplirlo, y por tanto, no podr figurar como atributo asociado al P/S.
Si el n de requisitos es muy elevado puede ser interesante priorizar y elegir los 2 o 3 requisitos ms relevantes.
Para fijar los valores lmites se puede realizar uno o varios ciclos de recogida de datos y utilizar esta informacin para delimitar
los umbrales de cumplimiento.
100
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
Ejemplo - DISEO DE INDICADORES
El proceso es el de Preparacin y Distribucin de Pedidos, para el diseo de indicadores
realizaremos:
Entrega en menos de 48 horas desde la peticin Porcentaje de pedidos servidos en menos de 48 horas
102
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
Ejemplo - DISEO DE INDICADORES
4. ESTABLECER UN PLAN DE CONTROL
El PC determina las pautas para la implantacin del sistema de indicadores que se hayan diseado.
Se debe comunicar a todos los interesados
Debe asignarse un responsable de velar por su cumplimiento
Un ejemplo de indicador operativo es aadir a los anteriores porcentaje de pedido que tardan en prepararse
ms de 4 horas 104
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE UN INDICADOR
RENDIMIENTO
LA RELACIN EXISTENTE ENTRE EL VALOR OBTENIDO AL MEDIR UN INDICADOR Y EL VALOR LMITE DE CUMPLIMIENTO ASOCIADO
A ESE INDICADOR, EXPRESADO EN PORCENTAJE.
La Frmula para su clculo ser diferente dependiendo del comportamiento del indicador.
105
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE UN PROCESO
EL CLCULO DE RENDIMIENTO DE UN PROCESO SE REALIZA A TRAVS DEL RENDIMIENTO DE SUS INDICADORES
PARA ELLO SE CALCULA LA MEDIA ARITMTICA O SUMA PONDERADA DE LOS VALORES DE LOS RENDIMIENTOS OFRECIDOS POR
CADA INDICADOR.
ES IMPORTANTE QUE CADA INDICADOR SEAN REPRESENTATIVOS DEL FUNCIONAMIENTO DECADA PROCESO.
1. MEDIA ARITMTICA
UTILIZANDO LA MEDIA ARITMTICA EL RESULTADO ES:
106
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE UN PROCESO
2. SUMA PONDERADA
UTILIZANDO LA SUMA PONDERADA, ES NECESARIO PRIORIZAR POR IMPORTANCIA LOS INDICADORES DE PROCESO.
LA IMPORTANCIA O PESO DE CADA INDICADOR LA PODEMOS ASIGNAR DE MANERA SUBJETIVA, REPARTIENDO A NUESTRO
CRITERIO LA TOTALIDAD ENTRE LAS PARTES ENTRE UN TOTAL DE 100 (%), O 1 (TANTOS POR UNO)
La MATRIZ PAREADA es una TABLA de doble entrada en la que los INDICADORES, o cualquier otro elemento que queremos priorizar
o ponderar, se situacin en FILAS y COLUMNAS.
En cada una de las CELDAS enfrentamos una sola vez a cada INDICADOR con el resto (por eso la mitad de la tabla se anula)
El RESULTADO del enfrentamiento se PUNTA con los valores 0, 1, 2
IND 1
% de Pedidos servidos 2 (IND 1) 1 (IND 1) 3 (+1) = 4 4/7 = 0,57
en < 48 hs
IND 2
N reclamaciones por 1 (IND 3) 0 (+1) = 1 1/7 = 0,14
rotura o desperfecto
IND 3
N reclamaciones por 1 `(+1) = 2 2/7 = 0,29
rotura o desperfecto
7/7 = 1
7
Cunado al sumar los totales, alguno de los elementos resulte cero, sumaremos 1 a todos los totales, es para poder calcular una
cifra de importancia, porque sino sera CERO.
Para calcular la importancia dividiremos el valor obtenido por cada elemento entre el total comn.
109
RTO PROCESO = (103 x 0,57) + (83 x 0,14) + (108 x 0,29) = 102%
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE UNA CADENA DE VALOR
IGUAL QUE SE CALCULA EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO SE PUEDE CALCULAR EL RENDIMIENTO DE UN CONJUNTO DE PROCESOS.
Una CV es una secuencia de FASES y cada una de ellas engloba uno o varios procesos relacionados.
MEDIA PONDERADA
RTO FASE = (RTO PROC 1 X IMP. PROC 1) + (RTO PROC 2 X IMP PROC 2) + . + (RTO PROC N X IMP PROC N)
MEDIA PONDERADA
110
RTO CV = (RTO FASE 1 X IMP. FASE 1) + (RTO FASE 2 X IMP FASE 2) + . + (RTO FASE N X IMP FASE N)
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE UNA CADENA DE VALOR
Volvamos al negocio de comercializacin y distribucin de mercanca
Distribucin de mercancas
Promocin
Comercial
Atencin de Preparacin y
Gestin de
pedidos de distribucin de
devoluciones
clientes pedidoseston
Desarrollo de
campaas
Gestin de stocks
Procesos Estratgicos
Seguimiento Seleccin y
global del contratacin de
negocio personal
Satisfaccin de Clientes
Necesidades de clientes
Distribucin de
Procesos mercancas
Operativos Gestin
Cadena de Valor Comercial Adquisicin de
golosinas y
aperitivos
Procesos de Soporte
112
Mapa de Proceso Convencional
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE UNA CADENA DE VALOR
En este negocio de comercializacin y distribucin de mercanca es necesario:
COMPLETAR los distintos procesos de la CV para satisfacer a clientes
Los RENDIMIENTOS de cada proceso se calculan a travs del rendimiento de sus indicadores asociados y su
importancia
Tabla de procesos, rendimientos e importancias
Para que los valores de RENDIMIENTO por encima de 100% no desvirten los resultados, se debe limitar el
rendimiento mximo de un indicador, un proceso o fase a 150%..
114
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CLCULO DEL RENDIMIENTO DE PROCESOS ESTRATGICOS Y AUXILIARES
Si los Procesos Estratgicos y Auxiliares del MP necesitan despliegue, el clculo de su Rendimiento ya no directo,
sino a travs de los procesos que lo conforman.
Veamos el despliegue del Proceso Gestin de Recursos Humanos
El Rendimiento de cada FASE se calcula sobre teniendo en cuenta los rendimientos de cada proceso que
intervienen en cada fase.
115
El Rendimiento del Proceso Gestin de Recursos Humanos resulta de PONDERA los rendimientos de
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CATEGORIZACIN E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
Los DATOS de RENDIMIENTO se pueden presentar acompaados por un DOBLE CDIGO de FLECHAS y COLORES
y agilizar su interpretacin, de tal forma que podamos cerciorarnos de un solo vistazo de:
Puntos calientes
Progresos
Retrocesos
CDIGOS DE COLORES
Color verde CONFORMIDAD, rendimiento del indicador por encima de 100%
Color amarillo AMENAZA, rendimiento del tem entre 85% y 100%
Color rojo PELIGRO, rendimiento del tem por debajo del 85%
CDIGOS DE FLECHAS
Flecha apuntando hacia arriba PROGRESO, el dato actual del rendimiento es SUPERIOR al precedente.
Flecha apuntando hacia la derecha ESTANCAMIENTO, el dato actual del rendimiento es SIMILAR al
precedente
Flecha apuntando hacia abajo RETROCESO, el dato actual del rendimiento es INFERIOR al precedente.
Los Cdigos de Colores y de Flechas se pueden combinar conjuntamente, lo que nos dar ambas informacin, la
evolucin del rendimiento desde el ltimo anlisis y el grado de rendimiento alcanzado.
116
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CATEGORIZACIN E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
Tabla de procesos, rendimientos e importancia
117
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
CATEGORIZACIN E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
La informacin as presentada es muy til, puesto que
Al calcular rendimiento todos los datos son relativos, permite la comparacin directa entre indicadores,
procesos, fase, e incluso reas intervinientes.
Resulta interesante si estamos priorizando con el objetivo de seleccionarlos para la mejora, si se pretende
repartir recursos de procesos, si buscamos factores crticos de xito en la estrategia.
Los rendimientos de procesos, fases, o del negocio, son indicadores compuestos que van sumando informacin
de indicadores de procesos y de fases respectivamente.
Posibilita trasladar a la Direccin informacin fcilmente interpretable de la parte operativa del negocio, y no
solamente los puramente financieros.
En lnea con lo expuesto, se poda considerar a todos o a los ms relevantes de los indicadores de rendimiento
(de procesos, fases o negocio) como parte de los KPI Key Performance Indicators, indicadores claves de
desempeo de la organizacin
Se puede utilizar como parte integrante de un sistema de retribucin variable, teniendo en cuenta el
rendimiento de los procesos y relacionarlos con el trabajador involucrado.
Puede ser la base para crear un sistema de indicadores desplegables a todos los miembros de la organizacin,
creando as un cuadro de indicadores para todos los trabajadores.
PARA QUE LA INFORMACIN SEA UTIL ES NECESARIO ELEGIR ADECUADAMENTE LOS INDICADORES PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS
PROCESOS, ESTABLECER VALORES LMITES RAZONABLES Y PONDERARLOS DE FORMA EQUILIBRADA Y ECUNIME. 118
Utilidades de un Mapa de Proceso
EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
SIGUE 119
Utilidades de un Mapa de Proceso
EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
SIGUE 120
Utilidades de un Mapa de Proceso
EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
SIGUE 121
Utilidades de un Mapa de Proceso
EJERCICIO DE AUTOCOMPROBACIN
122
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
PRIORIZACIN DE PROCESOS PARA LA MEJORA
Esta herramienta consiste en cruzar los valores de rendimiento de los procesos con la importancia o relevancia
de cada proceso para sus clientes internos o externos
De esta forma cada PROCESO tendr valoraciones el de RENDIMIENTO, y la IMPORTANCIA que se podrn
graficar en un eje cartesiano.
MATRIZ RENDIMIENTO-IMPORTANCIA
Mejora Gestin del
Mejora Radical
ALTA Continua conocimiento
REINGENIERA
Rendimiento 123
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
PRIORIZACIN DE PROCESOS PARA LA MEJORA
4. Mejora Continua (baja intensidad). Supone introducir algunas mejoras espordicas , pero sin que ello
implique la inversin de recursos.
5. Posible externalizacin. Corresponde a un rendimiento muy bajo (rendimiento en zona de peligro) y
baja importancia para los clientes.
6. Gestin del conocimiento. Los procesos funcionan bien, hay que mantener esta situacin.
Conocimiento tcito y explcito.
7. Disminucin de recursos. En esta zona los resultados son buenos, pero es baja la importancia.
124
Utilidades del Mapa de Proceso
Medicin de Resultados
EJEMPLO - PRIORIZACIN DE PROCESOS
Ejemplo para el negocio de comercializacin y distribucin de mercancas
Entre los elementos de una Sistema de Gestin podemos contar con Procesos, Documentos, Estructura y
Responsabilidades, recursos (humanos, tecnolgicos, de infraestructura), caractersticas de los productos y
servicios..
Estos elementos se encuentran interrelacionados y dirigidos a conseguir un determinado propsito cumplir con
los requisitos del cliente, salvaguardar el medioambiente, prevenir los riesgos laborales, gestionar la informacin,
etc..)
La mayora de estas normas tienen un grado de afinidad elevado, lo que permite el camino para estructurar un
nico sistema de gestin en lugar de 2, 3 o ms funcionando en paralelo. De la fusin de sistemas de gestin surge
un sistema integrado de gestin SIG.
Para la integracin de los sistemas de gestin es necesario partir de una buena identificacin de los procesos de la
organizacin y de sus interaccin. En definitiva, una buena definicin de todos los Procesos y un Mapa de Procesos
en el que se indiquen los vnculos o interacciones entre ellos, cuando existan
Fuente: UNE 66177:2005 Gua para la integracin de los sistemas de gestin
126
Utilidades del Mapa de Proceso
Integracin de Sistemas de Gestin
Como ejemplo de la integracin de Sistemas, se describe un proceso Auxiliar como el de Auditora Interna
Auditora Ambiental
Auditora Internas
del SIG Identificacin y
Evaluacin de Identificacin y
Requisitos Legales Evaluacin de
de SST Requisitos Legales
de SST
Auditora de Seguridad
y Salud
127
Utilidades del Mapa de Proceso
Integracin de Sistemas de Gestin
Como ejemplo de Mapa de Proceso integrado podemos plantear el de una empresa retail con un sistema de
gestin integrado para calidad, medio ambiente, prevencin de riesgos laborales y RSC.
DOC MENTACI N
GESTI N DE LOS GESTI N AM IENTAL
REC RSOS
IDENTIFICACIN, CONTROL OPERACIONAL PCI
CONTROL DE DOCUMENTOS EVALUACIN Y CONTROL DE 16
RR.HH. PCI- RRTT
PCI-01 ASPECTOS AMBIENTALES
RTTRTTRRTT PC PCI-13
PLAN DE EMERGENCIA Y
PRL CAPACIDAD DE RESPUESTA
REQUISITOS LEGALES Y
OTROS REQUISITOS PCI-14 PCI-17
Investigacin de Accidentes e Coordinacin de Actividades
Incidentes PCI-17 Empresariales (Contratas) PCI-
DE APO O
23
Prevencin de Riesgos MEDICI N, ANLISIS ME ORA
Laborales PCI-18
Consulta y participacin de los
Vigilancia de la salud PCI-19 trabajadores PCI-24 NO CONFORMIDADES, SATISFACCIN DE CLIENTES
ACCIONES CORRECTIVAS, Y EMPLEADOS PCI-12
Comunicacin de Riesgos PREVENTIVAS Y DE MEJORA
Celebracin de contratos con
E.T.T. PCI-20 Potenciales PCI-25 PCI-06
RSC
ENTORNO SOCIAL Y DIALOGO POLTICA DE CALIDAD RESPONSABLE
CON LOS GRUPOS DE INTERS
PCI-28
CDIGO TICO
128
Mapa de Proceso Integrado para la calidad y medioambiente empresa retail
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
Siempre existe el RIESGO que las cosas no salgan como esperamos o como en su da se
planificaron. El RIESGO siempre est ah. Es como la sombra que nos persigue y de la
que no podemos escapar.
Generalmente nos enfrentamos a los riesgos de forma reactiva, una vez que se han
producido, tratando de poner los remedios para evitar una posible reincidencia. Es
importante tener siempre presente el riesgo y saberlo gestionar. Gracias a esto la
incertidumbre ligada al riesgo disminuye y la probabilidad de alcanzar los resultados
esperados aumenta.
Riesgo Operacional
Causas de los Modos de fallo Efectos
Modos de Fallo Factores de Riesgo Operacional Prdidas
Teniendo en cuenta esta definicin, podemos afirmar que el Riesgo Operacional est
directamente relacionado con el desempeo de los procesos y, por tal, con cada una de las
actividades que los integran.
Todas estas situaciones pueden llevara prdidas de mayor o menor relevancia, como
devoluciones, reentregas, desechos, indemnizaciones, etc.
Comunicacin Seguimiento y
y Consulta
Anlisis del Riesgo Revisin
131
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
3. Identificacin del riesgo. La norma nos propone identificar los orgenes del riesgo, las reas
de impacto y los sucesos, as como las causas y sus consecuencias potenciales, para as
generar una lista de riesgos exhautiva basadas en los sucesos que podran crear, mejorar,
prevenir, degradar, acelerar, o retrasar el objetivo previsto que en el caso de los procesos es
cumplir con los requisitos del cliente.
O sea primero identificar los procesos afectado y posteriormente identificar los riesgos de
cada proceso utilizando diagramas de flujo, apoyndonos en auditoras, estudios, .
132
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
Para identificar los riesgos operacionales asociados a cada actividad se pueden utilizar diversos
mtodos.
Uno muy sencillo es el de las 5 M de Ishikawa Materia Prima, Maquinaria, Mano de Obra,
Mtodo, y Medio Ambiente
Entradas deficientes por Fallos de los equipos Incumplimiento de Inexistencia de controles Conflicto de intereses
proveedores controles
Retrasos Fallos en los sistemas de Errores u omisiones en la Mtodo de trabajo poco Dificultades de nuestros
informacin ejecucin de las consistente o depurado clientes
actividades
Prdidas Desarrollo de Falta de unicidad en los Dificultades de nuestros
determinadas actividades datos proveedores
por caminos alternativos (conflictividad laboral,
a los marcado cultura inadecuada..)
Toma de decisiones fuera Inadecuada proteccin y Fraude externo
de norma previsin de riesgos
laborales
Prcticas fraudulentas Catstrofes naturales
133
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
4. Anlisis de riesgos. Es necesario analizar el riesgo para comprenderlo, paso previo para una
posterior evaluacin correcta.
En dicho anlisis se pueden comprobar causas, fuentes de riesgo, consecuencias y
probabilidad, posibles controles para detectar el riesgo, adems de otros atributos del riesgo.
Este anlisis puede ser cuantitativo, cualitativo combinacin de ambos.
4. Evaluacin del Riesgo. En esta etapa se determina si los riesgos identificados y analizados son
susceptibles de ser tratados o no, y la prioridad para su tratamiento.
Es necesario contar con unos criterios de anlisis y evaluacin de los riesgos fijados
previamente.
Como criterios de evaluacin de riesgos suelen utilizarse la ocurrencia del riesgo (posibilidad
de aparicin del riesgo) y la severidad o gravedad (consecuencias o dao potencial que puede
causar).
AMFE permite detectar los Modos de Fallos factores de riesgo operacional debidos al
desarrollo del proceso para su posterior anlisis, evaluacin y tratamiento. AMFE resalta los
riesgos crticos. 134
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
Mtodo AMFE
AMFE del Proceso Preparacin y Distribucin de Pedidos
135
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
Gravedad. Prdida que puede provocar el modo de fallo para la organizacin. La prdida
puede ser econmica o de imagen, por la insatisfaccin del clientes.
Ocurrencia. Repetitividad potencial del fallo o de la causa o causas que lo generan.
Detectabilidad. Capacidad de deteccin del modo de fallo antes de que llegue al cliente.
Para cuantificar estos parmetros se pueden utilizar escalas de valoracin como las de la
figura.
Este ndice, es una valoracin de RIESGO POTENCIAL, debe calcularse para todas las CAUSAS
DE MODOS DE FALLO.
Se debe establecer un VALOR LMITE del IPR, que representar el valor frontera a partir del
cul la organizacin debe actuar sobre las causas del modo de fallo.
Todas los modos de fallo, sus causas cuyo IPR sean superior al valor lmite, sern objeto de
actuacin tratamiento del riesgo operacional
Cada organizacin debe establecer su IPR lmite.
136
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
Clasificacin de la Gravedad
Clasificacin de la Ocurrencia
138
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
Clasificacin de la Detectabilidad
139
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
ISO 31000:2010
6. Tratamiento del riesgo. Para aquellos riesgos cuya evaluacin haya concluido con la necesidad
de actuacin, es necesario disponer de algn tipo de accin ara tratar de minimizar el riesgo.
Tener en cuenta a las partes interesada
determinar un Plan de Accin incluyendo: acciones a implantar, responsables, fechas, y
recursos necesarios. Debe ser aprobado por los responsables.. Incluir los beneficios
previstos de cada accin.
Esta revisin puede implicar cambios en la ocurrencia y severidad del riesgo y, por tanto, en
su evaluacin y posible tratamiento.
No iniciar ni continuar con la actividad que Contratar seguros para prevenir las posibles
causa el riesgo prdidas
Eliminar la fuente de riesgo Aceptar la entrada de nuevos socios
Externalizar el proceso Externalizar una parte del proceso
Automatizar actividades Establecer acuerdos con otras
Mejorar la organizacin del trabajo organizaciones
Reducir el Riesgo Aceptar el Riesgo
141
Utilidades del Mapa de Proceso
Gestin del Riesgo Operacional
IPR Relativo y Rendimiento
Se debe dividir el valor obtenido por el IPR Mximo que puede alcanzar un modo de fallo.
El IPR mximo resulta de multiplicar los valores mximos de las escala de valoracin de G, O, D.
Con estos valores de IPR relativo de cada modo de fallo, se calcula la media de los IPR
relativos. La media aritmtica de los IPR relativos de los modos de fallo.
De esta forma se puede calcular el IPR de cada proceso, y siguiendo igual razonamiento que
el del clculo de rendimiento de una cadena de valor, se obtiene el IPR asociado a una CV y a
un negocio.
Las valoraciones de riesgo operacional IPR relativo y los datos de RENDIMIENTO de cada
proceso se pueden asociar al MAPA DE PROCESO de la organizacin.
Podemos cruzar estos datos y llevarlos a un eje cartesiano. La lnea de corte IPR lmite, se
corresponde con el valor relativo del IPR lmite.
100%
El cruce del Lmite de Rendimiento y el
Valoracin del Riesgo Operacional
143
INNOVACIN Y EL MAPA DE PROCESO
144
Utilidades del Mapa de Proceso
Innovacin y Desarrollo
Habitualmente NO somos fieles a lo que nos satisface, somos fieles a lo que amamos, de ah la
importancia de la EXPERIENCIA.
145
Utilidades del Mapa de Proceso
Innovacin y Desarrollo
Experiencias
P P
3 5
Cadena P P P P P P
1
6 8 9
de Valor 1 2 P
0
4 P
2. Divulgacin y 7 4. Seguimiento y
1. Diseo de Servicio 3. Prestacin de servicio
Comercializacin resultados
147
Diseo de experiencias de cliente
Utilidades del Mapa de Proceso
Innovacin y Desarrollo
Experiencias
Crear Experiencias
Debe hacerse con un equipo multidisciplinar conocedor de los procesos: expertos en marketing, psiclogos.
Mostrar amabilidad y sonrer Aportar informacin valiosa y realmente aprovechable sobre P/S, sus
utilidades, desarrollo, etc.
Emplear un lenguaje no verbal Ofrecer informacin en formatos fciles de comprender y asimilar
adecuado
Hacer sentir importante al cliente Empatizar con el cliente ponindose en su lugar ante las posibles
dificultades de comprensin , uso y aplicaciones del producto o servicio
Asesorar al cliente Introducir innovaciones estticas en Ofrecer el producto con rappidez
el Producto
Introducir cambios en el espacio fsico donde se interacta con el cliente Simplificar la transmisin de la
compra
Aportar comodidad y ergonoma Evitar al cliente el exceso de trmites o la aportacin de informacin
engorrosa
Presentar nuevos canales de Ofrecer productos o utilidades complementarios al consumo del producto
venta o servicio
148
OTRAS UTILIDADES DEL MAPA DE PROCESO
149
Utilidades del Mapa de Proceso
Otras Utilidades
La MISION de la Organizacin y la definicin de sus Valores
La MISIN de la organizacin constituye su razn de ser. Para definirla no hay mejor fuente de informacin que
el Mapa de Proceso y en concreto su Cadena de Valor.
En ella se sintetiza el cuerpo principal del negocio, el conjunto de procesos mediante los cuales se generan
los P/S, lo que da viabilidad al negocio
Respecto a los valores, conceptos que debe girar el comportamiento de la organizacin y que determina sus
relaciones transparencia, compromiso, el MP puede aportar ciertas claves para su definicin.
Establecimiento de la Estrategia
Si un hombre no sabe a que puerto se encamina, ningn viento ser favorable para l
Sneca
Los mtodos de trabajo, contribuye a mejorar resultados. La definicin y desarrollo de la estrategia de una
organizacin no es excepcin. Un mtodo estructurado nos puede ayudar a conseguir el resultado deseado.
El Mapa de Proceso puede tener un papel relevante en varios pasos de la definicin de la estrategia:
Definicin de la Misin, ya que la CV recoge la esencia del negocio. Los procesos ofrecen una dimensin de
la naturaleza y carcter de la organizacin.
En el anlisis de la informacin relevante, el MP puede informar del desempeo de la organizacin, ms si
dispone de datos de rendimiento y riesgo operacional de cada proceso, son muy tiles para los FCE.
En el despliegue de la estrategia, cuando se crean planes de accin para el logro de objetivos estratgicos,
150
el MP ayuda a identificar los procesos que deben involucrase y los indicadores asociados .
Utilidades del Mapa de Proceso
Otras Utilidades
Contribucin del Mapa de Procesos a la definicin de la estrategia
1 Mapa de Procesos
Definir Misin
2
Definir Visin
Voz cliente
3 Voz negocio
Analizar Inf.
relevante Voz empleado
4
Establecer F.C.E.
5
Determinar
objetivos
estratgico
Procesos
6
Crear Planes de
Accin 151
Proyectos
Utilidades del Mapa de Proceso
Otras Utilidades
La Gestin por Procesos
El MP es un HITO en la Gestin por Procesos, contribuye en las etapas iniciales a la planificacin de los procesos,
aportando una visin global del negocio.
Es referencia de:
Definicin de funciones y responsabilidades del personal
Medicin del desempeo de los procesos
Designacin de responsables o propietarios de procesos
Priorizacin de procesos para la mejora A B C
Diseo de nuevos procesos
Revisin peridica y sistemtica de procesos.
La Cadena Cliente-Proveedor
La cadena cliente-proveedor interno est constituida
por las relaciones existentes entre las personas
implicadas en el desarrollo de las actividades de un
proceso, y tambin por las conexiones existentes
entre los distintos procesos.
La norma ISO 14001:2004, define aspecto ambiental como elemento de las actividades, productos o servicios
de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente
Uno de los factores de xito en la identificacin de aspectos ambientales se halla en el conocimiento de las
actividades desarrolladas por la organizacin. El MP es una gua de revisin de todos los procesos y las
actividades de la organizacin.
En el apartado de la norma 4.1 Requisitos Generales, exige determinar la secuencia e interaccin de los
procesos para el sistema de gestin de calidad. El MP nos vale para graficar esta secuencia y la interrelacin.
153
Utilidades del Mapa de Proceso
Otras Utilidades
La Formacin del Personal y la Gestin del Conocimiento
Cuando se incorpora personal a la organizacin es recomendable tener un plan de acogida con informacin y
referencias variadas sobre la organizacin.
Es recomendable comprar bien, pues la mayor o menor calidad de estos insumos tiene influencia en el
desarrollo del proceso y en los resultados obtenidos, por:
Las entradas al proceso o los recursos utilizados si calidad ejercen influencia negativa en el resultado final.
La transformacin de unas entradas deficientes puede suponer mayores desperdicios, mermas y prdidas.
El esfuerzo necesario para ejecutar el proceso es ms elevado
Aparecen efectos colaterales, como el estrs en los trabajadores
En el caso de subcontratacin de personas, la competencia de estas es crucial para la eficacia de los
procesos
154
NUEVOS MODELOS DE GESTIN
Otra forma de ver el Negocio
155
Nuevos Modelos de Generacin de Negocios
La mejor forma de describir un negocio es dividirlo en 9 Mdulos Bsicos que reflejan la lgica que sigue la
empresa para conseguir sus ingresos. Estos 9 Mdulos cubren las 4 reas principales de un negocio:
Cliente
Oferta
Infraestructura
Viabilidad econmica
Propuestas de valor Su objetivo es solucionar los problemas de los clientes y satisfacer sus necesidades
mediante propuestas de valor
Canales Las propuestas de valor llegan a clientes a travs de canales de comunicacin, distribucin
y ventas
Relaciones con clientes Las relaciones con los clientes se establecen y mantienen de forma independiente en los
diferentes segmentos de mercado
Fuentes de ingresos Las fuentes de ingresos se generan cuando los clientes adquieren las propuestas de valor
ofrecidas
Recursos clave Los recursos clave son los activos necesario para ofrecer y proporcionar los elementos
antes descritos
Asociaciones clave Algunas actividades se externalizan y determinados recursos se adquieren fuera de la
empresa
Actividades clave mediante una serie de actividades clave
Estructura de costes Los diferentes elementos del modelo de negocio conforman la estructura de costes
156
Nuevos Modelos de Generacin de Negocios
Segmentos de Mercado
Para quien creamos valor?
Cules son nuestros clientes ms importantes
Definen los distintos grupos de personas o entidades a los
que se dirige una empresa.
Los grupos de clientes pertenecen a distintos segmentos si:
Si sus necesidades requieren ofertas diferentes
Son necesarios distintos canales de distribucin
Requieren un tipo de relacin diferente
Su ndice de rentabilidad es diferente
Estas dispuestas a pagar por diferentes aspectos de la oferta
Segmentos de mercado Existen varios segmentos de mercado.
Mercado de Masas
Nicho de Mercado
Mercado Segmentado
Mercado Diversificado
Plataformas Multilaterales o Mercados Multilaterales
157
Nuevos Modelos de Generacin de Negocios
Propuestas de Valor
Qu valor proporcionamos a nuestros clientes?
Qu problema de nuestros clientes ayudamos a solucionar?
Que necesidades de los clientes satisfacemos?
Qu paquetes de productos o servicios ofrecemos a cada segmento de mercado?
160
Nuevos Modelos de Generacin de Negocios
Fuentes de Ingreso
Por qu valor estn dispuestos a pagar nuestros clientes?
Por qu pagan actualmente?
Cmo pagan actualmente?
Cmo les gustara pagar?
Cunto reportan las diferentes fuentes de ingresos al total de ingresos?
Ingreso
Ventas de activo Prstamo /alquiler / leasing
Cuota por uso Concesin de licencias
Cuota por suscripcin Gastos de corretaje
Publicidad
Fsicos Humanos
Intelectuales Econmicos
162
Nuevos Modelos de Generacin de Negocios
Actividades Clave
163
Nuevos Modelos de Generacin de Negocios
Asociaciones Clave
Segmento de mercado
169
Utilidades del Mapa de Proceso
Conclusiones
1. Es muy importante mantener el rigor en la construccin de Diagramas de Flujo y Mapas de
Proceso.
2. Trate de asimilar el concepto de gestin PHVA. Estamos muy focalizados en la fase de HACER
dejando de lado las otras que son tan importantes como esta.. Utilice DF y MP para planificar
mejor su negocio, mida y analice rendimientos de su desempeo mediante indicadores,
gestiones sus riesgos operacional y trate de articular acciones de mejora.
8. Piense en positivo
170
MUCHAS GRACIAS
171