ACTUALIZACION No.

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CDIGO: HSEQ-P-03
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Pg 1 de:10
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enero de 2014

MODIFICACIONES

PGINA MODIFICACIN CONTENIDO DE LA

FECHA
MODIFICADA Nro. MODIFICACIN

FECHA PRIMERA EDICIN: PUESTA AL DA:

Revis: Aprob:

COORDINADOR HSEQ REPRESENTANTE LEGAL

Fecha: 10 de enero de 2014 Fecha: 10 de enero de 2014
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TABLA DE CONTENIDO

1.OBJETIVO Y ALCANCE...................................................................................................3
2.GLOSARIO, SIMBOLOS Y ABREVIATURAS...................................................................3
3.PROCEDIMIENTO GENERAL.........................................................................................3
3.1.Estructura de la documentacin:...................................................................................3
3.2Etapas del Ciclo de Control de los Documentos.............................................................5
3.3Etapas del Ciclo de control de Registros........................................................................9
4.FORMATOS................................................................................................................... 10
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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los lineamientos bsicos para el control de los documentos y el control de los
registros, tanto de origen interno como externo en SOLDILEC y todas sus dependencias;
durante sus fases de elaboracin, revisin, aprobacin, publicacin, difusin e impresin,
incluyendo el control de documentos obsoletos

Este procedimiento es de aplicacin en el proceso HSEQ, Seguridad industrial, salud

ocupacional, medio ambiente y calidad de la organizacin.

2. GLOSARIO, SIMBOLOS Y ABREVIATURAS

2.1 Documento: datos que poseen significado y su medio de transporte que puede ser
fsico o magntico.
2.2 Disposicin: Destino final del registro cuando se ha cumplido el tiempo de
conservacin establecido.

4 PROCEDIMIENTO GENERAL

3.1. Estructura de la documentacin:

La documentacin de SOLDILEC presenta los siguientes niveles

1. Manuales: documento que describe el sistema de gestin

integral de SOLDILEC, incluyendo la secuencia e interaccin de
procesos y el alcance del sistema de gestin, entre otros.
2. Procedimientos: documento que describe Cmo? se
ejecutan los procesos, contiene la secuencia de actividades, los
responsables, recursos, y registros utilizados.
3.Programa de Gestin: documento que describe cmo la
organizacin cumple con los parmetros o requisitos nicos de
un producto, proceso, proyecto o contrato en particular
4. Registros: documento que suministra evidencia sobre las
actividades efectuadas o los resultados alcanzados en los
procesos. Los registros pueden ser: actas de comit, formularios,
comunicaciones del cliente, solicitudes, certificados, entre otros.
5. Especificaciones: tales como manuales de operacin de
equipos, normas nacionales o internacionales, catlogos,
decretos, leyes, resoluciones que apliquen a la compaa

El responsable de asegurar el cumplimiento de este procedimiento es el coordinador

HSEQ.
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3.1.1 El diseo de los procedimientos contiene los siguientes captulos

Niveles
1 2 3 4 5
Documento Manual
de Procedimiento Programa Registro Especificacin
Capitulo
Gestin
Encabezado Si Si Si Si Si

Pie de pgina Si Si Si Op Op

Objetivo y (*) Si DL DL DL
Alcance
Glosario, (*) Op DL DL DL
smbolos y
abreviaturas
Descripcin (*) Si DL DL DL
Procedimiento
Anexos (*) Op DL DL DL
(*) El Manual de Gestin tiene disposiciones propias para su elaboracin y control.

Convenciones: Si: Uso Obligatorio Op: Uso segn conveniencia DL: Diseo Libre

A. Objetivo: especifica el propsito del procedimiento, ampliando la informacin

contenida en el ttulo y debe redactarse al inicio, con un verbo en infinitivo.
B. Glosario, smbolos y abreviaturas: describe los trminos y sus definiciones,
incluyendo interpretacin de smbolos y abreviaturas.
C. Descripcin del Procedimiento: El nivel de detalle puede variar dependiendo
de la complejidad de las actividades, debe incluir por lo menos: el qu debe
hacerse (actividad), por quin (responsable), cundo, dnde y cmo. Puede
incluir diagramas y hacer llamados a otros procedimientos o manuales del
cliente cuando se requiera.
D. Anexos: es una relacin de otros documentos que estn vinculados con el
procedimiento descrito. Pueden ser procedimientos, registros u otros.

Documento Controlado: Documento aprobado y actualizado de uso interno de

SOLDILEC, requiere control estricto en cuanto a sus modificaciones y sitios de
distribucin.
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Documento no Controlado: Es aquel que no requiere de un control estricto en cuanto a

sus modificaciones y se entrega a las personas, entidades o entes certificadores que
requieran saber acerca del Sistema de Gestin. Estos documentos se identifican como
copias no controladas.

3.2 Etapas del Ciclo de Control de los Documentos

3.2.1 Identificar la necesidad de elaborar o actualizar un documento (Responsable:

Empleado o dueo del proceso)

Cuando se necesite elaborar un documento nuevo, se propone a travs de un

memorando, acta, o de manera verbal, o como resultado de auditoras, por cambios
en legislacin, cambios en documentos del cliente que impactan documentos de
SOLDILEC.
Se procede a revisar y actualizar un documento cuando se presenten cambios de
fondo en el desarrollo de una actividad o proceso. Los cambios de forma (ejemplo,
problemas de trascripcin, impresin, ortografa entre otros) los identifica y analiza
el cargo responsable de elaborar el documento para ser tenidos en cuenta en la
prxima actualizacin del mismo.
Comunicar al jefe inmediato la necesidad para su concepto.

3.2.2 Aprobar la solicitud (verbal o escrita) de la elaboracin o actualizacin

(Responsable: Dueo de proceso).

Designar la persona que coordina el proceso de elaboracin o actualizacin del

documento
Informar al empleado por qu no se elabora el documento sugerido.

3.2.3 Elaborar o actualizar el documento (Responsable: Empleado asignado)

Recolectar informacin (instructivos actuales, decretos, resoluciones aplicables, etc.)
Los documentos se identifican con el TITULO DEL DOCUMENTO y/o CODIGO.
Cuando se actualice un documento cambia su nmero de ACTUALIZACIN con el
fin de conocer el documento vigente.
El control de DOCUMENTOS DE REFERENCIA cubre nicamente su distribucin y
uso,. Al conocer cambios en documentos de dominio pblico (leyes, decretos,
normas, etc), se adquiere el documento en mencin y se procede a actualizar la
documentacin en caso necesario.

Para el diseo de documentos tener presente las siguientes recomendaciones:

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tipo de letra: ARIAL, tamao 11; y Mrgenes: 4 cm superior 3cm a la izquierda,

derecha e inferior).
El encabezado de los documentos (manual y procedimientos) tiene el siguiente
diseo. Esto no aplica para los registros.
Buscar la participacin de las personas que tienen que aplicar el documento y
especializarlas en el tema.

Encabezado: A continuacin se presenta el modelo a utilizar como

encabezado de la documentacin, del nivel 1 al 5.

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CONTROL DE REGISTROS Y
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DOCUMENTOS
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Pi de Pgina: El pie de pgina de los documentos tiene la siguiente informacin, excepto

para los registros. Esta informacin va slo en la 1 pgina del documento

Revis: Aprob:

Fecha: Fecha:

3.2.3.2 Control de Cambios en Documentos Internos y Externos: Con el fin

de tener un control en las actualizaciones de los documentos de (nivel 1
a 5) el documento debe llevar en la primera hoja el siguiente formato de
control:

MODIFICACIONES

PGINA MODIFICACIN CONTENIDO DE LA

FECHA
MODIFICADA Nro. MODIFICACIN

FECHA PRIMERA EDICIN: PUESTA AL DA:

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En el cual se expresa la naturaleza o descripcin del cambio, su justificacin y quien

autoriza. El control de los documentos Externos solamente abarca su distribucin y uso.
En caso de presentarse actualizacin de estos, se debe adquirir la nueva versin y
cambiarlo fsicamente en los sitios donde ha sido distribuido.

3.2.3.2 Codificacin de Documentos: Se han determinado dos tipos de codificacin,

dependiendo el tipo de documento con que se trabaje, a seguir:

Codificacin Alfanumrica: Aplica a la mayora de la documentacin generada por la

organizacin para el sistema de gestin de seguridad industrial, salud ocupacional,
medio ambiente y calidad, el siguiente es un ejemplo de la manera como se debe
codificar numricamente en SOLDILEC.

Proceso Tipo de Consecutivo

documento
HSE PR 01

Donde el primer campo corresponde al proceso relacionado, en este caso es HSE, el

segundo al tipo de documento, ya sea procedimiento, programa registro, etc. y el tercero
al consecutivo del documento.

Los procesos sern:

HSE: sistema de gestin de la seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente

Q: sistema de gestin de la calidad
HSEQ: sistema de gestin integrado

Donde los tipos de documentos tienen la siguiente clasificacin:

1. Manuales: MA
2. Procedimientos: PR
3. Programa de Gestin: PG
4. Registros: RE
5. Matriz: MT
6. Especificaciones: DA
7. Documento: D

3.2.4 Revisar el documento (Responsable: Dueo del proceso).

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Evaluar que lo que se encuentra documentado es lo que se hace en la prctica.

En caso necesario, devolver el documento para correcciones.

3.2.5 Autorizar la aplicacin del documento, por medio de su aprobacin (Gerente

representante).

Evaluar que lo que se encuentra documentado es lo que se debe hacer en la

organizacin
En caso necesario, devolver el documento para correcciones

NOTA: En el caso de los planos estos llevaran las firmas de quien realizo, reviso y aprob.

3.2.6 Editar el documento Administrador de la documentacin:

Actualizar el listado maestro de documentos, incluyendo el nuevo documento aprobado o

modificando el # de la actualizacin del documento actualizado.
Actualizar en el listado maestro, el # de copias controladas a distribuir y en que reas
fueron distribuidas.
Para los registros, actualizar el registro Criterios para el control de registros.

3.2.7 Comunicar, mantener y aplicar los documentos aprobados (Responsable:

Profesional dueo del proceso)

Difundir o comunicar los nuevos criterios del documento aprobado al personal.

Evitar el dao o prdida de los documentos.
Asegurar la disposicin y aplicacin de documentos actualizados en el sitio de trabajo.

3.2.8 Control de documentos obsoletos (Responsable: Administrador de la

documentacin)
Recoger los documentos obsoletos y destruirlos. Si se van a guardar se llevan a un
flder / archivo magntico con su identificacin de DOCUMENTOS OBSOLETOS.

3.2.9 Los documentos externos se archivaran en una carpeta, ordenados segn fecha de
llegada de los mismos

3.3 Etapas del Ciclo de control de Registros

En el sistema de documentacin se publicar el formato en blanco para su

diligenciamiento. Estos registros pueden ser internos o externos y, para su control se
definen los criterios en el registro criterios para el control de registros

ACTIVIDAD RESPOSANBLE COMENTARIOS

1. Identificar los Dueo del proceso Se identifican con un ttulo y/o cdigo;
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registros
2. Recolectar los Empleado La recoleccin se ejecuta por la persona
registros del asignado asignada y con la frecuencia que defina cada
puesto de trabajo rea de acuerdo con el proceso (diario,
semanal)

3. Clasificar los Empleado Clasificacin: se pueden organizar en carpetas

registros asignado con un nombre para facilitar su recuperacin
(ejemplo: por proveedor o por procesos), y
dentro de la carpeta separarlos (ejemplo: por
material, por equipos o fechas)

4. Definir Gerente o Para cada registro, se establece que cargos

autorizaciones de Coordinador de tienen autorizacin para consultarlo y obtener
acceso HSEQ. un mejor conocimiento y desarrollo de sus
actividades.

5. Almacenar los Empleado Los registros en medio magntico deben estar

registros designado respaldados por las copias de seguridad
pertinentes (back up)
Se deben almacenar en instalaciones que
ofrezcan un ambiente que asegure su
preservacin para prevenir el deterioro o dao y
evitar la prdida.
Los registros en papel, se mantienen en
archivadores localizados en las oficinas de cada
rea para asegurar su conservacin.

6. Definir tiempo Gerente o Los registros de carcter tcnico se retienen por

de retencin de los Coordinador de un lapso mnimo de un ao, excepto los que
registros HSEQ. tengan un tiempo definido por ley.

7. Autorizar la Gerente o Ejemplo: destruir, microfilmar, guardar en un

disposicin final de Coordinador de archivo magntico entre otros.
los registros HSEQ.

8. Proteger los Dueo del proceso Los registros en medio magnticos segn
registros importancia, pueden tener proteccin con clave
de acceso para evitar la modificacin no
autorizada de los datos, o para evidenciar el
nivel de autoridad asignada al personal en un
proceso.
En medio fsico, los datos se consideran
aprobados con una firma sobre el registro,
cuando se presentan analizados para el
seguimiento y la toma de decisiones
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correspondientes.

4. FORMATOS

- Formato de listado maestro de documentos