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UQROO FacilitatorTipsDocument PDF
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2003
Cita:
Quintana Roo, Mxico: Universidad de Quintana Roo
Para ms informacin se ponen en contacto con: Pamela Rubinoff, Coastal Resources Center, Graduate
School of Oceanography, University of Rhode Island. 220 South Ferry Road, Narragansett, RI 02882.
Telfono: 401.874.6224 Fax: 401.789.4670 Email: rubi@gso.uri.edu
Este proyecto (1998-2003) pretende la conservacion de los recursos costeros crticos en Mxico
construyendo capacidad para las ONGs, Universidades, comunidades y otros usuarios claves pblicos y
privados, con ello promover un manejo integrado costero participativo y realizar la toma de decisiones.
Esta publicacin fue hecha posible a traves del apoyo proporcionado por la Agencia estadounidense para
la Oficina del Desarrollo Internacional de Ambiente y Oficina de Recursos Natural para Crecimiento
Econmico, Agricultura y Comercio bajo los trminos del Acuerdo Cooperativo #PCE-A-00-95-0030-05.
UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO
PROGRAMA DE MANEJO INTEGRADO DE RECURSOS COSTEROS
(MIRC)
TIPS
PARA FACILITADORES DE CURSOS DE CAPACITACION
Y TRABAJO DE GRUPOS
SELECCIN ORIGINAL DE
MC SUSANNE KISSMANN
1
PARA TI.
Cumpliendo con lo prometido durante el desarrollo del Taller Conceptos generales del MIRC y
revisin de las intervenciones en el Sur de Quintana Roo ponemos en tus manos el Manual de
Tips, que se comprometiera la MC Susanne Kissmann, Coordinadora del Programa de Manejo
Integrado de Recursos Costeros, de la Universidad de Quintana Roo, de entregar traducido al
espaol.
Este manual es una recopilacin de informacin especfica del tema, seleccionada de varios
Cursos de capacitacin de diversas fuentes, pero que Susanne --pensando en los roles que nos
toca representar durante el proceso de informacin y trabajo-- con dedicacin y visin eligi para
los miembros de la Red MIRC.
2
Ingredientes para un Grupo Exitoso
No existe un grupo sin problemas. Tal vez te sorprenders al aprender que los problemas existen
hasta en algunos de los ambientes ms armnicos. Algunos equipos (especialmente aquellos que
han aprendido a ir en contra de las dinmicas de equipo negativas) parecen ser particularmente
buenos para prevenir muchos problemas tpicos de grupo. Qu tanto se acerca un grupo a este
ideal? Esto depende de:
3. Comunicacin clara
Las buenas discusiones tambin dependen de que se comparta la informacin entre todos los
miembros del grupo.
4. Comportamientos benficos
Los grupos debern promover la participacin y aplicacin de prcticas y el uso de habilidades de
cada miembro, para que las discusiones sean lo ms eficaces posible.
6. Participacin balanceada
Ya que cada miembro comparte los xitos del grupo, cada uno, debera participar en las
discusiones y la toma de decisiones. Tambin deberan compartir el compromiso del xito de su
propio proyecto y contribuir aportando sus talentos. Esto no implica que cada miembro tenga que
participar en la misma forma. Su forma de ser determinar el rol que juega como participante, ya
sea activo o pasivo. Los dos tipos de participacin son importantes.
3
Consejos para presentaciones en Power Point a Audiencias de Alto Nivel
No debes de:
Usar una proyeccin con excesivos colores brillantes o imgenes ajenas al tema.
Usar una proyeccin as, crea disonancia entre tu proyecto, el dinero que esperas conseguir y
los diseos y colores.
Usar una proyeccin as puede ser permitida para una presentacin divertida para algunos de
sus compaeros o para un tema ms ligero. Es mejor no usarlas en otras situaciones.
Y, asegrate que stos enfaticen los puntos clave del mensaje que quieres compartir. Los
novatos con frecuencia utilizan grficos bonitos que esconden el mensaje o distraen la
atencin de la audiencia en vez de aumentar la comprensin.
Usar los efectos especiales de la paquetera a menos que sepas usarlos de memoria sin
problema alguno. Deberan complementar tu mensaje.
Distrae mucho a la audiencia cuando la persona que expone est enfocada mucho ms a la
tecnologa que al proceso de comunicacin con ella.
Finalmente, si no sabes usar la tecnologa tan bien como conoces los contenidos de tu
presentacin, NO LA USES.
4
Seleccin de colores
5
Tabla 3.2 Consideraciones en el Proceso de Transicin
para las Diferentes Audiencias
3. Eventos especiales
Conferencias de Desvanecer hacia el Entrar volando Cambia los efectos especiales
ventas negro es una pausa desde arriba crea un en diferentes puntos durante la
Ponencias en til entre secciones efecto potente y til presentacin
congresos importantes y antes al enfatizar un punto
Banquetes de de una conclusin
premiacin
6
Qu significa consenso?
____________________________________
Los participantes estn suficientemente de
acuerdo como para tomar una decisin e
implementarla. ____________________________________
Nadie que pueda bloquear una decisin o
acuerdo ejercitar su autoridad
Todos aquellos requeridos para apoyar un
____________________________________
acuerdo o decisin estarn dispuestos a hacerlo.
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
7
Cundo est en peligro de fracasar
el proceso de consenso ____________________________________
Los participantes o grupos tienen buenas
Distracciones.
Hay asuntos legales destacados. ____________________________________
Algunos de los grupos plantean los asuntos en
trminos de derechos.
Algunos de los asuntos claves no son vistos
____________________________________
como importantes por algunos de los
participantes claves. ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
Evaluacin de conflictos
Frecuentemente se llevan a cabo evaluaciones ____________________________________
antes del proceso para diagnosticar la situacin.
Estas evaluaciones son esenciales para ____________________________________
determinar si existen motivaciones y
compromisos suficientemente fuertes para la
continuacin del proceso. ____________________________________
Estas evaluaciones pueden ser por medios de
encuestas, entrevistas, grupos de enfoque, etc.
____________________________________
____________________________________
____________________________________
8
Preguntas de evaluacin I
Cules son los principales grupos de inters?
Por qu estn involucrados?
____________________________________
Cmo define cada participante los temas?
Cmo han cambiado los temas con el tiempo? ____________________________________
Cules son los intereses principales que
parecen guiar a los diferentes grupos?
Cmo diferencian los intereses de cada grupo? ____________________________________
Cul es la historia y carcter emocional de las
relaciones anteriores entre los grupos?
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
Actividades claves para convocar
Reuniones ____________________________________
Asegurar representacin.
Seleccionar a un facilitador. ____________________________________
Establecer un diseo de proceso o agenda.
Desarrollar reglamentos bsicos o protocolos para
las reuniones. ____________________________________
____________________________________
____________________________________
9
Citar: Cinco principios para asegurar
participacin eficaz. ____________________________________
Todos los interesados o participantes tienen
representacin y o aprueban el proceso.
Los participantes representan los grupos y no sus ____________________________________
intereses propios.
La participacin es voluntaria.
Los participantes comparten la responsabilidad para el
____________________________________
proceso y los resultados.
Los participantes puedan participar con eficacia. ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
10
Citar: Identificacin del propsito de
la ____________________________________
reunin
Compartir la informacin.
Identificar problemas y temas importantes.
____________________________________
Establecer metas y prioridades.
Identificar estrategias. ____________________________________
Aclarar perspectivas distintas.
Decidir un curso de accin.
Solucionar un problema. ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
11
Las islas Hawaianas del Noroeste:
Preguntas para un proceso de lluvia de ____________________________________
ideas
Cules son las cualidades del ecosistema del
arrecife de coral en las islas Hawaianas del Noroeste ____________________________________
que son importantes de conservar?
Cules son las amenazas actuales para las islas?
Cules son las amenazas futuras para las islas? ____________________________________
Cules actividades y usos (incluyendo las que son
significativas desde el punto de vista cultural) son ____________________________________
apropiados para las islas?
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
12
Reglamentos bsicos de las islas
Hawaianas del Noroeste ____________________________________
Participar. Aunque hay varios niveles de
especializacin, traes tu perspectiva y ponla frente el
grupo. ____________________________________
Cortesa. Las diferencias de opiniones son
inevitables, pero te sugerimos que:
o Escuches con atencin.
____________________________________
o Expliques tu punto con brevedad.
o Mantn la paciencia con el grupo, ____________________________________
visto como un todo.
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
13
La toma de decisiones en el proceso
de ____________________________________
consenso
Los grupos deberan saber, desde el inicio del
proceso, cual rol tienen en l
____________________________________
Tomarn la decisin? Darn recomendaciones a
los dems? Qu tanta autoridad tendrn? ____________________________________
Consenso no implica un acuerdo unnime, pero la
decisin sobre el nivel de consenso recae sobre el
grupo mismo. ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
14
Una crtica del proceso de colaboracin ____________________________________
Hace menos legtimo el conflicto
Produce resultados con un mnimo de comn
denominadores ____________________________________
A menudo, las participantes tienen desigualdad
de poder, tiempo y competencia tcnica ____________________________________
Los roles de las participantes podran no estar
bien definidos
Produce transigencias cuando no son ____________________________________
apropiados
____________________________________
____________________________________
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____________________________________
Manejo costero
descentralizado ____________________________________
Kern Lowry
University of Hawaii ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
Qu significa descentralizacin?
Menos concentracin, es decir, se transfieren las ____________________________________
responsabilidades de una administracin central hacia
las oficinas locales o regionales del sistema sectorial
nacional ____________________________________
Delegacin. Se transfiere la responsabilidad hacia las
agencias subsidiarias que no son controladas por
completo por el gobierno central
____________________________________
Devolucin transferencia de autoridad hacia las
unidades locales del gobierno ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
16
Tipos de autoridad administrativa ____________________________________
Descentralizada
____________________________________
Descentralizacin clsica
Descentralizacin coercitiva
Descentralizacin cooperativa ____________________________________
Descentralizacin experimentada
Empresariado local ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
La autoridad de implementacin est
conferida a las oficinas locales o
regionales del gobierno central ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
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Descentralizacin cooperativa ____________________________________
Los estados, regiones u otras unidades
locales son tratados como asociados de
menor categora ____________________________________
Asume que existen acuerdos positivos
entre los varios niveles del gobierno con ____________________________________
respecto a las necesidades
administrativas, prioridades y estrategias
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
Empresariado local
Las regiones o comunidades toman la
iniciativa en el diseo de las estrategias ____________________________________
administrativas
Los proyectos locales pueden mantener ____________________________________
sus aspectos locales o llegar a ser parte
de la estrategia nacional
____________________________________
____________________________________
____________________________________
18
Cuestiones sobre el diseo de ____________________________________
sistemas descentralizados
Capacidad local
____________________________________
Estructuracin de la responsabilidad
Movilizacin del compromiso ____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
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Acciones Administrativas: Reglamentos
Reglamentos y procedimientos legales que restringen
____________________________________
las acciones o desarrollo de proyectos de los sectores
pblico y privado. Las multas asociadas a su no- ____________________________________
conformidad
Condiciones previas y esenciales para ser eficaz
Mandatos legales. Procedimientos de conformidad ____________________________________
claros y uniformemente aplicados. Castigos crebles
Suficiente personal. Tcnico y de Vigilancia. Alto ____________________________________
porcentaje de conformidad voluntaria. Proceso claro
de apelacin.
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
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Acciones Administrativas: La bsqueda de
informacin Propsito: Mejorar la definicin del ____________________________________
problema, descubrir soluciones adicionales y
retroalimentar sobre eficacia administrativa. ____________________________________
Condiciones previas para ser eficaz
Identificar el conocimiento oportuno para la accin
(comunicacin con cientficos). Identificar aspectos ____________________________________
que pueden tener respuesta con el tiempo, fondos u
otros apoyos. Tener mecanismos para la ____________________________________
incorporacin de nuevos conocimientos.
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
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Acciones Administrativas: Sector privado, Accin
Voluntaria. Propsito: Promover la adopcin de las
prcticas benficas. Atraer al sector privado con ____________________________________
acciones pro-activas y positivas. Fomentar un proceso
de auto-regulacin.
Condiciones previas y esenciales para ser eficaz
____________________________________
Buenas practicas rinden significativos beneficios
sociales y ambientales. El sector privado tiene sus ____________________________________
propios intereses en la adopcin de las prcticas
(control de costos, regulaciones gubernamentales
reducidas, relaciones pblicas positivas, etctera) ____________________________________
____________________________________
____________________________________
22
ROLES DE GRUPO
A. El Cronometrista
Es responsable de supervisar la forma de usar el tiempo y la de distribuirlo para cubrir todas
las tareas y sub-tareas. El Cronometrista avisar al grupo por intervalos qu tanto tiempo les
queda para terminar su tarea. No es responsable de evaluar si estn trabajando muy lento o si
estn enfocados. Este rol le corresponde al facilitador o al grupo mismo.
B. El apuntador
Toma notas de las ideas que surgen durante el trabajo que realiza el equipo que sentar las
bases para su reporte. Esto puede ser en forma escrita o en rotafolio. Los beneficios de ste
ltimo es que el grupo puede darse cuenta si se ha cometido un error. Frecuentemente se
combinan los roles del apuntador y de quien hace el reporte oral.
C. El exponente
Presenta los hallazgos del trabajo del equipo a los dems grupos. Frecuentemente se
combinan los roles del apuntador y de quien hace el reporte oral.
D. El facilitador
Mantiene al grupo enfocado y le informa al momento de desviarse en la discusin.
Resume lo que los miembros han dicho.
Relaciona las ideas con otras.
Pide clarificacin.
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Ofrece preguntas y problemas al grupo en vez de respuestas.
Sugiere formas de resolver los problemas (Ejemplo: Separa el problema en
componentes manejables)
E. El moderador
Un moderador efectivo debe ser capaz de:
Contribuir cuando se le pregunte o cuando alguno del grupo omita informacin
clave, para corregir errores de informacin, o para incitar otros puntos de vista
Cristalizar, al expresar concisamente la esencia de otros comentarios (tono y
contenido)
Enfocar la discusin y mantenerla en el mismo tema o re-dirigirla cuando sea
apropiado
Introducir con una breve presentacin el tema a discutir. Y llevar la discusin a tratar
con preguntas o asuntos especficos
Cerrar, (aunque este aspecto es el ms omitido y devaluado en las discusiones y por
los moderadores), el lazo en la discusin y hacerlo relevante para cada participante.
Realizar preguntas de manera que emerjan datos y perspectivas diferentes.
Sondear: Claridad, consecuencias, relaciones paralelas, explicaciones ms especficas
o profundas.
Apoyar: tanto de manera verbal como no verbal, con la intencin de motivar. O
escuchar activamente.
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II. Desarrollo de Grupo, Roles en el Mantenimiento de grupos
A. Mantener la comunicacin
Normalmente es un aspecto importante de este rol. Facilitar la comunicacin abierta y
fomentar la participacin de todos los integrantes.
B. Armonizar
Reconciliar desacuerdos, reducir las tensiones, hacer que los miembros del grupo exploren
sus diferencias en forma positiva.
C. Alentar
Responder a los miembros del grupo de manera clida y amigable por medio de
comunicacin no verbal, la aceptacin positiva de la contribucin de los dems.
D. Transigir
Sugerir una transigencia cuando tus ideas propias estn en conflicto con las otras; modificar
tu posicin a favor del inters del grupo o coherencia del mismo.
E. Encaminar
Definir la postura del grupo con respecto a sus metas a partir del punto de partida acordado.
F. Reducir tensin
Ayudar a reducir sentimientos negativos introduciendo el humor, ofreciendo una nueva
perspectiva o incluso sugiriendo un receso.
G. Diagnosticar
Identificar el origen de los puntos difciles o las dificultades e identificar los impedimentos o
los elementos que facilitan la tarea del grupo.
H. Establecer estndares
Probar si el grupo est satisfecho con sus procedimientos o sugerir otros.
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Escritura de Propuestas para Obtencin de Fondos
Por Julie Bornhoeft
Con demasiada frecuencia, las personas abordan la escritura de propuestas para obtencin de
fondos como si fuera un talento misterioso o algo que se puede hacer como pasatiempo.
Aunque aprender a escribir estas propuestas no es un secreto inaccesible, es una habilidad que
no se puede desarrollar en una sola tarde. Despus de ocho aos de experiencia escribiendo
propuestas para el sector pblico y el privado, he identificado una serie de secretos del
oficio que me hubiera gustado saber desde mi inicio.
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Conoce al proveedor de fondos
El primer paso para conocer al proveedor del financiamiento es asegurarse que pueden ser
compatibles con tus metas. Existen cuatro criterios que se recomiendan para identificar a la
fuente de financiamiento adecuada: geografa, misin, proyecto y presupuesto. El proveedor
de fondos hace donativos en tu regin? Proveen fondos a organizaciones como la tuya?
Han financiado proyectos similares al tuyo? Pueden dar el monto requerido para tu
proyecto? Si puedes contestar afirmativamente a las cuatro preguntas, entonces s existe
compatibilidad.
Ponte a leer acerca del proveedor de fondos y materiales editados por ellos. Adquirirs una
visin valiosa de los tipos de programas que apoyan y aprenders el lenguaje que ellos usan.
Por ejemplo, cuando ellos hablan de colaboracin lo expresan como socios comunitarios y
como un cuidado continuo a la comunidad. Utiliza las mismas frases en la descripcin de
tus socios y programas.
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Lenguaje
Al escoger el lenguaje para tu presentacin, recuerda componer el texto para ser escuchado y
no para ser visto.
II. Distractores
Evita a toda costa los ah, este, eee, aj, okei pues al escucharlos durante la
presentacin, hacen que los que escuchan se fijen ms en el ponente que en el mensaje.
III. Transiciones
Realizar transiciones claras y lgicas entre las ideas. As como lo haces de forma natural en tu
escritura, haz lo mismo en tus presentaciones verbales.
IV. Variedad
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Voz
Usa tu voz (tono, energa y modulacin) para complementar tu mensaje en vez de alejarte de l.
Algunos consejos incluyen:
A menos que seas un vocero de medios masivos, es posible que recurras a acentos locales y
regionales que harn difcil la comprensin para aquellos escuchas de otras regiones del pas o
del mundo. Todo lo que puedes hacer es estar consciente de esto, mostrarte sensible y repetir de
nuevo para hacerte entender.
Como por ejemplo: Cuando alguien originario de la costa del Golfo de Mxico dice Veracruz a
otros les puede sonar como Veracru.
V. Estar atento a la velocidad de las palabras con audiencias que hablan el espaol como segundo
idioma.
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Ademanes
I. Asemejar las expresiones faciales, postura y gestos a las palabras.
Por ejemplo, si usas las siguientes palabras, podras acompaarlas de las siguientes expresiones
faciales y posturas:
Un No lo se podra ir acompaado de una postura de no lo s como alzar los hombros al
mismo tiempo que se voltean las palmas de las manos hacia arriba en postura inquisitiva.
O decir Qu piensan? recorriendo con la mano a la audiencia para indicarles que todos estn
incluidos y poniendo expresin indagatoria en la cara.
Y sta es la clave del asunto a recordar, viendo hacia abajo y apuntando el dedo ndice en el
aire enfticamente arriba de la cabeza.
Palabras como: Era lo ltimo que yo esperaba con una cara de incredulidad y movimiento de
la cabeza como no creyendo lo que se ha escuchado.
III. Evita caminar muy de prisa para aparentar que llevas un ritmo interior.
IV. Camina hacia los participantes cuando intervengan, esto los motivar a continuar.
V. Al responder los participantes, asiente con la cabeza para mostrarles que los ests escuchando.
30
Niveles de participacin del pblico
31
Tcnicas para dar formato.
Ayudan tambin para hacer la propuesta ms agradable de leer.
32
Principios de un (comunicado o declaracin) caso bien expuesto y un plan
de desarrollo
33
Ejemplos de componentes para programas de MIRC (programas de manejo
integrado de recursos costeros) estatales y nacionales
Locales
9 Iniciativas de administracin continua
o Administracin de sitios (CB-MPAs, SAMPs, programas ICM, otros)
o Cuntos? Dnde? Qu temas se plantean?
o Existen planes? Implementacin continua?
o Consideracin de los beneficios del ICM tangibles?
9 Capacidad
o Universidades locales o ONGs trabajando con ICM
o Dependencias del gobierno local
9 Otras?
Nacional (o estatal)
9 Contexto del apoyo
o Apoyo poltico (retrico? actual?)
o Conciencia elevada sobre temas
o Leyes ambientales
9 Programas costeros
o Temas identificados? Consenso de los temas que debe de abordar el programa?
o Agencia o dependencia que dirija hacia la direccin designada?
o Mandato legal?
o Existe un plan?
o Implementacin continua?
9 Otros?
34
Carga de grupo
2) Preparacin de rota-folios
9 Prepara tres cartelones: uno para temas, uno para el nivel local, uno para el nivel
estatal o nacional
9 No realizaremos presentaciones en cada mesa de trabajo pero extraeremos puntos de
los rotafolios
9 Utilizaremos nuevamente estos rotafolios maana
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(Acciones de Administracin para Asuntos Costeros)
Acciones de Administracin
1. Reglamentos (legalmente adoptados con multas asociadas a su incumplimiento)
- reas protegidas
- Zonificacin
- Permisos de uso
- Regulacin de uso de suelo y exclusin de uso de lneas costeras
- Estndares de construccin (incluyendo estndares de diseo, construccin y
rendimiento)
- Reglamentos locales
- Aplicacin de procedimientos para la determinacin del impacto ambiental
- Requerimientos para contratiempos de playas
- Reglamentos para control de contaminacin y estndares de emisiones
- Lmites de explotacin (tamao, restricciones en reas cerradas, cuotas, estacionales)
- Lmites de equipo. Ejemplos: Tentativas de pesca y requerimientos de uso de equipo
- Vedas (pesca, tala, coral, etctera)
- Contratos y concesiones. Ejemplos: Licencias de pesca
- Acceso y/o restricciones de uso
- Restricciones de comercio. Ejemplo: intercambio de especies protegidas.
36
- Clarificacin y/o reforma de medios y procedimientos de revisin y aprobacin de
permisos institucionales.
- Clarificacin y/o revisin de procedimientos .
6. Desarrollo directo
- Trabajos de proteccin de lneas costeras (construccin con bvedas de crucera,
crucera, revestimientos, rompeolas, alimentacin de playas).
- Reparaciones, mejoras, mantenimiento, reposicin, remocin, construcciones nuevas
de infraestructura (sistemas de drenaje y plantas de tratamiento; cuencas o depresiones
para retencin de aguas pluviales, puertos, caminos, abastecimiento de agua, letrinas,
instalacin de amarras con boyas, construccin de arrecifes artificiales).
- Instalaciones tursticas (andadores, baos pblicos y sealamientos interpretativos).
- Adquisicin de tierras costeras (para parques y reas protegidas).
- Restauracin de hbitat: replantado, reposicin y rehabilitacin.
- Servicios pblicos tales como recoleccin de basura, tratamiento y eliminacin.
7. Accin cooperativa del sector privado y voluntarios
- Acuerdos voluntarios del sector privado y cdigos de mejores prcticas.
37
- Cargos por emanaciones.
- Reducciones de impuestos o tazas mayores en das feriados.
- Reformas a subsidios y a incentivos de inversiones o de exportacin (ejemplos:
subsidios para fertilizantes y pesticidas, subsidios de exportacin para cultivos
martimos, crdito subsidiado para la industria turstica, subsidios parra apoyar la
pesca comercial, y precios de agua subsidiados).
38
CONSEJOS RELACIONADOS CON VISUALES
39
CONSEJOS PARA CUANDO SE USA EL ROTAFOLIO
9 Escribe con lpiz ah mismo, de forma casi invisible, notas y datos relacionados con la sesin/
presentacin.
9 Resalta los puntos clave al tiempo que los explicas.
9 Siempre ten listos para usarse dos o ms trpodes, ya con papel y marcadores.
9 Para conservar dibujos muy elaborados tienes que marcar con notas y otras cosas, puedes
sobreponer una mica.
9 Puedes proyectar dibujos y diagramas complicados sobre el rotafolio y calcar las imgenes en
el papel.
9 Marca las pginas donde est la informacin que consultas frecuentemente con clips, papeles
adherentes, etctera.
9 Ponle ttulo a cada pgina.
9 Asegrate que haz revisado tus herramientas antes de la presentacin. tienen tinta los
marcadores? est el caballete a la altura necesaria para ti y para tu audiencia?
9 Al guardar tus cartelones en un cilindro, pon el lado impreso hacia fuera.
9 No escribas al final de la hoja del rotafolio.
40
CONSEJOS PARA HACER PREGUNTAS
TIPOS DE PREGUNTAS
Para romper el hielo:
Se utiliza para calmar al informante y establecer una relacin armoniosa entre el informante y
el entrevistador. Debes incluir estas preguntas a menos que ests en una entrevista o en medio
de una crisis.
Filtros:
Este tipo de preguntas se utiliza cuando no se conoce al informante. Los filtros te ayudan a
establecer por qu esta persona es un experto o un informante confiable.
Preguntas de facto:
Se usan en entrevistas para obtener informacin especfica. Las ms comunes son: Qu,
quin, cmo, cundo, dnde, y porqu.
Preguntas creativas:
Utilizadas para avanzar ms all de los conocimientos actuales. Generalmente la pregunta
creativa surge de percepciones interiores recogidas en una serie de detalles insignificantes.
Preguntas inquisitivas:
o Pasivas: hmmm ya veo
o De inters: de verdad? Qu interesante
o De espejo: Repetir palabras clave que el informante acaba de mencionar.
o Silencios: Indicar con un gesto que contine hablando del tema.
o Para profundizar: Diferente de los silencios pero con el mismo resultado. Ejemplo:
comentarios ms profundos sobre lo que se acaba de mencionar.
o Para clarificar: Repite parte de lo que el informante acaba de decir y pdele que
abunde en cierta parte.
o Para cambiar: Ahora, si no hay inconveniente, me gustara cambiar de tema. Me
pueden decir si
41
Tipos de entrevistas
Formales/ estructuradas e informales/ semi-estructuradas
Informales, semi-estructuradas
En este escenario existen metas y principios muy claramente definidos aunque la entrevista se
muestra como ms platicada. Esta conversacin sirve como gua en que los temas explorados ya
estn predeterminados y provocan, como resultado de la discusin, que surjan preguntas o nuevas
ideas.
Dirigidas y no dirigidas
En las entrevistas dirigidas, el entrevistador hace muchas preguntas, esperando y generalmente
obteniendo respuestas cortas. Mayormente las preguntas son cerradas. Esta forma de preguntar se
utiliza frecuentemente para entrevistas formales/ estructuradas y es poco frecuente en entrevistas
informales/ semi-estructuradas.
A qu hora sucedi?
Quin vi lo sucedido?
Cunto pescado vendiste?
En entrevistas no dirigidas, el entrevistador deja que el entrevistado hable cuanto quiera. Este
estilo se usa ms para sondear con preguntas abiertas. Esta manera de preguntar se utiliza tanto en
entrevistas formales/ estructuradas como en las informales/ no estructuradas.
Dime/ dgame que piensa(s) de
Como te sentiste cuando
Podra abundar ms al respecto
42
ANLISIS DE POSICIONES DE NEGOCIACIN E INTERS
Problema Interpretacin Postura Inters Asunto
El origen inmediato del Como la gente interpreta el comportamiento Demandas, Lo que le interesa El punto que los
conflicto de la contraparte amenazas, realmente a esta involucrados necesitan
soluciones persona discutir y decidir
establecidas,
propuestas
Perro que ladra El vecino se comporta hosco e intratable Callar al perro Necesito dormir. Como controlar los
Quiero que mi casa ladridos en la noche
sea un lugar callado
para descansar
Trato grosero de un Estoy siendo saboteado y tratado Merezco una Tener la reputacin Como se tratan las
compaero de trabajo y injustamente por mi compaero disculpa y mejor de un trabajador personas en el lugar de
exclusin en reuniones trato valioso. trabajo.
clave Menos tensin Quin atiende a qu
relacionada con el reuniones
trabajo
Acceso restringido a La falta de planeacin o administracin No deben de Que se afirme que Como mantener o crear el
lugares de pesca costera est permitiendo que se construyan construirse hoteles algn tipo de acceso a acceso de modo que sea
hoteles frente al mar, de manera que cerca de los lugares los sitios de pesca consistente con otros usos
interfieren con los esfuerzos de los de pesca est asegurado.
pescadores locales para contar con acceso a Asegurar que se
los lugares de pesca respeten las
cuestiones de sustento
cotidiano de los
residentes locales.
Los arrecifes estn Actividades de construccin sin control en Se debe detener la Reducir la prdida de Cules son las causas de
murindose. reas cercanas a la costa por personas construccin o coral. la degradacin del coral?
indiferentes al medio ambiente estn controlarla Asegurar un entorno Cmo puede reducirse y
matando los corales severamente vibrante controlarse la
construccin, el desmonte
y otras actividades para
reducir esta carrera?
K. Lowry
43
QUIN SE TRAZA BUENAS METAS?
Los cientficos?
o No!
Los burcratas?
o No!
El pblico?
o No! -- Entonces Quin?
Los polticos? -- Por qu?
o Porque estn percibiendo constantemente el pulso del pblico.
o Porque para el momento en que se tienen que lograr las metas ya habrn dejado
sus cargos.
ESTABLECIENDO METAS
LOS ACUERDOS:
Se desarrollan por consenso en todos los mbitos.
Se firman por el liderazgo poltico.
Tienen metas claras y cuantificables: qu tanto y para cundo?
Son breves y fcilmente entendidos, de manera que se utilicen frecuentemente.
Son flexibles y sujetos a revisin al irse modificando la realidad.
Planes
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PRESUPUESTO DE DESARROLLO
Objetivo:
Crear un presupuesto anual segn los cdigos por tareas y lneas de presupuesto estndar
del plan de trabajo, con cdigos por rubro que sean entendidos por todos los usuarios
(donadores, administradores y adeptos). Que sea lo suficientemente flexible para
acomodarse a los cambios de manera sencilla y construido de manera que se pueda
mostrar detallado o resumido, dependiendo de la audiencia.
Preparacin:
El presupuesto es el costo estimado para implementar las actividades en el plan de trabajo.
Antes de preparar el presupuesto, el plan de trabajo debe ser ledo y las preguntas
anotadas para usarse en futuras sesiones de trabajo al elaborar el mismo.
Materiales:
Computadora con Excel cargado.
Calculadora.
Tabuladores de salarios y prestaciones para el personal.
Tarifas diarias y asignaciones de tiempo aproximadas para los asesores externos.
Tarifas de viticos.
Idea general de los costos por viajes tanto locales como los areos.
Estimado de costos de operacin y equipo de oficina (copiadora, telfono, fax, Internet)
basado en costos histricos.
Tipo de cambio vigente de moneda local a dlares (si el presupuesto tiene que ser
convertido).
A mayor detalle al principio, ms fciles sern los inevitables ajustes despus (ejemplos:
Nmero de viajeros; nmero de das; monto de los viticos por da).
Crea en Excel hojas de clculo conectadas entre reportes y resmenes de sueldos. Una hoja de
clculo eslabonada a la hoja de clculo que contiene los rubros del presupuesto permite
flexibilidad (por ejemplo: para cambios en tasas o tipos de cambio, etctera).
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Apunta celdas clave en la hoja de clculo. Siempre son de ayuda ms detalles. Recuerda que
al cambiar las circunstancias, para empezar, necesitars saber por qu o cmo llegaste a
determinado rubro del presupuesto.
Al recorrer las categoras y rubros, marca con un asterisco aquellos que:
o Hayas realmente acertado sin saber.
o Sabes estn inflados.
o Sospechas estn bajos de monto.
Esto ayudar si es necesario ajustar el presupuesto pues sabrs rpido donde cortar o
incrementar.
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Comunicaciones CRC.
Mdulo de entrenamiento
Stephen Olsen, director de CRC expres: Creemos que el hecho de que profesionales prominentes
vengan aqu a enriquecerse de nuestras ricas experiencias significa un tributo al trabajo que muchas
personas han realizado, desde expertos hasta miembros preocupados del pblico, para ayudar a preservar
y administrar adecuadamente los recursos costeros de Rhode Island. Las lecciones aprendidas durante el
Summer Institute sern puestas en valiosa prctica por estos administradores costeros cuando regresen a
sus pases de origen.
Los participantes de este ao representan a: Bardados, Fiji, Hong Kong, Indonesia, Jamaica, Kenya,
Mxico, Nicaragua, Filipinas, Sri Lanka, Suecia, Tanzania, Trinidad y Tobago y Estados Unidos. La
administracin costera ha sido reconocida globalmente como un asunto de alta prioridad creciente por
organizaciones tales como la Agencia de Desarrollo Internacional Estadounidense (USAID), las Naciones
Unidas y el Banco Mundial. Se estima que para el ao 2025 el 75% de la poblacin mundial, el
equivalente a la poblacin actual, vivir a menos de 80 kilmetros de la costa. La manera en que se
administren los recursos costeros impactar a todos los aspectos de la economa, la sociedad y el medio
ambiente. Los instructores en el Summer Institute de CRC, quienes ayudaron a desarrollar el programa
costero de Rhode Island, uno de los primeros de EE.UU.; estarn complementados con expertos
nacionales e internacionales que ayudarn a entrenar a los participantes realizando trabajos de campo.
Estas sesiones incluirn: a) revisin de proyectos en curso en el condado South; adems de la lnea
divisoria de las aguas Pawcatuck, que abarca tanto Rhode Island como Connecticut; y en la isla
Aquidneck; y b) presentaciones, durante el transcurso del Summer Institute, dirigidas a lideres
comunitarios en los lugares mencionados.
CRC ha sido creada por la URI en 1971, y ha actuado mundialmente por ms de una dcada, como el
buque abanderado estadounidense para administracin costera con USAID. Los proyectos en curso
incluyen aquellos en Indonesia, Kenya, Mxico, Tanzania y todo Centroamrica; adems del trabajo de
CRC en todo Rhode Island y Estados Unidos.
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1. Siempre pon fecha al boletn e indica el momento en que est listo para publicacin, casi
siempre se acostumbra poner Para publicacin inmediata. Si el boletn es de carcter
embargado, porque quieres sincronizarlo para ser publicado en una fecha o evento
especfico o para hacer olas; debes encabezarlo con un letrero prominente que diga:
Embargado hasta XYZ.
2. Cuenta siempre con un contacto y dale tus telfonos de casa y oficina. Simplifica en tu trabajo
el proceso de obtener informacin para los medios. Proporcinales el nombre de una persona
en el rea de comunicaciones que les pueda dar informacin lo ms rpido posible. Esta
persona indagar, con los diferentes involucrados en el proyecto, para los medios la
informacin o comentarios pertinentes, en vez de tener a un reportero pescando a la persona
adecuada. Dales el telfono de casa pues no todo sucede de 9 a 5, especialmente con los
medios masivos. Si saben que siempre te pueden contactar y que les dars lo que ellos
necesitan, entonces te llamarn primero.
3. Escribe el encabezado que deseas ver en el peridico. Los reporteros obtienen puntos por
boletines de prensa por lo que a veces solo escanean el encabezado para ver si es de inters.
Trata de llamar su atencin.
4. El primer prrafo debe de darles lo bsico: quin, qu, cundo y dnde. Dales tu mensaje y un
ngulo interesante (con ideas y fotografas al final del prrafo).
5. Juega al editor e incluye una cita de alguien. No debes de escribir que tu proyecto es el mejor
del mundo, pues no les quedar ms remedio a los editores que quitar esa parte. Lo que
quieres es ser capaz de entregar a la prensa un boletn que pueda publicarse textual,
especialmente hablando de los peridicos pequeos. Citar a una persona que dice que el
evento o el proyecto es dinamita pura puede ser fcilmente impreso simplemente porque no
son ellos quienes lo estn diciendo. (Tambin lo hace parecer como que se tomaron el tiempo
para ir a obtener un comentario directo de alguien, y de paso la noticia produce un impacto).
De igual manera, puedes tergiversar la noticia y presentar a un personaje prominente, o
respetado por la comunidad, para que implcitamente obtengas credibilidad y apoyo para tu
proyecto.
6. Diles quien eres. La mayora de las personas muy probablemente no tendrn idea alguna de lo
que hace tu proyecto o de lo que significa, as que ten preparada una descripcin de batalla
para que sea la que uses siempre en tus relaciones y productos pblicos.
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BOLETINES
Este elemento est diseado para ensear como escribir y diseminar un boletn a los medios de
comunicacin. La mayora de los rubros introducidos se explican por s mismos, pero el
exponente podra incluir las siguientes sugerencias adicionales para complementar los nmeros
clave identificados.
1. Las prohibiciones se utilizan cuando quieres asegurarte que los medios conocen y entienden
tu historia, en particular si el tema es complejo. La persona de Relaciones Pblicas enva la
historia a los medios y despus los contacta para ver si tienen alguna pregunta (esto si es que
antes del evento nadie de nuestro grupo se haya sentado con el reportero). Cuando mandas un
boletn con prohibiciones, podras aprovechar para incluir los nombres relevantes de varios
sectores que aunque no estn directamente involucrados con el proyecto, podran hacer
comentarios sobre el tema como observadores. Estos personajes relevantes deben de ser
nuestros aliados, hay que proporcionarles una copia del boletn de prensa, e informarlos de
posibles preguntas que les podran hacer los medios de comunicacin (No es acaso un gasto
excesivo?) y as, estar preparados con la respuesta correcta. Y consistente (Cunto vale la
salud de los nios? Yo/nosotros creo/creemos que es poco el costo que hay que pagar si lo
comparamos con el valor que le da la comunidad a la salud infantil).
La prohibicin es tambin impuesta cuando tienes un canal importante que quieres asegurarte
que tiene la historia y puede narrarla destacadamente. Por ejemplo, en Rhode Island, el
Providence Journal es el medio impreso ms grande del Estado. Por el hecho de prohibir
cierto da el boletn hasta las 6 horas, el reportero puede escribir la historia y enviarla un da
antes. Y as, la noticia se har pblica a las 6 horas. En ese mismo momento tambin estar
disponible para las noticias en radio y televisin de manera que todos los involucrados tengan
la historia al mismo tiempo sin darle a nadie el pitazo primero. Para un bienestar perenne
es menester tratar con generosidad a todos.
3. El encabezado debe de reflejar de manera intrigante el meollo del mensaje. Los diferentes
medios de comunicacin reciben cientos de boletines diariamente. Haz que el tuyo
sobresalga.
4. sta es la esencia de lo que hay que decir. Si tuvieras que resumir tu historia en 10 segundos,
sta es.
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repite textualmente, porque esto es EXACTAMENTE lo que haz decidido que quieres decir.
SE CONSISTENTE.
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RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN LOCALES
Una de las principales formas para que la gente sepa de tu proyecto son los
medios de comunicacin. Los peridicos y estaciones de radio locales son una
influencia definitiva para formar una opinin en la comunidad, por lo que
quieres que la informacin que divulguen sea veraz.
Para lograr esto, hay que sentar las bases y reunirse con el editor (y reporteros elegidos por el
editor) del peridico local al principio de tu iniciativa para decirles lo que quieres hacer en la
comunidad y contestar cualquier pregunta que pudieran tener. No tiene necesariamente que ser
para que de una vez cubran el reportaje, lo cual debe de quedar claro. Ms bien, lo que quieres es
que estn bien informados del proceso, sus objetivos y sus metas, lo que les permitir cubrir
futuras historias noticiosas con antecedentes a la mano en vez de agarrarlos en fro. Debes de
aprovechar este momento para sealar puntualmente y rebatir cualquier argumento posible en
contra de tus iniciativas, de manera que cuando la prensa las escuche, ya sabrn cual es tu
respuesta. (Al editor: Usted va a or que esto afectar el agua potable. Eso no es cierto porque
y, tus argumentos: A, B y C).
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donde deseas que el pblico se entere. Por ejemplo, que conducirs una encuesta de opinin cerca
de su casa. O puede ser utilizado inmediatamente despus de un evento noticioso sobresaliente
para ofrecer una explicacin profunda de lo que las personas acaban de leer en la seccin de
noticias.
NOTA: Esto es especialmente necesario si la cobertura ha sido insuficiente o engaosa. La firma
en el op-ed o comentario, debe de ser de una persona o personas con una gran credibilidad y
presencia, que tiene ms peso que, por decir, la de un gerente de proyecto que vive en otro lado.
A. Sincronzalo para que coincida con algn evento especial o fecha de reunin pblica.
B. Usa un tono genrico. Qu haz hecho hasta esta fecha? Menciona eventos concretos por
realizar (por ejemplo: capacitacin de personal, reuniones de extensin con el pblico).
C. Recalca el nmero de miembros de la comunidad que son el corazn del grupo o grupo
central y enfatiza quienes son: padres de familia, de servicios comunitarios, vecinos y
amigos. Personajes verdaderos de la localidad, los lectores habitantes de los vecindarios.
Ten a la mano una lista de nombres de contactos y direcciones para mayor informacin.
B. Hay por ah algn acontecimiento reciente que valga la pena convertir en noticia,
del cual te puedas enganchar teniendo en mente alguna meta o tarea a realizar en tu
proyecto? Ejemplo: Las tormentas han erosionado un rea donde el trabajo est enfocado
a mitigar los riesgos).
A. Los de medios de comunicacin son gente normal. As como t realizas tu trabajo para
complacer a un jefe, as ellos. Desafortunadamente, son ellos los que tienen que digerir
muy rpido la informacin que se les pone enfrente. Entonces tienes que redactar tan
concisa y claramente como puedas.
1. Haz amigos. Tienes que vivir con ellos, te guste o no. Las relaciones personales
comprenden el 80% del juego de las relaciones pblicas.
2. Cuenta con materiales a prueba de estpidos. Dales la historia en bandeja de plata.
3. Entre ms claro sea tu mensaje a los medios, ms claro ser cuando ellos lo re-
escriban para el pblico.
4. No reacciones en exceso si piensas que te han citado mal. Los reporteros no tiene
inters de mal interpretar tus comentarios.
5. PIENSA Y PON ATENCIN! Si ests viendo que los reporteros estn tratando de
escribir lo que ests diciendo, baja tu velocidad y deja que lo escriban correctamente,
despus prosigue. Sus preguntas se estn alejando del tema? Asegrate de que estn
entendiendo lo que ests diciendo. No tengas miedo de reformular lo que acabas de
decir: Lo que estamos diciendo es que este proyecto ayudar a proporcionar en las
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siguientes dcadas agua potable limpia a la comunidad. Escribe tu propio
encabezado: Aydalos a ayudarte.
DI LA VERDAD!
Y luego hazlo una vez ms. Si te das cuenta de un error, llama de inmediato para corregirlo. T,
pblicamente, tomars el toro por los cuernos, si es que hay que hacerlo y no los medios, quienes
te recordarn por mucho tiempo como alguien que sac la cara. La honestidad paga.
El Poder de la Prensa
Boletn de prensa:
Artculos sobre cangrejos herradura en el Providence Journal del 9 de junio y 14 de junio del
2000. Por Peter Lord.
Resumen:
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El propsito de este ejercicio es de demostrar cmo un reportero ambientalista puede
utilizar sus conocimientos sobre temas del medio ambiente, una red de contactos slida de
fuentes ambientalistas, y su perspicacia por lo que acontece, para forzar al gobierno estatal
a tomar medidas. ste lo hizo asegurndose de que cada quien supiera la respuesta a la
pregunta A quin le importa? Se refera al molusco que se pensaba era solo un latoso
cangrejo utilizado solo para carnada.
Escenario:
Peter Lord, ganador del premio Providence Journal, advirti una carta al editor de su peridico
que atacaba a la gente que recolectaba el cangrejo herradura cada ao reducindolos, tal vez, al
grado de ponerlos en peligro. Esta carta era de la esposa del ex-presidente de Save the Bay, grupo
local de defensa del medio ambiente, y Lord lo saba. sta era seguida por otra carta de un autor
conocido por Lord que haba sido presidente de la sociedad estatal de pescadores de crustceos y
que la acusaba de ser una defensora fantica. Entonces, el mismo ex-presidente de Save the Bay
respondi defendiendo la teora de su esposa.
Lord decidi indagar y se enter por boca de unos cientficos que el conoca en la URI
(University of Rhode Island) que el cangrejo herradura haba sido exterminado. Se enter tambin
por los mismos cientficos que no nada ms haban sido usados para carnada de anguila, como
todo mundo lo presentaba, sino que eran muy valiosos para la industria farmacutica. Y entonces,
cuando contact a un representante de la industria farmacutica cercano, se enter de dos cosas
increbles: primera, casi todos se haban beneficiado en el pasado por usar la sangre del cangrejo
herradura pues es utilizada en infinidad de drogas comunes que todo el mundo ingiere; segunda,
las personas que los recolectan para los fabricantes de medicinas regresan vivos al agua el 90%
de los cangrejos herradura. As que de ser solo una carnada apestosa que a nadie le importaba si
se extingua, ahora para el pblico en general se converta en un asunto de salud, mismo pblico
que se haba mostrado indiferente por la excesiva recolecta que pensaban era slo para los
pescadores de anguilas.
[Contina en pgina 64, N.T.]
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LOS CMO? Y EL POR QU DE LAS PUBLICACIONES
Propsito de las publicaciones
1. Volantes: para anunciar eventos, son de una sola pgina y contienen un diseo dinmico
2. Reportes: para establecer autoridad sobre la materia. Varias pginas.
3. Folletos: para informacin bsica, con contenido modesto, y vida til larga
4. Boletines: publicados cuando menos dos veces al ao, con mnimo de dos pginas y con
informacin sobresaliente y actualizada
5. Papelera: Connota legitimidad
6. Reportes anuales: herramienta de desarrollo, la organizacin es vista realizando un
cometido responsable.
7. Otras
Boletines
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B. Selecciona funcionarios locales y estatales
C. Padres de familia y familias
D. Agencias de servicios o personal de escuelas
E. Comercios locales
F. Nios
G. Otros
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UNA ESTRATEGIA EN COMUNICACIONES,
COMO CREARLA E IMPLEMENTARLA
Presentacin
Necesidades de equipo:
Proyector de acetatos
Cuatro acetatos de Elementos para la Estrategia en Comunicaciones 1-4
Material para participantes:
Fotocopias de los cuatro acetatos
Formulario de boletn de prensa y paquete de informacin clave
LOS CMO? Y EL POR QU DE LAS PUBLICACIONES (opcional)
Relaciones con los medios de comunicacin locales (opcional)
Meta:
La meta del ejercicio es mostrar cmo armar una estrategia de comunicaciones para un
nuevo programa, o para un proyecto dentro de un programa, empezando desde cero hasta
convertirla en un evento pblico, para terminar con el seguimiento posterior del mismo.
Debe de mostrar una continuidad lgica de los elementos interactivos de comunicaciones,
extensin, y medios de comunicacin para el proyecto.
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ELEMENTOS PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES 1
- Quin es el responsable?
- Siempre disponible
- Recurso de informacin para medios de comunicacin
- Cul es el presupuesto?
- Quin har el trabajo?
REALIZA UN MENSAJE
- Lideres de la comunidad
- Lideres del sector comercial
- Representantes de gobierno
- Comunidad medio ambientalista
- Representante de medios de comunicacin (?)
- Representante de inversionista(s)
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- Lder de la comunidad y vecino
- Visibilidad y credibilidad alta
- Conoce framente los temas y el articulado
- Que no sea conflictivo
- Conocimiento local
- Vecinos y amigos
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ELEMENTOS PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES - 4
Elementos 1, anotaciones
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pgina en Internet vale la pena, pero Quin tiene los conocimientos tcnicos para armarla?
Cunto costara? Quin producira y editara el contenido? Y quin mantendra actualizado
el sitio? Una pgina Web no actualizada y mal creada puede destruir la credibilidad de
cualquier proyecto.
Este grupo central da estructura al proyecto y puede estar formado por el presidente de la cmara
de comercio local, algn representante electo respetable, publicista o ejecutivo de algn medio,
un representante de los proveedores de fondos (si se considera relevante). Como estas personas
sern voluntarios no los saturaremos de trabajo pero los mantendremos informados
peridicamente. Si estn alineados contigo o con tu organizacin, no quieren verse con los ojos
vendados, as que si algo importante sucede, notifcales, al igual que de las posibles
ramificaciones.
Como ellos sern la voz del proyecto en la comunidad sus esfuerzos deben de ser utilizados
solamente para eventos muy importantes como exponentes o para reunirse en los consejos
editoriales con los diferentes medios de difusin. Que sean personajes considerados como
lugareos es muy importante, si no podran ser vistos como de fuera (ejemplo: Ah, Roberto
Chan apoya esta causa. Su hija y mi hijo estn juntos en deportes.) Pueden ser tambin fuente de
informacin valiosa al conocer antecedentes de la historia local y acontecimientos, as como de la
preocupacin general imperante por maniobras polticas subrepticias.
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Elementos 4, anotaciones
1. Ahora, ya ests listo para salir al pblico con tu proyecto y anunciarlo al mundo. La mejor
manera de hacer esto es en un evento con los medios de comunicacin y el pblico
invitados. Que puede ser ms convincente que planear un evento, como una limpieza
ambiental, alrededor de la conferencia de prensa. Y entre ms personas tengas,
especialmente nios, mejor. Hazlo un evento visual.
2. Cuando elijas el lugar, fecha y hora para el evento con la prensa, contesta las siguientes
preguntas (Este es un buen momento para introducir el formulario para Boletn de Prensa
y paquete inicial):
El lugar escogido es relevante o ejemplifica el tema? Hay en el fondo una playa sucia
sugiriendo una limpia ambiental?
Es el mismo tpico o relacionado a un tema que actualmente est recibiendo atencin del
pblico? (el eslogan que atrae la atencin)
Es una buena oportunidad para fotos y videos para fotgrafos y televisin? (de ser as,
estarn ms dispuestos)
Cuentas con un lugar para proteccin o para llevar el evento a algn interior en caso de
mal tiempo?
Entra la fecha en conflicto con otros eventos mayores que provoquen que el tiempo y
espacio designado para cubrir tu evento suban de precio? (No realices tu conferencia de
prensa el da del carnaval)
Se acomoda el momento a las horas de cierre de recepcin de noticias en TV y
peridicos? Tienes que darles oportunidad a todo tipo de reporteros para escribir y editar
sus trabajos, ya sea para un peridico vespertino o para las noticias de las 18 y 23 horas.
De ser posible, generalmente es ideal entre las 10 y las 14 horas.
Quines hablarn en la conferencia de prensa? Por qu? Qu van a decir? Son
crebles? Son locales? Son respetables? Saben suficiente acerca del proyecto?
Cuentas con una persona que les presente el material y responda preguntas tcnicas?
Cuentas con alguien del personal conociendo dignatarios y escribiendo nombres para ser
despus identificados por los ponentes?
Ests girando un anuncio de prensa una semana antes para alertar a la prensa del
evento, y estn preparados? Quin ser el que lo escriba as como el subsiguiente
boletn de prensa? Quin lo enviar a los medios de comunicacin? Quin har un
da antes del evento las llamadas de seguimiento para animar a los medios a venir?
Quin se reunir con la prensa y repartir el boletn de prensa en el lugar?
Haz platicado con todos los participantes para darles el programa con los ponentes?
Si el tema es complejo: Te haz reunido das antes brevemente con los medios?
Recuerda: Mensaje Claro, conciso y consistente. Corto y agradable. Deja que las
preguntas de los medios hagan el grueso del evento.
Debes de terminar el evento, y el boletn de prensa, anunciando los siguientes pasos (para
demostrar actividad) y lo que se espera que haga el pblico (para aumentar participacin y
conciencia).
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3. La mayora de los peridicos aceptan columnas de editoriales u opiniones de grupos con
buena reputacin. Para asegurar que tu gran evento y tus metas transmitan el mensaje
apropiado, da seguimiento con una columna en el peridico local explicado con tus
propias palabras. Esto permite que se transmita tu mensaje claramente y que se reitere el
apoyo local haciendo que tambin lo firmen el director del proyecto y uno o dos lugareos
de tu grupo central. El personal del proyecto lo escribir, y como la mayora de los
integrantes del grupo central estn ocupados, estarn contentos que ustedes lo redactaron
y lo firmarn con gusto.
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Luego de que se public la historia, las llamadas del pblico al Departamento de
Administracin del Medio Ambiente, que de ningn modo haba estado regulando su captura
(por no ser comestibles no se consideraban como un riesgo para la salud), los hicieron parecer
como si estuvieran dejando a estas nobles criaturas ser extinguidas por una industria pesquera
despreocupada. El resultado: una veda para su captura, y la inclusin de nuevas leyes
regulando su cultivo. Al estar atento en lo que pareca una pequea disputa en la seccin de
editoriales, el reportaje inquisitivo de Lord ha obligado a realizar un cambio en los
reglamentos ambientalistas.
Y, bueno El hecho de que los cangrejos herradura son tan feos como los pecados, tan
primitivos como los dinosaurios, y que de suerte tienen sangre azul que los hace verse bien en
fotos a color: no afect la historia al ponerlos en la primera plana de cada edicin. (Ver en la
publicacin los comentarios de Peter Lord, en la seccin Writing Tips de su programa
interno).
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INFORMACIN PBLICA/ RELACIONES PBLICAS
PALABRAS A CUMPLIR
Existen preceptos bsicos de informacin y relaciones pblicas que hay que respetar, pues
se entretejern siempre, vez tras vez, en el trabajo de informacin para el pblico:
Simplifica todo. Pretende que ests hablando con alguien que no conoce absolutamente nada de
lo que tu grupo est haciendo (y en la mayora de los casos as ser).
Se positivo siempre! No detienes algo, creas una mejor alternativa. No derrumbas algo,
construyes algo mejor en su lugar. Eres parte de la solucin, no el problema.
S honesto. Ni todo el dinero del mundo puede comprar credibilidad y, como la virginidad, es
casi imposible de recuperar una vez que la haz perdido. S justo. S acomedido. S ingenioso.
Est preparado. Identifica bombas potenciales que podran explotar conforme avanza el trabajo.
Tu organizacin tiene que estar al frente de los hechos y anticiparlos, buenos o malos.
Conoce los argumentos de los otros, tanto como los tuyos. Por qu t ests bien y ellos
equivocados? S capaz de explicar claramente y proporcionar datos corroborables (ejemplos:
datos de reportes o encuestas pblicas).
Crea una imagen visual. A qu se parecer? Cmo suena?: No significa gran cosa: Cien mil
kilos de cemento; Tanto concreto como para llenar una alberca olmpica, s. Cuenta alta de
heces significa muy poco a la mayora de las personas; Desechos de drenaje donde tus
muchachos nadan en la playa es ms claro y tiene ms fuerza.
Se siempre corts. No importa que tan fuera de lugar sea un comentario, respndelo cortsmente
de manera clara y concisa. Los reporteros dejan de escribir cuando empiezan a decirse de cosas
en el debate que no contribuyen en nada a tus pronunciamientos.
Es bienvenida y alentada la contribucin del pblico. Abre las puertas, abre los odos, abre la
mente. A la larga, el pblico debe ser tu aliado ms fuerte.
No tengas miedo de decirle gracias a los medios de comunicacin. Rara vez los reporteros son
aclamados o se les agradece por sus narraciones. Una carta o llamada telefnica para decir que
agradeces la cobertura imparcial y/o la historia acerca de tu proyecto ser siempre bien recibida.
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6 de junio de 2002 (Sesin Especial)
SI 2002
Sesin vespertina de una Reunin Pblica en Apoyo a un Programa ICM (Inner Coastal
Management)
Pregunta: Cules son las tcnicas para percibir y posicionar las opiniones divergentes sobre los
sucesos que el programa tiene o debe dirigir?
Ser claro en explicar por qu estamos aqu .
Ser claro sobre lo que pasar cuando la energa sea recibida.
La participacin es mejor en grupos pequeos (lluvia de ideas, definicin de prioridades,
opciones grupales, etc.).
Como el plan evoluciona, aparecer personal frustrante y una estructura de discusin
alrededor de ellos.
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Pregunta: Qu podemos hacer para reducir la frustracin y crear confianza?
Dejar claro que las reacciones demandadas sean solicitadas hasta el final.
Hacer que todo el material est siempre disponible.
Estar bien con los medios de comunicacin para buena cobertura.
La estructura pblica contiene una secuencia de materiales sobre diferentes tpicos y
demanda ms refinamiento del programa.
Construir encuentros con grupos especiales, pero no dejarlos abiertos al pblico ni a la
prensa.
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