Crear Una Empresa Prestadora de Servicios de Nomina en Outsourcing

CREAR UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS DE
NOMINA EN OUTSOURCING
LINA MARIA GONZLEZ DAZ
ERWIN LARA RODRGUEZ
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
ESPECIALIZACIN GERENCIA ESTRATGICA
BOGOTA D.C. 2004

CREAR UNA EMPRESA PRESTADO DE SERVICIOS DE
NOMINA EN OUTSOURCING
LINA MARIA GONZLEZ DAZ
ERWIN LARA RODRGUEZ
Tesis de Grado para optar al ttulo de
ESPECIALISTAS EN GERENCIA ESTRATGICA
Director de Tesis: Dr. Salomn Frost
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
ESPECIALIZACIN GERENCIA ESTRATGICA
BOGOTA D.C. 2004

ii
DEDICATORIA
Este trabajo esta dedicado especialmente a mi gran compaero de tesis y amigo
Erwin Lara Rodrguez, quin fue mi apoyo durante mis estudios en la
especializacin y que a pesar de los momentos difciles que esta atravesando,
demuestra su gran tenacidad y deseos de superacin.
Este trabajo esta dedicado a todas aquellas personas que de una u otra forma
contribuyeron a la culminacin del mismo. A todos ellos infinitos agradecimientos
pues tal vez sin su valiosa colaboracin no hubiramos llevado a buen trmino
este proyecto. Es por ello necesario darles el reconocimiento que se merecen por el
apoyo brindado a lo largo de este estudio-
Agradecemos las empresas que nos permitieron realizar la investigacin de
mercados.
iii
AGRADECIMIENTOS
Damos gracias a Dios, y a nuestras familias por el apoyo brindado en el transcurso
de la especializacin, al igual queremos manifestar nuestros agradecimientos a
todos los amigos y compaeros de universidad que en algn momento fueron
importantes en nuestras vidas y que sin su colaboracin y experiencia no
hubiramos culminado nuestras metas.
Queremos dar un agradecimiento muy especial a la Universidad, y a todo el equipo
de profesores de la Facultad de Especializaciones por ser formadores de
profesionales.
iv
RESUMEN
La tesis muestra la factibilidad de la creacin de una empresa de nmina en
outsourcing, relacionando la inversin inicial, su estructura organizacional y su
anlisis financiero proyectado, el estudio de factibilidad para la puesta en marcha de
outsourcing de nomina se considera una alternativa factible desde el punto de vista
financiero, presentando ventajas para las empresas que decidan subcontratar el
manejo de nmina, dedicndose al objetivo de su negocio, eliminando los costos
del departamento de nmina y como consecuencia aumentando la productividad.
La contratacin de servicios de nmina esta directamente relacionada con el
procesamiento, y administracin de datos internos de la empresa, lo que implica un
alto sentido de responsabilidad y compromiso por parte de la empresa prestadora
del servicio
Palabras Claves: nmina, costos, productividad, factibilidad.
v
ABSTRACT
The thesis shows the feasibility for creation of outsourcing payroll company, relating
the initial investment with its organizational structure and prohected financial
analysis. The feasibility study for begin payroll outsourcing consider that its a
feasible option from financial paint of view because this alternative has advantages
for companies that decide to subcontract eliminating payroll rea costs and then
increasing productivity.
Payroll services engaging is directly related with the internal company data
processing and management, that implies a high commitment and responsability
sense of outsourcing company.
Key weords: payroll, costs, productivity, feasibility.
vi
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 11
OBJETIVOS DEL ESTUDIO 12

OBJETIVO GENERAL 12
OBJETIVOS ESPECFICOS 12
JUSTIFICACIN 14
1. MARCO TERICO 16
1.1 HISTORIA DE OUTSOURCING 16
1.1.1 Posicin Geogrfica 16
1.1.2 Resea Histrica 16
1.2 BENEFICIOS Y RIESGOS 18
1.2.1 Beneficios 18
1.2.2 Riesgos 19
1.3 OUTSOURCING EN EL MUNDO 19
1.4 OUTSOURCING EN COLOMBIA 21
1.5 OUTSOURCING DE NOMINA 23
1.5.1 Ventajas 24
2. DISEO METODOLGICO 25
2.1 IDENTIFICACIN DE PROBLEMA 26
2.2 DISEO DE LA INVESTIGACIN Y FUENTE DE DATOS 26
2.2.1 Fuente de datos secundaria 27
2.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIN DE DATOS 28
2.3.1 Diseo del elemento para la recoleccin de datos 28
2.3.2 Determinacin de mbito geogrfico 29
2.3.3 Diseo de la muestra 29
3. RESULTADOS Y ANLISIS DE LA INVESTIGACIN 31

3.1 METODOLOGA FICHA TCNICA - 31
3.2 RESULTADOS Y ANLISIS ENCUESTA 32
3.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS 40
3.3.1 Generacin de listados de nmina 41
3.4 PROCESO PARA PRESTACIN DE SERVICIOS DE NOMINA 42
3.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 44
3.5.1 Descripcin Estructura organizacional 45
3.6 ANLISIS FINANCIERO 49
3.6.1 Supuestos Generales 50
vii
Pg.
3.6.2 Proyeccin de Servicios de Outsourcing 51

3.6.3 Presupuesto de Inversin 52
3.7 HERRAMIENTAS TECNOLGICAS 59
3.7.1 Intranet 59
3.7.2 Extranet 61
3.7.3 Correo Electrnico 61
3.8 EVALUACIN FINANCIERA 74
3.9 CONDICIONES CONTRACTUALES 80
3.10 ASPECTOS LEGALES 80
3.10.1 Trmites Comerciales 80
3.10.2 Trmites Tributarios 81
3.10.3 Trmites de Funcionamiento 82
3.10.4 Trmites de Seguridad Laboral 82
3.10.5 Costos de Constitucin 83
3.10.5.1 Derechos Notariales 83
3.10.5.2 Registro Mercantil 84
3.10.5.3 Licencia Bomberos 84
CONCLUSIONES 85
RECOMENDACIONES 89
BIBLIOGRAFA 91
ANEXOS 94
viii
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Resultados y Anlisis de la Investigacin 31

Cuadro 2. Resultado de Sistemas de Nmina 32
Cuadro 3. Resultado de la Decisin de Centralizar o no la Nmina 34
Cuadro 4. Resultados por Rango de Nmeros de Empleados 34
Cuadro 5. Resultado de los Procesos de Nmina 36
Cuadro 6. Resultado de los Niveles Directivos de la Empresa 37
Cuadro 7. Resultados de Nmina por Nivel 38
Cuadro 8. Resultados de Empresas Interesadas en Delegar el Proceso
de Nmina 38
Cuadro 9. Gastos de Personal Estimados 38
Cuadro 10. Supuestos Generales 50
Cuadro 11. Proyeccin de Servicios De Outsourcing 51
Cuadro 12. Presupuesto de Inversin 52
Cuadro 13. Presupuesto de depreciacin 64
Cuadro 14. Presupuesto de Valorizacin de Activos Fijos 65
Cuadro 15. Presupuesto de Ingresos 66
Cuadro 16. Presupuesto de Gastos de Administracin 66
Cuadro 17. Presupuesto de Servicio de la Deuda 68
Cuadro 18. Estado de Perdidas y Ganancias Proyectado 69
Cuadro 19. Presupuesto de Efectivo 70
Cuadro 20. Entradas de Efectivo 70
Cuadro 21. Salidas de Efectivo 71
Cuadro 22. Presupuesto de Flujo de Caja 71
Cuadro 23. Balance General Presupuestado 73
Cuadro 24. Evaluacin Financiera del Proyecto 75
Cuadro 25. Programa de inversiones (empresa) 75
Cuadro 26. Programa de Operaciones (Empresa) 76
Cuadro 27. Flujo de Caja Neto (empresa) 76
Cuadro 28. Evaluacin Financiera para el Inversionista 77
Cuadro 29. Programa de Inversiones (inversionista) 77
Cuadro 30. Programa de Operaciones (inversionista) 78
Cuadro 31. Flujo de Caja Neto (inversionista) 78
Cuadro 32. Punto de Equilibrio 79
ix
LISTA DE GRFICOS
Pg.
Grfico 1. Sistemas de Nmina 32

Grfico 2. Decisin de Centralizar o no la Nmina 34
Grfico 3. Tamao de Empresas por Empleado 35
Grfico 4. Procesos de Nmina por Empresas 36
Grfico 5. Personal Vinculado 37
x
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo 1. Modelo de Encuesta 94
Anexo 2. Lista de empresas encuestadas 98
Anexo 3. Organigrama 99
xi
INTRODUCCIN
Con el presente trabajo queremos demostrar la prefactibilidad de poder crear una
empresa prestadora de servicios de nmina en outsourcing a partir de la necesidad
de resolver problemas a las empresas en cuanto a los procesos de nmina,
soportado por una estructura tecnolgica, administrativa y financiera.
Hoy en da las empresas estn delegando parte de sus procesos en outsourcing
con el propsito de reducir costos y carga operativa buscando dedicarse a la misin
de su negocio, bajo este principio queremos demostrar la oportunidad que el
mercado ofrece.
El trabajo consta de las siguientes partes:
En el primer captulo, se presenta un breve resumen de la historia del Outsourcing,
los beneficios y los riesgos de contratar sus servicios, su tendencia mundial,
ejemplos de empresas en el mundo, con sus ventajas y la mayor productividad y
competitividad que les ha generado el subcontratar el manejo de su nmina.
Igualmente se investig sobre las tendencias del outsourcing en Colombia, su
utilidad, eficiencia y efectividad en los diferentes sectores de la economa. Entrando

ya en el tema de la investigacin se detalla el concepto de Outsourcing de Nmina y
sus ventajas competitivas.
En el segundo captulo, se relacion todo lo referente al tema de investigacin de
mercados; la identificacin del problema, el diseo de la investigacin y las fuentes
de datos. El tipo de investigacin que se manej en el desarrollo del trabajo fue la
investigacin exploratoria donde se maneja informacin proveniente de la
observacin y de las entrevistas realizadas a 30 empresas en el sector de la
economa en la ciudad de Bogot.
El tercer captulo, se refiere al resultado, anlisis de la investigacin y anlisis
financiero donde se tuvieron en cuenta criterios decisorios en la factibilidad
financiera del modelo con la tasa interna de retorno y el valor presente neto,
adems de lo anterior, se defini los precios de venta para obtener el punto de
equilibrio contable, es decir, para un nivel gastos establecidos se calcula el precio
mnimo en el cual se debe contratar un servicio de outsourcing para no incurrir en
prdidas, se generaron unas conclusiones y unas recomendaciones al estudio de
prefactibilidad de una empresa de outsourcing de nmina.
11
OBJETIVOS DEL ESTUDIO
OBJETIVO GENERAL
Conocer intereses y tendencias de algunas empresas importantes en Bogot
respecto a administracin de personal y especficamente en la liquidacin de
nmina, buscando identificar la posibilidad de desarrollar una investigacin ms
profunda, a fin de crear una empresa que preste servicios en liquidacin de nmina
y asesora en sistemas de compensacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Realizar investigacin preliminar que permita identificar intereses particulares de
algunas empresas importantes en la ciudad de Bogot, respecto de la liquidacin de
nmina.
Establecer el posible paquete de servicios integrados que puedan ser ofrecidos a
empresas con deficiencias en la liquidacin de sus nminas o donde se desee
subcontratar su elaboracin, con el nimo de especializacin.
Realizar anlisis que permita identificar las necesidades de recursos en tecnologa,
12
espacio fsico, personas a contratar, etc., requeridos para el montaje final de una
empresa especializada en el manejo de nminas de terceros.
Identificar las necesidades de capital y evaluar las alternativas de financiacin, para
el objetivo en mencin.
13
JUSTIFICACIN
Es necesaria la realizacin de este estudio de mercados para evaluar la
prefactibilidad de la outsorcing de nmina en la Ciudad de Bogot.
La prefactibilidad del servicio de proceso de nmina, incluye un sistema informtico
de vanguardia que puede ser operado en forma remota por los clientes, al grado de
participacin que se desee, compartiendo la responsabilidad de cada proceso de
nmina, o bien delegando sta funcin y confiando en que con una empresa de
Outsourcing de Nmina, siempre obtendr el mejor servicio al ms bajo costo.
Desde el momento que las empresas. Contratan outsorcing de nmina, comienzan
a ahorrar, ya que sta modalidad que se est generalizando a nivel mundial, permite
obtener ventajas considerables en las empresas, al no requerir personal
especializado, inversiones adicionales, soporte en Hardware y Software, supervisin
especializada, etc., apegndose a sus requerimientos ms estrictos de operacin y
confidencialidad. ...
Y ahorrar an ms...a travs de la operacin ptima de su compaa, reduciendo
gastos de personal, espacios fsicos, insumos, gastos de operacin, supervisin de
14
procesos, multas por pagos extemporneos y equipo de cmputo y
comunicaciones.
15
1. MARCO TERICO
1.1 HISTORIA DE OUTSOURCING
1.1.1 Posicin Geogrfica
La Ciudad de Bogot
1.1.2 Resea Histrica
El outsourcing es una de las corrientes de administracin ms influyentes en el
mundo actual, que est tomando gran auge en la gestin empresarial moderna.
Ha existido desde hace ms de 28 aos y naci de la necesidad de pequeas
empresas de subcontratar para poder operar y de la tendencia de la empresa
moderna de redimensionarse, es decir, ubicarse con la gente que necesita, en los
espacios justos y con la tecnologa indicada1.
El outsourcing es delegar el manejo y desarrollo de funciones, actividades o
servicios en terceros, ya sean organizaciones o personas especializadas. Las
1 Revista Dinero. Outsourcing para todos. Mayo 31 de 1998. Pg. 8 y 9.
16
empresas que contratan el outsourcing se concentran en lo que pueden hacer muy
bien, reduciendo costos entre 15% y 20% y maximizando el uso de sus recursos.
Los servicios que de manera regular se prestan por outsourcing son: seleccin de
ejecutivos, asesora financiera y de costos, contabilidad, nmina, seleccin de
personal, software y soporte tcnico, archivos funcionales, comunicaciones y
relaciones pblicas, aseo, cafetera, seguridad, mensajera, vigilancia, transporte,
consultora, capacitacin, reparaciones (generales y especficas), telemercadeo,
investigacin de mercados, entre otros.
La solidez, respaldo, experiencia, recursos financieros, tcnicos, fsicos y humanos,
son los elementos bsicos de una organizacin de outsourcing y es lo que toda
empresa busca cuando solicita los servicios de un tercero.
Existen una serie de factores importantes para elegir a un proveedor de servicios:
experiencia del proveedor en el negocio, capacidad de asumir los riesgos por el
proceso/servicio, nivel y capacidad de compromiso con un esquema de
compensacin por resultados, conocimiento de la tecnologa, outsourcing como
lnea central del negocio, esquemas de complementacin y referencia de mercado,
solidez financiera y de inversin de capital, flexibilidad contractual, capacidad para
reducir y manejar riesgos.
En 1996 se le present una nueva oportunidad al equipo colombiano. El
Departamento de Nuevas Tecnologas y Negocios haba puesto en marcha un plan

17
destinado a mejorar la productividad, introduciendo novedosas modificaciones en la
organizacin que generaran, sin lugar a dudas, incrementos substanciales de
efectividad, eficiencia y eficacia2.
A travs de un contrato de outsourcing, se tiene como objeto no tener que lidiar con
el sindicato y no estar atado a convenios laborales anquilosados, que sin duda,
degradan la eficiencia y productividad de los recursos.
1.2. BENEFICIOS Y RIESGOS
1.2.1. Beneficios
Reduccin en costos de personal
Reduccin de tiempos en la instalacin de equipos de cmputo.
Reduccin de costos operativos y maximizacin en el uso de los recursos.
Delegacin de servicios en organizaciones expertas.
Alto grado de seguridad en la informacin y confidencialidad.
Enfoca la empresa en el objetivo del negocio.
Mejora niveles de servicio.
Elimina la obsolescencia tecnolgica.
Acceso a Tecnologa de Vanguarda.
Estar en constante evolucin.
2 Ibidem.
18
Contar con las Mejores Prcticas.
Integracin de Servicios
Aumenta la productividad de la empresa
1.2.2. Riesgos
Dependencia del proveedor.
No alcanza niveles de servicio requeridos.
Falta de seguridad en la informacin.
Negociar contrato inadecuado.
1.3 OUTSOURCING EN EL MUNDO
Hace algunos aos el outsourcing pareca una tendencia que no iba durar mucho,
hoy en da ha llegado a desarrollarse tanto en el mbito mundial, que incluso las
grandes multinacionales ofrecen a sus filiales en el mundo entero acuerdos
internacionales, y guas muy completas que facilitan el desarrollo de proyectos de
outsourcing, tambin existen compaas multinacionales dedicadas exclusivamente
a este servicio3.
En el mundo entero, empresas que van desde Nike hasta Rolls Royce, han
subcontratado algunas de sus tareas para obtener mayor productividad y
3 Revista Clase Empresarial. Outsourcing una decisin estratgica. Abril de 1994. Pg. 35
19
competitividad, lo que les ha generado mayores ventajas y beneficios. A escala
mundial las empresas mineras y petroleras son las que ms emplean outsourcing, y
especficamente en Estados Unidos, los servicios que ms se contratan son los del
sector financiero, seguido por el de informacin tecnolgica, ventas y el de
administracin.
En la medida en que el mundo actual de los negocios se enfrenta a mercados
nacionales e internacionales en los que la competitividad es factor determinante, la
empresa de hoy se ha visto obligada a ser no slo eficiente sino eficaz, y para
lograrlo ha tenido que contratar expertos, que se dediquen a las tareas que no
estn relacionadas con la misin de la empresa.
La mayora de las compaas a nivel mundial no aprovecha ni la mitad del potencial
de sus sistemas de informacin. Permtanos cambiar eso. As reza una frase
publicitaria de la transnacional que, entre otras cosas, se encarga de elaborar la
mayor parte de procesos informticos de la alemana Volkswagen.
Las empresas outsourcing ofrecen soluciones para cualquier vaco de
procedimientos computarizados, entre stos, migracin, software estndar,
reingeniera en procesos de negocio, outsourcing, software factory, calidad ISO
9000, centro de capacitacin, comercio electrnico, Intercambio Electrnico de
20
Datos (EDI), soluciones para el sector pblico (TAO) y automatizacin de procesos
de negocios4.
1.4 OUTSOURCING EN COLOMBIA
Los empresarios de Brasil y Chile lo llaman tercerizacin; en Argentina,
externalizacin, en Colombia, muy devotos de anglicismo lo llamamos outsourcing.
Mecanismo que, aunque antiguo, s redefini y s extendi a casi todas las reas
de la organizacin, sobre todo en ellas en plan de redimensionamiento.
Hasta ahora, y desde un par de dcada las empresas subcontratan los servicios de
celadura, casino (cafetera), aseo y unos pocos ms, ahora se subcontrata casi
todo. Este fenmeno lleva a crear numerosas microempresas prestadoras de
servicios que obtienen utilidades por la subcontratacin. En Estados Unidos, una
sola empresa procesa las nminas de diez mil empresas, con lo cual los costos se
reparten y la eficiencia es mayor.
Estamos, al porte de una revolucin empresarial, que buscar alcanzar de una
parte, mayores niveles de eficiencia y efectividad, un optimo servicio al cliente
(consumidor) y gratificadoras actividades; en concordancia con este hecho en
Colombia el outsourcing est en auge, debido a las condiciones actuales de
4 Revista. Clase Empresarial. Outsourcing en Sistemas, mxima flexibilidad y control. Septiembre de 1995. Pg. 54
21
exigencia del mbito empresarial. La alta competencia existente, los crecientes
niveles de globalizacin y la necesidad de lograr crecimiento y rentabilidad obligan a
que las empresas busquen nuevas alternativas que le permiten estar a la par de las
exigencias de mercado mundial.
Sectores como el financiero, comercio, construccin, productos qumicos derivados
del petrleo, productos metlicos, textiles son los que tienen una mayor
participacin empresarial en outsourcing, lo que lleva a deducir que las empresas
se estn concentrando en las funciones propias de su negocio
Empresas como Top Management International, Price Waterhouse, Unisys,
Seguridad Tcnica S.A, Guiomar Jaramillo Comunicaciones, estn prestando
servicios de outsourcing a diferentes empresas nacionales y extranjeras, como
Xerox, Noel, El Tiempo, Kodak, Mitsubishi, IBM, Nissan Motor co, British Petroleum
Company.
Hoy en da est creciendo el nmero de empresas que subcontratan los servicios
de terceros, debido en gran parte a que hay un mayor nmero de proveedores de
servicio que estn ampliando su gama de ofertas y esto crea mayores alternativas
para el cliente.
22
1.5 OUTSOURCING DE NMINA
Outsourcing de Nmina significa delegar en una empresa externa a su organizacin
el trabajo de clculo y control de los pagos regulares de nmina a sus trabajadores,
as como los pagos por liquidaciones, intereses y utilidades que percibe el
trabajador en determinado momento5.
En la actualidad muchas empresas cuentan con un rea de nmina bastante
representativa dentro del nmero de funcionarios totales de la empresa,
ocasionando desgastes operativos y econmicos.
Las empresas de Outsorcing buscan no ser un gasto, sino una inversin para la
empresa, cuya recuperacin ser inmediata, despus de realizar valoraciones por
parte de la Outsourcing desarrollando recomendaciones prcticas y oportunas
para reducir riesgos y optimizar recursos.
Las empresas de Outsorcing siempre buscan presentar un plan integral de
soluciones a la empresa a la cual le esta presentando el servicio de que su nmina
opera correctamente y que de las cifras que de ella emanan con confiables,
oportunas y auditables.
5 Revista ACUCNOTICIAS. Outsourcing informativo en Colombia. Enero de 1995. Pg. 42.
23
El proceso de nmina puede ser bastante complejo teniendo en cuenta el volumen
de trabajadores, controles internos susceptibles de mejorar, problemas de interfases
de nmina con contabilidad, y ausencia de controles de monitoreo.
1.5.1. Ventajas
Agilizacin de las gestiones de recursos humanos y administracin de su nmina.
Eliminacin de los costos para el desarrollo de un departamento de nmina
(menos personal, menos obligaciones laborales, menos infraestructura...).
Cumplimiento de los deberes gubernamentales en la forma y tiempo requeridos.
Asesora por parte de contadores pblicos especialistas en materia laboral.
Y lo ms importante, usted puede dedicarse a manejar la actividad principal de su
empresa y nosotros a administrar su personal. Cada quien desarrolla el rol que
mejor sabe hacer.
24
2. DISEO METODOLGICO
La investigacin de mercados se ha convertido en una herramienta indispensable,
que ayuda a disminuir la incertidumbre y el riesgo cuando sea relevante, oportuna,
eficiente y exacta. Pero muy cerca de la investigacin de mercados esta la
experiencia y el criterio del encargado de la toma de decisiones , que tambin es
una gran fortaleza que puede tener una empresa para lograr los objetivos.
Otro aspecto importante es el enfoque que actualmente se le da a la investigacin
de mercados, por que en este momento con la necesidad de las empresas por ser
competitivas, se encuentran perspectivas ms amplias con respecto a la
satisfaccin de los deseos y necesidades de los consumidores, se han dado un
cambio total a estos conceptos porque la verdad es que por medio de ello se puede
pronosticar el desenvolvimiento de la empresa, lo oculta lleva implcito la toma de
decisiones.
Para el caso especifico de la prefactibilidad de un outsourcing de nmina, es
importante crear una actitud positiva hacia el servicio
25
2.1 IDENTIFICACIN DE PROBLEMA
Los aportes de informacin que han permitido formular el problema surgieron de
una parte, mediante indagaciones con empresas y personas conocedoras del
manejo de nmina de empresas dedicadas a diferentes sectores de la economa y
de otra parte manera motivados a delegar estas responsabilidades a terceros para
dedicarse al objetivo del negocio.
2.2 DISEO DE LA INVESTIGACIN Y FUENTE DE DATOS
El estudio requera de una investigacin cuantitativa y cualitativa , con el diseo
de un estudio de tipo descriptivo, que permita conocer las estructuras y modelos
de empresas que manejan su nmina de manera centralizada o descentralizada ,
para que con bases proporcionadas por el mercado se llegar a presentar la
prefactibilidad de la outsourcing de nmina.
Se utiliz inicialmente la investigacin Exploratoria donde se maneja informacin
proveniente de la observacin y de entrevistas varias, permitiendo generar cursos
alternativos de accin, y evaluar las necesidades actuales en el tema en todo el
mercado empresarial.
26
Pasando a un primer paso de la investigacin donde la informacin se convierte
en una herramienta para la toma de decisiones, permitiendo seleccionar un curso
de accin, existen unos objetivos claros y una evidencia de que la informacin a
recolectar se relaciona con las posibles ventajas.
Los requisitos necesarios para satisfacer las necesidades de informacin del
estudio, requeran del uso de informacin interna y externa, como publicaciones y
registros de datos, lo cual permite establecer las posibilidades de la prefactibilidad
en el mercado actual de la empresa de outsourcing de nmina.
Obtener estos datos implico adems de la revisin bibliogrfica, formular preguntas
a diferentes sectores de la economa.
Esta fase comprendi la aplicacin de unas encuestas a sectores empresariales
de la Ciudad de Bogot , utilizando un cuestionario desarrollado para una entrevista
personal. El propsito de la entrevista y de la encuesta era la de explorar las
percepciones, opiniones, ideas, necesidades de las empresas referentes al tema
de investigacin.
2.2.1 Fuente de datos secundaria
Anlisis de documentos
Se analizaron diferentes tipos de material impreso, con base en referentes
bibliogrficos, esto con el fin de darle forma al marco terico de la investigacin.

27
Internet
Dadas las posibilidades que ofrece el internet como tcnica de obtener informacin,
se recurri a diferente direcciones de este medio con el fin de recoger informacin lo
ms actualizada posible de fuentes confiables.
2.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIN DE DATOS
Con el fin de cubrir las necesidades de informacin se elaboraron preguntas
mediante un cuestionario estructurado directo, para ello se diseo una encuesta,
con el fin de conocer la percepcin de cada uno de los segmentos sobre la
viabilidad de la outsourcing de nmina.
2.3.1 Diseo del elemento para la recoleccin de datos
Encuesta
El instrumento diseado consta de las siguientes secciones.
Solicitud de cooperacin: En la cual se menciona el objetivo de la encuesta .
Datos de clasificacin: Se obtuvo informacin sobre la clasificacin de nminas
centralizadas y descentralizadas
Informacin solicitada: informacin recogida por medio de las preguntas de la
encuesta.
28
2.3.2 Determinacin de mbito Geogrfico
Para llevar a cabo el estudio en el mercado local se tom a la ciudad de Bogot
por ser la Ciudad donde se ubican las principales empresas a nivel nacional y ser
quienes manejan la nmina centralizada del resto de sus sucursales a Nivel
Nacional.
2.3.3 Diseo de la Muestra
Definicin de la poblacin
Para definir esta poblacin se tomo como base todas las empresas de la Ciudad
registradas en el Directorio Telefnico, posteriormente se hizo un listado con
empresas cuya sede principal es Bogot, y se realizaron llamadas telefnicas para
consultar si la nmina era manejada centralizada o descentralizada, la mayor parte
de la poblacin escogida fue centralizado.
Tiempo: las encuestas fueron realizadas durante los meses de Febrero Y marzo
del ao 2004.
Determinacin del tamao de la muestra
Se realizaron 30 encuestas a empresas en la Ciudad, el mtodo de muestreo
utilizado para estimar el tamao de la muestra, fue el muestreo proporcional pues
es el adecuado cuando se desea conocer el grado de aceptacin de la
investigacin.
29
Recoleccin de datos
El proceso de recoleccin de datos se inicio en la primera quincena del mes de
Febrero del ao 2004, este proceso se realiz durante dos meses
Ver Anexo 1: Modelo de encuesta
30
3. RESULTADOS Y ANLISIS DE LA INVESTIGACIN
3.1. METODOLOGA FICHA TCNICA
Anlisis previo para determinar la viabilidad de realizar

Estudio una investigacin y evaluacin financiera para el montaje
de una empresa prestadora de servicios de nmina por
outsourcing.
Muestra 30 empresas (la muestra corresponde a empresas

consideradas de gran tamao ya sea por capital o por
nmero de empleados).
Total entrevistas 30 entrevistas realizadas de las cuales 1 estara

interesada en delegar la liquidacin de nmina, 7 estaran
dispuestas a evaluar la posibilidad de delegar este
proceso y 22 que no lo consideran viable por ahora.
Metodologa Entrevista personal semiestructurada, a muestra
seleccionada aleatoriamente al azar.
Cobertura del Presidentes de compaa y/o altos ejecutivos de empresas

estudio importantes del pas ubicadas en Santaf de Bogot,
durante el desarrollo del curso "alta gerencia" para
presidentes de compaa.
Fecha de Entre el 3 de Febrero y el12 de Marzo del ao 2004

aplicacin
31
3.2. RESULTADOS Y ANALISIS ENCUESTA
1. Su empresa cuenta con un sistema de nmina?
Centralizado 26 87%
Descentralizado 4 13%
Total 30 100%
De las (30) empresas encuestadas, veintisis (26) empresas (87% de la
muestra ) cuentan con un sistema de nmina descentralizado. Mientras el 13%
tiene un sistema de nmina descentralizado.
SISTEMA DE NOMINA
13%
Centralizado
Descentraliz
87%
32
2. Que ventajas percibe del sistema actual?
Las principales y ms comunes ventajas escritas por las empresas
encuestadas, segn corresponda son:
Centralizado:
Disminucin de costos
Rapidez para cambios de tecnologa
Facilidad para modificaciones por cambio de ley
Descentralizado:
Mayor tiempo para reporte de novedades
Agilidad en procesos
33
3. Si su sistema de nmina es descentralizado, esta dentro de las metas de su
empresa centralizar?
Si 3 75.00%
No 1 25.00%
Total 4 100%
De las empresas que cuentan con un sistema de nmina descentralizado, tres (3)
de ellas esperan iniciar un cambio para centralizar sus operaciones, y una (1) no lo
considera por ahora pero piensa que ms adelante har parte de sus planes.
METAS DE CENTRALIZACION
25%
Si
No
75%
34
4. Su empresa tiene entre:
Empleados
0100 4 13,33%
101500 12 40,00%
5011000 9 30,00%
Ms de 1000 5 16,67%
Total 30 100%
La mayora de las empresas encuestadas son en su mayora grandes con ms de
cien (100) empleados en su nmina correspondiendo a un 77% del total, el 3%
restante corresponde a empresas mas pequeas en nmero de empleados.
TAMAO DE EMPRESAS POR EMPLEADO
17% 13%
0100
101500
5011000
Ms de 1000
30%
40%
35
5. En su empresa realizan procesos de nmina:
M ensual 6
Q u in c e n a l 24
C a to rc e n a l 0
Decadal 2
Sem anal 4
De las treinta (30) empresas encuestadas veinticuatro (24) realizan
procesos quincenales de nmina, de las cuales seis (6) realizan
procesos adicionales de pago dcada o semanal, para empleados
dos de planta, operarios u obreros. Las otras empresas encuestadas
realizan procesos mensuales en la liquidacin de nmina.
PROCESOS DE NOMINA POR EMPRESA

30
25
20
# empresas
15
10
0
Mensual Quincenal Catorcenal Decadal Semanal
Tipo de nmina
36
6. Indique los diferentes niveles con los que cuenta su empresa:
Personal directivo 30
Personal comercial 30
Personal administrativo 30
Personal operativo 12
Otro. 0
Las treinta (30) empresas encuestadas cuentan con personal directivo,

comercial y administrativo, tan solo doce (12) tiene personal operativo.
PERSONAL VINCULADO
35
30
25
# empresas
20
15
10
0
Personal directivo Personal comercial Personal Personal operativo
administrativo
Niveles
37
7. Cuenta con una nmina por cada nivel
S 30
No 0
Las treinta (30) empresas encuestadas cuentan con un tipo de nmina para cada
nivel de la organizacin por las siguientes razones:
* contar con niveles de confidencialidad y seguridad
* Contar con informacin estadstica separada
* Contar con informacin contable y presupuestal
8. Su empresa estara interesada en delegar el proceso de nmina en una entidad
externa especializada en este tipo de operacin
S 1 3,33%
No 22 73,33%
Otro 7 23,33%
Total 30 100%
Los resultados arrojados para las empresas interesadas en delegar su proceso de
nmina, muestran que una (1) empresa si lo hara, siete (7) estaran dispuestas a
38
evaluarlo siempre y que sea favorable para ellos en trminos de beneficio/costo.
Veintids (22) empresa no estaran dispuestos a delegar su proceso de nmina,
pero algunas de ellas no descartan la posibilidad de evaluarlo ms adelante.
9. Que servicios o que nmina delegara:
"Las empresas encuestadas delegaran la liquidacin total de su nmina; "pero en
especial aquellas que tienen algn inters en delegar este proceso, estaran
interesadas en un paquete que entregue no solo la liquidacin sino la
administracin de bancos, la entrega de interfaces contables y entrega de
comprobantes de pagos personalizados.
10. Si usted decidiera delegar la liquidacin de nmina en una entidad
especializada que servicios/beneficios le gustara obtener:
- Disminucin de costos.
- Contabilizacin automtica de gastos de personal.
- Entrega oportuna de comprobantes de pago.
- Pago oportuno de la nmina sin errores y sin traumatismos con los bancos.
- Ampliacin en los tiempos de cierre de novedades.
- Facilidad y rapidez en los reportes de novedades.
- Generacin de estadsticas de acuerdo con intereses particulares de cada
empresa.
39
- Actualizacin permanente de la informacin de hoja de vida y su fcil consulta.
- Aplicacin de las condiciones legales en la liquidacin de salarios correctamente.
- Claridad y transparencia en el manejo de la nmina entre el proveedor, la
empresa y los trabajadores.
Ver Anexo 2. Relacin de Empresas Encuestadas.
3.3 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Las alternativas ofrecidas con la liquidacin de nmina seran las siguientes de tal
forma que cada cliente podra estructurar su paquete de servicios dependiendo de
sus posibilidades e intereses:
Recepcin y digitacin de novedades dentro de las fechas establecidas en el
cronograma con cada cliente. Las novedades podrn ser enviadas en formatos,
archivos planos o correos electrnicos.
Liquidacin, revisin y consignacin de nminas peridicas.
Liquidacin, revisin y consignacin de prestaciones sociales parciales o definitivas.
40
Reclculo semestral de los porcentajes de retencin en la fuente para las personas
en procedimiento dos (2).
Generacin de informes contables (gastos de personal, provisiones mensuales de
prestaciones sociales, consolidados, informes para cierre de ao, etc.). Esta
informacin se entregar en archivos planos bajo las caractersticas y condiciones
establecidas por los clientes.
Generacin de informes presupuestales. Esta informacin se entregar en archivos
planos bajo las caractersticas y condiciones establecidas por los clientes.
Generacin de estadsticas e indicadores de gestin. Estos informes son los
bsicos (indicadores de rotacin de personal, ausentismo, vacancia, vacaciones
acumuladas, entre otros) pero si un cliente requiere un informe distinto o especial,
tambin sera generado.
3.3.1 Generacin de listados de nmina
Generacin y entrega personalizada de comprobantes de pago. Esta opcin puede
presentarse de dos formas, comprobantes impresos con formalidades de seguridad,
como tipo de papel, sellos a convenir o comprobantes electrnicos a travs del
correo interno o del WEB.
41
Consulta por pantalla de informacin personal de los empleados a travs de la red
estableciendo para ello perfiles de usuarios con atribuciones de consulta y claves de
acceso.
Preparacin del archivo de documentos de nmina (novedades, certificaciones de
vivienda, salud y/o educacin para retencin en la fuente, listados de nmina, etc.),
custodia durante un tiempo oportuno y envo del mismo al sitio indicado por el
cliente.
3.4 PROCESO PARA PRESTACIN DE SERVICIOS DE NOMINA
Se conformaran equipos interdisciplinarios que desarrollasen la gestin completa
con cada uno de los clientes, desde el contacto comercial y el acuerdo del servicio,
hasta la prestacin real del servicio. Durante todo el tiempo el cliente tendr
contacto con el lder de servicios y el coordinador de equipo, quienes apoyados en
un ingeniero soporte realizarn las actividades necesarias para satisfacer las
expectativas y necesidades del cliente.
Los pasos a seguir una vez establecido el acuerdo para la prestacin de servicios
seran los siguientes:
42
Parametrizar el sistema, actividad que esta sujeta a las particulares condiciones de
cada empresa, seran responsables: un coordinador de equipo e ingeniero soporte y
jefe de personal de cada empresa.
Cargar base de datos del personal vinculado con archivo plano suministrado por la
empresa. Seran responsables: el coordinador de equipo e ingeniero soporte y jefe
de personal de cada empresa.
Realizar nmina prueba con el fin de establecer posibles diferencias o errores y
realizar ajustes pertinentes, siendo el responsable: un coordinador de equipo.
Iniciar reporte de novedades, actividad que se llevar a cabo dependiendo de las
posibilidades de cada empresa utilizando para ello formatos, archivos planos o
correo electrnico. Responsable: jefe de personal de cada empresa.
Digitar o cargar las novedades en el sistema. responsable: coordinador de equipo y
liquidador correspondiente.
Realizar el proceso de nmina. Responsable: coordinador de equipo y liquidador
correspondiente.
Revisar nmina y realizar correcciones pertinentes. Responsable: liquidador.
Tramitar consignacin a travs del sistema Banca Electrnica. Responsable:
coordinador Equipo.
43
Generar comprobantes de pago y dependiendo de las condiciones de cada
empresa se envan por correo electrnico o en papel a cada persona. Responsable:
coordinador de equipo y liquidador correspondiente.
Generar y enviar informacin contable, informacin estadstica y dems informacin
solicitada por el cliente. Responsable: liquidador.
Generar Factura y tramitar gestin de cobro. Responsable: coordinador de equipo y
lder de servicios.
3.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Ver Anexo 3: Organigrama
La estructura organizacional de la empresa estar basada en procesos, de tal
forma que se organicen equipos de trabajo que interacten unos y otros en funcin
del cumplimiento de los objetivos y con conocimiento claro del rol que
desempearan dentro de los procesos que participen, con ello, se busca obtener
cargos con alto nivel de empoderamiento permitiendo agilizar la prestacin de
servicios y logrando ser ms oportunos y eficientes.
Lo anterior buscara obtener mayores estndares de competitividad y prestar
servicios de excelente calidad como lo esperan los clientes; es as como la

44
organizacin a conformar no es una organizacin funcional con densas estructuras
de mando y coordinacin, sino una empresa basada en procesos con un solo
objetivo: prestar un buen servicio y ofrecer ventajas en la disminucin de costos del
manejo de la nmina por funcionario de las empresas.
3.5.1 Descripcin Estructura Organizacional
La empresa estar conformada por los siguientes cargos y equipos de trabajo:
Gerente General:
Objetivo del cargo: Representante legal y responsable de la correcta operacin e
interaccin de los servicios internos y externos prestados por la compaa. Tiene a
su cargo la definicin de directrices y polticas generales en funcin del
cumplimiento de la visin y ejecucin de la misin de la empresa.
Dirigir y coordinar los equipos de trabajo ms importantes de la empresa los cuales
se dedica a la consecucin de clientes y a la realizacin de las operaciones
necesarias para l cumplimento de los servicios a prestar directamente.
Tendra a su cargo la planeacin y definicin de estrategias de mercadeo, as como
esquemas de operacin para el desarrollo interno de las actividades encaminadas a
prestar los servicios establecidos en dichas estrategias. De otra parte respondera
por la coordinacin de las reas de mercadeo y publicidad; en otras reas ha de

45
interactuar con los asesores externos (abogados laborales y tributarios) para la
aplicacin oportuna de las modificaciones o reformas legales que afecten los
servicios de nmina.
Realiza la labor comercial para el reclutamiento y enganche de nuevos clientes, ha
de coordinar las actividades que se requieran (con el equipo de ingenieros soporte)
para que la operacin de nmina se lleve a cabo satisfactoriamente segn acuerdos
establecidos con los clientes. De otra parte mantendra permanente contacto con
clientes para garantizar que las operaciones funciones en forma adecuada.
Planear, dirigir y coordinar los procesos de administracin de recursos fsicos y
financieros de la empresa, para facilitar y agilizar las operaciones y maximizar los
recursos disponibles. De otra parte realizar seguimiento a la ejecucin
presupuestal.
Dirigir y coordinar las actividades encaminadas al recaudo de dinero por la
prestacin de servicios de la empresa, administracin del disponible y generacin
de informes financieros as como consolidar informacin presupuestal
Le reportan directamente: La secretaria , el mensajero, el contador( Contrato por
prestacin de servicios), el Analista III, y el contrato con Ingenieros soportes del
Software.
46
Secretara:
Objetivo del cargo: Atender llamadas telefnicas
Efectuar seguimiento a la facturacin elaborada por los Analistas - liquidadores y
llevar de manera sistemtica el control al recaudo y pago oportuno de clientes,
igualmente controlar bancos y con esto realizar conciliaciones bancarias. Dentro de
los informes peridicos entregar los acumulados de cartera y bancos.
Realizar gestin de compras segn las necesidades de la empresa. De manera
conjunta coordinar y hacer seguimiento a los contratos de prestacin de servicios de
la empresa (vigilancia, aseo, transportes, etc.).
Mensajero:
Objetivo del cargo: pago de facturas, compras, servicios de mensajera.
Analista II
Objetivo del cargo: Coordinar los procesos de nmina de los clientes a su cargo
garantizando que se lleven a cabo oportuna y correctamente dentro de los
parmetros establecidos en el acuerdo con cada cliente. Coordinara de manera
directa la tarea con los ingenieros soportes y los analistas
Le reportan directamente: Los Analistas I
47
Analista I
Objetivo del cargo : Ingresar las novedades de los clientes a cargo, de otra parte
realizar los procesos de liquidacin de nmina, liquidacin parcial o definitiva de
prestaciones sociales, reclculos de retencin en la fuente, generacin de
provisiones y consolidados; generacin de los informes, listados, interfases,
comprobantes y dems informacin pertinente al proceso de cada cliente,
generando la facturacin por servicios prestados de la empresa.
Ingenieros soporte:
Objetivo del cargo: Realizar los desarrollos y ajustes pertinentes a los procesos de
nmina de los clientes a su cargo, garantizar un proceso eficiente, as como generar
oportunamente las interfases, informes y dems informacin requerida en las
especificaciones solicitadas por cada cliente. Buscar permanentemente mejorar los
procesos de liquidacin de nmina y generacin de interfases, de otra parte ha de
realizar las modificaciones pertinentes en los procesos de liquidacin segn
cambios en la legislacin laboral o fiscal que afecten la nmina de los clientes.
Realizar gestin para contar con tecnologa de punta, tanto en los equipos como en
las instalaciones, redes, comunicaciones y software necesarios y adecuados para el
correcto funcionamiento de la empresa buscando garantizar la excelencia desde el
punto de vista tcnico y tecnolgico en el cumplimiento de la misin de la empresa.
48
Contador:
Prestacin de servicios
Objetivo del cargo: Realizar seguimiento a la contabilizacin oportuna y adecuada
de todos los procesos de la empresa de acuerdo con los parmetros establecidos
por la legislacin colombiana en trminos contables y fiscales. Basado en la anterior
informacin generar informes financieros.
3.6 ANLISIS FINANCIERO
La interpretacin de datos financieros es sumamente importante para cada uno de
las actividades que se realizan dentro de la empresa, por medio de esta los
gerentes se valen para la creacin de distintas polticas y estrategias de mercadeo,
as como tambin se pueden enfocar en la solucin de problemas en especfico que
aquejan a la empresa como lo son las cuentas por cobrar o cuentas por pagar; y en
este caso ayuda a identificar la prefactibilidad de crear una empresa de autsorcing
de nomina.
El estudio de mercado para la creacin de la empresa se enfoca en las empresas
de 1 a 200 empleados, teniendo en cuenta el mercado laboral en Colombia.
En Colombia observamos que la mayora de las empresas se reservan entregar el
manejo de la nmina a una empresa de autsorcing., y por este motivo se va
identificar en el anlisis el punto de equilibrio en cuanto al nmero de empleados.
49
Con el siguiente anlisis se observar la viabilidad de la creacin de la empresa.
3.6.1 Supuestos Generales
Cuadro 10 . SUPUESTOS GENERALES SIN FINAN.
DETALLE ANO 1 ANO 2 ANO 3 ANO 4 ANO 5
Inflacion 7.00% 7.00% 7.00% 7.00% 7.00%
Incremento en Ventas 8.00% 8.00% 8.00% 8.00% 8.00%
Incremento en precio 7.00% 7.00% 7.00% 7.00% 7.00%
Ventas de Contado 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00%
Ventas a Credito 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%
Periodo de Cartera (Dias) 30 30 30 30 30
Costo Anual Credito 30.00% ------ ------ ------ ------
% Inversion Financiada 0.00% ------ ------ ------ ------
Tasa Impositiva 38.50% 38.50% 38.50% 38.50% 38.50%
OPCIONES PROYECTO
CON FINAN. 1
SIN FINAN. 0
- - -
CUAL DESEA ? 0 SIN FINAN.
50
Los estados financieros se limitan a proporcionar una informacin obtenida del
registro de las operaciones de la empresa bajo juicios de la investigacin de
mercados y principios de contabilidad, aun cuando generalmente sea una situacin
distinta a la situacin real del valor de la empresa. Al hablar del valor pensamos en
una estimacin sujeta a mltiples factores econmicos que estn regidos por
principios de contablidad, como son la inflacin, el incremento en el volumen de
ventas anual, para el caso de la empresa de outsorcing de nomina las ventas sern
de contado , rotacin de cartera de30 das.
La evaluacin del proyecto de inversin tiene en cuenta los recursos propios como
nica fuente de financiacin.
3.6.2 Proyeccin de Servicios de Outsourcing
Se tomaron 5 empresas con 200 empleados
Cuadro 11. PROYECCIN DE SERVICIOS DE OUTSOURCING
EMPRESA Empleados
Empresa A 200
Empresa B 200
Empresa C 200
Empresa D 200
Emprsea E 200
TOTAL 1000
51
3.6.3 Presupuesto de Inversin
La inversin se realizar en el primer ao
Cuadro 12. PRESUPUESTO DE INVERSIN SIN FINAN.
DETALLE AO 0 AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5
ACTIVO CORRIENTE
Efectivo 7.000.000 0 0 0 0 0
ACTIVO FIJO
Equipo de computo 23.100.000
Muebles y Enseres 12.000.000
OTROS ACTIVOS
Gastos Preoperativos 10.780.000
Total Inversion 52.880.000 0 0 0 0 0
Activo corriente:
Efectivo: $ 7.000.000
Activos fijos
52
La empresa contar con una estructura en tecnologa que permita satisfacer las
necesidades de los clientes, para lo cual deber tener una plataforma que permita
desarrollar todas las aplicaciones, con cableado estructurado y un servidor que
administre la red, las comunicaciones y por supuesto las aplicaciones para la
liquidacin de nmina.
Se describe a continuacin las necesidades de infraestructura en tecnologa, los
costos de la misma, forman parte de las necesidades de inversin inicial y se
observan en detalle en el Anexo 3.
- Centro de Computo
Para operar se requiere un centro de computo con un espacio de 30 metros
cuadrados, en donde operar el servidor y todo el cableado estructurado. En cuanto
a iniciales adecuaciones el piso del centro de computo deber tener un piso falso y
en este entrepiso pasar el cableado.
- Plataforma
Las aplicaciones que se utilizarn estarn sobre WINDOWS NT, plataforma gil y
veloz, compatible con otras marcas, adems proporciona seguridad en el manejo de
informacin, reduce costos, crece sin obstculos tecnolgicos y tiene ptima
velocidad de respuesta en las operaciones.
53
Con esta plataforma se busca que los programas y aplicativos corran como si
estuvieran en autopistas, con la ventaja que pueden desenvolverse todas las
herramientas de ltima tecnologa (intranet, extranet, correo electrnico e internet).
- Servidor
Se montar un servidor MICROSOFT para la administracin de la red, que
soportar 20 terminales conectadas en redes departamentales, esto permitir estar
conectados entre si con los servidores y PC de las dems empresas. Este servidor
permitir la administracin y el manejo de las bases de datos de todos los
empleados; en l estar montado el aplicativo de nmina, intranet, extranet y correo
electrnico. Maneja base de datos de 60.000 registros.
Las caractersticas tcnicas del servidor son:
128 Megas de RAM.
Capacidad de cuatro (4) discos de 9.1 Gigabytes cada uno.
Trabaja en sistema operativo WINDOWS NT.
Procesador Pentium de 450-Mhz.
Capacidad de conexin para 200 PC.
El servidor trabajara con dos tarjetas de red, permitiendo mayor seguridad en las
comunicaciones.
Un ventilador de enfriamiento resistente y fcil de cambiar.
54
Ventajas del servidor:
El servidor cuenta con partes reemplazables en funcionamiento (discos duros,
fuente de alimentacin, etc.) que permite intercambiar o reparar mientras el
sistema an esta trabajando.
Puede ser reparado sin necesidad de apagar.
Cuenta con excelente capacidad en la administracin de la informacin.
El servidor cuenta con un software que indica y predice los problemas antes de
provocar fallas.
- Cableado
Se utilizar un cableado UTP (par trenzado no aislado), por su bajo costo y facilidad
en la instalacin. Su desventaja consiste en la limitacin de distancia ya que solo
puede ser conectada a 100 metros (328 pies).
El cable de par trenzado sin blindaje se parece al cable telefnico comn, pero est
habilitado para la comunicacin de datos, permitiendo frecuencias altas de
transmisin. UTP soporta aplicaciones que van desde voz analgica y digital.
Comparado con el cable blindado, el UTP es ms flexible y barato, por lo que su
utilizacin contina extendindose en nuestro pas. Tambin los componentes
electrnicos usados con UTP son los ms baratos de los tres medios, y debido a
55
que el cableado constituye una parte considerable de la inversin general de una
red, su bajo costo es un factor de peso en la decisin de usar UTP
- Redes de Area Local
A travs de estas lneas se irn definiendo las clases de redes que existen, el
lenguaje que se utiliza para la transmisin de la informacin o protocolos ms
habituales, los componentes necesarios para fabricar una red, como son una tarjeta
o adaptador de red que va en cada ordenador, el cableado, los conectores que
unen el cableado y la tarjeta de red, algn dispositivo concentrador o repartidor de la
seal, segn el tipo de red y el sistema operativo que gestione en cada PC los datos
y los perifricos que se comparten.
La red de rea local permitir compartir bases de datos, programas, impresoras,
adicionalmente pone a disposicin otros medios de comunicacin como el correo
electrnico, con las consecuentes reducciones de costos como el creado por la
disminucin del papel.
Las redes locales permiten interconectar ordenadores que estn dentro de un
mismo edificio o fuera del edificio, pero siempre teniendo en cuenta que el medio
fsico que los une no puede tener ms de unos miles de metros, para poder unir
ordenadores separados por grandes distancias es necesaria la red telefnica para
transmitir informacin. El sistema es muy seguro ya que solo ingresarn a la red los
usuarios autorizados con sus respectivas claves.

56
El trmino "red" generalmente se suele identificar a dispositivos del tipo Ethernet, en
la cual varias mquinas estn conectadas. Sin embargo, tambin se aplica a lneas
punto a punto.
Es un sistema de transmisin de informacin con el objetivo de compartir recursos
con los que trabaja un ordenador normalmente, es decir, ficheros, directorios,
impresoras, plotters, escners, etc... entre ordenadores conectados entre s o bien
mediante redes conectadas entre s.
- Computadores Personales
La empresa contar con equipos rpidos y eficientes debido al volumen de
informacin, cada usuario tendr a su disposicin un PC con las siguiente
caractersticas:
Compaq Presario.
Pentium II 300 Mhz.
64 en memoria RAM.
Capacidad en disco duros de 4 Gigas.
57
- Impresoras
Para el desarrollo de las impresiones se contar con dos impresoras de alta
capacidad ubicadas en el centro de computo y en el rea de operaciones y tres de
mediana capacidad distribuidas en sitios estratgicos para facilitar la impresin y
recoleccin de documentos.
- Xerox N24
Lser.
8 Mb de RAM estndar.
Resolucin mxima de 1200 por 1200 ppp.
Imprime 24 pginas por minuto.
Impresin rpida de texto y grficas.
Calidad de impresin.
- Hewlett Packard 800
Inyeccin.
2 Mb de RAM estndar.
Resolucin mxima de 1200 por 300 ppp.
Impresin a velocidad normal.
Buena calidad de impresin.
58
3.7 HERRAMIENTAS TECNOLGICAS
El intranet, la extranet y el internet (correo electrnico) se instalarn en el servidor
Microsoft, con el fin de ser ms rpidos y eficientes. Estas herramientas se
ejecutarn y controlaran desde el servidor y funcionarn con un software llamado
Backoffice el cual permite ejecutar al mismo tiempo y con velocidad el internet,
extranet e intranet.
3.7.1 Intranet:
El trmino Intranet comenz a utilizarse a mediados de 1995 por proveedores de
productos para trabajo en red, con el fin de hacer referencia al uso dentro de
organizaciones privadas de tecnologas diseadas para el establecimiento de
comunicaciones informticas entre organizaciones. En otras palabras, una Intranet
es una red privada de trabajo entre computadores, basada en los estndares de
comunicacin de datos de la internet pblica.
La intranet debe ser vista desde una perspectiva empresarial, pues podra ser
descrita como un intercambiador privado de informacin que ofrece beneficios
econmicos y de capacidad sin precedentes, mediante la integracin de servicios
tradicionales de trabajo en red.
El Intranet proporciona una plataforma comn para encontrar, recuperar, visualizar y
actualizar una variedad de activos informativos, incluyendo datos numricos y bases

59
de datos (Ej.: Las bases de datos de empleados de cada una de las empresas
donde se vaya a prestar el servicio), documentos compuestos de textos
estructurados, imgenes e incluso objetos multimedia como por ejemplo audio e
imgenes en movimiento.
La intranet ayudar a organizar la informacin presentndola en diversos tipos con
un estilo estndar. En un explorador de internet, la gama de comunicaciones e
informes empresariales, artculos, memorndum y tablas tradicionales adoptan un
aspecto y manejo comn, as adems de soportar una rpida toma de decisiones,
los estndares familiares pueden facilitar el aprendizaje de nuevas aplicaciones.
Muchas organizaciones en el mundo ya tienen intranet, pero en Colombia este
proceso apenas est comenzando, por esta razn se implementar para estar a la
vanguardia, ofreciendo herramientas que permitan la rpida toma de decisiones y
estar a un mayor nivel en tecnologa con respecto a otras empresas.
Internet (sustantivo) - Un conjunto creciente de redes de computadoras que abarca
todo el globo, y que conecta a instituciones gubernamentales, militares, educativas y
comerciales, as como a personas particulares, a una amplia gama de servicios,
recursos e informacin. Se emplea un conjunto de convenciones y de herramientas
comunes para dar la apariencia de una nica gran red, aunque las computadoras
que estn conectadas entre si usan plataformas de equipos y programas muy
diversas.
60
3.7.2. Extranet
La extranet estar dirigida a empresas que contraten los servicios de nmina, el
propsito de esta herramienta es:
Actualizar clientes (empresas) en cuanto a informes (estadsticos de nmina,
proyecciones, presupuestos de nmina e indicadores de gestin).
Ofrecer nuevos servicios de nmina.
Enviar boletines informativos (Ej.: Informar en que das se abona la nmina).
Enviar los comprobantes de pago en archivos buscando desaparecer la
impresin, con el objetivo de reducir el costo de papel en las empresas.
3.7.3. Correo Electrnico
El correo electrnico es uno de los servicios ms utilizado de Internet. El correo
electrnico o e-mail consiste en enviar archivos de un ordenador a otro. Los
usuarios de un determinado dominio tienen un buzn en el servidor de correo
electrnico. El servicio de correo electrnico requiere de los servidores de correo
uno conocido como servidor POP3 para gestionar el correo entrante y otro conocido
como servidor SMTP para gestionar el correo saliente. El servidor SMTP del
dominio jet.es gestiona el envo de dicho mensaje que viaja por Internet hasta que
llega al dominio ibm. com donde el servidor POP3 de este dominio se encarga de
colocar el mensaje en el buzn de Juan. Cuando Juan le indica a su gestor de
61
correo (Outlook) que verifique si tiene un correo nuevo, este se conecta al servidor
POP3 y al buzn de Juan para descargar los nuevos correos a su ordenador.
Herramienta que facilita a la empresa el envo de mensajes entre funcionarios, ya
sea personal interno o externo (empresas con la instalacin de esta herramienta
reducirn consumo de papel, gastos en impresin, agilizar tiempos de respuesta,
reducir tiempo en el desplazamiento de personal, agilizar toma de decisiones y
ejecucin de transacciones, entre otros).
Las principales ventajas del correo electrnico frente a otros medios de intercambio
de informacin tradicionales (p.ej. correo tradicional, telfono), son:
Comodidad
Velocidad
Coste
Permanencia
Formato digital
Privacidad
Colaboracin e Informacin
El principal inconveniente es: Accesibilidad
62
Otros Activos:
Gastos Preoperativos:
Corresponden a los gastos de Cmara y Comercio, Derechos notariales , permisos,
licencias, y lo ms importante la compra de Software
Se comprar un paquete de nmina multiempresarial en el mercado nacional que
cumpla con las condiciones de la legislacin Colombiana y facilite el desarrollo o
modificacin en su parametrizacin y diseo. De otra parte se Instalar un software
bancario para realizar los pagos electrnicamente abonando a cada cuenta
corriente o de ahorros el dinero respectivo.
63
- Presupuesto de Depreciacin
Cuadro 13. Presupuesto de depreciacin
DETALLE AO 1 AO 2 AO 3 AO 4 AO 5
EQUIPO DE COMPUTO (5 aos)
Depreciacion Anual 4.620.000 4.620.000 4.620.000 4.620.000 4.620.000
Depreciacion Acumulada 4.620.000 9.240.000 13.860.000 18.480.000 23.100.000
M. Y ENSERES (5 aos)
Depreciacion Anual 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000 2.400.000
Depreciacion Acumulada 2.400.000 4.800.000 7.200.000 9.600.000 12.000.000
Total Dep. Anual 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000
Total Dep. Acumulada 7.020.000 14.040.000 21.060.000 28.080.000 35.100.000
El cuadro nos muestra el valor de la depreciacin de los equipos y muebles y
enseres, la proyeccin se realizo a 5 aos.
64
- Presupuesto de Valorizacin de Activos Fijos
Cuadro 14. Presupuesto de Valorizacin de Activos Fijos SIN FINAN.
Maquinaria y Equipo 18.480.000 13.860.000 9.240.000 4.620.000 0
Muebles y Enseres 9.600.000 7.200.000 4.800.000 2.400.000 0
Total Activos Fijos 28.080.000 21.060.000 14.040.000 7.020.000 0
- Presupuesto de Ingresos
Para evaluar la prefactibilidad de la creacin de la empresa de nomina por
outsorcing, se pretende manejar la nmina de 1.000 empleados, aunque la
empresa tendr la facultad de administrar la nmina de 4.000 empleados.
El siguiente anlisis nos muestra el presupuesto de ingresos con el manejo de la
nmina de 1.000 empleados, que nos refleja el punto de equilibrio.
Los precios de venta utilizados en el modelo se definen a partir de un Punto de

Equilibrio contable; es decir para un nivel de gastos establecidos se calcula el
precio mnimo al cual se debe contratar un servicio de outsourcing de nmina
65
para no incurrir en prdidas. Un precio de venta inferior al establecido en el
modelo, causara la inviabilidad financiera del proyecto.
Para nuestro anlisis el precio de equilibrio es de $ 29.751
Cuadro 15. PRESUPUESTO DE INGRESOS
Nmero de empleados 1.000 1.080 1.166 1.260 1.360
Precio 29.751 31.834 34.062 36.446 38.997
Total Ventas 29.751.000 34.380.256 39.729.823 45.911.784 53.055.657
66
- Presupuesto de Gastos de Administracin
Cuadro 16. PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIN SIN FINAN.
Salario del Gerente 5.000.000 5.350.000 5.724.500 6.125.215 6.553.980
Comisin por cumplimiento 1.000.000 1.070.000 1.144.900 1.225.043 1.310.796
Sueldo secretaria 675.000 722.250 772.808 826.904 884.787
Analistas (3) 5.400.000 5.778.000 6.182.460 6.615.232 7.078.298
Mensajero 600.000 642.000 686.940 735.026 786.478
Contador 500.000 535.000 572.450 612.522 655.398
Suministros 200.000 214.000 228.980 245.009 262.159
Mercadeo y publicidad 200.000 214.000 228.980 245.009 262.159
Seguros 0 0 0 0 0
Alquiler de oficina 5.000.000 5.350.000 5.724.500 6.125.215 6.553.980
Servicios pblicos e imptos 600.000 642.000 686.940 735.026 786.478
SUBTOTAL 19.175.000 20.517.250 21.953.458 23.490.200 25.134.513
Gasto Depreciacion 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000
Gto. Amort. Preoperat. 2.156.000 2.156.000 2.156.000 2.156.000 2.156.000
TOTAL GASTOS ADMINISTRACIN 28.351.000 29.693.250 31.129.458 32.666.200 34.310.513
67
El cuadro nos muestra los valores de nmina de los empleados, a los cuales se les
aplico un factor del 1.5% sobre el salario, para cubrir los gastos de prestaciones
sociales, el salario del Gerente es Integral, el contrato del contador es por
prestacin de servicios.
Cuadro 17. PRESUPUESTO DE SERVICIO DE LA
DEUDA
Valor Cuota 0 0 0 0 0
Interes 0 0 0 0 0
Amortizacion 0 0 0 0 0
Saldo 0 0 0 0 0 0
68
- Estado de Prdidas y Ganancias Proyectado
Cuadro 18. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
PROYECTADO
Ingresos Operacionales 29.751.000 34.380.256 39.729.823 45.911.784 53.055.657
- Gastos Admon. 28.351.000 29.693.250 31.129.458 32.666.200 34.310.513
Utilidad Operativa 1.400.000 4.687.006 8.600.366 13.245.584 18.745.144
- Gastos Financieros 0 0 0 0 0
Utilidad Antes Imp. 1.400.000 4.687.006 8.600.366 13.245.584 18.745.144
- Impuestos 539.000 1.804.497 3.311.141 5.099.550 7.216.880
Utilidad Neta 861.000 2.882.508 5.289.225 8.146.034 11.528.264
Segn el anlisis del estado de prdidas y ganancias, se obtuvo la utilidad neta en
la proyeccin de los cinco aos.
69
- Presupuesto de Efectivo
Cuadro 19. PRESUPUESTO DE
EFECTIVO SIN FINAN.
Cuadro 20. Entradas de Efectivo
Aportes Socios 52.880.000 0 0 0 0 0
Credito 0
Ventas en Efectivo 0 27.271.750 31.515.234 36.419.005 42.085.802 48.634.353
Cobros de Ventas 0 0 2.479.250 2.865.021 3.310.819 3.825.982
Total Ingresos 52.880.000 27.271.750 33.994.484 39.284.026 45.396.621 52.460.335
70
Cuadro 21. Salidas de Efectivo
Maquinaria y Equipo 23.100.000
Muebles y Enseres 12.000.000
Gastos Preoperativos 10.780.000
Gastos de Administracin 19.175.000 20.517.250 21.953.458 23.490.200 25.134.513
Intereses 0 0 0 0 0
Amortizacion Credito 0 0 0 0 0
Impuestos 539.000 1.804.497 3.311.141 5.099.550
Total Egresos 45.880.000 19.175.000 21.056.250 23.757.955 26.801.340 30.234.063
Cuadro 22. Presupuesto de Flujo de Caja
Saldo Inicial de Caja 0 7.000.000 15.096.750 28.034.984 43.561.056 62.156.336
+ Ingresos 52.880.000 27.271.750 33.994.484 39.284.026 45.396.621 52.460.335
- Egresos 45.880.000 19.175.000 21.056.250 23.757.955 26.801.340 30.234.063
Saldo Final de Caja 7.000.000 15.096.750 28.034.984 43.561.056 62.156.336 84.382.607
71
El presupuesto de flujo de caja, es un estado financiero bsico que informa sobre el
efectivo o equivalente de efectivo recibido y usado en las actividades de operacin,
inversin, el efectivo esta conformado por el dinero disponible en caja y en bancos
72
Cuadro 23 . BALANCE GENERAL
PRESUPUESTADO SIN FINAN.
Efectivo 7.000.000 15.096.750 28.034.984 43.561.056 62.156.336 84.382.607

Ctas por Cobrar 2.479.250 2.865.021 3.310.819 3.825.982 4.421.305
Total Activo Corriente 7.000.000 17.576.000 30.900.006 46.871.874 65.982.318 88.803.912
Equipo de computo 23.100.000 18.480.000 13.860.000 9.240.000 4.620.000 0

Muebles y Enseres 12.000.000 9.600.000 7.200.000 4.800.000 2.400.000 0
Total Activo Fijo 35.100.000 28.080.000 21.060.000 14.040.000 7.020.000 0
Gastos Preoperativos 10.780.000 8.624.000 6.468.000 4.312.000 2.156.000 0
Total Otros Activos 10.780.000 8.624.000 6.468.000 4.312.000 2.156.000 0
TOTAL ACTIVOS 52.880.000 54.280.000 58.428.006 65.223.874 75.158.318 88.803.912
Oblig. Finan. Cto.

Plazo 0 0 0 0 0 0
Impuestos por Pagar 0 539.000 1.804.497 3.311.141 5.099.550 7.216.880
Total Pasivo Corriente 0 539.000 1.804.497 3.311.141 5.099.550 7.216.880
Oblig.Finan. Largo
Plazo 0 0 0 0 0 0
Total Pasivo Largo

Plazo 0 0 0 0 0 0
TOTAL PASIVO 0 539.000 1.804.497 3.311.141 5.099.550 7.216.880
Capital 52.880.000 52.880.000 52.880.000 52.880.000 52.880.000 52.880.000

Utilidades Retenidas 0 861.000 3.743.508 9.032.733 17.178.768 28.707.031
TOTAL PATRIMONIO 52.880.000 53.741.000 56.623.508 61.912.733 70.058.768 81.587.031
TOTAL PAS. +
PATRIM. 52.880.000 54.280.000 58.428.006 65.223.874 75.158.318 88.803.912
0 0 0 0 0 0
73
La tasa interna de retorno: 13.74%
3.8 EVALUACIN FINANCIERA
Se establece a continuacin las siguientes notas aclaratorias de la Evaluacin

Financiera del proyecto de Outsourcing de Nmina.
Los supuestos con los cuales se elaboraron los clculos financieros se

encuentran en el cuadro 1 del estudio financiero.
Se definieron dos indicadores como criterios decisorios en la factibilidad

financiera de este modelo: la Tasa Interna de Retorno y el Valor Presente Neto.
La evaluacin del proyecto de inversin tiene en cuenta los recursos propios

como nica fuente de financiacin.
La tasa de inters de oportunidad se defini de acuerdo a estndares

nacionales para el sector. En este caso se ha asumido una Tasa de inters del
15% anual (Tomado Revista Dinero junio 13/2003 revista no. 183).
Los precios de venta utilizados en el modelo se definen a partir de un Punto de

Equilibrio contable; es decir para un nivel de gastos establecidos se calcula el
precio mnimo al cual se debe contratar un servicio de outsourcing de nmina
para no incurrir en prdidas. Un precio de venta inferior al establecido en el
modelo, causara la inviabilidad financiera del proyecto.
74
En resumen, el Valor Presente Neto es cercano a cero y la Tasa Interna de Retorno
es del 13.74% anual (aproximadamente igual a la Tasa de Inters de Oportunidad),
lo que indica factibilidad financiera apenas aceptable para el proyecto.
El estudio de factibilidad para la puesta en marcha de una unidad de outsourcing de

nomina se considera una alternativa factible desde el punto de vista financiero a un
nivel de precio por trabajador de $29.751 con un incremento del 7% anual por
inflacin y un incremento en la cantidad de personas aseguradas del 8% anual.
Esta conclusin esta soportada en un conjunto de cuadros en los cuales se describe

la planeacin operativa y financiera del proyecto de inversin.
Cuadro 24. EVALUACIN FINANCIERA DEL PROYECTO
Cuadro 25. Programa de inversiones ( empresa ) SIN FINAN.
Equipo de computo (23.100.000) 0
Muebles y Enseres (12.000.000) 0
Total Activo Fijo (35.100.000) 0 0 0 0 0
Inversion Diferida (10.780.000) 0
Capital de Trabajo (7.000.000) 0 0 0 0 7.000.000
Flujo de Inversion (52.880.000) 0 0 0 0 7.000.000
75
Cuadro 26. Programa De Operaciones ( Empresa)
Utilidad Neta 861.000 2.882.508 5.289.225 8.146.034 11.528.264
+ Depreciacion 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000
+ Amortiz. Diferidos 2.156.000 2.156.000 2.156.000 2.156.000 2.156.000
Flujo Operacional 10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 20.704.264
Cuadro 27. Flujo de Caja Neto ( empresa )
+ Flujo Operacional 0 10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 20.704.264
Flujo de Caja Neto (52.880.000) 10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 27.704.264
TASA INTERNA DE VALOR PRESENTE
RETORNO 13.74% NETO (1.604.560)
Tasa Interes
Oportun. 15.00%
76
Cuadro 28. EVALUACIN FINANCIERA PARA EL
INVERSIONISTA
Cuadro 29. Programa de inversiones ( inversionista ) SIN FINAN.
Maquinaria y Equipo (23.100.000) 0
Muebles y Enseres (12.000.000) 0
Total Activo Fijo (35.100.000) 0 0 0 0 0
Inversion Diferida (10.780.000) 0
Capital de Trabajo (7.000.000) 0 0 0 0 7.000.000
+ Financiacion 0
77
Cuadro 30. Programa de operaciones ( inversionista )
Utilidad Neta 861.000 2.882.508 5.289.225 8.146.034 11.528.264
+ Depreciacin 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000 7.020.000
+ Amortiz. Diferidos 2.156.000 2.156.000 2.156.000 2.156.000 2.156.000
Flujo Operacional 10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 20.704.264
Cuadro 31. Flujo de Caja Neto ( inversionista )
+ Flujo Operacional 0 10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 20.704.264
Flujo de Caja Neto (52.880.000) 10.037.000 12.058.508 14.465.225 17.322.034 27.704.264
78
TASA INTERNA DE VALOR PRESENTE
RETORNO 13.74% NETO (1.604.560)
Tasa Interes
Oportun. 15.00%
Cuadro 32. PUNTO DE EQUILIBRIO
CONCEPTO ANO 1
Gastos del perodo 29.751.000
Precio de equilibrio 29.751
79
3.9 CONDICIONES CONTRACTUALES
PARTES
Contratante: Empresa que solicita
los servicios de un tercero.
Contratista: Empresa que ofrece el
servicio.
Elementos Precio
Del contrato Duracin del contrato
Plazo
Determinacin de la actividad a
realizar por el contratista
Caractersticas Innominado
Bilateral
Oneroso
Tracto sucesivo
Consensual
Principal
Autonoma del contratista
OBJETO Depende del producto o servicio que

se determine en el contrato.
3.10 ASPECTOS LEGALES
Los pasos a seguir para la constitucin de la empresa son los siguientes6:
3.10.1 Trmites comerciales
Reunir los socios para tomar la decisin de constituir la empresa y establecer la
clase de sociedad jurdica.
6 Camara de Comercio de Bogot. "Gua para constituir y formalizar una empresa" Cuarta Edicin , 1997.
80
Verificar en la Cmara de Bogot que no exista un nombre o razn social igual a
la sociedad que se desea registrar.
Elaborar minuta de constitucin y presentarla en cualquier notara.
Obtener la escritura pblica autenticada de la notara.
Matricular la sociedad en el Registro Mercantil de la Cmara de Comercio de
Bogot.
Obtener certificado de existencia y representacin legal.
Registrar los libros de contabilidad.
Renovar anualmente antes del 31 de marzo de cada ao, la matrcula mercantil.
3.10.2 Trmites tributarios
Solicitar el formato de Registro Unico Tributario, RUT.
Diligenciar el formato RUT. Marcar la casilla de asignacin de Nmero de
Identificacin Tributaria, NIT.
81
Radicar los respectivos documentos en la ventanilla del RUT.
Reclamar el NIT provisional cuya vigencia es de seis meses.
Reclamar la tarjeta plastificada y devolver la provisional.
3.10.3 Trmites de funcionamiento
Obtener el Registro de Industria y Comercio.
Obtener certificado de seguridad expedido por el Cuerpo de Bomberos de
Bogot.
Tramitar el permiso que expide el Departamento Administrativo de Planeacin
Distrital. Debe cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo.
Solicitar la matrcula sanitaria en la regional de la Secretaria de Salud o en los
CADE.
3.10.4 Trmites de seguridad laboral
Inscribirse ante la Administracin de Riesgos Profesionales.
82
Tramitar ante las entidades promotoras de salud (EPS) y fondos de pensiones,
las afiliaciones de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social y de
pensiones.
Tramitar la afiliacin de los trabajadores a los fondos de cesantas.
Tramitar la inscripcin ante una caja de compensacin familiar y efectuar los
pagos correspondientes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF,
Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA; y caja de compensacin seleccionada.
3.10.5 Costos de constitucin
Los costos en los que se incurren para la constitucin de la empresa son los
siguientes:
3.10.5.1 Derechos notariales:
Se cancela 3/1000 en capital inferior o igual a $6.550.000.
Se cancela 2,9/1000 en capital inferior o igual a $13.110.000.
Se cancela 2,8/1000 en capital inferior o igual a $19.665.000.
Se cancela 2,7/1000 en capital superior a $19.665.000.
83
Ms el 16% del IVA y $ 5..930 de la superintendencia de notariado.
3.10.5.2 Registro mercantil: $ 190.000
Anexo 4: Tarifas Cmara de Comercio: Registro nico empresarial: $ 145.000
Secretaria de salud: Certificado de idoneidad sanitara: $105.000
3.10.5.3 Licencia bomberos: Certificado de seguridad: $ 148.000
Se cancela $ 192.000 de la declaracin de Industria y Comercio.
84
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta que el outsourcing es una tcnica administrativa que esta
tomando gran auge en la gestin empresarial del pas y con base en los
resultados obtenidos en la encuesta realizada a directivos de algunas empresas
de Santaf de Bogot, es viable crear una empresa destinada a prestar servicios
de liquidacin de nomina por outsourcing,
La contratacin externa de servicios por outsourcing y en especial en la
liquidacin de nmina, requiere en la empresa prestadora del servicio excelente
nivel de desarrollo y garanta en tres factores:
Conocimiento y manejo adecuado de la informacin y servicio contratado.
Tecnologa, para dar respuestas rpidas y oportunas.
Aspectos legales del contrato, claros y bien definidos, as como compromisos
bien estipulados.
La contratacin de servicios de nmina esta directamente relacionada con el
procesamiento, administracin y manejo de datos internos de una empresa, lo
85
que implica un alto sentido de responsabilidad y compromiso por parte de la
empresa prestadora del servicio.
El outsourcing no solo libera a las compaas de las labores del da a da en la
elaboracin de nmina, sino tambin del tener que manejar una tecnologa que
cambia en forma permanente o realizar modificaciones en la aplicacin por
cambios de legislacin laboral o tributaria.
Una empresa proveedora de servicios de nmina debe garantizar altos
estndares tcnicos acordes con las necesidades y proyecciones de la empresa
contratante, ofrecer bajos costos y excelente calidad del servicio, garantizando a
la empresa la posibilidad de seguir ejerciendo control sobre la nmina.
Una empresa de servicios de nmina puede ofrecer a las empresas la posibilidad
de reducir o estabilizar costos, as como, contar con un servicio realizado por
personal calificado que no ocasiona retrasos en los procesos ni en el desarrollo
de proyectos y por supuesto con la habilidad de responder a las exigencias
cambiantes del mercado.
La informtica, al convertirse en uno de los ejes centrales de las actividades de la
empresa, ha replanteado el papel que tiene las funciones internas de sta, por lo
que el outsourcing surge como alternativa favorable y viable en ste nuevo
enfoque, todo aquello que no genera valor al producto o servicio ofrecido, es
86
suceptible de ser delegado a un tercero. La nmina, como uno de los procesos
de mayor desgaste en las empresas no es ajeno a ser delegado.
Para una empresa es difcil desprenderse de algunos procesos que han formado
parte de su vida organizacional, sin embargo, la necesidad de ser ms
competitiva y no desaparecer del mercado obliga a mirar otras alternativas que
plantean cambios trascendentales en su funcionamiento y permiten desarrollar
una nueva cultura para la actividad empresarial.
En el futuro inmediato (y el futuro llego ayer, segn Peter Drucker) ms y ms
gente que labora en una organizacin estar en la nmina de un contratista
externo independiente, escribe el mismo Peter Drucker en su libro Gerencia para
el Futuro, quien ve la contratacin de actividades no crticas como una regla
bsica de los negocios modernos.
El outsourcing es actualmente una manera de reducir costos, especializar
funciones administrativas y operativas con el propsito de que la empresa se
dedique a la misin de su negocio.
Delegando la elaboracin de nmina, las empresas se liberan de procesos
mecnicos y engorrosos, dejndoselos a quien realmente sabe hacerlo.
87
Con la entrada de este negocio se esta innovando el mercado, ya que
actualmente no hay mucha competencia, permitiendo la posibilidad de
posicionarse como pioneros en la administracin de nmina por outsourcing
El outsourcing se ha convertido en una de las herramientas ms importantes para
las empresas de hoy y del futuro, buscando como fin, una mayor rentabilidad y
eficiencia.
Las empresas actuales estn buscando ser ms competitivas por medio de la
reduccin en costos, tiempo, actualizacin en tecnologa, donde el outsourcing,
es la va para un cambio radical y posiblemente exitoso en el futuro.
88
RECOMENDACIONES
El estudio realizado nos permite evidenciar grandes posibilidades para montar la
empresa prestadora de servicios de nmina por lo que es recomendable llevar a
cabo una investigacin de mercados ms profunda y realizar la evaluacin
financiera pertinente para identificar la viabilidad real de dicha empresa.
Debido a que la tecnologa cambia todos los das a un ritmo acelerado y que es
una herramienta indispensable en la creacin de la empresa prestadora de
servicios de nmina, se recomienda estar actualizados e informados para
permanecer acorde con las tendencias del mercado.
Una vez este la empresa en funcionamiento debe fortalecer la imagen a travs
del SERVICIO AL CLIENTE y para ello, se recomienda tener un rea enfocada a
atender todos los clientes en cuanto a problemas de liquidacin y pago,
inquietudes y asesorar en todos los aspectos del proceso de nmina.
La empresa deber contar con personal de perfil profesional que cumpla con los
requerimientos de los cargos.
89
A medida que la empresa vaya creciendo se recomienda innovar en tecnologa
de acuerdo a la cobertura y nacional y a la cantidad de informacin que se
maneje.
Se recomienda retroalimentacin a travs de la calificacin con las empresas a
las cuales se presta el servicio de nmina con el propsito de mejorar y
perfeccionar el proceso.
La empresa deber estar siempre a la vanguardia del mercado con el objetivo de
tener un portafolio de productos de alta calidad que sea competitivo y atractivo
para todo tipo de empresa.
90
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1994.
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91
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REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Siga haciendo lo que sabe hacer, Agosto de
1994.
REVISTA CLASE EMPRESARIAL, Outsourcing en sistemas: Mxima flexibilidad y
control, Septiembre de 1995.
REVISTA ACUCNOTICIAS, "Outsourcing" informtico en Colombia, Enero de 1995.
REVISTA PC, Los Servidores del Futuro. Marzo de 1998.
REVISTA DINERO, Outsourcing para todos, Mayo 31 de 1998.
SERNA, Humberto. Cmo disear una Organizacin por Procesos. Desarrollo
Gerencial - Universidad de los Andes. 1999.
SERNA, Humberto. Cmo disear un Sistema Integral de Medicin y Gestin.
Sir MICHAEL GRAIG-COOPER - PHILIPPE DE BACKER, Auditora de Gestin. Ed.
Financial Times.
92
Sir MICHAEL GRAIG-COOPER - PHILIPPE DE BACKER, Reingeniera. Ed.
Financial Times.
93
ANEXO 1
ENCUESTA
En la actualidad las empresas presentan cambios y tendencias que las han llevado
a dedicarse a la esencia del negocio de acuerdo con su objeto social y delegando
en otros lo que no genera valor (aseo, vigilancia, mensajera etc.) o incluso aquellos
procesos que son muy costosos (sistemas de informacin, compras, bodegaje,
distribucin, contabilidad, nmina)
Considerando aspectos de tecnologa, cambios de ley, facilidad, agilidad, costos y

otros conceptos que buscan favorecer sus procesos le solicitamos responder a las
siguientes preguntas teniendo en cuenta, adems, la visin y metas actuales de su
empresa.
Marque con una x segn sea su respuesta:
1. Su empresa cuenta con un sistema de nmina:

____ Centralizado (liquidacin de una nmina para toda la empresa)
____ Descentralizado (liquidacin de nmina en cada regional o sucursal)
2. Que ventajas percibe del sistema actual?

___________________________________________________________________
__________________________________________________________.
3. Si su sistema de nmina es descentralizado, esta dentro de las metas de su

empresa centralizar:
____ S
____ No
4. Su empresa tiene entre:
____ 0 100 empleados
____ 101 500 empleados
____ 501 1000 empleados
____ Ms de 1000 empleados
5. En su empresa realizan procesos de nmina:

____ Mensual
____ Quincenal
____ Catorcenal
____ Decadal
____ Semanal
6. Indique los diferentes niveles con los que cuenta su empresa:

____ Personal directivo
____ Personal comercial
____ Personal administrativo
____ Personal operativo
____ Otro. Cual _______________________________.
7. Cuenta con una nmina por cada nivel

____ S
____ No
Cuales:_____________________________________________________________
___________________________________________________________.
8. Su empresa estara interesada en delegar el proceso de nmina en una entidad

externa especializada en este tipo de operacin:
____ S
____ No
Porque?___________________________________________________________
___________________________________________________________.
9. Que servicios o que nmina delegara:

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________.
10. Si usted decidiera delegar la liquidacin de nmina en una entidad
especializada, que servicios/beneficios le gustara obtener:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________.
------------------------------------------------------------------------------------------
OPCIONAL:
Nombre: ____________________________________.
Cargo: ____________________________________.
Empresa: ____________________________________.
Telfono: ____________________________________.
ANEXO 2
LISTA DE EMPRESAS ENCUESTADAS
RANGO EMPRESAS ENCUESTADAS

0-100 Compuoptions ltda
0-100 Integral Elevadores
0-100 Analisis Tcnico
0-100 Sistemas y Soluciones
101-500 Coopserfun
101-500 Deloitte
101-500 Addeco
101-500 Constructora MVC
101-500 Laboratorio Analizar
101-500 Delima Corredores
101-500 Suma March
101-500 Signa Seguros
101-500 Superwiev
101-500 Los Coches
101-500 Servinco
101-500 Certicmara
501-1000 Casa Luker
501-1000 Seguros del Estado
501-1000 Generalli
501-1000 Colegio Mayor de Cundinamarca
501-1000 Casa Olimpica
501-1000 Cablecentro
501-1000 Servientrega
501-1000 Datacrdito
501-1000 Panamericana
>1001 Colseguros
>1001 Colpatria
>1001 Liberty Seguros
>1001 Horizonte
>1001 Suramericana

Crear Una Empresa Prestadora de Servicios de Nomina en Outsourcing

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CREAR UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS DE

LINA MARIA GONZLEZ DAZ

ERWIN LARA RODRGUEZ

ESPECIALIZACIN GERENCIA ESTRATGICA

BOGOTA D.C. 2004

LINA MARIA GONZLEZ DAZ

ERWIN LARA RODRGUEZ

Tesis de Grado para optar al ttulo de

ESPECIALISTAS EN GERENCIA ESTRATGICA

Director de Tesis: Dr. Salomn Frost

ESPECIALIZACIN GERENCIA ESTRATGICA

BOGOTA D.C. 2004

Este trabajo esta dedicado especialmente a mi gran compaero de tesis y amigo

Erwin Lara Rodrguez, quin fue mi apoyo durante mis estudios en la

especializacin y que a pesar de los momentos difciles que esta atravesando,

demuestra su gran tenacidad y deseos de superacin.

contribuyeron a la culminacin del mismo. A todos ellos infinitos agradecimientos

apoyo brindado a lo largo de este estudio-

Agradecemos las empresas que nos permitieron realizar la investigacin de

Damos gracias a Dios, y a nuestras familias por el apoyo brindado en el transcurso

de la especializacin, al igual queremos manifestar nuestros agradecimientos a

todos los amigos y compaeros de universidad que en algn momento fueron

importantes en nuestras vidas y que sin su colaboracin y experiencia no

hubiramos culminado nuestras metas.

Queremos dar un agradecimiento muy especial a la Universidad, y a todo el equipo

de profesores de la Facultad de Especializaciones por ser formadores de

La tesis muestra la factibilidad de la creacin de una empresa de nmina en

outsourcing, relacionando la inversin inicial, su estructura organizacional y su

anlisis financiero proyectado, el estudio de factibilidad para la puesta en marcha de

outsourcing de nomina se considera una alternativa factible desde el punto de vista

financiero, presentando ventajas para las empresas que decidan subcontratar el

manejo de nmina, dedicndose al objetivo de su negocio, eliminando los costos

del departamento de nmina y como consecuencia aumentando la productividad.

La contratacin de servicios de nmina esta directamente relacionada con el

procesamiento, y administracin de datos internos de la empresa, lo que implica un

alto sentido de responsabilidad y compromiso por parte de la empresa prestadora

Palabras Claves: nmina, costos, productividad, factibilidad.

processing and management, that implies a high commitment and responsability

sense of outsourcing company.

Key weords: payroll, costs, productivity, feasibility.

OBJETIVOS DEL ESTUDIO 12

3. RESULTADOS Y ANLISIS DE LA INVESTIGACIN 31

3.6.2 Proyeccin de Servicios de Outsourcing 51

Cuadro 1. Resultados y Anlisis de la Investigacin 31

Grfico 1. Sistemas de Nmina 32

Anexo 1. Modelo de Encuesta 94

Anexo 2. Lista de empresas encuestadas 98

Con el presente trabajo queremos demostrar la prefactibilidad de poder crear una

empresa prestadora de servicios de nmina en outsourcing a partir de la necesidad

de resolver problemas a las empresas en cuanto a los procesos de nmina,

soportado por una estructura tecnolgica, administrativa y financiera.

Hoy en da las empresas estn delegando parte de sus procesos en outsourcing

con el propsito de reducir costos y carga operativa buscando dedicarse a la misin

de su negocio, bajo este principio queremos demostrar la oportunidad que el

El trabajo consta de las siguientes partes:

En el primer captulo, se presenta un breve resumen de la historia del Outsourcing,

los beneficios y los riesgos de contratar sus servicios, su tendencia mundial,

ejemplos de empresas en el mundo, con sus ventajas y la mayor productividad y

competitividad que les ha generado el subcontratar el manejo de su nmina.

Igualmente se investig sobre las tendencias del outsourcing en Colombia, su

utilidad, eficiencia y efectividad en los diferentes sectores de la economa. Entrando

sus ventajas competitivas.

En el segundo captulo, se relacion todo lo referente al tema de investigacin de