CONTABILIDAD DE AGENCIAS Y SUCURSALES

Caractersticas de las agencias y las sucursales

Las principales caractersticas que identifican a las agencias y a las sucursales se detallan a
continuacin:

Agencias

1. Cuentan con muestreos o catlogos de venta que muestran los artculos que se ofrecen al
pblico.
2. Normalmente slo consiguen pedidos de ventas y los envan a la casa matriz.
3. En algunas ocasiones se comprometen con la casa matriz a formular un cierto volumen de
ventas con la finalidad de mantener la exclusividad del producto.
4. Normalmente no realizan la cobranza por las ventas a crdito, ya que esta actividad la
realiza la casa principal.
5. Tienen independencia econmica, administrativa, contable y fiscal.
6. No es necesario que su sistema contable sea igual al establecido por la casa matriz, ya que
en la mayora de los casos se limitan a rendir informes sobre el desarrollo de su actividad
comercial.
7. Tienen personalidad jurdica distinta a la casa matriz.
8. Son responsables solidarios de sus obligaciones fiscales.
9. Pueden recibir de la casa matriz recursos econmicos para gastos menores.
10. Pueden trabajar con base en comisiones sobre el importe de las ventas realizadas y
cobradas, o con base en sobreprecio.

Sucursales

1. Tienen sus propias existencias de mercancas formadas por remesas de la casa matriz.
2. Los artculos vendidos los entregan directamente a sus clientes.
3. No tienen compromiso de vender determinada cantidad de artculos.
4. Generalmente se les autoriza a conceder crditos y a efectuar la cobranza respectiva.
5. No tienen independencia econmica, administrativa, contable o fiscal.
6. Su sistema contable debe ser igual al sistema de la casa matriz, de manera que los
informes que rinda puedan incorporarse a las cuentas de mayor que maneja la casa
matriz.
7. No tienen personalidad jurdica distinta a la casa matriz.
8. La responsabilidad fiscal recae directamente en la casa matriz.
9. Cubren sus propios gastos con los ingresos o las entradas de dinero.
10. Normalmente, el responsable de una sucursal devenga un salario.

Las agencias se definen como aquellas dependencias econmicas que por lo general sirven para
distribuir preferentemente en otra plaza comercial, ya sea de carcter exclusivo o no, los
productos de la casa matriz y se caracterizan por tener independencia econmica y administrativa

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respecto de la casa principal, y no hay entre ambas ms relacin de la que pueda existir entre
productores y mayoristas o entre comitentes y comisionistas. En algunas ocasiones las agencias
pueden estar representadas por personas fsicas con el carcter de agentes, limitndose slo a
levantar pedidos de ventas sobre condiciones y precios autorizados previamente por la casa
matriz.

Contabilidad de agencias

Teniendo en cuenta que las agencias en su mayora se concentran en levantar pedidos de ventas
cuyas mercancas son remitidas directamente por la casa principal, el registro contable de estas
operaciones mercantiles se efectuar en la casa matriz con el propsito de conocer el resultado
(utilidad o prdida) de las operaciones mercantiles realizadas por conducto de las agencias.

En el caso de que tengan en su poder mercancas propiedad de la casa matriz, y que adems estn
autorizadas para efectuar la cobranza por ventas a crdito, las agencias debern registrar estas
operaciones mercantiles en cuentas de orden con el fin de controlar valores ajenos propiedad de
la casa matriz.

Es necesario sealar que las agencias deben llevar su propia contabilidad, ya que tienen que
cumplir con sus obligaciones fiscales en relacin con los ingresos y sus propios gastos.

Sistema de contabilidad

Por motivos de control es necesario que la sucursal lleve su propia contabilidad de la casa matriz,
de las operaciones mercantiles que realice la sucursal. Esta incorporacin tambin se conoce con
el nombre de consolidacin de estados financieros, la cual puede realizarse bajo cualquiera de las
siguientes modalidades:

a. Incorporar anualmente el resultado total que obtenga la sucursal, ya sea utilidad o prdida.
b. Realizar la incorporacin en una forma detallada respecto de los ingresos y los egresos.
c. Incorporar en forma peridica (generalmente cada mes) todas las operaciones mercantiles
que realiza la sucursal.
d. Cuando la sucursal no lleva contabilidad, la incorporacin se har al momento en que la
sucursal rinda sus informes financieros a la casa principal.

La modalidad que tiene mayor aplicacin en la prctica profesional consiste en incorporar

mensualmente todas las operaciones mercantiles que celebra la sucursal, con la finalidad de
obtener estados financieros consolidados que sirvan como base a la casa matriz para la toma de
decisiones.

La consolidacin de estados financieros que realiza la casa matriz puede realizarse bajo dos
formas diferentes:

a) Registrar contablemente en los libros de la casa matriz el movimiento contable de la sucursal

por medio de ciertos asientos de contabilidad.

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b) Agrupando los diferentes balances tanto de la sucursal como el de la casa matriz sin realizar por
renglones o cuentas de balance, en cuyo caso debern eliminarse los adeudos entre las diferentes
sucursales para que los estados financieros reflejen una sola entidad econmica.

Como regla general, deben incorporarse dos cuentas de mayor correlativas para ser manejadas de
la siguiente forma: en la contabilidad de la casa matriz se deber incorporar una cuenta de mayor
correlativa que recibe el nombre de sucursal cuenta de inversin, o sucursal cuenta corriente.

En la contabilidad de la sucursal se incorporar la otra cuenta de mayor correlativa, que recibe el

nombre de casa matriz y cuenta corriente. Estas cuentas de mayor representan la inversin
realizada por la casa matriz en la sucursal.

En cualquier momento econmico los saldos de estas cuentas de mayor debern ser
numricamente iguales, y se considera indispensable en pocas de balance que estas dos cuentas
se ajusten para que persista la igualdad numrica.

Cuando el balance de la sucursal se incorpore en la balanza de comprobacin o en la hoja de

trabajo de la casa matriz para determinar saldos consolidados, se deber tener el cuidado de
eliminar el saldo contable de la cuenta de mayor correlativa Casa Matriz Cuenta de Inversin o
Casa Matriz Cuenta Corriente, ya que sus movimientos contables figuran en los libros de la casa
matriz; este asiento contable se realiza contra una cuenta de mayor denominada Sucursal Cuenta
Complementaria.

Movimiento contable de las cuentas de mayor correlativas

I. Sucursal Cuenta de Inversin o Sucursal Cuenta Corriente.

a) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la casa matriz y se carga

contablemente con los siguientes conceptos:

1. Por el efectivo, mercancas, mobiliario, etc., que la casa matriz remite a la sucursal.
2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice con cargo a la sucursal.
3. Por las utilidades netas que realice la sucursal.

b) Esta cuenta se abona contablemente por los conceptos que se indican a continuacin:

1. Por las remesas de efectivo, mercancas, mobiliario, etc., que la sucursal enve o devuelva
a la casa matriz.
2. Por los pagos a terceros que la sucursal realice a cargo de la casa matriz. 3. Por la prdida
neta que realice la sucursal.

c) El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa la inversin neta que la casa
matriz tiene en la sucursal.

II. Casa Matriz Cuenta de Inversin o Casa Matriz Cuenta Corriente.

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a) Esta cuenta de mayor correlativa se incorpora en la contabilidad de la sucursal y se carga
contablemente por los siguientes conceptos:

1. Por la remesas de efectivo, mercancas, y cualquier tipo de activo que la sucursal enve a la
casa matriz.
2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal.
3. Por las prdidas netas que realice la sucursal.

b) Se abona contablemente por los siguientes conceptos:

1. Por el dinero, mercancas y mobiliario que la casa matriz enve a la sucursal.

2. Por los pagos a terceros que la casa matriz realice a cargo de la sucursal.
3. Por las utilidades netas realizadas en la sucursal.
b) Su saldo es de naturaleza acreedora y representa la inversin neta de la casa matriz en la
sucursal.

Fuente

http://www.cucea.udg.mx/publicaciones/pdfs/Agencias_sucursales.pdf

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